UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

FACULTAD DE CIECIAS AGROPECUARIAS

la Acadmico Profesional de Agr

ALUM
CUADRA ALVARADO, Alex Juan
CURS
COMPUTACIN BSICA
NO:
O:
Trujillo- Per

CORRESPONDENCIA
Combinacin de Correspondencia
Es una herramienta de Microsoft Word que
nos permite crear un documento y lo enva
a
diferentes
destinatarios
(personas,
entidades, reas de una empresa, entre
otros).
Permite insertar campos como nombres ,
apellidos, direccin, cargo, y en general
cualquier campo deseado o grado deseado.
Microsoft Word crea una copia de cada

Documentos necesarios y
generados:
Documento plantilla:

Es el documento o archivo inicial, en el cual de agregarn los

datos e informacin deseada. Aqu se ubican los campos donde
se agregarn las entradas.

Base de datos de los destinatarios:

Es un documento elaborado en Microsoft Access, en cual

almacena los datos e informacin a agregar en los campos del
documento plantilla.

Documento combinado final:

Es el documento final donde se puede observar cada copia del

documento ya terminada lista para enviar al su respectivo
destinatario.

Pasos para combinar la

correspondencia

Paso 1

Crear (si no se tiene) una

lista de destinatarios donde
se sealen los campos y las
entradas.

Disear una plantilla

(Documento a modificar) donde
se encuentran los espacios a
completar (Campos).

Paso 2

Paso 3

Se combinan la plantilla con

la lista de destinatarios, para
obtener finalmente los
documentos individuales.

DESARROLLO DE
UN EJEMPLO DE
COMBINACIN DE
CORRESPONDENCIA

 Crear o disear un modelo(documento)

que nos sirva de plantilla: Para nuestro
caso ser UN OFICIO.

Almacenamiento de los
Archivos
Paso 1

Crear la carpeta para

almacenar los archivos
utilizados y generados
TRABAJO DE
COMPUTACIN

Paso 2
Guardar La plantilla
creada en la carpeta
TRABAJO DE
COMPUTACIN

NOTA: El archivo
empleado como
plantilla ser
OFICIO.docx

Descripcin de la Plantilla
Empleada
rea de combinacin
donde se llenar en
NMERO DE OFICIO

Texto a modificar
segn sea el cargo
del destinatario

rea de
combinacin
donde se llenar:
El grado de
educacin,
Nombres,
Apellidos del
destinatario
rea de combinacin
donde se llenar el
Cargo del
Destinatario

Iniciamos la Combinacin

Paso
1
Seleccionar en la barra
Paso
3
Es posible escribir un nuevo
documento, asimismo hay
opciones predeterminadas como
carta , sobres. Para nuestro caso
usamos el documento
OFICIO.docx ya elaborado.
Hacemos clic en Documento
normal de Word

de men
Correspondencia.
Con los cual aparecern
las herramientas
correspondientes.

Paso 2

Hacer clic en Iniciar

combinacin de
correspondencia,
con lo cual se
despliegan opciones.

Elaboracin de la Lista de Destinatarios

(Base de Datos)

PasoHacer
1clic en
Paso
2
Podemos elegir una lista
ya hecha o escribir una
nueva. Para nuestro
caso hacemos clic en
Escribir una nueva
lista

Seleccionar
destinatarios, luego
se desplegaran
opciones.

Crear una lista destinatarios

nueva

Hacer clic en Escribir

una nueva lista,
luego aparecer una
ventana flotante.

Ventana flotante que

nos servir para hacer
una nueva lista de
destinatarios.

Ingresar datos y cambiar

campos
Hacer clic en Personalizar
Paso
2
columnas, para
Paso 1
modificarlas de acuerdo a la
informacin que se utilizara.
Aparecer una ventana
flotante.

Paso 3

Modificaremos como
ejemplo Nombre de la
organizacin por
cargo.

Paso 3

Para Ordenar las categoras

hacemos clic en Subir
o Bajar segn se
requiera

Hacer clic en
Cambiar nombre
para modificar las
categoras. Aparecer
una nueva ventaja
flotante.

Guardar Lista de Destinatarios

Paso 1
Luego de hacer la lista
de destinatarios, hacer
clic en Aceptar

Paso
2
Colocarle un nombre al
archivo, Lista de
direcciones, buscar la
carpeta de trabajo, y
luego hacer clic en
guardar

Mostrar Caracteres Ocultos

En la banda de herramientas de inicio

hacer clic en Mostrar Todo, y
aparecern unos smbolo que no servirn
para conocer los campos combinados.

Insertar Campos Combinados

Paso 1
Poner el cursor en el lugar
donde se desea insertar
un campo combinado.

Paso
3
Seleccionar una categoria
considerada y hacer clic
en ella.

Paso 2
Hacer clic en Insertar
campo combinado, luego
se desplegara las categoras
consideradas en la Lista de
Destinatarios.

Campos Combinados
completado

Resaltar campos combinado y

Vista previa
Paso
1
Hacer clic en resaltar
campos de
combinacin, para
diferencia mejor los
campos a completar.

Paso 2
Hacer clic en Vista previa
de resultados, para
visualizar el documento ya
completado.

Paso 3
Ver todos los
documento generado,
uno por uno.

Finalizar la Combinacin
Paso 1
Hacer clic en Finalizar y
combinar, para terminar
todo el trabajo.

Paso 2

Paso 3
Hacer clic en Aceptar,
para generar el archivo
que contiene todos los
documentos.

Hacer clic en Editar

documentos
individuales, luego se
genera un ventana
flotante

Se puede observar
todos los documento
generados.

Por defecto el archivo

generado se llama Carta
1.docx

Guardar Documento
Combinado
Paso 1
Buscar la carpeta de trabajo,
denominada TRABAJO DE
COMPUTACIN

Paso 2
Colocarle un nombre al
Archivo DOCUMENTOS
GENERADOS

Paso 3
Hacer clic en Aceptar,
para guardar

GRACIAS