Polticas y procedimientos

Las polticas de una compaa tienen por objeto orientar la accin, por lo cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas concretas.
Madeline

Poltica es:

Una gua para las decisiones administrativas.

El punto de vista de una organizacin. Un modo de explotacin y de direccin de los diversos sectores de la gestin. Una ley administrativa interna que rige las decisiones en el seno de la organizacin.

Criterios generales que tienen por objeto orientar la accin.

Clasificacin de las polticas Por la forma de origen, se divide en:

Externamente Polticas

impuestas formuladas

de apelacin

Expresamente

Por su extensin pueden ser:

Generales.

Particulares

Tcnicas para la aplicacin de las polticas

Se siguen 5 pasos o etapas: elaboracin, aprobacin, difusin e interpretacin, aplicacin, practica y revisin.

Elaboracin:

Investigacin. Determinar los resultados a obtener, determinar el objetivo que se persigue , reunir toda la informacin necesaria respecto al tema que se trate.

Ejecucin:

Definicin: hacer una exposicin clara y precisa del asunto enunciando las caractersticas y cualidades del tema a tratar, verificando que sea lo mas sencillo posible pero sin caer en omisiones. en este punto es necesario explicar de una manera clara y sencilla a quien, cuando y porque se consideran dentro de los casos de la aplicacin de la poltica en cuestin.

Aplicacin:

Procedimiento: explicar clara y detalladamente cuales son los pasos a seguir para llevar a cabo la aplicacin correcta de la poltica en cuestin.
Responsable: definir al responsable o responsables de la correcta aplicacin y coordinacin de la poltica o polticas en los departamentos afectados por dichas aplicaciones.

Funcionario

Aprobacin:
a)

Verificar la precisin y brevedad del proyecto de poltica, vigilando que est completo, que sea necesario y que responda al objetivo propuesto.

b)

Buscar una opinin tcnica componente para verificar el fundamento correcto de su contenido, corroborando si es o no aplicable de acuerdo con la prctica, qu efecto producir sobre la posicin de la empresa, y si es necesaria otra investigacin antes de recomendar l aplicacin de la poltica.
Obtener la aprobacin del comit y/o el director general de la empresa. Obtener la opinin de todos aquellos jefes de departamento a quienes afectar la aplicacin de la poltica propuesta.
Licelote

c)

d)

 Difusin e interpretacin:
a) b) c)

Realizar la difusin de preferentemente por medios orales.

las

polticas

Hacer la difusin de las polticas en todos los niveles en los cuales se van a aplicar. Verificar si las polticas han sido entendidas perfectamente, sobre todo por los jefes de departamento afectados por la difusin de dichas polticas. Designar a la persona, personas u rganos directivos de la empresa, los cuales en caso de duda o conflicto, interpreten las polticas de acuerdo con el
tema que se trate, as como para reformar o derogar las polticas aprobadas.

d)

Aplicacin

en la prctica:

a) Asegurar la comprensin uniforme y el respeto en la aplicacin de las polticas, por medio de las personas y rganos directivos autorizados. En caso concreto de varias empresas ser el comit y/o el director general, tratndose de polticas del orden general, y el jefe de departamento afectados por la poltica, cuando sta se refiera especficamente a estos departamentos, segn sea en caso. b) Asignar responsabilidad de los controles administrativos referentes a las polticas, a los jefes de departamento, cuando las polticas se refieran a sus departamentos, y al comit, cuando las polticas sean de orden general. c) La coordinacin de todas las polticas, as como sus aplicaciones y desviaciones, quedar a cardo del comit y se notificar a la direccin de la empresa de los trabajos al respecto.

Revisin
a)

de las polticas:

Revisar peridicamente las polticas, fijando una fecha para tal efecto, procurando mantenerlas al da.

b)

Vigilar y evaluar el respeto de las polticas en toda la organizacin, as como vigilar y verificar la correcta aplicacin de las polticas en los diferentes departamentos e investigar, en su caso, por qu se han dejado de aplicar.
Tomar medidas correctivas para remediar la situacin.

c)

Definicin
El procedimiento es una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesin cronolgica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.

Caractersticas
Completas

Coherentes
Estables

Flexibles
Continuidad

Naturaleza y clase de procedimientos

La naturaleza de procedimientos se encuentra apoyada en la tendencia humana de seguir la lnea del menor esfuerzo, es decir, en el trabajo diario evitar el estar decidiendo a cada paso, que hacer?, cmo hacerlo?... etc., Lo cual se logra estableciendo los procedimientos que indican las rutinas fijadas para la resolucin de los diferentes aspectos del trabajo. Los procedimientos pueden ser:

Para producir un artculo:............fbricas Para tramitar un documento:......gobierno Para lograr un servicio:...............bancos.

Para vender un producto:...........comercios

Ubicacin de los procedimientos (planeacin) en la teora de la administracin

Los procedimientos se consideran en el tercer nivel de la planeacin; es decir, en el primer plano se encuentra los objetivos; en el segundo las polticas y en el tercero los procedimientos. Niveles
1 2 3

El objetivo seala la meta a alcanzar.

las polticas trazan un camino de cmo llegar a esas metas; esto lo hace en trminos generales, conscientes. Los procedimientos indican paso a paso cmo realizar las actividades fijadas o trazadas por la poltica. Se hace trabajos especficos y no deben ser interpretados para su aplicacin.

Objetivos de su estudio
El objetivo primordial bsico de todo estudio de procedimientos es simplificar los mtodos de trabajos, eliminar las operaciones y la papelera innecesarias, con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades.

Sin embargo, existen objetivos secundarios o accesorios como:

Eliminar operaciones, combinndolas entre s o suprimindolas. Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficiencia.

Eliminar transportes innecesarios o reducirlos el mnimo para ahorrar tiempo.

Eliminar las demoras con el mismo fin de ahorrar tiempo. Centralizar las inspecciones conservando el control interno.

Situar las inspecciones en los puntos clave.

Eliminar estacionamientos aparentemente necesarios para evitar los
cuellos de botella(amontonamiento, difcil fluidez de trmites) etctera.

Orquidia

Lineamientos que se deben seguir para el estudio de procedimientos

Seleccionar

estudiar.

el trabajo o procedimiento que se va a

Registrar Examinar

todos los datos relativos al procedimiento.

crticamente los datos del procedimiento, teniendo en cuenta las seis preguntas.
el procedimiento ms adecuado, segn los objetivos y polticas del organismo de que se trate. procedimiento propuesto.

Desarrollar Adoptar el Mantener

actualizado el procedimiento, estableciendo los controles adecuados.

Seleccin del procedimiento a estudiar

Se deben considerar tres tipos de factores para la seleccin:
De De

orden econmico. orden tcnico. relaciones humanas.

Las

Registros de

datos

Para un registro de datos se deben cumplir simultneamente las tcnicas de la entrevista dirigida y de la observacin directa, cuidando de anotar todos los datos que se vayan recabando y observando del entrevistado en el rea de trabajo, en la prctica diaria.

Una vez que se han registrado todos los datos del procedimiento, se debern revisar para asegurarse que estn todas las operaciones. Despus se debern diagramar, utilizando los smbolos mencionados en la forma de registro del procedimiento, con el fin de observar grficamente el flujo de las operaciones y el de documentos. En el primero, se diagraman todas las operaciones que se dan en el procedimiento, impliquen o no el uso de las formas de documentos; y en el segundo, slo se diagrama el flujo de las formas, es decir, su distribucin.

Examen crtico del procedimiento

Cuando ya se ha registrado totalmente el procedimiento y se ha diagramado como mejor convenga, dar principio el examen crtico del mismo, el cual se basa en que en todo procedimiento pueden distinguirse dos clases bsicas de actividades:

Aquellas en que sucede efectivamente algo al sujeto de procedimientos, se modifica, se le aade algo o se examina. Aquellas en las que no le ocurre nada, sino que queda almacenado o indicativo por alguna espera.

Adoptar el procedimiento propuesto

Para obtener este punto es necesaria la aprobacin de la direccin, y para solicitarla es necesario preparar un informe que contenga bsicamente los siguientes puntos:

Costos relativos a cada procedimiento, tanto del actual como del propuesto.

Costo de la procedimiento

implantacin

del

nuevo
para

Decisiones ejecutivas necesarias implantar el nuevo mtodo.

Ronald

Antes de someterlo a aprobacin es preciso discutirlo con el jefe del departamento y lograr su apoyo y colaboracin. Por lo tanto, se puede resumir su implantacin en los siguientes puntos:
Obtener Obtener Obtener

aceptacin de los jefes de departamento. aprobacin de la direccin.

la aprobacin de los empleados afectados con el cambio. el nuevo procedimiento a quienes habrn de aplicarlo. su aplicacin para asegurarse de que se lleva a cabo segn se plane.

Ensear

Supervisar

Elementos del procedimiento

Conjunto de polticas

Conjunto de actividades

permiten

Fabricar un bien Realizar un servicio Diagnosticar una situacin Proporcionar informacin

Estructura del procedimiento

Mtodos Secuencia Comportamiento Organizacional Materiales y ubicacin Procedimientos Actividades Formatos Relaciones Coordinacin mbito de competencia Polticas

Operaciones

Control

Decisiones

Marco general Procesos Existentes Lineamientos de modernizacin administrativa

Identificacin de etapas bsicas

Anlisis e identificaci n de requisitos e informaci n de entrada Levantami ento de informaci n general y estructura cin

Identifica cin de producto s y/o servicios a alcanzar

Determinac in del objetivo del procedimie nto

Marco jurdico

Anlisis de delegacin de facultades y desconcentracin administrativa

Determinacin de etapas clave y niveles de decisin

Seleccin de la alternativa a implantar

Revisin de la propuesta en cuanto a practicas y procedimient os establecidos

Proyecto del procedimiento Ajustes

Objetivos Responsabilidades Polticas Descripcin del procedimiento Flujogramas Formatos Estudios complementarios

Desarrollo de la propuesta

Reestructuracin orgnica

Anlisis y diseo de formatos

Duplicidades Antecedentes Manuales administrativo s Procedimiento s vigentes Procedimiento s similares y dependientes Marco jurdico Anlisis del procedimie nto Aplicacin de tcnicas de simplificaci n

Etapas e informacin innecesaria Tiempos ociosos

Anlisis de modificacione s

Formas de control

Simplificacin de procedimientos

Obtencin de alternativas Elaboracin de polticas de operacin

Etapas complementari as (flujo operativo) Informacin necesaria Volumen, caractersticas secuencias Responsabilida des y puestos Obtenci n de alternati vas Programac in, control y evaluacin en el procedimie nto Anlisis de alternativa s Grado de dificultad en la operacin Tiempos

Anlisi s del proceso a travs de las etapas clave

Costos

Recursos necesarios

Anlisis y diseo de formatos

Complejidad de implantacin