UNIVERSIDAD FERMIN TORO

VICERRECTORADO ACADMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN

TUTORIAL
ELEMENTOS QUE COMPONEN EL
SOFTWARE ADMINISTRATIVO

Carmen Beatriz Riera E.

Informtica Aplicada
SAIA D

Que es un Software
Administrativo?

Es un Programa de aplicaciones administrativas,

diseadas para ayudar a la gerencia en el proceso de toma
de decisiones usando mtodos cuantitativos.
Existen toda una variedad de este tipo de programas,
desde los que cumplen labores especficas, como los
programas para el control de inventario o para el manejo de
contabilidad, hasta aquellos que cumplen tareas mas
complejas e integras.
Ayuda a mejorar la calidad de los procesos y la
administracin de la empresa.

MODULO ADMINISTRATIVO
Es el eje fundamental del sistema, donde se hace la
carga de informacin de proveedores, instancias de
inventario, depsitos, inventario, zonas, vendedores,
servicios, facturas en lote, convenios, clientes, servidores,
instrumentos de pago y operaciones. Desde este mdulo se
emiten los reportes que le ayudarn en la toma de
decisiones, se verifican los estados de cuenta de los clientes
y proveedores en las cuentas por cobrar y pagar
respectivamente.

Ventajas

Facilidad de operar y permite que los procesos que se

realicen en menos tiempo, incrementando la productividad
de la empresa.
Se adapta a la empresa cubriendo requerimientos
especiales para lograr un mejor funcionamiento.
Es un sistema integral que involucra todos los aspectos
administrativos evitando la duplicidad de trabajo.
Es sumamente confiable y proporciona informacin
exacta, oportuna e inmediata de la operacin de la empresa,
con la que se podr tomar mejores decisiones.

ACCESO AL MODULO ADMINISTRATIVO

(EJEMPLO :SAINT ADMINISTRATIVO)
Para ejecutar el Mdulo Administrativo, desde el Men de Inicio del
escritorio de Windows seleccione el elemento Programas y a
continuacin el elemento SAINT Software Administrativo Enterprise
Administrativo Administrativo.
La siguiente figura es la ventana principal del Mdulo SAINT Administrativo:

ELEMENOS QUE COMPONEN EL SOFTWARE

ADMINISTRATIVO (EJEMPLO: SAINT
ADMINISTRATIVO)
En la parte superior se encuentra una barra horizontal
llamada Barra de Men, y debajo de sta la barra de acceso
rpido o Barra de Herramientas.

Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer clic

con el ratn en la opcin que se desee abrir o presionar la
combinacin de teclas ALT + la letra que est subrayada,
ejemplo ALT + A le dar acceso al men Archivos.

ESTRUCTURA DE LA VENTANA DEL MODULO

SAINT ADMINISTRATIVO.

1.- MENU ARCHIVO

Para acceder a cualquier opcin del Sistema SAINT, podemos
hacer click en la opcin Archivo; inmediatamente se desplegar la
carga de informacin de datos importantes como de proveedores,
instancias de inventario, depsitos, inventario, zonas, vendedores,
servicios, facturas en lote, convenio, clientes, servidores,
instrumentos de pago y operaciones. como se muestra en la
imagen.

MEN ARCHIVO
A.- OPCIN PROVEEDORES
Son los que suministran a la empresa los bienes o servicios que sta
comercializa o consume y generan cuantas por pagar.
En la siguiente imagen se muestra la ventana de proveedores, para
administrar la informacin de los mismos:

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR PROVEEDORES

MEN ARCHIVO
A.- OPCIN PROVEEDORES. AGREGAR
POVEEDOR
Para agregar un proveedor, debemos hacer click en el botn Agregar de la
pantalla opcin proveedores del men archivo, desplegndose una pantalla
como la figura y en el campo cdigo crearemos una combinacin de letras
y nmeros para identificar al nuevo Proveedor; especificando y llenando
todos los campos que el sistema nos solicite.

MEN ARCHIVO
B.- OPCIN INSTANCIAS
Las instancias permiten clasificar los productos del inventario y agrupar
productos de caractersticas similares, segn las necesidades de la empresa. Se
sugiere consultar la clasificacin del plan de cuentas para alinear con las
instancias a efectos de consolidacin.

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR INSTANCIAS

MEN ARCHIVO
C.- OPCIN DEPSITOS
Ubicacin fsica de los productos en inventario. La siguiente ventana
permite Agregar, Modificar o Borrar depsitos:

MEN ARCHIVO
D.- OPCIN INVENTARIO
Es inventario para una empresa comercializadora de productos,
son todos aquellos bienes comprados para su posterior
comercializacin.
Al entrar al men Archivo y seleccionar la opcin Inventario, productos:

MEN ARCHIVO
D.- OPCIN INVENTARIO
Se despliega una ventana como la figura. Desde esta ventana
podremos Agregar, Modificar y Borrar productos, en la parte izquierda
de la ventana se encuentran los productos que ya fueron creados con
su Cdigo y Descripcin; y al lado derecho se encuentran todas las
fichas que dan informacin adicional de los productos que ya existen
o que se van a crear.

MEN ARCHIVO
E.- OPCIN ZONAS
Se puede hacer una divisin en funcin de ubicacin geogrfica, tipo de
cliente o por sectores de mercado. Para tener acceso a la ventana de zonas. Al
entrar al men Archivo y seleccionar la opcin Zonas se desplegar una ventana.
Posteriormente de seleccionada la opcin Zonas se nos muestra la siguiente
pantalla:

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR ZONAS

MEN ARCHIVO
F.- OPCIN VENDEDORES
Los vendedores son los que ofrecen en venta los productos que estn en
inventario. Para tener acceso a la ventana de Vendedores hay que entrar al men
Archivo al seleccionar la opcin vendedores. Seguidamente de seleccionada la
opcin vendedores se nos muestra la siguiente pantalla:

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR VENDEDORES

MEN ARCHIVO
G.- OPCIN SERVICIOS
Un servicio es aquel que presta la empresa que se transforma en un
beneficio para el cliente (por Ej. servicio de reparacin de telfonos),
los servicios se caracterizan por no estar en el Inventario de la empresa.
Para tener acceso a la opcin Servicios hay que entrar al men Archivo y al
seleccionar la opcin se despliega una pantalla como la figura siguiente:

En esta ventana se muestran los servicios que presta la empresa, pueden ser:
Reparaciones, asesoras, consultas, alquileres, etc. Una vez que se agrega un servicio,
aparecen en la parte inferior de la ventana los botones de Agregar, Modificar y Borrar

MEN ARCHIVO
H.- OPCIN FACTURACIN EN LOTES
La Facturacin en Lotes es un proceso que permite agrupar productos de
Inventario y de Servicios que se facturan continuamente a los mismos
clientes..
En la parte derecha de la ventana se encuentran los campos que nos van a
permitir crear una nueva Factura en Lote, como se ve en la siguiente
ventana:

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR FACTURACION EN LOTES

MEN ARCHIVO
I.- OPCIN CONVENIOS
La empresa puede tener ciertos clientes a los cuales les factura con
descuento por comprar una cantidad determinada de productos,
para esto se usa el convenio. En la pantalla siguiente se muestra:

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR CONVENIOS

MEN ARCHIVO
J.- OPCIN CLIENTES
Un cliente es la persona natural o jurdica a quien la empresa vende
bienes o servicios. Esta opcin permite agregar, modificar y borrar los
Clientes, al hacer clic en esta opcin, se despliega la siguiente ventana:

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR CLIENTES

MEN ARCHIVO
K.- OPCIN SERVIDORES
Las personas que, en la empresa prestan un servicio son considerados
Servidores. Cuando se factura un servicio, es porque ha sido ejecutado
por un servidor. Al seleccionar el elemento de men Archivo
Servidores se activa la ventana que facilita el manejo de Servidores.

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR SERVIDORES

MEN ARCHIVO
L.- OPCIN INSTRUMENTO DE PAGO
El sistema facilita el manejo de los instrumentos de pago con que la
empresa acepta pagos o los realiza, tales como tarjetas de crdito,
dbito, cesta ticket, entre otros, permitiendo saber el porcentaje de
Retencin de Impuesto y comisin que cobra cada una de ellos.
Al seleccionar del Men Archivo la opcin Instrumentos de Pago se
activa la siguiente ventana:

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR INSTRUMENTOS DE PAGO

MEN ARCHIVO
M.- OPCIN OPERACIONES
Registre en este catlogo los diferentes tipos de retenciones de Impuesto
sobre la Renta que sern requeridos a la hora de hacer retenciones.
Tambin puede ser usado para clasificar las operaciones de su empresa como
los centros de costos. Al seleccionar del Men Archivo la opcin Operaciones
se visualiza la siguiente ventana:

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR OPERACIONES

2.- MEN TRANSACCIONES

En el men Transacciones se podr acceder a las operaciones
relacionadas con el manejo comercial de su Empresa. El elemento de
men Transacciones de Mdulo Administrativo se despliega mostrando
sus opciones tal como muestra la siguiente figura:

MEN TRANSACCIONES
A.- OPCIN CUENTAS POR COBRAR
stas se generan por las transacciones de ventas de productos o
servicios de la empresa involucrando a clientes con la empresa.
Con la ayuda de este modulo podemos registrar operaciones, previas
a la puesta en marcha del sistema, con los clientes como: Registro de
Facturas, Notas de Dbitos, Pagos o Abonos, Emisin de Giros, anticipos,
entre otros.
La ventana de Cuentas por Cobrar, tiene la siguiente apariencia:

MEN TRANSACCIONES
B.- OPCIN INTERESES DE MORA
Los intereses de mora se ocasionan cuando el cliente sobrepasa los
lapsos para cancelar una obligacin contrada con la empresa. Genera
la nota de dbito por el monto correspondiente a los intereses calculados
del(os) cliente(s)

MEN TRANSACCIONES
C.- OPCIN CUENTAS POR PAGAR
La Empresa genera cuentas por pagar como resultado de la relacin
comercial con tus Proveedores, este mdulo constituye una herramienta
para llevar el control de las cuentas que contrajo la empresa con sus
proveedores.
Y se presenta dela siguiente manera:

MEN TRANSACCIONES
D.- OPCIN OPERACIONES DE INVENTARIO
Nos ubicamos en la parte de transacciones, operaciones de inventarios, donde
se nos desplegar varias opciones como: Traslados de inventario, cargo de
inventario, descargos de inventarios, ajustes de inventarios, imprimir
operaciones de inventario y borrar documentos en espera.

MEN TRANSACCIONES
D.- OPCIN OPERACIONES DE INVENTARIO:
TRASLADO DE INVENTARIO, CARGOS DE INVENTARIO, DESCARGOS DE
INVENTARIO, AJUSTE DE INVENTARIO, IMPRIMIR OPERACIONES DE INVENTARIO

MEN TRANSACCIONES
E.- OPCIN CALCULOS DE MINIMO Y
MAXIMOS
Esta opcin permite calcular las cantidades mnimas y mximas de
Productos en Inventario, de tal manera que se pueda estipular la
cantidad mnima de equipos que debe tener en Inventario para no
perder ventas y la cantidad mxima de productos que sepa que va a
vender sin riesgo de comprometer capital. Al entrar a esta opcin se
presenta una ventana como la que sigue:

MEN TRANSACCIONES
F.- OPCIN AJUSTES DE PRECIOS
Esta opcin le permitir a la empresa ajustar los precios de la
mercanca que tiene en inventario manual o automticamente.

MEN TRANSACCIONES
G.- OPCIN AJUSTES DE IMPUESTO
Esta opcin permite cambiar los impuestos que hayan sufrido variacin.

3.-MEN DE REPORTE
SAINT provee al agente una amplia variedad de
Reportes, en esta seccin solo se mostrarn los que se
consideran ms relevantes, aunque todos contienen
informacin que puede ser valiosa a la hora de toma de
decisiones. En esta seccin se muestra como generarlos .

MEN REPORTE
A.-OPCIN PROVEEDORES
Esta seccin muestra todos los proveedores
de la empresa, al seleccionar esta opcin de
men (proveedores) se activa la siguiente
ventana:

Desde esta ventana podemos acceder al Anlisis de Proveedores, Estadsticas,

cuentas por pagar, anlisis de vencimientos, relacin de pagos, transacciones
pendientes y acumuladas, y compra de productos en el que se muestran todos los
datos y operaciones de cada proveedor de forma detallada.

MEN REPORTE
B.- OPCIN INSTANCIAS
Dentro del Reporte de Instancias se encuentran las siguientes categoras:
Instancias de Inventario. La ventana que permite generar el reporte es la
siguiente:

Tambin podemos acceder a: Consolidado de Inventario, Instancias de Servicio,

Consolidado de Servicio, Estadstica de Servicios y Estadsticas de Inventario.

MEN REPORTE
C.- OPCIN INVENTARIO
Dentro del reporte de Inventario ubicaremos las siguientes
categoras:

Productos

Reposicin de inventario

Anlisis de compra-venta

Lista de precios

Inventario Fsico

Operaciones de Inventario.

MEN REPORTE
D.- OPCIN VENDEDORES
Dentro del Reporte de Vendedores se encuentran las opciones de Vendedores,
Comisiones, Efectividad, ltima venta a clientes, Ventas por instancias, Ventas de
Productos y Estadsticas. Estos reportes muestran todas las operaciones
realizadas por los vendedores, al final de mes y permite calcular el monto de las
Comisiones que cada vendedor gener.

MEN REPORTE
E.-OPCIN CLIENTES
Permite conocer la situacin de los clientes con la empresa. Algunas de las
opciones del Reporte de Clientes son: Permite emitir un reporte de todos sus
clientes utilizando diferentes criterios para ello. La ventana que aparecer al hacer
clic en esta opcin es la siguiente:

Tambin permite acceder a las cuentas por cobrar, anlisis de vencimientos,

MEN REPORTE
F.-OPCIN SERVICIOS
Permite ver por pantalla los servicios que presta en su tienda. Al entrar a esta
opcin la ventana que se muestra es la siguiente:

Tambin se pueden emitir reportes de: Ventas de Servicios, Compras

de Servicios y Estadsticas.

MEN REPORTE
G.-OPCIN SERVIDORES
Este reporte muestra todos los servidores que prestan su servicio al Agente. La
ventana que permite generar el reporte es la siguiente:

MEN REPORTE
H.-OPCIN VENTAS
Los reportes de ventas dan acceso a la informacin de ventas que genera la
gestin de la empresa, entre ellos: los Reporte de Transacciones de Ventas,
Reporte de cierre de venas diarias, Reporte de Relacin de Ventas, Reporte de
cierre de caja, Reporte de transacciones procesadas, Visualizar transacciones,
Reporte de relacin de ventas a crdito, Reporte de ventas por instancia

MEN REPORTE
I.-OPCIN COMPRAS
Los reportes de compra dan acceso a la informacin de compras que genera la
gestin de la empresa. Esta informacin puede ser emitida en diferentes formas y
aplicando varios filtros modificando opciones de la ventana Compras.

MEN REPORTE
J.-OPCIN IMPUESTOS
Con estos reportes la empresa tiene una herramienta para hacer su declaracin
de Impuestos al final del mes.