Puntos Criticos BYC

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA
PUNTOS CRTICOS
Edicin: 2 enero, 2005
PUNTOS CRTICOS
EMPRESAS DE BAO, CERMICA Y MATERIALES DE CONSTRUCCIN
PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA
Pgina 1 de 51
PUNTOS CRTICOS
Dentro de este tipo de empresas cuya finalidad principal de su modelo de negocio es la de realizar la venta y distribucin de productos de bao y cermica tanto a clientes particulares como a profesionales u obras, en adelante BYC, entendemos que existen una serie de aspectos fundamentales que las definen como tales y que detallaremos a continuacin. Para ello aprovecharemos la coyuntura no slo para especificar dichas caractersticas, sino para adems orientar la gestin de las mismas dentro del entorno y las posibilidades que nos ofrece MIC2000 ERP+.
Solucin Integral para la Gestin Empresarial
La nomenclatura que vamos a ir empleando en estas pginas, es la siguiente:
Problemtica detectada en el Sector.
: Solucin proporcionada por MIC2000 ERP+.

: Solucin Valor Aadido del propio MIC2000 ERP+. Posibilidades originales de la aplicacin, que no slo responden a una problemtica, sino que van ms all, descubren una posibilidad o funcionalidad dirigida a las empresas del sector, para gestionar an mejor su actividad.
: Puesta en Prctica de la Solucin proporcionada por MIC2000 ERP+.
A lo largo de estas pginas, iremos viendo en detalle, cmo van apareciendo problemticas particulares de cada fase del proceso comercial y productivo, y qu Solucin ofrece MIC2000 ERP+.
Pgina 2 de 51
PUNTOS CRTICOS
Estas problemticas o puntos crticos, los vamos a abordar en 8 grupos de operaciones:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Gestin de Presupuestos....................... Pg. 03 Gestin de entregas a cuenta. ... Pg.14 Gestin de Pedidos de Venta ............... Pg. 16 Gestin de Pedidos de Compra ............ Pg. 20 Gestin de Tarifas ................................. Pg. 24 Descuentos de IVA Pg. 30 Gestin de Riesgo. . Pg. 31 Gestin de Almacn .............................. Pg. 32 Gestin de Acciones Comerciales ......... Pg. 34
10. Gestin de Proyectos ............................. Pg. 38 11. Gestin de Incidencias .......................... Pg. 40 12. Estados de cartera de Pagos y Cobros. .. Pg. 42 13. Ejemplos de informes ......................... Pg. 47
Pgina 3 de 51
PUNTOS CRTICOS
1. GESTIN DE PRESUPUESTOS
An perteneciendo a un mismo Sector, no hay un nico modelo de presupuesto que sea idneo para cualquier empresa. La idoneidad de un modelo de presupuesto u otro depende, entre otros aspectos, del uso que se le vaya a dar, del tipo de obra, producto o servicio que se oferte.
La flexibilidad de MIC2000 permite hacer una Gestin de Presupuestos atendiendo a las siguientes operaciones: - RBOL: - Posibilidad de confeccionar el presupuesto organizado y detallado por captulos, partidas o fases en formato de rbol. - DESCRIPCIN AMPLIADA: Permite la introduccin de una descripcin ampliada por cada lnea de detalle introducida, al margen de la descripcin bsica del artculo.
ESTRUCTURA EN RBOL
DESCRIPCIN AMPLIADA POR CADA LNEA DE PRODUCTO
Pgina 4 de 51
PUNTOS CRTICOS
- VERSIONES IMPRESAS: La impresin del presupuesto puede ser realizada en distintas versiones, tantas como sean necesarias, las cuales podrn ser definidas y confeccionadas tanto dentro de las tareas de implantacin iniciales (por parte de los implantadores) como posteriormente por parte del personal de la empresa designado para ello, dado que la gestin de versiones impresas de todo tipo, a lo largo y ancho de Mic2000, puede ser realizada desde Crystal Reports (Gestor de informes estndar).
Pgina 5 de 51
PUNTOS CRTICOS
DESGLOSE DE ALMACN POR TONO / CALIBRE: Existe la posibilidad de usar estos dos conceptos de cara a la organizacin y mantenimiento de diferentes stocks del mismo producto, en base a los mismos tanto a nivel de Compras como de Ventas y Movimientos de Almacenes de cualquier ndole La utilizacin de estos conceptos conlleva como es lgico el respeto a lo que representan, es decir, que si se pone en marcha su utilizacin, es para que sea llevada a cabo, impidiendo que se realicen Entradas o Salidas sin Tono y/o Calibre cuando deban existir.
La introduccin del Tono/Calibre se producir lnea a lnea a la hora de realizar una Venta (Albaranes) y podrn ser seleccionados de una lista, en base al stock del producto en los diferentes Tonos/Calibres que puedan existir, siendo obligatorio que estos existan en Stock, no siendo suficiente la introduccin de un Tono/Calibre cualquiera, no siendo as de cara a Compras como es lgico, donde se obligar a la introduccin en el caso en que sea requerido pero no a su existencia.
Pgina 6 de 51
PUNTOS CRTICOS
Para ayudar a que se respeten dichos criterios y teniendo en cuenta que dentro del sector se manejan productos que no requieren dicha distincin, la Gestin de estos conceptos se realiza en base a lo que se parametrice a nivel de Ficha de Artculo, en la cual se indicar la necesidad de uso tanto de uno como de otro, de ambos o de ninguno.
Designacin de desglose por TONO/CALIBRE
Asignacin de permiso para vender sin existencias .
Esto, unido a la posibilidad de permitir o no vender artculos sin existencias, hace posible que el stock se pueda mantener de forma correcta y en funcin de las necesidades de cada producto.
Pgina 7 de 51
PUNTOS CRTICOS
SELECCIN MLTIPLE DE PRODUCTOS: Permite seleccionar mediante la introduccin de un criterio comn (modelo, conjunto o denominacin de un grupo de productos), mltiples productos que pasarn a formar parte de una sola vez al presupuesto que se est confeccionando, acelerando la creacin del mismo gracias a la facilidad de localizacin que esta herramienta proporciona.
Pgina 8 de 51
PUNTOS CRTICOS
UNIDADES DE MEDIDA: Disponibilidad de seleccin de conversin a otras, diferentes unidades de medida y
Dichas Unidades de Medida podrn ser definidas en el maestro de artculos tanto a nivel de Unidad Base (Unidad por defecto en la que se mueve el producto en el almacn), como a nivel de la conversin a otras.
Pgina 9 de 51
PUNTOS CRTICOS
Tan importante como el propio presupuesto, es poder controlar y hacer un seguimiento de los artculos ofertados, conocer a travs de qu pedido de compras se ha solicitado para poder preveer su disponibilidad, en qu albarn se le ha enviado al cliente... En definitiva, muchas empresas del Sector se encuentran con la incertidumbre de cmo asegurarse la trazabilidad de sus productos.
TRAZABILIDAD DE PRODUCTOS: Mediante esta opcin se pueden conocer todas las relaciones y enlaces del cada producto del presupuesto en cuestin, tanto a nivel de Pedido como de Albaranes, etc..., en los cuales que haya intervenido a posteriori.
Enlace de Documentos
Esta opcin est disponible asimismo tanto en Pedidos como en Albaranes de Venta y Compra, dependiendo la informacin que muestra, del apartado desde el cual se pide, es decir, depender de que existan documentos enlazados a con anterioridad y/o a posteriori.
Pgina 10 de 51
PUNTOS CRTICOS
Una vez realizado el Presupuesto, es de vital importancia conocer en qu estado se encuentra. Ningn presupuesto tiene nicamente dos estados: abierto/cerrado. En la elaboracin de un proyecto intervienen mltiples factores y, en algunos casos, diversas figuras (lo elabora el operario, el departamento de compras asigna un precio y disponibilidad del artculo, el jefe de proyecto aprueba el presupuesto, el cliente da el visto bueno con su firma, quedamos a la espera de que se recepcione el material y finalmente se entrega al cliente). Todo este proceso debera quedar reflejado en una gestin de presupuesto.
ESTADOS: Disponemos de un sistema de estados (definibles en funcin del tratamiento y las necesidades de la empresa) que nos mantendrn informados de la situacin de los distintos presupuestos, as como nos permitirn filtrar estos en funcin de su estado. Los estados estndares de MIC2000 son: ABIERTOS: - Pendiente de Analizar. - Pendiente de Toma de Datos. - Pendiente de Estudio. - Pendiente de realizar oferta. - Prximo a decidir. CERRADOS: - En Seguimiento. - Desechado. - Revisado. - Cancelado. - Competencia. - Contratado. - REVISIONES: Cuando el estado de un presupuesto cambia a revisado cierra el presupuesto original (Permitiendo en adelante solo consulta o impresin de ste) creando una nueva versin idntica a la original incluso en el propio nmero de documento pero con distinta versin, lista para ser modificada y remitida de nuevo al cliente.
Pgina 11 de 51
PUNTOS CRTICOS
- COPIAS: - La gestin de presupuestos permite copiar presupuestos completos para generar otros completamente nuevos, de manera que podamos mantener determinados presupuestos que se realizan a menudo como plantillas.
DISTINCIN DE TIPO: Los presupuestos pueden ser distinguidos con un tipo por el cual se nos permitir filtrar (Albailes y pequeos constructores, Almacenistas, Exposicin particulares, Grandes Obras, Etc).
Informacin Cliente
Tipo de Operacin
Pgina 12 de 51
PUNTOS CRTICOS
INFORMACIN DEL CLIENTE: Sin salir del presupuesto que estamos confeccionando es posible acceder a informacin resumida del cliente, respecto a Presupuestos, Pedidos, Albaranes Facturas realizados hasta la fecha, con comparativas respecto al ejercicio anterior, as como Riesgo, Cartera de Efectos, Etc
Consulta de Riesgo Consulta de Facturacin

Pgina 13 de 51
PUNTOS CRTICOS
Consulta de Albaranes Consulta de Presupuestos Consulta de Pedidos
Pgina 14 de 51
PUNTOS CRTICOS
- ACEPTACIN: Cuando el estado de un presupuesto cambia a Contratado se produce la generacin automtica del correspondiente pedido del cliente, dejando al Presupuesto Cerrado a efectos de modificaciones.
2. GESTIN DE ENTREGAS A CUENTA.
En el proceso comercial, es necesario controlar las ventas, pero tambin dentro de esas ventas esas entregas a cuentas que hacen los clientes. Pensamos que todo este proceso de entregas a cuenta ha de estar totalmente automatizado, para poder facilitar lo mximo ese control sobre ese dinero entregado por el cliente. Cmo se podra hacer entonces, para automatizar este proceso?
Dentro de la Gestin de Ventas (Albaranes de ventas) nos va a permitir incluir dentro del mismo albaran de venta esa entrega a cuenta, con la fecha, concepto y cantidad. No solo nos va permitir imprimir el concepto, fecha y cantead, tambin nos permite justificarlo dentro de contabilidad, abriendo una caja. Nos permitir hacer arqueos de caja todos los das, controlando todo el dinero que se ha movido en dichas entregas y en la venta al contado. Como se efecta con MIC2000 ERP+.
Pgina 15 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 16 de 51
PUNTOS CRTICOS
3. GESTIN DE PEDIDOS DE VENTA
En el proceso comercial, es necesario que todas las fases mantengan una conexin que permita hacer un seguimiento del mismo. Sin embargo, en algunas ocasiones, este proceso no siempre sigue el mismo recorrido; por ejemplo, en algunos casos podremos hacer un pedido de venta sin la necesidad de que exista un presupuesto previo. Cmo se podra hacer entonces, para automatizar este proceso, teniendo en cuenta todas sus particularidades?
Dentro de la Gestin de Pedidos de Ventas confluye toda la informacin heredada de la Gestin de Presupuestos en caso de provenir de all. En caso contrario son introducidos de primera mano, contando con la misma informacin tratada hasta ahora, con algunas excepciones, sobre todo de aquellas labores y opciones que no son propias de este apartado, aadiendo otras cualidades que por ejemplo no encontramos en otros apartados. Si el cliente realiza finalmente un pedido en firme tenemos varias opciones en funcin de la realizacin o no del presupuesto y del tipo de presupuesto que tenga. A. Creacin de un pedido a partir de un presupuesto elaborado en MIC2000 Tanto si se trata de clientes incluidos en nuestra base de datos como si se tratara de un cliente genrico, se puede buscar su presupuesto por cualquiera de los datos reflejados en el mismo, a nivel de cabecera. Si se desea guardar la primera versin del presupuesto y crear una segunda en la que se recojan todas las modificaciones, se puede Revisar el presupuesto (cambiando de estado a Revisado). De sta forma, la aplicacin abre una nueva versin donde realizar los cambios y guarda la anterior. Una vez que el cliente est conforme con todos los datos, se puede contratar el presupuesto cambiando el estado a Contratado, de forma que la aplicacin crear un pedido utilizando los datos incluidos en el presupuesto. Igualmente se puede visualizar y modificar, si fuese necesario, dicho pedido desde la ventana de Introduccin de Pedidos de Ventas.
Pgina 17 de 51
PUNTOS CRTICOS
B. Creacin de un pedido sin presupuesto previo En este caso el cliente, incluido en nuestra base de datos o no, caso de un cliente genrico o no habitual, se puede realizar un pedido en firme sin necesidad de un presupuesto previo. El comercial procedera a dar de alta el pedido aadiendo los distintos artculos que lo componen.
Al igual que nos ocurra con los presupuestos, para los pedidos de venta es casi imposible que podamos trabajar con un modelo estndar, ya que nos encontraremos con ofertas con particularidades especficas por productos, que tendremos que reflejar en el pedido.
Informacin adicional. Existen varias versiones de pedidos de venta, con o sin descripcin ampliada, para su impresin segn las necesidades de los clientes. Aquellos Pedidos generados a travs de presupuestos contratados heredarn toda esta informacin. Para aqullos generados de forma manual al ir incluyendo artculos en el pedido, al igual que vimos en los presupuestos, si dichos productos tienen en su maestro observaciones incluidas, pasarn directamente al pedido en la pestaa Descripcin Ampliada, si no podr incorporarse informacin de los mismos escribiendo dentro de dicha ventana. Anotaciones que engloben a todo el pedido, al igual que vimos en los presupuestos, se realizan desde la pestaa Otros Datos, pudiendo incluirse o no en el pedido de venta que se le entrega al cliente, en funcin de la versin impresa..
Toda empresa necesita sincronizar su proceso de venta, tanta importancia tiene conseguir un presupuesto firmado como saber cundo se le podr suministrar la mercanca o se le pueda realizar la obra al cliente. Para esto, tenemos que poder asignar estados a los pedidos de venta.
Pgina 18 de 51
PUNTOS CRTICOS
Estados de un Pedido de Venta. Son las distintas fases por las que pasar un pedido de venta en funcin de las caractersticas del artculo/s que albergue (mercanca por encargo o venta directa). Es importante definir adecuadamente dichas caractersticas en el maestro de cada artculo, pudindolas asimismo visualizar y, en su caso, cambiar en la pestaa Tipo de suministro. El Tipo de Suministro se obtiene directamente del maestro de artculos, en el que podremos marcar el artculo como Por encargo. Todo artculo que no sea marcado de esta forma ser considerado producto almacenable o Venta Directa.
En funcin de uno u otro de tipo de suministro van a poderse dar los siguientes estados: Pte de Suministrar: Suministrar: Artculos de almacn pendientes de suministrar. Mer.Prov.Disponible: Artculos por encargo, y ya recepcionados, pendientes de suministrar. Sum. Parcialmente: Esta situacin recoge aquellos artculos pendientes de suministrar debido a suministros parciales en su lnea de pedido. Pte. Recep. Mercanca: Si la mercanca exige la realizacin de un encargo y por tanto de un pedido de compras al fabricante, que ya habr sido realizado(se tratara de todos aquellos artculos no disponibles en almacn que se piden directamente al fabricante).Aqu se van a dar dos momentos o subestados: Pte. de Compras (Antes de realizar el Pedido al Proveedor. Pte. Recep. mercanca Una vez realizado dicho Pedido. Suministrados. Rechazados.
Para consultar el estado de un pedido de ventas podemos acudir a : La pantalla principal de bsqueda de pedidos desde la cual nos informar del estado de todos los pedidos. La aplicacin muestra el estado ms primitivo, es decir, si ha sido suministrada alguna de las lneas del pedido aparecer como Pte. Suministrar. Al mismo pedido de venta, en la pestaa Tipo Suministrosi queremos ver con detalle el estado de las distintas lneas del pedido. Situndonos sobre una de las lneas del pedido podremos ver si sta ha sido suministrada o no, si lo ha sido de forma parcial, o bien si ha sido rechazada. Caso de tratarse de mercancas por encargo, proporcionar adems informacin, en la misma pestaa de Tipo Suministro, acerca del nmero de pedido del proveedor,
Pgina 19 de 51
PUNTOS CRTICOS
el cdigo del proveedor, la fecha del pedido de compras y la fecha de suministro prevista al cliente.
La venta no siempre es un proceso lineal, est sujeto a continuas revisiones. Con bastante frecuencia, se nos da el caso de que el cliente rechaza parte del material que le habamos presupuestado, y estas modificaciones tenemos que trasladarlas al sistema de Gestin de la Empresa, de modo que esta modificacin se actualice en todas las actividades a las que afecte.
Rechazo de Suministros Pendientes: Si una mercanca est pendiente de entregar al cliente y, por cualquier motivo, el cliente desiste en dicha compra, se podr rechazar el pedido o lneas concretas del mismo. Para ello, pulsaremos el botn de la ventana de Introduccin de Pedidos de Ventas.
Mediante un asistente especificaremos si el rechazo es total o parcial, as como el tratamiento que se le quiere dar a los registros rechazados: Anularlos: Eliminara los registros del pedido que no hayan sido servidos total o parcialmente. Rechazarlos: No los elimina del pedido pero quedan en estado Rechazado. Desglosarlos en nuevas lneas, dejando como suministradas las que ya han sido servidas parcialmente, y pendientes de servir el resto, es decir las nuevas lneas creadas.
Pgina 20 de 51
PUNTOS CRTICOS
3. GESTIN DE PEDIDOS DE COMPRA
Siempre hay diferentes tipos de suministros y de almacn, que por sus caractersticas especficas y por estar fuera de lo estndar se nos escapan de control. Aqu corremos el riesgo de que se nos produzca una rotura de stock.
Desde este apartado se evitarn roturas de stocks y se controlarn aquellos pedidos de clientes que requieren un suministro especfico del fabricante (artculos por encargo), como para acopio de material de Venta Directa. El control de ambos se lleva desde la Ayuda a la Generacin de Pedidos a Proveedor donde se puede ver la necesidad de material para cada almacn por una u otra situacin.
Pgina 21 de 51
PUNTOS CRTICOS
En los pedidos de compras, es necesario tener abierta la posibilidad de incluir artculos de diferentes caractersticas, como por ejemplo, artculos que estn bajo mnimo. Esto debera hacerse de forma rpida y sencilla, para que el proceso de compra se siga desarrollando con su lgica normalidad.
Introduccin de un nuevo pedido de compras. Una vez que se han comprobado todas
las necesidades de material, se podr acudir a sta ventana para realizar el pedido al proveedor correspondiente, pudiendo englobarse en el mismo pedido, artculos que estn bajo mnimos, artculos encargados por clientes y artculos comprados de forma normal sin que medie ninguna necesidad de las descritas con anterioridad. Pulsando uno u otro icono ( para artculos bajo mnimos y para artculos por encargo de clientes) podemos agregar los distintos artculos al pedido de compras de forma sencilla y rpida.
Extraer Artculos Bajo Mnimos
Extraer Mercanca por Encargo
Rechazo de Suministros Pendientes
Program acin de Pedidos de Compras
Lanzar Pedido Programado
Confirmar Pedido
Alertas de avisos por correo electrnico
Pgina 22 de 51
PUNTOS CRTICOS
Cualquier tipo de informacin adicional en el pedido de compras, nos podra servir de ayuda a la compra ante artculos o pedidos en los que no podemos obviar ningn detalle.
Informacin adicional. Tal y como vimos en los presupuestos y en los pedidos de venta, en compras tambin disponemos de dos campos abiertos para realizar anotaciones con carcter general a todo el pedido (Otros Datos) y con carcter especfico a cada lnea de pedido (Descripcin ampliada), muy til sta ltima para especificar caractersticas del artculo. Cualquiera de stas anotaciones pueden mostrarse en el pedido de compras a imprimir o reservarse como informacin interna a la empresa.
Una vez confirmado el pedido de compras, automticamente, debera reflejarse esta operacin en el almacn de destino, quedando prevenido de la llegada de la mercanca.
Confirmacin de pedidos de compras. Una vez que se ha realizado y enviado el pedido al proveedor, estando ya de la confirmacin del mismo, bien va fax, mail, o por telfono, se debera marcar dicho pedido, en la aplicacin, como Confirmado , apareciendo los artculos en el almacn destino como pendientes de recibir, tal y como se podra comprobar en la pestaa de Almacenes del maestro de los artculos.
Estados de Pedidos de Compras. En los pedidos de Compras, a diferencia de las ventas, se pueden a dar tres estados comunes a todos los artculos (Pendiente de suministro, Suministrado por el Proveedor, Rechazado), dentro de los cuales se recogern distintos subestados en funcin del tipo de artculo de que se trate: Compra directa. Encargo de Cliente. Pedido Programado.
Pgina 23 de 51
PUNTOS CRTICOS
Para consultar un pedido de compras se podra acudir a la ventana principal de Introduccin de Pedidos de Compras donde podemos ver los estados de los distintos pedidos, as como realizar bsquedas por uno u otro estado. Si queremos ver con detalle el estado de alguna lnea del pedido de compras abriremos el pedido y consultaremos la pestaa Tipo de Suministro, de sta forma veremos qu lneas han sido suministradas y cules lo han sido de forma parcial. Al igual que ocurra en los pedidos de venta, el Tipo de Suministro variar en funcin de si el artculo es por encargo o no. Los artculos por encargo, dado que provienen de un pedido de venta, adquirirn los datos principales de dicho pedido: Nombre del cliente, Nmero de Pedido y Fecha, y Fecha de Suministro del pedido de venta.
Pgina 24 de 51
PUNTOS CRTICOS
4. GESTIN DE TARIFAS
Las tarifas nunca podrn ser un elemento permanente. Por la propia filosofa comercial de las empresas, habr tarifas especiales segn nos encontremos en poca o con un producto en promocin, o bien, diferentes tarifas por artculos o clientes. Pensamos que las Tarifas han de ser lo ms flexibles posible, para facilitar la venta.
Gestin de descuentos y tarifas a clientes. Si se haba negociado algn tipo de descuento se podr incluir en la misma lnea del artculo, en caso de tratarse de descuentos en artculos, o bien si el descuento afecta al total de la factura, se podr incluir en la parte inferior de la ventana del presupuesto o pedido.
Si al cliente se le realiza normalmente un descuento de este tipo ser recomendable incluirlo en su ficha, de forma que siempre que se le realice un presupuesto o un pedido rescate ste dato de forma automtica. Para reflejar precios y descuentos aplicables a artculos y/o familias durante un periodo determinado y a un grupo de clientes determinado se pueden crear tarifas desde el Mantenimiento de Tarifas y asociarlas a determinados clientes, de este modo seran aplicadas automticamente a cada pedido o presupuesto de dichos clientes. Las tarifas calculan un precio de venta de cada artculo y/o familia incluida en ella, aplicando o bien un descuento o bien un factor de marcaje sobre el precio de costo del mismo, siendo sta una de las posibilidades lo cual queda en funcin de la poltica de precios adoptada por la empresa. Se podrn copiar tarifas tomando como plantilla una existente, pudiendo aumentar o disminuir el precio de venta que aplica.
Pgina 25 de 51
PUNTOS CRTICOS
Gestin de Tarifas aplicadas a promociones. A continuacin detallaremos el proceso existente para la creacin, asignacin y utilizacin de Tarifas habituales de Clientes y Tarifas de Promocin:
1).- Para ello partiremos de la base de que un cliente debe tener una Tarifa habitual en la que se recojan sus condiciones especiales, si es que las tuviera. 2).- La asignacin de la Tarifa al cliente ser realizada en el propio mantenimiento de clientes, utilizando el campo habilitado a tales efectos y una vez haya sido creada desde el mantenimiento de Tarifas. 3).- Desde este momento cada vez que se realice un Presupuesto, Pedido o Albarn a dicho cliente, se ofrecer su Tarifa habitual como Tarifa por defecto, aunque podra ser cambiada puntualmente por otra. 4). Existe una figura dentro de las Tarifas que prevalece sobre el resto, dicha Tarifa ser creada dndola de alta con un cdigo que ser exactamente igual al cdigo del cliente con el que se desea relacionar, para a continuacin introducir su descripcin, fechas de vigencia y detalle de productos o familias con sus condiciones especficas. - Digamos que sta sera la Tarifa adecuada para crear Promociones con condiciones distintas a las habituales, las cuales estarn vigentes en funcin de las fechas de vigencia establecidas en la Tarifa. Dicha Tarifa se asocia directa y automticamente al cliente simplemente por el hecho de tener como cdigo el mismo cdigo que el propio cliente. Se puede entender a esta Tarifa como Tarifa Matriz, por este hecho, ya que prevalece por encima de otras asignaciones realizadas al cliente en lo que a Tarifas se refiere. 5).- La forma de proceder de MIC2000 a la hora de realizar una venta en funcin del producto vendido y con relacin a su precio es como sigue: Supongamos(cosa que es verdad) que tenemos una Tarifa 01 para clientes Particulares cuyo cdigo en el maestro de clientes sea 43099999999 por ejemplo, el cual tiene asociada dicha Tarifa 01 como Tarifa habitual, con unas condiciones comunes a todos ellos. Al crear por ejemplo un Presupuesto al cliente 43099999999 se dar por defecto como Tarifa del mismo la Tarifa 01. La mecnica seguida al introducir un nuevo artculo es como sigue:
Pgina 26 de 51
PUNTOS CRTICOS
El cdigo de artculo introducido se buscar siempre en primera instancia en la Tarifa Matriz (cuyo cdigo coincide con el del cliente introducido en el documento(Presupuesto en este caso), en caso de que sta existiera, si por el contrario no existiera dicha Tarifa creada, o no contuviera dicho producto, se remitira a buscar el producto en la Tarifa del documento, en nuestro ejemplo la 01 para obtener de esta las condiciones de Precio, para ltima instancia en caso de no existir tampoco en ella remitirse a las condiciones de dicho producto en el maestro de artculos finalmente. El hecho de buscar un artculo en una Tarifa y no encontrarlo provoca la misma actuacin que si la Tarifa estuviese fuera de vigencia, por lo que si utilizramos la Tarifa Matriz como Tarifa de Promocin, vigente durante un periodo concreto, al introducir un producto, como ya hemos visto, en primer lugar se buscara en ella y mientras la fecha del Presupuesto est dentro de la vigencia de dicha Tarifa, las condiciones de Precio se tomarn de ella. Si por el contrario al introducir el producto, ste no estuviera contemplado en dicha Tarifa, o bien ya hubiese expirado la promocin, o no existiera la Tarifa, se intentara localizar en la Tarifa del documento, en nuestro ejemplo la 01, obteniendo de ella las condiciones de Precio. De este modo y de forma automtica en funcin de las fechas aplicadas se cambia de la Tarifa de promocin a la del documento, en funcin de las mismas y sin que el vendedor tenga que preocuparse de modificar nada en principio. El nico requerimiento de este proceso es que exista la Tarifa Matriz y que se mantengan correctamente las fechas de vigencia de la misma, as como las condiciones de precio de los artculos que contiene. Aunque no es necesario asociar al cliente dicha Tarifa Matriz, dado que se relaciona con el cliente debido a que tienen el mismo cdigo, si es conveniente que el cliente tenga asociada como dijimos al principio una Tarifa habitual para periodos en los que no hay promociones, a la que se pueda remitir el proceso cuando sea necesario, caso como decamos de no existir la Tarifa Matriz, de no contener el artculo indicado o de estar fuera de vigencia.
MIC200 ERP+, nos permite asociar un cliente a una tarifa, diferenciar en las tarifas tonos y calibres, poder controlar las ventas por familias, sectores, clientes, marcas vigencias.
Pgina 27 de 51
PUNTOS CRTICOS
Esta flexibilidad nos ha permitido a la hora de confeccionar presupuestos hacer cambios sobre los precios, descuentos, cambios % de comisin, desde el mismo presupuesto sin que afecte a la tarifa del cliente, y manteniendo un histrico de ese presupuesto.
Pgina 28 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 29 de 51
PUNTOS CRTICOS
Los artculos comprados a proveedores, a su vez, estn sujetos a unas tarifas, que pueden estar pactadas, y que si las tuviramos controladas automticamente a travs de la Gestin, la operacin de la compra, sera mucho ms rpida y sencilla. Siempre que encontremos todas las operaciones integradas en una misma aplicacin informtica, automticamente estaremos ganando en rapidez, sencillez, control y, en definitiva, eficacia.
Gestin de tarifas de proveedores. Para introducir fcilmente tarifas sobre productos pactadas con un proveedor se dispone de una ventana Introduccin Rpida de Tarifas de Proveedor.
Toda la informacin aqu contenida es actualizada automticamente y puede ser consultada desde el maestro de los artculos (Apartado de Proveedores Adicionales).
Pgina 30 de 51
PUNTOS CRTICOS
5. DESCUENTOS DE IVA
Cada da es ms comn el vender por catalogo, esa venta por catalogo con lleva precios con IVA, esto nos obliga a tener que dar el precio al cliente sin IVA.
MIC2000 ERP+, nos permite poder hacer descuentos de IVA a la misma vez que se ofrece el presupuesto al cliente.
Pgina 31 de 51
PUNTOS CRTICOS
6. GESTIN DE RIESGO
El controlar el riesgo de cliente es principal para hacer una venta segura, pensamos que el controlar el riesgo no solo ha de ser desde el los Albares, creemos que debe de ser ms exhaustivo.
Para nosotros el control de Riesgo ha de ser total, y se ha de tener en cuenta los mximos parmetros posible, para que sea lo ms eficaz posible. Todo este control ha de partir desde la misma Gestin Comercial, antes de comenzar la operacin. Y tendremos en cuenta: Albaranes S/F. Saldos Contables. Vencimientos.
Pgina 32 de 51
PUNTOS CRTICOS
5. GESTIN DE ALMACENES
Del perfecto control del almacn va a depender la capacidad de respuesta que podamos dar a los clientes. Cuanto ms automatizado tengamos este control, en mayor medida nos podremos ahorrar situaciones como vender sin que tengamos existencias en el almacn.
Para un adecuado control de los almacenes es necesario especificar aquellos artculos a los que no se permitir dar salida por falta de existencias, Tono/Calibre, Mercanca por Encargo, etc..., como vimos anteriormente. Para controlar dicha situacin en el maestro de artculos ha de permanecer vaca la casilla vender sin existencias y hay que definir en la pestaa de Almacenes un stock mnimo y mximo por cada almacn para cada artculo, Etc... De esta forma la aplicacin no permitir hacer albaranes de venta de artculos cuyo nivel de existencia en almacn no sea suficiente.
Siempre que hagamos un traspaso de mercancas entre los diferentes almacenes que tengamos, en todo momento, la aplicacin debera mantener un estado del almacn correcto. Como vimos anteriormente, incluso en situaciones de traspasos especiales, es fundamental conocer en todo momento en qu tipo de disponibilidad se encuentran los artculos.
Para el Traspaso de mercancas entre Almacenes se recogen dos momentos distintos: Uno, el traspaso propiamente dicho, que es cuando se enva mercanca del almacn origen al almacn destino. Se realiza a travs de la opcin del men Traspasos entre Almacenes(siempre dentro de la misma Empresa) donde se pueden consultar los stocks de los artculos a traspasar mediante el icono . Es en este momento cuando la aplicacin da de baja la mercanca traspasada.
Pgina 33 de 51
PUNTOS CRTICOS
Otro, la recepcin de los artculos en el almacn destino. Es en el momento en que se recepciona la mercanca, mediante el icono , cuando se da de alta en el almacn destino. Entradas o salidas especiales de almacn (por diferencias en inventario, etc.) se realizan a travs de la ventana Movimientos especiales de Almacn.
Otro apartado de gran utilidad, sobre todo para los responsables de almacn es el apartado de Planificacin de Pedidos, dentro del cual se cruza toda la informacin relativa tanto a Pedidos de Compras como de Ventas, para un control exhaustivo y detallado de Fechas Previstas y Reales e Simunistro, con objeto de poder entre otras cosas, Planificar repartos y distribucin de la mercanca y sobre todo, de la mercanca por encargo solicitada por los distintos clientes.
Pgina 34 de 51
PUNTOS CRTICOS
6. GESTIN DE ACCIONES COMERCIALES (EXPOSITORES / CATLOGOS PUBLICITARIOS, ETC...)
Como hemos ido comprobando, siempre que podamos ir automatizando e integrando todas las operaciones que desarrollemos en la empresa, mucho ms eficaz ser la Gestin Global. Las Acciones Comerciales son una actividad inherente a toda empresa, independientemente del sector al que pertenezca; y mucho ms en el caso del sector BYC que depende directamente de la Exposicin, as como de la distribucin de trpticos publicitarios. Cmo podramos automatizar y gestionar estas acciones?
MIC2000 ofrece la posibilidad de disear y estructurar informticamente las distintas Acciones Comerciales realizadas por la empresa, tanto con el objeto de controlar su gestin, como de poder realizar el seguimiento del impacto que dichas Acciones tienen sobre las Ventas de aquellos productos a los cuales se orientan las mismas. Dentro del Sector de BYC, este apartado de MIC 2000 est especialmente orientado a la Gestin de Expositores, sin descartar que las mismas herramientas y funcionalidades que ofrece, puedan ser utilizadas igualmente para obtener la misma o similar informacin acerca de la repercusin que asimismo puedan tener los diferentes folletos publicitarios lanzados a lo largo del ejercicio, con el objeto de hacer llegar a sus clientes informacin acerca de promociones de productos concretos. Aunque el formato fsico de ambas Acciones sea muy diferente, entendemos que al fin y al cabo se trata de lo
Pgina 35 de 51
PUNTOS CRTICOS
mismo, es decir, exponer, ya sea mediante un mueble expositor o mediante un folleto o revista, una serie de productos, que por diferentes motivos comerciales , se estima que son susceptibles de estar incluidos en los mismos. Para ello MIC 2000 permite crear diferentes Acciones Comerciales que una vez codificadas y denominadas tanto en un sentido como en otro de los mencionados anteriormente.
Realizar la composicin deseada en base a una subdivisin, de la entidad que se haya creado, Expositor Folleto, de Paneles, Puertas, Bandejas o Pginas, dentro de las cuales se podrn incluir un n ilimitado de productos, siendo stos agrupados dentro de cada una de dichas divisiones segn el criterio ms adecuado, comercialmente hablando. Para ello cada Accin Comercial, al margen de un cdigo y una descripcin segn los cuales ser identificada en adelante, estar asociada a uno o ms clientes, para lo cual se usar la figura que en MIC 2000 existe habilitada a tales efectos, es decir, se crearn Seguimientos o Agrupaciones de Clientes especficas, las cuales podrn contar con uno o ms clientes agrupados por tener como mnimo la caracterstica comn de estar relacionado con la Accin Comercial en cuestin, en el caso de Expositores por ejemplo, seran clientes que tienen instalado el mismo Expositor. Asimismo, cada Accin Comercial contar con un periodo de fechas que determinar el momento en que entra en vigor hasta que finaliza la misma , que ser utilizado a efectos estadsticos y de obtencin de informes, como referencia.
Para facilitar la creacin rpida de Acciones Comerciales cabe la posibilidad de manejar herramientas que permiten, que a partir de una ya existente se creen nuevas versiones que conservaran el mismo cdigo que la de origen, pero con un nmero de versin que las diferencie, independientemente de que el contenido de la
Pgina 36 de 51
PUNTOS CRTICOS
misma pueda ser distinto, as como el Seguimiento al que estar asociada o de las fechas de vigencia. Esto provocar a su vez que las Acciones Comerciales cambien su estado original por del de Versionadas, a efectos, como ocurre en otros sistemas de estados existentes en MIC2000, de filtros y bsquedas. Asimismo existe la posibilidad de Copiar ntegramente Acciones Comerciales, lo cual, unido a la posibilidad de crear nuevas versiones de otras existentes, y con la nica diferencia de que el cdigo sera distinto, permite trabajar con plantillas creadas a tales efectos, reduciendo considerablemente el esfuerzo a la hora de crear nuevas Acciones Comerciales.
Este apartado permite asimismo no slo la gestin de Acciones Comerciales a efectos de Exposicin o difusin de Productos, sino que por sus especiales caractersticas y sus posibilidades de organizacin, permitir que a partir de la informacin contenida en ellas, podamos, independientemente de la emisin de otros listados e informes estadsticos, emitir
Pgina 37 de 51
PUNTOS CRTICOS
etiquetas tanto a nivel individual como a nivel de Pginas, Paneles, Puertas, Etc...
Al margen de lo anterior existen asimismo una serie de listados bsicos que mostramos a continuacin, los cuales podrn y debern ser adaptados a medida segn las necesidades y expectativas de la empresa que los vaya a utilizar , durante las labores de Implantacin de MIC2000.
Pgina 38 de 51
PUNTOS CRTICOS
7. GESTIN DE OBRAS (PROYECTOS)
En la mayora de los casos, el tratamiento que se hace de los proyectos o las obras, no pasa de ser el de un mero elemento que se da de alta, slo para, por ejemplo, asignarle las horas dedicadas de un operario o un presupuesto. Sin embargo, para el sector BYC, las obras o proyectos merecen una mayor importancia, por su envergadura, y es necesario conocer y controlar todos los aspectos que le pudieran afectar, ya que se encuentran estrechamente relacionados con los presupuestos.
La Gestin de Obras es un dato muy relevante dentro de MIC2000 y sobre todo dentro del sector BYC. Por lo tanto y debido a su gran importancia es una informacin que est presente en la prctica totalidad de los apartados tanto de Compras como de Ventas, a nivel tanto de gestionar la mercanca como a nivel de Facturacin, Estadsticas, etc... La Obra es tratada bsicamente como un sub-cliente, dentro de cada cliente que mueve diferentes Obras (Proyectos para MIC2000), en el sentido en que al disponer de datos especficos como Forma de Pago, Tarifa, Agente y Tipo de Operacin entre otros, los cuales prevalecen sobre los datos del cliente que a su vez dispone de los mismos, entendiendo que existe un mayor nivel de detalle en la Obra a efectos de poder tener definida una Forma de Pago Especial o un Agente determinado, as como una Tarifa diferente de la habitual, siendo asociada la venta a dichos parmetros en lugar de a los parmetros del cliente, si es que as se desea.
Las Obras pueden ser localizadas y filtradas entre otros datos, en funcin del estado en que se encuentra: PENDIENTE DE INICIO. EN CURSO. TERMINADA.
Pgina 39 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 40 de 51
PUNTOS CRTICOS
8. GESTIN DE INCIDENCIAS
Entre otros aspectos, del Servicio Postventa depende el que un cliente nos vuelva a comprar o que no, incluso, en el peor de los casos, de la falta de calidad de la postventa se deriva el que lo que en un momento fue una compra firmada, se convierta en una devolucin por parte del cliente y su correspondiente abono. Por todo esto, como se est comprobando, es necesario un control de las devoluciones y abonos del material, que nos permita no slo conocer cundo se registr la reclamacin del cliente, sino tambin, ser capaces de hacer un seguimiento de qu personas participaron en la resolucin de la reclamacin y qu soluciones propusieron.
Desde este apartado podremos gestionar todo lo referente a Devoluciones de material y Peticiones de Abono de los mismos, a efectos de control por parte de almacn bsicamente y sin otras pretensiones que las de mantener un Histrico de la Gestin de estos temas especficos, obteniendo informacin estadstica de distinta ndole como por ejemplo de aquellas incidencias que estn pendientes de cerrar, cerradas, etc...
Al margen de poder reflejar el detalle del origen y posterior resolucin de la Incidencia, sin descartar la posibilidad de este mdulo, de ser consultado por los propios clientes a
Pgina 41 de 51
PUNTOS CRTICOS
travs de Internet para abrir nuevas incidencias, consultar las existentes etc..., siempre que se renan las condiciones necesarias, a nivel de comunicaciones, accesos a internet, etc...
A continuacin mostramos un ejemplo de lo que podra ser un formato impreso especfico para comunicar al almacn una Peticin de Abono, a partir de una incidencia concreta.
Pgina 42 de 51
PUNTOS CRTICOS
9. ESTADOS DE CARTERA DE PAGOS Y COBROS.
Hablamos de tarifas, presupuestos, riesgos, accines comerciales, etc. Pero no se debe de olvidar que tan importantes es saber cuanto vendo y a como lo vendo, como tener controlado nuestros pagos y cobros.
MIC2000 ERP+ nos va ha permitir listados de Cobros y Pagos, y la vez nos servir para poder hacer previsiones de Tesorera. Nos permitir hacer emisin e impresin de efectos con Integracin de contabilidad e incluso general una carta adjunta. Remesas de efectos, generando su contabilizacin automtica y generando un soporte magntico para enviar al banco en el modelo oficial Control de pagos pendientes y avisos, vamos a poder sacar informacin general o bien seleccionando un proveedor en concreto, incluso podremos agrupar los pagos y seleccionar la Cta. de pago.
Pgina 43 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 44 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 45 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 46 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 47 de 51
PUNTOS CRTICOS
8. EJEMPLOS DE INFORMES.
Pgina 48 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 49 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 50 de 51
PUNTOS CRTICOS
Pgina 51 de 51

Puntos Criticos BYC

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Puntos Criticos BYC

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

Solucin Integral para la Gestin Empresarial

La nomenclatura que vamos a ir empleando en estas pginas, es la siguiente:

Problemtica detectada en el Sector.

: Solucin proporcionada por MIC2000 ERP+.

: Puesta en Prctica de la Solucin proporcionada por MIC2000 ERP+.

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

Estas problemticas o puntos crticos, los vamos a abordar en 8 grupos de operaciones:

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

DESCRIPCIN AMPLIADA POR CADA LNEA DE PRODUCTO

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

Designacin de desglose por TONO/CALIBRE

Asignacin de permiso para vender sin existencias .

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

UNIDADES DE MEDIDA: Disponibilidad de seleccin de conversin a otras, diferentes unidades de medida y

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

Consulta de Riesgo Consulta de Facturacin

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

Consulta de Albaranes Consulta de Presupuestos Consulta de Pedidos

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

2. GESTIN DE ENTREGAS A CUENTA.

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

3. GESTIN DE PEDIDOS DE VENTA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

3. GESTIN DE PEDIDOS DE COMPRA

PUNTOS CRTICOS BAO Y CERMICA

EMPRESAS DE BAO Y CERMICA

Extraer Artculos Bajo Mnimos

Extraer Mercanca por Encargo

Rechazo de Suministros Pendientes

Program acin de Pedidos de Compras

Lanzar Pedido Programado