ESTUDIO DE CASO

ABC SISTEMA DE COSTES BASADO EN LAS ACTIVIDADES.

CONTROL DE LA GESTION PROFESOR: FERNANDO VELA

PRESENTADO POR: MARLY YISETH TORRES GUZMN

E.S.A.P ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA BOGOT D.C, MAYO DE 2012

ABC SISTEMA DE COSTES BASADO EN LAS ACTIVIDADES. Las organizaciones estn sujetas a cambios constantes generados desde su estructura interna como desde su entorno externo, es por ello que la implementacin de nuevos mtodos de gestin administrativa y de recursos financieros cobra gran relevancia para la perdurabilidad de la organizacin, empresa y/o entidad y la efectividad de la labor que se desarrolle. Es en este sentido que el ABC o sistema de costes basados en las actividades, ha sido planteado como una gua que ayuda a los directivos en la toma de decisiones, ya que al saber cul es la medicin precisa de los costes necesarios para cada procesos, se pueden realizar mejoras que posibiliten la implementacin de nuevas estrategias y la realizacin de mejores de carcter operativo, que conlleven al fortalecimiento de verdaderos sistemas de informacin integrales.

1. QUE ES EL ABC? El sistema de costes basado en las actividades, tambin llamado modelo ABC, es un mapa econmico de los costes y la rentabilidad de la organizacin y en base a las actividades. Este sistema proporciona a las empresas un mapa econmico de sus operaciones que pone de relieve el coste existente y el previsto de las actividades y procesos empresariales, lo que conduce al conocimiento del coste y la rentabilidad de productos, servicios, clientes y unidades productivas. En este sentido el mapa econmico producido consiste en un promedio de los costos de los recursos entre productos de poco y mucho volumen y entre productos sencillos y complejos. Los sistemas ABC llevan consigo un conjunto de preguntas completamente diferentes: Que actividades se realizan en la organizacin? cunto cuesta realizar las actividades? Por qu necesita la organizacin realizar actividades y procesos empresariales? Qu parte o actividad de cada actividad requieren los productos, servicios y clientes? 2. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LOS SISTEMAS ABC. Los sistemas ABC amplan los sistemas de costes tradicionales vinculando los costes de recursos a la actividad y la complejidad de los productos producidos y no slo a los volmenes fsicos producidos, los cuales pueden llegar a ser absolutamente precisos cuando asignan directamente, basndose en la utilidad real, los costes generales a los centros de costes de produccin, los sistemas de costes utilizan criterios de reparto y se desarrollan a travs de cuatro pasos secuenciales. 3. PASOS PARA DESARROLLAR EL SISTEMA ABC. 3.1 PASO 1. DESARROLLAR EL DICCIONARIO DE ACTIVIDADES. Las organizaciones gastan dinero en recursos indirectos a fin de que se realicen actividades importantes o para obtener los beneficios que proporcionan estos recursos. Siendo as como al desarrollar un sistema ABC, la organizacin primero identifica las actividades que

realizan sus factores productivos indirectos y de apoyo, posteriormente las actividades se describen por medio de verbos y objetos asociados: programar la produccin, trasladar materiales, comprar materiales, mejorar los nuevos productos, introducir nuevos productos, entre otros; en este sentido en algunas organizaciones les gusta utilizar a sus empleados de primera lnea, en un proceso de abajo hacia arriba, para el definir el diccionario de actividades, ya que as se involucra a toda la organizacin en la construccin del ABC y ayuda a generar la confianza de que el modelo refleja la realidad de la organizacin, debido a que las aplicaciones del ABC se pueden dar a nivel individual los diccionarios de actividades pueden ser relativamente breves de 10 30 actividades o llegar a construirse con cientos de actividades
En este sentido los sistemas de costes ABC asignan los costes de los recursos a las actividades y

utilizan los inductores de costes de las actividades para asignar los costes de las actividades hasta los objetos de costes.

3.2 PASO 2. DETERMINAR CUANTO ESTA GASTANDO ORGANIZACIN EN CADA UN DE SUS ACTIVIDADES.

LA

Para el desarrollo del sistema ABC se hace un mapa que va desde el coste de los recursos a las actividades, utilizando inductores de costes de los recursos que vinculan los costes con las actividades realizadas, ya que los recursos representan el coste bsico del modelo. Un recurso comprende una agrupacin homognea y diferenciada de costes existentes que realizan una funcin similar o, en el caso del personal, que tienen un perfil similar de trabajo. La suma de todos los recursos de un modelo es igual al coste total de una organizacin, en un marco temporal establecido, por lo que la contabilidad permite clasificar los gatos por naturaleza como por ejemplo los salarios y las horas extra entre otros. Los inductores de costes de los recursos recogen los costes de este sistema y los conducen hasta las actividades, de este modo las organizaciones saben cuanto estn gastando en actividades como la compra de materiales o la introduccin de nuevos productos. Ne este punto losa empleados juegan un papel fundamental, ya que para seleccionar los inductores de costes, se pide a los individuos (empleados) que rellenen un impreso en el que aparece el diccionario de actividades y que hagan una estimacin del porcentaje de tiempo que invierten en cualquier actividad (que se les lleve ms del 55 de su tiempo). Siendo de esta manera como los sistemas ABC pueden asignar los costes a los centros de costes de produccin donde la actividad es parte del proceso de transformacin real del producto, como fabricar piezas, mezclar productos qumicos montar productos -. Por otro lado el sistema ABC asigna los costes indirectos a actividades a actividades que no estn directamente relacionadas con la transformacin de materiales en productos intermedios y acabados, como ajustar maquinas, programar lotes de produccin y notificar cambios en la ingeniera; as el sistema ABC vincula el gasto de recursos con las actividades realizadas. 3.2.1 JERARQUA DE ACTIVIDADES. Las actividades son clasificadas a travs de una jerarqua de costes: por unidad, por lote, y por producto, por clientes e instalaciones que han necesitado un producto.

 Actividades a nivel de unidad. Son actividades que han de ser realizadas para cada unidad de producto o servicio prestado. La cantidad de actividades realizadas a nivel de unidad, es proporcional a los volmenes de produccin y ventas. Como ejemplos se podran citar la realizacin de agujeros en piezas de metal, pulir metales y realizar una inspeccin total. Una de las diferencias principales entre los sistemas de costes basados en las actividades y los tradicionales es la utilizacin de inductores de costes no unitarios (por ejemplo tandas o lotes, o productos mantenidos para asignar los costes de los recursos a los productos y clientes. Actividades a nivel de lote. Son las actividades realizadas para cada lote. Las actividades de lote incluyen ajustar una mquina para un nuevo lote de produccin, la compra de materiales y el pedido de un cliente. Los recursos necesarios para una actividad a nivel de lote son independientes del nmero de unidades en el lote. Los sistemas ABC miden y asignan el coste de procesar los pedidos de produccin, los movimientos de materiales, los pedidos de los clientes, y las compras a los productos, clientes, y servicios que generan la actividad. Actividades de apoyo del producto y del cliente. Son las que permiten que se realice la produccin de productos (o servicios) individuales. La extensin de esta nocin fuera del rea de trabajo conduce a actividades de apoyo a clientes que permiten a la empresa vender a un cliente individual pero que son independientes del volumen y del mix de produccin (y servicios) vendidos y entregados al cliente. Estas actividades incluyen el mantenimiento y actualizaciones de las especificaciones de los productos, comprobacin y herramientas especiales para productos y servicios individuales y el apoyo tcnico proporcionado a productos individuales y para servir a clientes individuales. En este aspecto la cantidad de recursos utilizados son independientes del volumen de produccin y ventas y de la calidad de los lotes de produccin y pedidos del cliente, Por ejemplo algunas actividades, como la publicidad y el desarrollo del producto, pueden ser clasificadas como de apoyo a la marca o a la lnea de productos. Por ello este tipo de actividades son independientes del volumen o contenido del pedido y no puede segurseles la pista hasta llegar a los productos, servicios o clientes individuales. La filosofa de costes ABC, aplicable a los costes de fabricacin, marketing e investigacin y desarrollo, permite que para todos los costes de la organizacin puedan establecerse la causa y el efecto. Es as como el coste de apoyo al cliente puede nicamente ser evitado o controlado operando a nivel de cliente (no dando a

poyo al cliente, cambiando el nivel de apoyo prestado al cliente). No cambiando el volumen o el mix de productos y servicios individuales que adquiere el cliente. 3.2.2 ACTIVIDADES Y PROCESOS EMPRESARIALES. Son actividades agrupadas en procesos empresariales de ms alto nivel, sin embargo este tipo de actividad presenta un problema, en el sentido en el que un proceso empresarial, puede ser demasiado heterogneo para acumular costes que luego han de ser asignados a los productos, servicios o clientes de un solo inductor de costes. Las actividades con inductores de costes nicos son la unidad bsica de anlisis de los sistemas ABC recogen la utilizacin de las mismas por parte de los productos, servicios y clientes individuales que crean la demanda de dichas actividades. En este punto las actividades se presentan como las unidades bsicas de agrupacin de costes de los sistemas ABC y que pueden seguir siendo agregadas para que los directivos puedan ver el coste total de realizar un proceso empresarial, en este sentido la comprensin de los costes a nivel de proceso empresarial agregado facilita el benchmarking1 externo e interno

3.2.3 ATRIBUTOS DE LA ACTIVIDAD. Los atributos son definidos en el texto como esquemas de codificacin asociados con cada actividad que facilitan que se informe con los costes de la misma, permitiendo que se informe mejor de la actividad. Es as como un informe muestra los costes de la actividad y los porcentajes asociados a cada nivel de la jerarqua de costes de la actividad, por ejemplo, que porcentaje de costes se encuentran en actividades a nivel de unidad, de lote y a nivel de apoyo al producto. Un atributo especialmente importante es el grado de variabilidad a corto plazo del coste de la actividad, permitiendo que los costes a corto plazo sean incorporados dentro de un marco ABC. Siendo as como los Costes de la actividad se consideran fijos con respecto a la variacin a corto plazo de la demanda se les da la denominacin (F) y los costes de la actividad, como por ejemplo el suministro de energa, se considerara una variable con fluctuaciones a corto plazo en su utilizacin, dndole como denominacin (V). Esta codificacin permite tener una buena visin del porcentaje de costes fijos y variables a corto plazo en las operaciones, lu cual es muy til como proceso de informacin para la programacin detallada de la produccin, la fijacin del precio de los pedidos adicionales, y otras decisiones a corto plazo.

proceso sistemtico y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. Consiste en tomar "comparadores" o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prcticas sobre el rea de inters, con el propsito de transferir el conocimiento de las mejores prcticas y su aplicacin. (http://es.wikipedia.org/wiki/Benchmark)

Otros tipos de atributos son aquellos adicionales de la actividad, es decir, se podra identificar el lugar concreto en que se realiza una actividad y la persona responsable de la misma, lo que permitira tener el coste de la actividad por lugar y persona. Al final de la segunda fase de construccin de un modelo ABC, la organizacin ya conoce los costes provocados por las actividades realizadas. Por medio de un conjunto de atributos adecuadamente seleccionados se puede contemplar los costes desde varias perspectivas, incluyendo la jerarqua de costes, los procesos empresariales, el grado de variabilidad y el grado de eficiencia.

3.3 PASO 3. IDENTIFICAR LOS PRODUCTOS SERVICIOS Y CLIENTES. En los pasos 1 y 2 de la construccin de un modelo ABC se puede identificar las actividades que se realizan y el coste de realizar dichas actividades, ya que la organizacin necesita actividades para disear, construir y entregar productos y servicios a sus clientes, es propicio identificar todos los productos, servicios y clientes de la organizacin. Para ello es necesario que los costes de las actividades estn vinculados a los productos, servicios y clientes que son los beneficiarios finales de las actividades de la organizacin.

3.4 PASO 4. SELECCIONAR LOS INDUCTORES DE COSTES DE LAS ACTIVIDADES QUE VINCULAN LOS COSTES DE LAS ACTIVIDADES CON LOS PRODUCTOS, SERVICIOS Y CLIENTES. La vinculacin entre actividades y objetos de costes, como los productos, servicios y clientes, se consigue utilizando inductores de costes de las actividades. Se considera que un inductor de costes de una actividad es una medida cuantitativa del resultado de una actividad. Ejemplo: Actividad Inductor de coste de la actividad. Horas-maquinas Ajustes u horas de ajuste Series de produccin Materiales recibidos productos Numero de productos Numero de productos nuevos introducidos Horas de mantenimiento.

Hacer funcionar las maquinas Ajustar las maquinas Programar la produccin Recibir materiales Proporcionar apoyo a los existentes Introducir nuevos productos Hacer el mantenimiento de las maquinas

3.4.1 Seleccionar los inductores de costes de las actividades. La seleccin de un inductor de costes de una actividad refleja un conflicto subjetivo entre la exactitud y el coste de medicin. A causa del gran nmero de vnculos potenciales entre actividades y outputs, los diseadores intentan economizar en el nmero de inductor de

costes de la actividad, por ejemplo, todas las actividades generadas por el mismo hecho pueden utilizar el mismo inductor de costes. El sistema ABC permite elegir entre tres tipos diferentes de inductores de costes de las actividades que son: Inductores de transaccin. Cuentan la frecuencia con que se realiza una actividad y pueden utilizarse cuando todos los resultados requieren esencialmente las mismas demandas de la actividad Este se clasifica como el tipo de inductor de costes menos caro pero as mismo puede ser el menos preciso, ya que se asume que se necesita la misma cantidad de recursos cada vez que se realiza una actividad, es decir la actividad es homognea a travs de los productos. En el caso de muchas actividades, la variacin en la utilidad por parte de los objetos de costes individuales es lo suficientemente pequea para que un inductor de transaccin sea suficiente para asignar los costes de las actividades al objeto de costes. Sin embargo, si la cantidad de recursos exigidos para realizar la actividad vara de forma considerable, de producto a producto, se necesitan unos inductores de costes ms precisos y ms caros. Inductores de duracin. Representan la cantidad de tiempo necesario para realizar una actividad y se aconseja que sean utilizados cuando existen variaciones significativas en la cantidad de actividad requerida para productos diferentes, ejemplos productos simples y complejos. La utilizacin de un inductor de transaccin, como el nmero de ajustes, tendr un coste excesivo en cuanto a los recursos requeridos para ajustar un producto sencillo y tendr un coste excesivamente bajo en los recursos requeridos para los productos complejos. Para evitar esta distorsin se utiliza un inductor de duracin, como las horas de ajuste, horas de inspeccin y mano de obra directa. En cuanto al movimiento de materiales, la distancia a la que se mueven pude ser considerada un inductor de duracin, ya que la distancia es un sustituto del tiempo que se tarda en trasladar los materiales desde un punto a otro. En este caso se evidencia como los inductores de duracin son ms exactos que los inductores de transaccin, pero son ms caros de poner en prctica ya que el modelo exige una estimacin de la duracin, cada vez que se realiza una actividad., por lo que se considera importante saber el tiempo de ajuste de cada producto. Otro aspecto importante en la utilizacin de inductores de duracin, es el ndice basado en la complejidad del resultado que se maneja, en donde el

ndice es una funcin de la complejidad del producto o del cliente procesado por la actividad, asumiendo que la complejidad influye en el tiempo necesario para realizar la actividad. Los inductores de intensidad. Hacen un cargo directo de los recursos utilizados cada vez que se realiza una actividad. Siendo as como un inductor de duracin, como el coste por hora de ajuste, asume que todas las horas cuestan igual, pero no refleja ni el personal extra, ni el personal, extraordinario especializado, ni los caros equipos que pueden ser necesarios en algunos ajustes pero no en otros. En los costes de la actividad son directamente cargados al resultado, basndose en los pedidos u otros documentos que acumulan los costes de las actividades en que se ha incurrido para ese producto. Los inductores de intensidad son los inductores de costes de las actividades mas exactos, pero son los mas caros de llevar a la practica. Para preparar los avisos de cambio de ingeniera a fin de actualizar y dar soporte a productos existentes, se puede utilizar: -el coste por aviso de cambio de ingeniera -el coste por hora de cambio de ingeniera utilizado para un producto individual. -el coste de los recursos de ingeniera realmente utilizados. En cuanto a la actividad de ventas, como el apoyo a los clientes existentes, podramos utilizar de forma similar un inductor de transaccin, duracin o intensidad, para: -costes por cliente. -costes por hora de cliente. -coste real por cliente. Por ello es importante que el inductor de costes de una actividad se equipe al nivel de la jerarqua de costes de su actividad asociada.

4. NDICES DE COMPLEJIDAD. La utilizacin de los inductores de ndices ponderados muestra la forma en que se puede economizar en la eleccin de los inductores de costes. Siendo as como tambin la identificacin de los ajustes largos y costos permite que se determine diferencialmente el coste de los ajustes sencillos y los complejos. Para ello los diseadores pueden reflejar las diferencias de complejidad definiendo actividades separadas. En este sentido los inductores de costes de las actividades son la innovacin central de los sistemas de costes basados en las actividades pero tambin son los sistemas mas caros de los sistemas ABC.

Es relevante resaltar como un sistema de costes basado en las actividades busca capturar con precisin la economa de sus operaciones. Kapla, Robert S. y Cooper, Robin concluyen que un sistema de costes basado en las actividades puede utilizar sus asignaciones de costes para seguir la pista a los acontecimientos econmicos subyacentes, donde los costes de ajuste se asignan basndose en los ajustes realizados en los productos individuales, los costes de apoyo a los productos pueden relacionarse con el trabajo realizado para mantener los productos y los costes de administracin de un cliente puede relacionarse con la manipulacin de los pedidos del cliente, las respuestas a las solicitudes del cliente y el marketing de los productos nuevos y existentes dirigidos a unos clientes concretos, sin embargo consideran que los sistemas ABC utilizan muchas estimaciones. Un sistema puede utilizar un inductor de transaccin para hacer aproximacin de los recursos utilizados cada vez que se realiza una actividad, en lugar de coger costos directos para cada acontecimiento que lo que busca es establecer la una relacin de causa-efecto entre el objeto de costes al que ha sido asignado el costes y los recursos, cuyo coste ha sido asignado. En el sistema ABC cada asignacin de costes a una actividad, o a un producto, servicio, o cliente, debe ser transparente y susceptible de seguirse a travs de las relaciones de causa-efecto, hasta la demanda de recursos realizada por el objeto de costes. Para finalizar es importante destacar como los Sistema De Costes Basado en las Actividades, a la vez que ayudan a darle orden a los procesos internos de una organizacin tambin se presenta como un mtodo de control hacia la gestin que se realiza y la ejecucin financiera de la organizacin.