SEMINARIO-TALLER:

COSTOS BASICOS PARA LA MICRO Y

PEQUEA EMPRESA

EXPOSITORA:

NELLY AMARILES
ADMINISTRADORA DE EMPRESAS
CONSULTORA EN COSTOS
manellya@une.net.co


FECHA: ABRIL 26 DE 2006

LUGAR: COMFAMA MEDELLIN
OBJETIVO DEL SEMINARIO-TALLER
Conocer una metodologa bsica de
costeo que permita al empresario
(pymes) determinar el costo a los
productos, conocer el margen que
genera y ejercer control sobre los
recursos y procesos.
TEMAS A DESARROLLAR

CONCEPTOS BASICOS DE COSTOS
Definicin, propsito y utilidades de los costos
Clasificacin de costos
Sistemas de costeo
ELABORACION DE PRESUPUESTOS
Proyeccin de ventas
Costos y gastos fijos
Costos y gastos variables
Hoja de costos y de utilidad por producto
HERRAMIENTAS DE EVALUACION Y CONTROL
Costo por hora
Margen de contribucin
Punto de equilibrio
Margen de ventas antes de impuesto
EJERCICIO DE COSTEO EN PLANTILLA DE EXCEL
INTRODUCCION
MARCO LEGAL
LEYES MIPYMES No. 590 de 2000, No. 905 de 2004, No.1014 de 2006

Microempresa
Pequea empresa
Mediana empresa
No. de trabajadores:
Hasta 10 trabajadores
Entre 11 y 50
Entre 51 y 200
Activos totales en smlvm
Hasta 499
Entre 501 y 5.000
Entre 5.001 y 30.000
REGIMEN DE IMPUESTO A LAS VENTAS AO GRAVABLE 2007
(ver regmen completo en w.w.w.dian.gov.co)

Rgimen simplificado
Rgimen comn
Ingresos brutos por ao:
Hasta $83.896.000
Superior a $83.896.000
PUC: Manufactura, Comercio, Servicios, Agricultura
(Existen Puc especiales: financiero, asegurador, cooperativo)

Cuenta
Cuenta 4XXX
Cuenta 5XXX
Cuenta 6XXX
Cuenta 7XXX
Nombre de la cuenta:
Ingresos
Gastos de admn. y ventas
Costo de mercanca vendida
Costos de produccin u oper.


CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS

DE TRANSFORMACIN: Toma un material, lo
transforma en un producto nuevo, para luego vender.

COMERCIALES: Compra productos ya elaborados,
agrega algunos costos y luego vende.

DE SERVICIOS: Mediante una serie de actividades
configura un servicio, que luego lo ejecuta ante
consumidores.

EXTRACTIVAS: Explotacin de recursos naturales
(metales, piedras, petrleo, etc.
CUAL ES EL PROPOSITO DE TENER UN SISTEMA DE COSTEO?
Organizar la informacin econmica y financiera de
la empresa y hacer mas eficiente la planeacin, el
control y la toma de decisiones.
Conocer el margen de sus productos y de la empresa.
Obtener una estructura de costos dinmica que
garantice: Eficiencia. Valor agregado. Rentabilidad.
Competitividad.
Tener una herramienta que permita el control de los
recursos.
Crear una cultura del costo o actitud de cada
individuo frente al manejo de los recursos: **Tiempo.
**Insumos. **Equipos.
UTILIDAD DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA

1. Sirven de base para fijar y/o controlar precios de
venta.
2. Mediante los costos se cotizan trabajos y evalan
proyectos.
3. Se analizan procesos y se controla la eficiencia.
4. Ayudan a detectar actividades, clientes, agencias o
productos en que la empresa pierde dinero.
5. Se conoce el margen de contribucin y el punto de
equilibrio del producto y de la empresa.
6. Se calculan indicadores de productividad a fin evaluar
el desempeo.
7. Con los costos se valorizan inventarios.
CONCEPTOS DE COSTOS

En una empresa industrial, se llama costo de un
artculo a la suma de todas las erogaciones de
dinero efectuadas en la adquisicin y
procesamiento de los elementos que conforman el
articulo.

Para un comerciante el costo de los artculos
vendidos, est compuesto por: el precio de
adquisicin, y otras adiciones menores como:
fletes, servicios pblicos, sueldos, bodegaje,
empaques, adornos, software y hardware, etc.

En una empresa de servicios el costo est
representado por los erogaciones efectuadas con
el fin de adquirir los elementos necesarios para dar
forma al servicio y a la satisfaccin de la
necesidad.
LOS COSTOS
DEFINICION
1.Es la medicin en trminos monetarios
de la cantidad de recursos econmicos
utilizados en la generacin de un bien
o un servicio.
2.Costo es toda erogacin de dinero que
la empresa utiliza o destina para un
fin especifico: elaborar un producto,
prestar un servicio
Lo que no se mide no se controla
EROGACIONES DE
DINERO
COSTOS
Produccin
GASTOS
Adom
y ventas
PERDIDAS
DIRECTOS

INDIRECTOS
DIRECTOS

INDIRECTOS
VARIABLES

FIJOS
VARIABLES

FIJOS
CLASIFICACION DE LAS
EROGACIONES DE DINERO

Costos-Gastos
Se utilizan para conocer la estructura de la empresa en
cuanto a erogaciones de Produc. Admon. Y ventas.

Directos-Indirectos
Se utilizan para una correcta asignacin de costo y gasto a
productos, servicios, procesos, actividades, proyectos,
clientes, etc.

Variables-Fijos
Se utiliza para optimizar recursos fijos, tomar decisiones de
hacer, comprar o eliminar, aumentar o disminuir unidades,
hallar el margen de contribucin y el punto de equilibrio.
Prdida: Es un sacrificio extraordinario de valores
donde no hay beneficio.

Reprocesos
Altos desperdicios
Devoluciones del cliente.
Compras no planeadas
Productos imperfectos
Tiempo ocioso
Deficiente seleccin de personal
Altos ausentismos e incapacidades
Publicidad mal diseada
Reuniones improductivas
Telfono mal utilizado
Despilfarro de insumos
Proveedores no calificados, Otros.
PROCES
O
EROGACION
de dinero
DIRECTOS INDIRECTOS VARIABLES FIJOS




PRODU
CCION
COSTOS
Erogaciones
requeridas
para transf.
Materia prima
en producto
terminado.

Para
administrar
inventarios.

Para configurar
un servicio.
Se identifican
directamente con el
producto o servicio y
lo integran
fsicamente.

Son de fcil medicin
y cuantificacin.

Ejemplo en empresa
de manufactura:
Materia prima
Mano de obra
operativa,
Otros insumos
directos (empaque,,
envases, transportes
por unidad)
Los costos son genricos,
no se pueden identificar de
manera directa con un
producto o servicio
especfico.

Son difciles de medir,
cuantificar y asignar,
necesitan una base de
prorrateo y el clculo es
aproximado.

Ejemplo: arriendo,
energa, depreciacin,
sueldo del coordinador de
produccin.
Aumentan o disminuyen
de acuerdo con
variaciones en el volumen
de unidades producidas.

Son fciles de asignar,
controlar y analizar.

Unitariamente son fijos.

Ejemplo: diez camisas
tienen costo de materia
prima de $10.000. cinco
camisas tendrn un costo
de materia prima de
$5.000
Permanecen
estables ante
diferentes
volmenes de
produccin.

Representan la
capacidad instalada
en dinero, para
producir.

Unitariamente son
variables

Ejemplo: Para
elaborar 10 camisas
pago 50.000 de
arriendo. Para
elaborar 5 camisas
pago 50.000 de
arriendo.
ADMON





______
VENTA
GASTOS
Erogaciones
que ayudan a
cumplir los
objetivos de la
organizacin


___________
GASTOS
Erogaciones
que ayudan a
generar los
ingresos



No aplica



_________________
Comisiones por
ventas, fletes,
empaque y embalajes
por unidad.


Generalmente todos los
gastos de admn. son
indirectos al producto:
sueldos, arriendos,
impuestos, seguros, otros.


_________________
Indirectos al producto:
sueldos fijos, publicidad,
representacin,
depreciacin, otros.



No aplica



__________________
Aumentan o disminuyen
de acuerdo con el
volumen de ventas,
ejemplo:
Comisiones por ventas,
fletes, empaque y
embalajes por unidad.

Permanecen
estables ante
diferentes
volmenes de
produccin y
ventas: sueldos,
arriendos.
______________
Permanecen fijos
ante volmenes de
ventas:
Sueldos, publicidad,
representacin,
depreciacin, otros.
TABLA DE CLASIFICACION
Confecciones Ebanistera Taller reparaciones
mecnicas
Asesoras
contables
Materias primas:
Telas y entretelas
Hilo, resorte
Encaje, cintas
Marquillas
Botones
Cierres

Materiales auxiliares
Papel de trazo
Empaques de
produccin
Tiquetes de identif.
Otros
Otros insumos
Repuestos,
accesorios y
mantenimientos.
Energa

Madera
Bisagras
Pintura, laca
Clavos, tornillos
Herrajes

______
Disolventes
Pegantes
Pitas, hilos
Otros
__________
Repuestos,
accesorios y
mantenimientos.
Energa

No tiene





___________
Repuestos
Soldadura
Bandas
Pintura, Otros
___________
Energa

No tiene





_________
Papelera y
tilies.
Equipos de
computo,
CD y otros
________
Energa ?
COSTOS DIRECTOS - MATERIALES
COSTOS DIRECTOS - MANO DE OBRA:

Es el salario devengado por las personas que participan
directamente en el proceso de elaboracin de productos o
prestacin de servicios, su trabajo se puede medir porque
entregan unidades, el pago puede ser mensualmente o al
destajo (por unidad) e incluye:

Salario bsico e incentivos.
Recargo nocturno
Auxilio de transporte
Seguridad social (eps, pensin, arp).
Parafiscales (caja c, sena, icbf)
Prestaciones sociales (cesantas, intereses, prima)
Ropa de trabajo ( 3 veces al ao)
Pagos extralegales.
COSTOS INDIRECTOS -CIF

EN EMPRESA DE MANUFACTURA:
MATERIALES INDIRECTOS
Materiales elctricos. Repuestos y accesorios. Empaque de
proteccin en produccin. Insumos para cafetera. Insumos para
aseo. Papelera y tiles de produccin. Lubricantes.

MANO DE OBRA INDIRECTA.
Coordinador produccin. Facilitadores. Ayudantes de planta.
Secretaria de produccin. Mecnicos. Vigilantes

OTROS INSUMOS INDIRECTOS:
Arriendo planta o depreciacin del local. Energa, agua, gas. Servicio
de transporte. Servicio de mantenimiento. Depreciaciones.
COSTOS - VARIABLES
Unidades
de
producci
n
Tarifa
unitaria
Costo
variable
total
MATERIALES DIRECTOS
MANO DE OBRA AL DESTAJO
EMPAQUE POR UNIDAD
TRANSPORTE DE COMPRAS POR UNIDAD
ENERGIA Y REPUESTOS
COSTOS FIJOS - PRODUCCION

Arriendo de local por mes
Vigilancia de produccin por mes
Sueldo del coordinador de produccin por mes
Depreciacin mquinas por mes
Capacitacin personal planta por mes
Aseguramiento de calidad por mes
Seguridad industrial por mes
Insumos de aseo por mes
Insumos de cafetera por mes
Material elctrico por mes
Seguros de mercancas por mes
Otros por mes
DEPRECIACION
Es el valor que van perdiendo los activos por el desgaste en el
trabajo o uso. Se debe cargar al costo del producto
Nombre del activo
Fecha de
compra
Valor
actual
Vida til en
meses
depreciaci
n por mes
Edificios y locales 240
Maquinaria y equipo de
trabajo
120
Muebles y enseres 120
Vehculos 60
Software y hardware 36

Total
Unidades
de ventas
Tarifa
unitaria
Costo
variable total
COMISIONES POR VENTAS
EMPAQUES DE VENTAS
FLETES
GASTOS VARIABLES
DE ADMON Y VENTAS
GASTOS FIJOS DE ADMON
Y VENTAS
GASTOS DE ADMON GASTOS DE VENTAS
Sueldo personal oficina Sueldo personal de ventas
Arriendo de oficina depreciacin Ofic. Arriendos puntos de ventas
Papelera y tiles Papelera, facturas, tiles Ofic.
Depreciacin muebles y enseres Depreciaciones
Telfono e Internet Telfono e Internet
Impuestos Impuestos
Gastos legales Gastos legales
Capacitacin del personal Registro de marcas
Intereses por prestamos Publicidad
Gastos promociones, muestras..
G. Representacin
Empaques y fletes, etc.
Un sistema de costos funcional utiliza costos
predeterminados, ya que permiten controlar y tomar
decisiones a priori.
PRE-SUPUESTOS:
Es la estimacin en cantidades y en pesos de los
recursos necesarios para la elaboracin, gestin y
venta de los productos y servicios, definidos en el
plan estratgico de la compaa y para un periodo
determinado, que puede ser 6 meses, 12 meses u
otro.
PRESUPUESTOS


RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PRESUPUESTOS
El presupuesto de costos y gastos fijos se apoya en el Estado de
Resultados acumulado seis o doce meses atrs, se elabora para un
ao y se halla un promedio por mes.
Algunas cuentas parten de cero, otras se eliminan para este periodo.
Se debe tener en cuenta incrementos en el nivel de actividad e
incrementos por IPC futuro.
Incluir valores diferidos y provisiones a pagar en el periodo.
Negociar los precios de insumos con los proveedores para el ao y
proyectar tasa de cambio para importaciones.
Se debe tener en cuenta todos los recursos que se consumen en el
proceso, as sean mnimos, no tiene sentido esconderlos.
A los costos no se les carga las ineficiencias de la planta (reprocesos,
capacidad ociosa, altos desperdicios).
Separar los gastos de la empresa de los gastos del hogar.

Adicionar arriendo de local cuando las actividades se
desarrollan en la casa.

Tener Ppto para el aseguramiento de la calidad.
Pppto para tratamiento de residuos, seguridad
industrial, seguros de vida, incendio y robo a fin de
proteger la empresa de quiebras.

OTRAS RECOMENDACIONES
MARGEN DE CONTRIBUCION EN $
Para un solo producto:
$ MC = precio de venta costo y gasto variable
% MC = (MC $ / precio de venta) * 100

Para varios productos
Productos Unidades
vendidas
Precio
de venta
Valor total
de las
ventas
C+G
variable
unitario
C+G
variable
total
MC
unitario
MC total
TOTALES
% MC promedio en = (MC total / valor total de las ventas) * 100
PUNTO DE EQUILIBRIO
ES EL NIVEL DE VENTAS DONDE LA UTILIDAD ES CERO, ES DECIR
QUE LA EMPRESA NI GANA NI PIERDE.

FORMATO DEL CALCULO:

(Costos fijos + gastos fijos) totales por mes
PE en pesos = ----------------------------------------
% de margen de contribucin- promedio


(Costos fijos + gastos fijos) totales por mes
PE en unidades = -------------------------------------------
Contribucin marginal en pesos, unitaria
PRECIO DE VENTA Y COTIZACION
Cotizar es determinar por anticipado el precio de venta de
un producto, un servicio o un trabajo a realizar.
Cada empresa tiene su poltica de clculo:
Costeo directo. Costeo total. Costeo full

FORMATO DE CALCULO :
Costo unitario (directo, total o full)
Precio de venta = --------------------------------------------
(100% % de utilidad deseada)

$13.420 13.420
-------------- = ------------ = 17.893
100% - 25% 0.75
SISTEMAS DE COSTEO
QU ES UN SISTEMA DE COSTEO?

Es una tcnica que mediante procedimientos
especficos clasifica, acumula y distribuye
costos a productos, servicios u otro objeto.

PRODUCTOS Y SERVICIOS:

Confeccin de camisa
Construccin de un edificio
Programa de calidad
Paquete turstico
Asesora jurdica
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE COSTEO
Un sistema de costos se elige o disea, dependiendo de las
necesidades y del tipo de empresa, para conformarlo se tiene en
cuenta principalmente tres elementos:

La forma de acumular los costos:
Por ordenes de produccin (OP)
Por procesos
Por actividades (ABC)
Costos conjuntos

La naturaleza del costo:
Real o histrico
Estimado
Estndar

El mtodo de costeo
Costo directo
Costo total (directo + indirecto)
Costo full (costos + gastos)
SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS POR
ORDENES DE PRODUCCION (OP)
Que es una OP?

Es un proyecto de fabricacin especifico que contiene
cliente, diseo, tiempo, procesos, mquinas, materia
prima, costos, procedimientos, etc

Los costos se acumulan por cada OP, al terminar el
trabajo, se suman los costos y se distribuyen al nmero
de unidades terminadas.

Cada O.P tiene una especificacin distinta.

El trabajo se puede suspender en el camino.

Es til para empresas de publicidad, diseos, industria
de calzado, muebles, urbanizadoras, artes grficas etc.
ORDEN DE PRODUCCION
Orden de produccin No.____Cliente: ____Fecha de inicio:______
Producto o servicio:_____________ Fecha de entrega:_____
Diseo: ______ Caractersticas:____ Cantidad I ____ F ____

REQUERIMIENTOS:
Mquinas___________________________________________
Personas___________________________________________
Materiales__________________________________________
ACUMULACIN DE COSTOS:





COSTO TOTAL POR UNIDAD = COSTO TOTAL O.P / CANTIDAD F
Costos de la OP Semana 1 Semana 2 Semanan Total OP
Materiales D
Mano de obra D
Cif (ppto)
Totales
ACUMULACION DE COSTOS POR PROCESOS
QUE SON LOS PROCESOS?

Son secciones o centros de costos en la Ca. En cada uno de
ellos se hace un trabajo especializado de operaciones
continuas. Consume recursos y tiene responsables.

Los costos se acumulan por perodo en cada proceso. Se parte
de un presupuesto.

Por cada proceso circula el producto absorbiendo costos. Cada
proceso entrega al siguiente un producto mejorado es decir, con
valor agregado.

No es posible suspender el trabajo en el recorrido

Los productos son de caractersticas similares y volumen alto,
ejemplo: industria plstica, cemento, confecciones, gaseosas,
etc
ESQUEMA DE COSTOS POR PROCESOS
Procesos proceso1 proceso2 proceso3 Costo total
=Sumatoria
Presupuesto de
costo directo
por mes
Materiales
M. Obra
Otros directos
Materiales
M. Obra
Otros directos

Materiales
M. Obra
Otros directos

Materiales
M. Obra
Otros directos

Presupuesto de
CIF por mes
Mater indir
MO indir
Otros indir
Admon y ventas
Mater indir
MO indir
Otros indir
Admon y ventas
Mater indir
MO indir
Otros indir
Admon y ventas
Mater indir
MO indir
Otros indir
Admon y vtas.

Bases de
distribucin
Unidades
Horas Hom
Horas Mq
Gramos
% de m obra
Otros
Unidades
Horas Hom
Horas Mq
Gramos
% de m obra
Otros
Unidades
Horas Hom
Horas Mq
Gramos
% de m obra
Otros

Costo por
unidad

Costo 1

Costo 2

Costo 3

C1,C2,C3
/
SISTEMA DE COSTEO POR ACTIVIDADES (ABC)
(Costing Based Activity).
Que son las actividades?

Es la descomposicin del trabajo que conforma un servicio o
producto en partes identificables, medibles y tiles de considerar y
controlar aisladamente, Ejemplo: Disear, comprar, seleccionar las
personas, despachar mercancas, etc.

El sistema acumula los costos por actividades, que luego transfiere
a objetos de costo.

Esta metodologa controla a la actividad que es quien consume
recurso.

Mtodo til en empresas de servicios: hospitales, bancos, empresa
de energa, empresa de alta tecnologa, etc,. all el costo del material
directo es mnimo y prevalece el indirecto.
ACTIVIDADES TOTAL
Matricular X X X X
Recaudar X X X X
Comprar X X X X
Selec. Personal X X X
Coordinar profesores X X
Atencin al estudiante X X X
Promocin y ventas X X
RECURSOS Materiales Salarios Arriendo Servicios
pblicos
Transporte TOTAL

PRODUCTOS
CARRERA DE CONTADURIA
TECNICO ELECTRICISTA
SEMINARIO DE COSTOS
DISTRIBUCION DE COSTOS POR ACTIVIDADES ABC
Ejemplo: Servicio educativo
FORMATOS PARA ORGANIZAR LA INFORMACION DE COSTOS EN
EXCEL Y REALIZAR LOS CALCULOS
1. Proyeccin de ventas mes por mes
2. Presupuesto de produccin por mes
3. Liquidacin de la mano de obra y obligaciones por mes
4. Calculo de la depreciacin por mes
5. Presupuesto de costos y gastos fijos por mes
6. Calculo de la capacidad de produccin en minutos-mes
7. Costo por minuto
8. Presupuesto de costos y gastos variables
9. Margen de contribucin
10.Punto de equilibrio
11.Precios de venta
12.Calendario y obligaciones laborales
LO QUE NO SE COSTEA NO
SE EVALA, NI SE CONTROLA,
NI SE MEJORA
BIBIOGRAFA

Contabilidad de costos. Gmez Bravo
Contabilidad de costos. Baker, Jacobson, Ramrez
Padilla
Cartilla Los costos y los Gastos. Fundacin Carvajal