Facultad de Contadura y Administracin Licenciatura: Contadura Experiencia Educativa: Tecnologa de Informacin y Comunicacin Catedrtico: Luis Antonio Olivares Presentan:

Castro Kavanagh Mara de los ngeles Estrada Garca Adalid Galindo Rincn Catalina

Proyecto a realizar: Estudio- diagnstico de la Tecnologa de Informacin y Comunicacin en una organizacin. Xalapa Enrquez, Veracruz, 27 de Mayo de 2011

Contenido
Contenido.............................................................................................................................. 2 INTRODUCCIN..................................................................................................................... 3 En cualquier parte del mundo las pequeas y medianas empresas se han transformado en un motor importante de la economa, destacan por su dinamismo y por ser fuente principal de trabajo sin embargo, toda esa eficacia con la que operan no proviene solo del gran esfuerzo del recurso humano, si no tambin al progreso tecnolgico. ..................................3 As como la tecnologa ha sido base del desarrollo y de la capacidad de las empresas para competir en un mercado globalizado, las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin tambin se han convertido en un instrumento de las actividades del contador, pues ya no hay actividad que involucre un mnimo tecnologa, es por ello que como estudiantes de contadura es importante ser capaces de analizar con profundidad de que utensilios nos valemos para el buen desempeo de nuestra profesin y cul es la mejor manera de explotarlas en beneficio de la empresa para la que laboremos y por su puesto, el nuestro...3 IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA...........................................................................................5 Visin................................................................................................................................. 6 MISIN............................................................................................................................... 6 VALORES............................................................................................................................ 6 ESTRUCTURA ORGNICA....................................................................................................7 IDENTIFICACIN DEL PROYECTO............................................................................................8 ANTECEDENTES.................................................................................................................. 8 JUSTIFICACIN..................................................................................................................10 ALCANCE DEL ESTUDIO.................................................................................................... 10 GENSIS DEL PROYECTO.................................................................................................. 11 DESCRIPCIN DEL PROYECTO..............................................................................................12 OBJETIVO GENERAL.......................................................................................................... 12 OBJETIVOS ESPECIFICOS...................................................................................................12 METAS.............................................................................................................................. 13 RECURSOS EMPLEADOS...................................................................................................14 TECNOLOGA UTILIZADA...................................................................................................14 RESULTADOS OBTENIDOS................................................................................................15 CONCLUSIONES...................................................................................................................18 BIBLIOGRAFA......................................................................................................................19 JHOANA JORGE CARLOS DAVID CARLOS ZARATE JOCABETH 2

INTRODUCCIN
En cualquier parte del mundo las pequeas y medianas empresas se han transformado en un motor importante de la economa, destacan por su dinamismo y por ser fuente principal de trabajo sin embargo, toda esa eficacia con la que operan no proviene solo del gran esfuerzo del recurso humano, si no tambin al progreso tecnolgico.

As como la tecnologa ha sido base del desarrollo y de la capacidad de las empresas para competir en un mercado globalizado, las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin tambin se han convertido en un instrumento de las actividades del contador, pues ya no hay actividad que involucre un mnimo tecnologa, es por ello que como estudiantes de contadura es importante ser capaces de analizar con profundidad de que utensilios nos valemos para el buen desempeo de nuestra profesin y cul es la mejor manera de explotarlas en beneficio de la empresa para la que laboremos y por su puesto, el nuestro. En el presente escrito podrn encontrar como es que las TIC se integraron en una

herramienta para la empresa FIN-TAL S.A DE C.V. DE SOFOM ENR. Dentro del contenido se describe el giro al que se dedica la empresa, la misin, visin y valores de la misma, para conocer a grandes rasgos la empresa y el por que de usar un sistema contable. En segundo lugar es relevante conocer como se dio la evolucin del uso del sistema contable en FIN-TAL, esto lo pueden consultar en la seccin de Antecedentes .En un principio se conoce cul fue el proceso por el que tuvieron que pasar para llegar a usar un software contable, que en este caso es el COI, as como el uso de la banca electrnica. Tambin se describe el por que de realizar un anlisis y cuales son los beneficios para nosotros. Despus se pueden encontrar con la delimitacin del alcance, ya que la empresa se integra por diferentes departamentos y para poder hacer una buena observacin se necesita del enfoque a un rea en particular. Siempre es importante conocer como surge un proyecto, cual es el origen, y en este no podra faltar, se narra como se desarrollo la idea del anlisis.

En tercer lugar, se encuentra la Descripcin del Proyecto, en esta seccin se mencionan los objetivos del proyecto de las TIC aplicadas en la empresa, adems de las metas y la tecnologa utilizada. Como cuarto y ltimo lugar se dan a conocer los resultados obtenidos por parte de FIN-TAL con el uso del software contable COI, as como los resultados u observaciones obtenidas por nosotros del anlisis. En el desarrollo del anlisis nos encontramos con algunas dificultades: La primera de ellas fue que se nos restringi el acceso informacin til para el proyecto por polticas de confidencialidad; la segunda fue el fijar una cita con la gerente para poder ser atendido ya que por cuestiones del horario de clases no nos podamos entrevistar; la tercera y ltima fue que aun desconocan aspectos quizs no muy relevantes pero si de utilidad acerca del COI, y por ello no nos pudieron detallar algunas de las funciones del programa. En la elaboracin de dicho proyecto nos encontramos con grandes experiencias y nuevos conocimientos, aprendimos a valuar la importancia de las TIC en las actividades del contador y tambin a conocer por que debemos aprender el manejo de software contables as como el por que de mantenernos actualizados en cuanto a tecnologa contable para la automatizacin de la contabilidad financiera. Finalmente, podemos decir que realizar actividades de campo siempre resultaran ventajosas para el estudiante ya, que no solo cumple con relacionarse en el campo laboral, si no que gana inters por su profesin o bien se interesa por una rama de la misma. Hoy en da no puede haber profesin que no involucre las TIC, desde medicina hasta la gastronoma, todas absolutamente van de la mano.

IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA
De acuerdo a la clasificacin de las MPYMES, la empresa en la cual desarrollaremos el trabajo es una Pequea Empresa, que opera en el sector financiero y se dedica al otorgamiento de crditos personales a mujeres emprendedoras que desean establecer o expandir su negocio. Es una empresa reciente pero con gran consolidacin en ya casi tres aos, creada el 24 de Marzo de 2008.

Razn Social

FIN-TAL S.A. DE C.V. DE SOFOM ENR

Ubicacin

Jos Ruz No. 27 B, Col. Rafael Lucio, Xalapa Enrquez, Ver. C.P. 91110. Tel. (2288) 40 77 66

Entrevistado

Gerente General Silvia Garca Tapia

Nmero de trabajadores Seis( dos en el departamento de finanzas, dos en el departamento de promocin y ventas, uno en el dpto. de asistencia especializada a cliente, uno en la gerencia)

VISIN
Ser la empresa financiera con el mayor nmero de clientes, satisfechos y exitosos, para impulsar as el crecimiento econmico y humano del sector empresarial en Mxico.

MISIN
Contribuir al crecimiento econmico de las personas mediante el financiamiento y orientacin, para la realizacin de sus proyectos.

VALORES
Prosperidad, Autorrealizacin, Produccin, Productividad, Servicio, Responsabilidad, Respeto.

ESTRUCTURA ORGNICA

Gerencia

Jurdico

Contabilidad Fiscal

Asistencia especializada a clientes

Promocin y Ventas

Finanzas

Departamento de Crdito y Cobranza

Contabilidad

IDENTIFICACIN DEL PROYECTO

ANTECEDENTES
FIN-TAL S.A. DE C.V. DE SOFOM ENR es una empresa del sector financiero con una

antigedad de casi tres aos, es joven en el ramo de empresas que se dedican a este giro pero ha conseguido gran credibilidad y reconocimiento por el adecuado manejo de sus clientes y otorgamiento de crditos. Desde su creacin en el ao de 2008, ha hecho mano de las herramientas tecnolgicas contables desarrolladas hoy en da para empresas de todo tipo. En un principio utilizaba un software contable creado por programadores computacionales, cuyo nombre era CON SIX, era un sistema integrado de libros diarios, libros mayores, estados de resultados y balance general, en el que haba que vaciar datos de los pagos efectuados por lo clientes as como los crditos otorgados. Era un sistema aparentemente eficiente sin embargo, era semejante a los registros en papel que se tenan que hacer de las operaciones efectuadas por la entidad, capturar datos de un lado a otro cliente por cliente, por lo que se volva tedioso y tardado el proceso de conocer el monto de ingresos, deducciones e impuestos a pagar al fisco en cada periodo. As tambin se tenan que apoyar de hojas de clculo electrnicas como Excel para tener a tiempo los resultados. Como se puede notar si bien la herramienta tecnolgica era un software contable, no era de utilidad para la empresa, no satisfaca sus necesidades declarar a tiempo y en forma los impuestos correspondientes. Con este trasfondo vino un cambio en la contabilidad de la empresa, se implemento un nuevo software contable llamado Contabilidad Integral, Versin 5.6 o por sus siglas COI 5.6. Este es un tipo de sistema de informacin contable que se encarga de recoger datos, almacenarlos, procesarlos y convertirlos en informacin financiera. Se integra de una paquetera muy completa con la que se pueden elaborar en cualquier momento: Balance general, Estado de
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internas como el tener una

contabilidad ordenada, eficiente y a tiempo, ni tampoco a cumplir con sus obligaciones como

resultados, auxiliares de las diversas cuentas del catalogo, libros diario, libros mayor, grficas de razones financieras, calculo de ISR e IETU (con la programacin correspondiente), etc. Proporciona Informacin rpida y reciente al momento, as como informacin pasada para consultar detalles o incluso corregir errores. Con la introduccin de este software se volva ms fcil e interactiva la captura de datos de las operaciones de la empresa; a travs de plizas de diario, cheque, ingresos y egresos es posible identificar las entradas y salidas de efectivo as como de bancos. Adems de las ventajas ya mencionadas el COI, le brinda a la empresa la posibilidad de emitir estados financieros auditados, reportes de auxiliares por clientes, auxiliares de bancos, caja, etc. Tecnologa de este tipo como lo son los sistemas contables se han vuelto una herramienta indispensable para la empresa por que siempre mantiene saldos actualizados automticamente con la sola captura de plizas, no hay necesidad de transcribir en un lado y luego en otro y otro como si fuera un registro en papel.

JUSTIFICACIN

ALCANCE DEL ESTUDIO

Como se pudo apreciar en la estructura interna, la empresa se integra de un departamento de Finanzas y este a su vez se coordina con los staff de contabilidad, crdito y cobranza. Nosotros nos abocaremos en el rea de Contabilidad ya que, es donde se utiliza el COI, y en donde se aplica en mayor parte la tecnologa como la banca electrnica, enlaces con el SAT, entre otros. Se realizar un anlisis de las ventajas y desventajas que le brinda el sistema de Contabilidad Integral a FIN-TAL, que problemas ha presentado, la eficiencia y la rapidez con la que funciona, as como algunas recomendaciones de nueva tecnologa que podran utilizar para continuar mejorando los procesos de promocin de crditos, otorgamiento de crditos y pagos efectuados. No se tocaran las otras reas que integran la estructura orgnica ya que, su desarrollo o ejecucin es realizada en mayor parte por el recurso humano y no por la tecnologa aplicable para el desempeo del trabajo del contador, que en este proyecto es la parte relevante.

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GENSIS DEL PROYECTO

El origen de este proyecto nace en primer lugar, de la necesidad de la empresa por contar con un sistema capaz de mantener y ofrecer informacin contable con las siguientes caractersticas: 1. Oportuna 2. Verdica 3. Rpida 4. Segura 5. Fcil de comprender 6. Completa 7. Y que rena los requisitos sealados por el fisco. Despus de esto vino el asesoramiento por los conocedores de diferentes sistemas contables, cual de todos brindaba mayores ventajas a la empresa o satisfaca en un cien porciento las necesidades. El programa recomendado fue el Sistema de Contabilidad Integral (COI), pues era uno de los ms completos y sencillos de manejar sin requerir alguna persona experta en este. Se analizaron las funciones, las reas que abarca, el manual de uso, la viabilidad de su costo y los requisitos para su instalacin. Una vez aprobados los requerimientos y sobre todo haber obtenido una evaluacin exitosa de sus ventajas se decidi aplicarlo. Tambin fue presentado a accionistas. En sencillas palabras, COI, se adecuo a la empresa por estas razones:

Controla y Administra el estado contable y financiero de la empresa. Con Aspel-COI controla la informacin y los documentos de: Catlogos de Cuentas, Catlogos de Activos, Catlogos de Plizas.

Aspel-COI le proporciona giles Consultas y Reportes con diversos filtros que te apoyen en la toma de decisiones: Balance general y Estado de resultados
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 Balanza de comprobacin y Auxiliares (mensuales y anuales) Conciliacin de activos y depreciacin y revaluacin de activos fijos Diario general y Libro mayo

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL

Hacer uso de las herramientas tecnolgicas, como lo son el software contable, para que la empresa pueda operar con eficiencia y eficacia, as como mantener una contabilidad de acuerdo a las reglas y normas que establece el fisco.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mantener al da los saldos de las cuentas de clientes, para detectar atrasos en los pagos, determinar el monto clientes. de la prxima renovacin de crdito con base en el seguimiento de sus pagos realizados en tiempo y forma, como lo seala el auxiliar de

Poder verificar en cualquier momento los movimientos de la cuenta de bancos, de esa forma determinar las operaciones a realizar, o bien corroborar los ingresos y egresos diariamente.

Mejorar la rapidez y firmeza, en el momento de ofrecer resultados a los accionistas de la empresa.

Mostrar informacin veras y real de los activos y pasivos de la entidad. Tener una contabilidad ordenada para cualquier auditoria interna o externa. No mostrar informacin financiera de hechos consumados.

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 Publicar estados financieros, para demostrar transparencia y competitividad, ante otras empresas financieras. Ofrecer a los clientes un crdito rpido, seguro, y con pagos cmodos a su economa.

METAS

Consolidar una empresa a la vanguardia y moderna, con tecnologa til para generar satisfaccin al cliente y los accionistas.

Ser una empresa financiera con gran capacidad de otorgamiento de crditos.

Ser una de las organizaciones ms competitivas del sector financiero. Promover por medio de asesoras, la expansin y crecimiento de las pequeas empresas, con un crdito adecuado al cliente. Brindar a nuestros clientes la atencin especializada que requiera para la correcta administracin de su crdito.

Alcanzar a un corto plazo, la solvencia y liquidez para crear una sucursal y atender a un mayor nmero de clientes.

Contar con una contabilidad en todo momento oportuna y conforme lo establecido en las leyes fiscales.

Colaborar con el desarrollo de nuestro pas a travs de la ayuda a los pequeos empresarios.

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RECURSOS EMPLEADOS

TECNOLOGA UTILIZADA

Una de las tecnologas utilizadas es una intranet integrada por tres computadoras, una por cada departamento. Usan una red sencilla que les permite compartir archivos e impresoras. Los ordenadores utilizan tarjetas de red inalmbricas para captar la seal de internet proporcionada por el modem, el cual se encuentra conectado a la PC principal. El personal es de suma confianza sin embargo por seguridad no se comparte todo tipo de informacin entre los equipos, por lo que el sistema operativo es de nivel bsico del tipo punto a punto, para solo acceder a los recursos compartidos y no a otro tipo de informacin quizs no necesaria para los dems. Esto es una sencilla explicacin de cmo es que funciona fsicamente la comunicacin tecnolgica en la empresa, ahora bien en cuanto a tecnologa contable utilizan como ya se haba mencionado un programa contable llamado COI por sus siglas, es un programa de Aspel, este procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y grficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organizacin, as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene interfaces con los sistemas de la lnea Aspel e interacta con hojas de clculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa. Una herramienta tecnolgica ms es la Banca Electrnica, utilizada diariamente y de gran ayuda, por que constantemente el administrador se encuentra informado de los pagos que ha

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hecho el cliente, de las transferencias hechas para hacer pagos de impuestos o crditos, verificar movimientos de ingreso y egreso, entre otros.

RESULTADOS OBTENIDOS
FIN-TAL ha enfrentado un proceso tecnolgico medianamente complicado, sin embargo, con el COI, ha logrado superar esas dificultades y obtener los siguientes resultados en cuanto a las observaciones comentadas y proporcionadas:

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 Las interfaces de los sistemas Aspel facilitan la integracin de procesos administrativos, a la vez que contribuyen a la disminucin de errores y tiempos de captura. Catlogo de Cuentas Hasta 20 dgitos y 9 niveles, en el nmero de cuenta. Para una fcil puesta en marcha ofrece 8 catlogos de cuentas predefinidos. gil acceso a la informacin financiera, se puede consultar desde el catlogo: El auxiliar de cada cuenta. Los saldos histricos en moneda contable y en moneda extranjera. Editar plizas y muchas funciones ms. Para la eficiente generacin de los reportes y declaraciones fiscales, as como una eficaz operacin, las cuentas se clasifican por: Su naturaleza: acreedora o deudora. Su tipo: Activo circulante, fijo, gastos de operacin, costos de ventas, inventarios, etc.

Plizas Fcil captura: Copiando y pegando informacin a partir de otras plizas. Utilizando el catlogo de conceptos. Con cuentas de contrapartida para un cuadre automtico. A partir de plizas capturadas en Microsoft Excel ya sea unitarias, o a travs de una captura masiva. Integrando las plizas de diferentes empresas y las recibidas por correo electrnico. A partir de plizas modelo para registrar movimientos frecuentes o plizas con una gran cantidad de asientos contables. Actualizacin automtica de saldos contables en todos los perodos del mismo ejercicio sin necesidad de traspasos. Auditoria de plizas que impide modificaciones posteriores. Manejo ilimitado de tipos de plizas. Nmeros de plizas con folios numricos y alfanumricos.

Fiscales Fcil control del IVA (Impuesto al Valor Agregado) y DIOT (Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros):
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Bitcora de ingresos efectivamente cobrados y egresos efectivamente pagados. Clculo y desglose del IVA relacionado a los movimientos y su retencin, desde la captura de plizas de manera automtica. Reportes con el IVA trasladado y acreditable, con selecciones por tasa de impuesto. Reportes de IVA e ISR retenido, tanto en pagos a proveedores como en ingresos. Definicin del periodo de causacin (de cobro y pago) diferente a la fecha de la pliza (para el correcto control de IVA y de IETU por flujo de efectivo). Genera la Bitcora con los pagos realizados a terceros (proveedores) y desglose por tasa del IVA relacionado (DIOT). Consulta de la Devolucin del IVA para la elaboracin automtica del complemento al Formato 32 de Devolucin de IVA. Control y clculo del IETU (Impuesto Empresarial a Tasa nica): Identificacin de las cuentas en las que se registran los ingresos y deducciones IETU. Identificacin automtica de los montos gravables y deducibles IETU desde la captura de plizas. Diversos reportes con los ingresos, deducciones y la base gravable para efectos de IETU. Clculo de los crditos fiscales. Para nosotros los resultados obtenidos son:

Un programa contable puede traer muchos beneficios en cuanto a rapidez y efectividad de la informacin. Las TIC en las actividades del contador son sin duda alguna base para realizar diversos trabajos tiles para la empresa, en poco tiempo y con un margen de error reducido. El programa contable trae ventajas pero tambin no puede ser del todo confiable, ya que alguien que conozca y tenga un buen manejo de dicho programa, puede manipular la informacin.

Existe poca informacin de un buen manejo de software til, para llevar una buena contabilidad. En cuanto al programa que usa la empresa estudiada, es logrado, sin embrago no han explotado al mximo todo lo que les ofrece. Existe la falta de informacin en cuanto al manejo del mismo software trayendo como consecuencia lo que se menciona en el punto anterior. Tambin la infraestructura tecnolgica es muy bsica.
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Como virtudes, se puede decir que ha brindado a la empresa la posibilidad de conocer estados financieros antes del cierre de mes y conocer sus saldos, previniendo situaciones que pudiesen afectar.

Llevado de la mano con lo anterior esta que se rompe una de las limitaciones de los estados financieros, esto es que presentan hechos consumados, llevando a tomar decisiones despus que ya ha sucedido un problema.

Hay un buen manejo y uso de la banca electrnica, esta herramienta les ha trado muchos beneficios, agilizando el otorgamiento de crditos y la recuperacin de la cartera.

Hemos constado el porqu de utilizar un software en el desarrollo de la contabilidad y ya no usar lpiz y papel.

CONCLUSIONES
El constante cambio a un paso acelerado en la tecnologa, ha obligado a las empresas a innovar y crear nuevos mtodos de trabajo, ya no solo se requiere un papel a puo y letra con dos firmas en tinta negra, requerimos de un documento validado y original como prueba de una transaccin u operacin, y esto gracias a un herramienta llamada en este caso computadora, producto del ya mencionado desarrollo tecnolgico. S la empresa quiere mantenerse en un mercado tan competitivo debe implementar tecnologa y explotarla al mximo para obtener el mayor provecho posible. As pues lo hizo FIN-TAL, implemento el programa COI y ahora disfruta de sus beneficios, manteniendo una contabilidad en orden y al da. Durante este anlisis nos percatamos de que tan notables son las TIC para el desempeo de cualquier profesin u oficio, ofreciendo grandes ventajas para el consumidor y empresario.

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En FIN-TAL pudieron detectar algunos de sus errores en cuanto al manejo del sistema pero mejor an se detectaron una gran cantidad de ventajas del usar tecnologa. Por lo tanto se demuestra y se afirma que la competitividad de las empresas, que en este caso FIN-TAL pertenece a las PYMES, viene determinada por el juego de toda una carga de factores cuya combinacin vara sensiblemente dependiendo del sector, pas o empresa. Pero ms all de esa diversidad, se pueden referir a los mismos factores, uno de ellos la Tecnologa, misma que juega un papel cada vez ms importante entre todos los factores de competitividad: los productos y las tcnicas de produccin, pero tambin los mtodos de gestin, la organizacin de la empresa y la formacin de los recursos humanos.

BIBLIOGRAFA
1. Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmicos, Las pequeas y Medianas Empresas tecnologa y competitividad, MP, Mxico D.F., 1994, p.58-70.

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