Metodologa para

el desarrollo de
Estudios
Organizacionales
ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN
LUISA LLANCCE MONDRAGN

 Propone facilitar el planteamiento y ejecucin de

todo tipo de estudio o investigacin que se
aplique a una organizacin de trabajo, con la
razonable seguridad de haber incluido los
principales elementos de juicio necesarios para
ello.
Para lograr este propsito, se requiere
necesariamente de un marco general de
referencia metodolgico que permita identificar
claramente los factores estudiados y analizar en
forma racional, ordenada y sistemtica sus
componentes mediante las tcnicas ms
adecuadas.

Fuente: Organizacin de Empresas, de Enrique B. Franklin

VISIN DEL ESTUDIO

Esta etapa constituye el paso inicial de un estudio
organizacional, a partir del cual se puede lograr
una aproximacin a las competencias centrales de
una organizacin para dimensionar las lneas de
accin que orientan su desempeo, esto es,
visualizar su razn de ser y el alcance de las
acciones que emprende.

Fuente: Organizacin de Empresas, de Enrique B. Franklin

PLANEACIN DEL
ESTUDIO
El segundo paso para realizar un estudio
organizacional consiste en precisar su naturaleza,
alcance y requerimientos tcnicos, es decir,
establecer los trminos de referencia para
orientar su ejecucin.

 Determinacin del factor del estudio: Identificacin de los elementos que

deben estudiarse para que la organizacin pueda cumplir con su cometido. Fija los
cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploracin
o investigacin preliminar que proporcione la informacin fundamental para
integrar un proyecto de estudio slido y completo.
Fuentes de estudio
Internas
Externas
Definicin del objetivo de estudio: Una vez que se han detectado los factores que
requieren atencin, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio,
el cual debe ser muy especfico en cuanto a los resultados que la organizacin
espera lograr como consecuencia de sus acciones internas e interaccin con el
medio.
Investigacin preliminar
Lineamientos para orientar la investigacin
Contenido de la Investigacin
Preparacin del proyecto de estudio
Propuesta tcnica
Programa de trabajo
Autorizacin para realizar el estudio
Integracin del equipo de estudio

RECOPILACIN DE DATOS
Luego de concluir la parte preparatoria del
estudio se inicia la fase de recopilacin de datos.
En esta etapa la mira debe apuntar hacia los
hechos que permitan conocer y analizar lo que
realmente sucede en la organizacin; de lo
contrario, se obtendr una impresin deformada
de la realidad, pues se incurrir en
interpretaciones errneas y se aplicarn medidas
de mejora inoperantes.

Para que los datos aporten elementos de decisin acordes

con la realidad y se eviten dilaciones y un uso irracional de
recursos, tienen que ser:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Especficos.
Completos.
Correctos.
Pertinentes.
Congruentes.
Susceptibles de validarse.

Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin, que

tenga presente siempre el objetivo del estudio, y proceder
continuamente a su revisin y evaluacin para mantener
una lnea de accin uniforme.

ANLISIS DE DATOS
Una vez recopilados y registrados los datos,
deben someterse a un proceso de anlisis o
examen crtico que permita precisar las causas
del estudio y ponderar las alternativas de accin
para su atencin eficaz.

FORMULACIN DE
RECOMENDACIONES
Como resultado del anlisis de los datos y de la
formulacin del diagnstico, es posible elaborar
propuestas de accin concretas, evaluar sus ventajas
y desventajas, y presentarlas a manera de propuestas
o recomendaciones.
Con la bsqueda de opciones de mejoramiento
administrativo se inicia la fase constructiva del
estudio, la cual presupone una labor inversa a la
efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, los
elementos separados y desagregados se combinan
por medio de una labor de sntesis para formar nuevas
unidades integradas en forma tal que proporcionen
respuestas adecuadas a los interrogantes planteados
a lo largo de la investigacin.

IMPLEMENTACIN
La implementacin de las recomendaciones
constituye el paso clave para incidir
efectivamente en la organizacin, ya que es el
momento de transformar los planteamientos y las
medidas de mejoramiento administrativo en
acciones especficas para cumplir con el objetivo
del estudio.

La implementacin est conformada por las fases

siguientes:
1. Preparacin del programa.
2. Integracin de recursos.
3. Ejecucin del programa.

Fuente: Organizacin de Empresas, de Enrique B. Franklin

EVALUACIN
Una vez que se ha implementado el estudio, es
indispensable comprobar el efecto de los cambios
o innovaciones mediante la identificacin,
calificacin y cuantificacin de las realizaciones,
as como de los ajustes operativos que se
desprendan de ellas.
Con este propsito debe ordenarse el manejo de
datos a partir de los parmetros delineados en el
proyecto de estudio, lo que permitir traducir las
acciones en indicadores para evaluar las medidas
de mejora introducidas.

Manejo de Formas
en las
Organizaciones

CONCEPTO
Es la herramienta o medio de comunicacin
escrito normalmente impreso a travs de un
instrumento de reproduccin grfica, que por lo
general contiene informacin fija escrita y espacio
para informacin variable. En el momento que
una forma se completa pasa a ser un documento.
De acuerdo con el tipo de informacin y grado de
dificultad para su llenado, pueden integrar o
acompaarse de un instructivo.

FUENTES DE
INFORMACIN
Por lo general, las fuentes empleadas por una organizacin
suelen ser diversas. Entre las ms comunes se pueden
mencionar las siguientes:
Preparadas para su uso interno; ej.: control para pedidos de
papelera.
Diseadas para la presentacin de resultados; ej.: informe a
rganos de gobierno.
Producto de un consultor externo; ej.: forma para un
procedimiento.
De uso comercial comn; ej.: forma para solicitud de empleo.
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y
reporte de acciones; ej.: declaraciones de impuestos.
Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo;
ej.: encuesta de alguna cmara o confederacin.
Propuestas por un fabricante de papel o diseador
profesional; ej.: formas continuas para captura de informacin.

REQUERIMIENTOS PARA SU
USO

La existencia en mayor o menor medida de formas en

una organizacin obedece a sus necesidades especficas
de trabajo, en funcin de los siguientes factores:

Internos:
El instrumento jurdico que las crea.
La desagregacin de funciones derivadas de su base
legal.
La determinacin de objetivos y programas.
Los sistemas que se desarrollan para apoyar las
funciones.
La traduccin en procedimientos, y por ende, en
operaciones de las actividades.
La definicin de estrategias.
El proceso de toma de decisiones.

Externos:
Por cambios en las condiciones del entorno.
Por decisiones tendientes a la globalizacin.
Por pactos o convenios nacionales o
internacionales.
En atencin a demandas de clientes, usuarios o
proveedores.

DISEO
Preparacin de una forma considerando su objeto,
tipo de informacin que contendr, origen,
mtodo de llenado, procedimiento en el que se
utilizar, nmero de copias, usuario(s) y
resultados esperados.

UTILIZACIN
Uso normal:
Las formas constituyen un elemento integrante de
la dinmica administrativa de cualquier institucin.
Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable
que su manejo pasa a ser casi automtico, por lo
que una modificacin a su estructura es un paso
natural, el cual no requiere de autorizaciones
mltiples o de estudios exhaustivos.
Cambios
Cuando se presentan modificaciones radicales en
los procedimientos o estructuras organizacionales,
se hace necesario implantar un proceso ms
depurado y de mayor contenido tcnico para
ajustar las formas.

Implantacin
Una vez que se han aprobado y ejecutado los cambios en las
formas, es necesario precisar el mtodo ms adecuado para
implantarlas.
Mtodo instantneo. Aprobacin para utilizar los nuevas
formas en la institucin a partir de una fecha determinada.
Prueba piloto. Consiste en realizar un ensayo con las nuevas
formas con el fin de valorar su utilidad real antes de
generalizar su uso en toda la organizacin.
En paralelo. Representa la utilizacin simultnea por un
tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente
usadas como de las nuevas.
Por aproximaciones sucesivas. Corresponde al uso de slo
algunas de las nuevas formas para probar su funcionalidad.
Una vez consolidado este paso, se adicionan nuevas formas
que siguen el mismo proceso, el cual contina hasta finalizar
el cambio propuesto.
Combinacin de mtodos. Alternativa consistente en
emplear ms de un mtodo para implantar o cambiar una
forma o parte de su contenido.

RESPONSABLES DE SU
MANEJO Y CONTRO
En forma especializada:
Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas;
entre otras, estn las siguientes:
Nivel directivo
Personas que por su jerarqua aprueban todos los cambios
organizacionales y, por lo tanto, conocen las formas.
Unidades de apoyo tcnico
reas especializadas con el anlisis, diseo y control de formas,
en virtud de su especialidad y/o conocimientos tcnicos.
Unidades encargadas de la administracin de los
recursos
reas responsables del manejo de papelera, que cumplen la
funcin de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su
reposicin conforme a las especificaciones tcnicas y materiales
de las reas usuarias, y resguardan archivos en trnsito y
definitivos.

Instrumentos de control
Cuestionario para el anlisis de formas
Documento que contiene en forma ordenada y secuencial
la relacin de componentes de una forma, a travs del
cual es posible analizar y evaluar su funcionalidad.
Catlogo de formas
Compendio de todas y cada una de las formas que se
utilizan en una organizacin, relacionados por unidad
administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y
programa especfico al que apoya.
Unidades de almacenamiento
Dispositivos electromagnticos en los que se puede
preservar el inventario de todas y cada una de las
formas; ej: disco ptico. Este tipo de recurso cumple no
slo con la funcin de control, sino de back up, lo que
permite la recuperacin de datos en forma precisa y
oportuna.

CUESTIONA
RIO PARA EL
ANLISIS
DE FORMAS

CATALOGO DE
FORMAS