6 ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y LEGAL.

6.1 ESTUDIO ADMINISTRATIVO.

El estudio administrativo en un proyecto de inversin proporciona las herramientas que sirven de gua para los que en su caso tendrn que administrar dicho proyecto. Este estudio muestra los elementos administrativos tales como la planeacin estratgica que defina el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la empresa, por otra parte se definen otras herramientas como el organigrama y la planeacin de los recursos humanos con la finalidad de proponer un perfil adecuado y seguir en la alineacin del logro de las metas empresariales. Finalmente se muestra el aspecto legal, fiscal, laboral y ecolgico que debe tomar en cuenta toda organizacin para iniciar sus operaciones o bien para reorganizar las actividades ya definidas. Uno de los aspectos que poco se tiene en cuenta en el estudio de un proyecto es aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administracin: organizacin, procedimientos administrativos, aspectos legales y reglamentos ambientales, por lo que el Estudio Administrativo consiste en determinar los aspectos organizativos que deber considerar una nueva empresa para su establecimiento tales como su planeacin estratgica, su estructura organizacional, sus aspectos legales, fiscales, laborales, el establecimiento de las fuentes y mtodos de reclutamiento, el proceso de seleccin y la induccin que se dar a los nuevos empleados necesarios para su habilitacin. Su objetivo es realizar un anlisis que permita obtener la informacin pertinente para la determinacin de los aspectos organizacionales de un proyecto, los procedimientos administrativos, aspectos legales, laborales, fiscales y ecolgicos. Los elementos que conforman el estudio administrativo para el desarrollo de un proyecto de inversin son: Planeacin estratgica. - La planeacin estratgica debe identificar hacia dnde desea la empresa desplazarse en su crecimiento, tomando en cuenta las tendencias tanto del mercado, como las econmicas y sociales. Una vez definida la planeacin estratgica es necesario conocer de qu manera alcanzar esa visin por lo que deber preguntarse y responderse quin lo har?, cundo se llevar a cabo?, cmo se realizar?, dnde se implementar?, y para lograr esto se recomienda aplicar los componentes de la planeacin como son: 1. Misin: Que identifique el propsito de la organizacin mas la exigencia social. Una clara Misin sirve de fundamento a la toma de decisiones. 2. Visin: La empresa debe identificar hacia dnde va y con ello le da certidumbre al negocio y sus lderes para establecer los nuevos retos. 3. Objetivos: Una vez identificada la visin y misin, el empresario debe establecer guas cualitativas que lleven al logro de los resultados. 4. Polticas: Definen el rea de trabajo para tomar decisiones, pero no dan la decisin; dan lineamientos. Generalmente toda poltica es establecida por el dueo de cada empresa. Puedan ser internas, externas, originadas y jerrquicas. 5. Estrategias: Las estrategias denotan un programa general de accin y un despliegue de esfuerzos y recursos hacia el logro de objetivos generales. Es el plan bsico que se traza para alcanzar los objetivos organizacionales y ejecutar as su misin. 6. Valores: Los valores representan las convicciones filosficas de los administradores que dirigen a la empresa hacia objetivos y planes para lograr el xito. 7. Anlisis FODA: Es una herramienta til para ver los pasos y acciones futuras de una empresa. Esta se logra, mediante el estudio del desempeo presente, del interior de la empresa y del entorno empresarial, marca posibles evoluciones exitosas de la organizacin y permite que el nivel gerencia de la empresa reflexione sobre ella y conozca mejor la organizacin a la que pertenece. ORGANIGRAMAS.- Consiste en recuadros que representan los puestos en una organizacin y los niveles jerrquicos mediante lneas, canales de autoridad y responsabilidad. Deben ser claros, procurar no anotar el nombre de las personas que

ocupan el puesto y no deben ser demasiado extensos ni complicados y mostrar solamente la estructura del cuerpo administrativo de la empresa. Una vez que se tiene un organigrama se deben definir los puestos ya que ello muestra claridad a la administracin del proyecto, pues son las personas las que debern ejecutar el trabajo para lograr los objetivos empresariales. PLANIFICACIN DE RECURSOS HUMANOS .- Una organizacin que no planifica sus recursos humanos puede encontrar que no est satisfaciendo sus requisitos de personal ni sus metas generales debidamente. Esta planificacin apoya al proyecto de inversin para tener en claro cuntas personas se requieren y con qu habilidades especficas para cada puesto. Tener un equilibrio en las contrataciones es de suma importancia ya que no se debe incorporar a empleados de ms o de menos que no puedan desarrollar sus actividades laborales con satisfaccin. A continuacin se encuentran dos mtodos que apoyan la planificacin del recurso humano como son: 1. R Reclutamiento: Este elemento consiste en proveer a la empresa de una cantidad suficiente de candidatos durante el transcurso de un periodo de tiempo determinado para depurar entre ellos a los que renen los requisitos necesarios para ocupar el puesto vacante. Los medios de reclutamiento pudieran ser: el peridico, la radio, televisin, volantes, entre otros. 2. Seleccin de personal: Es la eleccin de la persona idnea para un puesto determinado y a un costo adecuado. Esta seleccin tambin debe permitir la realizacin del trabajador en el desempeo de su puesto, as como el desarrollo de sus habilidades potenciales a fin de hacerlo mas satisfactorio as mismo y a la comunidad en que se desenvuelve, para contribuir con ello a los propsitos de la organizacin. El proceso de seleccin incluye los siguientes elementos: Formulacin de solicitud de empleo, entrevista con el encargado, pruebas psicolgicas, fsicas y de habilidades, en algunos casos se vuelve a entrevistar con el que sera el jefe inmediato y finalmente viene la contratacin. Para la elaboracin del Proyecto de inversin se debe proponer una estructura adecuada para seleccionar al recurso humano necesario para llevar a acabo las operaciones de la empresa. 3. Capacitacin y desarrollo: Estos elementos tienen el propsito de mantener o mejorar el desempeo de los trabajadores presentes o bien de los empleados futuros, todo ello con la finalidad de que el personal realice sus actividades de manera eficiente y eficaz. MARCO LEGAL. - En este rubro de la elaboracin de proyectos de inversin se debe dejar muy claro el tipo de personalidad jurdica que tiene la empresa, pudiendo ser Persona fsica o Persona moral. En caso de ser persona moral ser necesario fundamentar el tipo de sociedad a partir de lo establecido en el cdigo mercantil dentro de la Ley General de Sociedades Mercantiles. MARCO FISCAL.- Para cumplir con las leyes fiscales, es necesario registrarse ante la Secretaria de Hacienda y Crdito Publico, mediante el formato R1 para dar crdito de los impuestos correspondientes. Para efectos de la presentacin del proyecto de inversin es necesario identificar cada una de las obligaciones fiscales a las que se har acreedora el proyecto, estas deben ser las federales, estatales como las municipales y mostrar los procesos para la realizacin de los pagos correspondientes. ASPECTO LABORAL. - Toda empresa bien constituida debe tener en cuenta lo que es el aspecto laboral para lograr una mejor integracin entre los trabajadores y los patrones. Dentro del aspecto laboral, se pueden mencionar el contrato de trabajo y el reglamento interior. 1. Contrato de trabajo: El contrato individual de trabajo, cualquiera que sea su forma o nombre, es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado, mediante el pago de un salario. En el se destacan al menos los siguientes puntos: la prestacin de un trabajo o servicio, que el trabajo o servicio es personal o subordinado y que existe un pago por concepto de sueldos o salarios por la prestacin del servicio.

2. Reglamento de trabajo: Debe ser considerado como un instrumento para lograr la disciplina de los trabajadores y el adecuado cumplimiento de las labores para las cuales fue contratado, dando origen a una disciplina ejemplar y un buen servicio. Este debe contener al menos las horas de entrada, de salida, el lugar de trabajo, los das y lugar de pago, permisos y licencias, procedimientos para la aplicacin de la disciplina, formas para prevenir el riesgo de trabajo, entre otros. En un proyecto de inversin este debe contemplar todos los elementos necesarios para que la armona en el trabajo se pueda dar con el cumplimiento de lo establecido. ASPECTO ECOLGICO.- Dentro del estudio administrativo es muy importante tambin tomar en cuenta la conciencia y el compromiso ecolgico que toda empresa debe tener, considerar el tratamiento que se le dar a los desechos generados por la actividad diaria de tal forma que no perjudiquen el entorno y adems la contribucin adicional que puede otorgarse a la sociedad mediante campaas de concientizacin sobre el cuidado que se debe tener hacia el medio ambiente. El estudio de la organizacin de la empresa no arroja elementos cuantitativos para la inversin inicial de proyecto, sin embargo su importancia radica al momento de ser aceptado el proyecto y el desarrollo de la implementacin. Para ello es importante tener una base que permita a los administradores del proyecto hacer un anlisis especializado dependiendo del tamao de la empresa. Cuando los recursos financieros son escasos y lo que mas se necesita es liquidez para el logro de los objetivos planteados, es importante trabajar esos recursos de una manera eficiente y solo una buena administracin de los mismos lo pudiera lograr, de ah la importancia de prevenir estas actividades administrativas desde la primera etapa del proyecto y no dejarlo para lo ltimo.

6.2 ESTUDIO LEGAL.

El estudio legal busca determinar la viabilidad de un proyecto a la luz de las normas que lo rigen en cuanto a localizacin de productos, subproductos y patentes. Tambin toma en cuenta la legislacin laboral y su impacto a nivel de sistemas de contratacin, prestaciones sociales y dems obligaciones laborales. Una de las reas ms relevantes al estudio legal ser la legislacin tributaria. En ellas se debern identificar las tasas arancelarias para insumos o proyectos importados o exportados, los incentivos o la privacin de incentivos existentes, los diferentes tipos de sociedad (de responsabilidad limitada, sociedad annima, sociedad en comandita, etc.) y cul es la ms adecuada para llevar a cabo el proyecto. Como puede apreciarse, este estudio debe adelantarse en las etapas iniciales de la formulacin y preparacin, ya que un proyecto, altamente rentable, puede resultar no factible por una norma legal. Es indispensable, pues, darle una consideracin adecuada a esos aspectos jurdicos antes de avanzar en la realizacin de estudios e incurrir en altos costos en trminos de recursos y tiempo de preparacin.

6.3 MANUAL DE FUNCIONES.

El manual de funciones es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado y que sirve como gua para todo el personal. Contiene esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto en el perfil y los indicadores de evaluacin. Hoy en da se hace mucho mas necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de areas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. Ademas es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros. Es de vital importancia y se debe cuidar el proceso de elaboracin. Con las siguientes recomendaciones: Participacion y compromiso de todos en la organizacin, especialmente lideres y promotores.

Los lderes que toman decisiones separen unas horas(3 a 4) semanales para las decisiones referentes a estos temas. Formar un equipo tcnico que lidere el proceso, interno o externo a la organizacin. La organizacin debe tener un plan estratgico vigente, sin esto no se podr realizar el manual de funciones. Hacer un plan de implantacin de este manual, especialmente con los cambios fuertes. Poner el manual a disponibilidad para el personal.

6.4 Sociedades Mercantiles.

Persona jurdica, creada por mnimo dos personas denominadas socios, los cuales se obligan a combinar sus recursos o esfuerzos para la realizacin de un fin comn, lcito y persiguiendo el lucro, de acuerdo con las normas establecidas en su contrato social y las que por ministerio de ley le correspondan. Tipos de sociedades: Sociedad en nombre colectivo.- Es aquella que existe bajo una razn social, por otra parte los socios responden de una manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales. Esta es una sociedad que prcticamente ha desaparecido de la vida jurdica, esta integrada por dos tipos de socios los cuales pueden ser los socios industriales y los socios socios capitalistas. 1. Socios industriales.- Los primeros aportan conocimientos y experiencia a la Sociedad, y que tienen la caracterstica esencial que por Ley solo les corresponde una representacin en la Asamblea, pero dicha representacin tendr igual valor a la del socio capitalista mayoritario, salvo disposicin en contrario en los estatutos sociales, estos socios (los industriales), solo pueden exigir el pago de alimentos en una fecha determinada y que ser a cuenta de utilidades. 2. Socios capitalistas.- Son aquellos que aportan el Capital y estos accionistas tienen adems de los alimentos mencionados con anterioridad derecho a una prestacin extra en virtud tanto de la administracin, como de la aportacin hecha a la empresa. Sociedad en Comandita Simple.- Es aquella que existe bajo una razn Social, y en la cual encontramos dos tipos de socios, los comanditados, los cuales pueden ser uno o ms y responden de manera solidaria, subsidiaria e ilimitada de las obligaciones sociales y los comaditarios los cuales solo responden hasta por el monto de su obligacin. Sociedad de Responsabilidad Limitada.- Es la que se constituye entre socios que solamente estn obligados al pago de sus aportaciones sociales, sin que las partes sociales puedan estar representadas por ttulos negociables a la orden o al portador, pues solo son cedibles en los casos que expresa la Ley. Aspectos ms importantes: 1. Responsabilidad de los socios: De la propia definicin podemos concluir que los socios no tienen otra obligacin que no sea la del pago de sus aportaciones, tanto frente a la sociedad como frente a los acreedores de ella. 2. Obligaciones de los socios: Deben entregar a la sociedad las aportaciones principales y suplementarias que hubiesen convenido. Deben realizar las prestaciones accesorias que hubiesen pactado. Deben actuar con lealtad. Deben subordinar su voluntad a las mayoras. A soportar las perdidas. La razn o denominacin social debe de ir seguida de las palabras Sociedad de Responsabilidad Limitada o de sus abreviaturas S. de R.L. Sociedad en Comandita por Acciones.- Es aquella en la que uno o varios socios comanditados responden de manera ilimitada, subsidiaria y hasta por el monto que tengan sus acciones. Se constituye bajo una razn social, su capital social est dividido en acciones, y no se podrn ceder sino con el consentimiento de la totalidad de los comanditados y comanditarios. Esta sociedad se rige por las normas de la Sociedad Annima.

Sociedad Cooperativa.- Estn regidas por su legislacin especial, a partir del 3 de agosto de 1994, fecha en que se hizo la Publicacin en el Diario Oficial de la Federacin de dicha ley. Las sociedades cooperativas son una forma de organizacin social integrada por personas fsicas con base en intereses comunes y en los principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda mutua, con el propsito de satisfacer necesidades individuales o y colectivas a travs de la realizacin de actividades econmicas de produccin, distribucin y consumo de bienes y servicios. Sociedad Annima.- Es la sociedad que existe bajo una denominacin social, formada libremente y en la cual los socios responden de manera limitada hasta por el monto de sus acciones y el pago de las mismas, la denominacin siempre deber de ir seguida de las palabras SOCIEDAD ANNIMA de sus abreviaturas, S.A. REQUISITOS DE LA CONSTITUCIN El artculo 89 del la Ley General de Sociedades Mercantiles nos marca cuales son los requisitos para proceder a la constitucin de la sociedad los cuales son: I.- Que haya 2 socios como mnimo, y que cada uno de ellos suscriba una accin por lo menos. II.- Que el capital Social no sea menor a cincuenta millones de pesos (hay que recordar la reforma hecha en el ao de 1992, por lo que se refiere a los cambios a nuevos pesos) y que est ntegramente suscrito (lo que significa que, al momento de la constitucin de la sociedad, los accionistas deben de quedar obligados a exhibir el importe total de las acciones que hubieren ofrecido). III.- Que se exhiba el dinero efectivo, cuando menos, el 20% del valor de cada accin pagadera en numerario y; IV.- Que se exhiba ntegramente el valor de cada accin que haya de pagarse, en todo o en parte, con bienes distintos del numerario. REQUISITOS PREVIOS A LA CONSTITUCIN: Permiso expedido por la Secretara de Relaciones Exteriores, donde se autoriza a tomar el nombre de X denominacin social, cabe mencionar que en la actualidad ya no solo se buscan los datos de una denominacin registrada por la Secretara de Relaciones Exteriores, sino adems se expide una vez que se han recibido informes del Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, para evitar los problemas referentes a la Propiedad Industrial. Tener un objeto social determinado; El objeto social es el lmite de nuestras actividades, es el conjunto de actos que vamos a realizar como persona moral. Nmero de Socios; y no solo me refiero al nmero de socios como tal sino tambin por otro lado el nmero de acciones que suscribirn cada uno as como el monto de cada accin. Duracin de la Sociedad. Personas que fungirn como apoderados de la Sociedad bien las personas que integrarn el rgano de vigilancia.