"Los Programas de

Mejoramientos de la Gestin
(PMG) y las Normas ISO
9001:2000"

Luna Israel Lpez
Direccin de Presupuestos Ministerio de Hacienda
Julio 2006
Chile

Incentivos de tipo Individual. Corresponde a incentivos que se
pagan a un porcentaje de funcionarios de cada estamento asociado al
resultado del proceso de evaluacin del desempeo.

Incentivos de tipo Colectivo. Corresponde a incentivos que se pagan
a grupos o unidades de trabajo dentro de una institucin, generalmente
asociado al cumplimiento de metas de gestin del grupo de trabajo.

Incentivos de tipo Institucional. Corresponde a incentivos que se
pagan a todos los funcionarios o a todo un estamento de un servicio,
generalmente asociado al cumplimiento de metas comunes de gestin
institucional.
MECANISMOS DE INCENTIVO
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN (PMG)
199
182
26
0
50
100
150
200
Institucional
Tipos de Icentivo
Incentivo Institucional (199 Instituciones)
178
4
9
8
0 50 100 150 200
Ley 19.553 con PMG
Ley 19.553 sin PMG
Otras Leyes adscritos
PMG
Otras leyes No
Adscritos
N Instituciones por tipo de
incentivo

El cumplimiento de objetivos de gestin se asocia a un incentivo de
carcter monetario para los funcionarios que se desempean en los
servicios pblicos (Ley 19.553, 1998).
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN (PMG)

Perodo 1998 2000. Cumplimiento de metas asociados a Indicadores
de Desempeo.

Perodo 2001 2004. Cumplimiento de Objetivos de Gestin
establecidos en un Programa Marco.

Perodo 2005 en adelante. Cumplimiento de los requisitos normativos
ISO 9001:2000 para el Programa Marco del PMG.
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN (PMG)
Del anlisis del perodo 1998-2000 se concluy lo siguiente:

Metas auto-cumplidas, con bajas y diferenciadas exigencias por parte
de las instituciones frente a un mismo incentivo (No se cumplen los
principios de justicia, comparabilidad ni exigencia de las metas)

Los indicadores comprometidos eran mayoritariamente referidos a
temas de procesos internos

Se alcanzaban los mximos porcentajes de cumplimiento sin una
correlacin con el mejoramiento de gestin en las instituciones

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN (PMG)

Se realiz una modificacin en el diseo del PMG, pasando de
formular compromisos a travs de indicadores a la formulacin de
compromisos establecidos en un Programa Marco.
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN (PMG)
Perodo 2001 2004
PROGRAMA MARCO - OBJETIVOS Y PRINCIPIOS
Se define un Programa Marco con el objeto de contribuir al
desarrollo de reas estratgicas para la gestin pblica.

Pertinente: las reas de mejoramiento del PMG deben responder a las
prioridades en el mbito del mejoramiento de la gestin.

Simple y Comprensible: las reas y objetivos de gestin deben ser acotadas a
un nmero posible de administrar y adecuadamente comprendidos.

Exigente y Comparable: los objetivos deben garantizar el desarrollo y
mejoramiento de las reas que conforman el PMG. Deben ser comparables entre
instituciones, de modo que la evaluacin del cumplimiento y la entrega del
beneficio sea justa.

PRINCIPIOS
Participativo: la definicin de objetivos y su prioridad debe incorporar a los
funcionarios, a travs de equipos de trabajo y coordinaciones que correspondan,
informando del resultado del seguimiento y cumplimiento final.

Flexible: la formulacin del PMG debe considerar las excepciones necesarias,
atendiendo a las diferencias en las funciones de los servicios pblicos.

Verificable: el cumplimiento debe ser verificado a travs de medios
especficos, disponibles para quienes realicen este proceso.

PRINCIPIOS
FOCOS O REAS DE MEJORAMIENTO
Recursos Humanos
Calidad de Atencin de Usuarios
Planificacin y Control de Gestin
Administracin Financiera
Enfoque de Gnero


Conjunto de reas de mejoramiento
de la gestin, comunes para todas
las instituciones del sector pblico.

Cada rea del Programa Marco est
conformada por sistemas,
establecidos por el marco de
poltica en el mbito de la
modernizacin del sector pblico.

Cada sistema se desarrolla en
etapas a la que se le ha definido
requisitos tcnicos.
Areas
Programa Marco

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN (PMG)
Programa Marco Bsico
Comprende 5 reas y 11 sistemas de gestin con 4 6 etapas de desarrollo
cuya acreditacin o evaluacin se realiza a travs de una red de expertos, que
corresponden a organismos especializados al interior del ejecutivo.

Programa Marco Avanzado
Incorpora los objetivos del Programa Marco Bsico y las exigencias de la
Norma ISO 9001:2000, stas ltimas en orden a certificar cada uno de los
sistemas del PMG. (organismos especializados en Norma ISO, externos al
ejecutivo)


PROCESO DE FORMULACIN PMG
PROGRAMA MARCO AVANZADO
Antecedentes
Perodo 2005 en adelante

La aplicacin de los PMG durante los aos 2001 - 2004 alcanz
niveles de desarrollo, en que un gran nmero de servicios logran las
metas definidas. Es por esto que se consider necesaria la aplicacin de
un estndar externo que contine promoviendo la excelencia en el
servicio pblico, pero que tambin haga reconocibles los logros por
parte del conjunto de la sociedad.

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO AVANZADO
Areas
Sistemas
Objetivos de Gestin/
Etapas de Desarrollo
Requisitos Tcnicos

Requisitos Normativos (ISO 9001: 2000)
PROCESO DE FORMULACIN PMG
PROGRAMA MARCO AVANZADO
Mecanismo de Certificacin Externa de Sistemas de Gestin de los PMG

Objetivo

Normalizar o estandarizar el desarrollo de los sistemas de gestin
definidos para los servicios pblicos en el Programa Marco del
Programa de Mejoramiento de Gestin (PMG), con estndares de
calidad predefinidos y certificado por organismo externo al ejecutivo,
reconocido nacional e internacionalmente a travs del sistema de
certificacin Normas ISO 9001:2000.
PROGRAMA MARCO AVANZADO
NORMAS ISO 9001: 2000

CMO SE IMPLEMENTA?


I II III IV V VI
Capacitacin X
Higiene y Seguridad X
Evaluacin de Desempeo X
OIRS X
Gobierno Electrnico X
Planif./Control de Gestin X
Auditora Interna X
Gestin Territorial Integrada X
Compras y Contrataciones X
Administ. Financiero-Contable X
Enfoque de Gnero X
Sistemas
Etapas
PROGRAMA MARCO BSICO

V VI VII VIII IX X
Capacitacin
Higiene y Seguridad
Evaluacin de Desempeo
OIRS
Planif./Control de Gestin
Auditora Interna
Sistemas
PROGRAMA MARCO AVANZADO
Gradualidad en la Implementacin
Proceso de certificacin se realizar gradualmente:

A) Sistemas: al menos dos sistemas al ao

B) Etapas: se desarrolla en etapas

C) Servicios: ingresan al mecanismo los servicios que cumplan las
etapas finales del programa marco bsico.


PROCESO DE FORMULACIN PMG
PROGRAMA MARCO AVANZADO

A) Sistemas
Planificacin / Control de Gestin
Capacitacin
Higiene-Seguridad y Mejoramiento Ambientes de Trabajo
Evaluacin de Desempeo
Auditoria Interna.
Oficinas de Informacin, Reclamos y Sugerencias (OIRS)

PROCESO DE FORMULACIN PMG
PROGRAMA MARCO AVANZADO
B) Etapas: 4 nuevas etapas de los sistemas a certificar:

Primera etapa: preparacin para la certificacin
Segunda etapa: certificacin del sistema en las exigencias de
la Norma ISO: 9001:2000.
A continuacin habrn dos etapas adicionales cuyas
exigencias sern la mantencin de la certificacin de acuerdo
a la norma.
PROCESO DE FORMULACIN PMG
PROGRAMA MARCO AVANZADO
Elaboracin del manual de calidad para
los sistemas comprometidos
Aplicacin del manual de calidad
Contratacin consultor por el servicio
Ejecucin de auditorias internas para
detectar errores u omisiones
Capacitacin en norma ISO a
funcionarios involucrados
Anlisis de causas de no conformidades
e implementacin de acciones
correctivas y/o preventivas
PRIMERA ETAPA: PREPARACIN PARA LA CERTIFICACIN
Pre-certificacin: auditoria que detecta las
No conformidades con la norma ISO
Incorporacin modificaciones para
resolver las No conformidades
Seleccin y contratacin empresa
certificadora
Certificacin del sistema segn alcance
definido
Nota: La empresa certificadora debe ser completamente diferente a la empresa consultora externa de la
etapa de preparacin.
SEGUNDA ETAPA: CERTIFICACIN
Ejecucin auditorias de mantencin por
parte de la empresa certificadora
Mantencin de la certificacin del sistema
segn alcance definido
TERCERA Y CUARTA ETAPA: MANTENCIN CERTIFICACIN
C) Servicios:

2005
22 servicios inician la etapa de preparacin para la certificacin de
dos sistemas

2006
51 servicios inician la etapa de preparacin para la certificacin
de dos sistemas
22 servicios inician la etapa de certificacin de los dos sistemas
cuya preparacin se inici en el ao 2005
22 servicios inician la etapa de preparacin para la certificacin
de dos nuevos sistemas

PROCESO DE FORMULACIN PMG
PROGRAMA MARCO AVANZADO
Preparacin Certificacin 2006
Sistemas N de Servicios
Auditora 28
Evaluacin de Desempeo 16
Capacitacin 30
Higiene, Seguridad y
Mejoramiento de Ambientes de Trabajo 8
Planificacin y Control de Gestin 50
OIRS 12





Situacin Actual 2006


Certificacin 2006
Sistemas N de Servicios
Auditora 7
Evaluacin de Desempeo 5
Capacitacin 8
Higiene, Seguridad y
Mejoramiento de Ambientes de Trabajo 2
Planificacin y Control de Gestin 22




Situacin Actual 2006
Implementacin Norma ISO 9001:2000 en
el sistema PMG
Manual de Referencia por sistema
Trminos de referencia para contratar
consultor externo para asistencia tcnica para
la etapa de preparacin para la certificacin
segn la norma ISO 9001:2000
Nota: El manual de Referencia describe el estndar de calidad de los sistemas a certificar garantizando
una definicin homognea de dicho estndar consistente con las clusulas de la norma ISO 9001:2000, y
facilitando una visin nica y un lenguaje comn respecto de los sistemas certificables.
Taller de Asistencia Tcnica para la
vinculacin de requisitos tcnicos del PMG y
requisitos normativos.
Apoyo Financiero
Informacin Registro Consultores INN
APOYO TCNICO DIPRES
Aspectos crticos y Beneficios en
Implementacin Norma ISO- PMG
Aspectos crticos de la Implementacin ISO en los
sistemas del PMG
No contar con liderazgo y direccin del Jefe de servicio con
compromiso explicito en el proceso de mejoramiento de gestin
No Integrar y dar consistencia a la incorporacin de los nuevos
sistemas del PMG al sistema de gestin de calidad.
No Integrar el proceso de Revisin Gerencial como parte de la
gestin del servicio con el fin de evitar que existan dos sistemas de
gestin paralelos.
No Incorporar en el proceso de Preparacin para la Certificacin la
evaluacin del cumplimiento de metas de los sistemas de gestin del
PMG y su seguimiento como parte de las no conformidades de los
procesos a certificar. Al incorporarlo se asegura un anlisis de causa
detallado y un accin correctiva asociada, lo que permite la mejora.

No explicitar en los procedimientos operativos de los sistemas a
certificar los requisitos tcnicos relevantes para el PMG , con el
objeto de contribuir a una mejor definicin del estndar a certificar.

Aspectos crticos de la Implementacin ISO en los
sistemas del PMG continuacin.
Beneficios de la Implementacin ISO
realizada a los sistemas del PMG

Involucrar a las autoridades en los temas de gestin
institucional, contribuyendo a la pertinencia y relevancia
del proceso.
Considerar el proceso de implementacin de las Normas
ISO en la institucin, como una oportunidad y no como
un aspecto burocrtico para cumplir las normas sino para
mejorar el desempeo institucional.
Cambiar los paradigmas sobre como mejorar el
desempeo

Beneficios de la Implementacin ISO
realizada a los sistemas del PMG

Mejorar las prcticas de gestin institucional con el
apoyo de especialistas externos
Involucrar a otros actores institucionales en el proceso de
mejoramiento de gestin
Gradualmente se incorpora una cultura del mejoramiento
continuo

Desafos Gobierno Central
Programa Marco
Bsico
Programa Marco
Avanzado
Sistema de gestin
de Calidad
Modelos de Excelencia
de Gestin
Areas y Sistemas
PMG
Areas y Sistemas PMG
certificados en
Normas ISO 9001:2000
Provisin de Bienes y
Servicios certificados en
Norma ISO 9001:2000
Sistema de Gestin de
Calidad con puntajes
de excelencia
en Modelos de Gestin




"Los Programas de
Mejoramientos de la Gestin
(PMG) y las Normas ISO
9001:2000"

Luna Israel Lpez
Julio 2006
Chile