Auditorias Internas de

Calidad

Capacitaciones Ocupacionales Sociedad Ltda.

 1. Auditorias Internas
de Calidad
1.1 Concepto de Auditoria

• Un examen sistemático de los procesos cuyo objetivo

es determinar si las actividades y los resultados
especificados cumplen con las especificaciones y, son
adecuadas para alcanzar los objetivos previstos
 1.2. Definiciones
• Auditoria : Proceso sistemático,
independiente y documentado para obtener
Evidencias de la auditoria y evaluarlas
objetivamente a fin de determinar hasta que punto
se cumplen los Criterios de auditoria.
• Auditoria combinada : Cuando los
Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental se
auditan conjuntamente.
• Auditoria conjunta : Cuando dos o más
organizaciones cooperan a fin de auditar a un
solo auditado.
• Criterios de Auditoria : Conjunto de
políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como una referencia.
• Evidencias de la Auditoria : Registros,
 1.2. Definiciones
(2)

• Hallazgos de la Auditoria : Resultados de la

evaluación de las evidencias de la auditoria frente
a los criterios de la auditoria.
• Conclusión de la Auditoria : Resultado de
una Auditoria, entregada por el equipo auditor
después de la consideración de los objetivos de la
auditoria y de todos los hallazgos de la auditoria.
• Cliente de la Auditoria : Organización o
persona que solicita la auditoria.

• Auditado : Organización objeto de una

auditoria.
• Auditor : Persona con la competencia para
realizar una auditoria.
 1.2. Definiciones
(3)
• Equipo Auditor : Uno a más auditores que
realizan una auditoria, ayudado por expertos
técnicos, si es necesario.
• Experto Técnico : Persona que aporta
conocimientos específicos o experiencia al
equipo auditor.
• Programa de Auditoria : Conjunto de una o
más auditorias planificadas para un período
específico y dirigidas hacia un propósito
específico.

• Plan de Auditoria : Descripción de las

actividades in situ y de las disposiciones para
una auditoria.
• Alcance de la Auditoria : Extensión y
 1.3 Tipos de
Auditoria
Según quién las
realiza
• Primera parte: Estas auditorias son
realizadas bajo requerimiento de la
organización. Su finalidad principal es
proporcionar confianza acerca del
funcionamiento de la organización de acuerdo
a lo establecido en las políticas o planificación
de calidad. También son conocidas como
“Auditorias internas”
 1.3 Tipos de
Auditoria
Según quién las realiza (2)

• Segunda Parte: Estas Auditorias son realizadas por

un cliente a un proveedor.

• Tercera Parte : Estas auditorias son realizadas por

organismos independientes y tienen como objetivo
proveer evidencia objetiva sobre el estado del Sistema
de Calidad y de los procesos o productos de una
organización. Generalmente estas auditorias conducen
a un proceso de Certificación y Registro.
 1.3 Tipos de
Auditoria
Según cuando se
realizan
• Programada: Son aquellas auditorias que responden a un
programa y a un plan de auditoria, informado y conocido.

• Por Requerimiento : Son aquellas auditorias no programadas

y que se solicitan para obtener información específica.

• Pre-Auditoría : Son las auditorias que se realizan para decidir

si es posible enfrentar exitosamente una auditoria de segunda o
tercera parte.

• De Seguimiento : Son aquellas auditorias que se realizan con

posterioridad a una auditoria particular, con el fin de verificar la
solución a las no conformidades detectadas.

• Sin Aviso : Son realizadas cuando se presumen falencias

graves en el Sistema de Calidad de la Organización.
 1.6 Tipos de
Auditoria
Según a qué está enfocada

• Auditoria de Sistemas: Está orientada a verificar la operación del

Sistema de Calidad de la organización, su diseño, su estructura , los
responsables, su aplicación, etc.

• Auditoria de Proceso : Está orientada a verificar los

procedimientos, documentos y el funcionamiento de los procesos.

• Auditoria de Producto: Está orientada a verificar la calidad del

producto, respecto a su funcionalidad , confiabilidad o
adaptabilidad.
 2. Objetivos
Generales

• Se aplica a todas las organizaciones

que tienen la necesidad de conducir y
gestionar auditorias de Sistemas de Gestión
de la Calidad y/o Ambiental , Internas o
Externas.

• Se puede aplicar a otro tipos de

Auditorias, pero debe considerarse en
especial la competencia necesaria del
equipo auditor.
 3. Principios de
Auditoria
• La auditoria es una herramienta eficiente y confiable para
apoyar las políticas y controles de gestión,
proporcionando información sobre la cual una
organización puede actuar para mejorar su desempeño.

3.1 Conducta Ética

“El fundamento del profesionalismo”
La confianza, integridad, la confidencialidad y la
discreción son esenciales en la auditoria.
 3.2 Presentación Imparcial

“ La obligación de informar con sinceridad y exactitud”.

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria

reflejan verdaderamente y exactamente las actividades
de la auditoria. Se informan los obstáculos
significativos encontrados durante la auditoria y no
resueltos o de las opiniones divergentes entre el
equipo auditor y el auditado.
 3.3 Debido cuidado profesional
“ La aplicación de diligencia y criterio en la auditoría”.

• Los auditores proceden con cuidado de acuerdo con la

importancia de la tarea que deben desempeñar y la
confianza puesta en ellos por el cliente de la auditoria y
por otras partes interesadas. El tener la necesaria
competencia es un requisito previo importante.
 3.4 Independencia
“ La base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones
de la auditoria”

• Los auditores son independientes de la actividad que es

auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses.

• Los auditores mantienen un estado de ánimo objetivo a lo

largo del proceso de auditoria para asegurarse que los
hallazgos y conclusiones estarán basados sólo en la
evidencia.
 3.5 Evidencia

“ La base racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fidedignas y

reproducibles en un proceso de auditoria sistemático”

• La evidencia en la auditoria es verificable. Esta basada en muestras

de la información disponible, ya que una auditoria es llevada a cabo
durante un período de tiempo y con recursos finitos. El uso
apropiado de la toma de muestras está estrechamente relacionado
con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la
auditoria.
 4. Programa de
Auditoria
• El programa de auditoria puede incluir una, algunas o muchas auditorias,
así como auditorias combinadas y conjuntas.

• Una organización puede establecer más de un programa de auditoria.

• La alta dirección de la organización debe otorgar la autoridad para la

gestión del programa de auditoria.
 4.1 Aquellos responsables de la
Gestión del Programa de
• Auditoria
Establecer deben:
los objetivos y la extensión del Programa de Auditoria.

• Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.

• Asegurar la implementación del Programa de Auditoria.

• Monitorear, revisar y mejorar el Programa de Auditoria.

• Asegurar que los registros apropiados del Programa de Auditoria se

mantienen.
4.2 Implementación del
Programa de Auditoria
• Debe Incluir:
• La comunicación del Programa de Auditoria a las
partes pertinentes.

• La programación y coordinación de la auditorias y

otras actividades del Programa de Auditoria.

• El establecimiento y mantenimiento de un proceso

para la evaluación en curso de las necesidades de
formación y desarrollo profesional continuo de los
auditores.
4.2 Implementación del
Programa de Auditoria
(2)
• Asegurarse de la designación de los equipos
auditores.

• Facilitar los recursos requeridos para los equipos

auditores.

• Asegurarse del desempeño de los auditores de

acuerdo con el Programa de Auditoria.
 4.2 Implementación del
Programa de Auditoria (3)
• Asegurarse del Control de los Registros de las
actividades de la auditoria.

• Asegurarse de la revisión y aprobación de los

informes de auditoria.

• Asegurarse de su distribución al cliente de la

auditoria y a otras partes especificadas.
 5. Ejecución de la Auditoria

Responsabilidades del Encargado

del Sistema
• El Gerente de Calidad debe fijar el alcance,
extensión y tipo de auditoria.

• Tener un formato para los informes.

• Los resultados se basan en evidencias objetivas.

• Se audita el Sistema de Calidad completo.

 6. Documentación necesaria
para auditar

• Plan de Auditoria.

• Manual de Calidad y Documentación del

Sistema de Calidad.

• Lista de Chequeo (verificación).

 7 Procedimiento de
Auditoria.
• Objetivo.
• Alcance
• Responsabilidades
• Actividades del Procedimiento
• Registros
• Anexos
 8. Reunión Inicial

8.1 Objetivos
Generales
• Revisar el Plan de Auditoria.

• Dar un pequeño resumen de cómo se realizarán

las actividades de auditoria.

• Confirmar los canales de comunicación.

• Dar oportunidad al auditado de hacer preguntas.

 8.2 Objetivos Específicos

• Presentación de los participantes, incluyendo una indicación de

los Roles.

• Confirmación de los objetivos de la auditoria, campo de

aplicación y criterios.

• Confirmación del horario y otra información relevante acordada

con el auditado, como fecha, tiempo para la reunión final.

• Métodos y Procedimientos que se deben usar para realizar la

auditoria.

• Confirmación del idioma que se va a utilizar durante la

auditoria.
 8.2 Objetivos
Específicos (2)
• Confirmación de la duración de la auditoria. El auditado será
informado del progreso de la auditoria.

• Confirmación de los recursos y facilidades necesarias para el

equipo auditor y que necesita tener disponible el equipo
auditor.

• Confirmación de los asuntos relacionados con la

confidencialidad.

• Confirmación de los procedimientos relevantes de seguridad

en el trabajo.

• Graduación de las No conformidades.

• Condiciones bajo las cuales puede terminar la auditoria.

 9. Competencia de los
Auditores
• Conocimientos y habilidades específicas.

• Conocimientos y habilidades genéricas.

• Atributos personales.

• Formación Académica.

• Experiencia Laboral.

• Formación de Auditor.

• Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes

para los auditores de Sistemas de Calidad y Ambiental y
algunos son específicos para los auditores de cada una de
las disciplinas.
9.1 El Equipo Auditor - Conocimientos
y habilidades del Auditor Líder
• Planificar la auditoria y hacer un uso eficaz de los
recursos durante ella.

• Representar al equipo auditor en las comunicaciones

con el cliente y el auditado.

• Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor.

• Conducir al equipo auditor para alcanzar conclusiones

de la auditoria.

• Prevenir y resolver conflictos.

• Preparar y entregar el Informe de Auditoria.

9.2 El Equipo Auditor - Conocimientos
y habilidades
de los Auditores
• Métodos y técnicas relativas a la calidad – Para
examinar los Sistemas de Gestión de la Calidad y
generar evidencias y conclusiones de la auditoria
apropiadas.

• Terminología de calidad.

• Principios de Gestión de Calidad y su Aplicación.

• Productos, incluyendo servicios y procesos operativos.

• Terminología específica del sector.

• Características técnicas de los procesos y productos,

incluyendo servicios.
9.3 El Equipo Auditor –
Cualidades Personales

• Ético, Imparcial, Sincero Honesto y Discreto

• Actitud abierta.
• Diplomático – mucho tacto
• Observador
• Perspicaz
• Versátil – adaptarse a diferentes situaciones.
• Tenaz – persistente en su objetivo
• Independiente
• Lograr conclusiones oportunas, basadas en el
razonamiento lógico y el análisis
 10. Ejemplos de Tratamiento de No
conformidades

Acción Correctiva Nº xxxx

No Conformidad Nº xxxx

Se detectan productos No conformes en la bodega sin la

identificación descrita en el PR-13-01 y sin que quede registro
documentado del tratamiento realizado
Causa ¿Por qué se ha producido?
Desconocimiento de los responsables correspondientes
del PR-13-01
Acciones Correctivas. Para solucionar la causa
1. Preparar un charla de capacitación de 2 horas sobre el PR-
13-01 para el personal que realizan las inspecciones en la
bodega
2. Revisar la bodega por si hubiere otros productos sin
identificar

Responsable de la implantación: Cargo que persona ocupa

en la organización NO NOMBRES
Jefe de Bodega de Despacho
Plazo de Ejecución . 07-Agosto-2006

Firma : Jefe Directo

Verificación de la Implantación de las acciones

1. La capacitación fue impartida el día 5 de Agosto de 2006 (ver

registro de capacitación)
2. Se ha revisado la bodega los días 03 y 04 de Agosto de 2006
y no se han detectado otros productos No conformes sin
identificar

3. Firma : Jefe
 10. Ejemplos de Tratamiento de No
conformidades (2)

Acción Correctiva Nº xxxx

No Conformidad Nº xxxx

Se detectan productos No conformes en la bodega sin la

identificación descrita en el PR-13-01 y sin que quede registro
documentado del tratamiento realizado
Causa
No están identificados los productos No conformes
 Acciones Correctivas.

Registrar el tratamiento que se entregó

Responsable de la implantación:

Bodega de Despacho

Plazo de Ejecución : Un Mes

Firma : Jefe Directo

Verificación de la Implantación de las acciones

Se verificará que están identificados los productos No conformes

detectados en la auditoria

• Firma : Jefe
 11. Ejemplos de Descripciones de No
conformidades

1. En cuanto a la documentación del sistema, algunos

procedimientos no tienen el mismo nombre que en la lista de
documentación vigente.
2. El diagrama de flujo (proceso) incluido en el Manual de
Calidad no se ajusta a la realidad de la organización .
3. La Política de Calidad de la empresa publicada en la sala de
reuniones no ha cambiado su logo institucional .
4. En relación a los objetivos planteados, tal como se
establecen para sistema en el Manual de Calidad, no se
aprecia la mejora esperada de los indicadores a través del
tiempo, sólo establecen valores de partida
11. Ejemplos de Descripciones de No
conformidades (2)

5. Falta establecer claramente el Procedimiento PR-10

Capacitación Interna, la metodología de medición de la
verificación de la eficacia en el tiempo, de las formaciones
impartidas al personal interno y si esto se va hacer extensivo
a los relatores de la OTEC.
6. En el curso de Sistema de gestión de la calidad , no ha sido
evaluada la eficacia de la formación entregada, para ver la
efectividad del curso en la persona.
Continuará………

Julio
2006