GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin. Permitir la recuperacin de informacin desde ellos Que tiempo deben guardarse los documentos. Cuando se deben eliminar los que ya no sirven Garantizan la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.

GESTION DOCUMENTAL
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales.

DESARROLLO DE LA GESTION DOCUMENTAL

Inicialmente era de uso exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, a travs de: Libros de registro Carpetas Archivadores Cajas Estanteras Ficheros o krdex Microffilm Herramientas que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de informacin son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrnico.

QUE ES UN MANUAL DE LA GESTION DOCUMENTAL

Un Manual para la Gestin Documental, es un instrumento gua para el personal que desarrolla su labor en el procesamiento de documentos. Esta compuesto por las directrices y procedimientos que se deben llevar a cabo para el cumplimiento de los objetivos de los proyectos de Gestin Documental en la Empresa.

QUE ES UN MANUAL DE LA GESTION DOCUMENTAL

Contiene en su detalle las tcnicas y prcticas a utilizar, su rea de aplicacin sern las definidas como reas de documentacin y debern ser seguidas por todos los funcionarios que interacten con los documentos de la empresa.

Es de suma importancia que este manual sea revisado y actualizado constantemente por las nuevas herramientas ofimticas que pueden aplicarse a este manejo documental o por el cambio de normatividad.

OBJETIVOS DE UN MANUAL DE LA GESTION DOCUMENTAL

Objetivo General

Definir y detallar las tcnicas y prcticas a utilizar para un control y difusin Documental acorde a los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DE UN MANUAL DE LA GESTION DOCUMENTAL

Objetivos Especficos
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Simplificar la responsabilidad por fallas o errores. Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia. Reducir los costos al aumentar la eficiencia general.
Entre otros, como cuales