HERRAMIENTAS PARA DETERMINAR

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS
El objetivo del anlisis de sistemas es
comprender situaciones, no resolver
problemas.
Determinacin de requerimientos
La determinacin de
requerimientos es el
conjunto de actividades
encaminadas a obtener las
caractersticas necesarias
que deber poseer el nuevo
sistema,

QU ES UN REQUERIMIENTO?

Un requerimiento es una caracterstica que
debe incluirse en un nuevo sistema.
ACTIVIDADES DE LA DETERMINACION DE
REQUERIMIENTOS
Las actividades de la determinacin de
requerimientos consta de las siguientes
actividades:

Anticipacin de Requerimientos.

Investigacin

Especificacin de Requerimientos.

ACTIVIDADES DE LA DETERMINACION DE
REQUERIMIENTOS
Anticipacin de requerimientos. La experiencia de los analistas
en un rea en particular y el contacto con sistemas en un
ambiente similar al que se encuentra bajo investigacin, tiene
influencia sobre el estudio que stos realizan.

Investigacin de requerimientos. Esta actividad es la ms
importante del anlisis de sistemas.

Especificacin de requerimientos. Los datos obtenidos durante
la recopilacin de hechos se analizan para determinar las
especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripcin
de las caractersticas del nuevo sistema.
REQUERIMIENTOS BASICOS
Los analistas estructuran su investigacin al
buscar respuestas a las siguientes cuatro
importantes preguntas:

Cul es el proceso bsico de la empresa?
Qu datos utiliza o produce este proceso?
Cules son los limites impuestos por el tiempo
y la carga de trabajo?
Qu controles de desempeo utiliza?
COMPRENSIN DEL PROCESO
Cul es la finalidad de esta actividad dentro de
la empresa?
Qu pasos se siguen para llevarla a cabo?
Dnde se realizan estos pasos?
Quines los realizan?
Cunto tiempo tardan en efectuarlos?
Con cuanta frecuencia lo hacen?
Quines emplean la informacin resultante?
REQUERIMIENTOS DE LAS
TRANSACCIONES DE LOS USUARIOS
Para entender los requerimientos de las transacciones, los
analistas formularn preguntas como las siguientes:
Qu es lo que forma parte de la transaccin que est siendo
procesada?
Qu es lo que inicia la transaccin?
Quin inicia los pedidos?Con qu propsito?
Con qu frecuencia ocurren los pedidos?
Qu volumen est asociado con cada pedido?
Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma
en que se procesan los pedidos?
Qu detalles son necesarios para procesar la transaccin?
Qu informacin se genera? Qu datos se guardan?
REQUERIMIENTOS DE DECISION DE LOS
USUARIOS.
1.- Qu informacin se utiliza para tomar la decisin?

2.- Cul es la fuente de esta informacin?Qu sistemas de
transacciones producen los datos utilizados en el proceso de
decisin? Qu otros datos son necesarios y no es posible
obtener del procesamiento de transacciones? Qu datos se
originan en fuentes externas a la organizacin?

3.- Cmo se deben procesar los datos para producir la
informacin necesaria?

4.- Cmo debe presentarse la informacin?
A continuacin se encuentran breves respuesta a preguntas bsicas
relacionadas con el sistema de reabastecimiento del inventario.

Cul es la finalidad del sistema de
reabastecimiento de inventario?

Asegurar la existencia de cantidades adecuadas de materiales y
artculos en el almacn sin que stas se vuelvan excesivas, y por tanto,
costosas.


Ejemplo
Comprensin del proceso
Qu pasos se siguen para reabastecer el inventario?

-Comprobar en forma manual las existencias.

-Determinar las necesidades futuras y los tiempos ptimos para
solicitar los pedidos.

-Determinar las cantidades de artculos y materiales de los pedidos.
Comprensin del proceso
Dnde y cmo se realiza esta actividad?

El departamento de compras utiliza la informacin
proporcionada por el personal de produccin, ventas e
inventarios as como sus propios registros, para hacer los
pedidos y formular predicciones con anticipacin?
Comprensin del proceso
Quienes realizan esta actividad?

Los gerentes de compra se encargan de aprobar todos los
pedidos. Los gerentes de inventarios renen todas las
instrucciones para la compra y escriben las solicitudes de
pedido.
Anlisis de Sistemas
Jorge Morales S.
Comprensin del proceso
Cunto tiempo toma esta actividad?

Para pedidos simples y de rutina el proceso puede tomar unos
cuantos minutos o quiz varias horas para pedidos de artculos
nuevos, de alto costo o bajo circunstancias especiales.

Con cunta frecuencia se realiza esta actividad?

En forma continua, siempre se piden diversos artculos.

Comprensin del proceso
Quienes utilizan la informacin resultante?

La informacin generada por este proceso se emplea para
administrar inventarios, servicios de calendarizacin y
produccin, hacer el seguimiento de las compras y pagos a
proveedores as como para satisfacer los requerimientos
inesperados de compras e informacin relacionada con el
reabastecimiento de inventario.
Comprensin del proceso
Las respuestas breves a estas preguntas proporcionan un
conocimiento amplio de todo lo relacionado con el
reabastecimiento del inventario y muestra que el objetivo de
este proceso es mucho ms amplio que la compra de
artculos para el almacn. Pero los analistas no se detienen
aqu.

Todava no existe suficiente informacin para comprender en
su totalidad el sistema de reabastecimiento de inventarios.
Ms bien lo que se tiene son los antecedentes que permiten
a los analistas formular preguntas ms detalladas.
Anlisis de Sistemas
Jorge Morales S.
Identificacin de datos empleados e informacin
generada.

El siguiente paso es detectar qu datos se utilizan para llevar a
cabo cada actividad. Por ejemplo, para reabastecer el
inventario, el comprador requiere datos que describan para
cada artculo la cantidad existente, la demanda esperada, el
nombre del proveedor y el costo. Para saber cundo hacer el
pedido, el comprador debe considerar el tiempo de entrega de
la mercanca (con cuanto tiempo de anticipacin es necesario
efectuar el pedido para que el artculo se encuentre en
existencia cuando sea necesario).
Identificacin de datos empleados e informacin generada.


Registros del Almacn
Pronsticos de ventas
Registros de ventas
Detalles de
los
artculos
Detalles de los
pronsticos
Ventas a
Clientes
Informacin
de los
Proveedores
Cantidad en existencia
Expectativas
de ventas
Ventas reales
Nombres de proveedores
Tiempo de entrega
Descuentos por volumen
Reabastecimiento
del

inventario
Frecuencia y volumen del proceso.
La frecuencia con la que se presentan las actividades
dentro de una empresa es cambiante. Por ejemplo, algunas
como el pago de impuesto suceden pocas veces al ao,
mientras que el pago de remuneraciones puede llegar a ser
diario y en el caso de los cajeros de un banco, se suceden en
cuestin de minutos o segundos.



Las actividades pueden iniciadas por los clientes (a travs
de pedidos, llamadas telefnicas, etc.), por sucesos (por
ejemplo, la terminacin de una solicitud para abrir una
nueva cuenta corriente) y por el paso del tiempo (al finalizar
el da, la semana, el mes, al cumplirse determinado perodo
o al alcanzarse determinada hora).

Frecuencia y volumen del proceso.
TECNICAS PARA ENCONTRAR HECHOS
Entrevista.


Cuestionario.


Revisin de los Registros.


Observacin.
ENTREVISTAS
Los entrevistados son usuarios de los sistemas existentes o
usuarios en potencia del sistema propuesto.

Dado que la entrevista requiere de tiempo, es necesario utilizar
otros mtodos para obtener la informacin necesaria para
conducir una investigacin.

Es importante recordar que los entrevistados y los analistas
conversan durante una entrevista, es decir, no se interroga a
los primeros.

ENTREVISTAS
Las entrevistas pueden clasificarse como estructuradas o no
estructuradas. Las entrevistas no estructuradas utilizan un
formato pregunta-respuesta y son apropiadas cuando el
analista desea adquirir informacin general del sistema. Este
formato anima a los entrevistados a compartir sus
sentimientos, ideas y creencias.

Por otro lado, las entrevistas estructuradas utilizan preguntas
estndar en un formato de respuesta abierta o cerrada. El
primero permite que el entrevistado d respuesta a las
preguntas con sus propias palabras; el segundo utiliza un
conjunto anticipado de respuestas.
CUESTIONARIOS
El uso de cuestionarios permite a los analistas reunir informacin
proveniente relacionada con varios aspectos de un sistema de un
grupo grande de personas.

El empleo de formatos estandarizados para las preguntas puede
proporcionar datos ms confiables que otras tcnicas; por otra parte,
su amplia distribucin asegura el anonimato de los encuestados,
situacin que puede conducir a respuestas ms honestas.

Sin embargo, este mtodo no permite al analista observar las
expresiones o reacciones de los encuestados.
REVISION DE LOS REGISTROS
La revisin de los registros puede efectuarse al comienzo del
estudio, como introduccin, o tambin despus, y sirve de
base para comparar las operaciones actuales, por lo tanto los
registros pueden indicar que est sucediendo.

Los registros incluyen manuales de polticas, reglamentos y
procedimientos estndares de operacin utilizados por la
mayor parte de las organizaciones como guas para los
gerentes y empleados.
OBSERVACION
La observacin permite al analista ganar informacin que no se puede
obtener por otras tcnicas. Por medio de la observacin el analista
obtiene informacin de primera mano sobre la forma en que se
efectan las actividades.

Este mtodo es ms til cuando el analista necesita observar, por un
lado, la forma en que se manejan los documentos y se llevan a cabo
los procesos y, por otro, si se siguen todos los pasos especificados.
HERRAMIENTAS PARA DOCUMENTAR
PROCEDIMIENTOS Y DECISIONES
Una herramienta es cualquier dispositivo, objeto u
operacin utilizada para ejecutar una tarea
especifica.

Las herramientas ayudan al analista a integrar los
datos recopilados por los diversos mtodos
estudiados en la seccin anterior.
CONCEPTOS BASICOS SOBRE DECISIONES
Cuando se analizan procedimientos y decisiones, el
primer paso es identificar condiciones y acciones,
conceptos comunes a todas las actividades.
Cuando se observa un sistema y se pregunta Cules
son las posibilidades? o qu puede suceder?, en
realidad se est preguntando por las condiciones,
que son los posibles estados de una entidad
(persona, lugar, objeto o evento).
Las condiciones cambian y es por esto que el
analista se refiere a ellas como variables de decisin.
CONCEPTOS BASICOS SOBRE DECISIONES
Acciones. Cuando se conocen todas las posibles condiciones,
el siguiente paso del analista es determinar qu hacer cuando
se presentan algunas de stas.

Por ejemplo en el caso del procesamiento de pedidos que
depende de que la factura est o no firmada (las condiciones).
CONCEPTOS BASICOS SOBRE DECISIONES
En muchos procedimientos el analista debe
considerar combinaciones de condiciones y
acciones. Como ayuda para comprender y adaptar
estas combinaciones, emplean rboles de decisin,
tablas de decisin y el espaol estructurado.
CARACTERISTICA DE LOS ARBOLES DE DECISIN
El rbol de decisin es un diagrama que representa
en forma secuencial condiciones y acciones; muestra
qu condiciones se consideran en primer lugar,
cules en segundo y as sucesivamente.

Este mtodo tambin permite mostrar la relacin que
existe entre cada condicin y el grupo de acciones
permisibles asociado con ella.

Los diagramas de este tipo se parecen a las ramas de
un rbol, de aqu su nombre.
CARACTERISTICA DE LOS ARBOLES DE DECISIN

Raz
Condicin
Condicin
Condicin
Condicin
Condicin
Condicin
Accin
Accin
Accin
Accin
Accin
Accin
Accin
Accin
USO DE ARBOLES DE DECISION

Es posible, por ejemplo, sealar que accin de
descuento emprender de acuerdo con la cantidad de
dlares gastados por los clientes.

Los arboles de decisin tambin obligan a los
analistas a considerar la secuencia de las decisiones.
GRACIAS