Departamento de Compras

Departamento de compras
Como la base de cualquier negocio, el departamento de compras se
encarga de todo lo referente a ordenar los materiales y tratar con los
proveedores. Un buen departamento de compras minimizar los
costos en los bienes adquiridos, buscar vendedores de productos de
calidad y har un seguimiento de los pedidos desde que se ordenaron
hasta su recepcin. La calidad del departamento de compras puede
tener un impacto significativo en los mrgenes de beneficio de una
empresa.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS.
Funcin 1. Seleccionar proveedores, buscar alternativas.
Funcin 2. Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento.
Funcin 3. Pedir presupuestos y realizar compras especficas.
Funcin 4. Garantizar el valor de la inversin.
Funcin 5. Gestionar relacin con proveedores.

Jefe De Compras
Objetivo general: programar, coordinar, ejecutar y controlar la
adquisicin de materiales y materia prima que necesita la empresa
para su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se
redicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la
calidad adecuada y al precio mas conveniente.
Funciones especficas:
Encargarse de la adquisicin, manejo, almacenamiento, stock y
seguridad de los insumos.
Controlar que las reas de almacenamiento estn bien ubicadas,
limpias y ordenadas.

Velar por el abastecimiento de materia prima a los restaurantes.

Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.
Realizar el control de garantas.
Proponer e implementar procedimientos para la realizacin de
compras.
Realizar localizacin de nuevos producto, materiales y fuentes de
suministros.
Estudiar la situacin en el mercado, precios, flujo y calidad de los
productos a adquirir.
Velar por que se paguen los precios justos por la materia prima sin
que ello desmejore la calidad de los mismos.
Realizar indicadores de gestin que reflejen la situacin del rea de
compras.

Velar por la adecuada realizacin de inventarios y control de los

mismos.
Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de
venta de cada uno.
Generar y controlar el presupuesto designado a su rea.
Mantener los inventarios en los niveles ptimos de acuerdo a las
operaciones de la empresa.
Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que
cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos establecidos
por el rea.
Mantener a gerencia comunicada acerca de las variaciones en los
precios de los insumos y productos.

Cumplir y hacer cumplir las normas polticas y procedimientos

establecidos en los manuales de la empresa.
Realizar otras actividades asignadas por su jefe y que permitan
cumplir con los objetivos del puesto

Sub-Jefe De Compras
Dependiendo del giro y el tamao de la empresa el subgerente de
compras es aquel que no tiene la responsabilidad integral del
departamento, y acta como auxiliar de las actividades del gerente
del departamento el cual se ocupa mas de la de direccin y control
del propio departamento y el subgerente se involucra un poco mas en
la cuestin organizacional y operativa del mismo, a grandes rasgos
esa es la funcin de un subgerente, resumiendo es el apoyo directo
del gerente, en el caso especfico de compras debe contactar
proveedores y negociar con ellos, trminos y condiciones de compra

Principales Responsabilidades:
Dirigir procesos de compras productivas y no productivas;
Desarrollar y mantener la relacin comercial con proveedores
nacionales e internacionales;
Negociar aspectos relacionados con calidad, precios, plazos de
entrega y especificaciones tcnicas;
Anlisis financiero respecto al proceso de compras e importacin;
Coordinar y motivar al equipo de compradores a su cargo.

Auxiliar Administrativo
Es un apoyo directo a las actividades de una empresa propiamente, y
que sirve de ayuda para el logro de las misma.
1. Pro-activa. Muy trabajadora en base a la obtencin de la
excelencia en el trabajo.
2. Discreta, maneja informaciones confidenciales e importante
3. Llevar los asuntos secretariales, archivos, cartas, registros,
entregas, cheques etc.
4. organizada, con las documentacion a su cargo, y todas las
responsabilidades de entrega.

5. Tratar por todos los medios de llevar una agenda, dinamica y

cumpliendo con todos los compromisos de sus superiores.
6. Informas a jefes y a gerente sobres sus entrevistas y reuniones con
la exactitud de la mismas
7. Confirmar reuniones con terceros para llamarle y confirmar que
deben presentarse si tienen reunion.
8. Apoyo en el departamento de contabilidad, confeccion de cheques,
entrega de cheques y otros.
9. Velar porque todo este en orden, y que la empresa se vea bien
cuidada y dirigida, iluminacion, decoracion y otros.

10. Informaciones confidenciale no deben ser conociadas por amigas

o allegados a la empresas.
11. Debe tener una imagen personal, bien cuidada y que denote que
es una ejecutva actualizada.
11. Procurar hacer cursos que la mantengan a la vanguardia de lo
ulitmo en cualquier area, informatica, contabilidad, secretariado y
otros

Gerente del Departamento de

Compras
La gerencia o direccin de esta rea debe estar en manos de una
persona que cuente con ciertas habilidades gerenciales, analticas e
interpersonales que le garanticen un buen desempeo.
Capacidad de planificacin, adems de un buen control en logstica.
Un excelente nivel de ingls para poder tratar con proveedores
internacionales.
Una gran capacidad de negociacin

Conocimiento especfico del producto y del pas con el que se va a

colaborar.

Lugar del departamento de compras en la

organizacin
La posicin de un determinado departamento en una organizacin
depende de varios factores , entre los cuales predomina el del criterio
de la gerencia a este respecto . Otros son :
1) La costumbre general
2) La tradicin en el negocio respectivo
3) Las aptitudes e intereses especiales de un determinado jefe.
4) La ndole de la empresa
5) La situacin geogrfica de la respectiva funcin en su relacin con
los dems

Estrategia de Compras
Una estrategia de compras es un conjunto de directrices y protocolos
que utiliza una empresa para establecer las relaciones con sus
proveedores. El desarrollo de la misma involucra la toma de
decisiones financieras evaluando los precios, las condiciones de pago
y los mnimos montos por orden. Tambin implica calcular los
beneficios intangibles al trabajar con proveedores determinados,
como elegir a aquellos proveedores cuya meta es consistente con la
tuya. Proponer una estrategia para las compras de una empresa
involucra a los propietarios convencindolos de que se debe
mantener un enfoque especial para las compras que sea la mejor
manera disponible para implementar una medida prctica para la
empresa y que tambin aborde una perspectiva de polticas ms
amplias.

Instrucciones
Elabora tu estrategia de compras para que sea consistente con los

objetivos a corto y largo plazo de tu empresa. Por ejemplo, si tu

empresa est comprometida con una misin ambiental que persigue
trabajando para desarrollar economas locales, escogiendo una
estrategia de compras que promueva estos objetivos priorizando a
los pequeos proveedores locales produciendo productos ecolgicos y
entregndolos en los vehculos neutros en carbono. Investiga las
polticas de los proveedores leyendo sobre los materiales de la
empresa, revisando los sitios web y realiza bsquedas en Internet
para saber si otras empresas que hayan trabajado con ellos han
podido presenciar si sus actos son coherentes con sus misiones.

Analiza las opciones de estrategia de compras de tu empresa desde

una perspectiva financiera prestando especial atencin a las variables
como los precios y el importe mnimo por orden. Un proveedor que
ofrece precios ms bajos puede no ser la opcin ms viable
econmicamente si tienes que realizar un pedido mnimo restrictivo,
lo cual obligar a tu empresa a comprar ms de lo necesario por
cada pedido comprometiendo los recursos valiosos de capital.
Tambin debes prestar atencin a las condiciones de financiacin de
los proveedores como solicitar el pago inmediato, o si tienen cuentas
corrientes disponibles pra el pago diferido. Considera el pedido
mnimo a realizar, los plazos de entrega y evala si estos plazos son
consistentes con las operaciones de tu propia empresa.

Presenta tu estrategia de compras a los accionistas de tu propia

empresa presentando los datos que hayas recopilado de forma
organizada, haciendo hincapi en los beneficios tanto prcticos como
intangibles. Proporciona ejemplos sobre las formas en que el enfoque
que propones respecto de cmo se deberan abordar las actuales
dificultades o retos que tu empresa ha enfrentado en el pasado. Por
ejemplo, si tu empresa siempre tiene dificultades para cumplir sus
propios pedidos porque los proveedores no realizan las entregas a
tiempo, podras demostrar cmo la estrategia que propones hara
que este problema fuera obsoleto.

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Tiene una funcion claramente interna, solucionar y satisfacer las
necesidades de los clientes internos, atendiendo a las peticiones que
le llegue y una funcion claramente externa, buscar los proveedores
adecuados para negociar y as las mejores condiciones para la
empresa.
Teniendo una funcin econmica-financiera, economica que debe de
velar y cuidar de los costos y los gastos dentro de la empresa y
financiera que debe de negociar las mejores condiciones financieras
de productos y/o servicios comprados.

Donde la bsqueda, supervisin, evaluacin y seleccin es una tarea

del departamento de compras. Siendo una tarea de proceso continuo
que se debe de realizar ya que es unos de los procesos de mucha
importancia dentro de la empresa, por lo que se debe de velar con la
constante interaccin con los proveedores trabajando con la ms alta
tica a nivel profesional.

Clases De Compras .
1.

Compras regulares. Son las ajustadas a un programa de

necesidades prefijado , que no tiene relacin directa con las
necesidades inmediatas de la explotacin . Se analizan
detenidamente las tendencias de los precios , para hacer
pedidos cuando el mercado est en condiciones ms
favorables . En algunos casos cabe practicar la cobertura en
relacin con estas compras regulares.

2.

Compras especulativas .: Se diferencias de las regulares en

que se busca un beneficio , efectundose cuando los precios
son bajos , para revenderlas cuando stos suben . Las compras
regulares se aplican slo al consumo de la empresa; las
especulativas pueden servir tambin para este objeto . Las
industrias que practican con amplitud este gnero de compras
tratan de obtener buena parte de sus utilidades de esta
actividad . En tales casos , aunque la funcin industrial sea
provechosa , puede haber prdida , pues las compras
especulativas resultan ms frecuentemente adversas que
favorables.

3.

Compras obligadas. : Son las de artculos que no se

necesitan de continuo y se adquieren slo cuando se necesitan .
Ejemplo de ello son las mquinas herramientas y los
suministros especiales para obras.
4.
Compras anticipadas. : Tienen por objeto cubrir las
necesidades de un perodo ulterior . Los artculos usados
regularmente en cantidades relativamente pequeas pueden
adquirirse as antes de ser necesarios . El perodo de tiempo
que tales compras pretenden abastecer no es definido como lo
era en el caso de las compras
regulares de acuerdo con un
programa fijo , pues un cambio en las condiciones del trabajo
puede aumentar o disminuir el consumo .

En este grupo cabe incluir ciertas herramientas , pertrechos y

materiales que no se gastan en grandes cantidades.
5.

Compras segn programas . : Comprenden el material

comprado de manera que las expediciones se ajusten a un
determinado plan . Por ejemplo , un fabricante de automviles
puede decidir la construccin de un milln de coches de cierto
modelo durante seis meses. Los neumticos para estos coches
pueden comprarse por contrato , a base de expediciones
semanales
o quincenales
segn las necesidades
de
fabricacin .

6.

Compras globales . : Cuando se adquieren juntos varios

grupos de artculos pequeos , pueden conseguirse
economas . Por ejemplo , pueden encargarse a una casa diez
artculos accesorios para la fbrica que resultaran tan baratos
en cuanto a papeleo y gastos de oficina como uno solo . Los
efectos adquiridos en grupo suelen ser de poco precio y que
tienen cierta relacin entre s bajo el aspecto de su consumo
cuantitativo . Este requisito no es indispensable , pues un
departamento de compras puede acumular pequeos pedidos
para combinarlos en uno solo . Naturalmente , es de presumir
que se trata de artculos
normales o uniformes, cuyo precio
vara muy poco de un proveedor a otro.

El Proceso De La Compra.
Las fases fundamentales que integran la compra pueden enumerarse
como sigue :
Iniciar la gestin de compras.
Formular la peticin de oferta ( figura 43 a ) , o , si el artculo
no lo hace necesaria , localizar a un proveedor que pueda
suministrarlo al precio aceptable.

Redactar los pedidos o contratos de compra , detallando los

artculos , su nmero , condiciones de suministros , fechas de
expedicin , lugar y modo , as como informacin completa sobre
todos los pormenores que razonablemente sean necesarios .

Remitir el pedido al proveedor , y copias del mismo a todos los

interesados dentro de la empresa. ( los pedidos pueden hacerse
por telfono , pero se confirmarn por escrito . Los artculos de
poco precio se adquieren a veces en el establecimiento
del
proveedor, pagndole al contado con cargo a gastos menores )
Seguir la trayectoria del pedido , para que las entregas se
hagan a su debido tiempo.
Disponer el recuento y revisin de los gneros a su llegada.
Conformar la factura , para su pago .
Tomar las oportunas notas
del servicio prestado
por el
proveedor, como gua para futuras compras .

Requisicin de Compra
Una requisicin de compra es una solicitud al Departamento de
Compras con el fin de abastecer bienes o servicios.
La requisicin de compra puede ser emitida por cualquier rea de la
empresa tal como: Produccin, Marketing, Almacn, Logstica, etc.
Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada como
Orden de Compra. por lo tanto nunca debe ser usada para comprar
bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorizacin de
pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o
servicios

Diseo de Requisicin de Compra

Orden de Compra
La orden de compra es un documento que emite el comprador para
pedir mercaderas al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y
condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es
para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado
es para el comprador y es una constancia de las mercaderas o
servicios encargados.
Importancia:
Al comprador le sirve como constancia de las mercaderas que
solicit, pero casi no se utiliza de esa forma. Es ms utilizado
para saber el tipo de gasto y cunto gast.
Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la
facturacin en caso de que sea aceptado el pedido.

Diseo de Orden de Compra

Bodegas y Control de Inventarios

Funciones de la bodega:
-

Recibir y custodiar la mercadera o materia prima.

Llevar control de entradas y salidas de material.
Organizar y rotar los materiales dentro de las bodegas.
Velar por el buen acondicionamiento de los materiales.
Ser ordenados y limpios.
LLevar inventarios de la mercadera, materia prima, articulos varios.
Hacer peridicamente inventarios fsicos para determinar las existencias.

Gestin de Inventarios
Se define como la serie de polticas y controles que monitorean los niveles de inventario
y determinan los niveles que se deben mantener, el momento en que las existencias se
deben reponer y el tamao que deben tener los pedidos. Un sistema de inventario
provee las polticas operativas para mantener y controlar los bienes que se van
almacenar. El sistema de inventario es responsable de ordenar y recibir los bienes; de
coordinar la colocacin de los pedidos y hacerle seguimiento al mismo.
A dems el sistema debe mantener un control para responder a preguntas como: El
proveedor ha recibido el pedido? Este ha sido despachado? Las fechas son correctas?
Existen procedimientos para hacer un nuevo pedido o devolver la mercanca
indeseable?. Se entiende por Administracin o Gestin de Inventarios, todo lo relativo al
control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican
mtodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos
bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos
productos.

Anlisis de inventarios:
Se refiere al anlisis estadsticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron
previamente determinadas son las que deberamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello
de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas
existencias. Algunas metodologas aplicables para lograr este fin son:
-

Formula de Wilson (mximos y mnimos)

Just in Time (Justo a Tiempo)

Control de produccin:
La cual se refiere a la evaluacin de todos los procesos de manufactura realizados en el
departamento a controlar, es decir donde hay transformacin de materia prima en productos
terminados para su comercializacin, los mtodos ms utilizados para lograr este fin son:
-

MPS (plan maestro de produccin)

MRP II (planeacin de recursos de manufactura)

Tipos de Inventarios
-

Inventarios de materia prima o insumos.

Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso.
Inventarios de productos terminados.
Inventario en Transito.
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y
repuestos.
Inventario en Consignacin