Programa de Mejoramiento de la Gestin

(PMG)
y las Normas ISO 9001:2000
Taller Implementadores

Heidi Berner, Jefa Divisin de Control de Gestin
Luna Israel, Jefa Departamento de Gestin
Eliana Carvallo, Analista de Gestin

23 de Agosto 2007
Temario
I. Presupuesto por Resultados y Sistema de
Control de Gestin
II. Mecanismos de Incentivo de Remuneraciones
de tipo Institucional
III. Programa de Mejoramiento de la Gestin
3.1.Antecedentes del PMG
3.2.Aspectos Metodolgicos
3.3.Resultado del PMG 2006
3.4.Mecanismo de Certificacin Externa de Sistemas
de Gestin de los PMG
IV. Desafo del Gobierno Central
I- Presupuesto por
Resultados y Sistema de
Control de Gestin
RESULTADO DE LA PROVISION DE PRODUCTOS ESTRATEGICOS
(bienes y/o servicios)
PRESUPUESTO POR
RESULTADOS
Discusin
Aprobacin
Ejecucin
Evaluacin
Formulacin
SISTEMA CONTROL DE
GESTIN
OBJETIVO: Proveer de informacin de
desempeo e introducir prcticas para mejorar la
calidad del gasto.

Eficiencia en la Asignacin de Recursos
Eficiencia en el Uso de recursos
Transparencia
Ministerios
Subsecretarias
Servicios Pblicos

Intendencias (13)
Gobernaciones (50)
Municipios (No)
Sistema
de
Control
de
Gestin
Gobierno
Central
Gobierno
General
COBERTURA
INCORPORACION AL CICLO
PRESUPUESTARIO
Informacin de Desempeo
EVALUACIN
INTERNA
FORMULACIN
PROCESO PRESUPUESTARIO
Ley de Presupuestos
Presentacin
Proyecto
Aprobacin Ley

EJECUCIN
Seguimiento
INSTRUMENTOS DE
CONTROL DE GESTIN
EVALUACIN INDICADORES DE
DESEMPEO
PRESENTACION DE
PROGRAMAS
AL PRESUPUESTO
BALANCE DE
GESTIN
INTEGRAL
MECANISMOS DE INCENTIVO REMUNERACIONAL INSTITUCIONAL
Programa de Mejoramiento de la Gestin
DEFINICIONES
ESTRATGICAS
Discusin Discusin
Aprobacin Aprobacin
Ejecucin Ejecucin
Evaluacin Evaluacin
Formulacin Formulacin
INFORMACION DE DESEMPEO Y
PRESUPUESTO
Relacin no Directa (no mecanica).
Uso en Conjunto con otras categoras de informacin
- Prioridades de Poltica
- Restricciones financiera
Presentacin al Congreso junto con el Proyecto de
Ley de Presupuestos.
INSTRUMENTOS DE CONTROL DE
GESTION
Indicadores de desempeo (1993)
Evaluacin de programas (1997)
Evaluacin de Instituciones (2002)
Balances de Gestin Integral (1997)
Presentacin Estndar de Programas al
Presupuesto (2000)
Mecanismos de Incentivo Institucional
- Programas de Mejoramiento de Gestin (1998)
Ley Mdica (2003)
Metas de Eficiencia Institucional (2007)
II- Mecanismos de Incentivo
de Remuneraciones de tipo
Institucional.
Programa Mejoramiento de
Gestin

Incentivos de tipo Individual. Corresponde a incentivos
que se pagan a un porcentaje de funcionarios de cada
estamento asociado al resultado del proceso de
evaluacin del desempeo.
Incentivos de tipo Colectivo. Corresponde a incentivos
que se pagan a grupos o unidades de trabajo dentro de
una institucin, generalmente asociado al cumplimiento de
metas de gestin del grupo de trabajo.
Incentivos de tipo Institucional. Corresponde a
incentivos que se pagan a todos los funcionarios o a todo
un estamento de un servicio, generalmente asociado al
cumplimiento de metas comunes de gestin institucional.
MECANISMOS DE INCENTIVO


TIPOS DE INCENTIVOS
AL DESEMPEO

213
182
26
0
50
100
150
200
250
Institucional Colectivo Individual
15
178
4
8
8
0 50 100 150 200
Otras leyes nuevo
incentivo
Ley 19.553 con
PMG
Ley 19.553 sin PMG
Otras Leyes
adscritos PMG
Otras leyes No
Adscritos

Incentivos de tipo Institucional.
Programa Marco en base a definiciones de poltica del
Gobierno Central para lograr el mejoramiento de
gestin de los servicios pblicos.
Compromisos de cada institucin en base a Programa
Marco
Evaluacin Externa a la institucin del Cumplimiento de
los Compromisos establecidos
MECANISMOS DE INCENTIVO
III.Programa de
Mejoramiento de la Gestin

3.1.Antecedentes del
PMG

El cumplimiento de objetivos de gestin se asocia a un incentivo
de carcter monetario para los funcionarios que se
desempean en los servicios pblicos (Ley 19.553, 1998).
El porcentaje de cumplimiento de los objetivos de gestin y el
porcentaje de incentivos se otorga segn los siguientes tramos:
ANTECEDENTES PMG
Porcentaje de
Incentivo por
Desempeo
Institucional
Porcentaje de
Cumplimiento
5% 90% - 100%
2,5% 75% - 89%
0% < 75%

Perodo 1998 2000. Cumplimiento de metas asociados a
Indicadores de Desempeo.

Perodo 2001 2004. Cumplimiento de Objetivos de Gestin
establecidos en un Programa Marco.

Perodo 2005 en adelante. Cumplimiento de los requisitos
normativos ISO 9001:2000 para el Programa Marco del PMG.
ANTECEDENTES: PERIODOS DEL PMG
Durante el perodo 1998-2000 se utilizaron los indicadores de
desempeo y sus metas como compromisos del PMG. Del
anlisis del uso de este instrumento en este periodo se concluy
lo siguiente:

Metas auto-cumplidas, con bajas y diferenciadas exigencias por
parte de las instituciones frente a un mismo incentivo (No se
cumplen los principios de justicia, comparabilidad ni exigencia
de las metas).

Los indicadores comprometidos eran mayoritariamente referidos
a temas de procesos internos

Se alcanzaban los mximos porcentajes de cumplimiento sin
una correlacin con el mejoramiento de gestin en las
instituciones
ANTECEDENTES: ETAPAS PMG
Perodo 1998 2000
Se realiz una modificacin en el diseo del PMG, pasando de
formular compromisos a travs de indicadores a la formulacin
de compromisos establecidos en un Programa Marco.

Se establecieron objetivos de gestin y etapas de desarrollo
para 11 sistemas de gestin.

Se definieron Requisitos Tcnicos y Medios de Verificacin para
cada uno de los objetivos de gestin y etapas de desarrollo
establecidas para cada sistema.
Perodo 2001 2004
ANTECEDENTES: ETAPAS PMG


Perodo 2005 en adelante
ANTECEDENTES: ETAPAS PMG
La aplicacin de los PMG durante los aos 2001 - 2004 alcanz
niveles de desarrollo, en que un nmero de servicios (22) logran
las metas definidas. Es por esto que se consider necesaria la
aplicacin de un estndar externo que contine promoviendo la
excelencia en el servicio pblico, pero que tambin hiciera
reconocibles los logros por parte del conjunto de la sociedad.

Se incorpor el proceso de Certificacin ISO 9001:2000 de los
sistemas de gestin del Programa Marco del PMG.

Se utiliza toda la estructura y organizacin de la ISO internacional,
trabajando el tema con instituciones especialistas tanto en la
Preparacin de un proceso de Certificacin, como con aquellas
instituciones acreditadas para la Certificacin ISO.
3.2. Aspectos Metodolgicos


ASPECTOS METODOLGICOS DEL PMG
Principios
Programa Marco
Programa Marco Bsico
Programa Marco Avanzado
Focos o reas de Mejoramiento
Estructura del Programa Marco




Pertinente: las reas de mejoramiento del Mecanismo de
Incentivos Institucional deben responder a las prioridades
en el mbito del mejoramiento de la gestin.
Simple y Comprensible: las reas y objetivos de gestin
deben ser acotadas a un nmero posible de administrar y
adecuadamente comprendidos.
Exigente y Comparable: los objetivos deben garantizar el
desarrollo y mejoramiento de las reas que conforman el
Programa Marco. Deben ser comparables entre
instituciones, de modo que la evaluacin del cumplimiento y
la entrega del beneficio sea justa.
PRINCIPIOS
Participativo: la definicin de objetivos y su prioridad debe incorporar a
los funcionarios, a travs de equipos de trabajo y coordinaciones que
correspondan, informando del resultado del seguimiento y cumplimiento
final.
Flexible: la formulacin de los compromisos del Mecanismo de
Incentivo Institucional debe considerar las excepciones necesarias,
atendiendo a las diferencias en las funciones de los servicios pblicos.
Verificable: el cumplimiento debe ser verificado por actores externos a
la institucin que formula los compromisos a travs de medios
especficos, disponibles para quienes realicen este proceso.

PRINCIPIOS
PROGRAMA MARCO
Se propone un Programa Marco con el objeto de
contribuir al desarrollo de reas estratgicas para la
gestin pblica.

Se establecen las reas de mejoramiento, sistemas de
gestin, etapas de Desarrollo o Estados de Avance, de
cada sistema.

Las prioridades y ponderaciones las define cada
institucin

Programa Marco Bsico
Comprende 4 reas y 8 sistemas de gestin con 4 6
etapas de desarrollo cuya acreditacin o evaluacin se
realiza a travs de un externos a la institucin que
compromete los sistemas de gestin.

Programa Marco Avanzado
Incorpora los objetivos del Programa Marco Bsico y las
exigencias de la Norma ISO 9001:2000, stas ltimas en
orden a certificar cada uno de los sistemas de gestin.
(organismos especializados en Norma ISO, externos al
ejecutivo).


PROGRAMA MARCO
II. FORMULACIN PMG




EJEMPLO PROGRAMA MARCO 2007
FOCOS O REAS DE
MEJORAMIENTO
Recursos Humanos
Calidad de Atencin de Usuarios
Planificacin y Control de Gestin
Administracin Financiera
Enfoque de Gnero


Conjunto de reas de
mejoramiento de la gestin,
comunes para todas las
instituciones del sector pblico.
Cada rea del Programa Marco
est conformada por sistemas,
establecidos por el marco de
poltica en el mbito de la
modernizacin del sector
pblico.
Cada sistema se desarrolla en
etapas a la que se le ha definido
requisitos tcnicos.
Areas
Programa Marco
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
MARCO
Areas
Sistemas
Objetivos de Gestin/
Etapas de Desarrollo
Requisitos Tcnicos

Requisitos Normativos (ISO 9001: 2000)
P
M

B

s
i
c
o

P
M

A
v
a
n
z
a
d
o

ESTRUCTURA PROGRAMA
MARCO

AREAS OBJETIVOS SISTEMAS
ETAPAS
PMB
ETAPAS
PMA
Capacitacin 4 8
Higiene, Seguridad y
Mejoramiento de
Ambientes Laborales
4 8 RECURSOS HUMANOS
Contar con una funcin de recursos
humanas mejorada, desarrollada y
potenciada en materia de capacitacin,
ambientes laborales y mecanismos de
evaluacin de desempeo
Evaluacin de Desempeo 4 8
Oficina de Informacin,
Reclamos y Sugerencias
OIRS
6 10
CALIDAD DE ATENCIN A
USUARIOS
Contar con servicios e informacin
ofrecidos por el Estado a los
ciudadanos mejorados y simplificados,
disponiendo sistemas integrados de
informacin y recepcin de reclamos
mediante el uso de tecnologas de
informacin.
Gobierno Electrnico 4 4

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
MARCO
AREAS OBJETIVOS SISTEMAS
ETAPAS
PMB
ETAPAS
PMA
Planificacin / Control de
Gestin
6 10
Auditoria Interna 4 8
PLANIFICACIN /
CONTROL / GESTIN
TERRITORIAL
Contar con sistemas de informacin de
gestin y mecanismos regulares de
control y auditoria, incluyendo la
perspectiva territorial cuando
corresponda, que generen informacin
de desempeo para apoyar la toma de
decisiones y cuenta pblica de
resultados.
Gestin Territorial 4 4
Compras y Contrataciones
del Sector Pblico
6 10
ADMINISTRACIN
FINANCIERA
Contar con procesos mejorados,
mediante el uso de tecnologas de
informacin, que faciliten el acceso y
oportunidad a mayor y mejor
informacin.
Administracin Financiero
Contable
6 6
ENFOQUE DE GNERO
Contar con bienes y servicios pblicos
que entregan las Instituciones que
incorporan una perspectiva o enfoque
de gnero.
Enfoque de Gnero 4 4

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
MARCO POR SISTEMA
DIAGNOSTICO
DISEO
IMPLEMENTACION
EVALUACION

3.3.Mecanismo de Certificacin Externa
de Sistemas de Gestin de los PMG

Objetivo Programa Marco
Avanzado
Normalizar o estandarizar el desarrollo de los
sistemas de gestin definidos para los
servicios pblicos en el Programa Marco del
Programa de Mejoramiento de Gestin
(PMG), con estndares de calidad
predefinidos y certificado por organismo
externo al ejecutivo, reconocido nacional e
internacionalmente a travs del sistema de
certificacin Normas ISO 9001:2000



En el protocolo suscrito por el Gobierno y la
Comisin Mixta de Presupuestos del
Congreso Nacional, en el marco de la
discusin del Proyecto de Ley de
Presupuestos del Sector Pblico para el ao
2004, se acuerda promover un mecanismo
de certificacin externa reconocible
internacionalmente tipo normas ISO- con el
objeto que los PMG se consoliden como
instrumento de promocin de excelencia en
el Servicio Pblico.
Antecedentes


A) Sistemas: al menos dos sistemas al ao

B) Etapas: se desarrolla en etapas

C) Servicios: ingresan al mecanismo los servicios que cumplan
las etapas finales del programa marco bsico.


Proceso de Implementacin
ISO 9001:2000



I II III IV V VI
Capacitacin X
Higiene y Seguridad X
Evaluacin de Desempeo X
OIRS X
Gobierno Electrnico X
Planif./Control de Gestin X
Auditora Interna X
Gestin Territorial Integrada X
Compras y Contrataciones X
Administ. Financiero-Contable X
Enfoque de Gnero X
Sistemas (11)
Etapas
PROGRAMA MARCO BSICO

V VI VII VIII IX X
Capacitacin
Higiene y Seguridad
Evaluacin de Desempeo
OIRS
Planif./Control de Gestin
Auditora Interna
Compras y Contrataciones
Sistemas (7)
PROGRAMA MARCO AVANZADO
Gradualidad de la
Implementacin
A) Sistemas

B) Etapas

4 nuevas etapas de los sistemas a certificar:

Primera etapa: preparacin para la certificacin

Segunda etapa: certificacin del sistema en las
exigencias de la Norma ISO: 9001:2000.

A continuacin habrn dos etapas adicionales cuyas
exigencias sern la mantencin de la certificacin de
acuerdo a la norma.
Gradualidad de la
Implementacin
b) Etapa 1
Preparacin para la Certificacin
Elaboracin del manual de calidad para los
sistemas comprometidos
Contratacin consultor por el servicio
Ejecucin de auditorias internas de calidad
(deteccin de no conformidades/acciones
correctivas, anlisis de causa)
Capacitacin en norma ISO a funcionarios
involucrados
Diagnstico de Calidad y Programa de Trabajo
Definiciones Estratgicas(Poltica, Objetivos)
Definicin de Procesos y Documentacin
Implementacin : Aplicacin Manual de Calidad
Pre-certificacin: auditoria que detecta las
No conformidades con la norma ISO
Incorporacin modificaciones para
resolver las No conformidades
Seleccin y contratacin empresa
certificadora
Certificacin del sistema segn alcance
definido
Nota: La empresa certificadora debe ser completamente diferente a la empresa consultora externa de la
etapa de preparacin.
b) Etapa 2
Certificacin
Ejecucin auditorias de mantencin por
parte de la empresa certificadora
Mantencin de la certificacin del sistema
segn alcance definido
b) Etapas 3 y 4
Mantencin Certificacin
C) Servicios:

2005

22 servicios inician por primera vez la etapa de preparacin para
la certificacin de dos sistemas

2006

50 servicios inician por primera la etapa de preparacin para la
certificacin de dos sistemas
22 servicios inician por primera la etapa de certificacin de los
dos sistemas cuya preparacin se inici en el ao 2005
22 servicios continan la etapa de preparacin para la
certificacin de dos nuevos sistemas
Gradualidad de la Implementacin
C) Servicios (cont....)

2007

5 servicios inician por primera la etapa de preparacin para la
certificacin
22 servicios inician por primera vez la etapa de mantencin
de la certificacin cuya certificacin fue el ao 2006
50 servicios inician por primera vez la etapa de certificacin
de los 2 sistemas que prepararon para la certificacin
durante el 2006
72 servicios que continan en la etapa de preparacin para la
certificacin de nuevos sistemas

Gradualidad de la
Implementacin
Estrategia de Asistencia Tcnica
- DIPRES
Apoyo Tcnico
Apoyo Financiero
Manual de Referencia por sistema
Trminos de referencia para contratar
consultor externo para asistencia tcnica para
la etapa de preparacin para la certificacin
segn la norma ISO 9001:2000
Taller de Asistencia Tcnica para la
vinculacin de requisitos tcnicos del PMG y
requisitos normativos.
Informacin Registro Consultores INN
Apoyo Tcnico - DIPRES
- Reunin con Jefes de Servicios que
ingresan al PMA.
- Revisin de Diagnstico de calidad y
Programa de Trabajo
Preparacin para la certificacin, 50% del
costo total de las asesora.
Apoyo Financiero
Certificacin, 75% del costo total del
proceso de Certificacin.
3.4. Resultados del PMG
Resultados del Cumplimiento
del PMG 2006

Instituciones


Dotacin del Personal
Porcentaje de
asignacin por
Desempeo
Institucional
Porcentaje de
cumplimiento
N
Porcentaje de
Participacin
N
Porcentaje de
Participacin
5% 90%-100% 138 78% 62.308 91 %
2,5% 75%- 89% 32 18% 4.986 7 %
0% <75% 8 4% 1.116 2 %
Total 178 100% 68.410 100%

Evaluacin Cumplimiento PMG 2006
Resultados Generales
Evaluacin Cumplimiento PMG 2006
Resultados por Tramo

Tramo de Cumplimiento 90% - 100%
% de Servicios
66%
79%
75% 75%
86%
78%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2001 2002 2003 2004 2005 2006
Evaluacin Cumplimiento PMG 2006
Resultados por Funcionarios

Tramo Cumplimiento 90% - 100%
Nmero de Funcionarios
52.857
57.316
45.637
56.699
63.887
62.308
0
20.000
40.000
60.000
80.000
2001 2002 2003 2004 2005 2006
Evaluacin Cumplimiento PMG

N de instituciones que cumplen 100% de los objetivos
de gestin
0
20
40
60
80
100
120
2003 2004 2005 2006
Ao
N

d
e

I
n
s
t
Evaluacin Cumplimiento PMG 2006
Sistemas Comprometidos y Cumplidos

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180
Capacitacin
Higiene-Seguridad
Ev. Desempeo
OIRs
Gob. Elec.
Planif icacin
Auditoria Interna
Gestin Terr.
Compras
Financiero-Contable
Gnero
Servicios que comprometieron Sistemas el 2006 y su
cumplimiento
N de Servicios que comprometieron Sistemas N de Servicios que cumplieron Sistemas
Situacin Actual del proceso
de Certificacin
Situacin Actual. Servicio que ingresaron al
Programa Marco Avanzado el ao 2005. (22 Servicios)
0 5 10 15 20 25
Capacitacin
Higiene
Ev . Desempeo
SIAC
Planificacin
Auditoria
Compras
Marco Bsico 0 4 1 6 0 1 8
Mantencin 8 2 5 0 22 7 0
Certificacin
12 6 8 11 0 8 0
Preparacin 2 10 8 5 0 6 14
Capacitacin Higiene
Ev .
Desempeo
SIAC Planificacin Auditoria Compras
0 10 20 30 40 50 60
Capacit acin
Higiene
Ev. Desempeo
SIAC
Planif icacin
Audit oria
Compras
Eximidos
0 0 0 6 0 4 0
Marco Bsico
9 35 27 28 0 7 28
Mant encin
0 0 0 0 0 0 0
Cert if icacin
18 3 8 2 50 19 1
Preparacin
23 12 15 14 0 20 21
Capacit acin Higiene Ev. Desempeo SIAC Planif icacin Audit oria Compras
Situacin Actual. Servicio que ingresaron al
Programa Marco Avanzado el ao 2006 (50 Servicios)
0 1 2 3 4 5 6
Capacit acin
Higiene
Ev. Desempeo
SIAC
Planif icacin
Audit oria
Compras
Eximido
0 0 0 1 0 1 0
Marco Bsico
3 5 4 4 0 2 5
Mant encin
0 0 0 0 0 0 0
Cert if icacin
0 0 0 0 0 0 0
Preparacin
2 0 1 0 5 2 0
Capacit acin Higiene Ev. Desempeo SIAC Planif icacin Audit oria Compras
Situacin Actual. Servicio que ingresaron al
Programa Marco Avanzado el ao 2007 (5 Servicios)
Situacin Actual. Sistemas en Proceso de
Certificacin (77 Servicios)

Sistemas Preparacin Certificacin Mantencin Total
Planificacin 5 50 22 77
Capacitacin 28 30 8 66
Higiene y Seguridad 23 9 2 34
Evaluacin del Desempeo 25 16 5 46
Auditoria Interna 24 27 7 58
Sistema Integral de Atencin de Usuarios 20 13 0 33
IV. DESAFOS DEL
GOBIERNO
CENTRAL
DESAFO DEL GOBIERNO
CENTRAL
Programa Marco
Bsico
Programa Marco
Avanzado
Sistema de gestin
de Calidad
Modelos de Excelencia
de Gestin
Areas y Sistemas
de gestin
Areas y Sistemas de gestin
certificados en
Normas ISO 9001:2000
Provisin de Bienes y
Servicios certificados en
Norma ISO 9001:2000
Sistema de Gestin de
Calidad con puntajes
de excelencia
en Modelos de Gestin
FIN PRESENTACIN
www.dipres.cl/control de gestin
lisrael@dipres.cl
ecarvallo@dipres.cl
natacha.diaz@inn.cl





23 de Agosto 2007