UNIVERSIDAD PRIVADA DEL NORTE FACULTAD DE ESTUDIOS DE LA EMPRESA

CURSO: SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

PROFESOR: ING. CRISTHIAN CSPEDES ORTZ

CICLO: VII

ALUMNAS: - Cabanillas Campos Ana Rosa. - Briceo Muoz Sandra. - Guevara Arribasplata Diana. - Rojas Sarmiento Ana Paola.
-

Saucedo Alvarez Sandra. Cajamarca Noviembre del 2010

EMPRESA BAZAR FLORES

1. MARCO ESTRATGICO 1.1 Descripcin de la empresa

BAZAR FLORES es una empresa cajamarquina ubicada en el Jr. Amazonas N 956 direccin actual, porque antes se ubicaba en la plaza de armas, en el Jr. Dos de Mayo y Amalia Puga, es una empresa fundada hace ms de 10 aos Al pasar del tiempo Bazar Flores ha sabido ganarse la preferencia del pblico cajamarquino que acude a comprar una gran variedad de artculos de florera, cristalera, juguetera, regalos, joyera, etc. Y poco a poco ha ido creciendo, teniendo hoy un posicionamiento en la mente de los cajamarquinos, lo que le permite tener mucha acogida entre nios, jvenes y adultos. Desde sus inicios, su poltica fue contratar a personas jvenes con muchas ganas de trabajar, adems que se han desarrollado los objetivos que se trazaron como empresa: utilidades para la entidad, satisfaccin del consumidor y beneficios para la sociedad. As mismo la eleccin correcta de sus trabajadores es lo que les permite brindar buen servicio al pblico que acude al establecimiento 1.2 Visin, Misin, Lineamientos, Objetivos Estratgicos y Estrategias a Implementar. Nivel Organizacional,

MISION: Ofrecer a nuestros clientes diversidad de artculos y regalos para cada ocasin, encontrando el producto de calidad que desea para su uso personal u obsequios con los mejores precios del mercado y con mayor calidad y a precio justo. VISIN: Ser una empresa cajamarquina lder en ofrecer, obsequios, regalos, cristalera, juguetera y joyera para esas fechas especiales, ofreciendo el mejor servicio y cubriendo las necesidades y requerimientos del cliente, siendo reconocida como la primera alternativa de compra de nuestros clientes en la calidad de sus Productos. NIVEL ORGANIZACIONAL:
GERENTE GENERAL

CONTABILIDAD (APOYO) (1) JEFE DE TIENDA (1) SUPERVISOR(1)

VENDEDO

VENDEDOR

VENDEDOR

VENDEDOR

VENDEDOR

VALORES Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA: Respeto Confianza Honestidad Puntualidad Honradez Responsabilidad social. Trabajo en equipo. Atencin al cliente. ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR Bazar Flores no cuenta con ninguna estrategia de venta, de marketing solo se realiza un control de inventario mensual es decir sigue tal como inici sin ninguna mejora resaltante, siguiendo a su poltica inicial de actividades. 1.3 Volumen de Ventas, Cantidad de Empleados, Indicadores bsicos de Estados financieros, Particularidades de la Empresa. VOLUMEN DE VENTAS El volumen de ventas de la empresa es en promedio mensual S/. 10000, ya que en algunos meses las ventas aumentan o disminuyen de acuerdo a la temporada. Por tanto no se puede afirmar que haya un volumen de venta mensual constante. CANTIDAD DE EMPLEADOS La cantidad de empleados en Bazar Flores, se ha ido manteniendo 10 vendedores 1 empleado en caja y en temporadas normales (durante el ao); sin embargo este nmero de vendedores se incrementa en pocas festivas como ao nuevo, fiestas patrias navidad, etc. PARTICULARIDADES DE LA EMPRESA: Bazar Flores, es una empresa que ha logrado posicionarse en el mercado cajamarquino, ofreciendo gran variedad en artculos como regalos para toda ocasin, florera, muebles para el hogar, cristalera, juguetera, joyera, etc. a precios cmodos. Es una empresa que cuenta con un prestigio ya ganado no solo por los aos que lleva comercializando productos sino tambin por la cntrica ubicacin en la ciudad de Cajamarca. Los productos son comprados a distintos proveedores de la Ciudad de Lima, Chiclayo para ser ofrecidos en Cajamarca a un precio competitivo. En cuanto al manejo de sus productos no cuentan con ninguna tecnologa de apoyo para hacer ms eficiente la atencin al cliente ni para control de sus ventas.

1.4 Problemtica actual Bazar Flores al contar con un gran prestigio y poseer una preferencia por los cajamarquinos en todos estos aos de servicio, y en vista que ha ido progresando con el paso de los aos gracias a la creciente demanda, mayor gama de productos y por ende ms clientes, es que en la actualidad necesita la ayuda de la tecnologa para poder agilizar la atencin al pblico que es lo que siempre ha procurado esta empresa; adems necesita la tecnologa como apoyo para tener conocimiento sobre los productos que ofertan y del movimiento monetario que estos alcanzan. Bazar Flores no cuenta con ninguna infraestructura tecnolgica: no utiliza software de control de la facturacin. Las operaciones de las ventas y pago a proveedores se realizan de manera manual. No poseen base de datos de la mercadera. Los registros de compras y ventas son manuales. 2. DIAGNSTICO DEL REA DE TECNOLOGA DE INFORMACIN 2.1 Situacin actual del rea de TI Bazar Flores, es una empresa tradicional en la Cuidad de Cajamarca la cual se encuentra con un amplio local renovado, pero se caracteriza por su poca iniciativa a los cambios especialmente tecnolgicos, es por ello que sta empresa no posee rea de tecnologa, por el contrario persisten en mantener una formas de atencin al publico empleadas por aos. Otra de las razones por las que no poseen reas de tecnologas es por que los dueos no invierten en sistemas los cuales les ayudaran con el manejo de dichos procesos, lo cual evita una mejora continua. 2.1.1 Importancia de las TI para la Empresa A medida del crecimiento de la empresa, y el crecimiento del mercado, es necesario para la empresa agilizar el proceso de ventas y hacer ms eficiente el control de los inventarios, al contar con una gama mucho ms amplia de productos ofrecidos en Bazar Flores. La tecnologa de informacin cumple un papel muy importante para la empresa, ya que permite mejorar el servicio, haciendo que su proceso de ventas y cobranza sea ms rpido. Es importante que la empresa implante una tecnologa de informacin ya que con ella va a reducir costos de supervit de inventario, por ejemplo, y va a mantener a estos ms controlados. Adems la nueva tecnologa permitir que el administrador de la empresa tenga la informacin de toda la empresa en forma rpida para que pueda tomar decisiones de compra venta.

2.1.2 Organizacin del rea de TI Nuestro equipo considera que para poder aplicar la tecnologa de informacin es necesario dividir la empresa en dos reas: Ventas Logstica.

Al realizar esta divisin el rea ventas lograr ser ms rpida y as evitar la congestin de clientes; el rea de logstica, va a permitir a la empresa administrar estratgicamente la adquisicin de nuevos productos, su rotacin, el costo por almacenamiento y el control de inventarios. 2.1.3 Objetivos del rea de TI El rea de tecnologa de informacin tiene los siguientes objetivos: Agilizar el proceso de ventas, con el apoyo de un sistema de facturacin. Incrementar el volumen de las ventas con una atencin a los clientes mucho ms rpida. Generar la satisfaccin del cliente. Mejorar el control de inventarios, ya que contara con una base de datos. Controlar las operaciones de compra y venta de los productos. Controlar el almacenamiento y la rotacin de productos en los inventarios. Brindar la informacin necesaria para poder analizar las preferencias en cuanto a los productos de mayor y menor rotacin.

2.1.4 Infraestructura de la Organizacin (Hardware, Software, Datos y Telecomunicaciones). En lo referente a hardware y software la empresa Bazar Flores cuenta con equipos de cmputo, pero algunos datos son registrados en forma manual. 2.1.5 Arquitectura de informacin de la Organizacin (Niveles de Desempeo y Sistemas de Informacin) La arquitectura de informacin de Bazar Flores es la siguiente: Nivel operacional: En este nivel la empresa posee proveedores, que en su gran mayora son de la ciudad de Lima. Los clientes que tiene la empresa son personas naturales y jurdicas. Nivel del conocimiento:

La empresa Bazar Central cuenta con un contador como un rea de apoyo, que realiza las transacciones mensuales para el pago de SUNAT e impuestos. Nivel Administrativo: Cuenta con un representante legal - administrador y ya que hablamos de una empresa pequea el administrador es el dueo. Sistema Transaccional: Bazar Flores cuenta con un sistema transaccional ya que se realizan ventas directas al consumidor.

2.2 Plan del rea de TI 2.2.1 Identificar el Plan de TI para el ao 2011 El plan de tecnologa de informacin que pensamos implantar para la empresa consiste en un software con el cual podamos tener: Calcular tareas operativas en una organizacin, permitiendo ahorrar en personal. informacin de los ingresos y gastos que tiene la organizacin. Recibir el Obtener informacin rpida de los productos que son vendidos y producto que hay que reponer.

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2.2.2 Identificar el Modelo del Negocio El giro de negocio al cual est dedicado la empresa BAZAR FLORES ofrece a su clientes una gama el precio del producto Determinar de productos como artculos para el hogar, porta retratos, adornos de cocina, software en la base de datos del cristalera, joyera, juguetes, peluches, flores artificiales, cuadros, etc. Esta empresa para seguir compitiendo en el mercado actual con otras tiene que adaptarse a los cambios, tiene que asumir que las diferentes tecnologas de informacin le van a dar mejores resultados y mayores Cobrar por el beneficios. producto 2.2.3 Descripcin de los Procesos y procedimientos principales del rea de TI Verificar el PROCESO DE VENTAS dinero

4 5

Empaquetar el producto

Entrega del producto

PROCESO DE INVENTARIOS:

1 2
1
No

Recepcin del producto

Control de calidad

Reporte de mercanca daada

3 1 4

Colocacin de precios

Almacn.

Ubicacin del producto.

3. PROCESO A TRABAJAR Vamos a centrar nuestro trabajo en el rea de ventas as como tambin el rea de inventarios. 3.1 Situacin Actual Bazar Flores es una empresa que no cuenta con ningn tipo de sistema que controle las salidas y entradas de productos en su almacn, por lo que hace sus compras simplemente calculando en qu momento se quedarn sin material. Al momento de traer la nueva mercadera a tienda desde la ciudad de Lima, los precios son asignados sin tener en cuenta el costo de viticos, simplemente son colocados dependiendo del precio promedio del mercado. Por otro lado se hace una facturacin manual (boletas y facturas) lo que significa que los productos no poseen un cdigo lo cual facilite la venta y a la vez el registro de entrada o salida del producto. Podemos concluir que la situacin actual no es la adecuada, ya que an se dificulta el proceso de compra, venta y control de almacn. Sus clientes muchas veces estn insatisfechos por la falta de disponibilidad de los vendedores y sus productos. Se pierde mucho tiempo en el control manual de almacn, tiempo que podra ser utilizado para mejorar su servicio y atencin para una mejor acogida y fidelizacin de sus clientes. 3.2 Situacin Deseada El siguiente proyecto tiene como finalidad cambiar la situacin de Bazar Flores de manera que sea beneficiosa tanto para ella como para sus clientes, por medio de la implementacin de Tecnologas de Informacin para el ao 2012. Consideramos los siguientes puntos para mejorar: Lograr que la empresa cuente con un sistema adecuado que le permita registrar compras, venta e inventarios desde el mismo momento que se realiza la transaccin. Ahorrar tiempo y brindar una atencin eficaz al cliente por medio de venta electrnica utilizando cdigos en los productos y eliminando el sistema de facturacin por medio de boletas manuales. Disminuyendo las quejas de clientes en un 90% Brindarle a la empresa un reporte diario y mensual de ventas y de productos disponibles en almacn para tener un control adecuado y poder hacer pedidos a tiempo. Contar con toda la informacin adecuada acerca de los productos que tienen ms rotacin.

Basamos nuestra situacin deseada de esta empresa en que no se quede estancada por falta de eficiencia en sus procesos, y abrirle una puerta para que pueda mejorar su servicio para sus clientes tanto internos como externos. As mismo lograr un ahorro significativo y levantar su posicionamiento dentro de nuestra ciudad. 3.3 Estrategia a Utilizar para llegar de la Situacin Actual a la Situacin deseada Utilizaremos la siguiente estrategia para llegar a nuestra situacin deseada: Exponerle nuestro plan a los dueos de la empresa, explicndoles acerca de la implementacin de un software que les facilite los registros de movimientos de almacn as como el de compras y ventas. Que se podr tener un control adecuado de forma que la tienda no se quede desabastecida en ningn momento y en cuanto a sus ventas se agilizar ese proceso ya que no se har de forma manual como se acostumbra actualmente. Ofrecer un programa de capacitacin a dueos y colaboradores para que aprendan la utilizacin de este software y as mismo atiendan los cambio que esto les traer. SISTEMA QUE IMPLEMENTAREMOS: DESS 3.0 Breve descripcin del programa: DESS significa Desarrollo Especializados en Softwares y Sistemas. Es un sistema de punto de venta, administracin e inventarios. Cuenta con las principales caractersticas entre las que resaltan la facilidad de implementacin, la estrecha curva de aprendizaje para los usuarios, y la administracin total de su negocio de forma sencilla y rpida, aunadas a grandiosas adiciones, como un aspecto totalmente nuevo, al estilo de las aplicaciones ms novedosas del mercado, diseado pensando en las nueva plataforma de windows, Windows 7, pero con la funcionalidad total en sistemas operativos anteriores. Adems se han rediseado todos los reportes del sistema, aumentando su poder con la funcin de exportarlos a cualquier tipo de formato, como HTML(Pgina Web), XML(Formato Standar para Trasporte de Datos), PDF(Documentos Digitales por Excelencia), XLSX(Microsoft Excel), JPG(Formato de Imagen), entre muchos otros formatos, as como la facilidad de enviar los reportes por correo electrnico en un par de segundos y con una presentacin absolutamente profesional.

Caractersticas del sistema: Sencillez: Una de las principales caractersticas de nuestro sistema, es la sencillez con la cual se utiliza, en el mercado hay varias opciones, pero la mayora son complicados en su utilizacin, dificultando su utilizacin y causando muchos problemas al momento de entrenar a los usuarios en su utilizacin. Robustez: La sencillez de utilizacin, no lo resta poder a nuestro sistema, ya que con el DESS Punto de venta 3.0 puede controlar incluso las finanzas del negocio, los movimientos de efectivo, las cuentas de banco, los activos, pasivos, y podr obtener reportes financieros de su negocio, dndole herramientas de administracin sencillas y poderosas. PROCESO DEL PROYECTO DESARROLLADO EN PROJECT