Cmo Administrar Proyectos

Situacin Actual Resultados e Impacto deseados

Consultora | Capacitacin | Docencia

calidad@ahaazd.com
Sonora, Mxico

Contenido
Objetivos
General Especficos

Conceptos Bsicos
Qu es un Proyecto? Caractersticas Qu es la Administracin de Proyectos? Componentes de la Administracin de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto

Administracin de Proyectos
Etapas de la Administracin de Proyectos reas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organizacin para el Proyecto

Contenido
Etapas de la Administracin de Proyectos
Inicio del Proyecto Planeacin del Proyecto Ejecucin del Proyecto Control del Proyecto Cierre del Proyecto

Conclusiones Lecturas sugeridas

Objetivo
Distinguir los principales conceptos, tcnicas y principios empleados en la Administracin de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicas utilizadas en la Administracin de Proyectos.

Objetivos especficos

Presentar las mejores prcticas en Administracin de Proyectos. Aplicar la metodologa y herramientas para la Administracin de Proyectos. Desarrollar un caso de estudio.

Qu es un Proyecto?
Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO que genere el resultado e impacto deseados.
Tiene un momento de inicio y otro de fin. No es una actividad constante en la organizacin respectiva PROYECTO Situacin actual Requerimientos Objetivos
INICIO

Tiempo
FIN

Resultados e Impacto

Caractersticas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables nico Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas

Conceptos Bsicos
Qu es la Administracin de Proyectos?
La aplicacin racional de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a travs de una serie de actividades interrelacionadas.

Conceptos Bsicos
Componentes de la Administracin de proyectos
1.

Habilidades clave

Liderazgo Comunicacin Negociacin Solucin de problemas Lograr objetivos Tcnicos Administrativos

1.

Conocimientos

1. 2.

Herramientas Tcnicas

II. Conceptos Bsicos

Elementos relacionados con el Proyecto
Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE TODOS LOS INTERESADOS

IConceptos Bsicos
Ciclo de vida del Proyecto
3. Ejecucin* NIVEL DE ACTIVIDAD
*Etapas del proyecto

2. Planeacin*

1. Inicio* 4. Control* INICIO TIEMPO

5. Cierre*

TERMINO

Conceptos Bsicos
100% $, HH
Grado de influencia en resultados Instalacin completa Operacin completa Entrega

Avance

Decisin de arranque Decisiones trascendentes

Fase 1 Inicio

Fase 2 Planeacin Diseo

Fase 3 Ejecucin

Fase 4 Pruebas y Arranque

Administracin de Proyectos
Etapas de la Administracin de Proyectos
origen equipo del Proyecto

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

carta alcance

plan

avance aceptacin

entrega PRODUCTO

Administracin de Proyectos
reas de conocimiento
Integracin
Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el plan de administracin, la ejecucin, al cierre. Administracin, definicin de productos y actividades y su seguimiento.

Alcance

Costos

Presupuesto y su control.

Recursos

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de equipos del proyecto.

Administracin de Proyectos
Definicin de cronogramas, actividades interrelacionadas y

Tiempo

Calidad

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Comunicaciones

Definicin de la distribucin de proyecto. Planes y administracin.

informacin del

Riesgos

Suministros

Planeacin de adquisiciones, de proveedores

contrataciones, manejo

Administracin de Proyectos
Involucrados en el Proyecto

Director del proyecto Cliente/usuario Organizacin ejecutante Miembros del equipo del proyecto Equipo de direccin del proyecto Patrocinador Influyentes

Administracin de Proyectos
Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS
El personal reporta directamente al Mando Superior Control total sobre el presupuesto, recursos materiales El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal Puede disponerse de un pool de recursos

MATRICIAL
Reporta al Lder del proyecto y al Mando funcional Lder de proyecto de tiempo completo Autoridad y toma de decisiones compartida

FUNCIONAL
Varios responsables Superior identificado Actan por especialidad Enfoque fragmentado

Administracin de Proyectos
Organizacin para el Proyecto
Competencias tcnicas Alto

Bajo
Niveles operativos Mandos medios

Competencias humanas
Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

Etapas de la AP

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin de proyecto

INICIO

Definicin del proyecto

Cdula del proyecto

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Alcance del proyecto

Etapas de la AP
Origen del Proyecto
NECESIDADES DEL SECTOR

AVANCES TECNOLGICOS

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS LEGALES

NECESIDADES DE LA INSTITUCIN

Etapas de la AP
Cdula del Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados Proporciona informacin general

Qu? Quin? Cmo?

Por qu? Para qu? Cundo?

Etapas de la AP
CDULA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS: APROBACIN:

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Estructura de Descomposicin del Trabajo

PLANEACIN

Tabla de precedencias Ruta critica Matriz de roles

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Plan del proyecto

Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto Alcance, definicin y plan de administracin Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones Secuencia de actividades

Diagramas de red, lista de actividades

Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Estimacin de recursos Estimacin de la duracin de actividades Desarrollo del cronograma Estimado de costos y desarrollo de presupuesto Planeacin de:

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Etapas de la AP
Plan de administracin del Proyecto
Gua

la ejecucin y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa tales como:

Contempla elementos de las reas de conocimiento,

Definicin del alcance Organizacin del Proyecto Mecanismos y programas de comunicacin Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administracin de riesgos Procedimientos de control de cambios

Etapas de la AP
Estructura de Descomposicin del Trabajo

En partecitas ! Suficientemente pequeas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. Cmo se come un elefante?

Etapas de la AP
Qu es?
Representacin de la jerarqua del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas
Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
Estimacin de costos Distribucin de roles y funciones Planes tcnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y anlisis de problemas

Etapas de la AP
Elaboracin
1. Identificar

los

productos

entregables

el

trabajo

relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los

componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es

necesario y suficiente

Etapas de la AP
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

FIN PROPSITOS

Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto

1.1 1.1.1 1.1.2

1.2 1.2.1 1.2.2

1.3

Etapas de la AP
Grfica de Gantt

1. Programar las actividades

2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando tiempo y responsables.

de acuerdo con lo planeado.

Etapas de la AP
Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarn. Incluye los siguientes elementos:

Clave de la actividad Actividad Duracin Actividades precedentes Responsable

Etapas de la AP
PROYECTO: Plan 2003 - 2005
Cla v ed ela a ct iv id a d

Elabor: Eduardo Dvila Turcios Fecha: Octubre 2002 Duracin ---4 meses 2.5 meses 1 mes 1 mes 1 mes 2 meses 2.5 meses 1.5 meses 0.5 meses 0.5 meses ---Activ ida d e s p re ce d e n t e s

Actividad Inicio Diagnstico y pronstico realizado Normas y criterios establecidos Estrategia definida Programas de desarrollo realizados Plan instrumentado Edicin realizada Pblico consultado Proyecto definido Plan aprobado por ejecutivo Publicacin y difusin efectuadas Fin

Responsable -----Director de Planificacin Director Jurdico Subsecretario Director de Planificacin Director de Planificacin Director Administrativo Director de Control Director de Planificacin Subsecretario Director Administrativo ------

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

---1,2 3 4 4 4 5,6,7 8 9 ?

Etapas de la AP
Tipos de precedencias
Actividad A Actividad B

Final a Inicio Inicio a Inicio

Actividad A

Actividad B

Actividad A

Actividad B

Final a Final

Actividad A

Actividad B

Inicio a Final

Etapas de la AP
1 1 3 6 2 4 5
1 1 3

2
2 2

2 2

4
4

5
1

Diagrama de Gantt
1 2 3 6 4 5

Red / Ruta crtica

Hitos (milestones)

Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crtica)
Determina la duracin total del proyecto Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea Muestra interdependencia de tareas Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto Permite evaluar balance entre recursos y tiempo Permite evaluar avances o desempeo

Etapas de la AP
Holgura
Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura. Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Etapas de la AP
La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas: Es Ls Ef Lf

Inicio mas tardo Inicio mas temprano o bien, Final mas tardo Final mas temprano

(Ls - Es) (Lf - Ef)

Actividad

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.

Etapas de la AP
0-0 0-7 7 - 13

INICIO
0

A
7

D
6 8 - 14

14 - 21

F
7 21 - 24 24 - 24

0-8

E
6 8 - 16 8

I
3

FIN
0

H
8

0-6

6 - 10

C
6

G
4

Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Se emplea para estimar tiempos y costos. Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas Empleo eficiente de recursos Optimizacin de calendarios Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

Etapas de la AP

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). Tiempo esperado entre eventos Desviacin estndar Varianza de una tarea Duracin esperada del proyecto Desviacin esperada del proyecto
(P+4M+O) 6 (P-O) 6 (P-O) 2 6

Suma de duracin de las tareas Suma de varianza de las tareas

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Sistema de autorizacin de trabajo Sistema de informacin Reportes de avance

EJECUCI N

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecucin Informes de proyecto

Etapas de la AP
Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto

Productos de avance Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad

Cambios Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo Distribucin de informacin Manejo de proveedores

Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en tiempo y forma.

Planificar las comunicaciones Generar informacin Distribuir la informacin Informar los avances Satisfacer a los interesados

Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento Se programan en fechas determinadas Su duracin es cero

Etapas de la AP
Caractersticas:

Tangibles Medibles Entregables Se deben establecer claramente

Etapas de la AP
Ventajas:
Ms fcil de interpretar Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances

Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona

flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza

Se

pueden generar indicadores que proporcionen informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto
Planeado

Recursos Valor ganado

Real

Tiempo

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas

Anlisis de valor ganado Distribucin de informacin Sistemas de control de cambio Control de riesgos

CONTROL

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptacin del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a lnea base

Etapas de la AP
Procesos de control
Supervisin y control Control de cambios Verificacin y control de alcance Control del cronograma

Etapas de la AP
Procesos de control

Control de costos Control de calidad Seguimiento de desempeo del equipo Informes de resultados Comunicacin con interesados

Etapas de la AP
Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto Dar seguimiento y supervisin de riesgos Documentar la situacin actual del Proyecto

Etapas de la AP
Anlisis y contencin de riesgos
Recomendaciones prcticas:

Prevea riesgos, no catstrofes Aplique su sensibilidad, visin Realice el anlisis en grupo y en forma gil Analice los riesgos ms importante Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos crticos

Etapas de la AP
Anlisis de valor ganado

Permite evaluar el desempeo del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo.

Valor planeado Valor ganado

Etapas de la AP
Anlisis de calidad

Costo de conformidad y no conformidad Anlisis costo / beneficio Control de calidad - herramientas estadsticas

Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Auditorias de procura

CIERRE

Informes y ejecucin

reportes

de

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Reporte final

Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
Reporte final

Presupuesto Programa Evidencias Lecciones aprendidas Reporte de control de cambios

Archivos Plan de transicin

Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato
Archivos de contrato Manuales, planos Bitcoras Comunicados Lecciones aprendidas

2. Producto, servicio o resultado final

Lecturas sugeridas

PMI Standard A guide to the project management body of knowledge Chamoun, Yamal Administracin Profesional de Proyectos Microsoft Project Paso a Paso Kerzner, Harold PhD Project Management GIDO, Clements Administracin exitosa de proyectos DAVIDSON, Jeff La gestin de proyectos WEISS, Joseph Administracin de proyectos en cinco pasos