CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Qu

es un archivo?

Procede del latnarchivum, aunque su origen ms remoto se

encuentra en la lengua griega y puede traducirse como
residencia de los magistrados. El trmino se utiliza para
nombrar al conjunto ordenado de documentos que una
sociedad, una institucin o una persona elabora en el marco de
sus actividades y funciones.
Tambin se le llama archivo al lugar donde se custodian
documentos importantes para una organizacin. El archivo
tiene como funcin bsica ofrecer fcil acceso y el de guardar
la documentacin de acuerdo a la importancia que tiene por el
tiempo que sea necesario.
En el mbito de la informtica, un archivo es un conjunto de
informacin digital que puede almacenarse en una
computadora o en otro tipo de dispositivo.

Niveles de archivos

Un archivo que debe hacer frente a sus funciones

institucionales de modo apropiado debe estar
repartido en varios niveles, dependiendo del grado
de actualidad de los documento que lo componen.
Quede por ver cuales y cuantos deben ser estos
niveles.
La mayor parte de las empresas se han venido
orientando hasta ahora hacia una solucin mnima
que prev la distribucin del archivo en dos
diferencias.

ARCHIVO ACTIVO

La mayora de los documentos que afluyen a un

archivo proceden del correo. La entrada de las
correspondencia es controlada por las asistencias
ejecutivas y las secretarias de las distintas oficinas,
que se encargan de distribuirlas entre las secciones
interesadas, a fin de ganar tiempo ser conveniente
que los encargados de este trabajo efecten una
clasificacin previa de la correspondencia, para cual
se separan las cartas que se refieren a problemas
importantes o urgentes de las que tienen un inters
puramente informativo y documental.

1.
2.
3.
4.

de gestin
de informacin
de documentales
Personal y confidencial

ARCHIVO SEMIACTIVO

ARCHIVO INACTIVO O MUERTO

Representa el ultimo eslabn de la

cadena constituida por los diversos
niveles de conservacin de
documentos

Archivo inactivo se nutre.

enva directamente aquellos
documentos que no estima sea
necesario hacer pasar al archivo
semiatico.
Archivos semiactivo, que le enva la
mayor parte de la documentacin,
segn las normas en vigor dentro de
cada empresa.

TRANSFERENCIA Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

Lo clasifican de la siguiente manera

Documentos Vitales

Documentos Importantes
Documentos tiles
Documentos No Esenciales

PREPARACIN PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA

PREGUNTAS??
Cules son los 4 grupos de cartas que
se pueden establecer en un archivo
activo?
Qu es un archivo?
Qu representa un archivo inactivo o
archivo muerto
Cmo son los mtodos de eliminacion?