Universidad Autnoma de Santo Domingo

(UASD)

ESTUDIANTES:
Pamela Mercedes Martinez.----100163227 Maria Escarraman Lantigua.----100162890

CONTROL ADMINISTRATIVO

9.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL

CONTROL ADMINISTRATIVO:

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico. A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema: Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO: El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

9.2 NATURALEZA Y ALCANCE DEL CONTROL :

Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especficas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.

ALCANDE DEL CONTROL ADMINISTRATIVO:

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo. Las principales reas de control en la empresa son: reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes: Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.

9.3 EL PROCESO BASICO DEL CONTROL ADMINISTRATIVO:

Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeacin, organizacin, direccin y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo. PLANEACIN: La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin ".A. Reyes Ponce. La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernndez Arenas. ORGANIZACIN: Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmn V. DIRECCIN: Consiste en coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las metas de la organizacin. Burt K. Scanlan. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperacin del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivacin y supervisin. Lerner y Baker. EJECUCIN.Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin.

9.4 TIPOS Y CARACTERISTICAS DE LOS

SISTEMAS DE CONTROL:

Es el proceso mediante el cual la administracin se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en funcin de los objetivos planeados por la organizacin. La importancia del control administrativo, se da ya que las organizaciones son perfectibles y estn dispuestas a encontrar sus fallas y corregirlas. Existen tres tipos de controles (sistemas utilizados): Control Direccional: consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben ejecutarse antes de completar la operacin. Control Selectivo: consiste en la verificacin de muestras de determinadas operaciones para detectar si se cumplen los requisitos previstos, para as determinar si se puede continuar con el proceso.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL:

Los sistemas de control eficaces suelen tener ciertas caractersticas en comn. La importancia de esas caractersticas vara segn la situacin, pero podemos generalizar que las siguientes caractersticas debern hacer un sistema de control eficaz. Precisin: un sistema de control que genera informacin imprecisa puede inducir a la gerencia a no actuar cuando debera hacerlo o a reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporcionar datos vlidos. Oportunidad: Los controles deberan llamar la atencin de los gerentes en forma oportuna cuando se producen variaciones, a fin de prevenir efectos graves en perjuicios del rendimiento de una unidad. Flexibilidad: Los controles eficaces deben ser suficientes flexibles para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

9.5 DISEO DE SISTEMAS DE CONTROL EFECTIVO:

Los gerentes enfrentan una serie de retos para disear sistemas de control, que ofrezcan retroinformacin en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la organizacin. La mayor parte de estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a que se debe de controlar y con qu frecuencia se debe de medir el avance. Tratar de controlar demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede enojar y desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energa y dinero. Es ms los gerentes que encuentren quiz se concentren en factores fciles de medir, por ejemplo la cantidad de personas atendidas en un restaurante, y desatiendan ms difciles de medir, por ejemplo, la satisfaccin de la comida. Empero, largo plazo, la satisfaccin de la comida podra ser ms importante que la cantidad de personas atendidas en un periodo dado. La mayor parte de estos problemas se pueden evitar mediante el anlisis que identifique las reas clave del desempeo y los puntos estratgicos de control.

Etapas de Control Establecimiento de estndares Medicin de resultados Correccin Retroalimentacin

9.6 REGISTRO DE OPERACIONES Y

EVALUACION DE RESULTADOS:

Significado y lugar de la evaluacin El paso final en el proceso administrativo es el progreso de la organizacin hacia los objetivos establecidos. Cuando no se toma tiempo para evaluar lo que se ha hecho, el lder o administrador se siente inseguro e insatisfecho, pues no puede decir a ciencia cierta que hizo ni como se hizo. Los trminos evaluacin y control se usan indistintamente en el campo de la administracin, aunque hay pequeas diferencias entre ambos. Se conoce como control a la evaluacin parcial a diferencia de la evaluacin final. El control consiste en ver que cada cosa sea hecha de acuerdo con el plan adoptado lo establecido por la organizacin y las ordenes que se han dado. La palabra control tiene un significado tcnico en la terminologa administrativa. Se refiere a la corriente de informacin sobre el progreso de las operaciones y la produccin. Esto se considera algunas veces como retroalimentacin. Por eso el control y planeacin caminan de la mano.

9.7 PROCESO DE RETROALIMENTACION:

La retroalimentacin es un ingrediente esencial en cualquier proceso de control. Ofrece la informacin para las decisiones que ajustan el sistema. En la medida en que se aplican los planes, el sistema es vigilado o seguido a fin de determinar si el desempeo est dentro de lo previsto y si se est cumpliendo con los objetivos. La retroalimentacin generalmente se obtiene con referencia tanto a los fines buscados y los medios diseados para alcanzarlos. En los sistemas relativamente cerrados, la retroalimentacin es recibida por los seres humanos que la procesan y deciden en torno a acciones apropiadas. Se pueden disear muchos tipos de sistemas de retroalimentacin para facilitar el control. El tipo y la complejidad de la retroalimentacin requerida dependen tambin de la interrelacin de los subsistemas de la organizacin.

EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION

El control administrativo es en esencia el mismo proceso bsico que se encuentra en sistemas fsicos, biolgicos y sociales. El regulador de una mquina a vapor es un sistema simple de retroalimentacin mecnica; en otras palabras, es un sistema de retroalimentacin para el control. Para controlar el sistema de una mquina bajo diferentes condiciones de carga se hacen rodar pesas (bolas). A medida que aumenta la velocidad, la fuerza centrfuga hace que esas pesas ejerzan una presin hacia fuera, la cual a su vez transmite una presin (un mensaje) para cortar la velocidad de entrada del vapor y, de esta manera, reducir la velocidad. Cuando se reduce la velocidad, ocurre lo contrario.