Universidad de Oviedo E.U.

Ingeniera Tcnica Informtica Departamento de Informtica Oviedo

Prcticas de Herramientas de Desarrollo

Gestin de un taller mecanico

Documento de anlisis
Versin: Fecha: Escrito por: Carcter: Clasificacin: 1.0 25/10/2007 Ignacio Rodrguez Fernndez Definitivo Pblico

E.U. Ingeniera Informtica

Universidad de Oviedo

Gestin de un taller mecnico

Funcionamiento del negocio
Se necesita llevar a cabo el desarrollo de un programa informtico para gestionar un taller mecnico. El taller mecnico es un negocio formado por un slo garaje que dispone de una pequea oficina donde el propio dueo lleva a cabo la gestin del negocio de forma manual. Dentro de ese taller se dispone de una oficina donde las condiciones de trabajo no son tan exigentes como en la zona del garaje. All se dispone de un PC Pentium IV y un telfono con fax. La mayora de los clientes del negocio son clientes habituales, por ello, el dueo del negocio desea disponer de una herramienta de fcil manejo para poder generar de manera rpida y lo ms automatizada posible la creacin de presupuestos y facturas. Adems de esto, tambin se desea poder llevar un control de su negocio a distintos niveles: gestin de la contabilidad, de la clientela, nivel de stocks. Con el nuevo software se podrn realizar operaciones de gestin (como gestin de clientes, gestin de vehculos por cliente, generacin de avisos, control de la contabilidad,) y obtencin de informes (facturacin mensual o anual, listado de piezas del almacn,) Por ello, el sistema se puede subdividir en cuatro partes claramente diferenciadas: Facturacin y presupuestos. Gestin de clientes Gestin de stocks Creacin de informes

Gestin de clientes
El negocio se basa principalmente en la realizacin de reparaciones mecnicas de coches de tipo turismo y 4x4, excluyndose todo tipo de camin o camioneta, debido a que el taller no est acondicionado para ello. Por norma general, para la identificacin de los clientes se necesitan los siguientes datos: 1. Nombre y apellidos si el cliente es un particular o nombre que identifique a la empresa en caso contrario. 2. NIF del particular o de la empresa 3. Direccin del cliente o de la empresa. 4. Localidad 5. Matrcula o matrculas de los coches 6. Tipo de coche. Por ejemplo, Renault Clio, Nissan Micra, Dado que la base del negocio se basa en la realizacin de las reparaciones mecnicas, el software a disear debe ser cmodo y sencillo de usar sobre todo en lo referente al apartado de generacin de facturas y presupuestos.

Herramientas de Desarrollo

1 Ignacio Rodrguez Fernndez

E.U. Ingeniera Informtica

Universidad de Oviedo

Los clientes se pueden dar de alta de dos maneras: directamente a partir de un formulario o si al generar una factura para un cliente se detecta que el cliente no est en la base de datos. El sistema pedir una confirmacin para realizar tal operacin. Para realizar las bajas de los clientes se pueden borrar de la base de datos siempre y cuando no tengan facturas pendientes de pago. En ese caso, todas las facturas asociadas a dicho cliente debern permanecer en la base de datos sin asociarse a nadie en concreto.

Facturacin y presupuestos
Para llevar a cabo una reparacin mecnica a un cliente determinado se necesitan una serie de datos identificativos. Los datos necesarios para realizar una factura son los siguientes: 1. Fecha de comienzo de la reparacin 2. Identificador de la factura (compuesto por un nmero correlativo de factura [correspondiendo el nmero 1 a la primera del ao que corresponda] y aadiendo el carcter / y el ao actual). P.e., la 5 factura del ao 2008 tendr el identificador 8/2008. 3. Datos identificativos del cliente (enumerados en la pgina anterior) 4. Datos del coche sobre el que se llevar a cabo la reparacin. As mismo, algunos de los clientes o empresas tienen asociados, adems de los datos anteriores, un nmero de orden y el kilometraje del coche, los cuales, sern anotados en el momento de iniciar la reparacin correspondiente. En caso de los presupuestos, no es necesario aadir la informacin anterior aunque se permitir que sea el cliente el que lo decida. En el cuerpo de la factura o del presupuesto la informacin se reparte en columnas de la siguiente manera: Materiales o Nmero o Material o Precio (equivalente al nmero de elementos por el precio unitario de cada uno). Mano de obra o Fecha (opcional) o Descripcin de la mano de obra o Precio Finamente se presenta el desglose de toda la factura: Total materiales Total mano de obra Suma total de ambas IVA (correspondiente al 16% del total de ambas) A pagar (correspondiente a la suma del total de ambas aadindole el IVA)

Herramientas de Desarrollo

2 Ignacio Rodrguez Fernndez

E.U. Ingeniera Informtica

Universidad de Oviedo

Una vez generada una factura, sta estar en estado impagada hasta que finalmente el cliente realice el pago de la misma. Las facturas deben de poder ser consultadas por fechas. Los presupuestos no se guardarn en la base de datos.

Gestin de stocks
Como todo negocio, el taller dispone de un conjunto de piezas en el almacn para poder llevar a cabo las reparaciones (tuercas, filtros de aire, filtros de aceite,). Una de las funciones que requiere el dueo del taller es poder llevar a cabo el control de las piezas de las que dispone. Estas piezas deben tener un texto identificativo junto con su precio por unidad. A partir de estos datos se elaborarn los precios totales de las facturas para la parte referente a los materiales. La aplicacin permitir la posibilidad de dar de alta o de baja piezas nuevas en el almacn, as como su modificacin.

Creacin de informes
Excluyendo la parte de facturacin y presupuestos, este subsistema se encargar de llevar a cabo una contabilidad muy bsica del negocio. Se pondrn a disposicin del usuario la posibilidad de generar los siguientes informes: Informe mensual de la contabilidad del negocio. Generado a partir de la informacin de los desgloses de las facturas Informe anual de la contabilidad del negocio. Generado a partir de la informacin de los desgloses de las facturas Relacin de clientes y facturas con impagos. Relacin de piezas del almacn.

Herramientas de Desarrollo

3 Ignacio Rodrguez Fernndez