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Ponencia:

Modelos Integrales de Auditoras aplicadas en la


Gestin de Activos.
Diagnstico y optimizacin de los procesos de
Ingeniera de Mantenimiento y de la
Confiabilidad Operacional
Relator:

Carlos A. Parra M.
PhD. MSC. Eng.

IngeCon (Asesora Integral en Ingeniera de Confiabilidad)


www.confiabilidadoperacional.com
parrac37@yahoo.com

IngeCon

Panam, 2014

Asesora Integral en Ingeniera de Confiabilidad

www.confiabilidadoperacional.com

Congreso
Mantenimiento,, Canal
Canal de
de Panam
Panam 2014
II IICongreso
dedeMantenimiento
2014

Organizaciones de soporte

www.ingeman.net

Universidad de Sevilla
Escuela Superior de Ingenieros
Doctorado en Ingeniera de Organizacin
http://taylor.us.es/sim/index.php

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Ingeniera de Confiabilidad
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II Congreso de Mantenimiento, Canal de Panam 2014

Contenido
- Introduccin
- Por qu debemos auditar los procesos de gestin del
mantenimiento y de la confiabilidad?
- Concepto bsico de auditora.
- reas a evaluar en el Mantenimiento y Confiabilidad.
- Tipos de auditora (4 modelos prcticos de auditoras):
MCM (Matriz Cualitativa del Mantenimiento)
MES (Maintenance Effectiveness Survey)
CMMSS (Computerized Maintenance Management
System Survey)
PAM (Auditora de Gestin de Activos: enfoque de los
estndares de Gestin de Activos: PAS 55)
- Consideraciones finales.

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II Congreso de Mantenimiento, Canal de Panam 2014

Enfoque del Mantenimiento bajo la


Gestin de Activos
Preservar la funcin de los activos, a partir de la aplicacin de
estrategias de operacin, mantenimiento, inspeccin y
logstica, que permitan optimar el Riesgo y
la Confiabilidad Operacional, ayudando a maximizar
la rentabilidad econmica del activo a lo largo
de su Ciclo de Vida til.

Gestionar el mantenimiento de forma efectiva y eficiente


durante el Ciclo de Vida de los Activos, para alcanzar:
resultados sustentables, sostenibles y alineados con los
objetivos claves del negocio"
Adolfo Crespo. The Maintenance Management Framework.
Models and Methods for Complex Systems Maintenance.
Springer Series in Reliability Engineering. Editorial Springer-Verlag UK.
2007. Londres. 333 Pginas. ISBN: 978-1-84628-820-3.

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Modelo de optimizacin para la


Gestin del Mantenimiento y de la Confiabilidad
(Bajo un enfoque de la Gestin de Activos)
The Maintenance Management Framework

The Maintenance
Management Framework.
Models and Methods for
Complex Systems
Maintenance.
Adolfo Crespo Mrquez, Co-autor
(captulo 8, LCC): Carlos Parra
Springer Series in Reliability
Engineering.
Editorial Springer-Verlag UK.
2007. Londres. 333 Pginas.
ISBN: 978-1-84628-820-3.

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Fase 1:
Definicin
Fase 1: de
objetivos,
Punto
de partida,
estrategias
y
desarrollar
responsabilidades
un mtodo de
(KPIs
claves
Auditora
del negocio)

Fase 8:
Implantacin del
proceso de
mejora continua y
adopcin de nuevas
tecnologas

Fase 7:
Anlisis del ciclo
de vida y de la
posible
renovacin de
los equipos

Evaluacin

Eficacia

Fase 2:
Jerarquizacin
de los equipos de
acuerdo con la
importancia de
su funcin

Mejora

Fase 3:
Anlisis de
puntos dbiles
en equipos de
alto impacto

Fase 4:
Diseo de planes
ptimos de
Operacin,
Mantenimiento y
Logstica

Fase 6:
Evaluacin y
control de la
(indicadores tcnicos:
RAM, alineados con
los indicadores
Financieros)

Fase 5:
Optimizacin en la
asignacin de
recursos de
Operaciones y
Mantenimiento

Eficiencia
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II Congreso de Mantenimiento, Canal de Panam 2014

Por qu realizar auditoras?


Objetivo principal de las Auditoras:

Para identificar lo que


necesitamos controlar

Ayudar a orientar los recursos humanos,


econmicos y tecnolgicos, en las reas
de mayor oportunidad de mejora

$ $$ $

Informacin Dbil

PEOR
CASO
CASO MS
PROBABLE

MEJOR
CASO

Para conocer mejor


nuestra realidad Actual????

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MXIMO RANGO DE DECISIN

Para tomar mejores decisiones - a partir de la


evaluacin de factores que sean relevantes
dentro del negocio
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Referencia: TWPL (The Woodhouse Partnership
Limited)/
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Por qu realizar auditoras?


TPMs

RCAs

RBIs

RCMs

Otras
Metodologas

Actividades
Empricas

Poner orden en la aplicacin de metodologas de


optimizacin del mantenimiento y de la confiabilidad
Apaga
Fuego
Preventivas

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Correctivas
Predictivas

Planes
de
Rediseos
Tcnicas de auditora de los procesos de gestin
del mantenimiento

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Contingencia

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Concepto bsico de Auditora

Herramientas de revisin sistemtica de una


actividad, de un proceso o de una situacin, que
permiten evaluar el cumplimiento de un conjunto
de metas (indicadores); y cuyo objetivo principal
es identificar reas de oportunidad (brechas a
mejorar) dentro de los diversos procesos de gestin
de un activo industrial
Adolfo Crespo. The Maintenance Management Framework.
Models and Methods for Complex Systems Maintenance.
Springer Series in Reliability Engineering. Editorial Springer-Verlag UK.
2007. Londres. 333 Pginas. ISBN: 978-1-84628-820-3.

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Caratersticas de las Auditoras


1.- Deben ser capaces de permitir que se tomen decisiones con datos
cualitativos y/o datos cuantitativos.
2.- Deben ser capaces de evaluar los factores que agreguen el mayor valor
agregado al negocio.
3.- Deben combinar el lenguaje de econmico (finanzas) con el lenguaje
tcnico (ingeniera).
4.- Su aplicacin ha de ser rpida.

5.- Las complicaciones matemticas han de manejarlas los ordenadores.


6.- Los resultados del anlisis de los factores auditados, deben generar
acciones que permitan conseguir los objetivos estratgicos del negocio y
maximizar la rentabilidad de los activos de produccin

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Esquema general del proceso de


aplicacin de una Auditora

Analizar los
factores

Procesar los
factores
Definir los
factores a auditar
Definir el objetivo
de la Auditora
Definir el sistema
de produccin
(volumen de
control)

Tomar DECISIONES que


permitan mejorar los
factores evaluados

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Factores comunes a evaluar en


Auditoras de Mantenimiento y Confiabilidad
Recursos Gerenciales
Sistemas de manejo de la informacin
Tecnologa aplicada al mantenimiento preventivo y
predictivo
Planificacin y estimacin
Control de calidad en Mantenimiento
Indicadores de Confiabilidad, Mantenibilidad y
Disponibilidad
Procesos de soporte (logstica, inventarios)
Planificacin paradas de plantas
Integracin entre Mantenimiento y Produccin
Metodologas de Ingeniera de Confiabilidad
Aspectos de motivacin y comunicacin.

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Resultados generales de las


Auditoras de Mantenimiento

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Tipos de Auditora en Mantenimiento


Cualitativas: Auditoras que evalan de forma sencilla y con un
alto nivel de incertidumbre los diferentes indicadores de gestin
(encuestas, listas de preguntas, matrices cualitativas de
jerarquizacin, etc..)
Semi cuantitativas: Auditoras que utilizan mtodos de
evaluacin que permiten ponderar de forma parcial y con un
nivel medio de incertidumbre los diferentes indicadores de
gestin (redes de jerarquizacin, ponderacin promedio
aritmtica de factores ponderados, matrices de jerarquizacin,
etc.)

Cuantitativas: Auditoras que utilizan modelos matemticos que


permiten cuantificar la evolucin de diferentes indicadores de
gestin (Modelo de Anlisis Jerrquico de Priorizacin /
Tcnicas AHP, anlisis cuantitativo de riesgos, etc..)
** A continuacin se presentan algunos de los tipos de
auditoras utilizadas en las rea de Mantenimiento,
Confiabilidad y Gestin de Activos..

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Tipos de Auditora

MCM (Matriz Cualitativa del Mantenimiento)

MES (Maintenance Effectiveness Survey)

CMMSS (Computerized Maintenance


Management System Survey)

PAM (Auditora de Gestin de Activos: enfoque


de los estndares de Gestin de Activos:
PAS 55)

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Auditora en Mantenimiento Tipo Cualitativa


(MCM) - Matrz Cualitativa del Mantenimiento
Caractersticas de la tcnica de Auditora MCM:
Tipo: evaluacin de factores en una matriz cualitativa

Contenido: matriz (5x 7) conformada por los siguientes factores:


Eje Horizontal: corresponde a etapas de mejora en mantenimiento
(incertidumbre, conciencia, entendimiento, madurez y excelencia)
Eje vertical: corresponde a factores de gestin del mantenimiento
(aptitud de la alta gerencia, status de la organizacin mantenimiento,
costes del mantenimiento / costes totales, formas de resolver los
problemas en mantenimiento, calificacin y entrenamiento del
personal de mantenimiento, manejo de la informacin y toma de
decisiones, posicin de la organizacin en relacin al mantenimiento

Aplicacin: a nivel de personal de gerencia, en base a una tormenta de


ideas

Resultados: evaluacin cualitativa de cada uno de los 7 factores


evaluados y posicionamiento de cada factor en una las 4 etapas de mejora.
Se toman las decisiones necesarias para poder mejorar cada uno de los
factores evaluados, con el objetivo de tratar de llegar a la etapa de
conocimiento.

Referencia: RRG Reliability and Risk Group JBFA Training, Texas, USA.

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Matrz Cualitativa del Mantenimiento


Etapas
Criterios
Aptitud Gerencial

Status de la
organizacin
Mantenimiento

Etapa 1

Trabajos de baja calidad son


aceptados, entrenamiento se
considera innecesario,
ausencia de procedimientos,
herramientas en mal estado

No se maneja ningn registro


Manejo de la
informacin y toma de mantenimiento - la poca
data que se recopila es de
de decisiones
muy baja calidad

Posicin de la
organizacin en
relacin al
mantenimiento

Etapa 3

Incertidumbre
Conciencia
Entendimiento
No existe el concepto de
Reconoce que el
Comienza a aprender sobre el
prevencin - solo se corrige mantenimiento podra mejorar impacto del mantenimiento en la
cuando sea necesario
pero esta renuente a aceptar rentabilidad - se interes y promueve
algunos cambios
REACTIVA: trabajar sobre CONCIENTE: se mantiene
PREVENTIVA: aplica rutinas
los equipos cuando estos
corrigiendo fallos pero tiene preventivas por tiempo de
fallan de forma imprevista - ahora repuestos y realiza
inspeccin, lubricacin, ajustes y
reparar cuano se rompa
algunos mantenimientos
servicios menores con el fin de
mayores
aumentar el TPO de algunos equipos

30+%
Costes totales
Mantenimiento/
costes totales de
produccin
Formas de resolver Problemas se resuelven
segn como vayan
los problemas
apareciendo

Calificacin y
adiestramiento del
personal de
mantenimiento

Etapa 2

Nosotros no tenemos ni idea


por que los equipos fallan.
Continuidad operacional es
muy baja pero para
nosostros el mantenimiento
no es un factor importante

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Etapa 4

Etapa 5

Madurez
Genera propuestas de mejora hacia el
mantenimiento, reconoce que el apoyo de la
gerencia es de vital importancia para
consolidar las mejoras
PREDICTIVA: aplica tcnicas de anlisis de
vibracin, termografa, ultrasonido, etc., para
monitorear la condicin de algunos equipos.
Realiza anlisis de fallos repetitivas

Excelencia
Incluye al mantenimiento como parte
integral de los objetivos del negocio.

PROACTIVA: define y prioriza las


actividades de mant. (preventivo y
predictivo) en funcin de las
consecuencias de los fallos y
desarrolla modelos de desicin
basados en riesgo

20-30%

10-20%

5-10%

Less than 5%

Se reparan los fallos en


tiempos cortos. Se inician
algunos anlisis de fallos
(solo mantenimiento)

Problemas analizan y se resuelven


con informacin proveniente de
mantenimiento y operaciones

Problemas se analizan a partir del esfuerzo de


equipos de trabajo (operaciones,
mantenimiento, ingeniera, logstica,
proyectos, fabricante, etc)

Problemas se analizan por equipos


de trabajo, se evalan los riesgos y
se previenen los problemas que
afectan la rentabilidad del negocio

Se reconoce la falta de
adiestramiento, se identifcan
las herramientas obsoletas, se
identifican algunos
procedimientos de trabajo

Se entiende la importancia de la
calidad en el mant., se definen los
roles y procedimientos de trabajo, se
desarrollan algunas habilidades
crticas, anualmente se considera un
presupuesto para adiestramiento

Se definen procedimientos de certificacin de


calidad en mantenimiento, se desarrolla
personal de mant. de multihabilidades, el
entrenamiento se define por rendimiento y
desempeo

Altos estndares de calidad en la


ejecucin del mant., el
adiestramiento se visualiza como una
inversin y se planifica en funcin
del impacto econmico de cada rea,
muy alta flexibilidad para la
ejecucin del mant.

Se utliza un sistema manual o


computarizado muy sencillo no hay apoyo del sistema para
planificar actividades

Se utiliza un sistema que permite


desarrollar rdenes de trabajo de
mant., se hace seguimiento a los
costes totales, (solo tiene acceso
mantenimiento)

Se utiliza un sistema computarizado de


control del mantenimiento que involucra a
mantenimiento y operaciones, se registran
datos de costes y confiabilidad de forma
segura

Se tiene un sistema de gestin del


mantenimiento integrado con todas
las reas del negocio (finanzas,
logsitica, manteriales, operacin,
procesos, etc.), incluye mdulo de
anlisis de Riesgo

Nuestros competidores tienen


menos problemas que
nosotros, su disponibilidad es
ms alta y no generan tanto
impacto en la produccin

Un nuevo enfoque de nuestro


proceso de gestin del
mantenimiento nos puede ayudar a
identificar los problemas y a
incrementar la disponibilidad de
nuestros activos

"Todo el mundo esta comprometido a que la


calidad se convierta en algo rutinoraio dentro
del mantenimiento, que pase a ser parte de
nuestra filosofa operacional. Nosotros no
podremos hacer productos de calidad a partir
de actividades de mantenimeinto mal
ejecutadas"

"Nosotros no esperamos paros


imprevistos y sorpresas, cuando ello
ocurre, ser slo en equipos que
previamente mantenimiento ha
definido como equipos de bajo
riesgo (es ms barato esperar que
ocurra el fallo que hacer alguna
actividad de mantenimiento 16
preventivo"

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Ejemplo de resultados de Auditora en


Brainstorming inicial
Mantenimiento Tipo Cualitativa (MCM).
Resultados
Matrz
Cualitativa del Mantenimiento.
Empresa HEINEKEN, Espaa
Resultados preliminares
Auditora MCM. HEINEKEN

Valores Medios Registrados en la Primera Reunin


Aptitud Gerencial
5
4

Posicin de la organizacin en relacin al


mantenimiento

Status de la organizacin Mantenimiento

2
1
0

Manejo de la informacin y toma de


decisiones

Formas de resolver los problemas

Calificacin y adiestramiento del personal de


mantenimiento
Media
Direccin Mantto.

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Tipos de Auditora

MCM (Matriz Cualitativa del Mantenimiento)

MES (Maintenance Effectiveness Survey)

CMMSS (Computerized Maintenance


Management System Survey)

PAM (Auditora de Gestin de Activos: enfoque


de los estndares de Gestin de Activos:
PAS 55)

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Auditora en Mantenimiento Tipo


Semi-Cuantitativa MES
(Maintenance Effectiveness Survey)
Caractersticas de la tcnica de Auditora MES:

Tipo: cuestionario de evaluacin de 60 preguntas repartidas en 5 reas del


mantenimiento, las respuestas a cada pregunta se limitan a 5 posibles opciones
(1 = no hay, 2 = deficiente, 3 = regular, 4 = bueno y 5 = excelente)

Contenido: reas de mantenimiento a evaluar:


Recursos Gerenciales, Gerencia de la informacin, Equipos y tcnicas de
mantenimiento preventivo, Planificacin y ejecucin, Soporte, Calidad y
Motivacin
Aplicacin: a nivel de personal de gerencia, supervisin, operaciones y
mantenimiento (se recomienda aplicar el cuestionario a 8 participantes, como
mnimo)

Resultados: evaluacin de cada uno de los resultados obtenidos en funcin de los


siguientes rangos:

300 241: Categora Clase Mundial / nivel de excelencia en mantenimiento


181 240: Categora Muy buena / nivel de buenas prcticas en mantenimiento
121 180: Categora Por arriba del nivel promedio / nivel aceptable en mantenimiento
61 120: Categora Por debajo del promedio / nivel no muy bueno del mantenimiento con
oportunidades para mejorar
0 60: Categora Muy por debajo del promedio / nivel muy malo mantenimiento con muchas
oportunidades para mejorar

Referencia: Marshall Institute, http://www.marshallinstitute.com/

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Criterios:
1 = por debajo del promedio
2 = promedio
3 = por arriba del promedio
Factores a evaluar
1.Usted siente que mantenimiento esta dotado
para realizar su trabajo?

2. La estructura completa del mantenimiento


parece ser lgica y favorece al cumplimiento de
las actividades de mant.?

Auditora en Mantenimiento
Tipo Semi - Cuantitativa (MES)

3. La organizacin ayuda a eliminar las


barreras que el mantenedor encuentra en su
trabajo y de las cuales no tiene control?
4.La gerencia estimula a mantenimiento a
alcanzar las metas de produccin?
5.La gerencia estimula a produccin a que
ayude a mantenimiento en la realizacin de sus
actividades?

Cuestionario propuesto:

6.Se desarrollan equipos de trabajo


(mantenimiento y produccin), para resolver
tpicos que afectan a ambos departamentos?

rea: Recursos Gerenciales/


Organizacin

7.La gerencia estimula al personal de


mantenimiento (mecnicos, elctricos.) y a los
operadores a que trabajen juntos en la
resolucin de problemas que afectan la
disponibilidad de sus procesos?
8. El personal de mantenimiento posee las
habilidades necesarias para realizar sus
trabajos?
9. Los trabajadores en general han recibido el
adiestramiento adecuado en su reas de
trabajo?
10.La gerencia involucra al personal de
mantenimiento en la definicin de sus objetivos y
metas a cumplir?
11.La gerencia revisa y le hace seguimiento a
los objetivos de la planta en reuniones de trabajo
con el personal de mantenimiento y
operaciones?
12.Los objetivos del mantenimiento estn
alineados con la visin y misin del negocio?

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Puntuacin total por criterio


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Puntuacin total

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Criterios:
1 = por debajo del promedio
2 = promedio
3 = por arriba del promedio
Factores a evaluar
13.La organizacin utiliza un sistema
computarizado de gestin del mantenimiento
(SCGM)?
14. Est cada componente identificado,
codificado y asociado a un sistema dentro de
toda la planta?
15. La organizacin mantiene actualizado el
SCGM?
16.Ha sido el personal debidamente entrenado
para el uso del SCGM?
17.Lo organizacin mantiene registros precisos
de fallas de sus sistemas?
18.Estn los inventarios de repuestos dentro
del SCGM?
19.Se toman decisiones a partir de los reportes
generados por el SCGM?
20. La organizacin estima y le hace
seguimiento a los costos de mantenimiento?

Auditora en Mantenimiento
Tipo Semi - Cuantitativa (MES)

Cuestionario propuesto:
rea:
Gerencia de la Informacin

21. La organizacin evala los tiempos


operativos y fuera de servicio de sus equipos?
22.La organizacin de mantenimiento se
compara contra otras organizaciones para medir
su desempeo (benchmarking)?
23. El tiempo de realizacin de actividades de
mantenimiento es registrado y evaluado?
24.La gerencia de mantenimiento utiliza algn
tipo de medida de comparacin (costos de
mantenimiento/costos de produccin?

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II Congreso de Mantenimiento, Canal de Panam 2014

Criterios:
1 = por debajo del promedio
2 = promedio
3 = por arriba del promedio
Factores a evaluar
25.La organizacin utiliza rdenes de trabajo
para las actividades de MP?
26. Se revisan peridicamente los planes de
MP, aumento/descenso, necesidades de
adiestramiento, etc.?
27. La organizacin tiene personal de
mantenimiento dedicado exclusivamente a
realizar actividades de MP?
28.Los operadores ayudan en las actividades
de mantenimiento menor (limpieza, lubricacin,
ajustes e inspeccin visual)?

Auditora en Mantenimiento
Tipo Semi - Cuantitativa (MES)

29.La organizacin utiliza tcnicas de


mantenimiento predictivo (vibracin, anlisis de
aceite, ultrasonido, etc.?
30.La organizacin le hace seguimiento a los
costos de mantenimiento preventivo y
predictivo?
31.Los grupos de produccin y operaciones
permiten que el personal de mantenimiento
tenga acceso a los equipos en las fechas
estimadas de MP?
32. La organizacin tiene la cultura de analizar
y evitar las fallas repetitivas?
33.Se incluye al personal de mantenimiento y
produccin en el proceso de evaluacin de
equipos nuevos?
34. Se adiestra de forma adecuada a las
personas que van a operar los equipos nuevos?

Cuestionario propuesto:
rea:
Equipos y tcnicas de
Mantenimiento
Preventivo/Predictivo (MP/MPD)

35. Se adiestra de forma adecuada a las


personas que van a mantener los equipos
nuevos?
36. La organizacin hace seguimiento y evala
los costos de operacin y mantenimiento, a lo
largo del ciclo de vida de sus activos?

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Criterios:
1 = por debajo del promedio
2 = promedio
3 = por arriba del promedio
Factores a evaluar
37.Son priorizadas las actividades de
mantenimiento correctivo/preventivo?
38. La organizacin utiliza rdenes de trabajo
para las actividades correctivas?
39. Se le hace seguimiento a la ejecucin de
las actividades de mantenimiento
correctivo/preventivo?
40.La organizacin controla el sobre tiempo
(tiempo adicional al planificado)?
41.La organizacin registra la informacin
obtenida por la ejecucin de la actividad de
mantenimiento (correctiva/preventiva)?
42.Son los trabajadores de mantenimiento
asignados a las distintas labores en funcin de
sus conocimientos y habilidades?
43.Son las actividades correctivas bien
planificadas antes de comenzar a ejecutar el
mantenimiento?
44. La organizacin utiliza planificadores de
mantenimiento para preparar el alcance de
mantenimientos mayores (shutdowns,
overhauls)?
45. La organizacin utiliza contratistas
calificadas para realizar labores de
mantenimiento (outsourcing)?
46. La organizacin participa en la definicin de
las actividades de trabajo y en la estimacin de
tiempos de ejecucin de los contratistas?
47. Los planificadores de las actividades de
mantenimiento tienen en cuenta el impacto
(seguridad, ambiente y produccin) que tiene el
sistema en el cual se va a ejecutar el
mantenimiento?
48.Se define el camino crtico de los
mantenimientos mayores y se identifican los
repuestos
crticos?
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Puntuacin total

Auditora en Mantenimiento
Tipo Semi - Cuantitativa (MES)

Cuestionario propuesto:
rea:
Planificacin, programacin,
soporte y ejecucin del
mantenimiento

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0
0

II Congreso de Mantenimiento, Canal de Panam 2014

Criterios:
1 = por debajo del promedio
2 = promedio
3 = por arriba del promedio
Factores a evaluar
49.Estn disponibles los repuestos y materiales
a la hora de ejecutar actividades de
mantenimiento?
50. Est el almacn de repuestos bien
organizado y sus tiempos de respuesta son
eficientes?
51. Se tiene un buen control sobre la salida y
entrada de repuestos al almacn?
52.Se tiene un proceso de cuantificacin de
stock de repuestos que incluya el criterio del
impacto de no tener el repuesto en almacn?
53.Se tienen identificados los tiempos de
reposicin y los costos de los repuestos?
54. El criterio de rapidez en el desarrollo de las
actividades de mantenimiento esta por encima
del criterio de calidad?
55.Se tiene un proceso que permita verificar la
calidad de las actividades de mantenimiento
ejecutadas ?
56.Es la calidad en el rea de mantenimiento
un objetivo importante?
57. Tiene la organizacin un inters real en
satisfacer las diferentes necesidades de sus
trabajadores?
58. El buen desempeo de los trabajadores es
bien recompensado dentro de la organizacin
(econmico - motivacional)?
59. El personal de mantenimiento esta
motivado para realizar su trabajo lo mejor
posible?
60. El personal de mantenimiento sigue las
polticas y procedimientos de seguridad?
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Puntuacin total por criterio
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Puntuacin total

Auditora en Mantenimiento
Tipo Semi - Cuantitativa (MES)

Cuestionario propuesto:
rea:
Soporte, Calidad y Motivacin

IngeCon

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0

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II Congreso de Mantenimiento, Canal de Panam 2014

Ejemplo de Resultados Auditora MES


Fbrica de Billetes
Resultados por
reas

Valor mximo esperado


por rea 60 puntos

Desv.est.

33,18

3,99

25,82

3,70

Equipos y tcnicas
de mant. Preventivo

27,35

5,26

Planificacin y
Ejecucin

29,82

4,50

Soporte, Calidad y
Motivacin

30,12

3,53

Recursos
Gerenciales
Gerencia de la
Informacin
(Mximo)

Totales

146,29

https://app.box.com/s/thptbuzwqnbubi0r350k
300 241: Categora Clase Mundial / nivel de excelencia en mantenimiento
181 240: Categora Muy buena / nivel de buenas prcticas en mantenimiento
121 180: Categora Por arriba del nivel promedio / nivel aceptable en mantenimiento
61 120: Categora Por debajo del promedio / nivel no muy bueno del mantenimiento con
oportunidades para mejorar
0 60: Categora Muy por debajo del promedio / nivel muy malo mantenimiento
con muchas oportunidades para mejorar
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25

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Tipos de Auditora

MCM (Matriz Cualitativa del Mantenimiento)

MES (Maintenance Effectiveness Survey)

CMMSS (Computerized Maintenance


Management System Survey)

PAM (Auditora de Gestin de Activos, enfoque


de los estndares de Gestin de Activos:
PAS 55)

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Auditora para evaluar un sistema de


gestin informtica de mantenimiento (CMMSS)

Caractersticas de la tcnica: CMMSS


Tipo: cuestionario de evaluacin de 50 preguntas repartidas en 9 reas, las
respuestas a cada pregunta se limitan a 4 posibles calificaciones (1, 2, 3 y 4)
Autor de la tcnica: Ralph W. Peters
The Maintenance Excellence Institute , Division of Ralph W. Peters and
PEOPLE Inc.
http://www.PRIDE-in-Maintenance.com

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Auditora para evaluar un sistema de


gestin informtica de mantenimiento (CMMSS)
Factores a ser evaluados por la tcnica:
CMMSS
1- Integridad de los datos (6 preguntas, Mxima calificacin: 24 puntos)
-2 Adiestramiento y formacin (4 preguntas, Mxima calificacin: 16 puntos)
3- Control de las actividades de mantenimiento(5 preguntas, Mxima calificacin:
20 puntos)
4- Presupuestos y control de costos (5 preguntas, Mxima calificacin: 20 puntos)
5- Planificacin y programacin del Mantenimiento (7 preguntas, Mxima
calificacin: 28 puntos)
6- Gestin de Materiales (7 preguntas, Mxima calificacin: 28 puntos)
7- Tcnicas de Mantenimiento Preventivo PM y Predictivo (PdM) (6 preguntas,
Mxima calificacin: 24 puntos)
8- Indicadores de medicin de desempeo del mantenimiento (4 preguntas,
Mxima calificacin: 16 puntos)
9- Otros usos al CMMS (6 preguntas, Mxima calificacin: 24 puntos)

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Auditora para evaluar un sistema de


gestin informtica de mantenimiento (CMMSS)
Escala de resultados propuestos por la tcnica:
CMMSS
Las personas seleccionadas evalan las 50 preguntas desarrolladas para las 9 reas, en
funcin de una escala del 1 al 4 (puntuacin mxima: 200 puntos, puntuacin mnima: 50
puntos) (1 = Ineficiente, 2 = Regular, 3 = Bueno, 4 = Muy eficiente)

Rangos de evaluacin:
181 200:

Categora Muy buena / software de mantenimiento en nivel de


muy buenas prcticas en mantenimiento (clase mundial)
121 180:
Categora Por arriba del nivel promedio / software de
mantenimiento con un nivel aceptable
61 120:
Categora Por debajo del promedio / software de mantenimiento
con un nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar
Menos de 60: Categora Muy por debajo del promedio / software de gestin de
mantenimiento con un nivel muy bajo, con muchas oportunidades
para mejorar

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Auditora para evaluar un sistema de


gestin informtica de mantenimiento (CMMSS)
Factores a ser evaluados por la tcnica: CMMSS
1. INTEGRIDAD DE LOS DATOS (MXIMA CALIFICACIN: 24 PUNTOS)
1. Introducen datos completos sobre: tipo, ubicacin, posicin, cdigos y detalles tcnicos de los Equipos
2. Registra el inventario de piezas de repuesto detallado de cada equipo
3. Registra informacin detallada sobre las actividades de mantenimiento PM/CM/SW ejecutadas (informes de
ejecucin)
4. Registra la informacin detallada de las fechas de inicio y finalizacin de las tareas de PM/CM/SW
5. Se asignan los datos especficos de piezas/refacciones para la ejecucin del mantenimiento PM/CM/SW
6. Los datos de fallas (tiempos, modos y sntomas) se registran, codifican, capturan y generan bases de datos para ser
analizados
2. ADIESTRAMIENTO Y FORMACIN (MXIMA CALIFICACIN: 16 PUNTOS)
7. Proceso de formacin inicial est orientado a todos los posibles usuarios del CMMS
8. Proceso de formacin avanzado para el uso del CMMS a los usuarios de mantenimiento y almacn
9. Proceso de formacin especfico del uso del CMMS orientado para los usuarios de operaciones
10. Proceso de formacin avanzado para los administradores del CMMS
3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO (MXIMA CALIFICACIN: 20 PUNTOS)
11. Describen de forma detallada dentro del CMMS la descripcin de la actividad del mantenimiento (paso a paso)
12. La creacin y el flujo de la orden de trabajo de mantenimiento dentro del CMMS es manual, manual-automtica
totalmente automatizada (por ejemplo, mejor caso: el operador puede crear una orden On-line, la orden va a
mantenimiento en forma virtual, mantenimiento revisa el equipo, diagnstica, resuelve el problema, entrega el equipo
y se cierra la orden de trabajo de forma totalmente automtica, sin registros en papel)
13. Se registra el detalle especfico de las horas de trabajo de los ejecutores del mantenimiento
14. Se revisan y analizan las horas de trabajo de mantenimiento estimadas contra las horas reales de ejecucin del
mantenimiento
15. Se define un proceso de asignacin prioridades de las rdenes de trabajo en base a la criticidad de los equipos:
factores de seguridad, lucro cesante, costo de materiales, mano de obra, calidad, coste del tiempo de inactividad, etc.

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Auditora para evaluar un sistema de


gestin informtica de mantenimiento (CMMSS)
Factores a ser evaluados por la tcnica: CMMSS
4. PRESUPUESTOS Y CONTROL DE COSTOS (MXIMA CALIFICACIN: 20 PUNTOS)
16. Se cargan en la orden de trabajo de forma detallada los costos por mano de obra, refacciones y se contabilicen a
nivel de equipos
17. Se visualizan los presupuestos de mantenimiento y se le hace seguimiento a su ejecucin a nivel de: rea, proceso,
sistema, equipos y componentes
18. Dentro del CMMS se calculan y analizan indicadores de costos de mantenimiento (costes de mantenimiento
preventivo, costos de mantenimiento correctivo, preventivo vs correctivo, costos de mantenimiento vs coste de
produccin, etc.
19. Se definen los costos de Mantenimiento y reparaciones especiales (mantenimientos mayores, overhauls,
modificaciones importantes, etc.) y se les hace seguimiento y anlisis detallado
20. Se estiman los costos totales de mantenimiento en el ciclo de vida del activo, se utiliza esta informacin para
tomar decisiones de sustitucin o renovacin de los equipos

5. PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DEL MANTENIMIENTO (MXIMA CALIFICACIN: 28


PUNTOS)
21. Se desarrolla y aplica dentro del CMMS un proceso documentado para la planificacin y programacin del
mantenimiento PM/CM
22. Se documentan y registran las actividades de mantenimiento PM/CM, se controla y mide su eficiencia y se analizan y
registran las mejoras de este tipo de mantenimiento
23. Se mide el tiempo de ejecucin efectivo de las actividades de mantenimiento PM/CM, se analizan y documentan las
mejoras obtenidas
24. El CMMS registra la informacin de las herramientas necesarias para la ejecucin de las actividades de mantenimiento
programadas
25. Est definido el proceso de soporte de repuestos dentro del CMMS y est disponible para el apoyar la planificacin y la
programacin de las actividades de mantenimiento
26. Est definido en el CMMS el proceso de soporte de coordinacin entre el mantenimiento y las operaciones en la fase de
programacin y ejecucin del mantenimiento
27. Se registran los detalles de las reparaciones de emergencia, horas, costos de directos y costos por indisponibilidad, se da
seguimiento y se analiza esta informacin para generar recomendaciones que ayuden a evitar estos mantenimientos de
emergencia

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Auditora para evaluar un sistema de


gestin informtica de mantenimiento (CMMSS)
Factores a ser evaluados por la tcnica: CMMSS
6. GESTIN DE MATERIALES Y REPUESTOS (MXIMA CALIFICACIN: 28 PUNTOS)
28. Est totalmente integrado el mdulo de gestin de inventarios utilizado plenamente con el mdulo de rdenes de trabajo PM/CM del
CMMS
29. Estn definidos los indicadores de mximos y mnimos y nivel de reposicin dentro del CMMS y los mismos se estiman en funcin
de las rdenes de trabajo PM/CM
30. Estn definidos los Kits de partes de mantenimiento para las actividades de mantenimiento preventivo PM
31. Estn definidos dentro del CMMS los de partes para los equipos de proteccin y seguridad
32. Estn definidos dentro del CMMS los repuestos crticos (en funcin del factor Riesgo) y su nivel de stock mnimo
33. Estn relacionados e integrados los catlogos de fallas de las rdenes de trabajo del CMMS con los repuestos del almacn
34. Est definida dentro del CMMS la informacin sobre la garanta de las principales refacciones de los equipos y est integrada con las
rdenes de mantenimiento por garanta
(PM / CM)

7. TCNICAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR TIEMPO (PM) Y PREDICTIVO (PdM) (MXIMA


CALIFICACIN: 24 PUNTOS)
35. Se utilizan indicadores de revisin continua de la eficiencia de PM / PdM y se relacionan con la criticidad de los equipos
(cumplimiento de ejecucin de PM/PdM, niveles de asertividad de los PdM, backlog por PM, etc.)
36. El CMMS mide el cumplimiento de la ejecucin de los presupuestos de PM /PdM, se generan tendencias de gastos de mantenimiento
37. Se tienen cargados en el CMMS el detalle de la ejecucin de las actividades PM / PdM
38. El CMMS proporciona informacin sobre las variables por condicin y status de alarmas para los equipos que tienes definidas
actividades de PdM
39. El CMMS proporciona los resultados de los indicadores de: MTBF, MTTR, las tendencias de falla, Costes por indisponibilidad
40. El CMMS proporciona informacin detallada de las tareas de PM / PdM, para que pueda ser utilizada como parte de la formacin de
los nuevos trabajadores de mantenimiento

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Auditora para evaluar un sistema de


gestin informtica de mantenimiento (CMMSS)
Factores a ser evaluados por la tcnica: CMMSS
8. INDICADORES DE MEDICIN DE DESEMPEO (MXIMA CALIFICACIN: 16 PUNTOS)
41. EL CMMS permite evaluar y diferenciar el tiempo de indisponibilidad (mantenibilidad) por mantenimientos
correctivos, preventivos y por condicin (tiempos fuera de servicio, los tiempos de reparacin y los tiempos fuera de
control)
42. El CMMS permite diferenciar entre los tiempos operativos (confiabilidad) por mantenimientos correctivos,
preventivos y por condicin
43. El CMMS integra los indicadores Mantenibilidad y Confiabilidad con los indicadores de costos por
indisponibilidad por fallas (CIF)
44. El CMMS integra los indicadores tcnicos con los indicadores financieros del negocio
9. OTROS USOS AL CMMS (MXIMA CALIFICACIN: 24 PUNTOS)
45. Los lderes de Mantenimiento utilizan el CMMS para gestionar el mantenimiento e integrarlo con los procesos
fundamentales del negocio
46. El personal de operaciones y manufactura comprende la lgica bsica del CMMS y recibe informacin e
indicadores que lo ayuden a mejorar sus procesos
47. Los cambios de ingeniera relacionados con datos del equipo / activo, planos y especificaciones se actualizan y
registran de forma efectiva en el CMMS
48. Se incluyen dentro del CMMS la informacin de las jerarquas de sistemas / subsistemas utilizados para la
codificacin de los equipos de planta
49. Se incluyen dentro del CMMS los reportes de los anlisis de fallas (ACR) ejecutados (se registra una base de
datos de fallas evaluadas)
50. Se integran dentro del CMMS, las aplicaciones de Confiabilidad (RCM, TPM, Six Sigma, etc) y se actualizan y
mejoran los planes de mantenimiento e inspeccin en funcin de los resultados obtenidos a partir del uso de estas
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metodologas

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II Congreso de Mantenimiento, Canal de Panam 2014

Ejemplo de resultados de la
Auditora CMMSS

Auditora CMMSS aplicada a


Software (SAP-PM) en
Compaa Minera, Chile

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II Congreso de Mantenimiento, Canal de Panam 2014

Tipos de Auditora

MCM (Matriz Cualitativa del Mantenimiento)

MES (Maintenance Effectiveness Survey)

CMMSS (Computerized Maintenance


Management System Survey)

PAM (Auditora de Gestin de Activos: enfoque


de los estndares de Gestin de Activos:
PAS 55)

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Auditora bajo el enfoque de la norma de Gestin


de Activos: PAS 55
(PAM Auditora de Gestin de Activos)
Caractersticas de la tcnica de Auditora PAM:

Basada en un cuestionario de evaluacin, el cual consta de 121 preguntas, distribuidas en 28


requerimientos normativos de la PAS 55. Las respuestas se limitan a 5 posibles opciones,
escala de Nivel 0 a Nivel 4.

A continuacin, se presentan las 28 reas a evaluar por la Auditora PAM:


1.Requerimientos generales.
2.Poltica de gestin de activos.
3.Estrategia de gestin de activos.
4.Objetivos de la gestin de activos.
5.Plan de la gestin de activos.
6.Planes de contingencia.
7.Estructura, autoridad y responsabilidad.
8.Externalizacin de actividades de la gestin de activos.
9.Formacin, sensibilizacin y competencias.
10.Comunicacin, participacin e inters.
11.Sistema de documentacin de la gestin de activos.
12.Gestin de la informacin.
13.Proceso de la gestin de riesgos.

Referencia: PAS 55, versin 2008, BSI Standard

14.Metodologa de la gestin de riesgos.


15.Identificacin y evaluacin de riesgos.
16.Uso y mantencin de la informacin de riesgo del
activo.
17.Requisitos legales y otros.
18.Gestin del cambio.
19.Ciclo de vida de los activos.
20Herramientas, instalaciones y equipos.
21.Supervisin del rendimiento y condicin.
22.Investigacin de fallos asociados a los activos,
incidentes y no conformidades.
23.Evaluacin del cumplimiento.
24.Auditoras.
25.Acciones correctivas y preventivas.
26.Mejora continua.
27.Registro de archivos.
28.Revisin de la gestin.

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Ejemplo de resultados de la Auditora PAM


tem Auditable
(Minera N
4.1
Requerimientos generales.
Chile)
4.2
Poltica de gestin de activos.
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7.1
4.4.7.2
4.4.7.3
4.4.7.4
4.4.8
4.4.9
4.5.1
4.5.2
4.6.1
4.6.2

IngeCon

4.6.3
4.6.4
4.6.5.1
4.6.5.2
4.6.6
4.7

Estrategia de gestin de activos.


Objetivos de la gestin de activos.
Plan de la gestin de activos.
Planes de contingencia.
Estructura, autoridad y responsabilidad.
Externalizacin de actividades de la gestin de activos.
Formacin, sensibilizacin y competencias.
Comunicacin, participacin e inters.
Sistema de documentacin de la gestin de activos.
Gestin de la informacin.
Proceso de gestin de riesgos.
Metodologa de gestin de riesgos.
Identificacin y evaluacin de riesgos.
Uso y mantencin de la informacin de riesgo del activo.
Requisitos legales y otros.
Gestin del cambio.
Ciclo de vida de los activos.
Herramientas, instalaciones y equipos.
Supervisin del rendimiento y condicin.
Investigacin de fallos asociados a los activos, incidentes y
no conformidades.
Evaluacin del cumplimiento.
Auditoras.
Acciones correctivas y preventivas.
Mejora continua.
Registro de archivos.
Revisin de la gestin.

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Puntaje (0-4)
0,8
0,6
0,5
0,5
0,5
1,0
1,2
1,6
1,1
1,3
1,0
1,3
1,3
1,6
0,8
0,8
1,4
1,7
1,2
1,7
1,9
1,8
2,0
0,7
1,2
1,1
1,0
0,8

37
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Ejemplo de resultados de la Auditora PAM

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Ejemplo de resultados de la Auditora PAM

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39
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Consideraciones finales.

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Auditoras y su integracin con


indicadores

Indicadores Financieros, (KPIs) claves de la direccin corporativa de la empresa, tales


como: EVA, ROCE, ROA, etc..

Indicadores tcnicos de produccin, mantenimiento, confiabilidad y riesgo, tales como:


niveles de produccin, OEE, Calidad, MTTF, MTTR, Disponibilidad, Frecuencia de fallas,
Back-log, Mximos y Mnimos de repuestos, costos de mantenimiento, calidad del
mantenimiento, porcentaje de mantenimiento preventivos vs mantenimiento correctivos,
nivel de seguridad, nmero de accidentes, etc.

Las auditoras deben integrarse con el cuadro de mando integral


(Balance Scored Card):

Las recomendaciones propuestas a partir


de las auditoras deben alinearse con los
KPIs claves del negocio

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Resultados esperados de una auditora


Maximizar la rentabilidad del negocio, a lo largo
del Ciclo de Vida de los Activos
Conseguir la excelencia en los procesos de
Mantenimiento y Operacin
(Mejorar Confiabilidad y
Minimizar el Riesgo Operacional)
Definir la cantidad y el uso ptimos de los recursos
Cunto y Cuando Hacer ?

Definir las acciones para controlar las brechas


Qu Hacer ?

Identificar las brechas (oportunidades) de corto,


mediano y largo plazo

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Dnde apuntar ?
42
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Lecciones Aprendidas en el desarrollo


de las Auditoras
No hay un metodologa nica de Auditora
El tratar de decidir slo con muchos datos cuantitativos requiere de
esfuerzos muy grandes en tiempo y recursos
La insensibilidad al dato es sorprendente. Normalmente se recopila ms
datos de los que en realidad se necesitan.
Se requiere el uso de tcnicas de auditoras que integren aspectos
tcnicos, humanos (a todos los niveles) y econmicos.
Las Auditoras deben generar planes de acciones reales . Evitar que las
auditoras se conviertan en simples informes tcnicos, con una lista de
acciones en papel (No dejar pasar tiempo y dejar que se enfren las
recomendaciones).

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Reflexiones finales
Evite sobrecargarse con iniciativas simultneas de procesos de Auditora,
para esto es necesario tener bien definidas las reas de mayor oportunidad.

La falta de dominio de las distintas tcnicas de Auditora puede conducir a:


abstenerse de aprovechar herramientas tiles,
generar expectativas poco fundadas,

El xito de la implantacin de un proceso de Auditora depende en gran parte


del recurso humano involucrado en el desarrollo de la misma.

No se debe limitar la justificacin de aplicacin de Auditoras a

simples modas pasajeras, la organizacin debe convertir estas


tcnicas de control, en prcticas normales de trabajo (proceso de
mejora continua), que ayuden a optimizar la toma de decisiones
dentro del proceso integral de gestin de activos

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45
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GraciaGracias por su atencin..

Preguntas???????su atencin.

Carlos A. Parra M.
PhD. MSc. Eng.
Gerente IngeConGerent
E-mail: parrac37@yahoo.com
www.confiabilidadoperacional.com
Telfonos: 58-414-1080052

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ANEXOS

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Tipos de Auditora

MQS (Maintenance Qualification Survey)

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Auditora en Mantenimiento Tipo Semi - Cuantitativa


(MQS Maintenance Qualification Survey)
Caractersticas de la tcnica de Auditora MQS:

Tipo: cuestionario de evaluacin de 386 preguntas repartidas en 12 reas del


mantenimiento, las respuestas a cada pregunta se limitan a tres posibles opciones
(100%, 50%, 0%)

reas evaluar (nmero de preguntas)


Vnculos entre Produccin y Mantenimiento (34)
Percepcin del Mantenimiento/Gerencia (31)
Percepcin del Departamento Mantenimiento/Mant. (26)
Disponibilidad (22)
Costes Mantenimiento (20)
Mtodos de preparacin (66)
Planificacin (23)
Manejo de existencias (56)
Quin esta haciendo qu dentro de la organizacin (29)
Recursos Humanos (34)
Recursos materiales (27)
Entrenamiento(18)

Nivel de importancia (%)


8.808
8.031
6.735
5.699
5.181
17.098
5.958
14.507
7.512
8.808
6.994
4.663

Referencia: ABS Reliability and Risk Group JBFA Training, Curso:Reliability


Management, http://www.absconsulting.com/svc_trainingPT.cfm

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Auditora en Mantenimiento Tipo Semi - Cuantitativa


(MQS Maintenance Qualification Survey)
Caractersticas de la tcnica de Auditora MQS:

Resultados: evaluacin de cada uno de los resultados obtenidos en funcin de una red de
optimizacin:
Vinculos entre produccin y Mtto
100
Percepcin de las Jerarquas
Entrenamiento y Capacitacin
90
Superiores de Mtto.
80
70
60
Percepcin del depto de Mtto. para
Recursos de materiales
50
el Mtto.
40
30
20
10
Conocimiento de la disponibilidad
Recursos humanos de Mtto.
0
del equipo

Quin esta haciendo qu dentro de


la organizacin

Conocimiento de los costos de Mtto.

Manejo de existencias (Stock)


Planeacin (Programacin y
horarios de trabajo)

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Metodos y preparacin

Maintenance

Production

Other (Quality, Process..)

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