CAPTULO 5

DISTRIBUCIN DEL ESPACIO EN LAS REAS DE TRABAJO

INTRODUCCION
En el ambito de la practica administrativa, el analisis de la distribucion del espacio de las areas de trabajo de cualquier organizacion constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que este se realiza.

La estrecha relacion que existe entre las condiciones fisicas que conforman el medio en el que el personal lleva a cabo sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armonicas estructuras de organizacion, ni con idoneos sistemas y procedimientos de trabajo: es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo para convertirlo en un factor de productividad.

CONCEPTO
La expresion distribucion del espacio se refiere a la disposicion fisica de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicacion de las instalaciones para la atencion y servicios al personal y a los clientes.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

Factores que lo originan Aspectos organizacionales Estrategia Estructura Cultura organizacional Liderazgo Responsabilidad de su ejecucin

FACTORES QUE LO ORIGINAN

El estudio y la eficaz disposicion del espacio en las unidades de una organizacion se realizan cuando se presentan alguna o varias de las situaciones que se mencionan a continuacion:
a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. Reformas en la estructura de la organizacion. Modificacion de los sistemas y procedimientos de trabajo. Implementacion de una dinamica de trabajo basada en procesos. Como respuesta a las propuestas del personal. Incremento del volumen de trabajo. Aumento o disminucion de personal. Reubicacion o remodelacion de las instalaciones de trabajo. Renovacion del mobiliario y equipo. Atencion de las necesidades del servicio a clientes. Aprovechamiento optimo de recursos. Reformas al marco legal ambiental. Observancia de normas de higiene, seguridad y calidad ambiental.

ASPECTOS ORGANIZACIONALES: ESTRATEGIA

La distribucin del espacio contribuye a que el esfuerzo competitivo y enfoque de negocio de la organizacin produzcan resultados con un desempeo superior al estndar de su industria. Para que la implementacin de las estrategias fortalezca la correcta disposicin del espacio en las unidades de una organizacin es necesario tomar en cuenta los elementos siguientes: Ser acordes con la misin y objetivos trazados. Incluir sus niveles de aplicacin: corporativo, en su definicin; funcional, en su relacin con las funciones de las unidades administrativas; de negocio, en su conversin en estrategias de negocio y, global, en cuanto a la participacin en un mercado global. Utilizar la cadena de mando (mandos superiores, mandos medios y nivel operativo) para fluir en la estructura orgnica. Establecer una clara relacin estrategia/desempeo.

ASPECTOS ORGANIZACIONALES: ESTRUCTURA

En funcin de la estructura de la organizacin, la distribucin del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. Los sistemas de informacin y procesos de comunicacin establecidos. Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lgica. Que permita una adecuada supervisin del trabajo y comodidad en su realizacin. Posibles cambios en la estructura orgnica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fcilmente. Ubicacin de las reas de atencin a clientes en los lugares ms accesibles.

ASPECTOS ORGANIZACIONALES: CULTURA ORGANIZACIONAL

En cuanto a cultura organizacional, la distribucin del espacio debe fomentar el respeto a las creencias, actitudes, valores, hbitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de los integrantes de la organizacin. Para ese efecto es necesario considerar las acciones siguientes: Fortalecer los valores medulares para la formacin de una cultura fuerte. Promover una sana interrelacin entre una cultura de alto contexto, en la que la comunicacin se use para el mejoramiento de las relaciones personales, y una cultura de bajo contexto, en la que la comunicacin se use para intercambiar hechos e informacin. Crear las condiciones para una adecuada alternancia de culturas adaptable, de logro, de clan y burocrtica. Lograr un mayor compromiso del personal con la organizacin para que el desempeo sea ms consistente.

ASPECTOS ORGANIZACIONALES: LIDERAZGO

El ejercicio del liderazgo en la organizacion esta estrechamente relacionado con la distribucion del espacio. Es un hecho que las instalaciones son un medio que incide de manera determinante en el comportamiento del lider y de sus subordinados, particularmente en el grado de formalidad o informalidad en que se manifiesta. Aun mas, significa el espacio para que convivan con armonia y flexibilidad.

RESPONSABILIDAD DE SU EJECUCION
La disposicin eficaz de las instalaciones y el aprovechamiento racional de una organizacin puede efectuarse a travs de: Unidades de mejoramiento administrativo. reas de apoyo responsables de la funcin de mantenimiento. Equipo de trabajo integrado con ese propsito. Consultores externos.

TECNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

Principios Guias fundamentales Modelos Maquetas

PRINCIPIOS
Para orientar las acciones en terminos de homogeneidad y congruencia, la disposicion del espacio requiere de criterios rectores como los siguientes: Integracio n total: Distribucion que integra y coordina personas, equipos, maquinas y materiales para que funcionen como una unidad total. Minima distancia recorrida: Distribucion de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una actividad, contactar con otras personas o utilizar servicios o equipos. Circulacio n: Distribucion de las areas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Flexibilidad: Distribucion que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con un costo y molestia minimos.

GUIAS FUNDAMENTALES
La experiencia y el estudio en materia de distribucin por parte de especialistas y estudiosos del tema han permitido el desarrollo de una serie de guas para obtener una distribucin eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Sobresalen las siguientes: La organizacin debe transmitir una imagen de orden y confianza Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin ellas, con buena iluminacin, ventilacin, comunicacin y adaptabilidad al cambio. Evitar superficies donde trabaje un nmero excesivo de personas, pues ello se traduce en fuente de desorden, ruido y distraccin que atentan contra el bienestar y la eficiencia. El trabajo tiene que fluir siempre hacia delante, formando en lo posible una lnea recta, por lo que es de suma importancia evitar las idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Asimismo, debe darse preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos claves o juego de documentos alrededor de los cuales giran las operaciones de un procedimiento o las fases de un proceso.

GUIAS FUNDAMENTALES

Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos para permitir el libre trnsito y evitar molestias o interferencias en las labores.

GUIAS FUNDAMENTALES

Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local comn, suelen utilizarse separaciones mviles e intercambiables (mdulos), que ocupan una superficie mnima y permiten tratar fcilmente los problemas de asignacin de espacio.

GUIAS FUNDAMENTALES
Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre s deben colocarse prximas o adyacentes. La ubicacin de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fin de evitar las perjudiciales fuentes de luz frontales. Deben realizarse previsiones con respecto a las cargas mximas de trabajo para afrontar el incremento del volumen de las operaciones, teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. Deben instalarse suficientes contactos elctricos de piso para equipo y oficina, a fin de evitar tropiezos con cordones que cuelgan del techo o insertos en las paredes. Los archiveros y el equipo que se utiliza frecuentemente deben instalarse cerca del personal que los usa. Es necesario proporcionar al personal y a los visitantes servicios adecuados de: a)sanitarios, b) espacios para los periodos de descanso o espera, donde se pueda hablar de manera informal o tomar un refrigerio, y c) suficientes tomas de agua.

GUIAS FUNDAMENTALES

La colocacin del escritorio con o sin mquina de escribir o calculadora, as como la silla o silln para un puesto de trabajo debe hacerse tomando en cuenta el movimiento de la persona, aun si sta permanece de pie.

GUIAS FUNDAMENTALES
Los archiveros y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben tener una altura uniforme para mejorar la apariencia general.

GUIAS FUNDAMENTALES
Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacn de utensilios para el aseo, papelera y suministros, o mobiliario y equipos. Colocar en reas a prueba de sonidos las unidades que utilizan mquinas y equipo ruidoso Las unidades que tienen mucho contacto con clientes deben ubicarse cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepcin, para que sean accesibles y no distraigan a otras unidades Al personal cuyo trabajo requiere mxima concentracin se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. Para efectuar modificaciones deben usarse preferentemente paneles o divisiones como paredes, por su facilidad de instalacin, movilidad y bajos costos. Las parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilacin. El mobiliario que puede ensamblarse de acuerdo con la funcin y el espacio asignado puede colocarse segn las necesidades del servicio. Las unidades centrales de servicio, como archivos, pool secretarial y fotocopiado, entre otras, deben ubicarse cerca de las unidades que requieran sus servicios.

GUIAS FUNDAMENTALES

Los escritorios deben tener un estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades del trabajo. Esta disposicin da flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal.

GUIAS FUNDAMENTALES PUERTAS

Debe procurarse que abran hacia dentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso, hacia el centro del local y no hacia las paredes. Las puertas de comunicacin entre dos recintos deben situarse, de preferencia, en la pared opuesta a las ventanas.

MODELOS
Se llama asi a las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliario. Se les conoce tambin como plantillas o moldes. El uso de modelos constituye el procedimiento ms sencillo para conocer la distribucin actual y desarrollar una nueva. En su preparacin deben considerarse sobre todo: La escala. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarn (la escala 1:50 es decir, 2 cm = 1 m es la ms adecuada). Respecto del tamao de los modelos, la Organizacin Internacional del Trabajo recomienda que ... al hacer plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o, en todo caso, ligeramente superiores. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo escasas, pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos. Los modelos deben tener las dimensiones de los muebles en su posicin de mximo volumen: cajones y puertas abiertos.

MAQUETAS
En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del rea de trabajo, mobiliario, equipo, etc., con el fin de examinar la distribucin existente y proponer otra mejor. Deben ser dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades fsicas en su rea respectiva. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales, porque ofrecen facilidades para comprender mejor la distribucin a travs de una presentacin tridimensional y reflejan a escala altura, longitud y ancho de las unidades fsicas.

PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

La distribucion racional del espacio debe sistematizar las acciones provenientes de un analisis que cuente con los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre opciones y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignacion de recursos, una adecuada coordinacion de esfuerzos y delegacion precisa de responsabilidades.

PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

Las etapas para la elaboracion del plan de distribucion del espacio son: Diagnostico de la situacion actual Prevision de necesidades futuras Plan basico

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

Permite conocer las necesidades de espacio y la distribucin que se requiere para el desarrollo del trabajo y derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Consta de las siguientes acciones:

Anlisis de la organizacin: estudio de la organizacion para determinar las funciones que esta desempena y las actividades de cada empleado.
Revisin de los procedimientos: anlisis de flujo correspondiente a la realizacin de las funciones.

Distribucin actual del espacio: estudio de la distribucin que delimita las reas de conflicto, lo que permite suministrar informacin preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y el equipo utilizados, y una base para comparar la distribucin actual con la nueva. Lista del mobiliario y equipo: lista que incluya toda la informacion necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el area que se estudia; son datos relevantes la cantidad, dimensiones, clase, modelo, material, antiguedad, asi como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad administrativa y por puesto. Plantilla de personal: registro del numero de empleados de uno y otro sexo por unidad especifica, identificando puestos y numero de plazas. Esta informacion es esencial para proyectar instalaciones tales como casilleros, lavabos, sanitarios, comedor, etcetera.

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS

La prevision constituye la segunda etapa en la elaboracion del plan de distribucion del espacio. Los aspectos que debe cubrir son los siguientes: Organizacin Procedimientos Mobiliario Personal Estimacin de la superficie requerida

Inventario del personal actual y necesidades de espacio

Transformacin de superficie neta en superficie bruta

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS

Organizacin Proyectar, en lo posible, la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirn en la distribucin del espacio en un futuro prximo, para determinar si la organizacin considera los cambios mencionados a continuacin: a) Ampliar o reducir la estructura orgnica. b) Descentralizar o desconcentrar funciones o unidades. c) Incluir nuevas funciones. d) Reorientar funciones. e) Modificar las cargas de trabajo. f) Implementar nuevos sistemas. g) Desincorporar reas, servicios o ambos. h) Modificar el objeto de la organizacin. Estas medidas influirn sobre el volumen de trabajo, ya que determinan el nmero de empleados y el espacio requerido para realizarlo.

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS

Procedimientos En esta etapa es indispensable considerar qu planes y propsitos repercutirn en los sistemas de trabajo, toda vez que cambiarn el flujo de las operaciones. Entre los mecanismos que se emplean estn los siguientes: Diagramas de flujo. Diagramas de programacin de computadoras. Diagramas de distribucin de espacio. Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS

Mobiliario: Deben tomarse en consideracin las necesidades de nuevo mobiliario y equipo para llegar a un acuerdo sobre sus dimensiones y caractersticas. De la misma manera, seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las reas de trabajo. Personal: Es necesario prever los cambios en el nmero de personal, pues en muchos casos un rea de trabajo para cierta cantidad de empleados resulta insuficiente en el corto plazo si no se consideran posibles variaciones. Esta informacin es indispensable cuando se tiene que proyectar la instalacin de servicios para el personal (sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etctera). Estimacin de la superficie requerida: Esta superficie se obtiene al multiplicar el nmero de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. Este clculo debe repetirse en las reas requeridas para todos los puestos.

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS

Inventario del personal actual y necesidades de espacio
El inventario puede hacerse anotando los datos relativos a los puestos de cada unidad: lista de puestos; nmero total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a l; categora y nmero de los puestos por categora; nmero de puestos a los cuales se asignarn despachos privados, y nmero total de puestos previsto.
La asignacin de espacios debe efectuarse en funcin de:

Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo. Descripcin de cada artculo del mobiliario y equipo, aparte del incluido por cada individuo. Esto mostrar el tamao y tipo de artculo (archiveros, libreros, gabinetes para papelera, etc.). Requerimientos departamentales para servicios especiales, tales como almacn, saln de conferencias, etc. Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categoras; superficie neta requerida para despachos individuales segn categoras; superficie neta requerida para despachos colectivos; superficie requerida para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A ste debe aadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS

Transformacin de superficie neta en superficie bruta En la estimacin de las reas de trabajo superficie neta expuestas, no se incluyeron algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como los espacios destinados a servicios (portera, instalacin para equipo de aire acondicionado, escaleras, tiro de elevadores, corredores, etc.), tampoco los destinados a equipo electrnico, calefaccin y transportacin dentro del edificio, ni las reas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. Si a la superficie neta (reas de trabajo) se le suman los espacios sealados se obtiene la superficie bruta requerida.

PLAN BSICO
La tercera etapa de la planeacion comprende los aspectos siguientes: Ubicacin de unidades: Antes de decidir la ubicacin de departamentos y servicios generales, debe tomarse en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia, los requerimientos de un tipo especfico de espacio por tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansin. Asignacin de personal y equipo por unidad: Una vez que cada unidad tiene un espacio particular, debe planearse el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y area de la organizacin. Mtodo para preparar el plan de distribucin: (a continuacin)

PLAN BSICO
Mtodo para preparar el plan de distribucin:
Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribucin del espacio. Para ello se necesita:
Reunir los instrumentos para la distribucin del espacio (planos, diagramas, CD, DVD, USB, etctera).

Configurar los modelos por rea, tomando en cuenta los principios y guas fundamentales para una distribucin eficiente. El diseo sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones hasta llegar a una disposicin satisfactoria. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. Despus de que las unidades se han conformado de la mejor manera, el paso siguiente es revisar el diseo en conjunto para asegurarse de que satisface los retos especficos del tipo de trabajo que lleva a cabo la organizacin. Preparar la distribucin final. Aqu es preciso sealar todas las especificaciones necesarias, como indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo; el nombre de las personas que se ubicarn en cada unidad fsica; identificacin de mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefnico y elctrico, sistemas de intercomunicacin, etc. Esta informacin es necesaria a fin de obtener una integracin completa del espacio. Aprobacin. La distribucin final deber ser revisada y aprobada por los responsables de su preparacin, tomando en cuenta la opinin de todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Tambin es de gran utilidad recabar sugerencias de los grupos de inters.