01 Procedimientos - PROGAN2008-FedMVZ

2009
Manual de procedimientos para la evaluacin del cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores beneficiados en el PROGAN* 2008
Federacin de Colegios y Asociaciones de Mdicos Veterinarios Zootecnistas de Mxico, A. C.
Septiembre de 2009
Manual de procedimientos para la evaluacin del cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores beneficiados en el PROGAN* 2008
Septiembre de 2009
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Federacin de Colegios y Asociaciones de Mdicos Veterinarios y Zootecnistas de Mxico, A.C.
Directorio Consejo Directivo Presidente MVZ. Luis Osorio Chong 1er. Vicepresidente MVZ. Manuel Salgado Vzquez 2do. Vicepresidente MVZ. lvaro Arroyo Tejeda Secretario MVZ. Roberto Ramrez Hernndez Tesorero MVZ. Jorge Luis Vallejo Prez Gerente General MVZ. Diodoro Batalla Campero Gerente Tcnico MVZ. Octavio E Rivera Vergara Gerente administrativo CP Hugo Correa Ibarra
Consejo de Administracin del PROGAN 2008 (CAPROGAN) MVZ. Luis Alberto Zarco Quintero MVZ. Ruy Mario Cuevas Romero MVZ Carlos Vega y Murgua MVZ Manuel Salgado Vzquez MVZ Miguel ngel Quiroz Martnez
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Edicin y realizacin MVZ EPA Octavio E Rivera Vergara Revisin tcnica: Lic. Julieta Hernndez Diseo y Formacin: MVZ EPA Octavio E Rivera Vergara
ADVERTENCIA: Este material se elabor a partir de las experiencias logradas en campo, su uso es para fines didcticos y queda prohibida su venta.
Se puede reproducir el material total o parcialmente citando la fuente, siempre que la informacin se use sin fines de lucro
Derechos en trmite Federacin de Colegios y Asociaciones de Mdicos Veterinarios Zootecnistas de Mxico, A. C. Manzanillo 83 Piso 8 Col Roma Sur Delegacin Cuahutmoc, CP 06760
*PROGAN: Produccin Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apcola, Este programa es de carcter pblico no es patrocinado ni promovido por partido poltico alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los contribuyentes. Est prohibido el uso de este programa con fines polticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deber ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.
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Contenido
1. 2. Introduccin ..................................................................................................................................... 4 Marco normativo .............................................................................................................................. 5 2.1. Convenio SAGARPA FedMZV................................................................................................. 6 3. Justificacin del proyecto............................................................................................................... 18 4. Objetivos del proyecto ................................................................................................................... 19 Objetivo General ................................................................................................................................ 19 Objetivos especficos ......................................................................................................................... 19 5. Metas del proyecto ......................................................................................................................... 20 6. Productos del proyecto ................................................................................................................... 21 7. Creacin de la oficina central......................................................................................................... 22 7.1. Organigrama general ................................................................................................................... 22 7.2. Puesto y funciones ...................................................................................................................... 23 8. Manual de procedimientos de la Oficina Central de la FedMVZ, A.C .......................................... 28 Planeacin de las actividades ............................................................................................................. 29 1. Recepcin de informacin. ........................................................................................................ 29 2. Manejo de Recursos ................................................................................................................... 31 3. Contratacin y desarrollo del software. ..................................................................................... 34 4. Planeacin para la ejecucin del proyecto. ................................................................................ 36 5. Establecimiento de cargas de trabajo. ........................................................................................ 39 5.4. Diagrama. ................................................................................................................................ 40 5.4. Diagrama. ................................................................................................................................ 41 5.4. Diagrama. ................................................................................................................................ 42 Convocatoria y seleccin del personal ............................................................................................... 43 6. Preseleccin de evaluadores tcnicos especialistas.................................................................... 43 Capacitacin....................................................................................................................................... 47 7. Registro, capacitacin y evaluacin de candidatos. ................................................................... 47 8. Contratacin de evaluadores tcnicos autorizados. .................................................................... 50 Evaluaciones Tcnicas en Campo ...................................................................................................... 53 9. Informacin y sensibilizacin a productores.............................................................................. 53 10. Establecimiento de rutas. ......................................................................................................... 56 11. Organizacin de informacin e integracin de materiales de campo. ...................................... 59 12. Levantamiento de informacin en campo. ............................................................................... 62 13. Captura de la informacin levantada en campo. ...................................................................... 65 13.1. Objetivo................................................................................................................................. 65 13.2. Polticas. ................................................................................................................................ 65 13.3. reas involucradas. ............................................................................................................... 65 13.4. Diagrama. .............................................................................................................................. 66 13.4. Diagrama. .............................................................................................................................. 67 14. Supervisin en campo. ............................................................................................................. 68 Cierre de la evaluacin....................................................................................................................... 71 15. Finiquito CE-ETAs. ................................................................................................................ 71 1
16. Seguimiento del proyecto......................................................................................................... 74 17. Formulacin de manuales de capacitacin de los CE y ETAs................................................ 77 17.4. Diagrama. .............................................................................................................................. 78 18. Quejas y denuncias................................................................................................................... 79 19. Viticos y pasajes. .................................................................................................................... 81 20. Pago a ETAs. .......................................................................................................................... 83 Especificaciones, formatos y reportes ................................................................................................ 86 Coordinaciones Estatales. .............................................................................................................. 86 Especificaciones para la contratacin de los Coordinadores Estatales (CE). .................................... 87 Propsito del Puesto. ...................................................................................................................... 87 Propsito general del puesto. ......................................................................................................... 87 Responsabilidades del puesto......................................................................................................... 87 Tipo de Relacin Entorno y Facultades. ........................................................................................ 88 Perfil especifico del Puesto Coordinador Estatal (CE). ................................................................. 89 Nivel Acadmico y reas de Conocimiento. ................................................................................. 89 Experiencia Laboral. ...................................................................................................................... 89 Condiciones de Trabajo. ................................................................................................................ 89 Especificaciones para la contratacin de Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs). ................... 91 Descripcin del Puesto evaluador tcnico...................................................................................... 91 Propsito general del puesto. ......................................................................................................... 91 Responsabilidades del puesto......................................................................................................... 91 Perfil especifico del Puesto Evaluador Tcnico. ................................................................................ 92 9. Manual de procedimientos del Coordinador Estatal ...................................................................... 93 Procedimiento general para realizacin de visitas ............................................................................. 94 Propsito ........................................................................................................................................ 94 Alcance .......................................................................................................................................... 94 Definiciones ................................................................................................................................... 94 Responsabilidades .......................................................................................................................... 94 Polticas .......................................................................................................................................... 94 Revisin de procedimiento............................................................................................................. 94 Procedimiento para cierre de Coordinador estatal ............................................................................. 98 Propsito ........................................................................................................................................ 98 Alcance .......................................................................................................................................... 98 Definiciones ................................................................................................................................... 98 Responsabilidades .......................................................................................................................... 98 Polticas .......................................................................................................................................... 98 Revisin de procedimiento............................................................................................................. 98 10. Manual de procedimientos del Evaluador Tcnico Autorizado ............................................... 102 Propsito ...................................................................................................................................... 103 Alcance ........................................................................................................................................ 103 Definiciones ................................................................................................................................. 103 Responsabilidades ........................................................................................................................ 103 Polticas ........................................................................................................................................ 103 2
Revisin de procedimiento........................................................................................................... 103 Procedimiento general para Evaluaciones Tcnicas en Campo ....................................................... 104 Identificar Unidades de Produccin Pecuaria .................................................................................. 106 Establecer Ruta ................................................................................................................................ 109 Preparacin de visita ........................................................................................................................ 111 Visita a productores beneficiados .................................................................................................... 113 Captura ............................................................................................................................................. 115 Pago por Servicios Profesionales ..................................................................................................... 117 Procedimiento para cierre del Evaluador Tcnico Autorizado ........................................................ 120 Propsito ...................................................................................................................................... 120 Alcance: ....................................................................................................................................... 120 Definiciones ................................................................................................................................. 120 Responsabilidades: ....................................................................................................................... 120 Polticas ........................................................................................................................................ 120 Revisin de procedimiento........................................................................................................... 120
1. Introduccin
Con base en el Plan nacional de Desarrollo 2007-2012 y el Programa Sectorial de Desarrollo Agropecuario y Pesquero 2007-2012, la SAGARPA ha realizado un esfuerzo de reordenamiento de los recursos que administra para atender a la poblacin rural, a travs de la redefinicin y simplificacin de sus programas, procurando la especializacin de los mismos. Bajo este marco, a partir de enero de 2008 el Programa de Estmulos a la Productividad Ganadera (PROGAN) se redisea y cambia su nombre al de Produccin Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apcola (PROGAN), como componente del Programa de Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Produccin Primaria. El objetivo del PROGAN es incrementar la productividad pecuaria, a travs de apoyos para prcticas tecnolgicas sustentables de produccin, asistencia tcnica, capacitacin y fondos de financiamiento del ganado y est dirigido a apoyar a los productores inscritos en el padrn de beneficiarios de aos anteriores y a los de nuevo ingreso, considerando a productores de bovinos, productores de carne y de doble propsito en forma extensiva, y a los de ovinos, caprinos, pequea lechera familiar y apicultura, que cuenten con vientres y colmenas. En el captulo III de las reglas de operacin del componente, publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 31 de diciembre de 2008, menciona que la poblacin objetivo del componente son: ejidatarios, colonos, comuneros, pequeos propietarios, y sociedades civiles o mercantiles establecidas conforme a la legislacin mexicana, propietarios o con derecho de uso de tierras dedicadas a la cra de ganado bovino de carne y doble propsito, ovinos, caprinos en forma extensiva, pequea lechera familiar y apicultura, as mismo determina que quedan excluidas las engordas, el repasto y el ganado bovino de carne estabulado; as como las unidades de produccin que carezcan de cerco para el control del ganado, excepcin hecha de los sistemas de ovinos y/o caprinos de tipo trashumante o extensivos, semintensivos y los sistemas apcolas. A partir de las Reglas de Operacin de los Programas de la SAGARPA y especficamente las del Programa de Uso Sustentable de los Recursos Naturales para la Produccin Primaria, componente, Produccin Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apcola (PROGAN), se determinaron lineamientos para su operacin. En estos Lineamientos se particulariza no solo la operacin del PROGAN, sino que en ellos se precisa la poblacin objetivo, los apoyos a otorgar y los compromisos que deben asumir los productores para alcanzar un mayor impacto en su Unidad de Produccin Pecuaria, y la responsabilidad de la SAGARPA de efectuar una Evaluacin Tcnica anual de cada productor beneficiado.
2. Marco normativo
Ley de Desarrollo Rural Sustentable. Programa Especial Concurrente. Plan Nacional de Desarrollo 2016-2012. Programa Sectorial de Desarrollo Agropecuario y Pesquero 2007-2012. Reglas de Operacin de los Programas de la Secretara de Agricultura, Ganadera Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin, publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el da 31 de diciembre de 2007. Lineamientos Especficos del Componente Produccin Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apcola (PROGAN) del Programa de Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Produccin Primaria de las Reglas de Operacin de los Programas de la Secretara de Agricultura, Ganadera Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin, publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el da 31 de diciembre de 2007. Convenio de Concertacin suscrito el 9 de julio de 2008 entre la SAGARPA y la FedMVZ con objeto de conjuntar acciones para ampliar la cobertura y calidad de los servicios veterinarios y transferencia de tecnologa para las diferentes ramas y actividades de la produccin y la salud animal. Anexo Tcnico del Convenio de concertacin que tendr por objeto conjuntar acciones para ampliar la cobertura y calidad de los servicios veterinarios y transferencia de tecnologa para las diferentes ramas y actividades de la produccin y la salud animal, suscrito entre la SAGARPA y la FedMVZ el 7 de octubre de 2008.
2.1. Convenio SAGARPA FedMZV.
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3. Justificacin del proyecto

Dentro del reordenamiento del PROGAN se estableci la realizacin de Evaluaciones Tcnicas para revisar el avance del cumplimiento de los compromisos suscritos por todos los productores beneficiados con el PROGAN 2008, en este sentido, tanto en la Reglas de Operacin del Programa de Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Produccin Primaria, como en el Artculo 13.- Vigencia y Compromisos, Fraccin III. Evaluacin Tcnica de los Lineamientos Especficos del Componente Produccin Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apcola (PROGAN) del Programa de Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Produccin Primaria de las Reglas de Operacin de los Programas de la Secretara de Agricultura, Ganadera Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin, publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el da 31 de diciembre de 2007, se indica lo siguiente: Se establecen Evaluaciones Tcnicas con objeto de medir los impactos del PROGAN, el SINIIGA y los Programas de Rastreabilidad e Inocuidad de la Miel en las unidades de produccin pecuaria beneficiadas, a travs de seguimiento fsico, documental y de autoevaluaciones. Esta Evaluacin Tcnica ser la herramienta bsica para medir los pactado por los Beneficiarios del PROGAN en su Carta compromiso y de adhesin; y ser realizada por tcnicos en el ejercicio libre de su profesin, previamente autorizados por la SAGARPA; cuyo costo ser cubierto por la SAGARPA directamente o mediante convenio con terceros. Dicha Evaluacin Tcnica ser obligatoria, en los trminos establecidos en el inciso III del artculo 11 de estos Lineamientos y en el Artculo 21 de las Reglas de Operacin, para todos los beneficiarios. Para el caso de los apicultores transhumantes, la SAGARPA establecer las fechas para realizar las evaluaciones mismas que se efectuarn en la entidad donde el productor present su solicitud de apoyo. Derivado de lo anterior, el 9 de julio de 2008, la SAGARPA conviene con la FedMVZ la ejecucin de la primera Evaluacin Tcnica a los compromisos asumidos por los productores apoyados por el PROGAN 2008, a travs de la firma de su Carta Compromiso y de Adhesin, a travs de la firma de un Convenio con objeto de conjuntar acciones para ampliar la cobertura y calidad de los servicios veterinarios y transferencia de tecnologa para las diferentes ramas y actividades de la produccin y la salud animal y el 7 de octubre de 2008 se firm el Anexo Tcnico para establecer las particularidades del proyecto que se instrumentara para la ejecucin de las Evaluaciones Tcnicas. Dentro de los compromisos establecidos en el Convenio y Anexo Tcnico aludido est la elaboracin e integracin de un documento que incluyera los procedimientos utilizados en el Proyecto. El presente documento tiene esa finalidad. Este Manual incluye los procedimientos utilizados en las diferentes etapas del proceso de planeacin, organizacin, integracin, ejecucin, control y seguimiento. El Proyecto tiene una cobertura nacional, por lo tanto los procedimientos reflejan esa situacin.
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4. Objetivos del proyecto

Objetivo General
Evaluar el cumplimiento de cada beneficiario del PROGAN de las acciones convenidas en la carta compromiso.
Objetivos especficos
Verificar la informacin proporcionada en la solicitud. Obtener la informacin para la lnea base. Evaluar el cumplimiento de las acciones comprometidas. Georeferenciar las unidades de produccin de los productores beneficiarios del PROGAN. Atender los requerimientos de informacin o las observaciones de las Comisiones Estatales Dictaminadoras, relacionados con la evaluacin del cumplimiento de los compromisos de los beneficiarios del PROGAN.
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5. Metas del proyecto

Seleccionar, reclutar y capacitar a 27 Coordinadores Estatales. Disear y elaborar 1 manual (para las 5 especie/producto) para la capacitacin de los profesionistas que sern reclutados como Evaluadores Tcnicos. Convocar, seleccionar, capacitar y evaluar a travs de 7 cursos regionales a un nmero aproximado de 950 Evaluadores Tcnicos. Para junio del 2009 tener verificadas y georeferenciadas el 100% de las unidades de produccin apoyadas en 2008. (Aproximadamente 400,000).
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6. Productos del proyecto

Informe de la verificacin de la informacin proporcionada en las solicitudes. Informacin generada por el cuestionario para Lnea Base. Informacin de los resultados de la evaluacin tcnica llevada a cabo a cada uno de los beneficiarios del PROGAN para constatar el cumplimiento de las actividades comprometidas. Sistema de capacitacin y evaluacin de Evaluadores Tcnicos a nivel nacional. Padrn de tcnicos calificados como Evaluadores Tcnicos de los compromisos de los beneficiarios del PROGAN. Base de datos de la georeferenciacin de las unidades de produccin. Manuales de procedimientos para todas las actividades derivadas del presente Proyecto. Bases de datos generados a partir de las visitas de evaluacin a los beneficiarios del PROGAN. Sistema de control de calidad y transparencia de las evaluaciones. Informe del cumplimiento de las actividades comprometidas tanto a nivel Estatal Nacional. como
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7. Creacin de la oficina central

7.1. Organigrama general
Presidencia de la FedMVZ
Comisin de regulacin y seguimiento interno
Gerencia General FedMVZ
Gerencia Administrativa
Gerencia Tcnica
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Coordinadores Tcnicos
Informtica
Capacitacin y Seguimiento
Capacitacin y Ejecucin
Zacatecas ETA Chiapas ETA Jalisco ETA Guanajuat o ETA Nuevo Len ETA Quintana Roo ETA Edo.Mex. ETA ESTADOS ETA Yucatn ETA
Sonora ETA Chihuahua ETA Tlaxcala ETA Guerrero ETA Michoacn ETA Oaxaca ETA SLP ETA ESTADOS ETA Comerca Lagunera ETA
Veracruz Nte ETA Campeche ETA Coahuila ETA Durango ETA Hidalgo ETA Nayarit ETA Puebla ETA Sinaloa ETA Veracruz Sur ETA
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7.2. Puesto y funciones

Puesto. Presidencia FedMVZ. Funciones. Firmar el Convenio de coordinacin entre la SAGARPA y la FedMVZ para el apoyo a la SAGARPA en la ejecucin de capacitacin, coordinacin de campaas, evaluacin de programas, entre otros. Firmar los Anexos Tcnicos para el establecimiento de compromisos concretos. Proponer los Addenda de los Anexos Tcnicos cuando sean necesarios. Presidir el CEN para informar de la situacin que guardan los compromisos firmados con la SAGARPA. Presidir la CRYS, y CRISI para efectuar el seguimiento y control de los programas o proyectos a cargo de la FedMVZ Dirigir la planeacin, organizacin y ejecucin del Proyecto. Coordinar las actividades con la SAGARPA para la ejecucin de los compromisos establecidos. Firmar los contratos o convenios para la contratacin de recursos humanos, la adquisicin de bienes y servicios administrativos, de capacitacin y tecnolgicos Convenir con los colegios Estatales la forma de operacin de los proyectos y/o programas Disponer de los recursos para la operacin del Proyecto. Puesto. Comisin de Regulacin y Seguimiento Interno Funciones. Efectuar el seguimiento y control del proyecto derivado del convenio y anexo tcnico firmado con la SAGARPA. Vigilar, de manera especfica, el estricto apego a la normatividad, reglas de operacin y disposiciones oficiales para manejo y liberacin de recursos del proyecto, as como el cumplimiento puntual y terminacin de conformidad al cronograma previamente determinado. Apoyar la coordinacin entre las diversas instancias que participan en el Proyecto. Proponer mecanismos de control para el desarrollo del Proyecto. Revisar los avances del Proyecto. Puesto. Gerencia General FedMVZ. Funciones. Elaborar el Anexo Tcnico y, en su caso, las addenda correspondientes. Coordinar reuniones peridicas entre SAGARPA y FedMVZ a fin de conciliar conceptos, lineamientos, metodologas del proyecto y los periodos de revisin. Elaborar y proponer a la SAGARPA el formato nico de campo por especie producto (cuestionario), de acuerdo a las caractersticas solicitadas, efectuar las modificaciones requeridas. Planear, programar y dar seguimiento a la entrega de productos del proyecto. Establecer los esquemas operativos para el intercambio de informacin electrnica y sistemas que permitan la adecuada recopilacin, validacin y determinacin de los datos de desarrollo del programa encomendado. Contratar el personal para el desarrollo del proyecto, as como a los ETA y CE. Elaborar el programa de capacitacin y prospectos de manual para las capacitaciones de los ETAs y CE para todo el pas. 23
Cotizar y contratar los recursos materiales. Dar seguimiento a cada etapa del proceso del proyecto, disear mecanismos de retroalimentacin y vigilar que se concluya de acuerdo a los requerimientos de la SAGARPA. Autorizar presupuesto e instruir la liberacin de los recursos en las diferentes etapas del proceso. Convenir la capacitacin, ejecucin y seguimiento. Presentar propuesta de sedes para los cursos de capacitacin para CE y para ETA y cotizar los eventos. Revisar y vigilar la realizacin de los cursos de capacitacin. Revisar la puesta en marcha de un mdulo del SI-EVALUA para hacer pruebas y poyo a la demostracin en las capacitaciones. Promocionar en los colegios, solicitar propuestas de ternas para seleccin de Coordinadores Estatales (CE), seleccionarlos, capacitarlos y contratarlos. Elaborar los 32 mapas y archivos electrnicos con la distribucin de Unidades de Produccin Pecuaria (UPP) por estado y municipio, en sus diversas versiones (preliminares y definitivo), para obtener la cantidad de ETAs requeridos por estado. Determinar la distribucin geogrfica de la UPP y desarrollar la regionalizacin del Proyecto. Presentar propuesta de CE y ETAs por estado y municipio. Puesto. Gerencia Administrativa. Funciones. Coordinar, conjuntamente con la Gerencia General, la asignacin de recursos de conformidad a las disposiciones oficiales y normativas ya establecidas para este programa. Establecer las cuentas administrativas o bancarias que permita la asignacin de partidas presupuestarias de conformidad a la programacin y cumplimiento de metas. Supervisar el cumplimiento de la captacin de documentos que se especifican para cada operacin financiera en apego de las disposiciones administrativas y fiscales. Operar la liberacin de recursos de acuerdo para el cumplimiento de metas, cotizaciones, necesidades de equipo, personal y comisiones requeridas para el desarrollo del programa calendario ya asignado. Disear e implementar todo tipo de documentos, formatos, informes, oficios de comisin y lo necesario, a fin de que cada operacin financiera o liberacin de recursos tengan el sustento legal y administrativo con oportunidad y claridad. Establecer, en su rea, los controles y procesos en apego a las disposiciones normativas para la contratacin, la compra y ejecucin del gasto de manera mensual y programada. Proponer, consensar y asegurar que todos los procesos de las reas tcnicas, administrativas, de coordinacin estatal y para la evaluacin de las UPP, que involucren aspectos fiscales, administrativos, procedimientos de pagos y comisiones, se ajusten sus requisitos bsicos para que sean comparables y medibles y auditables, relacionados con la evaluacin del cumplimiento del desarrollo del PROGAN. Establecer procedimientos y atender los requerimientos de viticos, pasajes, reuniones, etc para que opere el proyecto. Puesto. Recursos Humanos. Funciones. Preparar la informacin para la emisin de convocatorias para la seleccin de candidatos, gestionar la publicacin de las convocatorias y apoyar y dar seguimiento a todo el proceso de preseleccin, seleccin, capacitacin, evaluacin y contratacin de ETA y CE. 24
Integrar los expedientes de los CE y ETA aprobados con la documentacin tcnico administrativa correspondiente. Elaborar los contratos correspondientes, de conformidad a los lineamientos administrativos. Generar la base de datos que permita cuantificar el avance del trabajo, elaboracin de informes, asignacin de recursos para el cumplimiento de metas, liberacin de los pagos de honorarios e integrar informacin para la publicacin de convocatorias para la preseleccin, seleccin, capacitacin, evaluacin y contratacin del personal tcnico requerido. Llevar el seguimiento de los pagos de los contratos de personal por honorarios y CE y ETA, apoyar la validacin de las solicitudes de pago y verificar la realizacin de los pagos. Proponer los procedimientos de finiquito de las actividades del personal contratado para el proyecto y llevar control de su realizacin. Puesto. Recursos Materiales. Funciones. Garantizar la aplicacin de polticas, lineamientos y procedimientos para la adquisicin de los bienes son necesarios para el desarrollo de las actividades del programa de evaluacin del cumplimiento de los compromisos de los productores beneficiados en el PROGAN 2008 de conformidad con la ley de adquisiciones normas y reglamentos vigentes y correspondientes a est actividad, supervisada y aprobada por la Comisin de Regulacin y Seguimiento Interno de la FedMVZ. Asegurar la aplicacin optima de los recursos en el proceso de adquisiciones, buscando las mejores condiciones que garanticen precio calidad y oportunidad. Atender con prontitud y eficacia las solicitudes de abastecimiento que se presenten para desarrollo de las funciones de las reas sustantivas y administrativas. Establecer los sistemas, formas o procedimiento que salvaguarde la existencia de los equipos o bienes adquiridos. Asegurar que los actos relativos a las adquisiciones se ajusten a lo presupuestado, programando, autorizado y a los ordenamientos y disposiciones legales Efectuar las cotizaciones correspondientes para las adquisiciones de los bienes o servicios instruidos, presentar al Gerente General y a la CRSI para aprobacin y ejecutar el procedimiento correspondiente para la contratacin y/o adquisicin. Preparar la documentacin que soporte la adquisicin de los bienes y servicios, reguardar la documentacin y remitir los soportes necesarios para efectuar los pagos. Dar seguimiento a la asignacin de bienes a los CE y ETA y llevar control de los resguardos. Elaborar y proponer los procedimientos de su reas para la formulacin del finiquito de los CE y ETA, as como llevar control de los mismos. Puesto. Gerencia Tcnica. Funciones. Coordinar la operacin del Proyecto en los mbitos nacional y estatal. Asegurar que los elementos tcnicos, materiales y financiaros fluyan hacia los estados. Coordinar a los Coordinadores Estatales. Atender los requerimientos presentados por los Coordinadores estatales. Dar seguimiento al avance del Proyecto Asegurar la contratacin y el pago oportuno de CE y ETAS. Llevar una adecuada coordinacin con los colegios estatales y SAGARPA para la operacin del Proyecto. Asegurar que el sistema informtico opere adecuadamente. 25
Brindar a los CE el apoyo informtico requerido y ser enlace con la empresa administradora del SI-EVALAUA. Emitir los procedimientos correspondientes. Puesto. Coordinadores Estatales. Funciones. Disear una estrategia de visita para sus Evaluadores Tcnicos. Realizar la distribucin de preferencia en origen del municipio de los Evaluadores Tcnicos. Verificar la eficiencia de tiempo y de rutas trazadas y valorar la maximizacin del diseo de estrategias o planes de trabajo. Dar seguimiento, supervisar la calidad y veracidad de las evaluaciones a nivel estatal. Resolver cualquier problema que se vaya presentando en el proceso y realizar visitas espordicas y sorpresivas a los Evaluadores Tcnicos en las unidades de produccin. Establecer la coordinacin correspondiente con los Presidentes Estatales de los Colegios. Coordinar, conjuntamente con los presidentes estatales y la SAGARPA, la realizacin de reuniones con las autoridades locales para la ejecucin de la campaa de informacin y sensibilizacin de productores. Integrar la informacin documental para la contratacin de los ETA, dar seguimiento a la capacitacin y a la contratacin y pago de los honorarios de los ETA Rendir informes peridicos del avance del Proyecto en la regin y enviar los requerimientos de pago a los ETA. Recibir los finiquitos de los ETA y hacer la entrega correspondiente a los Colegios Estatales. Puesto. Informtica. Funciones. Atender a los CE y ETAS en los asuntos que le soliciten sobre el SI-EVALUA. Identificar el origen de los problemas informados por los ETAS y CE sobre la operacin del SI-EVALUA para canalizar a quin corresponda su solucin. Si se derivan de un inadecuado acceso a l o a alguna deficiencia del Sistema Informar a los ETAS y CE sobre la forma de resolver el problema presentado, en los casos en que se derive de una inadecuada forma de acceso u operacin del SI-EVALUA Solicitar a los administradores del SI-EVALAUA se corrijan las deficiencias de operacin detectadas por el CE o los ETAS. Asegurar que las deficiencias de operacin del SI-EVALUA se corrijan con prontitud y avisar de la correccin. Preparar los reportes requeridos por las autoridades de la FedMVZ sobre la informacin de la base de datos. Dar asistencia tcnica al personal de oficinas centrales, CE, Colegios Estatales, ETAS, etc., sobre los problemas tcnicos presentados en el uso del equipo de cmputo, Internet y paquetera usada. Levantar informacin o integrarla a la base de datos cuando le sea requerido por las autoridades de la FEDMVZ. Puesto. Capacitacin y Seguimiento. Funciones. Organizar los cursos de capacitacin para los Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs). Asistir a los cursos de capacitacin y apoyar en la logstica. Coordinar, apoyar y asistir en los eventos de capacitacin de los ETSs. 26
Dar seguimiento y organizar la documentacin de los ETAs aprobados. Brindar informacin a los coordinadores respecto a la documentacin necesaria de los ETAs. Apoyar en la revisin de listados de asistencia, de la preseleccin de los candidatos. Atender a presidentes de los Colegio estatales, respecto al proyecto. Puesto. Capacitacin y Ejecucin. Funciones. Organizar y reclutar a los coordinadores estatales. Organizar los cursos de capacitacin. Elaborar los contenidos de los manuales para los Evaluadores Tcnico Autorizados. Elaborar los programas de capacitacin para los Evaluadores Tcnicos Autorizados. Elaborar las solicitudes para el registro de los candidatos a ETAs. Recopilacin de listados de los candidatos aprobados. Apoyar en la logstica de los eventos de capacitacin. Recopilacin en la recoleccin de informacin de los ETAs convocados. Puesto. Evaluadores Tcnicos Autorizados. Funciones. Realizar las visitas de inspeccin a las Unidades de Produccin. Levantar las encuestas a los productores beneficiados del PROGAN. Realizar la verificacin del cumplimiento de los compromisos asumidos por los productores beneficiados del PROGAN. Determinar la posicin geogrfica de las Unidades de Produccin. Capturar la informacin obtenida de las encuestas en el sistema SI-EVALA. Notificar e informar en todo momento de los eventos suscitados en las encuestas realizadas. Realizar reuniones con las autoridades locales de los estados, para realizar las campaas de informacin y sensibilizacin para el levantamiento de encuestas y evaluaciones. Coordinarse con las autoridades locales de los estados y municipales para la obtencin del apoyo necesario para las visitas a las Unidades de Produccin. Recibir y verificar el estado del equipo proporcionado por la FedMVZ. Mantener informado a las autoridades de la FedMVZ sobre cualquier anomala que se presente.
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Cdigo
Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central
OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 28 de 128
8. Manual de procedimientos de la Oficina Central de la FedMVZ, A.C
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Cdigo
Planeacin de las actividades

1. Recepcin de informacin.
1.1. Objetivo
Asegurar que la informacin comprometida por la SAGARPA est completa antes de iniciar el proceso de planeacin y organizacin para la ejecucin del proyecto.
1.2. Polticas
Para Ejecutar el Proyecto la FedMVZ deber contar con una copia del Padrn de Productores Beneficiados (Padrn) y una copia de los documentos que integran el expediente del productor, con el fin de contar con los elementos que le permitan cumplir los compromisos, asumidos en el Anexo Tcnico firmado con la SAGARPA el 7 de octubre de 2008, de efectuar la evaluacin de los compromisos adquiridos por los beneficiarios por el PROGAN 2008. La copia del Padrn deber incluir todos los productores beneficiados por el PROGAN 2008 por Unidad de Produccin Pecuaria (UPP), considerando su ubicacin por localidad, municipio, regin, estado y nacional y por especie producto: bovinos de carne, bovinos de doble propsito, pequea lechera familiar, ovinos, caprinos y de apicultura. La copia de los documentos que integran el expediente del productor debern ser los siguientes: Solicitud de inscripcin del beneficiario del apoyo firmada. Carta compromiso y de adhesin. Credencial de elector (IFE). Copia del dictamen y observaciones del Comit y de la Comisin de Regulacin y Seguimiento (CRYS) del PROGAN. Croquis de ubicacin de la UPP. Para iniciar los trabajos de evaluacin la FedMVZ deber revisar el material entregado por la CGG, con el fin de contar con la informacin completa.
1.3. reas involucradas.

FedMVZ. Presidencia. FedMVZ. Gerencia General. FedMVZ. Gerencia de cmputo. SAGARPA Coordinacin General de Ganadera.
29
1.4. Diagrama.
30
Cdigo
2. Manejo de Recursos
2.1. Objetivo
Contar con una cuenta bancaria para la administracin y ejercicio del recurso para transparentar su gestin y aplicacin de los mismos.
2.2. Polticas
Para la realizacin de pagos, ste deber ser gestionado mediante una instruccin de debidamente firmado por el Gerente General.
2.3. reas involucradas

FedMVZ. Gerencia de Administracin. SAGARPA. Institucin Bancaria.
31
Cdigo
2.4. Diagrama.
32
Cdigo
2.4. Diagrama.
33
Cdigo
3. Contratacin y desarrollo del software.
3.1. Objetivo.
Contar con una herramienta que permita la integracin de informacin y facilite la evaluacin de los compromisos contrados por los productores.
3.2. Polticas.
El software se desarrollar en un ambiente de uso va internet, que facilite el acceso desde cualquier lugar de la Repblica. Se crearn cuentas de usuario para cada uno de los Evaluadores Tcnicos Autorizados. Permitir la supervisin peridica de la Gerencia General.

Gerencia Administrativa. rea de Informtica. Proveedores.
34
Cdigo
3.4. Diagrama.
35
Cdigo
4. Planeacin para la ejecucin del proyecto.
4.1. Objetivo.
Realizar un proceso de planeacin que permita prever, organizar e integrar los recursos humanos, materiales, tecnolgicos y financieros, para alcanzar el cumplimiento del objetivo del proyecto y la obtencin de los productos comprometidos en el Convenio firmado con la SAGARPA con calidad y oportunidad.
4.2. Polticas.
Para Ejecutar el Proyecto la FedMVZ deber realizarse un proceso amplio y profundo de planeacin, con el fin de analizar que objetivos, metas y productos tiene previstos el Proyecto, que recursos necesita para lograr dichos objetivos, metas y productos, cuales son los costos y los tiempos necesarios, as como la organizacin que deber desplegarse para ello y para su seguimiento y control. Con la informacin proporcionada por la CGG, el Gerente General del Proyecto y el Gerente Tcnico, principalmente, debern, planear, programar y organizar el trabajo en forma previa a la ejecucin y contando con la anuencia de las instancias de decisin correspondientes. Los elementos derivados de la planeacin, programacin y organizacin debern consensarse con todos los involucrados. El cronograma de actividades deber considerar los compromisos establecidos con la SAGARPA, tanto en forma, como en tiempo. El CEN y la CRIS debern autorizar los resultados del proceso y la estrategia prevista. La Comisin de Regulacin y Seguimiento del Proyecto Interna (CRIS) dar seguimiento a todo el proceso de planeacin, programacin y organizacin se prevean todos los recursos requeridos para la ejecucin del proyecto: recursos financieros, recursos humanos a contratar, con que y como se capacitarn, recursos materiales como oficinas y equipo de cmputo por estado, GPS, cmaras, cuestionarios impresos, mapas y credenciales; sistemas informticos, procedimientos; campaa de sensibilizacin y de comunicacin a los productores sobre el levantamiento de informacin, material del PROGAN; cargas de trabajo definidas; etc.
4.3. reas Involucradas.

FedMVZ. Gerencia General. FedMVZ. CEN. CRISI. SAGARPA-CGG.
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Cdigo
4.4. Diagrama.
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Cdigo
4.4. Diagrama.
38
Cdigo
5. Establecimiento de cargas de trabajo.
5.1. Objetivo.
Definir la parte del universo de productores apoyados que le corresponde atender a cada Coordinador Estatal y el nmero de UPP a por evaluar a cada Evaluadores Tcnicos, con objeto de realizar una adecuada distribucin de responsabilidades as como su control para el cumplimiento del objetivo del proyecto.
5.2. Polticas.
El nmero de productores a visitar est definido por el universo de beneficiarios del PROGAN 2008. Asimismo, los productores a evaluar son los que fueron apoyados por el PROGAN 2008. Para la ejecucin del Proyecto se deber establecer cargas de trabajo, lo ms uniformemente posible, a cada tcnico contratado con base en la metodologa que para ello se formul. La carga de trabajo, o sea el nmero de UPP a evaluar por cada Tcnico Autorizado, deber considerar los aspectos geogrficos que faciliten o dificulten el acceso a las UPP. La Comisin de Regulacin y Seguimiento del Proyecto Interna (CRIS) dar seguimiento a todo el proceso de definicin de cargas de trabajo, particularmente, se asegurar de que la informacin requerida est disponible, que se realicen estas actividades en forma congruente con la planeacin y que se tomen las medidas necesarias para que el SI-EVALUA opere con eficiencia, a fin de que e obtenga de l la informacin convenida.

Gerencia General Gerencia Tcnica Administrativa CRISI Coordinadores Estatales Evaluador Tcnico Autorizado (ETAs)
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Cdigo
5.4. Diagrama.
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Cdigo
5.4. Diagrama.
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Cdigo
5.4. Diagrama.
42
Cdigo
Convocatoria y seleccin del personal

6. Preseleccin de evaluadores tcnicos especialistas.
6.1. Objetivo.
Contar con los candidatos idneos especialistas para la ejecucin del proyecto.
6.2. Polticas.
Para la fase de preseleccin de candidatos, slo se recibirn candidatos que cubran los requisitos indicados en la convocatoria. Se atender slo a los candidatos que hayan insertado sus documentos personal en el sitio de internet de la FedMVZ, creado para tal efecto.

FedMVZ. Gerencia General. FedMVZ. Gerencia Tcnica. Colegios, Universidades y Asociaciones. Candidatos. SAGARPA.
43
Cdigo
6.4. Diagrama.
44
Cdigo
6.4. Diagrama.
45
Cdigo
6.4. Diagrama.
44
46
Cdigo
Capacitacin
7. Registro, capacitacin y evaluacin de candidatos.
7.1. Objetivo.
Contar con elementos de control para seleccin de candidatos capacitados para la ejecucin del proyecto. Contar con Evaluadores Tcnicos Autorizados capacitados para la ejecucin del proyecto.
7.2. Polticas.
Slo se aceptarn candidatos a aquellos que hayan cubierto los requisitos establecidos en la convocatoria. Todos los candidatos que recibieron la capacitacin, tendrn derecho a ser evaluados en igualdad de condiciones.

Capacitacin y Seguimiento Recursos Humanos Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs) Coordinadores Estatales Candidatos Capacitacin y ejecucin
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Cdigo
7.4. Diagrama.
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Cdigo
7.4. Diagrama.
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Cdigo
8. Contratacin de evaluadores tcnicos autorizados.
8.1. Objetivo.
Formalizar la relacin laboral de los Evaluadores Tcnicos Autorizados con la FedMVZ, para la realizacin del proyecto.
8.2. Polticas.
Slo se contratar a los candidatos que hayan asistido a los cursos de capacitacin y hayan obtenido una evaluacin de acuerdo a los parmetros establecidos.

Capacitacin y Seguimiento Recursos Humanos ETAs Coordinadores Estatales
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Cdigo
8.4. Diagrama.
51
Cdigo
8.4. Diagrama.
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Cdigo
Evaluaciones Tcnicas en Campo

9. Informacin y sensibilizacin a productores.
9.1. Objetivo.
Preparar el escenario idneo a los ETAs, para la puesta en marcha del proyecto y facilite la obtencin de informacin para la evaluacin del cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores al ser beneficiados por el PROGAN.
9.2. Polticas.
Previo a la realizacin de visitas a las UPP, se llevar adelante una campaa informativa, con objeto de que los productores se enteren de que la SAGARPA efectuar la evaluacin de los compromisos suscritos por los productores beneficiarios del PROGAN 2008. El responsable central de dicha campaa ser la SAGARPA como responsable de los apoyos otorgados por el PROGAN y en su papel de autoridad para el campo, sin embargo, los Presidentes de los Colegios Estatales, Coordinadores Estatales y ETA estarn presentes en todas las reuniones informativas con: 1. Las Organizaciones de productores estatales, regionales y locales. 2. Las autoridades Agrarias. 3. Los Presidentes Municipales. Los Coordinadores Estatales y ETA se asegurarn de que dicha campaa se instrument con oportunidad y se logr la sensibilizacin de los productores, y en su caso los ETA, llevarn adelante reuniones especficas con las autoridades locales de las localidades de cada ETA. Los Coordinadores estatales debern informar con oportunidad a la FedMVZ , a los Presidentes de los Colegios Estatales, cuando requieran apoyo de la SAGARPA y de las organizaciones de productores. La Comisin de Regulacin y Seguimiento del Proyecto Interna (CRIS) dar seguimiento a todo el proceso de organizacin del Proyecto y proporcionar los apoyos necesarios para que el productor est informado y repercuta positivamente en un mejor levantamiento de informacin para la evaluacin de los compromisos de los productores. El ETA, en lo posible no levantar la informacin, si en la zona no se efectu la campaa informativa. El ETA debe presentarse ante productores y autoridades como un profesional y guardar una conducta tica y moral intachable y les informar que la encuesta y las visita de verificacin son gratuitas.

Gerencia General Coordinador General de Ganadera de la SAGARPA Delegados de la SAGARPA Coordinadores Estatales (CE) Presidentes Municipales Organizaciones de Productores Productores
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Cdigo
9.4. Diagrama.
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Cdigo
9.4. Diagrama.
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Cdigo
10. Establecimiento de rutas.
10.1. Objetivo.
Determinar las mejores rutas de accin para el acceso a las visitas de los ETAs, para optimizar tiempo y costos.
10.2. Polticas.
El ETA deber eficientar el tiempo para cumplir con la carga de trabajo asignada en el periodo previsto, para ello programar las evaluaciones de las UPP a travs de rutas para el levantamiento de informacin. El ETA debe resolver problemas relacionados con su ruta, manteniendo en todo momento una buena relacin con autoridades civiles y militares, debe ser ejemplo de una imagen excelente, profesional, entusiasta y con un alto sentido de la responsabilidad. Debe presentarse ante productores y autoridades como un profesional y guardar una conducta tica y moral intachable. Los ETAS debern aprovechar el conocimiento de las autoridades locales sobre la zona a visitar para localizar ala ubicacin de las UPP y de los productores beneficiarios del PROGAN 2008. Para la integracin de la ruta, el ETA deber poner especial nfasis en los medios de transporte y el apoyo que las autoridades locales le proporcionarn.

Autoridades Locales Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs) Coordinadores Estatales (CE)
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Cdigo
10.4. Diagrama.
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Cdigo
10.4. Diagrama.
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Cdigo
11. Organizacin de informacin e integracin de materiales de campo.
11.1. Objetivo.
Que el ETA cuente con todos los elementos para realizar la evaluacin de los compromisos adquiridos por los productores beneficiados por el PROGAN 2008.
11.2. Polticas.
Para efectuar el levantamiento de informacin en campo, el ETA deber integrar, en forma previa, el expediente del productor deber contener los siguientes documentos: 1. Solicitud de inscripcin del beneficiario del apoyo firmada. 2. Carta compromiso y de adhesin. 3. Credencial de elector (IFE). 4. Copia del dictamen y observaciones del Comit y de la Comisin de Regulacin y Seguimiento (CRYS) del PROGAN. 5. Croquis de ubicacin de la UPP. Con la informacin proporcionada, ya sea el SI-EVALUA o directamente por el CE, analizar las caracterstica de las UPP asignadas y precisar el material complementario a integrar, particularmente el tipo de formulario a aplicar. Asimismo complementar la informacin que integrar su carpeta con la cmara fotogrfica, GPS, la credencial que le expidi la FedMVZ y el croquis afinado con la informacin obtenida para elaborar su ruta. El CE dar seguimiento a todo el proceso de levantamiento de informacin y establecer estrecho contacto y comunicacin por los medios ms apropiados con el ETA. En forma peridica estar reportando los avances a la FedMVZ e informar de los problemas y soluciones aplicadas.

Coordinadores Estatales (CE) Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs) Colegios Estatales Presidentes Estatales Gerencia Tcnica.
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Cdigo
11.4. Diagrama.
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Cdigo
11.4. Diagrama.
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Cdigo
12. Levantamiento de informacin en campo.
12.1. Objetivo.
Que el productor proporcione informacin sobre el cumplimiento de sus compromisos adquiridos como beneficiario del PROGAN 2008, as como constatar fsica y documentalmente la informacin que el mismo proporcione para poder realizar la evaluacin del cumplimiento.
12.2. Polticas.
El ETA deber cuidar mucho su vestimenta, actitud y conducta y mostrar el oficio de presentacin, credencial ETA y credencial IFE. Los Coordinadores Estatales y ETAS no podrn iniciar en lo posible, la evaluacin si la SAGARPA no ha informado que se levantar Informacin para evaluar los compromisos de los productores apoyados por el PROGAN 2008. El ETA deber presentarse con los productores de forma amable y cordial a fin de generar disposicin por parte del productor para proporcionar la informacin requerida. El ETA deber llevar a la visita de levantamiento de informacin en la UPP para mostrar, una copia de los documentos que firm y/o entreg el productor al recibir el apoyo del PROGAN 2008, y que son los siguientes: La solicitud de apoyo firmada. El documento de autoevaluacin del productor. La carta compromiso y de adhesin del productor. Copia del RFC. De las observaciones efectuadas por la Comisin de Regulacin y Seguimiento (CRYS) del PROGAN Del croquis de ubicacin de la UPP considerando la comunidad, municipio y estado as como cualquier otro elemento que ayude a su ubicacin. El ETA deber despedirse de forma cordial del productor y agradecer la informacin proporcionada.

Presidentes Municipales Organizaciones de Productores Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs) Coordinadores Estatales 8CE) Productores.
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Cdigo
12.4. Diagrama.
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Cdigo
12.4. Diagrama.
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Cdigo
13. Captura de la informacin levantada en campo. 13.1. Objetivo.

Integrar la informacin en una base de datos de la FedMVZ, para contar con elementos de evaluacin de las UPP.
13.2. Polticas.
El ETA debe mostrar, una conducta tica y moral intachable, por lo que la informacin que obtuvo debe reflejar la realidad y no tener sesgo, ni a favor del productor, ni en contra de l. El ETA capturar la informacin de las UPP evaluadas con regularidad para mostrar con oportunidad los avances reales de evaluacin. El ETA se asegurar de que, previo a la captura, tiene los cuestionarios y los archivos de fotos y geoposicionamientos realizados en las UPP. El ETA, en caso de que tenga problemas con el Internet , con el SI-EVALAUA para capturar la informacin de las evaluaciones realizadas a las UPP, solicitar al Coordinador Estatal le apoye con la captura, con el fin de que la base de datos muestre con oportunidad los avances de la evaluacin y, que dicha actividad no se traslape con la programacin del levantamiento de informacin conforme las rutas establecidas. El Coordinador estatal realizar la verificacin de la informacin capturada por el ETA en la Base de Datos del SI-EVALAUA, para asegurarse de que incorporaron datos de calidad. El Coordinador Estatal (COEST) debe atender y orientar a los ETAs y tener la capacidad de resumir la informacin generada en campo para realizar sus reportes a la FedMVZ. Debe ser objetivo, analtico y entusiasta. El Coordinador Estatal deber mantener una estrecha coordinacin con el ETA para apoyar la solucin de problemas que se presenten, particularmente solicitar a la Gerencia General que el responsable del SI-EVALAUA vuelva a poner en lnea las UPP que tuvieron error de captura y que se atienda cualquier problema de operacin del Sistema. La CRIS dar seguimiento a todo el proceso de ejecucin y en la etapa de captura de informacin se asegurar de que haya calidad en el levantamiento de la informacin, que se tomen las medidas necesarias para atender los requerimientos de los CE y ETAS y que el SI-EVALAUA opere con eficiencia. Se establece una sola cuenta de correo electrnico para recibir documentacin fedmvz.proyecto@hotmail.com

Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs) Coordinadores Estatales (CE) Gerencia Tcnica
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Cdigo
13.4. Diagrama.
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Cdigo
13.4. Diagrama.
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Cdigo
14. Supervisin en campo.
14.1 Objetivo.
Asegurar informacin vers en el en el levantamiento de datos sobre el cumplimiento de los compromisos de los productores apoyados por el PROGAN 2008, con objeto de entregar a la SAGARPA una evaluacin de calidad.
14.2. Polticas.
El CE verificar que la informacin levantada sea copia fiel de la situacin existente en la UPP. En el proceso de supervisin los errores se clasificarn de la forma siguiente: Corregibles: Es la informacin mal registrada en la evaluacin, derivado de un error de dedo, por no revisar con precisin, por una apreciacin incorrecta, por no informarse adecuadamente. No Corregible: Cuando la informacin se registra mal derivado de que el ETA fue sobornado por el propio productor para anotar informacin que lo beneficiara, actu con mala fe en contra del productor o la informacin est correcta pero recibi recursos del productor por levantar la informacin. Ser motivo de rescisin del contrato del ETA falsear la informacin de la evaluacin, as como por recibir recursos del productor por desarrollar la evaluacin. El CE deber informar inmediatamente a la Gerencia General de los resultados de la evaluacin, as como a los ETA evaluados para retroalimentarlos e instrumentar las medidas que de ello se deriven. La Comisin de Regulacin y Seguimiento del Proyecto Interna (CRIS) dar seguimiento a todo el proceso de supervisin y se asegurar de que haya retroalimentacin hacia todos los participantes con los resultados obtenidos.

Coordinadores Estatales 8CE) Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs) Gerencia Tcnica
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Cdigo
14.4. Diagrama.
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Cdigo
14.4. Diagrama.
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Cdigo
Cierre de la evaluacin
15. Finiquito CE-ETAs.
15.1. Objetivo.
Asegurar que se termine en forma ordenada las actividades del Proyecto en los Estados sin dejar elementos pendientes y transparentar el destino de los materiales utilizados por los CE y ETA y los soportes documentales de la evaluacin de las UPP, as como dejarlos disponibles para cualquier revisin o auditoria.
15.2. Polticas.
A la conclusin de los trabajos de evaluacin por los ETA debern entregar, en buenas condiciones, el equipo que les fue proporcionado para el trabajo: GPS y Cmara fotogrfica, as como el expediente completo de cada productor, el cual deber contener, centralmente, el cuestionario aplicado en la UPP, el croquis de ubicacin, la fotografa tomada a la UPP y la georeferencia en archivo magntico, as como cualquier otro elemento que haya sido sobresaliente en el proceso de evaluacin. La Comisin de Regulacin y Seguimiento del Proyecto Interna (CRIS) dar seguimiento a esta etapa para asegurar que quede integrado el expediente del productor de forma debida y se hayan resguardado por el CE los materiales entregados por el ETA, asimismo, el CE entregar los bienes recibidos al Presidente del Colegio estatal para su debido resguardo. El Colegio estatal quedar como responsable final, tanto del equipo como de los comprobantes documentales de la evaluacin en sitio. Para el resguardo de la documentacin el Colegio estatal proporcionar un espacio fsico adecuado, tanto en condiciones fsico-climticas e higinicas, como de tamao, para asegurar la conservacin de los materiales bajo su responsabilidad. El Colegio estatal resguardar la documentacin por el tiempo que marca la Ley y lo mantendr disponible para consultas o auditorias.

Coordinadores Estatales (CE) Gerencia Tcnica Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs) Presidencias de Colegios
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Cdigo
15.4. Diagrama.
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Cdigo
15.4. Diagrama.
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Cdigo
16. Seguimiento del proyecto.
16.1. Objetivo.
Visualizar la situacin que guarda la ejecucin del Proyecto en cada etapa para obtener informacin y medir resultado, con el fin de dirigir su adecuado desarrollo, atender oportunamente cualquier problema de la operacin y obtener con oportunidad los productos comprometidos en el Convenio firmado con la SAGARPA.
16.2. Polticas.
El seguimiento es una tarea permanente que todos los responsables debern ejecutar con sumo cuidado y oportunidad. Para asegurar la oportunidad en la realizacin del seguimiento, un instrumento central es el SIEVALA, por lo que el responsable de su operacin deber prever las salidas de informacin que cada rea solicita con la periodicidad establecida. Con la informacin proporcionada por la CGG, el Gerente General del Proyecto y el Gerente Tcnico debern, planear, programar y organizar el trabajo en forma previa a la ejecucin y contando con la anuencia de las instancias de decisin correspondientes. La Comisin de Regulacin y Seguimiento del Proyecto Interna (CRIS) dar seguimiento a la instrumentacin de las medidas de adoptadas para el seguimiento y control del Proyecto. Para reforzar el seguimiento se informar a cada rea que informacin debe tener y proporcionar a los dems participantes.

Gerencia General CRISIS
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Cdigo
16.4. Diagrama.
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Cdigo
16.4. Diagrama.
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Cdigo
17. Formulacin de manuales de capacitacin de los CE y ETAs.
17.1. Objetivos
Contar con materiales para capacitacin de los CE y ETA que cuenten con contenidos necesarios y de calidad para evaluar los compromisos de los productores beneficiados por el PROGAN 2008.
17.2. Polticas.
La FedMVZ previo a la capacitacin de los Coordinadores Estatales deber desarrollar y tener impresos y listos para su uso los manuales, con los contenido necesarios para el levantamiento de informacin y evaluacin de los resultados de los compromisos de los productores beneficiados con el PROGAN 2008 y que aseguren que la informacin que se entregar a la SAGARPA ser conforme se convino y con calidad.

Gerencia General Coordinador General de Ganadera Especialistas CONEVET
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Cdigo
17.4. Diagrama.
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Cdigo
18. Quejas y denuncias.
18.1. Objetivo.
Contar con mecanismos que permitan a los quejosos manifestar sus inconformidades o denuncias de hechos y asegurar su atencin.
18.2. Polticas.
La FedMVZ atender cualquier anomala que se denuncie o queja que se presente contra algn miembro de la FedMVZ turnando el caso a la Comisin de Vigilancia para sus atencin correspondiente.

Denunciante o quejoso Gerencia General Comisin de Vigilancia Presunto Infractor
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Cdigo
18.4. Diagrama.
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Cdigo
19. Viticos y pasajes.
19.1. Objetivo.
Proporcionar recursos para viticos y pasajes en forma oportuna y con mecanismos giles para su obtencin.
19.2. Polticas.
Para hacer uso del recurso de viticos y pasajes a nivel nacional la FedMVZ deber contar con programa de comisiones debidamente consensado con todas las reas. Se aplican los lmites mximos para el uso del recurso en materia de: Pasajes, Hospedaje, Alimentacin y otros gastos. Solo se podrn tramitar los recursos de viticos y pasajes si existe oficio de comisin. El Comisionado, en su solicitud de Viticos y Pasajes deber indicar el tipo de transporte a utilizar, as como el destino de la comisin y el periodo de ella. El Comisionado, para todos los aspectos operativos de la Comisin, se sujetar a las disposiciones de la FedMVZ.

Gerencia de Administracin Gerencia General Gerencia Tcnica Presidencia FedMVZ Comisionado
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Cdigo
19.4. Diagrama.
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Cdigo
20. Pago a ETAs.
20.1. Objetivo.
Normar e indicar los procedimientos y elementos que intervienen para el pago a los Avaladores Tcnicos Autorizados.
20.2. Poltica.
El pago a los ETAs, se deber realizar bajo la autorizacin del CE que haya esta supervisado su desempeo. Todo pago a a los ETAs, se realizar siempre y cuando se haya autorizado, mediante una instruccin de pago, debidamente firmada por el CE.

Evaluadores Tcnicos Autorizados Coordinadores Estatales (CE) Recursos Humanos Gerencia de Administracin
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Cdigo
20.4. Diagrama.
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Cdigo
20.4. Diagrama.
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Cdigo
Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Manual de operacin para Evaluadores Tcnicos Autorizados
APOYO/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 86 de 128
Especificaciones, formatos y reportes

Coordinaciones Estatales.
ESTADOS CAMPECHE CHIAPAS COAHUILA CHIHUAHUA COMARCA LAGUNERA DURANGO GUERRERO HIDALGO JALISCO EDO. DE MEX. MICHOACAN NAYARIT NUEVO LEON OAXACA PUEBLA QUERETARO QUINTANA ROO SAN LUIS POTOSI SINALOA SONORA TABASCO TAMAULIPAS TLAXCALA VERACRUZ SUR VERACRUZ NORTE YUCATAN ZACATECAS
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Cdigo
Especificaciones para la contratacin de los Coordinadores Estatales (CE).

Propsito del Puesto.
Identificacin: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan: Ubicacin orgnica: Coordinador Estatal Gerente de Proyecto Tcnicos Verificadores Regional
Propsito general del puesto.

Dirigir, disear e implementar estrategias y planes de trabajo para llevar a cabo la verificacin y evaluacin tcnica (PROGAN) en cada regin del pas.
Responsabilidades del puesto.

1. Disear una estrategia de visita para sus Evaluadores Tcnicos. 2. Realizar la distribucin de preferencia en origen del municipio de los Evaluadores Tcnicos. 3. Verificar la eficiencia de tiempo y de rutas trazadas y valorar la maximizacin del diseo de estrategias o planes de trabajo. 4. Verificar que no exista parentesco o lazos de alguna ndole entre Evaluadores y Productores Verificados. 5. Dar seguimiento, supervisar la calidad y veracidad de las evaluaciones a nivel estatal. 6. Resolver cualquier problema que se vaya presentando en el proceso y realizar visitas espordicas y sorpresivas a los Evaluadores Tcnicos en las unidades de produccin.
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Cdigo
Tipo de Relacin Entorno y Facultades.

Relaciones Interna
Gerencia
Explicar para qu de cada relacin

Atender de manera coordinada todos los asuntos relacionados con la operativa del programa de verificacin. Atender las necesidades de apoyo que demande cada departamento haciendo uso correcto de los recursos y presupuesto preestablecido. Mantener en buenas condiciones y funcionando de manera adecuada el equipo que ser utilizado por los verificadores as como el diseo de matriz de recepcin de informacin.
Departamento de Administracin
Departamento de Sistemas
Relaciones Interna
Coordinador estatal
Explicar para qu de cada relacin

Mantener en buenas condiciones y funcionando de manera adecuada el equipo que ser utilizado por los verificadores as como el diseo de matriz de recepcin de informacin. Revisar y atender los problemas que se presenten con los verificadores atendindolos de manera inmediata y efectiva. Establecer relaciones de cabildeo y gestin entre los productores beneficiados y las unidades administrativas que dependen de el, a fin de establecer vnculos para el desarrollo laboral y empresarial.
Coordinador estatal
Entidades del gobierno Federal
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Cdigo
Perfil especifico del Puesto Coordinador Estatal (CE). Nivel Acadmico y reas de Conocimiento.
Nivel Acadmico Especialidad Conocimientos Especiales
Conocer el rea asignada a supervisar. Conocimiento bsico en sistemas computacionales. Tomar y aprobar el curso de capacitacin.
Mdico Veterinario Zootecnista
Agropecuarias
Experiencia Laboral.
Experiencia en puestos similares
N/A
Experiencia laboral requerida

Puesto de mando del mismo nivel en actividades afines
Puestos de experiencia previa en la Institucin

Participacin en actividades agropecuarias en su regin.
Condiciones de Trabajo.
Disponibilidad de horario
Tiempo completo al proyecto
Disponibilidad para viajar

Inmediata y con vehculo propio
Disponibilidad de cambio de residencia

N/A
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Cdigo
9.3. Evaluadores Tcnicos Autorizados (ETAs). UPPs 450 2 4 5 43 72 25 9 8 1 9 25 32 25 47 30 51 MORELOS NAYARIT NUEVO LEON OAXACA PUEBLA QUERETARO QUINTANA ROO SAN LUIS POTOSI SINALOA SONORA TABASCO TAMAULIPAS TLAXCALA VERACRUZ YUCATAN ZACATECAS COMARCA LAGUNERA TOTAL 2 26 12 73 25 3 12 17 40 11 61 34 12 155 40 14 5 930
ESTADOS AGUASCALIENTES BAJA CALIFORNIA BAJA CALIFORNIA SUR CAMPECHE CHIAPAS CHIHUAHUA COAHUILA COLIMA DISTRITO FEDERAL DURANGO GUANAJUATO GUERRERO HIDALGO JALISCO MEXICO MICHOACAN
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Cdigo
Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para Coordinador estatal
ETA/GE-01-01 Fecha Emisin 10/08/09 Pgina 91 de 128
Especificaciones para la contratacin de Autorizados (ETAs).

Descripcin del Puesto evaluador tcnico.
Identificacin: Puesto al que reporta: Puestos que le reportan Ubicacin orgnica:
Evaluadores Tcnicos
Evaluador Tcnico Coordinador Estatal Ninguno Regional
Propsito general del puesto.

Realizar las visitas a las unidades de produccin, levantar las encuestas, determinaran la posicin geogrfica del rancho, y tomaran fotografas testimoniales.
Responsabilidades del puesto.

1. 2. 3. 4. 5. Visitar las unidades de produccin. Levantar las encuestas o realizar la verificacin. Determinar la posicin geogrfica del rancho con ayuda de un GPS. Tomar fotografas testimoniales. Explicar los objetivos de su visita a los productores y utilizaran formatos para recabar la informacin. 6. Capturar la informacin recopilada en los formatos para ser enviada por lnea. 7. Estarn obligados de reportar cualquier lazo de parentesco o amistad con algn productor que este en su padrn. 8. Notificar cualquier irregularidad que observen al realizar su evaluacin.
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Cdigo
Perfil especifico del Puesto Evaluador Tcnico. Nivel Acadmico y reas de Conocimiento.
Nivel Acadmico
Mdico Veterinario Zootecnista. Ing. Agrnomo Zootecnista. Ing. Zootecnista. Lic. En Produccin Animal.
Especialidad
Conocimientos Especiales
Conocer el rea asignada a supervisar. Conocimiento bsico en sistemas computacionales. Tomar y aprobar el curso de capacitacin.
Agropecuarias
Experiencia Laboral.
Experiencia en puestos similares
N/A
Experiencia laboral requerida

Puesto de mando del mismo nivel en actividades afines
Puestos de experiencia previa en la Institucin

Participacin en actividades agropecuarias en su regin.
Condiciones de Trabajo.
Disponibilidad de horario
Tiempo completo al proyecto
Disponibilidad para viajar

Inmediata y con vehculo propio
Disponibilidad de cambio de residencia

N/A
92
Cdigo
9. Manual de procedimientos del Coordinador Estatal
Septiembre de 2009
93
Cdigo
Procedimiento general para realizacin de visitas

Propsito
Establecer los lineamientos para el trabajo de los Coordinadores Estatales durante las visitas de verificacin.
Alcance
Este procedimiento comienza cuando se asignan las Unidades de Produccin Pecuaria a cada Evaluador y termina cuando todos los ETA han cerrado sus visitas.
Definiciones
UPP: Unidad de Produccin Pecuaria, son las explotaciones que deben visitarse para aplicar los cuestionarios
ETA: Evaluador Tcnico Autorizado
Coordinador Estatal: Encargado de supervisar y apoyar a los ETAs en el desempeo de sus funciones
Responsabilidades
1. El ETA estar encargado de buscar y gestionar todo el apoyo necesario para la realizacin de todas las visitas de verificacin as como las entrevistas 2. El coordinador estatal supervisar que todos los ETAs mantengan constante comunicacin y orientar a los mismos para el mejor desempeo de sus funciones, adems ser el enlace entre el ETA, el Colegio Estatal y la FedMVZ 3. El Colegio Estatal debe mantener comunicacin estrecha con el Coordinador estatal y apoyarlo para obtener los resultados esperados 4. La FedMVZ proporcionar apoyo para el alcance de los objetivos, en aquellos lugares donde se agotaron todas las posibilidades sin que se obtengan los resultados esperados
Polticas
1. Todos los participantes del proyecto debern reportarse a sus con sus coordinadores por lo menos una vez por semana 2. Como medios de comunicacin se emplearn por orden de importancia: Correo electrnico, Messenger, telfono y visita personal 3. Se establece una sola cuenta de correo electrnico para recibir documentacin
fedmvz.proyecto@hotmail.com 4. Para reportar un problema siempre se deber mencionar en que procentaje se est presentando, para evitar caer en el sensacionalismo. 5. La encuesta y la visita de verificacin son gratuitas y todos deben de manifestarlo en cada reunin para evitar el abuso de algunos profesionistas.
Revisin de procedimiento
La revisin estar a cargo de la Gerencia general y tcnica, ambos recibirn sugerencias para realizar modificaciones, considerando las sugerencias para mejora del proceso de parte de todos los interesados.
94
Cdigo
Procedimiento especfico: Coordinacin Estatal

FedMVZ Coordinador estatal Evaluador Tcnico
1) Propuesta de Distribucin 2) Designar areas de trabajo para cada ETAs
3) Supervisar plan de trabajo para cada ETA 4) Realizar Visitas y captura de informacin 5) Supervisar actividades ETA y emitir informe a FedMVZ No 6a) Solicitar equipo y expedientes 6) ETA es funcional? Si No
5a) Generar reporte de avance
6b) Entregar equipo y expedientes 6c) Informar bajas Oficina Central 6d) Mantener registro de bajas Si No 6d) Designar ETA Calificado para la zona 7) Ultima UPP
Si 7a) Entregar expedientes a Coordinador Estatal
8) Recibir, archivar y Calificar ETA
9) ETA Apoya otras regiones?
No 10) Preparacin de cierre
12) Extender carta liberacin
11) Entrega: Cuestionarios Equipo Expediente Informe
13) Ultimo ETA
Si Fin
95
Cdigo
No. 1 2
Identificador Propuesta de distribucin. Designar reas de trabajo (UPP) para cada ETA.
Responsable FedMVZ Coordinador estatal.
Actividades Elaborar propuesta de distribucin de UPPs con base en el padrn de beneficiarios que proporciona la SAGARPA. Realizar la adecuacin de la distribucin considerando factores locales como vas de comunicacin, apoyos recibidos, riesgo, clima, etc. Revisar las rutas y clasificarlas en: Libre: Aquellas que no representan mayor problema
Supervisar plan de trabajo para cada ETA.
Coordinador estatal.
Riesgo: Aquellas en las que es necesario el apoyo de autoridades para arribar a ellas Barrido: Aquellas que se hayan quedado rezagadas y que sean factibles de visitar antes del cierre Realizar las visitas y captura de la informacin de acuerdo a los procedimientos establecidos para ello (Ver procedimientos para ETAs) Mantener contacto estrecho y peridico con el ETA Generar reporte y enviarlo a FedMVZ para registrar avance global Generar reporte de avances y presentarlo en forma de grfica Determinar si el ETA cumple satisfactoriamente con sus funciones.
Realizar visitas y captura de informacin. Supervisar actividades del ETA. Generar reporte de avance
Evaluador Tcnico.
5a
FedMVZ
ETA es funcional?
Si: Contina con el punto 7. No: Contina con el punto 6a. Solicitar equipo y documentacin en resguardo Cmara digital con memoria GPS Credencial ETA Oficio de presentacin y comisin Expedientes elaborados y emitir carta de liberacin de equipo. Entregar equipo en buenas condiciones, siempre en especie. Entregar los expedientes de todos los beneficiarios que le fueron asignados. Lo anterior se debe entregar acompaado de una constancia con acuse de recibido, directamente con el coordinador. Se le extender una carta de liberacin al ETA, siempre y cuando haya entregado el material y expedientes completo y en buen estado.
6a
Solicitar equipo y expedientes.
6b
Entregar equipo y expedientes.
Evaluador Tcnico.
6c
Informar bajas a Oficina Central. Mantener registro de bajas. Designar ETA calificado para la zona. ltima UPP Entregar expedientes a Coordinador
Coordinador estatal. FedMVZ
Informar a la FedMVZ sobre la baja para mantener confiable el padrn de evaluadores tcnicos, as como para bloquear su clave de ingreso al sistema SI-Evala. Actualizar el padrn de Tcnicos Evaluadores Designar otro ETA con mejor rendimiento para la zona vacante para que contine con la zona vacante al trmino de su primera encomienda. Determinar si es la ultima UPP evaluadas y capturadas. Si: Continua con el paso 7a. No: Regresar al punto 4. Entregar los cuestionarios originales, en los cuales firmo el beneficiario.
6d
6e
Evaluador Tcnico.
7a
Evaluador Tcnico.
96
Cdigo
Estatal. Recibir documentacin 8 Recibir, archivar y calificar ETA. Coordinador estatal. Elaborar archivo Calificar como ETA funcional y determinar su rendimiento Solicitar al ETA que participe en otras zonas. 9 ETA apoya otras regiones? Coordinador estatal. Si: Regresar al paso 3. No: Continuar en el paso 10. Preparar cierre Integrar los expedientes de las UPPs evaluadas para entregrselas al coordinador estatal. Preparar el equipo (cmara digital, memoria y GPS) para su entrega al coordinador estatal. Devolucin del documento de resguardo del equipo proporcionado por la FedMVZ, por parte del coordinador estatal. Realizar entrega Entrega de cuestionarios, Equipo, Expedientes Informe al coordinador estatal. Emitir carta de liberacin al ETA. Si: Fin continuar al punto 14. No: Regresar al punto 2. Terminar
10
Preparacin de cierre.
Evaluador Tcnico.
11
Entrega: Cuestionarios, equipo, expediente, informe. Extender carta de liberacin. ltimo ETA. Fin
Evaluador Tcnico.
12 13 14
Coordinador estatal. Coordinador estatal. Coordinador estatal
97
Cdigo
Procedimiento para cierre de Coordinador estatal

Propsito
Establecer los lineamientos para las actividades de los Evaluadores Tcnicos Autorizados.
Alcance
Este procedimiento abarca desde que se realiza la ltima visita a UPPs hasta la entrega de la informacin fsica a su coordinador estatal.
Definiciones
UPP: Unidad de Produccin Pecuaria. ETA: Evaluador Tcnico Autorizado. COEST: Coordinador estatal
Responsabilidades
1. El ETA debe mantener orden en todo momento, tanto en el trabajo de campo como en la documentacin recabada. Adems deber entregar en buenas condiciones el equipo que le fue asignado en custodia para la realizacin de su trabajo. 2. El Coordinador Estatal (COEST) debe monitorear las actividades de todos los Evaluadores y tener conocimiento en todo momento de los avances, problemas y fechas de trmino de sus actividades.
Polticas
1. Todos los participantes del proyecto debern asumir las instrucciones que sean emitidas desde la oficina central, y a falta de una instruccin precisa, aplicarn su criterio siempre y cuando ste sea congruente con el alcance de los objetivos del proyecto, y promoviendo en todo momento la unin, trabajo en equipo y el buen nombre de la FedMVZ. 2. Como medios de comunicacin se emplearn por orden de importancia: Correo electrnico, Messenger, telfono y visita personal.
La revisin estar a cargo de la Gerencia general y tcnica, ambos recibirn sugerencias para realizar modificaciones, considerando las sugerencias para mejora del proceso de parte de todos los interesados
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Cdigo
Procedimiento para Cierre de Coordinadores Estatales

Coordinador Estatal Colegio de MVZ FedMVZ
1) Recopilar los paquetes de todos los Evaluadores Tcnicos Autorizados
2) Revisar y armar los paquetes en orden alfabtico por apellido Paterno, Materno y Nombre del Evaluador Tcnico, validar y firmar Formato de cierre
3) Verificar y validar funcionamiento de equipo GPS y Cmara
4) Llenar el Formato de cierre para COES
5) Entregar : Paquetes con expedientes de los Tcnicos evaluadores a su cargo Formato de cierre de COES Equipos, GPS y cmara digital 6) Revisar al azar 10% de documentos y equipo
7) Resguardar documentacin y equipo hasta nueva indicacin
8) Informar a las oficinas y entregar formato de cierre firmado
9) Cumple con todo? Si 10) Recibir carta de liberacin y analizar trmino de labores
11) Pago a COES
12) Recibir carta de liberacin y tercer pago
99
Cdigo
Procedimiento para Cierre de Coordinador Estatal No. Identificador Recopilar los paquetes de todos los Evaluadores Tcnicos Autorizados Revisar y armar los paquetes en orden alfabtico Paterno, Materno y Nombre, validar y firmar Formato de cierre Verificar y validar el funcionamiento de GPS y Cmara Llenar el formato de cierre de COES Entregar: Paquetes con expedientes 5 Equipos GPS y Cmaras Formato de cierre de COES 6 Revisar al azar 10% de documentos y equipo Resguardar documentacin y equipo hasta nueva indicacin Informar a las oficinas centrales y entregar formato de cierre firmado Colegio Estatal El colegio estatal o en su caso el responsable nombrado por la FedMVZ estar encargado de revisar al menos el 10% de los paquetes para verificar la veracidad de la informacin en el formato El colegio estatal o en su caso el responsable nombrado por la FedMVZ estar encargado del resguardo de la documentacin y equipo, hasta que se determine el destino final. Informar a la FedMVZ el resultado de la revisin a los paquetes de entrega por parte del COES y enviar formato de cierre Revisar las condiciones de la entrega que se describe en el formato y evaluar la situacin Si: Continuar en el punto 10 No: Regresar al punto 2 10 11 12 Recibir carta de liberacin y analizar trmino de labores Pago a COES Recibir carta de liberacin y tercer pago FedMVZ FedMVZ Coordinador Estatal Recibir la carta de liberacin emitida por el Colegio y revisar la situacin del COES Ejecutar el tercer pago Recibir carta de liberacin, tercer pago Coordinador Estatal Llenar el formato de cierre de Evaluador Tcnico y anexarlo a la relacin de expedientes a entregar. Si se utiliz otro formato, verificar que aparezca toda la informacin requerida en el formato oficial. Responsable Actividades
Coordinador Estatal
Recibir y archivar los paquetes de todos sus evaluadores tcnicos
Coordinador Estatal
Armar los paquetes en orden alfabtico por apellido paterno, materno y nombre. Debe validar el formato de entrega de cada evaluador tcnico asentando su firma en el formato
3 4
Coordinador Estatal Coordinador Estatal
Verificar el funcionamiento de ambos equipos: GPS y Cmara digital con su tarjeta de memoria Llenar el formato de cierre de Coordinador Estatal.
Colegio estatal
Colegio Estatal
Cumple con todo?
FedMVZ
100
Cdigo
Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para Coordinador Estatal
COEST/GE-01-01 Fecha Emisin 10/08/09 Pgina 101 de 128
Evaluacin del Cumplimiento de los Compromisos de los Productores Beneficiados en el PROGAN 2008
Formato para la entrega-recepcin de las evaluaciones realizadas a los productores beneficiados en el PROGAN 2008 y equipo Estado: __________________
Apellido Paterno Identificacin del Evaluador Tcnico Autorizado Apellido Materno Nombre (s) Direccin: Telfono fijo: Correo Electrnico: Resumen de las evaluaciones Fecha de inicio No. de UPPs Asignadas: No. de UPPs Evaluadas: Fecha trmino Nombre de los Municipios Evaluados: No. de Municipios Asignados: Mvil Nmero asignado:
Si Entrega de Equipo
No
Cmara Fotogrfica: No. de serie Condicin: Regular
GPS Si No Condicin Malo Bueno Regular Si No Malo Cantidad No. De serie
Bueno
CD con fotografas de las Evaluaciones realizadas en campo
Equipo:
Observaciones y comentarios
Operacin de la evaluacin:
Comentarios:
Elabor MVZ.________________ Evaluador Tcnico Autorizado No. __________ Vo.Bo.
Revis MVZ ________________ Coordinador del Estado de _______________ Vo.Bo.
Vo.Bo. MVZ ___________________ Presidente del Colegio de MVZ del Estado ___________ Autoriz
MVZ Octavio Rivera Vergara Gerente Tcnico FedMVZ, A.C.
MVZ Diodoro Batalla Campero Gerente General de la FedMVZ
MVZ Luis Javier Osorio Chong Presidente de la FedMVZ
101
Cdigo
Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluadores Tcnicos Autorizados
10. Manual de procedimientos del Evaluador Tcnico Autorizado
Septiembre de 2009
102
Cdigo
Propsito
Alcance
Este procedimiento comienza con la asignacin de UPPs a los evaluadores tcnicos y termina cuando se han visitado todas las UPPs y se ha capturado la informacin recabada.
Definiciones
Responsabilidades
1. El ETA debe resolver problemas relacionados con su ruta, manteniendo en todo momento una buena relacin con autoridades civiles y militares, debe ser ejemplo de una imagen excelente, profesional, entusiasta y con un alto sentido de la responsabilidad. Debe presentarse ante productores y autoridades como un profesional y guardar una conducta tica y moral intachable. 2. El Coordinador Estatal (COEST) debe atender y orientar a sus ETAs, de acuerdo a este manual de procedimientos, debe analizar los problemas de todos sus ETAs y en su caso proponer modificaciones a los procedimientos existentes o bien proponer la creacin de otros. Debe tener la capacidad de resumir la informacin generada en campo para realizar sus reportes a la FedMVZ. Debe ser objetivo, analtico y entusiasta. 3. Coordinacin regional de colegios: El personal que auxiliar en la recopilacin de documentacin para la agilizacin de la creacin de todos los expedientes, contratos y credenciales, debe consultar los registros que existen en la FedMVZ para evitar duplicidad de peticiones a los ETAs, y as evitar confusin y molestias en los mismos. Tambin deber entregar peridicamente un CD
Polticas
1. Todos los participantes del proyecto debern reportarse a sus con sus coordinadores por lo menos una vez por semana 2. Como medios de comunicacin se emplearn por orden de importancia: Correo electrnico, Messenger, telfono y visita personal. 3. Se establece una sola cuenta de correo electrnico para recibir documentacin
fedmvz.proyecto@hotmail.com
4. Para reportar un problema siempre se deber mencionar en que procentaje se est presentando, para evitar caer en el sensacionalismo. 5. La encuesta y la visita de verificacin son gratuitas y todos deben de manifestarlo en cada reunin para evitar el abuso de algunos profesionistas.
6. La revisin estar a cargo de la Gerencia general y tcnica, ambos recibirn sugerencias para realizar modificaciones, considerando las sugerencias para mejora del proceso de parte de todos los interesados
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Cdigo
Procedimiento general para Evaluaciones Tcnicas en Campo

PROCEDIMIENTO GENERAL: Evaluaciones tcnicas en campo
FedMVZ Coordinador estatal Evaluador Tcnico
1) Contratacin de Coordinacin estatal 2) Contratacin Tcnico evaluador
3) Establecer plan de trabajo
4) Identificar UPPs
5) Establecer Ruta
6) Preparacin de visita
7) Realizar visitas
No
8) Capturar datos
8a) Ultima UPP
Si 9) Elaborar informe
10) Enviar documentos
11) Cobro
12) Cierre
104
Cdigo
Procedimiento general para Evaluaciones Tcnicas en Campo No. Identificador Contratacin de 1 Coordinacin estatal Contratacin Tcnico evaluador Establecer plan de trabajo FedMVZ Responsable Actividades Contratar Profesional para coordinar los trabajos de los ETA en cada regin
Coordinador Estatal
Contratar Profesional para realizar las visitas de verificacin
Coordinador Estatal
Realizar distribucin de UPPs considerando factores locales que afecten el desplazamiento.Utilizar Google heart y/o mapas locales para analizar condiciones del terreno Calendarizar y programar avances. Revisar procedimiento de Identificacin de UPPs
Identificar UPPs
ETA
Utilizar Google Eart, y/o mapas locales para anticipar problemas de arribo al lugar Revisar el procedimiento para establecer ruta y Definirla considerando factores locales Revisar el procedimiento de preparacin de la visita
5 6 7 8
Establecer Ruta Preparacin de visita Realizar visitas Capturar datos
ETA ETA ETA ETA
Revisar el procedimiento Visita Revisar el procedimiento de captura de datos Decidir si es la ltima UPP que debe visitar el ETA
8a
Ultima UPP
ETA
Si: Continuar en el punto 9 No: Continuar en el punto 7
Elaborar informe
ETA
Presentar informe resumido de las visitas realizadas considerando el formato INFORME FINAL de ETAs Entregar expediente a Coordinador estatal Formato nico de campo para la Evaluacin Carta compromiso al PROGAN Solicitud de inscripcin del beneficiario PROGAN Dictamen y observaciones del comit para la UPP Copia de la credencial de elector (IFE) del beneficiario Resumen de casos especiales en su regin
10
Enviar documentos
ETA
11 12
Cobro Cierre
ETA ETA
Revisar procedimiento de cobro Revisar procedimiento para cierre
105
Cdigo
Identificar Unidades de Produccin Pecuaria

Procedimiento especfico: Identificar Unidades de Produccin Pecuaria
Coordinador estatal Evaluador Tcnico Autoridades
1) Enviar lista de municipios y UPPs 2) Determinar localizacin y contacto telefnico 3) Presentarse y Solicitar apoyo con autoridades CADER DDR SAGARPA Autoridad municipal ColMVZ FedMVZ
4) Realizar campaa de difusin
5) Convocar a reunin vecinal
5a) Asistencia inferior al 30%
Si
No
5b) Hay ausentes?
Si
No
6) Levantar acta de hechos, recurrir a citatorio por autoridades
7) Acordar fecha y hora de visita
8) Reporte de avance esperado
Establecer RUTA
106
Cdigo
Identificar Unidades de Produccin Pecuaria No. 1 Identificador Enviar lista de municipios y UPPs Determinar localizacin y establecer contacto Responsable Coordinador Estatal Evaluador Tcnico Autorizado Actividades Enviar la lista de Municipios y UPPs que les corresponde a cada ETA y mantener copia de la asignacin Identificar la ubicacin de las UPPs con ayuda de mapas locales, o bien, empleando Google Earth (www.googleearth.softonic.com) Acudir a las autoridades locales 1. 2. 3. 4. Presentarse y solicitar apoyo con autoridades 5. Evaluador Tcnico Autorizado SAGARPA CADER o DDR Asociaciones ganaderas y de productores locales Autoridad municipal Colegio de MVZ
presentarse y explicar la misin, solicitar apoyo POR ESCRITO y GUARDAR COPIA DE OFICIO CON ACUSE DE RECIBO, presentarles plan de trabajo para coordinar mecanismos de transporte. La ltima instancia para solicitar apoyo es la FedMVZ para ello, se debe comprobar que se solicit por escrito apoyo al menos a tres instancias Utilizar el oficio de presentacin de Evaluadores Tcnicos Autorizados. Utilizar uno o varios medios locales para establecer mensajes a la comunidad Solicitar Entrevista radio Realizar Volantes Reuniones sociales, religiosas, etc.
Realizar campaa de difusin
Evaluador Tcnico Autorizado
El objetivo es que la comunidad se entere de las actividades a realizar para generar ambiente de confianza Con apoyo de autoridades locales, convocar a reunin vecinal, en ella se tratarn los siguientes puntos 5 Convocar a reunin vecinal Evaluador Tcnico Autorizado Presentacin personal Explicar que es el PROGAN (Ver manual de CONEVET) Explicar misin encomendada Ventajas del cumplimiento de la evaluacin Consecuencias de no cumplir con la evaluacin
Se puede aprovechar para levantar informacin en los cuestionarios y despus verificar en campo los datos. Determinar qu porcentaje de participacin tiene la comunidad. 5a Asistencia inferior al 30% Evaluador Tcnico Autorizado Si: realizar las actividades del nmero 6. No: realizar las actividades del nmero 5b. Identificar que productores ausentes 5b Hay ausentes? Evaluador Tcnico Autorizado Si: Pasar al punto 6 No: Continuar en el punto 7 Levantar acta de hechos, recurrir a citatorio por autoridades Acordar fecha y Acudir con la autoridad local, identificarse, mostrar oficio de presentacin y comisin, levantar acta informativa sobre la actitud de los productores y solicitar citatorio para los productores en una segunda reunin. Acordar en la reunin vecinal con los productores:
Autoridades Locales
Evaluador Tcnico
107
Cdigo
hora de visita
Autorizado
Lugar y fecha Mecanismos de transporte Obtener direccin, telfono, Email Informar a los productores las actividades a realizar en cada una de las visitas.
8 9
Reporte de avance esperado Establecer ruta
Coordinador Estatal Evaluador Tcnico Autorizado
Realizar informe de reuniones y de visitas realizadas, segn las indicaciones del coordinador. Identificar las UPPs aledaas para facilitar el trabajo en campo.
108
Cdigo
Establecer Ruta
Procedimiento especfico: Establecer ruta
Evaluador Tcnico
1) Elaborar propuesta de ruta 2) Autorizar y establecer ruta libre 3) Elaborar oficio solicitando apoyo a las autoridades 4) Recibir y contestar
Coordinador Estatal
Autoridades locales
No
5) Existe apoyo local?
Si
No
6) Agoto las 4 posibilidades?
Si 7) Informar a Coordinador Estatal 8) Coordinar ruta y establecer: Ruta libre Ruta riesgo Ruta barrido 9) Realizar rutas
No
10) Preparacin de visitas
11) Termin ruta?
Si
12) Es la ltima UPP?
No
Si
13) Categorizar ruta riesgo y/o coordinar ruta Barrido con la FedMVZ
Cierre
109
Cdigo
Establecer Ruta No. 1 Identificador Elaborar propuesta de ruta Autorizar y establecer ruta libre Responsable Evaluador Tcnico Actividades Investigar vas de acceso prcticas para llegar a la UPP programada Autorizar la ruta que se elabor sin problemas y con ayuda de la comunidad, esta se calificar como ruta libre, el COEST deber analizar la forma en que se obtuvo para recomendar en otras zonas Elaborar un oficio solicitando a las autoridades locales (SAGARPA, ASOCIACIONES GANADERAS; AUTORIDADES CIVILES, JUNTA DE VECINOS, ETC) el apoyo para las visitas. Guardar una copia del oficio presentado y solicitar la respuesta por escrito Autoridades locales Firmar acuse del oficio y responder por escrito Determinar si existe apoyo local 5 Existe apoyo local? Evaluador Tcnico No: Continuar con punto 6 Si: Continuar con punto 8 Determinar si ya no existe otra instancia a quin solicitar el apoyo Evaluador Tcnico No: Regresar al punto 3 Si: Continuar con punto 8 7 Informar a coordinador estatal Evaluador Tcnico Informar a su COEST acerca del apoyo obtenido, o negado Designar a partir de los reportes recibidos: -Ruta libre: Ruta que obtuvo el ETA con apoyo de la localidad y sin problemas Coordinador Estatal -Ruta riesgo: Ruta que deber contar con el apoyo de autoridades locales para proteccin del ETA -Ruta barrido: Ruta que se ha complicado y que ser cubierta por GRUPO ELITE 9 10 Realizar ruta libre Preparacin de visitas Evaluador Tcnico Evaluador Tcnico Realizar la ruta libre reportando avances y manteniendo comunicacin al menos una vez por semana con su COEST Revisar procedimiento de preparacin de visitas Decidir si termin la ruta 11 Termin ruta? Evaluador Tcnico No: Continuar con punto 9 Si: Continuar con punto 12 Determinar si es la ltima UPP 12 Es la ltima UPP? Coordinador Estatal Si: Fin y cierre No: Continuar con punto 13 13 14 Categorizar ruta Fin Coordinador Estatal Evaluador Tcnico Determinar si se debe considerar ruta riesgo o de barrido y coordinarse con la FedMVZ para cubrirlas Revisar procedimiento de cierre
Coordinador Estatal
Elaborar oficio solicitando apoyo a las autoridades Recibir y contestar
Evaluador Tcnico
Agoto las 4 posibilidades?
Coordinar ruta y establecer
110
Cdigo
Preparacin de visita
Procedimiento especfico: Preparacin de visita
Evaluador Tcnico Autorizado Coordinador Estatal Autoridades locales Beneficiarios
1) Preparar Valija:
1) Documentos para la Evaluacin: Solicitud de inscripcin del beneficiario PROGAN Carta compromiso al PROGAN Dictamen y observaciones del comit para la UPP Formato nico de campo para la Evaluacin Copia de la credencial de elector (IFE) del beneficiario 2) Documentos de Identificacin: Oficio de presentacin Credencial de ETA Lista de Asistencia junta vecinal
2) Hay contacto remoto con UPP?
Si No 4) Establecer Ruta
3) Corroborar cita
5) Enterar a las autoridades sobre las actividades a realizar y Verificar si se otorgar apoyo
6) Enterarse de las actividades de los ETAs y en su caso otorgar apoyo 7) Informar actividades
8) Generar reporte de avance
9) Visita
111
Cdigo
Preparacin de visita No. Identificador Responsable Actividades Entrar al sistema e imprimir la documentacin necesaria. 1. Preparar la carpeta completa de las UPPs a visitar. a. Documentos para la evaluacin b. Solicitud de inscripcin al PROGAN c. Carta compromiso d. Dictamen y observaciones del comit UPP e. Formato nico de campo f. Copia de la credencial IFE del productor 2. Documentos de identificacin del ETA a. Oficio de presentacin y/o comisin b. Credencial ETA c. IFE d. Lista de asistencia junta vecinal Verificar si hay posibilidades de comunicacin remota con productor mediante llamada local, correo electrnico, mensajera personal, reuniones sociales, religiosas, etc. Identificar las vas de comunicacin de fcil acceso a la UPP. Ponerse en contacto con el productor beneficiario para el fcil acceso a la UPP. No: continuar en el punto nmero 5 Si: continuar en el punto nmero 3 Corroborar cita con el productor Beneficiario, Informar los motivos de la visita y las actividades a realizar. 3 Corroborar cita Evaluador Tcnico Autorizado Calendarizar visita. Confirmar visita. En su caso, acordar la presencia de un representante en el predio. Identificar las UPPs ms complejas. 4 Establecer ruta Evaluador Tcnico Autorizado Evaluador Tcnico Autorizado Autoridades locales Identificar las UPPs de ms fcil acceso. Confirmar ruta de trabajo. 5 6 Enterar a las autoridades Enterarse de las actividades Enterar a las autoridades sobre las actividades del ETA y Verificar si las autoridades proporcionarn apoyo. Enterarse sobre las actividades de los ETAs y en su caso proporcionar apoyo. Realizar reporte de la cantidad de UPP que sern visitadas y as como los tiempos estimados. 7 Informar actividades Evaluador Tcnico Autorizado En caso de existir problemas realizar un reporte para el Coordinador Estatal. Indicar el plan de trabajo posterior. Generar reporte de Avance Realizar el un resumen con los avances logrados por todos los ETAs. Identificar las zonas problemticas y reajustar las actividades de acuerdo al procedimiento de establecer ruta Revisar el procedimiento de Visita.
Preparar Valija
Hay contacto remoto?
Coordinador Estatal
Visita
112
Cdigo
Visita a productores beneficiados

Procedimiento especfico: Visita a Productores Beneficiados
Evaluador Tcnicos Autorizado Beneficiario Autoridad Local
1) Trasladar a UPP
2) Beneficiario presente?
No
3) Hay representante?
No
Si Si
4) Realizar verificacin fsica: Tomar la fotografa de la UPP Tomar el punto de Geopsocionamiento de la UPP
5) Solicitar por escrito, citatorio por autoridades 6) Emitir citatorio 7) Presentacin
8) Realizar verificacin fsica: Tomar la fotografa de la UPP Tomar el punto de Geopsocionamiento de la UPP 9) Aportar informacin verbal
10) Constatar informacin fsica
11) Despedida
12) Generar Reporte con archivo y cuestionarios
13) Captura
113
Cdigo
Visita a productores beneficiados No. 1 Identificador Trasladar a UPP Responsable Evaluador Tcnico Autorizado Evaluador Tcnico Autorizado Actividades Trasladarse a UPP con toda precaucin, ya que la responsiva por daos corre a cargo del ETA. Determinar si el beneficiario est presente No: Continuar con punto 3 Si: Continuar con punto 7 Determinar si existe alguien que represente al beneficiario 3 Hay representante? Realizar verificacin fsica Solicitar citatorio por autoridades Emitir citatorio Evaluador Tcnico Autorizado Evaluador Tcnico Autorizado Evaluador Tcnico Autorizado Autoridad local No: Continuar con punto 4 Si: Continuar con punto 7 4 5 6 Tomar la fotografa de la UPP Tomar el punto de Geoposicionamiento de la UPP Solicitar por escrito a las autoridades un citatorio para el beneficiario. Extender oficio a ETA con la respuesta a su solicitud Cuidar mucho su presentacin, vestimenta, actitud y conducta Mostrar el oficio de presentacin, credencial ETA y credencial IFE. Explicar brevemente los mismos puntos que se consideraron en la junta vecinal PROGRAMA GRATUITO Explicar que es el PROGAN, Ventajas, Misin del ETA Objetivos de ese da Informar las actividades que realizar en el predio y tiempo estimado Realizar verificacin fsica y las actividades sealadas en el cuestionario: Tomar la fotografa de la UPP Tomar el punto de Geopsocionamiento de la UPP
Beneficiario presente?
Presentacin
Realizar verificacin fsica
Proceder a la entrevista en base al cuestionario predeterminado 9 Aportar informacin verbal Beneficiario Contestar los puntos del cuestionario en base a lo revisado en la UPP Revisar el manual del CONEVET. 10 Constatar informacin fsica Despedirse Beneficiario Evaluador Tcnico Autorizado Revisar documentos y hechos que avalen la informacin que se vierte en el cuestionario Agradecer las atenciones al beneficiario, Ofrecer servicios veterinarios profesionales para el futuro y dejar datos Capturar la informacin obtenida por parte del productor en el sistema SI-EVALUA Entregar al coordinador estatal correspondiente todos los cuestionarios en fsico de las UPPs asignadas Revisar el procedimiento de captura
11
12
Generar reporte con archivo y cuestionarios Captura
Evaluador Tcnico Autorizado Evaluador Tcnico Autorizado
13
114
Cdigo
Captura
Procedimiento especfico: Captura
Evaluador Tcnico Autorizado Coordinador Estatal Colegio de Mdicos Veterinarios Zootecnistas
1) Reporte con archivo y cuestionarios
2) Capacitado para capturar?
Si 3) Verificar archivos: Formato: JPEG, JPG Tamao: adecuado Saturacin Sistema
No
4) Ubicar PC y conexin banda ancha
5) Hay punto de acceso viable?
No 6) Turnar a Coordinador Estatal
Si
7) Coordinar Captura en otro sitio
No
8) Sistema con problemas?
Si
Si
8) Sistema con problemas?
9) Reportar falla a FedMVZ 10) Reintentar en una hora No
No
11) Realizar captura 12) Realizar captura
13) Termin captura?
Si 14) Fin
115
Cdigo
Captura No. 1 Identificador Reporte con archivo y cuestionarios Responsable Evaluador Tcnico Actividades Utilizar el reporte de campo como fuente para sesiones de captura Determinar si se tienen los conocimientos de computo necesarios para realizar la captura Evaluador Tcnico Si: Continuar con el punto 3 No: Continuar con el punto 6 Verificar archivos: 3 Formato: JPEG, JPG Tamao: adecuado Saturacin Sistema Evaluador Tcnico Evaluador Tcnico Revisar los archivos que se subirn al sistema, deben evaluarse los tipos de archivos JPG JPEG El tamao de los mismos 600 x 400 pxeles que corresponden a un promedio de 90 a 130 Kb, tardan un minuto y medio Si se toman fotos en alta resolucin, debern reducirse para evitar que se tarde el sistema al subirlas
Capacitado para capturar?
Ubicar PC y conexin banda ancha Hay punto de acceso viable? Turnar a Coordinador Estatal Coordinar Captura en otro sitio Sistema con problemas? Reportar falla a FedMVZ Reintentar en una hora
Mantener un registro para ubicar los lugares y horarios en que el sistema opera mejor en su rea
5 6 7 8 9 10
Evaluador Tcnico Evaluador Tcnico Coordinador Estatal Evaluador Tcnico Evaluador Tcnico Evaluador Tcnico
Determinar un punto de acceso a internet que no presente problemas Enviar a coordinador estatal siempre y cuando el ETA haya agotado las posibilidades de poder capturar Coordinar con el Colegio estatal la captura de los datos Evaluar si el sistema tiene problemas siempre que se tomen en cuenta las acciones del punto 3 sin que se obtenga respuesta Enviar comunicado por cualquier medio a la FedMVZ para reportar la falla y levantar registro de fallas Esperar una hora e intentar nuevamente la captura Realizar la captura en colegio u otro sitio regional con la supervisin del Coordinador Estatal o el ETA. Se debe conservar una copia de la informacin que se proporcion al sistema y evitar errores Realizar la captura sin errores
11
Realizar captura
Evaluador Tcnico
12
Realizar captura ETA
Evaluador Tcnico
Determinar si termin la captura 13 Termin captura? Evaluador Tcnico Si: pasar al punto 14 No: Regresar al punto 3 14 Fin Evaluador Tcnico Concluir captura y revisar procedimiento para cobro
116
Cdigo
Pago por Servicios Profesionales

Procedimiento especfico: Pago por servicios profesionales
Evaluador Tcnico Coordinador Estatal Oficina Central G. Adtva.
1) Capturar informacin 2) Registrar avance
No
3) Alcanza 33%, 66% 100% 4) Generar informe y validarlo
Si 5) Elaborar recibo Honorarios 6) Revisar documentos y condiciones
No
7) documentos y condiciones correctos?
No
8) Corregir situacin
Si 9) Enviar recibos y documentos 10) Registrar correspondencia 11) Evaluar condiciones 1er, 2do, y 3er pago
No 13) Informar a ETA
12) Cumple condiciones?
Si 14) Efectuar pago
15) Generar reporte
16) Termin regin?
Si
17) Cierre
117
Cdigo
Pago por Servicios Profesionales No. 1 2 Identificador Capturar informacin Registrar avance Responsable Evaluador tcnico Coordinador estatal Actividades Realizar la captura de informacin, de acuerdo al procedimiento de captura Registrar el avance de todos sus ETAs para anticiparse a los alcances del 33%, 66% y 100% Determinar si ya alcanza el rango para cobro del 33%, 66% y 100% Coordinador estatal Si: Continuar en el punto 4 No: Regresar al punto 1 4 Generar informe y validarlo Elaborar recibo Honorarios Oficina Central Imprimir el informe y validarlo, al mismo tiempo el ETA debe imprimir, firmar y enviar su informe a la Oficina Central Elaborar su recibo de honorarios de acuerdo al ejemplo que se les envi, se debe considerar que hay una forma especial para MVZ y otra para Ingenieros Agrnomos Deben imprimir, firmar y enviar sus informes a la oficina central Revisar documentos y condiciones Coordinador estatal Revisar minuciosamente los recibos de honorarios, verificar que todos los datos estn correctos, el recibo sin tachaduras o correcciones y el desglose de impuestos tambin correcto de acuerdo a la muestra que se les proporcion Evaluar si los documentos y las condiciones para cobro se cumplen Si: Continuar en el punto 9 No: Continuar en el punto 8 8 Corregir situacin Enviar recibos y documentos Registrar correspondencia Evaluador Tcnico Realizar las correcciones pertinentes y enviar nuevamente al Coordinador estatal Enviar los documentos a oficina central, utilizando los mecanismos ms eficientes para garantizar la velocidad, seguridad y eficiencia en la mensajera Registrar toda la correspondencia en un archivo electrnico para facilitar la bsqueda rpida y eficiente y para contabilizar el tiempo de respuesta Revisar que se cumplan las condiciones en igualdad de circunstancia para todos: 11 Evaluar condiciones 1er, 2do, y 3er pago Gerencia administrativa 1er pago: avance del 33%, recibo de honorarios 2do. Pago: avance del 66%, recibo de honorarios 3er. Pago: Avance del 100%, recibo de honorarios, tres informes de labores, carta de liberacin, documentacin y expedientes, equipo en resguardo (PGS y Cmara digital) Determinar si cumple las condiciones e informar al coordinador estatal si existe problema Si: Continuar en el punto 14 No: Continuar en el punto 13 13 14 Informar a ETA Efectuar pago Coordinador estatal Gerencia administrativa Informar al ETA las causales de retraso en su pago
Alcanza 33%, 66% 100%
Evaluador Tcnico
Coordinador estatal 7 documentos y condiciones correctos?
Coordinador estatal
10
Gerencia Tcnica
12
Cumple condiciones?
Gerencia administrativa
Realizar el pago y registro
118
Cdigo
15
Generar reporte
Gerencia administrativa
Subir a la red el reporte de pagos efectuados para consulta de todo el personal Determinar si termin con su regin y UPPs asignadas
16
Termin regin?
Evaluador Tcnico
Si: Revisar el procedimiento de cierre No: Regresar al punto 1
17
Cierre
Evaluador Tcnico
Revisar el procedimiento de cierre
119
Cdigo
Procedimiento para cierre del Evaluador Tcnico Autorizado

Propsito
Alcance:
Este procedimiento abarca desde que se realiza la ltima visita a UPPs hasta la entrega de la informacin fsica a su coordinador estatal.
Definiciones
Responsabilidades:
1. El ETA debe mantener orden en todo momento, tanto en el trabajo de campo como en la documentacin recabada. Adems deber entregar en buenas condiciones el equipo que le fue asignado en custodia para la realizacin de su trabajo. 2. El Coordinador Estatal (COEST) debe monitorear las actividades de todos los Evaluadores y tener conocimiento en todo momento de los avances, problemas y fechas de trmino de sus actividades.
Polticas
1. Todos los participantes del proyecto debern asumir las instrucciones que sean emitidas desde la oficina central, y a falta de una instruccin precisa, aplicarn su criterio siempre y cuando ste sea congruente con el alcance de los objetivos del proyecto, y promoviendo en todo momento la unin, trabajo en equipo y el buen nombre de la profesin. 2. Como medios de comunicacin se emplearn por orden de importancia: Correo electrnico, Messenger, telfono y visita personal.
La revisin estar a cargo de la Gerencia general y tcnica, ambos recibirn sugerencias para realizar modificaciones, considerando las sugerencias para mejora del proceso de parte de todos los interesados
120
Cdigo
Cierre Evaluador Tcnico Autorizado

Evaluador Tcnico Autorizado Coordinador Estatal FedMVZ
1) Realizar visita 2) Integrar un expediente por cada UPP y debe incluir: a) Documentos identificacin b) Carta compromiso c) Cuestionario d) Impresin de Fotos
3) Es la ltima UPP asignada? Si 4) Recopilar todos los expedientes en orden y anexar relacin descriptiva
5) Llenar el formato de cierre de Evaluador Tcnico
Si
6) Entregar: a) Equipo: GPS y Cmara b) Paquete con documentacin 7) Revisar equipo y paquete en el Colegio estatal 8) Equipo y paquete en orden? Si 10) Se reasigna a otra rea? No 11) Emitir carta de liberacin y trmino de labores No 12) Recibir carta de liberacin No
No 9) Corregir situacin
13) Revisar situacin
14)Cumple con todo? Si 15) Tramitar pago
16) Recibir pago y carta de liberacin
121
Cdigo
Procedimiento para el Cierre del Evaluador Tcnico Autorizado No. 1 Identificador Realizar visitas Responsable Evaluador Tcnico Autorizado Actividades Realizar las visitas de acuerdo al plan de trabajo acordado con su coordinador estatal Establecer un expediente por cada UPP visitada, en el cual integrar en el siguiente orden los documentos: a) Documentos de identificacin, b) Carta compromiso, c) Cuestionario d) Impresin de fotos Determinar si es la ltima UPP asignada, 3 Es la ltima UPP asignada Recopilar todos los expedientes en orden y anexar una relacin descriptiva Llenar el formato de cierre de Evaluador Tcnico Evaluador Tcnico Autorizado Si : Continuar en el punto 4 No: Regresar al punto 1 Agrupar todos los expedientes en orden y generar una relacin que explique el criterio empleado para ordenar los documentos, esta relacin deber facilitar la bsqueda de cualquier documento en el futuro, sin necesidad de abrir el paquete. Llenar el formato de cierre de Evaluador Tcnico y anexarlo a la relacin de expedientes a entregar. Si se utiliz otro formato, verificar que aparezca toda la informacin requerida en el formato oficial. Entregar en un paquete protegido con plstico, todos los documentos. El formato de cierre y la relacin descriptiva debern permanecer a la vista. En otra bolsa el equipo GPS y la Cmara fotogrfica con sus accesorios Revisar equipo GPS: Aspecto fsico, Funcionamiento e instructivos Revisar Cmara: Funcionamiento, Tarjeta de memoria externa, cargador, pilas recargables e Instructivos Determinar si el equipo est en condiciones ptimas de operacin 8 Equipo y paquete en orden? Evaluador Tcnico Autorizado Si: Continuar en el punto 10 No: Continuar en el punto 9 Revisar el procedimiento de captura de datos 9 Corregir situacin Se reasigna a otra rea? Emitir carta de liberacin y trmino Recibir carta de liberacin Evaluador Tcnico Autorizado Coordinador estatal Iniciar proceso de correccin de situacin al cierre. Revisar este procedimiento Determinar si el Evaluador Tcnico participar en otra rea 10 Si: Regresar al punto 1 y reiniciar procedimiento No: Continuar en el punto 11 11 12 Coordinador estatal FedMVZ Generar carta de liberacin y trmino de labores Recibir carta de liberacin y archivar Revisar historial y verificar que no existan pendientes 13 Revisar situacin FedMVZ Recibos de honorarios Tres informes de labores Documentacin personal 14 Cumple con todo? FedMVZ Verificar que cumpla con todo Si: Continuar en el punto 15
Integrar un expediente por UPP
Entregar: equipo y paquete con documentacin
Revisar equipo y paquete en el Colegio Estatal
Colegio estatal
122
Cdigo
No: Regresar al punto 7 15 16 Tramitar pago Recibir pago y carta de liberacin Evaluador Tcnico Autorizado Evaluador Tcnico Autorizado Tramitar pago previa revisin de documentacin soporte para el pago Recibir el pago y carta de liberacin
123
Cdigo
Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para el Evaluador Tcnico autorizado
Evaluacin del Cumplimiento de los Compromisos de los Productores Beneficiados en el PROGAN 2008
Formato para la entrega-recepcin de las evaluaciones realizadas a los productores beneficiados en el PROGAN 2008 y equipo Estado: _________________
Apellido Paterno Identificacin del Evaluador Tcnico Autorizado Apellido Materno Nombre (s) Direccin: Telfono fijo: Correo Electrnico: Resumen de las evaluaciones No. de UPPs Asignadas: No. de Municipios Asignados: Fecha de inicio No. de UPPs Evaluadas: Fecha trmino Nombre de los Municipios Evaluados: Mvil Nmero asignado:
Si Entrega de Equipo
Cmara Fotogrfica: No No. de serie Condicin: Regular
GPS Si No No. De serie
Bueno
Malo
Bueno
Condicin Regular Malo Si No Cantidad
CD con fotografas de las Evaluaciones realizadas en campo Equipo: Observaciones y comentarios Operacin de la evaluacin: Comentarios: Elabor MVZ ____________________ Evaluador Tcnico Autorizado No. ______ Vo.Bo. Revis MVZ ___________________ Coordinador Estatal de __________________ Vo.Bo. _________________________ MVZ Octavio Rivera Vergara MVZ Diodoro Batalla Campero
Vo.Bo. MVZ _______________ Presidente del Colegio de MVZ del Estado ___________ Autoriz
MVZ Luis Javier Osorio Chong
124

01 Procedimientos - PROGAN2008-FedMVZ

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2009

Federacin de Colegios y Asociaciones de Mdicos Veterinarios Zootecnistas de Mxico, A. C.

Federacin de Colegios y Asociaciones de Mdicos Veterinarios y Zootecnistas de Mxico, A.C.

2.1. Convenio SAGARPA FedMZV.

3. Justificacin del proyecto

4. Objetivos del proyecto

5. Metas del proyecto

6. Productos del proyecto

7. Creacin de la oficina central

Comisin de regulacin y seguimiento interno

Gerencia General FedMVZ

7.2. Puesto y funciones

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 28 de 128

8. Manual de procedimientos de la Oficina Central de la FedMVZ, A.C

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 29 de 128

Planeacin de las actividades

1.3. reas involucradas.

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 31 de 128

2.3. reas involucradas

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 32 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 33 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 34 de 128

3. Contratacin y desarrollo del software.

3.3. reas involucradas.

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 35 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 36 de 128

4. Planeacin para la ejecucin del proyecto.

4.3. reas Involucradas.

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 37 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 38 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 39 de 128

5. Establecimiento de cargas de trabajo.

5.3. reas Involucradas.

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 40 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 41 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 42 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 43 de 128

Convocatoria y seleccin del personal

6.3. reas involucradas.

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 44 de 128

Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

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Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

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Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central

OC/GE-01-01 Fecha Emisin 01/07/09 Pgina 47 de 128

7.3. reas involucradas.