PLANIFICACIN Y PREPARACIN

DE LA AUDITORA

Autores
HENRY MORENO
ANGELICA FIQUITIVA
JENNY LISSED GOMEZ
MAURICIO GUERRERO MURILLO

Objetivo:
Realizar le proceso cuidadoso, detallado, documentado,
verificacin y conocimiento de toda la informacin que
permita al equipo auditor conocer las caractersticas de la
empresa y de los sistemas de gestin de la prevencin
Hacer la evaluacin inicial de un suministrador antes
de establecer relaciones contractuales.
Verificar en el organismo, que su sistema cumple los
requisitos establecidos y que realmente est
implantado.
Verificar que, en una relacin contractual, el sistema
del suministrador es eficiente.
Hacer la evaluacin, en el marco del propio
organismo, de su sistema con relacin a una norma de
calidad, medioambiente, seguridad y salud laboral,
etc.

PASOS PARA LA PLANIFICACIN Y

PREPARACIN DE LA AUDITORA
1. Determinacin del alcance objetivos y criterios de la
auditora.
2. Designacin del jefe de auditora y su equipo.
3. Estudio de la documentacin relevante.
4. Determinacin del plan de auditora.
5. Preparacin de cuestionarios o check-list.
6. Registro de hallazgos en la auditora

1. Determinacin del alcance, objetivos y

criterios de la auditora

ALCANCE:
- Certificar uno o varios departamentos
- Que tipo de auditoria se va a realizar :
- Calidad, ambiental, prevencin
* Auditoria de sistemas de gestin: de riesgos laborales etc.
* Auditoria de proceso
* Auditoria de producto
* Auditoria de servicio

PACTADO LA ORGANIZACIN AUDITADA Y EL EQUIPO AUDITOR

El alcance debe constar clara e inequvocamente en el

programa de auditora
que hayan pactado la organizacin auditada y el equipo
auditor, e incluye:

Los lmites de la auditora,

La duracin,
El lugar,
Las actividades
Y los procesos a auditar.

 LAS AUDITORIAS TAMBIEN VARIAN EN SU ALCANCE

DEPENDIENDO DE:
AUDITORIAS INTERNAS O EXTERNAS
AUDITORIAS EXTERNAS DE SEGUNDA O TERCERA PARTE
-

2 PARTE : se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin,

tales como los clientes, o proveedores,

-

3 PARTE: por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como

las que proporcionan la certificacin/registro de conformidad con las Normas

ISO 9001 o ISO 14001.

* PERIODICIDAD:
Si se trata de la primera obtencin del certificado normalmente la siguiente auditora se
llevara a cabo transcurridos tres aos.
Auditoras de seguimiento o renovacin del certificado, lo normal es que se
repitan con carcter anual (en ocasiones semestral).

AUDITORIAS INTERNA DE PRIMERA PARTE:

-

se realizan por, o en nombre de la propia organizacin para la revisin por la direccin o con
otros fines internos, y puede constituir la base para la declaracin de conformidad de una
organizacin.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA
Algunos posibles objetivos o fines de la auditora pueden
ser:
Determinar la conformidad o no de los elementos del sistema
con los requisitos observados.
Determinar la eficacia del sistema implantado para alcanzar los
objetivos.
Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema.
Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.
Permitir la inscripcin del sistema del organismo auditado en
un registro.

2. Designacin del jefe de auditora y su equipo

AL DECIDIR EL NMERO DE AUDITORES Y SU CUALIFICACIN, DEBEMOS FIJARNOS EN:
1. Si se trata de una auditora de un solo sistema de gestin, de una auditora de un
sistema integrado de gestin (por ejemplo, calidad y medioambiente) o si se trata de una
auditora parcial de un departamento de la organizacin (por ejemplo, el departamento
de compras) o bien, de toda la organizacin en su conjunto.
2. Cul es la competencia del equipo auditor que se precisa para conseguir los objetivos
de la auditora.
3. Cules son los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin prevista de la auditora.
4. Cules son los requisitos normativos y/o de certificacin, en su caso, segn sea
aplicable, en virtud del tipo de organizacin de que se trate, o del tipo de certificacin,
adems del lugar en el que radique la organizacin.
5. La objetividad, esto es, autonoma e independencia del equipo auditor con respecto a
las actividades a auditar evitando conflictos de intereses.
6. La capacidad de trabajo en equipo del equipo auditor para interaccionar con la
organizacin auditada y entre los propios auditores entre s.

PARA TENER EN CUENTA:

- Si se encuentran fallas en el equipo auditor, se pueden incluir expertos
tcnicos
- Los auditores en formacin se pueden incluir en el equipo auditor pero no
pueden auditar sin direccin
- Con argumentos razonables basados en principios de las auditorias se pueden
cambiar miembros del equipo auditor.

3. Estudio de la documentacin relevante.

REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

Documentacin revisada.
una auditora se ocupa de, en primer lugar, revisar toda la documentacin referida
al sistema de gestin auditado, siempre respetando los lmites de dicha auditora.
El sistema documental esta formado asi:
Manual de calidad (o medioambiente, o seguridad y salud laboral, etc.).
Manual de procedimientos de la calidad (o medioambiente, o seguridad y salud
laboral, etc.).
Instrucciones de trabajo o instrucciones operacionales.
Registros, generados tras la puesta en funcionamiento del sistema, partiendo
de los documentos precedentes.
Otra documentacin a revisar puede ser, por ejemplo:
Permisos y licencias.
Repertorios normativos y reglamentarios aplicables a la organizacin, que
debern estar al da.

 Documentacin generada.
Listas de verificacin para cada elemento del SC.
Formularios para recoger observaciones y formularios para
consignar evidencias.
Son las herramientas de trabajo ms importantes del equipo
auditor, ya que le permiten no olvidarse nada por auditar y
llevar a cabo una tarea mucho ms ordenada y sistemtica,
es decir, mucho ms eficiente, a la hora de encontrar
evidencias.

4. Determinacin del plan de auditora.

Compete al auditor jefe, disear el plan de auditora a llevar a cabo. Una vez
elaborado, debe facilitarse a:
La organizacin auditada.
El cliente o contratista de la auditora, si es distinto del auditado.
El equipo auditor.
CONTENIDOS DEL PLAN DE AUDITORA

Objetivos.
Alcance.
Personal involucrado, incluido el representante o representantes de la organizacin auditada.
Documentos de referencia.
Componentes del equipo auditor y sus funciones y responsabilidades.
Idioma empleado en la auditora.
Fecha de realizacin.
Duracin estimada de las actividades de auditora.
Programacin de las reuniones con la direccin.
Requisitos referidos a la confidencialidad.
Acciones de seguimiento de la auditora.
Recursos disponibles.
Distribucin del informe de auditora y fecha de emisin.

Las principales herramientas que nos facilitan la tarea son:

Check-List.
Listas de comprobacin.

EJEMPLO
LISTA DE
CHEQUEO

6. Registro de hallazgos en la auditora

Una vez realizados hallazgos en la auditora, es decir, no conformidades a
subsanar, aparecern en el informe de auditora, pero previamente han de ser
documentados. Esa documentacin debe contener, al menos, lo siguiente:
Fecha.
rea afectada.
Punto de la norma afectado.
Descripcin de la evidencia hallada.
Personal involucrado.
Firma del auditor.