CAP.

6
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS

Conceptos Bsicos
Qu es la Administracin de Proyectos?
La aplicacin racional de
conocimientos,

habilidades,

herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una
serie

de

interrelacionadas.

actividades

Administracin de Proyectos
Son las actividades que permiten asegurar que
el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de
acuerdo a la planificacin.
Eficiencia y Eficacia.
La Administracin de Proyectos se basa en las
principales funciones de la Administracin:
Planeacin, Organizacin, Direccin y
Control.

Administracin de Proyectos
Planeacin: Se decide anticipadamente,
qu, quin, como, cuando y por que se
har el proyecto.
Las tareas mas importantes son:
Pronosticar situaciones futuras,
Determinar los recursos que se
necesitarn, Revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control,
Coordinar durante todo el proceso de
Planeacin.

Administracin de Proyectos
Organizacin: Se identifica, define y divide
el trabajo a realizar, se agrupan y definen
los puestos, se proporciona los recursos
necesarios y se asigna el grado de
autoridad y responsabilidad.

Administracin de Proyectos
Direccin: Conduce el comportamiento de
los entes involucrados hacia las metas
establecidas. Se comunican y explican los
objetivos de todos los participantes, se
asignan estndares. Motivacin,
Liderazgo y Comunicacin.

Administracin de Proyectos
Control: Medir el rendimiento obtenido en
relacin a las metas fijadas. En caso de
haber desviaciones se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.

Conceptos Bsicos
Componentes de la Administracin de proyectos
1.

2.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de problemas

Lograr objetivos

Conocimientos

Tcnicos

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas

Conceptos Bsicos
Elementos relacionados con el Proyecto
Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS

Conceptos Bsicos
Ciclo de vida del Proyecto

NIVEL DE ACTIVIDAD

3. Ejecucin*
*Etapas del
proyecto

2. Planeacin*

5. Cierre*

1. Inicio*
4. Control*
INICIO

TIEMPO

TERMINO

Conceptos Bsicos
Instalacin
completa

100%
$, HH

Operacin
completa
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisin de
arranque
Decisiones
trascendentes

Fase 1
Inicio

Fase 2
Planeacin
Diseo

Fase 3
Ejecucin

Fase 4
Pruebas y
Arranque

Administracin de Proyectos
Etapas de la Administracin de Proyectos
origen

equipo del Proyecto

INICIO

perfil

PLANEACIN

plan
alcance

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

entrega

avance
aceptacin

PRODUCTO

Administracin de Proyectos
reas de conocimiento
Integracin

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el

plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Alcance

Administracin, definicin de productos y actividades y

su seguimiento.

Presupuesto y su control.

Costos

Recursos

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

equipos del proyecto.

Administracin de Proyectos

Tiempo

Definicin
de
cronogramas,

actividades

interrelacionadas

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Comunicaciones

Definicin de la distribucin de
proyecto.

informacin del

Planes y administracin.

Riesgos

Suministros

Planeacin de adquisiciones,
de proveedores

contrataciones, manejo

Administracin de Proyectos
Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS

MATRICIAL

FUNCIONAL

El personal reporta
directamente al Mando
Superior

Reporta al Lder del

proyecto y al Mando
funcional

Varios responsables

Control total sobre el

presupuesto, recursos
materiales

Lder de proyecto de
tiempo completo

Actan por
especialidad

Autoridad y toma de
decisiones compartida

Enfoque fragmentado

El Mando Superior tiene

responsabilidad
administrativa sobre el
personal
Puede disponerse de un
pool de recursos

Superior identificado

Administracin de Proyectos
Organizacin para el Proyecto
Competencias tcnicas
Alto

Competencias humanas

Bajo
Niveles operativos

Mandos medios

Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

Etapas de la AP

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto

Perfil del proyecto

Alcance del proyecto

Etapas de la AP
Origen del Proyecto

Etapas de la AP
Perfil del Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto
Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general

Qu?

Por qu?

Quin?

Para qu?

Cmo?

Cundo?

Etapas de la AP

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Estructura de Descomposicin
del Trabajo
Tabla de precedencias
Ruta critica
Matriz de roles

Plan del proyecto

Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto
Alcance, definicin y plan de administracin
Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones
Secuencia de actividades

Diagramas de red, lista de actividades

Organizacin de actividades
Las actividades en un proyecto deben ser
organizadas para producir resultados tangibles para
que la administracin pueda juzgar el progreso.
Los Milestones son los puntos finales de alguna
actividad.
Los deliverables son los resultados del proyecto
que sern entregados a los clientes.
El proceso de cascada permite una definicin
precisa de los milestones.

Milestones y Deliverables
Actividades

Estudio de
Factibilidad

Reporte de
Factibilidad

Anlisis de
Requerimientos

Definicin de
Requerimientos

Desarrollo del
Prototipo

Reporte de
Evaluacin

MILESTONES

Estudio del
Diseo

Especificacin de
Requerimientos

Diseo de la
Arquitectura

Especificacin de
Requerimientos

Planificacin del Proyecto

Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo
y los recursos requeridos para completar cada tarea.
Organiza las tareas de forma concurrente para hacer
mejor uso de la fuerza laboral.
Minimiza dependencias entre tareas para evitar
retrasos debidos a que una tarea espere a la
terminacin de otra.
Depende de la intuicin y experiencia de los
administradores.

Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Estimacin de recursos
Estimacin de la duracin de actividades
Desarrollo del cronograma
Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
Planeacin de:

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Etapas de la AP
Plan de administracin del Proyecto
Gua

la ejecucin y control del proyecto; define

referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa

Contempla elementos de las reas de conocimiento,

tales como:

Definicin del alcance

Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios

Etapas de la AP
Estructura de Descomposicin del Trabajo

En partecitas !
Suficientemente pequeas
que quepan en el plato y lo
suficientemente
grandes
que no indigesten.
Cmo se come un elefante?

Etapas de la AP
Qu es?

Representacin de la jerarqua del proyecto

Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas

Organiza y define el alcance total del proyecto

Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para

Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas

Etapas de la AP
Elaboracin
1. Identificar

los

productos

entregables

el

trabajo

relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los

componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es

necesario y suficiente

Etapas de la AP
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

1.1

1.2

1.1.1
1.1.2

1.2.1
1.2.2

1.3

Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto

Etapas de la AP
Grfica de Gantt

1. Programar las actividades

del Proyecto considerando

tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances

de
acuerdo
planeado.

con

lo

Etapas de la AP
Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.

Incluye los siguientes elementos:

Clave de la actividad

Actividad

Duracin

Actividades precedentes

Responsable

Etapas de la AP

Etapas de la AP
Tipos de precedencias
Actividad A

Actividad B

Final a Inicio

Actividad A

Actividad B

Inicio a Inicio

Actividad A

Actividad B

Final a Final

Actividad A

Actividad B

Inicio a Final

Etapas de la AP
3

1
1

1
1

3
3

Diagrama de Gantt

Red / Ruta crtica

1

Hitos
(milestones)

2
3

4
6

5
7

Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crtica)
Determina la duracin total del proyecto
Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea
Muestra interdependencia de tareas
Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto
Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
Permite evaluar avances o desempeo

Etapas de la AP
Holgura
Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura.
Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Etapas de la AP
La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:

Inicio mas tardo Inicio mas temprano

o bien,
Final mas tardo Final mas temprano

(Ls - Es)

Es

Ef

Actividad
(Lf - Ef)

Ls

Lf

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada

tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.

Etapas de la AP
0-0

0-7

7 - 13

INICIO

14 - 21
6

8 - 14

0-8

8 - 16
8

8
6 - 10

G
6

21 - 24

24 - 24

FIN
3

0-6

Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Se emplea para estimar tiempos y costos.
Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas

Empleo eficiente de recursos

Optimizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

Etapas de la AP

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

Tiempo esperado entre eventos

(P+4M+O)
6

Desviacin estndar

(P-O)
6

Varianza de una tarea

(P-O) 2
6

Duracin esperada del proyecto

Suma de duracin de las tareas

Desviacin esperada del proyecto

Suma de varianza de las tareas

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Sistema de autorizacin de trabajo
Sistema de informacin
Reportes de avance

Resultados del trabajo

Cambios requeridos
Mejora de calidad
Mejoras en la ejecucin
Informes de proyecto

Etapas de la AP
Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto

Productos de avance

Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad

Cambios

Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores

Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en
tiempo y forma.

Planificar las comunicaciones

Generar informacin

Distribuir la informacin

Informar los avances

Satisfacer a los interesados

Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duracin es cero

Etapas de la AP
Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

Etapas de la AP
Ventajas:
Ms fcil de interpretar
Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances

Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona

flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza

Se

pueden generar indicadores que proporcionen

informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)

Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto

Recursos

Planeado

Valor ganado
Real

Tiempo

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas

Anlisis de valor ganado

Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos

Actualizaciones del plan

Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base

IV. Etapas de la AP
Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance
Control del cronograma

Etapas de la AP
Procesos de control

Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados

Etapas de la AP
Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

Dar seguimiento y supervisin de riesgos

Documentar la situacin actual del Proyecto

Etapas de la AP
Anlisis y contencin de riesgos
Recomendaciones prcticas:

Prevea riesgos, no catstrofes

Aplique su sensibilidad, visin

Realice el anlisis en grupo y en forma gil

Analice los riesgos ms importante

Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto

Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de

actividades o eventos crticos

Etapas de la AP
Anlisis de valor ganado
Permite
evaluar
el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

Etapas de la AP
Anlisis de calidad

Costo de conformidad y no conformidad

Anlisis costo / beneficio

Control de calidad - herramientas estadsticas

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Auditorias de procura
Informes y reportes de
ejecucin

Reporte final

Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
Reporte final

Presupuesto

Programa

Evidencias

Lecciones aprendidas

Reporte de control de cambios

Archivos
Plan de transicin

Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato
Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitcoras
Comunicados
Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final