Directiva sobre uso de recursos informticos

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DIRECTIVA N 04 -2009-MTC/21 USO DE LOS RECURSOS INFORMTICOS EN PROVAS DESCENTRALIZADO

I.

OBJETIVO Establecer disposiciones especficas que normen el uso de los recursos y servicios tecnolgicos en el Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Descentralizado Provas Descentralizado. FINALIDAD - Lograr un uso adecuado de los recursos informticas - Facilitar los procedimientos y asignacin de responsabilidades para la ejecucin de las actividades asociadas tecnologa de informacin y comunicaciones (TICs). - Normar aspectos referidos a la utilizacin de los servicios de red de Provas Descentralizado, orientado a garantizar la seguridad de la informacin. ALCANCE La presente Directiva es de aplicacin obligatoria para todos los usuarios de la Sede Central y Oficinas de Coordinacin del Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Descentralizado Provas Descentralizado. BASE LEGAL - Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - La PCM mediante RM N 224-2004-PCM del 23 de Julio de 2004, aprob el uso obligatorio de la Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799:2004 EDI. Cdigo de buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin 1 Edicin - Decreto Supremo N 029-2006-MTC que fusiona a las Unidades Ejecutoras Provias Departamental y Provias Rural, dndose como resultado de la fusin la nueva Unidad Ejecutora denominada Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Descentralizado Provas Descentralizado. NORMAS GENERALES 1. La Unidad de Sistemas e informacin es la responsable de la administracin de los recursos informticos de Provas Descentralizado. 2. La Unidad de Sistemas es la encargada de implementar y mantener operativo la red de datos y comunicaciones de la institucin. 3. La Unidad de Sistemas brindar capacitacin, mantenimiento y apoyo en el uso de los recursos informticos de la institucin. 4. La Unidad de Sistemas es la encargada de evaluar las necesidades de recursos informticos de la institucin as como proponer su adquisicin respectiva. 5. Solo el personal activo de la Institucin podr utilizar los recursos informticos disponibles. Para casos de proveedores de servicios por otra modalidad se ofrecer los recursos que contractualmente seale el contrato. 6. La Unidad de Sistemas es la encargada de administrar la seguridad de los sistemas de Informacin. 7. El cumplimiento del presente reglamento es de carcter obligatorio para todos los trabajadores de Provas Descentralizado. El desconocimiento del mismo no exonera de las responsabilidades y sanciones del caso.

II.

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VI.

NORMAS ESPECFICAS

1. Del Uso y cuidado de los Equipos de Cmputo. 1.1. Los equipos de cmputo son exclusivamente para uso Institucional. 1.2. Los usuarios son responsables del adecuado uso y seguridad de los equipos y componentes que le han asignado. 1.3. Los usuarios no debern realizar ningn tipo de instalacin de software a los equipos asignados, ni a ningn otro equipo de la Institucin. Caso contrario estarn sujetos a las sanciones que corresponda. 1.4. Esta totalmente prohibido el intercambio de equipos o componentes entre usuarios. Estas acciones estn a cargo de Sistemas en coordinacin con Patrimonio. 1.5. Esta totalmente prohibido que el usuario, bajo cualquier circunstancia; manipule la parte interna de los equipos. 1.6. Esta totalmente prohibido el consumo de cualquier alimento (comidas, bebidas y otras) cercano a los equipos o componentes de cmputo, para evitar daos. 1.7. Verificar que el papel reciclado para un segundo uso como borrador a ser utilizado, no contenga grapas o clips que genere la ruptura de piezas internas en las impresoras. 1.8. Al existir un problema de atasco de papel no se deber forzar ni jalar el papel, y se proceder a solicitar el apoyo del personal de la Unidad de Sistemas. 1.9. El usuario puede hacer limpieza externa de sus equipos para evitar acumulacin de polvos, sin utilizar lquidos. 2. Del Servicio de Asistencia Tcnica 2.1. La atencin de servicios al usuario por mantenimiento apoyo tcnico de equipos, se har siguiendo los procedimientos establecidos para este fin. 2.2. Para el personal nuevo, la asignacin de servicios disponibles; debe ser requerido al Jefe de la Unidad de Sistemas por el Jefe inmediato del usuario previa autorizacin de su Gerente. Este requerimiento puede hacerse por correo, se verificar la incorporacin del usuario para proceder a habilitar los accesos. 2.3. Los accesos del servicio a la red disponible son: - Acceso al SIGAT (debern precisar el mdulo de accesos) - Accesos a Intranet (Boletas de permiso, informacin gerencial, rendicin, etc.) - Accesos a Extranet (Solicitud y rendicin de Gobiernos Regionales, etc.) - Acceso a Internet - Acceso al correo electrnico institucional - Acceso al servidor de archivos, por cada trabajador. 2.4. En caso el usuario detecte alguna anomala o problema en su computadora, deber informar inmediatamente al personal de soporte tcnico de la Unidad de Sistemas para su atencin. 3. Del Mantenimiento de Equipos Informticos 3.1. El personal soporte Tcnico de la Unidad de Sistemas son los encargados de realizar el mantenimiento preventivo, detectivo y correctivo de los equipos de cmputo. 3.2. La Unidad de Sistemas coordinar el mantenimiento preventivo de las computadoras personales e impresoras de todos los usuarios de la institucin al menos una vez por ao y se realiza de acuerdo a un cronograma de Mantenimiento que se dar a conocer a todas las Gerencias de la Institucin. 3.3. Cuando sea necesario el cambio de partes en el equipo del usuario y no se cuente con stock de repuestos en el almacn, la Jefatura de la Unidad de Sistemas emitir una solicitud de requerimiento con las especificaciones tcnicas a la Gerencia de Administracin, para el trmite de compra respectivo.

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3.4. El usuario debe poner a disposicin el equipo para realizar el mantenimiento peridico de acuerdo al cronograma establecido con anterioridad, tomando sus previsiones. 3.5. Como medida de seguridad, se ha dispuesto un servidor en la red, exclusivamente con carpetas personales para los archivos de trabajo que realiza el usuario, estos archivos son respaldados peridicamente en la red. Sin embargo los archivos almacenados en la PC no se realiza backup. 3.6. El usuario deber trabajar toda su informacin institucional en la carpeta personal creado en el servidor de archivos. Coordinar con soporte tcnico este acceso. 3.7. Se recomienda que el usuario realice mensualmente una depuracin de los archivos de su correo, eliminando aquellos que tienen el estado de eliminados y los que no son de su inters. Estos archivos de correo se encuentran en su PC. 3.8. Se recomienda que el usuario realice un backup de su archivo de correo mensualmente, de ser necesario solicitar apoyo de soporte tcnico. 3.9. Est terminantemente prohibido que el personal tcnico, realice mantenimiento a equipos que no pertenezcan a la institucin. 3.10. La reparacin y/o mantenimiento de un equipo informtico, se realizar siempre y cuando no se encuentre cubierto por el periodo de garanta. 4. Del uso y propiedad de los recursos de TI 4.1. Los productos de SW (cdigos fuentes) que desarrolle un personal interno bajo la modalidad de contratacin CAS, CAP u otros, sern propiedad de Provas Descentralizado, y no podrn ser extrado de la Institucin para ser usado totalmente ni en forma parcial en otras entidades sin la autorizacin de Provias descentralizado. 4.2. Los equipos de cmputo, documentos y programas que se asigne al usuario para el cumplimiento de su actividad solo podrn ser utilizados en el marco de las funciones asignadas. 4.3. La informacin, dato, documento escrito, programa, u otro material informtico que sea creado como parte de sus actividades ser de propiedad de la institucin. 4.4. Esta totalmente prohibido extraer documentacin o informacin, sea en medios fsico o electrnico; de la Institucin para fines ajenos a las funciones como personal de Provas Descentralizado. 4.5. Esta prohibido el uso de los equipos de cmputo de Provas Descentralizado para propsitos personales de toda ndole que sean ajenos a las funciones de la institucin. 4.6. Se prohbe modificar la configuracin de los equipos de cmputo que permita accesos no autorizados a la red institucional o para modificar accesos telefnicos para realizar llamadas no autorizadas. 4.7. La Unidad de Sistemas se encargar de la ejecucin diaria de copias de respaldo en medios magnticos de informacin (datos, archivos, programas y documentos) que se encuentra almacenada en los servidores, adicionalmente gestionar el almacenamiento y custodia de las cintas de respaldo en un lugar fsico externo a la Institucin. 4.8. La Unidad de Personal ser responsable de informar a la Unidad de Sistemas sobre las altas o bajas del personal contratado bajo cualquier modalidad, que nos permita mantener actualizado los accesos de usuarios a los servicios informticos. 4.9. Los usuarios son responsables de las actividades que realicen con sus accesos en los servicios informticos. 4.10. La clave de acceso (contrasea o password) es confidencial y personal, por lo que esta prohibido ceder su clave a otro usuario. 4.11. Se recomienda el cambio de su clave mximo trimestralmente o en el momento que tenga indicios que su clave es conocida por otro usuario.

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5. Del Uso del Servicio de Internet 5.1. El uso que los usuarios darn a las pginas autorizadas de Internet, ser exclusivamente para las actividades institucionales. Las pginas autorizadas son aquellas que el Gerente autoriza al usuario por ser de necesidad para el cumplimiento de sus funciones. 5.2. La Unidad de Sistemas, har un monitoreo de los accesos que los usuarios realicen a la pgina Web. De encontrar accesos no permitidos, se emitir un informe a su Gerencia respectiva. 5.3. Queda terminantemente prohibido el acceso a pginas que atenten contra la moral y las buenas costumbres, o que no tengan ninguna relacin con las actividades de nuestra Institucin. 5.4. Se recomienda no descargar los archivos de Internet bajo responsabilidad. Para el caso de archivos de pginas conocidas el usuario debe asegurarse que no contenga virus, para ello puede descargarlo sobre su USB y pasarlo el Antivirus. 5.5. Si algn usuario, por razones laborales, requiere alguno de los servicios restringidos, esto deber ser solicitado a travs de su Gerencia correspondiente, quien cursar la solicitud respectiva con la debida justificacin a la Gerencia de Administracin para su evaluacin y aprobacin. 6. Del Correo Electrnico 6.1. El servicio de correo electrnico es para uso exclusivo de envo y recepcin de informacin relativa a las funciones del usuario en la institucin. 6.2. Los usuarios son responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso a la red y buzn de correo proporcionados por nuestra Institucin. Si un usuario deja su cuenta de correo abierta en un lugar pblico es responsable de todo aquello que pueda hacerse desde dicha cuenta. 6.3. El nombre de la cuenta de correo electrnico para cada usuario sigue el siguiente estndar: XYZAAAAA, donde X es primera letra del primer nombre y A es el apellido paterno completo. En caso que existiera coincidencia; se adicionar Y representa la primera letra del segundo nombre, si persiste la igualdad se adicionar Z que representa la primera letra del segundo apellido. 6.4. La cuenta de correo electrnico es de uso exclusivo del usuario asignado por tanto bajo ninguna circunstancia este podr usar la cuenta de otro usuario as como tampoco debe dar a conocer a otro usuario. 6.5. El acceso al correo institucional fuera de la entidad es proporcionado a travs del portal web de Provas Descentralizado usando su clave personal. 6.6. Debido a la posible saturacin de la red, la Unidad de Sistemas limitar el tamao del archivo que se enva o recibe por correo a 1 MGB mximo. Para casos de archivos mayores a lo indicado coordinar con la Unidad de Sistemas. 6.7. El caso de recibir correos electrnicos de procedencia dudosa, el usuario deber eliminar el correo e informar a la Unidad de Sistemas en forma inmediata. 6.8. Los correos estarn disponibles en la red para al usuario, hasta que lo descargue automticamente (Outlook) a su PC. El tiempo mximo que permanecer un correo en el servidor que no ha sido descargado a su PC es de 1 mes. 6.9. El usuario deber dar un mantenimiento peridico a su buzn de correo (bandeja de entrada y enviados). Deber eliminar permanentemente los correos del buzn eliminados, as mismo eliminar los correos particulares y los que no sean trascendentes. Las carpetas del correo que se descarga automticamente se almacena en el disco duro de la computadora asignada a cada usuario.

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6.10. El uso del correo electrnico es solo para fines laborales. Esta totalmente prohibido su utilizacin para envo de cadenas de correo, spams, archivos de entretenimiento, mp3, videos mpg, imgenes. Y peor an para enviar mensajes, archivos o informacin que atenten contra la institucin.
7. Del Servicio de Telefona 7.1. El uso del Servicio de Telefona es exclusivamente para las actividades vinculadas a la gestin institucional de Provas Descentralizado, siendo un servicio de carcter restringido. 7.2. La Unidad de Sistemas proporcionar una clave personal de llamadas a cada usuario en el momento de ingresar a la Institucin. Los niveles de acceso son los siguientes: - Anexo - Llamada Local - Llamada Local, Nacional - Llamada Local, Nacional, Celular 7.3. Los usuarios son responsables de las llamadas que se efecten con su clave personal de llamadas y no la debern compartir bajo ningn motivo. 7.4. Es responsabilidad de la Unidad de Sistemas emitir los reportes de consumo del Servicio de Telefona a fin de que se pueda evaluar el correcto uso del servicio. 8. De la Instalacin de los programas de software base 8.1. La Unidad de Sistemas es responsable de la instalacin y/o desinstalacin del software en la institucin. Prohibindose esta accin a los dems usuarios. 8.2. Esta totalmente prohibido utilizar e instalar programas o recursos que no tengan una licencia respectiva a nombre de la Institucin. Cualquier solicitud de instalacin deber ser sustentada. 8.3. Los usuarios deben tener instalado en sus computadoras slo los programas de software base y/o sistemas autorizados por la Unidad de Sistemas. 9. Del Desarrollo de Software 9.1. Es funcin de la Unidad de Sistemas el desarrollo de sistemas alineado a los procesos y objetivos de Provas Descentralizado. Todas las Unidades Gerenciales que requieran desarrollo de nuevas aplicaciones, deben solicitarlo formalmente a la Unidad Gerencial de Administracin. Su atencin ser segn la priorizacin del caso. 9.2. Es funcin de la Unidad de Sistemas mantener actualizado la operatividad de las aplicaciones operativas. Todas las Unidades Gerenciales y/o Unidades de Provas Descentralizado que requieran modificacin o adecuaciones de los aplicativos, deben solicitarlo directamente a la Unidad de Sistemas, quien evaluar el impacto que esto genere sobre el sistema integrado. Su atencin pasa por una evaluacin previa. 9.3. En el caso de que el desarrollo de aplicaciones sea contratado como un servicio de terceros, ser supervisado por la Unidad de Sistemas e Informacin, quien elaborar las especificaciones tcnicas y posteriormente la Conformidad Tcnica del servicio contratado. 9.4. Esta totalmente prohibido y bajo ninguna circunstancia el personal tcnico de desarrollo debe tener acceso a la Base de Datos de Produccin. El mantenimiento o desarrollo de sistemas debe hacerse en un ambiente tecnolgico distinto al ambiente que opera produccin. 9.5. Todos los aplicativos que se encuentren en produccin, deben contar con sus respectivos niveles de accesos y la posibilidad de cambiar sus claves peridicamente.

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9.6. Para efecto de actualizacin de programas en produccin (pase a produccin), se har siguiendo los procedimientos establecidos para este fin. 9.7. El personal de desarrollo y actualizaciones debe documentar los cambios en el mismo programa (modificacin) y adicionalmente registrando en el inventario de cambios.
10. De la Adquisicin de Equipamiento Informtico 10.1. Es funcin de la Unidad de Sistemas e Informacin la elaboracin de las especificaciones tcnicas para la adquisicin de todo el equipamiento informtico y tecnologas de informacin a adquirirse en Provas Descentralizado. Todas las Unidades Gerenciales y/o Unidades de Provas Descentralizado que requieran la adquisicin de equipos debern solicitarlo formalmente a la Unidad Gerencial de Administracin, independientemente de la modalidad de financiamiento. 10.2. Es responsabilidad de la Unidad de Sistemas emitir la Conformidad Tcnica por la adquisicin de recursos bienes y/o servicios de tipo tecnologas. 11. De la Privacidad y Confidencialidad de la Informacin 11.1. Todos los usuarios de Provas Descentralizado accedern nicamente a la informacin a la que estn debidamente autorizados. 11.2. Los usuarios debern de mantener confidencialidad de la informacin que creen y/o almacenen, utilizando el equipo informtico solamente para propsitos institucionales. 11.3. Se recomienda al rea legal, considerar en los contratos una clusula sobre confidencialidad de la informacin que reciba el personal contratado. 12. De la Seguridad y Control de Acceso a los Equipos 12.1. El usuario deber apagar su computadora personal asignada, al retirarse del centro de trabajo o cuando el computador no sea utilizado en un tiempo prolongado como es el caso del horario de refrigerio. 12.2. Las claves de acceso o password para el acceso a la red, son de uso personal, confidencial e intransferible. Su composicin debe ser mnimo de ocho caracteres compuesto. Deber tener en su conformacin al menos un carcter numrico, o un carcter alfanumrico. Se recomienda cambiarlo mximo trimestralmente. No debern utilizar palabras o nombres conocidos, como por ejemplo personajes de ficcin, miembros de familia, mascotas, marcas, lugares, etc. 12.3. Evitar el uso de discos compactos o memorias USB de procedencia externa a la Institucin, en caso de ser necesario, se deber ejecutar previamente el antivirus respectivo e informar a la Unidad de Informtica la existencia de archivos extraos. 12.4. La Unidad de Personal deber comunicar a la Unidad de Sistemas, con anticipacin sobre el goce de vacaciones, licencia, cese o cualquier otra circunstancia que determine la ausencia de un usuario, a fin de que se desactive el respectivo acceso a la red y dems servicios informticos. 12.5. En caso se requiera acceder a la computadora del usuario ausente, el Gerente o Jefe del rea deber solicitarlo por escrito o va correo electrnico a la Unidad de Sistemas. 12.6. Los usuarios se encuentran prohibidos de utilizar o permitir que un tercero, haga uso de los equipos que se les ha asignado para fines ajenos al servicio asignado. 12.7. Provas Descentralizado, a travs de la Unidad de Sistemas e Informacin, se reserva el derecho de supervisar que los sistemas de correspondencia electrnica y todos los servicios informticos, sean utilizados para los propsitos y gestiones relacionadas con las funciones asignadas.
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13. De la Seguridad de la Informacin (almacenamiento y respaldo) 13.1. Ningn dispositivo de USB, CD, DVD o medio flexible ser utilizado por el responsable de la red, como medio de respaldo de la informacin. 13.2. La Unidad de Sistemas tiene asignado un directorio personal a cada usuario con su nombre, en el Servidor de Archivos (ejem: ptorres), el cual tendr un acceso directo en la computadora del usuario a travs de la unidad de red X. 13.3. Los usuarios tendrn la obligacin, bajo responsabilidad, de grabar toda su informacin de trabajo en la red: Unidad X del servidor de archivos. El usuario deber informar a la Unidad de Sistemas, en caso no encuentre su carpeta personal. 13.4. El usuario deber mantener una estructura de directorios o carpetas en forma ordenada, y no deber utilizar nombres de directorios ni de archivos muy extensos. Se recomienda como mximo 15 dgitos para las carpetas y 35 dgitos para los archivos. Solo debe utilizar letras y nmeros, como separadores puede incorporar lnea (-) o lnea abajo (_). 13.5. El uso de nombres de carpeta extensos o nombres de archivos extensos o dgitos distintos a lo indicado puede generar prdidas de su informacin. 13.6. La Unidad de Sistemas solo se har responsable de la informacin almacenada en el Servidor de Archivos (Unidad X). Las copias de seguridad de este directorio se realizan en forma diaria, almacenndose histricos mensuales. 13.7. El administrador de la red se encargar de realizar la depuracin de archivos ajenos a las labores de la entidad (tipo videos, msica, fotos, etc.) que se encuentren almacenados en el servidor de archivos. Esta accin es sin previo aviso. 14. De los derechos y responsabilidades de los usuarios 14.1. Los usuarios internos de Provas Descentralizado tienen derecho a utilizar los recursos de la Red con las restricciones indicadas en los apartados anteriores. 14.2. Los usuarios tienen derecho a la privacidad en el servicio de correo electrnico y de la informacin que almacenen. No obstante, cuando se detecten acciones de los usuarios que pongan en riesgo la seguridad tanto de la red institucional como de cualquier otra red, en los que se comprometa la imagen institucional de Provas Descentralizado, o que vulneren los derechos fundamentales de otros usuarios, la Unidad de Sistemas informar de los hechos a la Unidad Gerencial de Administracin, para que tome las medidas que resulten necesarias. 14.3. Los usuarios deben ser respetuosos del trabajo de los dems, abstenindose de destruir, alterar o corromper informacin ajena. 14.4. Es responsabilidad del usuario contribuir con la proteccin de su informacin, evitando dejar abierto su acceso a la computadora mientras tenga una sesin de trabajo. En este caso lo adecuado es bloquear la pantalla mientras dure su ausencia. 14.5. Esta totalmente prohibido que el usuario borre la informacin que ha producido como resultado de su trabajo en la institucin. La Unidad de Sistemas informar de los hechos a la Unidad Gerencial de Administracin, para que tome las medidas que resulten necesarias. 15. Precisiones de las Prohibiciones y Restricciones Queda Prohibido: 15.1. Utilizar los recursos de los equipos de cmputo para beneficios personales. 15.2. Almacenar en los equipos de cmputo informacin de otro usuario sin el consentimiento expreso del propietario. 15.3. Facilitar el uso de equipos de cmputo a personal ajeno a la institucin.

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15.4. Usar como medio de backup institucional los CDs, DVDs, memorias USB, discos duros externos o PC que estn siendo utilizados. 15.5. La manipulacin de equipos de comunicacin por los usuarios (switchs, ruteadores, antenas, cableados, tarjetas de red inalmbricas, etc.) 15.6. La visita a pginas web con contenido obsceno y almacenaje en los equipos de cmputo de informacin de este tipo en cualquier formato digital (videos, imgenes, literatura) y toda informacin que atente contra la moral en perjuicio de terceros. 15.7. Utilizar medios informticos (hardware y software) a fin de obtener las claves de acceso de otro usuario o recurso que no se le ha dado acceso. De ocurrir estarn sujetos a las sanciones que corresponda. 15.8. Utilizar los servicios de comunicacin incluyendo el correo electrnico o cualquier otro recurso para intimidar o insultar o acosar a otras personas, interferir con el trabajo de los dems provocando un ambiente de trabajo no deseable dentro de la institucin. 15.9. Utilizar los recursos de la institucin para obtener acceso no autorizado a redes y sistemas remotos. 15.10. Hacer uso de su cargo y funciones, para extraer informacin de la Institucin que no se le haya autorizado. 15.11. Provocar deliberadamente el mal funcionamiento de computadoras, estaciones o componentes informticos de redes y sistemas. 15.12. La suplantacin o uso no autorizado de la cuenta de otra persona ser considerado como falta grave. 15.13. Decodificar el trfico en la red o cualquier intento de obtencin de informacin de correo confidencial que se transmita a travs de la misma. 15.14. El iniciar o continuar cadenas de mensajes, los cuales aumenten el espacio en los buzones de correo y generen trfico en la red. 15.15. El uso indiscriminado de llamadas telefnicas a travs del uso personal de claves telefnicas, o el uso de claves de otras personas. 15.16. Poner claves a sus archivos de trabajo. 16. De las Sanciones 16.1. La infraccin a la presente directiva, ser sancionado de acuerdo a las normas establecidas por la Institucin y las leyes de la Jurisdiccin. VII. NORMAS COMPLEMENTARIAS La presente Directiva podrn ser modificadas mediante propuesta de la Unidad de Sistemas e Informacin y aprobada por la Unidad Gerencial de Administracin. VIGENCIA Las disposiciones de la presente Directiva entrarn en vigencia a partir del da siguiente en que la Resolucin Directoral sea aprobada.

VIII.

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