GESTIN DE PROYECTOS

Sesin 01

Curso: Planificacin y Control de Proyectos

Docente: Ing. Walter Edison Alanya Flores

OBJETIVO
Que el estudiante adquiera un conocimiento general para realizar la planificacin y seguimiento de un proyecto, haciendo uso de la herramienta MS-Project .

INTRODUCCIN
Entendemos por Gestin de Proyectos al conjunto procesos, actividades y herramientas necesarios para guiar un proyecto a un resultado exitoso. La administracin de proyectos se enfoca principalmente en los siguientes aspectos:
Entender y manejar las expectativas del cliente. Definir el alcance del proyecto. Crear y mantener estndares de trabajo y mtricas de control. Elaborar y mantener un cronograma general de actividades. Planificar y administrar recursos. Administrar riesgos. Controlar y asegurar la calidad. Administrar el presupuesto y las finanzas del proyecto. Recolectar mtricas para seguir y controlar el avance.

QUE ES UN PROYECTO?
Es conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalizacin definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. Los dos elementos bsicos que incluye esta definicin son: las actividades y los recursos.

Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lgica de las actividades se debe establecer el mtodo, el tiempo y el costo de cada operacin.

QUE ES UN PROYECTO?

Un proyecto es un elemento ms de una planificacin estratgica sobre un problema. En teora deberamos contar con un plan que englobe varios programas de actuacin. Cada programa debera contar con, al menos, un proyecto.

Un proyecto tambin es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

CRITERIOS DE UN PROYECTO
Independientemente de su complejidad, caractersticamente todo proyecto rene la mayora de los siguientes criterios:

Tener un principio y un fin.

Tener un calendario definido de ejecucin. Plantearse de una sola vez. Constar de una sucesin de actividades o de fases. Agrupar personas en funcin de las necesidades especficas de cada actividad. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades.

CLASIFICACION DE PROYECTOS
Existen mltiples clasificaciones de los proyectos, una de ellas los considera como productivos y pblicos:

PROYECTO PRODUCTIVO: Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos.

PROYECTO PBLICO O SOCIAL: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son el estado, los organismos multilaterales, las ONG y tambin las empresas, en sus polticas de responsabilidad social.

PROCESO
Podemos agrupar las tareas principales de la administracin de proyectos en tres grandes etapas:

Planificacin Inicial

Coordinacin Control y y Seguimiento

Anlisis y Evaluacin de Resultados

Elaboracin del caso de negocios Definicin de alcance Definicin de estndares de trabajo y mtricas Construccin del cronograma general

Seguimiento y control de tareas

Seguimiento y control de recursos

Seguimiento y control de costos y beneficios Seguimiento y mitigacin de riesgos e incidencias Control de calidad y mejores prcticas Generacin de reportes / Tablero de control

Evaluacin y anlisis del logro de los objetivos de cada Proyecto Mantenimiento de la base de proyectos

Planificacin de asignacin de recursos y organizacin

Elaboracin del presupuesto

PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Si no tenemos tiempo para pensar, Tenemos tiempo para rehacer las cosas una y otra vez?.
Planificar significa pensar el viaje antes de hacerlo, en un esfuerzo por apartarse de problemas potenciales. Planificar es un esfuerzo conjunto que une voluntades hacia un objetivo comn.

POR QU NO PLANIFICAMOS?
Estamos orientados inmediatos. a producir resultados tangibles e

Los resultados de la planificacin no son nunca inmediatos y son difcilmente identificables.

Si solo existe una solucin ante un problema, entonces no existe solucin.

PLANIFICACIN
Una herramienta clave de gestin es el plan maestro que es el punto de referencia para medir y guiar los esfuerzos a realizar durante todo proyecto.

Cronograma
El Plan Maestro incluye
Cronograma de tareas con los tiempos de ejecucin, fechas lmite, hitos, etc.

Plan Maestro

Asignacin de recursos para cada tarea. Presupuesto de gastos e inversiones asociado al proyecto.

$$$
Recursos Presupuesto

PLANIFICACIN
Un factor importante a la hora de gestionar un proyecto es una adecuada asignacin de recursos humanos, organizados de forma efectiva donde la participacin del cliente cumple un rol fundamental.
Direccin del Proyecto
Sponsor Cliente Socio/Director Accenture

Control de Calidad
Socio Accenture

ILUSTRATIVO
Gerencia del Proyecto
Lder de proyecto Cliente Gerente de Proyecto ACN

Soporte Expertos
Gerente ACN

Gestin del Cambio

Consultor ACN

Modulo/Proceso/Aplic.
Consultor/Tech Lead ACN

Arquitectura
Tech Lead ACN Lider Cliente

Software Factory
Tech Lead ACN

Analista ACN Trainee ACN Soporte Cliente

Referente Cliente Analista ACN Trainee ACN

Arquitecto ACN Trainee ACN

Developer ACN Trainee ACN

SEGUIMIENTO Y CONTROL
Es tan importante como las etapas anteriores.
Seguimiento: recopilacin de datos sobre el funcionamiento real del proyecto. Control: comparar la evolucin real con el plan inicial, tomando medidas correctivas.

SEGUIMIENTO Y CONTROL
Esta etapa de seguimiento y control tiene como objetivo principal la identificacin temprana de posibles problemas o desvos que permitan tomar las acciones correctivas apropiadas
ILUSTRATIVO
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul

Algunas mtricas:

Proyecto 1 Proyecto 1a

Avance real vs. Plan. % de entregables completos. EAC (estimate at completion). Alcance de puntos de control de calidad (checklists).
Proyecto 1b Proyecto 2

Proyecto 2a
Proyecto 2b Proyecto 3 Proyecto 3a Proyecto 3b

ATRASO

Utilizacin actual vs. Estimada de recursos.

SEGUIMIENTO Y CONTROL
De igual forma el seguimiento de los recursos asignados al proyecto es crtico para el xito del mismo.
ILUSTRATIVO
Orientar y entrenar aJuly los nuevos integrantes. 2003
30

Capacidad de los recursos

August 2003 2 5 8 11 14 17 20 23 26 29 100%

September 2003 1 4

Mantener y administrar la satisfaccin del equipo. Gestionar recursos externos, fuera del alcance del

80%

proyecto pero que impacten directamente en los plazos y resultado (ej.proveedores).

Gestionar otros recursos fsicos como facilidades,
60%

oficina, etc.

40%

20%

Peak Units:

75%

50%

100%

50% Allocated:

63%

63%

63%

63%

63%

88%

88

Sistemas

Ov erallocated:

ANLISIS Y EVALUACIN DE RESULTADOS

Un aspecto diferencial en la gestin de proyectos consiste en un ejecutar adecuado cierre de proyecto.
ILUSTRATIVO

Evaluacin de resultados obtenidos vs. Caso de negocio y el mantenimiento de una base de proyectos permite a los equipos y lderes de proyecto nutrirse de informacin y conocimiento para proyectos futuros.

Esta base de conocimiento

Proyectos

Presupuesto Gastos

Simplificacin de la estimacin de tiempos y recursos para realizacin de tareas similares Facilidad en el presupuesto de gastos e inversiones Respuesta a preguntas frecuentes Resolucin de problemas tpicos Informes Minutas Presupuesto Inversiones

Riesgos

Los principales inconvenientes que surgen de la gestin de proyectos no son inherentes a las tcnicas en s, sino de la capacidad y experiencia de los responsables.

RESUMEN
Una adecuada gestin de proyectos debe tener presente los siguientes factores crticos de xito:
Entender claramente las expectativas del cliente y definir un plan de trabajo realista, alcanzable y acorde a las mismas Monitorear y controlar proactivamente el avance del proyecto de acuerdo al plan para identificar y actuar rpidamente ante desvos. Balancear alcance, calidad, esfuerzo, plazos, presupuesto y riesgos en todo momento Identificar, asignar y administrar los recursos adecuados Mantener una alta satisfaccin del equipo de trabajo Comunicar claramente el estado y avance del proyecto a todos los sectores involucrados Coordinar desde el da 1 el esfuerzo de manera integrada con otros proyectos

Planificar prematuramente la transferencia de conocimientos al equipo responsable de mantener y operar la solucin post-implementacin

QUE ES MICROSOFT PROJECT?

Es una herramienta que permite planear sistemticamente las fases y tareas de un proyecto.

!!! No es una herramienta de estimacin !!!

MS PROJECT LE PERMITIR:
Organizar la lista de actividades en una estructura jerrquica. Asignar recursos y costos a las diferentes actividades. Obtener la grfica de red del proyecto. Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO

Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daos lquidos, pero si se presenta una excusa no habr cargos en contra.
Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo). Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podr conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en das si ocurre un cambio de una actividad.

CMO ADMINISTRAR PROYECTOS CON MS PROJECT?

Capturar Duraciones Capturar Actividades. Definir fecha de inicio.

Capturar Recursos

4 2 5
Asignar Recursos

Definir el proyecto

Cerrar Proyecto

Construir el Plan

6
7
Imprimir el Plan

Ligar Actividades

11

Ajustar el Plan

10 Capturar Datos 9
Administracin y Seguimiento Reales Definir una Lnea Base

Afinar el Plan

MS PROJECT ES UNA HERRAMIENTA

Que sirve para organizar y gestionar cualquier tipo de proyecto: Construccin de un Casa, Desarrollar un Proyecto de Software, Elaboracin de un Nuevo juguete, Capacitacin a Juntas Vecinales, Supervisar un Proyecto, Instalacin de Equipos, Organizacin de un Seminario u Congreso, Escribir un libro. Construccin de un Reservorio. Conexin de agua y alcantarillado.

PARTES DE UN PROYECTO.
Un proyecto tpico se compone de las siguientes partes:
Tareas, Hitos y Recursos.

ESQUEMATIZACIN DE UN PROYECTO
Usando MS-Project puede organizar la lista de tareas creando una estructura jerrquica. El proceso de estructurar la lista de tareas se denomina esquematizar.

Esto permite agrupar tareas en un grupo de lista de tareas que pueden representar las fases de un proyecto.
Haciendo que la planificacin sea ms fcil de leer y poder localizar las tareas individuales con ms rapidez.

QUE ES UNA ACTIVIDAD?

Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser: Especficas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle.

SubTarea.
Tarea que forma parte de una tarea de resumen.

La informacin de las subtareas est incluida en la tarea de resumen. subtareas

Puede designar utilizando la caracterstica de niveles de esquema de MS-Project

Tarea de Resumen.
Tarea que se compone de subtareas y que tambin resume dichas subtareas.

Puede utilizar la caracterstica de niveles de esquema de MSProject para crear tareas de resumen.
MS-Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (duracin, costo, etc.) utilizando la informacin de las subtareas.

TIPOS DE DURACINES
Las duraciones pueden ser escritas en:
Minutos (m o min) Horas (h o hr) Das (d o d) Semanas (S o sem) Meses (me o ms)

DIAGRAMA DE GANTT
Creador: Henry L. Gantt Es una ayuda grfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

RUTA CRITICA
Serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programacin. Cada tarea de la ruta crtica es una tarea crtica.

TAREA CRITICA
Tarea que se debe completar segn la programacin para que un proyecto pueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crtica, tambin podra retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto.

DIAGRAMA DE PERT
Muestra las interdependencias entre tareas. Cada tarea esta representada por un recuadro, llamado nodo, que contiene informacin bsica sobre la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser completadas, o simplemente siguen a otra en una secuencia de eventos, aparecen conectadas por lneas.