Comunidad de Mantenimiento de Instalaciones de Superficie YPF

Gestin del Conocimiento y Resultados de Negocio

12-13 de Junio Staff Tcnico - E&P - YPF

STAFF TCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

ndice

Objetivos.
Particularidades de la actividad y su distribucin geogrfica.

Historia y organizacin interna.

Integracin de GdC al proceso de Negocio.

Casos de xito.
Lecciones aprendidas.

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Objetivos

Objetivo: (I)
Crear un punto de encuentro con todas aquellas personas dedicadas al mantenimiento de instalaciones dentro de la compaa con el fin de desarrollar sus capacidades y favorecer, a travs de un entorno de colaboracin y de trabajo en equipo, la creacin e intercambio de conocimiento entre sus Miembros.

Objetivo: (II) Capturar el conocimiento tcito y explcito a fin de consolidarlo, registrarlo, difundirlo y aplicarlo al servicio de la compaa mediante su reutilizacin.

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Particularidades

Particularidades de la actividad
La actividad de mantenimiento est descentralizada en todas las operaciones. No existe una Direccin o Gerencia que la alinie. La mayora de los integrantes de la comunidad es personal operativo, de mucha experiencia prctica en su rea, pero no estn acostumbrados a compartir. En general se mantienen en un nivel de exposicin bajo. La comunicacin habitual entre distintas reas no exista, an entre las muy cercanas geogrficamente. Cada una estaba inmersa en su actividad diaria, funcionando independientemente.

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Dispersin Geogrfica

UUEE ABB Upstream AB

Relaciones establecidas

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Historia y Organizacin Interna

Historia
La Comunidad comenz a funcionar en el 2003 (slo para Argentina). En el 2006 se incorporaron Bolivia, Ecuador y Venezuela. Tenemos ms de 300 miembros registrados. Incremento promedio de 5 nuevos miembros por mes. Disponemos de Expertos Internos para consultas sobre las distintas especialidades. Estamos desarrollando un Sistema de Gestin de Consultas Tcnicas. Existe una importante y permanente interaccin entre distintas UUEE y distintos pases. Estructura Interna: 1 Gestor. 12 Miembros forman parte del Equipo Motor.
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Historia y Organizacin Interna

Mtricas: Evolucin de Visitas 2007 / 2008

WS Equipo Motor

WS Tcnico

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Historia y Organizacin Interna

Mtricas: Evolucin de Usuarios 2007 / 2008

WS Equipo Motor

WS Tcnico

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Historia y Organizacin Interna

Organizacin Interna Tareas que desarrolla el equipo motor

Acciones de expansin, enlace con otras comunidades, intercambio de informacin de proyectos. Coordinacin de proyectos comunes. Gestin de indicadores de performance.

Diseo y gestin de indicadores de impacto en el negocio.

Deteccin, diseo y publicacin de Best Practices. Actualizacin y Mantenimiento del Sitio de la Comunidad:
Publicacin Publicacin Activacin

de la Newsletter de la comunidad. de calendario, eventos, contenidos recomendados. de las Bibliotecas.

y mantenimiento de los foros de manuales. de Workshops y Jornadas Tcnicas.

Administracin Publicacin

Organizacin Alertas

generales.
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Integracin de GdC al proceso de Negocio

Cmo se integra la Comunidad dentro del Proceso de Negocio?

La Comunidad de Mantenimiento se integra al Proceso de Negocio a travs del

Proyecto GOP (Gestin Orientada a Procesos).

Se identificaron los Procesos Clave del Negocio.

Se determinaron los Procesos Clave Prioritarios.

Se realiz el despliegue de los Procesos Clave Prioritarios describindose los subprocesos o actividades de la forma ms profunda posible (llegando al nivel de actividades y tareas). La Comunidad de Mantenimiento se integr a este proyecto como un espacio de consultas tcnicas, colaboracin, intercambio de buenas prcticas, reservorio y almacenaje de informacin, difusin e intercambio de conocimiento.

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Resultados de Negocio

1. Turbogeneradores en Rincn de los Sauces: Eliminacin de incertidumbre por reutilizacin de experiencia, en proyecto de MU$S 600
2. Aprovechamiento de tcnica desarrollada en Caadn Seco y reutilizada en Las Heras y Rincn de los Sauces. Ahorro estimado primer ao MU$S 150

3. Organizacin de talleres de buenas prcticas de Mnto por especialidad Mejora de costos estimada Estimado MU$S 3000

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Lecciones aprendidas I

Qu hemos aprendido luego de 5 aos de funcionamiento ? Marco Normativo: Es necesaria la existencia de una poltica global que enmarque la Gestin del Conocimiento y que esta sea difundida.

Colaboracin y Compromiso: La participacin de la comunidad activa es pasiva. Las Direcciones del negocio, en general, no objetan la participacin del personal, pero tampoco la promueven. La Comunidad an no se percibe como de todos sino como de algunos La funcin del Equipo motor es crucial para el crecimiento de la Gestin del Conocimiento. La Gestin del Conocimiento es Una Actitud que se logra con el compromiso y el ejemplo. La Gestin del Conocimiento an se apoya en la voluntad de las personas de participar. La participacin de las personas en Gestin de Conocimiento debe ser parte del programa de incentivos implementado en forma corporativa.
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Lecciones aprendidas I

Qu hemos aprendido luego de 5 aos de funcionamiento ?

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El sitio de la comunidad: Es importante que el sitio de la comunidad en Intranet sea abierto a toda la compaa (sin restricciones) Los foros son tiles, siempre que se respondan a tiempo las consultas. Los miembros del equipo motor deben tener responsabilidades especficas. La comunicacin entre las personas: Solo una pequea parte de la comunicacin entre personas transcurre dentro del sitio Se ha creado un Networking que no existia antes de la GdC Ha habido un crecimiento muy importante en el uso del Messenger Corporativo por parte de los miembros de la comunidad

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Lecciones aprendidas II

Reuniones Presenciales: La reuniones presenciales son irreemplazables: la comunidad disfruta, se distiende, se conoce, aprende y se motiva en los Workshops. Los workshops tcnicos de temticas especficas, detectadas como problemas que impactan en el negocio, generan espacios colaborativos dnde colegas que se encuentran con casos similares pueden compartir lecciones aprendidas, proponer una mirada diferente, analizar variables no contempladas, compartir informacin, contactos, datos de proveedores. Los gestores deben visitar las operaciones al menos una vez al ao y tomar contacto con toda la gente.

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Lecciones aprendidas II

Valor Agregado:
No informamos suficientemente bien a los Directores de UUEE que hacemos y que valor incorporamos al negocio. Dificultad en demostrar casos de xito valorizados. Si los miembros de la Comunidad no obtienen un retorno en servicio que les facilite su trabajo, no participan: Si no tengo tiempo para ver mis Emails, menos an para entrar a la pgina de TU Comunidad. Existe una comunicacin muy importante y fluida entre los miembros de la Comunidad que no es posible registrar pero esta no ocurrira si no existiera la Comunidad. El trabajo en proyectos comunes potencia la incorporacin de valor.

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Muchas Gracias !!

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