Estructura de la Organizacin de Proyectos.

Organizacin
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Organizar es crear una estructura de relacin y despus controlar que se cumpla y funcione, para que se consiga el objetivo deseado. A continuacin se muestran tres objetivos especficos que deberan cumplirse en la fase de direccin y gestin de la ejecucin de un proyecto:

Perito Tributario Experto en Asesora Fiscal y Perito Judicial Tributario www.estudiosdeempresa.comEnlaces patrocinados Lograr la mejor calidad tcnica de las instalaciones, alcanzando su mayor relacin de valor. Mantener los costes de materializacin del proyecto dentro de los mrgenes establecidos por el presupuesto disponible, dentro de la calidad ya definida. Cumplir con el cronograma de ejecucin de actividades, haciendo posible la partida de los programas de puesta en marcha en los plazos establecidos.

La siguiente tarea consiste en definir e implementar el esquema organizacional que nos permita alcanzar en la forma ms eficiente posible los objetivos de nuestro proyecto. 1. Definicin de la organizacin del proyecto La identificacin y anlisis de los factores relevantes para la organizacin del proyecto, corresponder a cinco agrupaciones o categoras interrelacionadas entre s, ellas son:

Participacin de los directivos y su equipo en la organizacin del proyecto en general Relacin con la organizacin permanente de la empresa Caractersticas propias del proyecto en cuestin Anlisis de fortalezas, debilidades y participacin de terceros Costes incrementales o marginales

2. Soluciones organizacionales Con las tcnicas de desarrollo organizacional que existen en la actualidad, no hay una estructura ptima para todo tipo de proyectos, solamente existen mejores y peores soluciones, dependiendo de cada situacin en particular.

La relacin entre el proyecto y la organizacin en el cul ste se ejecuta depender de factores como:

Tamao del proyecto Impacto en el medio ambiente Tipo de cliente (interno o externo) Cultura Complejidad Recursos disponibles Modalidad contractual Circunstancias Otros factores relevantes

3. Tipos de organizacin

Organizacin funcional Organizacin por proyecto (proyecto puro) Organizacin matricial

Es importante recordar que el fin ltimo de organizar un equipo humano es poder obtener mayores y mejores resultados debido a la sinergia, que lo que podra obtenerse con cada uno de forma separada. Hay que considerar que el proyecto al ser un emprendimiento temporal, la organizacin de ste tambin lo es. Las reglas burocrticas y rutinarias tiles en empresas grandes no son aplicables en un ambiente de proyecto, donde para superar problemas imprevisibles y facilitar la innovacin se requiere de (segn Burns y Stalker):

Flexibilidad orgnica Informalidad Incertidumbre en las relaciones (cambio en los roles)

Las relaciones dentro de cada rea funcional son entre individuos que desarrollan funciones similares. Ejemplos de reas funcionales:

Direccin de personal Direccin comercial Direccin de produccin Direccin de ingeniera

Figura 1.1. Relacin de reas Funcionales La organizacin funcional clsica, tal como es mostrada en la Figura 5.2, es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior claramente establecido. Los miembros estn agrupados segn la especialidad: produccin, comercializacin, ingeniera y contabilidad a nivel superior. Ingeniera se puede subdividir, a su vez, en organizaciones funcionales, tales como mecnica y elctrica, que respaldan el negocio de la organizacin ms grande. Las organizaciones funcionales tambin tienen proyectos; sin embargo, el alcance del proyecto generalmente se restringe a los lmites de la funcin. El departamento de ingeniera de una organizacin funcional realizar el trabajo del proyecto de manera independiente de los departamentos de fabricacin o comercializacin. Cuando se emprende el desarrollo de un nuevo producto dentro de una organizacin puramente funcional, la fase de diseo es frecuentemente denominada proyecto de diseo, e incluye slo personal del departamento de ingeniera. Por lo tanto, cuando surgen preguntas relacionadas con fabricacin, stas se pasan a travs de la jerarqua de la organizacin hasta el jefe del departamento, quien consulta con el jefe del departamento de fabricacin. El jefe del departamento de ingeniera transmite la respuesta a travs de la jerarqua hasta el gerente funcional de ingeniera.

Figura 1.2. Organizacin funcional Ventajas de la organizacin funcional

Mxima flexibilidad en el empleo de los recursos humanos. Los especialistas de una misma rea funcional pueden ser empleados en distintos proyectos. Amplia base tcnica dentro del rea funcional para solucin de problemas y creatividad. Mejor continuidad tecnolgica cuando algunos especialistas abandonan la organizacin. Permite el normal crecimiento y desarrollo profesional de las personas cuya especializacin esta en el rea funcional.

Desventajas de la organizacin funcional

El cliente no es el foco de las actividades e inters: el trabajo funcional se considera ms importante que el proyecto. No esta orientada al problema, sino a las actividades particulares del rea funcional. Ambigedad en la asignacin de responsabilidades, lo que dificulta la coordinacin y aumenta el tiempo de respuesta a los requerimientos del cliente. La motivacin del personal asignado al proyecto tiende a ser baja. Dificulta el manejo integral del proyecto.

Organizacin por Proyecto (PURA) En este modelo organizacional, todos o gran parte de los integrantes del equipo del proyecto trabajan con dedicacin exclusiva al proyecto. El proyecto puede estar inserto en una organizacin madre o ser la organizacin en s. En el extremo opuesto del espectro se encuentra la organizacin orientada a proyectos, tal como se muestra en la Figura 5.3. En una organizacin orientada a proyectos, los miembros del equipo estn frecuentemente ubicados en un mismo lugar. La mayora de los recursos de la organizacin estn involucrados en el trabajo del proyecto, y los directores del proyecto cuentan con una gran independencia y autoridad. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen tener unidades denominadas departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director del proyecto o proveen servicios de soporte a diversos proyectos.

Figura 1.3 Organizacin por Proyecto Ventajas de la organizacin por proyectos

El administrador del proyecto tiene total responsabilidad y un mayor grado de autoridad sobre el proyecto. Se acortan las lneas de comunicacin, mejorando la coordinacin y tiempo de respuesta al cliente. Proyectos repetitivos aumentan la eficiencia y capacidades de los especialistas. Mayor nivel de compromiso y motivacin. Existe unidad de mando (un solo jefe). Es simple y flexible, lo que facilita su comprensin e implementacin. Mejora la direccin integrada del proyecto.

Desventajas de la organizacin por proyectos

Varios proyectos simultneos implican un aumento considerable de recursos (bsicos y especializados). Necesidad de asegurar la disponibilidad de recursos crticos, incrementa los costes. Difcil acceso a la base tecnolgica de las reas funcionales cuando se requieren soluciones que escapan al conocimiento de los especialistas. Tendencias a no respetar los procedimientos y polticas generales de la organizacin. Tendencia a una fuerte divisin entre el equipo del proyecto y el resto de la organizacin. Incertidumbre respecto al futuro de las personas una vez terminado el proyecto.

Dnde aplicarlo? En una organizacin que se relacionan con proyectos de empresas nuevas y se desea a toda costa el control de la ejecucin con el fin de ganar el Know-how, o impulsar el desarrollo de proyectos con tecnologas nuevas y complejas. Una organizacin como la presentada en la figura 5.4 contrata a terceros los trabajos de ingeniera, servicios de materiales o compras y la ejecucin de la obra. Sin embargo, rara vez traspasar la responsabilidad de actividades eminentemente controladoras o bien de direccin, con dotaciones reducidas en actividades como la contabilidad o el manejo financiero, por razones obvias.

Figura 1.4 Ejemplo Organizacin por Proyectos Esta organizacin es autnoma de la empresa matriz, pero repite en gran parte sus rigideces. Los proyectos-empresa y los proyectos mayores, dotados de suficiente autonoma por parte de los directores de las empresas matrices logran ventajas al implementar organizaciones con el abanico funcional completo. Organizacin Matricial Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de caractersticas de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. Las matriciales dbiles mantienen muchas de las caractersticas de las organizaciones funcionales, y el director del proyecto es ms un coordinador que un director. De forma similar, las matriciales fuertes tienen muchas de las caractersticas de las organizaciones orientadas a proyectos; pueden tener directores de proyectos a dedicacin completa con considerable autoridad y personal administrativo de dedicacin completa. Si bien la organizacin matricial equilibrada reconoce la necesidad de un director del proyecto, no confiere al director del proyecto autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiacin.

Figura 1.5 Organizacin matricial dbil

Figura 1.6 Organizacin matricial fuerte Una combinacin de los modelos funcionales y por proyectos, la organizacin esta organizada en forma funcional, su nombre se debe a la forma en que los recursos son asignados a cada proyecto. Figura 1.7.

Figura 1.7 Organizacin Matricial Aportan a los proyectos una suerte de solucin de compromiso entre organizaciones funcionales y por proyectos, logrando una serie de ventajas en su funcionamiento. Cuando separamos las dependencias o lneas administrativas de las funcionales para determinar posiciones o unidades, de manera que transitoriamente se recurre a una doble dependencia con el objeto de dinamizar y flexibilizar las comunicaciones, las decisiones y la accin. La insercin de una relacin matricial simplifica las lneas y acortan las distancias entre quienes participan en el proyecto, sin embargo, produce tambin situaciones de dualidad de mando, responsabilidad compartida y comunicaciones multilaterales, no resulta un precio demasiado alto si se compara con las ventajas que aporta. Ventajas de la Organizacin Matricial

El proyecto es el punto de nfasis, compartiendo esta virtud con la organizacin por proyectos. Existe un razonable acceso a la base tecnolgica de las reas funcionales y se reduce la duplicacin de recursos. Se genera menos ansiedad respecto al futuro. La respuesta a los clientes y flexibilidad es casi tan rpida como en la organizacin por proyectos. Mayor consistencia con los procedimientos y polticas de la organizacin. Cuando existen varios proyectos se logra un mejor balance de recursos a nivel de la organizacin.

Desventajas de la Organizacin Matricial

El balance de poder entre el administrador del proyecto y los jefes funcionales es delicado. El equilibrio de recursos asignados a cada proyecto puede generar roces entre los administradores de proyectos. Compartir responsabilidades es complejo, para superar esta desventaja, el administrador del proyecto decide qu y cundo, mientras que los jefes funcionales deciden quin y cmo. La administracin matricial viola el principio de unidad de mando, pudiendo generar confusin y desorden.

Dnde utilizar las organizaciones matriciales? Puede ser utilizada tanto para proyectos menores, en reemplazo de las relaciones de coordinacin, como en proyectos-empresa o proyectos autnomos ver ejemplo figura 5.8. Mejora notablemente la operatividad de las organizaciones funcionales y por proyecto. Es muy importante sealar dos aspectos a tomar en cuenta en el campo de trabajo:

La mayor autonoma de accin de todos quienes participan, deben complementarse con directrices generales muy claras por parte de la gerencia y con la implementacin de mecanismos eficaces de control e inspeccin de lo esencial. La seleccin de las firmas contratistas, as como la forma de contratacin, resultan tambin esenciales para el xito.

La Seleccindel Modelo de Organizacin:

Depender de factores como el tipo, tamao y duracin del proyecto, la organizacin de la empresa y la situacin existente. Se considera la naturaleza del proyecto, las caractersticas, ventajas y desventajas de cada modelo, buscando la mejor prestacin de ellos. La organizacin funcional: Apta para proyectos que requieren alta tecnologa o inversiones en equipos asociados a una funcin de la organizacin. La organizacin por proyectos: Apta para proyectos repetitivos (Ej.: construccin) o nicos y complejos. La organizacin matricial: Apta cuando se requiere integrar aportes de distintas reas funcionales.

Figura 1.8 Ejemplo Organizacin Matricial