COMISIN UNIVERSITARIA DE SELECCIN Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

Evaluacin Documental Orgenes y desarrollo

Vigsimo Aniversario de la Comisin Universitaria de Seleccin y Eliminacin de Documentos

Evaluacin de Documentos

Mara Teresa Bermdez Muoz Representante de la Seccin de Archivstica

Teora archivstica

Tratamiento archivstico Clasificacin Ordenacin

Identificacin
Descripcin Evaluacin
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AUROL Instancias universitarias

CUSED
Valoracin Documental

Artculos del 11 al 15 Analizar series documentales Evaluar y declarar vigencias administrativa-legal y Valor Cientfico Cultural Promover elaboracin de instrumentos descriptivos Aprobar las tablas de plazos Analizar los plazos establecidos por la CUSED Agrupar la documentacin de acuerdo con sus plazos. Describir la documentacin Da apoyo tcnico en el proceso de seleccin Revisar inventarios Cotejar documentos para eliminacin y transferencia Elaboracin de las actas de eliminacin

Identificacin
Evaluacin de Documentos

Instancias universitarias

Seleccin
Archivo Universitario

Eliminacin

Instancias universitarias

Evolucin de la metodologa para la elaboracin de las Tablas de Plazos de Conservacin de Documentos en la Universidad de Costa Rica
Raquel Umaa Alpzar Directora, Archivo Universitario

Antecedentes Primer experiencia: agosto de 1993 Oficina de Suministros Comisin Nacional de Eliminacin de Documentos Informe de Valoracin 19-93 Once series documentales.

Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin Documentos (CISED)

En 1993 la Rectora crea el CISED, con base en el marco del Proyecto del Archivo Universitario y con fundamento en la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202.

Primer procedimiento Se basaba en cuatro puntos muy bsicos:

- Levantamiento de un listado de tipos documentales. - Remisin del CISED a la CNSED el listado de los tipos documentales. - Elaboracin de acta de eliminacin. - Destruccin de los documentos. CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

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Conservar permanentemente
Actas de Asamblea, Consejo Asesor, Comisin, y similares. Boletines, publicaciones y similares (al menos 1 ejemplar) Circulares y resoluciones. Correspondencia emitida (numrico o consecutivo de la Direccin, Jefatura, Departamento, Seccin, Unidad, etc.). Correspondencia recibida por su dependencia de manera oficial para ser tramitada de conformidad con sus potestades estatutarias y reglamentarias.
CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

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Conservar permanentemente Expedientes de asuntos especficos (actividades propias de su dependencia: proyectos de investigacin, licitaciones, construcciones, auditorias, apelaciones, planos, escrituras, etc.) Expedientes de personal docente, administrativo o estudiantil vinculados oficialmente a su dependencia. Informes especficos (elaborados en cumplimiento de las funciones de la oficina).
CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

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Definir plazos de vigencia administrativa

1. Documentacin administrativa interna (vales, frmulas de vacaciones, fotocopias y similares, etc.). 2. Documentacin financiera 3. Peridicos y otras publicaciones seriadas recibidas por la dependencia. 4. Registros, listados y controles (cuando la informacin de base est en otros soportes). 5. Reglamentos y normas. 6. Otros (segn la especificidad de su dependencia). CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

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Primeras tablas aprobadas

Oficina de Administracin Financiera (1997) Vicerrectora de Accin Social (1997) Tres solicitudes parciales de Oficina de Registro e Informacin y el Centro de Evaluacin Acadmica (1994) Solicitud parcial de la Oficina de Salud (1995)

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Administracin Superior De una manera estratgica se inicia la confeccin de tablas con la administracin superior:
Consejo Universitario Vicerrectora de Administracin Vicerrectora de Docencia

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Tablas generales

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Elaboracin de tablas de plazos generales Taller de validacin con un grupo de jefes administrativos y encargados de servicios administrativos de diferentes Unidades Acadmicas. En sesin 90, artculo 3 de 11 de agosto de 2005, la CUSED acuerda dar por concluido el anlisis de dicho instrumento. En setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica Informe de valoracin 5-2008

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Tabla general de Unidades Acadmicas No. Series documentales Vigencia Orde s n 1 Actas de: Permane Asamblea de nte Facultad Asamblea de Escuela Consejo de rea Consejo Asesor de Facultad 7 Planes de estudio Permane nte 8 Programas de cursos Permane nte Valor

CientficoCultural

CientficoCultural CientficoCultural19

Tablas generales
Unidades Acadmicas Unidades Acadmicas de Investigacin

Programas de Posgrado

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Series comunes

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Tablas aprobadas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Centro de Evaluacin Acadmica Consejo Universitario Oficina de Administracin Financiera Oficina de la Contralora Universitaria Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones Oficina Jurdica Programas de Posgrado Rectora Sistema de Estudios de Posgrado Tribunal Electoral Universitario Unidades Acadmicas Unidades Acadmicas de Investigacin Vicerrectora de Investigacin Vicerrectora de Vida Estudiantil
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Nueva metodologa

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PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIN DOCUMENTAL EN UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

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FICHA PARA IDENTIFICACIN DEL ORGANISMO PRODUCTOR

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26

27

28

Solicitud de eliminacin de documentos

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Acta de eliminacin

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Proceso Administrativo
Jorge Barquero Picado Representante de la Rectoria

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El proceso administrativo
Organizacin Identidad Desarrollo

Insumos
PROCESO

Productos

( Medios ) Funcionamiento Informacin

( Fines )

Comunicacin

En la medida en que conozcamos a fondo la organizacin del proceso administrativo y el funcionamiento de la organizacin, contaremos con mejores criterios de pertinencia y de razonabilidad para la evaluacin documental. 32

Evaluacin Documental en la Universidad de Costa Rica: Un abordaje desde la Ciencia Jurdica

Katya Enamorado Salazar Representante de la Oficina Jurdica

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I. Marco Normativo

Ley Orgnica de la Universidad de Costa Rica N 362, del 26 de agosto de 1940. Constitucin Poltica de la Repblica de Costa Rica, 7 de noviembre de 1949:
Artculo 84: La Universidad de Costa Rica es una institucin de cultura superior que goza de independencia para el desempeo de sus funciones y de plena capacidad jurdica para adquirir derechos y contraer obligaciones, as como para darse su organizacin y gobierno propios. Las dems instituciones de educacin superior universitaria del Estado tendrn la misma independencia funcional e igual capacidad jurdica que la Universidad de Costa Rica. () .

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I. Marco Normativo

Estatuto Orgnico de la Universidad de Costa Rica, publicado en el Alcance N 52 a La Gaceta Oficial N 56, del 22 de marzo de 1974. Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, aprobado por el Consejo Universitario en sesin N 5282, artculo 5, celebrada el 3 de setiembre de 2008.

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I. Marco Normativo

La Universidad tiene una independencia de rango constitucional. Esto significa que no tiene que someterse a la aprobacin de entes externos para decidir sobre la organizacin y conservacin de los documentos que produce; pero tambin implica que debe implementar las medidas idneas para proteger responsablemente el patrimonio que le ha sido encomendado.

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II. Importancia Jurdica de la Produccin Documental

Expresin del acto administrativo: Acto jurdico de la Administracin con un contenido, motivo y fin particulares, segn un elenco de competencias asignadas. Capacidad probatoria: El operador jurdico verifica la validez y eficacia del acto universitario, acredita su carcter legtimo frente al particular y deja testimonio de las actuaciones de las autoridades ante los rganos contralores y jurisdiccionales.
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II. Importancia Jurdica de la Produccin Documental

Transparencia y rendicin de cuentas: Una adecuada gestin documental universitaria sirve para coadyuvar en la toma de decisiones transparentes e informadas, y consolidar una poltica de rendicin de cuentas. Acceso a la informacin: Una eficiente produccin documental permite garantizar el efectivo Derecho a la Informacin y el respeto al Derecho a la Intimidad.
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II. Importancia Jurdica de la Produccin Documental Series documentales de especial relevancia jurdica:

Expediente administrativo: Ficcin jurdica que otorga a un grupo de documentos el carcter de unidad documental lgica. Existencia de un proceso administrativo que los aglutina. Debido Proceso, afectacin de derechos de particulares. Requisitos formales y sustantivos, secuencia lgica de actuaciones y resoluciones.
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II. Importancia Jurdica de la Produccin Documental Series documentales de especial relevancia jurdica: Actas de rganos colegiados: Testimonio de sesiones, deliberaciones y acuerdos que adoptan los colegios universitarios. Modelo democrtico de toma de decisiones en la estructura universitaria. Conformacin de la voluntad del rgano, suma de voluntades con arreglo a requisitos formales y sustantivos, votaciones, qurum, sistemas de mayoras.

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II. Importancia Jurdica de la Produccin Documental Series documentales de especial relevancia jurdica:

Resoluciones de alcance particular: Actos resolutivos que otorgan o afectan derechos acadmicos, laborales o civiles de sujetos. Son susceptibles de impugnacin por los medios normados recursos administrativos. Aspectos formales y sustantivos acreditan la validez del contenido, fin y motivacin del acto.

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III. Valoracin Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED

rgano interdisciplinario encargado no slo de aprobar tablas de plazos de conservacin y eliminacin, sino tambin de establecer directrices en materia de valoracin, seleccin y eliminacin de documentos, y de evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor cientfico-cultural de los documentos que produce la Universidad.

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III. Valoracin Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED

Trabajo interdisciplinario y transversal, funcin proactiva. Intercambio de puntos de vista de la compleja estructura y el variado quehacer universitarios. Conversacin de saberes relacionados con la gestin documental universitaria: Archivstica, Administracin, Derecho, Historia, entre otras. Experiencia del grupo de trabajo.

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IV. Conclusiones

El universo de lo jurdico es ms que leyes y reglamentos; incluye prcticas, estructuras y procesos que deben tomarse en cuenta para formular soluciones jurdicas a los problemas universitarios. No se trata slo de conocer el Derecho Positivo, sino tambin de apropiarse de los sistemas de interpretacin y razonamiento jurdicos para dar contenido vivo al mandato normativo, a los imperativos de deber ser.
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IV. Conclusiones

La labor del cuenta los propugna, la procesos y Universidad.

operador jurdico debe tomar en valores que el ordenamiento forma en que ellos permearn los productos documentales en la

Al conocer los valores y fines que pretende alcanzar una norma jurdica, es posible que sean esos principios, en un contexto determinado, los que en definitiva le den contenido y la conviertan en Derecho vivo.
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IV. Conclusiones

Velar por la conservacin del patrimonio documental constituye no slo un derecho de la Institucin, sino tambin un deber a cuyo cumplimiento compelen los fines y principios de la propia Universidad. Todas las instancias universitarias que produzcan documentos deben implementar los mecanismos necesarios y suficientes para garantizar la efectiva conservacin y correcta gestin documental.
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La CUSED y la declaracin de valor cientficocultural en la documentacin de la Universidad de Costa Rica

Mariana Campos Vargas Representante de la Escuela de Historia

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Trayectoria

Eliminacin de CUSED de Documentos Comisin Universitaria deDocumentos Seleccin y Eliminacin CUSED

Etapas 23 de junio de 1993 Proceso *Creacin del Comit de Seleccin y Eliminacin de Documentos CISED (Ley N 7202) CISED - CNSED *Rectora present al Consejo Universitario : Lineamientos para la gestin de la informacin (Aprobado) y Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios (Consulta) *El CU recibe observaciones al Reglamento del SAU y nombr subcomisin para sistematizar
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1993-2004 2003

2005-2006

Etapa 2006

Trayectoria CUSED

Proceso

*Dictmenes de la Procuradura General de la Repblica Puso de relieve: **Autonoma universitaria en competencia para elaborar su propia tabla de plazos de conservacin y eliminacin de documentos **CISED a CUSED

2007

*Subcomisin present Informe y nueva propuesta de reglamento al SAU *Se discuti propuesta con AUROL y CUSED *CU llev a consulta la propuesta y recibi observaciones *Sesin N 5282 del 2 de setiembre del 2008, el Consejo Universitario aprob el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad49 de Costa Rica.

2008

Integracin de la CUSED
*Con la vigencia de ese reglamento en el ao 2008, se integr la Comisin Universitaria de Seleccin y Eliminacin de Documentos (CUSED), como un rgano tcnico del sistema de archivos de la institucin para establecer las directrices en materia de valoracin, seleccin y eliminacin de documentos de las dependencias universitarias, con el propsito de resguardar el patrimonio documental *Convoc a representantes de distintas disciplinas: Archivstica, Derecho, Administracin e Historia, saberes definidos por requisitos acadmicos y fronteras funcionales, parte del proceso de fragmentacin de las disciplinas formales, pero a la vez garanta de especializacin del conocimiento

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Integracin de la CUSED Funciones Establecer los procesos internos de trabajo Analizar tipologas documentales que generan y custodian las diferentes instancias Aprobar las tablas de plazos de conservacin y eliminacin de documentos Emitir directrices, procedimientos, pronunciamientos Brindar asesoras a las instancias respectivas Declarar la vigencia administrativa-legal y el valor cientfico-cultural de los documentos de la institucin.

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Declaracin del Valor Cientfico-Cultural *En cumplimiento de esa ltima disposicin, durante seis sesiones del ao 2009, la CUSED se dio a la tarea de sistematizar y definir los criterios para realizar la declaratoria del valor cientfico-cultural de los documentos universitarios, tarea que culmin en su sesin N 19 del 3 de diciembre de 2009 *El valor cientfico-cultural, se refiere a la permanencia de los documentos por su utilidad para la investigacin y por su relevancia social.

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Declaracin del Valor Cientfico-Cultural Criterios de la Universidad de Costa Rica para la declaratoria del valor Cientfico-Cultural de los documentos universitarios 1. Modelo Universitario, fines y principios 2. Estructura jerrquica y funciones 3. Antigedad 4. Evaluacin de la gestin universitaria 5. Proyeccin de la Universidad en la sociedad

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CISED-UCR/CNSED-ANCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor cient fico-cultural, segn fecha de valoracin (1997-2005)

Unidad Oficina de Administracin Financiera Vicerrectora de Accin Social

Informe de valoracin CNSED 33-96

Dependencia Departamento de contabilidad

Orden 1.17 1.24 1.25 2.6 2.7 2.18 2.25 2.30 2.71 2.76 2.94 7 8 2 7

Serie documental Libros contables (1974-1997) Estados financieros (1977-1997) Informes gerenciales (1977-1997) Correspondencia (1974-1997) Discursos Actas Afiches (1982-1997) Afiches (1990-1997) Reglamentos (1981-1997) Proyectos Afiches Expedientes del Consejo Asesor y Comisiones (1990-2004) Expedientes de Informes Tcnicos (1971-2004) Correspondencia (1978-2004) Expedientes de resoluciones (19732004)

Departamento Administrativo

Extensin Cultural Trabajo Comunal PIAM Vicerrectora CNSED 44-2004 de Administracin Vicerrectora de Docencia CNSED 3-2005

Elaboracin propia de partir de: ANCR- CNSED N 33-96 del 23 de mayo de 1997 ; CNSED N 44-2004 del 15 de diciembre de 2004; CNSED N 3-2005 del 11 de febrero de 2005

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CUSED-UCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor cientfico-cultural, segn fecha de valoracin (2008) Unidad Informe de valoracin
1-2008

Dependencia

Orden

Serie documental

Oficina de administracin financiera

Direccin Seccin de Contabilidad

4 5 6 7

Minutas del Consejo Asesor de la OAF Estados financieros Informes gerenciales Informes de auditora externa Reportes de movimientos mensuales Reportes de saldos mensuales Actas de sesiones del TEU Expedientes de sesiones del TEU Expedientes de elecciones universitarias Expedientes de sesiones Expedientes de actividades de investigacin, programas de investigacin y proyectos de investigacin Expedientes de proyectos de investigacin con fondos externos Expediente de sesiones

Unidad de Contabilidad

10 11

Tribunal Electoral Universitario Vicerrectora de Investigacin

2-2008

1 2 3

3-2008

Consejo Direccin de la gestin de investigacin

5 17

18

Comit tico-cientfico

33

55

CUSED-UCR: Series declaradas en la Universidad de Costa Rica con valor cientfico-cultural, segn fecha de valoracin (2008)

Sistema de Estudios de Posgrado

4-2008

Consejo Asuntos estudiantiles

1 2 13 14

Gestin, evaluacin y seguimiento

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Actas Expedientes de actas Actas de presentacin de trabajos finales de investigacin aplicada. Actas de examen de grado o defensa de tesis Expedientes de creacin o modificacin de Programas de Posgrado

Unidades acadmicas (Escuelas y Facultades)

5-2008

1 3

Actas de: Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de rea, Consejo Asesor Expedientes de Sesiones de: Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de rea, Consejo Asesor Planes de estudio Programas de cursos

7 8

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Interrogantes para la valoracin: el contexto en que se produce cundo? la dependencia dnde? la jerarqua dentro de la estructura institucional que lo genera quines? el tipo de documento y su propsito qu?, para qu? la necesidad de producirlo por qu?

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Los criterios en la valoracin cientfico cultural en los documentos de la Universidad de Costa Rica *Predominan las series que hacen referencia a los actos de los rganos colegiados, en correspondencia a las:
Actas Expedientes Resoluciones Reglamentos Estatutos Normas Informes

*Refiere a tres de los criterios: Estructura jerrquica y funciones, Evaluacin de la gestin universitaria, Modelo Universitario, fines y principio
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Podemos concluir sealando que la importancia de la CUSED se relaciona con la definicin de la valoracin en procura de un inters social y pblico ante un bien cultural, que se constituye en un elemento para la definici n de la identidad institucional, en este caso la Universidad de Costa Rica- y del patrimonio institucional y nacional.

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Gracias! Gracias!

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