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Mdulo de Suministros - SGIe

Informe Semestral
Taller Mdulo de Suministros
Sistema Gerencial Integrado (SGIe)
Julio 24-26, 2007
Bogot, Colombia

Informe Semestral
Propsito - Que las Asociaciones:
Obtengan una visin general del movimiento del producto durante el primer

semestre del ao,

Tengan una visin de las necesidades para el prximo semestre

Proyecten las necesidades del stock de reserva
Analicen las necesidades de pedidos suplementarios (teniendo en

cuenta los meses en stock al final del periodo actual) para evitar
desabastecimiento
Analicen las tendencias de distribucin
Verificaciones
Saldo Inicial Ao Actual = Saldo Final del Ao Anterior
Movimientos por canal de distribucin

Nota: Todos los productos del Informe Anual (ao inmediatamente

anterior) que hayan terminado con un saldo, deben ser incluidos en el
Informe Semestral as no se haya registrado ningn movimiento. Explicar
el porqu en la seccin de notas.

Informe Semestral:
SGIe/Men

Informe Semestral
Ejercicio Gradual:
Entrada de datos al IS 2007 (dos productos)

Informe Semestral: Saldos Iniciales

Contenido por Columna

A = Saldos reales registrados en el IA del ao anterior
B = Recomendacin incluida en el PAP para el ao actual por la OR
T = Informe Semestral
X = Pronostico Enero Diciembre
El total del saldo inicial siempre debe ser igual al saldo final del ao

anterior

Informe Semestral: Cantidades Recibidas

Cantidades Recibidas
IPPF CO (ICON) Supp = Pedido

Suplementario
IPPF CO (ICON) APB = PAP
Otros = Otros Donantes
(Especificar)
Local Provider (Unspecified) =
Compra Local de AM

Cantidades Proyectadas (Jul-Dic)

Cantidad pendiente por recibir de

IPPF/PAP o pedido suplementario

(Julio-Diciembre)

Informe Semestral : Por Canal de Distribucin

Informe Semestral :
Definiciones de Canales de Distribucin
Clnica Fija: Incluya el total de suministros anticonceptivos que

hayan sido entregados al usuario cliente a travs de las clnicas

propias de la Asociacin.
Clnica Mvil: Incluya el total de suministros anticonceptivos que
hayan sido entregados al usuario o cliente a travs de servicios
FUERA de las clnicas de la AM (i.e. en puestos de salud, en
vehculos equipados, en espacios clnicos que no pertenecen a la
AM)
Distribucin y Venta Comunitaria de Anticonceptivos (DBC/SBC):
Incluya el total de suministros anticonceptivos entregados a los
usuarios a travs de los Promotores y/o Supervisores del Programa
de Distribucin Comunitaria de la Asociacin.
Otras Agencias o Instituciones - Son todos los anticonceptivos
entregados por la Asociacin (ya sea a nivel central, intermedio u
otro) a otras instituciones u organizaciones no gubernamentales
(ONGs).

Informe Semestral :
Definiciones de Canales de Distribucin
Mercadeo Social: Su principal objetivo es aumentar el acceso a los

anticonceptivos para los sectores de la poblacin menos

favorecidos. Se lleva acabo en un entorno no clnico y no tiene un
componente de IEC. Permite a la AM recuperar el costo del producto

y los gastos de distribucin. Estos anticonceptivos son vendidos a

precios reducidos en comparacin con los canales comerciales, y NO
pueden ser vendidos al por mayor o a travs de establecimientos
comerciales, farmacias
(excepcin: pequeas farmacias comunitarias con precios
reducidos, que no tengan solamente un propsito comercial)
Mdicos Privados: Incluya el total del suministros anticonceptivos
vendidos a mdicos privados o independientes. La AM no se involucra
en la provisin de los servicios de estos mdicos.
Comercial: Incluya el total del suministros anticonceptivos vendidos
directa o indirectamente por la AM con el propsito de recuperar el
costo total de la compra y distribucin del producto, al igual que el de
generar ganancias que permitan subsidiar otros programas de salud
reproductiva.

Informe Semestral :
Definiciones de Canales de Distribucin
Gobierno Incluya el total de suministros anticonceptivos

distribuidos o entregados a los establecimientos del sector publico,

como al Ministerio de Salud, al Seguro Social, a las Municipalidades,
Hospitales Pblicos y Centros de Salud. La AM no se involucra en la
provisin de los servicios.
Otros (especificar) Cantidades distribuidas o vendidas a travs de
otro canal (no incluido anteriormente). Ej: Distribucin a travs del
programa de Jvenes.

Informe Semestral: Ajustes

Prdidas
Reducciones en el inventario, debido a expiracin del

producto, robo daos (inundaciones, incendios,

plagas, etc )

Informe Semestral: Ajustes

Auditoria/Ajustes de Inventario: Hay dos tipos de ajustes: positivo (+) aumenta los niveles de
existencia del inventario y negativo (-) disminuye el inventario.
Generalmente, los ajustes son consecuencia de los inventarios fsicos que se llevan a cabo en las
bodegas principales e intermedias de las Asociaciones.
Tambin se registran ajustes por diferencias encontradas en los envos hechos a otros puntos de
distribucin o almacenamiento. Seleccione positivo (+) o negativo (-) segn la situacin que se
presente.
Muestras entregadas, con el propsito de demostracin, a promotores, supervisores o a
participantes en cursos de capacitacin, deben ser considerados como un ajuste negativo

Informe Semestral: Ajustes

Transferencias Externas - Hay dos tipos de transferencias: positiva (+)

y negativa (-).
Los productos devueltos o en prstamo a IPPF, otras Asociaciones u Organizaciones: son

reducciones en el inventario y deben ser entradas como una transferencia negativa.

Cantidades de productos recibidas de otros como prstamo o como devolucin de un
prstamo previamente hecho por la AM a un tercero, aumentar el inventario y debe ser
considerado como una transferencia positiva
Las transferencias son hechas por motivos de sobre abastecimientos, fecha de

expiracin cercana o tal vez una devolucin por excedente embarcado por IPPF.

Informe Semestral: Ajustes

Devolucin al Almacn: Cuando el producto ha sido

registrado como salida por parte del almacn (central o

intermedio), pero por alguna razn es devuelto a la bodega
central de la Asociacin.

Informe Semestral: Saldo Final/Meses en

Existencia

Calculado automticamente
Saldo Final = Saldo Inicial + Recibos Distribucin +/-

Ajustes

Informe Semestral: Inventario

Calculado automticamente
Meses en existencia del producto al final del periodo =

Saldo Final
C.P.M.

Informe Semestral : Seccin de Notas

Estado del Producto
Estado designado por

usuario

OK
Necesita atencin
Asuntos pendientes

Notas de la Asociacin
Notas de la Oficina

Regional
Ultima fecha de
actualizacin y nombre
de usuario
Imprimir registro
Bitcora
Disponible en el IA

tambin

No olvide guardar

siempre!

Informe Semestral :
Impresin de Movimientos por Producto

Para

imprimir el
movimiento
del
producto,
seleccionar
vnculo
Imprimir

Informe Semestral :
Impresin de Movimientos por Producto

Informe Semestral :
Impresin de Movimientos por Producto

Informe Semestral :
Impresin de Movimientos por Producto

Informe Semestral :
Impresin de Movimientos por Producto

Informe Semestral :
Impresin de Movimientos por Producto