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SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD SGC

MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECI PLAN INSTITUCIONAL DE GESTION AMBIENTAL - PIGA

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El Sistema Integrado de Gestin de la SED es un conjunto de elementos interrelacionados que busca la satisfaccin de las necesidades de sus usuarios. Para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeo de sus procesos, bajo un esquema de eficiencia, eficacia y efectividad. El SIG esta actualmente compuesto por el Sistema de Gestin de Calidad SGC, el Modelo Estndar de Control Interno MECI y el Plan Institucional de Gestin Ambiental PIGA.

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Garantizar el cumplimiento de la Misin en trminos de eficiencia, eficacia y efectividad y por ende satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios/beneficiarios. Fortalecer la cooperacin, coordinacin y articulacin con otras entidades. Optimizar y racionalizar los recursos: humanos, de tiempo, naturales, tcnicos, financieros y tecnolgicos Adoptar formas ms efectivas de trabajo Mejorar la comunicacin interna y externa Generar una cultura orientada a la mejora continua. Disponer de documentacin normalizada, controlada, actualizada y registros debidamente conservados. Garantizar a los ciudadanos el acceso a informacin oportuna, confiable y veraz sobre la gestin y desempeo de la entidad. Generar un clima organizacional basado en los principios y protocolos ticos compartidos y documentados en el Cdigo de tica y el Cdigo de Buen Gobierno. Minimizar los impactos ambientales negativos generados por la entidad

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El SIG est soportado en un enfoque basado en procesos, que consiste en identificar, interrelacionar y gestionar un conjunto de actividades que garanticen un resultado de cumplimiento de objetivos y metas institucionales y que satisfaga las necesidades de los usuarios.

Estos procesos se materializan mediante la creacin y entendimiento del Mapa de procesos y sus interacciones.

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Es una herramienta de gestin administrativa, ordenada y dinmica, que facilita el cumplimiento de la MISIN de la SED para garantizar el derecho a la educacin de los nios, nias y jvenes del Distrito Capital en trminos de calidad y satisfaccin social.

Nivel Nacional
Ley 872 del 30 de diciembre de 2003.
Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004.

Nivel Distrital
Acuerdo 122 de junio 28 de 2004
Decreto 387 de diciembre 2 de 2004 Directiva 004 de 2005

SED
Resolucin 3181 de 2005
Resolucin 4506 de 21 noviembre de 2008

Decreto 4485 de 2009

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La NTCGP 1000:2009 es el documento que especifica los requisitos para la implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios. Esta norma se elabor con el propsito de que las entidades puedan mejorar su desempeo y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus usuarios.

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1. Enfoque hacia el cliente 2. Liderazgo 3. Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas 4. Enfoque basado en los procesos 5. Enfoque del sistema para la gestin 6. Mejora continua 7. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios 9. Coordinacin, cooperacin y articulacin 10. Transparencia

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La NTCGP est compuesta por 8 captulos. A partir del captulo 4, se detallan los requisitos de implementacin del Sistema de Gestin de Calidad. CAPITULO 4. REQUISITOS GENERALES En este captulo los requisitos a implementar son 29 y estn relacionados con la documentacin de las generalidades del sistema como: Los Procesos que permiten el cumplimiento de su funcin, secuencia de estos, indicadores, mecanismos de control, riesgos, Las declaraciones de la poltica y objetivos de calidad, Manual de calidad y los Procedimientos documentados (6) y registros (21) que exige la norma.

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Los procedimientos obligatorios que exige el sistema son:

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE REGISTROS

ACCIONES CORRECTIVAS

ACCIONES PREVENTIVAS

AUDITORIA INTERNA

CONTROL PRODUCTO NO CONFORME

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CAPITULO 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN Determinacin y cumplimiento de los requisitos del cliente con el propsito de aumentar su satisfaccin. Establecimiento de la poltica de calidad. Establecimiento de los objetivos de calidad. Definicin de responsabilidades, autoridad, y comunicacin. Asignacin del Representante de la Alta Direccin Desarrollar revisiones por la direccin

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CAPITULO 6. GESTIN DE RECURSOS

Los requisitos a implementar son 11 y estn relacionados a la asignacin de recursos financieros, humanos y operacionales acorde a los objetivos de la entidad. Esta asignacin puede estar evidenciada a travs de presupuestos, planes de necesidades, planes de contratacin. Los recursos que se deben garantizar son: Talento Humano Infraestructura Ambiente de trabajo

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CAPITULO 7. PRESTACIN DE SERVICIOS

Los requisitos a implementar son 68. En este numeral se determina la planificacin y desarrollo de los procesos necesarios para la prestacin del servicio Garanta del Derecho a la Educacin, y los dems procesos de apoyo, el cual debe ser coherente con los requisitos del SIG, Objetivos de la Calidad, y asegurar que en esta se definan la interaccin y secuencia de los procesos as mismo como los mecanismos de seguimiento y medicin.

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CAPITULO 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Los requisitos a implementar son 26. La entidad desarrolla procesos de medicin, recopilacin y validacin de datos eficiente y que utiliza mtodos apropiados para identificar aspectos para el mejoramiento del desempeo. Tener mecanismos eficaces, eficientes y continuos para recopilar, analizar y utilizar la informacin relacionada con la satisfaccin del usuario a fin de mejorar el desempeo de la entidad. Planificar y realizar una evaluacin independiente y peridica Seguimiento y medicin de los procesos a travs de indicadores, controles, etc. Seguimiento y medicin del servicio Asegurar la oportuna deteccin, clasificacin y disposicin del producto o servicio no conforme, con el fin de evitar su uso no intencionado. Buscar continuamente mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad a travs de la implementacin de acciones de mejora.

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Es una herramienta que tiene como finalidad proporcionar una estructura para el control a la estrategia, la gestin y la evaluacin de las entidades del Estado, para orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y su contribucin a los fines esenciales del Estado.

Nivel Nacional
Ley 87 DE 1993 Decreto 1826 de 1994 Decreto 2145 de 1999 Decreto 1537 de 2001 Decreto 1599 de 2005

Nivel Distrital
Directiva 08 del 26 de septiembre de 2006

SED
Resolucin 421 de 2006

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El Control Interno es un sistema conformado por principios y normas, planes, mtodos y procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin, cuya finalidad es que las actuaciones y actividades de los servidores pblicos de la SED y el manejo de la informacin y los recursos, sea eficiente y de calidad.

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SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

Acuerdos, Compromisos o Protocolos

AMBIENTE DE CONTROL

Desarrollo del Talento Humano.

Estilo de Direccin.

Planes y Programas
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

Modelo de Operacin por Procesos

Estructura Organizacional

Contexto Estratgico
ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Identificacin del Riesgo

Anlisis del Riesgo

Valoracin del Riesgo

Poltica de Administracin del Riesgo

Polticas de Operacin

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

ACTIVIDADES DE CONTROL

Procedimientos

Indicadores

Controles

Manual de Operacin

INFORMACION

Informacin Primaria (EXTERNA)

Informacin Secundaria (INTERNA)

Sistemas de Informacin
COMUNICACIN PBLICA

Comunicacin Organizacional

Comunicacin Informativa

Medios de Comunicacin

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

AUTOEVALUACION

Autoevaluacin al Control

Autoevaluacin a la Gestin

EVALUCION INDPENDIENTE

Evaluacin al Sistema de Control Interno

Auditoria Interna

PLANES DE MEJORAMIENTO

Plan de Mejoramiento Institucional

Plan de Mejoramiento por Procesos Plan de Mejoramiento Individual

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El PIGA es un instrumento de planeacin que parte del anlisis de la situacin ambiental institucional, con el propsito de brindar informacin y argumentos necesarios para el planteamiento de acciones de gestin ambiental que garanticen primordialmente el cumplimiento de los objetivos de eco-eficiencia establecidos en el Decreto 456 de 2008

Nivel Distrital
Decreto 456 de 2008 Decreto 509 de 2010

SED
Resolucin 1916 de 2009 Resolucin SED 650/09 Modificado Resolucin 1097/09

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Poltica Ambiental Marco Normativo

Diagnstico Ambiental Aspectos e impactos ambientales

Programas ambientales Plan de Accin
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La Secretara de Educacin del Distrito es una entidad comprometida con el ambiente, en cumplimiento de su misin, de las normas ambientales que le aplica, y de forma

articulada con el Plan de Gestin Ambiental -PGA del Distrito, orienta programas,
actividades, objetivos, metas e indicadores, con el propsito de generar un buen desempeo frente a los impactos ambientales derivados de sus actividades y servicios.

Fomenta una cultura ambiental en sus servidores, proveedores, usuarios y

especialmente en la comunidad educativa que propenda por el cuidado y preservacin de los recursos naturales. As mismo, promueve la mejora continua a travs de la

verificacin, seguimiento y control de las acciones ambientales desarrolladas por la

entidad.

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Resolucin 1916 de 2009 Designa al Jefe de la OAP

GESTOR AMBIENTAL

Comit del Sistema Integrado de Gestin Resolucin 2919 de 2010

OFICINA ASESORA DE PLANEACIN -GRUPO PIGA-

Grupo de Trabajo Ambiental

Resolucin SED 650/09 Modificado Resolucin 1097/09

reas y Dependencias de la SED

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ACTIVIDAD ASPECTO E IMPACTO AMBIENTAL

Construccin de colegios Operacin de Oficinas Limpieza de Instalaciones

Transporte

Generacin residuos peligrosos

Emisiones residuos

Generacin de Generacin residuos escombros

Generacin Residuos

Vertimientos residuos

IMPACTO

Presin Relleno Sanitario Contaminacin del Recurso Aire

Contaminacin recurso suelo Presin sobre el relleno sanitario

Presin Relleno Sanitario

Contaminacin del Recurso Agua

ASPECTO

ACTIVIDAD

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DIAGNOSTICO AMBIENTAL
Se debe tener en cuenta las condiciones fsicas al interior de las instalaciones, las condiciones de su entorno, y el consumo y uso de recursos naturales. El entorno del colegio incluye su interrelacin con el aire, el agua, el suelo, la flora, la fauna y los seres humanos. Para conocer el estado ambiental del colegio es necesario diligenciar el formulario Diagnstico Ambiental.

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Uso eficiente del agua

Extensin de Buenas Prcticas Ambientales

Uso eficiente de la energa

PIGA
Criterios ambientales para las compras y gestin contractual Gestin Integral de Residuos Slidos,

, .

Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas

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El Sistema Integrado de Gestin compuesto por Calidad, MECI y PIGA busca garantizar el cumplimiento de la funcin administrativa de la SED y el logro de los objetivos institucionales en trminos de eficiencia, eficacia y efectividad.
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SISTEMA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD MECI

ESTRUCTURA 8 Captulos y 242 Requisitos

Documento Gua NTCGP 1000:2009

3 Subsistemas 9 Componentes 29 Elementos Basado en la Norma ISO 14001 5 Captulos

Manual para la implementacin del MECI expedido por el DAFP Lineamientos Secretara Distrital de Ambiente

PIGA

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SGC: 4. Requisitos Generales 5. Responsabilidad Direccin 6. Gestin de Recursos SGC: 8. Medicin, Anlisis y Mejora

ACTUAR

PLANEAR

MECI: Sub. de Control Estratgico

PIGA: Situacin Institucional MECI: Sub. de Control de

Evaluacin PIGA: Verificacin Poltica Ambiental Compromiso alta direccin (Comit PIGA), Planificacin

VERIFICAR

HACER

SGC: 7. Prestacin del Servicio

MECI: Sub. de Control de Gestin

PIGA: Implementacin y operacin

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Aplicativo del Sistema Integrado de Gestin SED (SGC MECI - PIGA)

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Cmo acceder a ISOLUCION- Sistema Integrado de Gestin

En la pgina principal del portal de la SED www.sedbogota.edu.co, ubica SED Interactiva

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El aplicativo de ISOLUCION est compuesto por Mdulos en donde se encuentra la documentacin soporte de los requisitos y elementos del Sistema Integrado de Gestin.

El primer Mdulo es MANUAL, en donde est el Manual de Calidad, documento que evidencia cmo la SED cumple con cada uno de los requisitos de la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica.

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El Manual de Calidad de la SED contiene el objeto, alcance y exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad, la interaccin de los procesos, la responsabilidad de la Alta Direccin y la prestacin de los servicios de la SED para garantizar el derecho a la educacin, y otros documentos adicionales de gran importancia.

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El segundo Mdulo es PROCESOS. Aqu se encuentra el Modelo de Operacin por Procesos de la SED representado por el Mapa de Procesos que lo conforma 20 procesos, donde estn involucradas todas las reas del nivel central, las direcciones locales y los colegios distritales. El Mapa se encuentra organizado en cuatro tipos de procesos: Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin.

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El tercer Mdulo es DOCUMENTACIN. En este mdulo se encuentran los procedimientos, manual de procedimientos, los formatos e instructivos que soportan las actividades de cada uno de los Procesos del Mapa de Procesos de la SED y los 6 procedimientos obligatorios del Sistema de Gestin de Calidad.

As mismo, los directivos pueden solicitar el ajuste de los documentos a su cargo.

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En Texto a buscar se puede pulsar el botn Buscar y aparecen todos los procedimientos, formatos e instructivos de la SED.

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Ahora, si lo que deseas es buscar un procedimiento, formato o instructivo especfico se debe colocar en buscar el cdigo del rea responsable una palabra clave.

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NOTA: PARA CONOCER LOS CODIGOS DE LOS PROCEDIMIENTOS, FORMATOS E INSTRUCTIVOS, BUSCA EN EL HOME O PGINA DE INICIO DE ISOLUCION EL DOCUMENTO Codificacin de procedimientos, formatos e instructivos, EN LA PARTE DE DOCUMENTOS SIG.

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El siguiente modulo es el de RIESGOS, a travs del cual se puede evidenciar la gestin del riesgo en la SED. En este Mdulo se ingresa, consulta y hace seguimiento a los Mapas de Riesgo de los procesos de la entidad, de las Direcciones Locales de Educacin y de los colegios distritales.

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El Mdulo final es MECI. Aqu encontramos la estructura total del Modelo Estndar de Control Interno MECI y la documentacin que soporta el cumplimiento de los elementos que la norma nacional exige a las entidades del estado colombiano.

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Representante Alta Direccin Jefe Oficina Asesora de Planeacin EQUIPO SIG

Hianny Leslie Santiago Castillo

Carmen Yolanda Snchez G - Profesional Especializada Lder Equipo SIG

Luis Enrique Martnez Riveros

Iveth Cristina Rodrguez Cermeo

Luis Fernando Herrera Rojas

Diego Mauricio Cubides Parra Anglica Mara Camero Cuadrado

Claudia Alejandra Reyes Garca

Luz Antonia Martnez Ruz Leida Madrigal Gutirrez

Angela Milena Crdenas

Mara del Pilar Romero Barreiro
Extensiones: 4102, 4005, 4112, 3372

Consuelo Velsquez Castelblanco

Oscar Julin Ayala Sierra Diana Constanza Rojas Rodrguez Jazmin Santiago Cabrera Gustavo Adolfo Olaya Cabrales

GRACIAS