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Control
Control
ADMINISTRACIN
GENERAL
EL CONTROL
EL CONTROL
CONTROL:Recoleccin
sistemtica de los datos para conocer
el grado de realizacin de los
planes.
Medicin de los resultados actuales
y pasados, en relacin con los
esperados;
ya
sea
total
o
parcialmente, con el fin de corregir,
mejorar y formular nuevos planes.
Importancia:
Es importante pues cierra el ciclo
de la administracin. De hecho, los
controles son a la vez medios de
previsin
Se da en todas las dems funciones
administrativas; hay control de la
planeacin, de la organizacin, de la
direccin,etc. Es por ello un medio
para administrarlas
EL CONTROL
Proceso de monitorear las actividades para asegurarse de
que se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado y para
corregir cualquier desviacin significativa
Planificacin:
Objetivos
Metas
Estrategias
Planes
Control:
Estndares
Mediciones
Comparaciones
Acciones
Direccin:
Motivacin
Liderazgo
Comunicacin
Comportamiento
individual y
de grupo
Organizacin:
Estructura
Administracin
de Recursos
Humanos
EL PROCESO DE CONTROL
Objetivos
y metas
Organizacionales
Divisionales
Departamentales
Individuales
Aplicacin de la
accin correctiva
Comparacin del
rendimiento real
con el estndar
La
funcin es de carcter
administrativo y es la respuesta
al principio de delegacin; sta
no se podra dar sin el control.
Cuanta mayor delegacin se
necesite, se requiere mayor
control.
El control como funcin solo
corresponde al administrador
El control debe actuar como
staff, de ah la necesidad de
convencer y no de imponer los
medios de control
control es imposible si no
existen estndares de alguna
manera prefijados, y ser
mejor, cuando stos sean ms
precisos y cuantitativos.
El control supone una base de
comparacin
previamente
fijada
Por consiguiente hay que
afinar y perfeccionar los
estndares como un medio de
preparar en control
PRINCIPIOS DE CONTROL
3. DEL CARTER MEDIAL DEL CONTROL
El
Este
principio tiende a
convertir el cumplimiento
en lo normal, y la
desviacin de los planes en
lo
excepcional;
los
controles versarn sobre
esto ltimo de manera
exclusiva, o al menos,
principalmente.
EL control es ms eficaz
en la deteccin de los
errores y las desviaciones
que en la constatacin de
los logros
REGLAS DE CONTROL
1.Elegir los medios estratgicos de control, contestando a
preguntas tales como: qu mostrar mejor lo que se ha
perdido o no se ha obtenido?, qu controles son los ms
baratos y amplios a la vez?, cules son los ms fciles y
automticos?
2. Los sistemas de control deben reflejar en lo posible
la
estructura de la organizacin, pues la organizacin es la
expresin de los planes y ala vez un medio de control.
3. Al establecer los controles hay que tener en cuenta su
naturaleza y la funcin controlada, para aplicar el que sea ms
til.
4. Los controles deben ser flexibles, cuando un control no es
flexible, un problema que exige rebasar lo calculado en los
planes hace que, no pueda realizarse adecuadamente la funcin
o se tienda a abandonar el control como inservible.
REGLAS DE CONTROL
5. Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones.
Para ello los controles deben tener preestablecida su norma o
estndar
6. Los controles deben ser claros para los que los utilicen,
limitando los tecnicismos y evitando las confusiones.
7. Los controles deben llegar llegar concentrados a los altos niveles
administrativos que los van a utilizar.
8. Los controles deben conducir por s mismos a la medida
correctiva. No slo deben decir que algo est mal, quin es el
responsable, como podra buscarse soluciones, etc.
9. En la utilizacin de los datos de control debe seguirse un
sistema. Sus pasos principales sern: anlisis de hechos,
interpretacin de los mismos, adopcin de medidas aconsejables, su
iniciacin y revisin estrecha y registro de los resultados obtenidos
10 El control debe servir para: correccin de defectos,
mejoramiento de lo obtenido, nueva planeacin general y
motivacin del personal.
polticas: Cuando se
aplica al ms alto nivel de la
organizacin
De decisin: cuando se aplica
a los niveles donde se toman
decisiones
De operacin: cuando se
aplica en los niveles operativos,
donde
se
ejecutan
las
actividades.
Control concurrente
Actividad
Control
posterior
rutinario:
o
cotidiano que se efecta
permanentemente sobre todas
las actividades o sobre las reas
estratgicas,
crticas
o
excepcionales
Control peridico: aplicado
de manera espordica cada
cierto
tiempo
segn
conveniencia,
indicios
o
requerimientos de informacin.
interno:
cuando es efectuado por
los
propios
gerentes(previo
y
concurrente) o por un
rgano especializado de
la
propia
empresa
(Auditora Interna)
Control
externo:
cuando es ejercido por
elementos externos a la
empresa .
sobre
resultados
(Open
control): es aquel que aplica al final de cada
perodo prefijado sea cuando se haya vista
ya si los resultados obtenidos no alcanzaron,
igualaron, superaron o se apartaron de lo
esperado.
Control automtico(feedback control):
se realiza en forma constante con el apoyo
de la retroalimentacin de las informaciones
que resultan del mismo y utilizarlas para
que la accin correctiva se inicie en forma
automtica: NO hay resultados para poner
en marcha la accin correctiva, un
procedimiento previamente establecido va
corrigiendo la accin constantemente, con
base a la informacin sin detener la
actividad.
Correccin
automtica
Objetivos
y estndares
Medicin de resultados
al final de un
perodo
Sistema de
retroalimentacin
Resultados distintos
a lo previsto
Resultados segn
lo previsto
Gerentes a nivel de
divisin
Gerentes a nivel de
funcional
Gerentes de
primer nivel
Comparar el desempeo
real frente a los objetivos
establecidos
Evaluar el resultado
y emprender medidas
correctivas
nfasis en las
excepciones
Localizacin
estratgica
Accin
correctiva
Precisin
Oportunidad
Sistema de
Control
eficaz
rios
e
t
i
r
C
bles
a
n
o
raz
Economa
Flex
ibili
d
Inteligibilidad
ad
INFORMES
El
INFORMES
El
informe:
INFORMES
Los
INFORMES
Al
elaborar un informe
necesario distinguir sus partes:
Ttulo,
es
destinatario,
autor,
descripcin del problema, objeto,
descripcin y anlisis de los hechos,
conclusiones y recomendaciones,
decisiones y apoyo solicitado, firma
del responsable, fecha y lugar del
informe
CONTROL DE LA INFORMACIN
EL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL
Sistema que proporciona a la gerencia la informacin
que necesita, a intervalos peridicos
Se organizan
Los datos
como
desorganizados
seleccionados
segn su
pertinencia
y
significacin
en
Informacin que
los gerentes
pueden utilizar
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
1.
2.
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
Se evala el factor componente, examinando
la tendencia, direccin, exactitud y precisin
del indicador, para darle un grado de
satisfaccin, marcando la columna a , b c.
5. Se suma el nmero de anotaciones en cada
columna
6. Se calcula la eficiencia:
E= a(1)+b(0.5)+c(0.25)/n;
Se calcula la deficiencia :1-E
4.
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
A. AMBIENTE
1.
2.
3.
4.
Desarrollo tecnolgico
Desarrollo econmico
Tendencia econmica
Fuerza competitiva
x
x
x
x
Total
B. PRODUCTO
1.
2.
3.
4.
Fuerza competitiva
Rentabilidad del producto
Calidad del producto
Aceptacin del producto
Total
x
x
x
x
1
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
C. ESTRUCTURA FINANCIERA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Capital de trabajo
Cartera
Cobranza
Punto de equilibrio
Poltica financiera
Independencia financiera
Liquidez
Autofinanciamiento
Dependencia bancaria
Movilidad del activo circulante
Rentabilidad de las inversiones
Total
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
6
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
D. SUMINISTROS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
a b c d
Nivel de inventarios
Inmovilizacin de inventarios
Movilidad de los inventarios
Importancia de los suministros
Rotacin de los materiales
Rotacin de los crditos pasivos
Plazo medio de los crditos pasivos
Total
x
x
x
x
x
x
x
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
E. FUERZA DE TRABAJO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Horas-hombre trabajadas
Salario medio
Productividad del personal
Puntualidad y asiduidad
Seguridad del trabajo
Proporcin de los obreros
Proporcin de los salarios
Importancia de los salarios
Importancia de las prestaciones
Rotacin de la mano de obra
Horas de trabajo
Total
a b c d
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
4
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
F. MEDIOS DE PRODUCCIN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Total
a b c d
x
x
x
x
x
x
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
G. ACTIVIDAD PRODUCTORA
a b c d
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Estabilidad de costos
Mano de obra
Tiempo productivo
Costo de preparacin
Costo de la ociosidad o paro
Nivel de los almacenes
Entrega de suministros
Gastos de fabricacin
Grado de transformacin
Grado de automatizacin
Capacidad productiva
Utilizacin de materiales
Eficiencia de la inspeccin
Total
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
6
EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
I. CONTABILIDAD Y ESTADISTICA
1.
2.
3.
a b c d
Oportunidad de la informacin
Costo del servicio
Carga de trabajo
x
x
x
Total
J. DIRECCIN
a b c d
1.
2.
3.
4.
5.
6.
x
x
Direccin
Velocidad
Rentabilidad de las ventas
Rentabilidad de la empresa
Rentabilidad de las aportaciones
Rentabilidad de la fuerza de trabajo
Total
x
x
x
x
3
CLCULO DE LA EFICIENCIA
A.
B.
C.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.