REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA MAESTRA EN GERENCIA DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

CONVENIO UNEFA-MPPRE

Diseo de un Sistema de Informacin Documental para la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del P.P. para las Relaciones Exteriores y las Misiones Diplomticas de Venezuela acreditadas en Amrica Latina.

Participante: Oliveth Matute C.I. 12385734

Caracas, Diciembre 2011

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA MAESTRA EN GERENCIA DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES CONVENIO UNEFA-MPPRE

Diseo de un Sistema de Informacin Documental para la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del P.P. para las Relaciones Exteriores y las Misiones Diplomticas de Venezuela acreditadas en Amrica Latina. RESUMEN
El Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores, es un Organismo Pblico del estado Venezolano, tiene como misin planificar, formular y ejecutar, bajo la conduccin directa del Presidente de la Repblica, la poltica internacional del Estado y la Nacin venezolana, a travs de la coordinacin y armonizacin de las acciones de los diversos rganos del Estado, en lo que concierne a las relaciones internacionales, a objeto de propiciar una posicin estratgica, consecuente con la defensa del Inters Nacional. La investigacin se centra especficamente en La Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin, es la encargada de coordinar lo relativo a los archivos y la gestin documental del servicio interno y de las misiones diplomticas, garantizando que se cumplan las normas relativas a la codificacin, clasificacin, desincorporacin de documentos para que se realice de manera organizada, utilizando instrumentos de descripcin archivsticas como inventarios, ndices, formatos, guas de codificacin para expedientes, de manera de establecer la organizacin documental en el Ministerio. La investigacin se basa en disear un sistema de informacin documental entre la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores y los Archivos de las Misiones Diplomticas de Venezuela acreditadas en Amrica Latina, lo que pretende lograr la vinculacin comunicacional entre estas, para mejorar el tiempo de respuesta efectiva y lograr la organizacin de esos archivos utilizando la tecnologa disponible.

NDICE pp.

RESUMEN INTRODUCCIN CAPTULO I. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Objetivos

ii 5 8 8

12 Objetivo General 12 Objetivo Especficos Justificacin de la investigacin

Alcance de la investigacin CAPTULO II. MARCO TERICO Bases Tericas MARCO METODOLGICO Tipo de Investigacin

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Diseo de Investigacin Poblacin Muestra del estudio Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos Validacin y Confiabilidad del Instrumento de Recoleccin de Datos Tcnicas de Anlisis e Interpretacin de Resultados Variables y tabulacin de datos Anlisis estadsticos de los datos BIBLIOGRAFA ANEXOS

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INTRODUCCIN Los Sistemas de Informacin Gerenciales (SIG) y las Tecnologas de Informacin y la Comunicacin (TIC) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales sistematizando los procesos de manera de dar respuesta rpida y eficaz a las necesidades de las mismas. Con el uso de estas herramientas tecnolgicas se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra ventajas competitivas. Algunos autores como, Garcia y Martin (1980), Hersey y Blanchard (1977), Terry y Franklin (1986), coinciden en sealar que se necesitan tres tipos de habilidades para desarrollar efectivamente el trabajo gerencial. Estas habilidades son: La habilidad tcnica: implica la capacidad para usar el conocimiento tcnico, los mtodos, las tcnicas y los medios necesarios para la ejecucin de tareas especficas. Envuelve un conocimiento especializado, capacidad analtica, facilidad para el uso de tcnicas y herramientas. La habilidad humana: es la sensibilidad o capacidad del gerente para trabajar de manera efectiva como miembro de un grupo y lograr la cooperacin dentro del equipo que dirige. La habilidad conceptual: consiste en la capacidad para percibir a la organizacin como un todo, reconocer sus elementos, las interrelaciones entre los mismos, y como los cambios en alguna parte de la organizacin afectan o pueden afectar a los dems elementos. Las bibliotecas y centros de documentacin aparecen, en este nuevo entorno, como uno de los elementos bsicos e imprescindibles para conseguir los objetivos previstos, proporcionando al usuario los elementos que debe utilizar para desarrollar con xito su aprendizaje; a los docentes, los servicios y herramientas que le facilitarn su labor al desarrollar estos nuevos modelos de enseanza; al investigador, poniendo a su alcance aquellos recursos que le permitirn sentar las bases de su investigacin. En tal sentido, en cualquier rea de investigacin un sistema de informacin gerencial eficaz, es el que brinda informacin exacta, confiable, oportuna y pertinente, til para apoyar la toma de decisiones, permitiendo una mayor eficiencia

en la conduccin de la empresa. Y la base de un eficaz sistema de informacin gerencial reside en el manejo eficiente de la informacin, interna y externa, vinculada con la organizacin. Por ello es sumamente importante definir y clasificar adecuadamente los datos que se requieren para la toma de decisiones (los registros que no se utilizan, la recoleccin de datos irrelevantes y la redundancia de informacin atenta contra el logro de la eficiencia organizacional). Para lograr esto, es necesario: Identificar qu informacin debe recolectarse. Identificar qu datos estn disponibles, ya sea dentro de la propia organizacin o en al ambiente externo. Determinar qu datos se necesitan pero no existen y, por tanto, deben crearse. Asegurar procesos informticos eficientes para elaborar informacin para la conduccin superior al mnimo costo. Un aspecto a considerar es que los documentos convenientemente definidos, adems de cumplir con un propsito o funcin especfica, ayudan a recopilar datos relevantes, aportan datos requeridos para preparar informes y proveen una base de datos para mejorar las operaciones y fundamentar la toma de decisiones estratgicas. En consecuencia, cada documento debe disearse para recoger datos relevantes, facilitar la agrupacin de esos datos y ser una verdadera fuente de datos tiles a partir de los cuales se pueda elaborar la informacin necesaria para la planificacin. Por otra parte, el sistema de informacin gerencial debe generar la informacin requerida por los usuarios, suministrando informacin sobre las operaciones y los efectos de las decisiones utilizando al mximo el principio de excepcin. Para ello, deben ser diseados a medida no slo de las caractersticas especficas de la organizacin, sino tambin de la personalidad y el estilo de los destinatarios. Por esta razn, la presente investigacin se basa en proponer un sistema de informacin documental entre los Archivos de las Misiones Diplomticas de Venezuela en los Pases de Amrica Latina y la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, pretende lograr la vinculacin comunicacional entre estas, para mejorar el tiempo

de respuesta efectiva y lograr la organizacin de esos archivos utilizando la tecnologa disponible. Por lo antes expuesto, se presenta este trabajo de investigacin, dividido en tres (3) captulos los cuales se describen a continuacin: El primer captulo, se inicia con el planteamiento del problema, donde se presentarla importancia y justificacin del mismo, de igual forma son sealados los objetivos generales y especficos de la investigacin. Seguidamente se presenta el segundo captulo, apoyado en bases tericas estructuradas conceptualmente, donde el investigador utiliza cita de autores bibliogrficos, para definir cada uno de los trminos referidos a la investigacin y reforzar con referencias a otras investigaciones que sustentan el presente estudio, y el tercer captulo muestra la metodologa a utilizar.

CAPTULO I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema En la actualidad la caracterstica fundamental de la globalizacin es la velocidad del cambio en diferentes aspectos y dimensiones: econmicos, polticos, social, tecnolgico y comercial, motivo por el cual las organizaciones empresariales y gubernamentales deben desarrollar la capacidad para enfrentar el cambio y reaccionar adecuadamente frente a los factores del entorno y de este modo adelantarse proactivamente a sus necesidades y condiciones. Ello implica, que las organizaciones sea considerada como un sistema donde interactan los diferentes elementos que la conforman: personas, procesos y recursos, con el propsito de obtener el mejoramiento contino de los resultados a nivel gerencial de los procesos. En este sentido el Estado esta sujeto al servicio pblico o inters general y en su evolucin y transformacin ha diseado modelos organizativos que con el tiempo tienden a ser ineficaces, por la complejidad acrecentando as el nmero de problemas entre los cuales se pueden mencionar: inadecuacin de la estructura organizativas a las nuevas realidades, obsolescencias de los procedimientos, burocracia para ser oportuno y generar resultados ptimos, inexistencia de redes de informacin y rezago tecnolgicos lo que crea deficiencia en el flujo de informacin. Ante este escenario, es indispensable que el Estado dicte pautas para acometer los cambios organizativos y funcionales en la Administracin Pblica Nacional tanto centralizada como descentralizada que permita flexibilizar su estructura para privilegiar la eficiencia y eficacia. Las organizacin del Estado como sistema, se ve influenciado por el entorno y sus cambios constante le hace vulnerable, antes este agotamiento es necesario que instrumente las adaptaciones que son impostergable para fortalecer y garantizar su papel como rector y ejecutor de polticas pblicas al servicio del ciudadano.

As pues, considerando los objetivos y la misin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, en cuanto al establecimiento de relaciones diplomticas con los pases del mundo y para darle cumplimiento a esta labor es importarte mantener el vnculo de organizacin, planificacin y control con las Misiones Diplomticas de Venezuela en el exterior, en cuanto a la gestin administrativa y documental que estas generan. En la actualidad, se presenta la necesidad de establecer un mecanismo que permita una comunicacin directa y continua con las misiones diplomticas acreditadas en el exterior, para el control y seguimiento de la gestin documental y la organizacin de los archivos de las Misiones Diplomticas, debido a la dificultad que existe en cuanto el tiempo, la distancia y la capacidad de respuesta entre el Ministerio y la Embajada o Consulado respectivo, retardando el proceso de atencin de cada una de ellas. Por tanto, es importante dar cumplimiento al Sistema de Archivo establecido y las normas existentes en la Institucin, y de esta manera contribuir a la conservacin y preservacin del reservorio documental de carcter histrico, administrativo y testimonial del Acervo documental de la nacin en materia de relaciones internacionales. Por consiguiente, la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin, es la encargada de coordinar lo relativo a los archivos y la gestin documental del servicio interno y de las misiones diplomticas, garantizando que se cumplan las normas relativas a la codificacin, clasificacin, desincorporacin de documentos para que se realice de manera organizada, utilizando instrumentos de descripcin archivsticas como inventarios, ndices, formatos, guas de codificacin para expedientes, de manera de establecer la organizacin documental en el Ministerio. Por ello, es necesario establecer un mecanismo tecnolgico, una plataforma que vincule de manera rpida y efectiva los criterios para mejorar y organizar los archivos, a travs de un Sistema de Informacin que permita precisar detalles, asesorar de manera directa al personal que labora en los archivos de las Misiones Diplomticas, con el uso de las nuevas tecnologa, para lograr una mejor comunicacin entre ellas.

La Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, fue creada el 05 de Enero de 1988 mediante Resolucin Ministerial N DGSSA.DSE-04 publicada en la Gaceta Oficial de Venezuela N 33.880 de fecha 07 de Enero de 1988 bajo la denominacin de "Direccin General Sectorial de Biblioteca, Documentacin y Archivo", con el propsito de que el Ministerio de Relaciones Exteriores de Venezuela contara con una dependencia tcnica encargada de fijar las polticas para la organizacin, sistematizacin y preservacin de los recursos de informacin documentales y bibliogrficos del Ministerio. Su misin es la de planificar, ejecutar y asesorar la custodia, organizacin y administracin de los recursos de informacin de carcter archivstico, bibliogrfico e histrico generados desde las diferentes dependencias del MRE con la finalidad de favorecer la toma de decisiones y garantizar a la ciudadana en general el acceso, oportuno, a la cultura e informacin en el rea de las relaciones internacionales. Entre sus funciones bsicas destacan: - Actuar como depositaria de los materiales bibliogrficos y no bibliogrficos del Ministerio de Relaciones Exteriores, aplicar las Normas correspondientes del "Sistema de Archivo M.R.E" y coordinar la custodia de los Archivos del Despacho. - Sistematizar y publicar la informacin de carcter histrico sobre la base de la documentacin existente en los Archivos del Ministerio, coordinar las actividades de compra, canje y donacin, as como la distribucin de los materiales bibliogrficos editados por el Despacho. - Apoyar la gestin de las Misiones de Venezuela mediante el suministro de informacin, mantener vnculos con el Instituto Autnomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Biblioteca, con los Archivos de otros entes de la administracin Pblica Nacional y otros organismos nacionales e internacionales. - Certificar las copias y transcripciones de los documentos custodiados en el Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores. Apoyo a las Misiones

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Se trata de contribuir a la gestin de las Misiones de Venezuela en el exterior mediante el suministro de informacin continua, oportuna, actualizada y confiable acorde con los lineamientos e intereses de la poltica exterior de Venezuela. Este Proyecto se desarrolla mediante la diseminacin selectiva de informacin, Lista Bsica y Lista Especial respuestas. La diseminacin selectiva, est conformada por publicaciones de ndole econmica, turstica, cientfica, poltica, social, jurdica, cultural y educativa de Venezuela. Lista Bsica, se refiere a material de uso permanente de los funcionarios: fotocopias de las Gacetas Oficiales de la Repblica de Venezuela, Guas telefnicas, Directorios, Leyes y Reglamentos. Con esta propuesta se puede establecer una red unificada que permita en tiempo real interactuar con los encargados de cada uno de esos archivos para la formulacin de estrategias e intercambio de informacin y determinar los criterios de organizacin archivstica, obteniendo el control, seguimiento y retroalimentacin necesaria para el mejoramiento de los procesos. Es importante destacar, la delimitacin en la aplicacin del Sistema de Informacin entre los archivos de las Misiones Diplomticas de Venezuela en los Pases de Amrica Latina y la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, como prueba piloto, para luego establecerlo en las representaciones diplomticas de los otros continentes.

OBJETIVOS

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Objetivo General Diseo de un Sistema de Informacin Documental para la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del P.P. para las Relaciones Exteriores y las Misiones Diplomticas de Venezuela acreditadas en Amrica Latina. Objetivos Especficos 1.- Elaborar un diagnstico archivstico de las Misiones Diplomticas acreditadas en Amrica Latina. 2.- Analizar la informacin para establecer los criterios a utilizar en el diseo del sistema de informacin. 3.- Disear un Sistema de Informacin eficaz para la interrelacin organizacin y control de los Archivos de las Misiones Diplomticas acreditadas en Amrica Latina y la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Exteriores. Relaciones

Justificacin de la Investigacin

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El estudio se justifica desde el punto de vista tcnico-gerencial, mejoras continuas, de bsqueda de sistemas de informacin gerencial, de calidad, costos, tiempo de respuesta, velocidad de los procesos, y permite mejoras en niveles en donde no slo se cuenta en cmo lograrlo sin no como medir los resultados de dichas acciones, adems del seguimiento de los parmetros de control estadsticos del proceso. Acadmicamente adquiere relevancia por cuanto el trabajo constituir la base para la realizacin de otros estudios en esta lnea de investigacin. As mismo con los resultados del estudio se beneficiaran no solo el nivel gerencial de la Institucin sino personal administrativo y diplomtico y establecer una red unificada que permita en tiempo real interactuar con los encargados de cada uno de esos archivos para la formulacin de estrategias e intercambio de informacin y determinar los criterios de organizacin archivstica, obteniendo el control, seguimiento y retroalimentacin necesaria para el mejoramiento de los procesos. Y por ltimo, a la investigadora contribuir una vez ms a la formacin profesional y servir de insumo para aplicar los conocimientos adquiridos durante su desarrollo.

Alcance de la Investigacin

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El alcance del estudio comprende, desde diagnstico y anlisis de la informacin para establecer los criterios del diseo del sistema, hasta la presentacin de la propuesta del un modelo de Sistema de Informacin eficaz para la interrelacin en la organizacin y control de los Archivos de los pases Alba y la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, un mecanismo tecnolgico, una plataforma que vincule de manera rpida y efectiva los criterios para mejorar y organizar los archivos, a travs de un Sistema de Informacin que permita precisar detalles, asesorar de manera directa al personal que labora en los archivos de las Misiones Diplomticas, con el uso de las nuevas tecnologa, para lograr una mejor comunicacin entre ellas.

CAPTULO II. MARCO TERICO Bases Tericas

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Nuestras vidas giran en torno a la informacin que podemos percibir de nuestro entorno, si no logramos sacar conclusiones acertadas, estamos en clara desventaja de nuestros convivientes humanos. El existencialismo plantea que toda la vida es una constante decisin, debemos elegir en cada momento de nuestras vidas, y las decisiones claramente deben estar basadas en informacin, la informacin se produce cuando logramos interpretar datos, es decir, seales de nuestro entorno y concluimos algo de ellas, es porque hemos extrado informacin, luego si nuestro razonamiento es acertado tenemos la capacidad de hacer una, en teora, buena decisin. Importante sealar, que la informacin debe tener una serie de caractersticas implcitas para que podemos utilizarla (debe ser fidedigna, a tiempo, etc.), asumiendo cumplidos estos requisitos pasamos a la etapa de la razn en donde podemos transformar esa informacin en conocimiento y agregar as un tem ms a nuestro saber. Pues bien, estas reglas de conducta que construyen nuestro saber no son las directrices en nuestras vidas o mejor dicho no debieran ser, esto slo vale para vivir en el mundo actual, la verdadera forma de aprender y vivir es la bsqueda de la sabidura y no del saber, si bien el saber es importante debe ser utilizado para ser mejores personas y no para el beneficio propio o colectivo reducido. Los avances tecnolgicos se producen a velocidad vertiginosa, cambiando por completo el mundo en que vivimos en cuestin de meses. Nunca antes se haba avanzado tanto y tan rpidamente. Vivimos un momento nico. Un momento tan cambiante que lo nico que sabemos es que todo lo que ahora es podra dejar de ser en cualquier momento. Y con cada cambio aparecen numerosas oportunidades que hacen que sea necesario estar preparados para aprender y asimilar las nuevas realidades gilmente. Cada cambio tecnolgico altera para siempre la realidad. Reduce costes o tiempos, aumenta capacidades, resuelve problemas al tiempo que los genera, y todo eso tiene una influencia enorme en la realidad. Si no cambia todo al tiempo que la tecnologa, se produce un desfase que propicia un claro desaprovechamiento de los recursos.

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La informacin es una herramienta fundamental. Es la clave para la generacin de ideas y proyectos. La clave para progresar. El aumento exponencial de nuestra capacidad de comunicacin y de la disponibilidad de informacin debera repercutir necesariamente en una aceleracin del ritmo de crecimiento econmico y social directamente proporcional en todos los mbitos. A nivel global, nacional, empresarial y personal. Y depende de nosotros aprovechar las oportunidades que brindan los avances tecnolgicos y adaptarnos a la nueva y cambiante realidad digital. Es, sin duda, el momento de aprovechar las nuevas capacidades comunicativas y tecnolgicas para marcar la diferencia. Pero tropezamos con la barrera de la resistencia al cambio, presente en todos los mbitos. Hay muchas cosas que no podemos saber sobre el futuro. Ni siquiera los expertos predijeron la importancia que llegaran a tener los mviles. Pero hay cosas que s que sabemos. En un nuevo siglo como el actual, en el cual los sistemas de informacin se han desarrollado de tal manera que la informacin ocurrida en un x lugar del planeta puede ser leda en todas partes del mundo en tan solo 5 o 10 minutos despus de ocurrida la informacin, el acceso a la informacin se ha convertido en una herramienta extremadamente til e inmediata para diferentes actividades, por ejemplo para la toma de decisiones en una empresa, para el anlisis econmico, para realizar negocios, para generar expectativas ms certera, entre otros. Se Vive en un siglo sin precedentes, la economa se vincula con el resto del mundo de manera inmediata a travs de la informacin disponible. Es decir, el acceso a la informacin en el siglo actual es inmediato, tanto informacin oficial como el de organismos privados, y segn los estudios realizados, por Martnez Coll (2003), afirma que esta rapidez con la que se puede acceder a la informacin brinda un real sustento para impulsar el crecimiento econmico sostenido. Por otra parte, Susan Hanley (2007) p.47, nos muestra que una empresa es un sistema organizacional donde los recursos econmicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento) en bienes y servicios

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(salida). Los sistemas de informacin (retroalimentacin) sobre las operaciones del sistema a la gerencia para la direccin y el mantenimiento del sistema (control), intercambian entradas y salidas con su entorno Un sistema de informacin depende de los recursos humanos, hardware, software, datos y redes, para desempear actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que conviertan los recursos de datos en resultados de informacin. Este modelo de sistema de informacin pone de relieve las relaciones entre los componentes y las actividades de los sistemas de informacin. Proporciona un marco que hace nfasis en cuatro conceptos principales que pueden aplicarse a todos los tipos de sistemas de informacin. Tambin seala Susan, los especialistas en sistema de informacin son personas que disean, desarrollan y operan sistemas de informacin, con base en los requerimientos de informacin de los usuarios finales, programadores preparan programas de computador con base en las especificaciones de los analistas de sistemas, y los operadores de computadores operan sistemas computacionales grandes y otro personal de sistema de informacin gerencial, tcnico y de oficio. Varios autores definen a los sistemas de informacin como Senn (1990) p.34, Un sistema (basado en el computador), que procesa datos, en forma tal que puedan ser analizados por quien los recibe para ser utilizados en la toma de decisiones, Fabegras (1991), p.18, Conjunto de elementos humanos y electrnicos que se combinan para procesar datos que sern utilizados para la toma de decisiones OBrien (2001) p.65, la importancia de los sistemas de informacin: la evolucin de la sociedad, el continuo cambio de ambiente circundante a las organizaciones, la creciente complejidad de las organizaciones, la interdependencia de los distintos procesos de la organizacin. La tecnologa en un sentido amplio, se puede entender como el conocimiento acerca del desarrollo de ciertas tareas o actividades. Por tecnologa organizacional se entiende como la tcnica que se usa en la transformacin de insumos en productos. En una organizacin pueden estar presentes varias tecnologas: Tecnologa de operaciones: tiene que ver con los procesos mismos de transformacin. Tecnologa de materiales: asociado a los tipos

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de materiales que se empleen, los medios de almacenamiento y su transporte. Tecnologa del conocimiento: altamente asociada a la utilizacin de informacin para la toma de decisiones y los mtodos que empleen las actividades administrativas. Estos sistemas son sistemas abiertos en la que se presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas, intercambiando energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Un ambiente es todo los que se encuentra afuera de los lmites de la organizacin. Pueden planearse y con frecuencia no se pueden controlar de forma directa. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin. Todos los sistemas y subsistemas se encuentran interrelacionados y son interdependientes. Cuando uno de los elementos de un sistema sufre alteraciones el resto de los elementos asociados tambin se afecta. El diseo de este sistema abierto de informacin, interactuara constantemente con el ambiente en forma dual, es decir, lo influencia y es influenciado, puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. Sera propio del sistema abierto competir con otros sistemas. Durante la evaluacin de los sistemas de informacin, ofrece la posibilidad de manejar una base de datos integrada y automatizada, con sus procesos y reportes. Es un sistema totalmente parametrizable, multifuncional. Posee los histricos y sus actualizaciones, ubicacin, ruta del documento, escner de la correspondencia, permitiendo as el ahorro de la reproduccin de papel innecesario: dividido por: mdulo por rea de trabajo, el proceso es totalmente automatizado y considerando todos los conceptos, asignaciones y tiempo de respuesta, ante las solicitudes de las diferentes direcciones, el sistema es adaptable a las exigencias actuales ya que no es rgido en sus estructuras, es totalmente amigable, realiza el proceso de planificacin y seguimiento, posee los mdulos para la administracin de documento y formatos, permite manejar una sola base de datos para todas las aplicaciones, realiza reportes, control y seguimiento de la informacin asignada y entregada, permite la evaluacin de los requerimientos de las direcciones.

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La Interfaz grfica del Usuario, permite que al usuario elegir comandos, iniciar programas y ver listas de archivos y otras opciones utilizando las representaciones visuales de Iconos y las listas de elementos del men. Tambin permite a los programadores crear programas que realicen de la misma forma las tareas ms frecuentes, como guardar un archivo, ya que la interfaz proporciona mecanismos estndar de control como ventanas y cuadros de dilogos. Los analistas y programadores trabajarn en paralelo con las diferentes fases del proyecto, es decir mientras uno elabora un diagrama de flujo de datos, los otros desarrollarn los prototipos de pantallas de entadas y salidas de datos. As mismo, participan activamente los usuarios funcionales del sistema. Actualmente estamos en una poca de informacin y conocimiento dentro de los cuales se hace necesario ir valindose de tendencias y mtodos modernos que nos faciliten el funcionamiento del sistema empresarial. Las tcnicas o herramientas gerenciales se pueden aplicar desde el entorno intrnseco de la organizacin como es el caso just of time, los cuales son procesos muy propios e inherentes a la empresa, sino que tambin existen tcnicas que recogen informacin del exterior hacia el interior de la empresa constituyendo as una serie de in putts o entradas las cuales la empresa puede procesar y utilizarlo para su mejoramiento como es el caso del benchmarking. Para Howard Rohm el Balanced Scorecard, es un sistema de administracin de desempeo que puede utilizarse en cualquier organizacin, grande o pequea, para alinear la visin y misin con los requerimientos del cliente, las tareas diarias, administrar las estrategias del negocio, monitorear las mejoras en la eficiencia de las operaciones, crear capacidad organizacional, comunicando los progresos a todo el personal. Una de las ventajas que nos traen esta herramienta para cual administrador es la posibilidad de crear una visin general de nuestro negocio y medir nuestros procesos internos y externo para que una vez identificados podamos controlarlo. Para Robert Kplan (2007), el Cuadro de Mando Integral debe ser utilizado como un sistema de comunicacin, de informacin y de formacin, y no como un sistema

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de control, las cuatro perspectivas del CMI permite un equilibrio entre los objetivos a corto y largo plazo expuestas a continuacin: 1. Perspectiva Financiera: Se deben contar necesariamente y obligatoriamente con estos procesos dentro de la empresa y no solo esto, se debe manejar de forma oportuna la informacin que de ella se deriva y saber gestionarla segn el ciclo econmico. Por ejemplo si se cuenta con el capital necesario para invertir en Espaa y vemos que actualmente las tasas de inters son muy elevadas en este pas, entonces es tiempo de invertir nuestro capital en este lugar ya que la rentabilidad por conceptos de inters ser mayor que en nuestro pas. 2. Perspectiva del cliente: tiene que ver ms que todo con los procesos y las nuevas tendencias de mercadeo o marketing, en la cual la produccin de una empresa se tiene que orientar y ajustar hacia las necesidades de los clientes. En sta perspectiva, los directivos identifican los segmentos de clientes y de mercado, en los que competir la unidad de negocio, y las medidas de actuacin. 3. Perspectiva del Proceso Interno: En sta perspectiva los ejecutivos identifican los procesos crticos internos en los que la organizacin debe ser excelente, se incorporan procesos innovadores la onda larga para muchas empresas es uno de los inductores ms poderoso de la actuacin financiera futura. 4. Perspectiva de Formacin y Crecimiento: ya que el conocimiento es una de las cosas que ms se renuevan hay que brindarle a nuestros empleados la posibilidad de capacitarlos y as aportar entre todos nuevos conocimiento en pro del beneficio organizativo. SISTEMA DE INFORMACIN Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico. Sin embargo en la prctica se utiliza como sinnimo de sistema de informacin computarizado.

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Los elementos que interactan entre s son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o informacin fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de polticas y reglas de operacin. Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: Entrada de informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la informacin, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnticas, cdigo de barras, entre otros. Para Debons (2005), el sistema de informacin es "un conjunto de personas, maquinaria y procedimientos que integrados hacen posible a los individuos trabajar con inputs y demandas que aparecen en el trabajo cotidiano". Codina ha analizado los sistemas de informacin como una disciplina de inters para la investigacin, de tal forma que parte de la teora de sistemas y desde all seala que un sistema "es un conjunto de elementos que interactan unidos por una relacin de influencia" e identifica las siguientes caractersticas: propsito del sistema, elementos del sistema o composicin interna, entorno del sistema, entradas, salidas y procesos de transformacin o funciones del sistema. As que para Codina un sistema de informacin es un modelo de una parte de la realidad, y como tal mantiene registros sobre algn aspecto de esa realidad. Para Samuelson, "sistema de informacin es la combinacin de recursos humanos y materiales que resultan de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propsito de una gestin eficiente en las operaciones de las organizaciones". Emery (2007), seala como la informacin ha generado en la estructura de las organizaciones nuevas formas de gestin derivadas del uso inteligente de la informacin. Visto as, la informacin ayuda a una organizacin a trabajar de forma ms inteligente. Emery, al igual que otros autores, diferencia entre varios tipos de sistemas de informacin dentro de las organizaciones, pero cuyo comn denominador busca proporcionar datos seleccionados y evitar informacin intil para la toma de decisiones en diferentes escalas de la estructura de la organizacin. Para Kaplan (2000), un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin seala:

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Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. CAPTULO III. MARCO METODOLGICO Consideraciones Generales En toda investigacin se hace importante que todos aquellos hechos y relaciones que all se establecen, as como tambin los resultados obtenidos de los conocimientos nuevos, tengan el grado mximo de exactitud y confiabilidad, para ello se precisa tener que presentar una planificacin y desarrollo de investigacin que se encuentre vinculada a una dinmica interior derivada de la problemtica, que

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es dar a cada una de las etapas que orientan esa actividad, una consideracin dentro de una mayor flexibilidad. Por tanto, el marco metodolgico conforma una de las partes fundamentales de la investigacin. En el mismo se detallan las unidades de anlisis o de investigacin, se descompone la parte terica metodolgica y operacional de la investigacin que se realiza, la cual permite crear una estructura sistemtica que contribuya al anlisis de los hechos e informacin recabada e interpretar los resultados obtenidos en funcin del problema planteado. En atencin a lo antes planteado, a continuacin se hace referencia a todos los aspectos que se incluyen en el marco metodolgico. Tipo de Investigacin De acuerdo al problema planteado referido al Diseo un Sistema de Informacin entre los Archivos de las Misiones Diplomticas de Venezuela en los Pases de Amrica Latina y la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, se determin el tipo de investigacin denominado Proyecto Factible, el cual en palabras textuales del Manual de Metodologa de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador lo define como: la investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos (p.16). El Diseo de un Sistema de Informacin entre los Archivos de las Misiones Diplomticas de Venezuela planteada es un modelo factible, orientado a corregir las fallas y satisfacer las necesidades de la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores. Diseo de Investigacin En el marco de la investigacin planteada referida al Disear un Sistema de Informacin entre los Archivos de las Misiones Diplomticas de Venezuela en los Pases de Amrica Latina y la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del

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Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, se define el diseo de investigacin como la estrategia global en el contexto del estudio propuesto, que permite orientar desde todo punto de vista el proceso de investigacin y tomando en cuenta que desde la recoleccin de los datos, hasta el anlisis e interpretacin de los mismos sern realizados en funcin de los objetivos definidos en la presente investigacin. Tomando todo esto en consideracin, la investigacin se orienta hacia un diseo de campo, por cuanto este diseo no solo permite observar sino interactuar con los elementos que conforman la poblacin en estudio. De esta manera se puede acotar tal como lo indica el autor Tamayo y Tamayo (1997): Un diseo de campo es cuando los datos se recogen directamente de la realidad, por lo cual lo denominamos primarios, este valor radica en que permite cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han obtenido los datos, lo cual facilita su revisin o modificacin en caso de surgir dudas (p. 71 ). Por lo que la informacin se recolectar de la realidad existente y observable de la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores. Poblacin o Universo de Estudio Segn las pautas de investigacin de Ballestrini (1998), desde el punto de vista estadstico, una poblacin o universo puede estar referido a cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos indagar y conocer sus caractersticas, o una de ellas, y para el cual sern validas las conclusiones obtenidas en la investigacin (p. 122). Por ello, la poblacin o universo de estudio de la presente investigacin est constituido por todo el personal adscrito a la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin y las misiones diplomticas acreditadas en el exterior. La Muestra de Estudio La muestra es la parte del todo o universo, se refiere a una porcin del total de las partes o unidades objeto de estudio. Se seleccionan o extraen muestras porque

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de una pequea porcin del total de unidades, se puede obtener conclusiones semejantes a las que se lograrn estudiando el universo. Por supuesto, las conclusiones a las que se llegue se generalizaran considerando ciertos mrgenes de error. Para los efectos de esta investigacin, se utilizar el 100% de la poblacin debido a que la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin y las misiones diplomticas acreditadas en el exterior de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin y las misiones diplomticas acreditadas en el exterior, sta conformada por empleados administrativos quienes clasifican, desincorporan, planifican, controlan los documentos que se realicen en la gestin documental del servicio interno y de las misiones diplomticas y dadas las caracterstica de esta poblacin pequea y finita, se tomar como unidad de estudio la totalidad de los empleados mencionados, se encuentra integrada por el total de empleados y responsables de la informacin del rea, para luego establecerlo como prueba piloto, en las representaciones diplomticas de los otros continentes. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos Para obtener la informacin relativa a la situacin actual de establecer un mecanismo que permita una comunicacin directa y continua con las misiones diplomticas acreditadas en el exterior, se realizar un diagnostico a travs de las tcnicas de Encuesta y Entrevistas. As mismo, para recopilar la informacin necesaria para la realizacin del diseo de un Sistema de Informacin Gerencial en la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin, se aplicarn las tcnicas de encuesta, revisin y consulta documental. Consulta Documental: Se revisar el Manual Organizativo actual de la Direccin de Archivos, Bibliotecas y Divulgacin, a fin de conocer su estructura y funcionalidad. A su vez, se harn consultas bibliogrficas y legales concernientes a la materia, a los fines de cumplir con las disposiciones establecidas en la Leyes y Reglamentos que la regulan. Por otra parte, se emplear la tcnica de Observacin Directa, la cual contribuir a la investigacin, determinando la idoneidad de los datos suministrados por el

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personal, permitiendo comprobar la conducta de los mismos, las condiciones para realizar sus tareas y verificar el entorno natural y los procedimientos que se siguen. La recoleccin de los datos se fundamenta, en la tcnica de encuesta, la cual define la Universidad Nacional Abierta (1991) como, el conjunto de procedimientos que se utilizan durante el proceso de recoleccin de datos, a travs de instrumento denominado cuestionario (p.62). Mndez define el cuestionario, de la siguiente manera ste es el instrumento para realizar la encuesta y el medio constituido por una serie de preguntas que sobre un determinado aspecto se formulan a las personas que se consideran relacionadas con el mismo. En este sentido, el instrumento que se emplear para el desarrollo de la investigacin ser a travs de un cuestionario, el cual estar diseado en funcin de los objetivos y variables de la investigacin, y sobre la base de preguntas cerradas. Para la elaboracin del mismo se usar un lenguaje claro y sencillo a fin de lograr mayor comprensin en el llenado. El cuestionario esta compuesto de 13 preguntas cerradas, la cuales se desarrollaron en funcin de los objetivos e indicadores de las variables. Las preguntas se disearon considerando en inicio, obtener informacin acerca de la visin general de los procesos, y luego se fue profundizando en cada una de las actividades que lo conforman. Tcnicas de anlisis e interpretacin de resultados Las tcnicas y anlisis de interpretacin de los datos recabados, se realizar por inferencia y deduccin lgica, para estandarizar las respuestas obtenidas de las encuestas y deducir de ellas las tendencias significativas que muestren resultados porcentuales, pero sobre todo un anlisis cualitativo de la informacin recabada. De tal manera, que en la presentacin de los mismos haya un significado que permita encontrar respuestas vlidas a los objetivos planteados en la investigacin. Variables y Tabulacin de los Datos

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Las operaciones de tabulacin de los datos en el proceso de investigacin, consisten en la recopilacin de la informacin en una tabla que presentar las respuestas obtenidas en las encuestas, de forma estadstica y en porcentajes. De all, que las tcnicas de presentacin de los datos ser: a) presentacin frecuencial; b) representacin grfica; c) representacin cualitativa. El anlisis estadstico de los Datos En esta investigacin, se aplicar el anlisis estadstico a la cantidad de datos derivado de la medida de tendencia central, puesto que esto representar las observaciones o tendencias sustradas de estas, para que la tabulacin de los datos y una muestra porcentual representativa de las tendencias, se pueda extraer un anlisis cualitativo.

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