UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE Mdulo de formacin de Microsoft Office Excel

FORMATO DE CELDAS
Los datos que ingresamos en una hoja electrnica de pueden tomar diferentes formatos segn la necesidad del usuario. Para realizar estos cambios debemos seleccionar la celda o grupo de celdas donde se encuentre la informacin, luego ubicarnos en la banda de herramientas INICIO, en el grupo NMERO, y elegir el formato deseado.

Formato General
Es el formato de celdas que viene predeterminado, al iniciar Microsoft, tiene un formato especfico. esta categora no

Formato Nmero
Esta categora permite al usuario establecer el nmero de decimales que requiere para sus datos numricos, as como el separador de miles. Observe los datos numricos de la COLUMNA A, no tienen formato, mientras que los datos numricos de la COLUMNA B, tienen formato nmero.

Adems de ser necesario podemos aplicar formato para cantidades negativas este puede ser con color rojo, entre parntesis o de las dos opciones al mismo tiempo.

Formato Moneda
Este formato es similar al formato nmero, con el adicional que permite al usuario seleccionar el smbolo de moneda segn su necesidad.

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Formato Contabilidad
A diferencia del formato anterior, el smbolo de moneda es alineado de lado izquierdo de la celda.

Formato Fecha
Este formato permite escoger al usuario el tipo de formato de fecha que se ajuste a sus necesidades, para lo cual deber verificar el formato ms utilizado en su regin o pas. Existen diferentes tipos de formatos de fechas cortas y largas como podemos apreciar en la imagen.

Formato Hora
Este formato es similar al de fecha, tiene varios tipos como los que podemos ver en la figura.

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Formato Porcentaje
Se puede establecer el smbolo de porcentaje a los datos numricos, mediante este tipo de formato, adems de agregar decimales en caso de ser necesario.

Formato Fraccin
Nos muestra los datos numricos como fracciones reales, en lugar de decimales, una vez aplicado este formato a una celda, los nmeros decimales que se escriban en una celda se vern como una fraccin.

Formato Texto
El contenido de las celdas que aplican este tipo de formato, es utilizado como texto, incluso cuando se encuentren nmeros, ya que estos valores numricos no pueden ser empleados para cualquier tipo de clculos. Entre estos datos tenemos: nmeros de cedula, nmeros telefnicos, de facturas, etc.

Cuando ingresamos un dato numrico en Excel este de alinea automticamente al lado DERECHO, de la celda, es una forma de distinguir los datos numricos de los alfabticos; con esta referencia podremos determinar con que datos podemos contar para realizar cualquier tipo de clculo.

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RELLENAR DATOS AUTOMTICAMENTE

Para realizar esta operacin debemos utilizar el comando RELLENAR, ubicado en la INICIO, grupo de opciones MODIFICAR lo que nos permitir llenar automticamente celdas con series de datos, como nmeros, fechas, formulas, etc. Una manera rpida de usar esta opcin es utilizando el CONTROLADOR DE RELLENO. Este es un pequeo cuadrito ubicado en la esquina inferior de la celda activa, como puede observar en la imagen.

Rellenar una serie de nmeros

1. Escriba el valor inicial 2. Ubique el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, este se transformar en una cruz negra. 3. Mantenga presionado el botn izquierdo del mouse y arrastre. 4. Luego aparecer en pantalla el botn de OPCIONES DE AUTORELLENO, para elegir el modo en que se rellenar la seleccin, elija rellenar serie. Tambin puede proceder de la siguiente manera: 1. Escriba el valor inicial de la serie. 2. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un patrn a seguir. Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4,5 escriba 1 y 2 en las dos primeras celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6,8.., escriba 2 y 4. 3. Utilice el controlador de relleno y arrastre hacia las celdas donde quiere completar la serie.

Rellenar celdas con frmulas

Una de las ventajas del comando rellenar es que puede aplicar frmulas una vez y copiarlas a las dems celdas sin necesidad de volverlas a escribir. De la siguiente manera: 1. Seleccione la celda que contiene la frmula que desea rellenar en las celdas continuas. 2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

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ORDENAR DATOS
Cuando realizamos una lista de datos, no importa de qu tipo son, estos pueden ser texto, nmeros, fechas, entre otros. Los comandos de ORDENACIN, se encuentran en la banda DATOS, grupo ORDENAR Y FILTRAR, botones A Z, Z A y el botn ORDENAR propiamente dicho, donde existen ms opciones.

Ordenar Texto
1. Seleccione la columna donde est el texto que vamos a ordenar. 2. Elija el tipo de operacin, ascendente de (A Z) o descendente de (Z A). 3. En caso de necesitar distinguir las letras maysculas de las minsculas, puede hacer clic en la opcin ORDENAR para obtener ms criterios, luego pulse el botn OPCIONES y marque la casilla correspondiente.

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Para buscar texto o nmeros damos clic en la ficha INICIO, banda MODIFICAR, botn BUSCAR Y SELECCIONAR, opcin BUSCAR o tambin puede escoger la opcin REEMPLAZAR.

En este cuadro debemos escribir el texto o nmero que se desea buscar. De ser necesario reemplazar algn dato, se lo digita en la casilla reemplazar y deber hacer clic en uno de los botones de la parte inferior del cuadro de dialogo, segn sus necesidades. 5

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Si se requiere de ms criterios de bsqueda, como por ejemplo coincidir maysculas y minsculas, entre otros; pulse el botn OPCIONES.

OPERACIONES CON ARCHIVOS

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.

Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:

Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como...

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Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: 1. En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dnde vas a grabar tu trabajo. 2. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. 3. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. 4. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. 5. Por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.

Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello:

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Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Ms opciones al guardar libros de trabajo.

Vamos a ver con ms detalle las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creacin de copias de seguridad, o la proteccin de libros de trabajo.

Botones del cuadro de dilogo Guardar

Cuando se abre el cuadro de dilogo Guardar como aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos:

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Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificarle un nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de

la derecha, elegiremos entre:

Iconos pequeos
Para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao pequeo.

Iconos grandes
Para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao grande.

Lista
Para ver nicamente los nombres de los archivos.

Detalles
Para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin.

Propiedades
Para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

Vista previa
Para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

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Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

Haz clic sobre el botn:

Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos. S para almacenar el documento antes de salir de l.

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En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar barra de ttulo que cerrara el programa Excel. de la barra de men, cuidado no el de la

Cerrar todos los libros de trabajo.

Vamos a ver la forma disponible para cerrar varios libros de trabajo al mismo tiempo.

Cerrar todos los libros abiertos.

Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automticamente todos ellos con una sola operacin. Para ello:

1. Haz clic en el Botn Office. 2. Haz clic en el botn Salir de Excel. 3. Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos avisar como vimos en la operacin normal para cerrar un libro. Se cerrarn automticamente todos los libros abiertos.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo.

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U. 11

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En el cuadro que aparecer debers seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

Ms opciones al crear libros de trabajo

Vamos a conocer y manejar con ms precisin las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la creacin de libros de trabajo.

Usar plantillas.
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo. Puede incluir tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas: 1. Seleccionar el Botn Office. 2. Elegir la opcin Nuevo...

Hacer clic sobre la categora Plantillas instaladas en el cuadro de dilogo Nuevo Libro.

Aparecern las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habra que volver a instalar Excel2007 con las opciones de plantillas activadas. 12

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Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos. Hacer clic sobre el botn Crear. Posiblemente nos avise de la habilitacin de macros junto con la plantilla, y al final aparecer una copia de nuestro modelo elegido.

Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original.

Crear plantillas.
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos: Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. 1. Seleccionar el Botn Office. 2. Elegir la opcin Guardar como... 3. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de .

Hacer clic sobre el botn Aceptar. Excel2007 cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla est siempre disponible al seleccionar la opcin Nuevo del Botn Office.

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Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

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Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

1. 2. 3. 4.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. 5. Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir. Nota: En el entorno de Windows Vista, este dilogo no es igual, aunque las opciones son prcticamente las mismas. Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abierto anteriormente.

Selecciona el men Botn Office.

A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos.

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Haz clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

Ms opciones al abrir libros de trabajo.

Vamos a conocer y manejar con ms precisin las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de abrir un libro de trabajo, como puede ser la apertura de varios libros a la vez o la apertura de libros de trabajo como libros de slo lectura.

Abrir varios libros de trabajo a la vez.

Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de dilogo Abrir. Para ello: Seleccionar el Botn Office... y elegir la opcin Abrir.

Seleccionar un archivo a abrir.

Pulsar la tecla CTRL del teclado, y mantenindola pulsada seleccionar otro archivo. Repetir este ltimo pas hasta que estn seleccionados todos los archivos que deseamos abrir. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Todos los archivos se abrirn solo que uno de ellos se visualizar en pantalla, los dems estarn por debajo.

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Abrir libros de trabajo de slo lectura.

Para evitar modificar la versin de un archivo al guardarlo en disco, podremos abrir como archivo de slo lectura. Para ello:

Seleccionar el Botn Office y elegir la opcin Abrir.

Seleccionar el archivo a abrir.

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn Abrir para que se abra la lista desplegable.

Elegir la opcin Abrir como de slo lectura.

Excel2007 abrir el archivo, lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos guardarlo con el mismo nombre. A la hora de guardarlo nos pedir otro nombre mediante el cuadro de dilogo Guardar como.

Botones del cuadro de dilogo Abrir.

Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en la parte superior. 17

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A continuacin te los explicamos: Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificarle un nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:

Iconos pequeos Para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao pequeo. Iconos grandes Para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao grande. Lista Para ver nicamente los nombres de los archivos. Detalles Para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades Para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa Para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. Adems, en la parte izquierda, aparecen las carpetas ms usadas, como Historial, Favoritos, Mis documentos,... para acceder directamente a ellas.

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FRMULAS BSICAS
Antes de aplicar una frmula en obtener el resultado. es importante ubicar la celda activa donde se quiere

Frmulas
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son:

OPERADORES ARITMTICOS
Se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO

Se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES
Se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA
Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:

- Operador de rango
Indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5

- Operador de unin
Indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras.

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Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis.

Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos. Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

COMPARACIN Igualdad (=) Desigualdad (<> ) Menor Que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)
Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a Menor):

ARITMTICOS Exponenciacin (^) Negacin (-) Multiplicacin (*) y Divisin (/) Adicin (+) y Sustraccin (-) Concatenacin de caracteres (&)

LGICOS Not And Or

Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin.

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En la siguiente imagen, la celda activa ha sido ubicada en C3 para obtener el resultado de la suma de las calificaciones 8 y 5.

En las formulas generalmente se hace referencia a los nombres de celdas, por ejemplo en lugar de escribir =8+5, se hace referencia a las celdas donde estn estos valores es decir =A3+B3.

NO PODEMOS OLVIDAR QUE EN MICROSOFT EXCEL, TODA FRMULA COMIENZA CON SIGNO IGUAL ( = ). RECORDEMOS QUE CON EL MOUSE SE PUEDE SELECCIONAR LOS VALORES QUE SERN PARTE DE UNA OPERACIN MATEMTICA ESTOS SE VERN REFLEJADOS EN LA BARRA DE FORMULAS.

OPERACIN SUMA (+)

Cuando realizamos este tipo de operacin podemos hacerlo de diferente manera, la primera puede ser escribiendo la frmula que queremos calcular; la otra es: 1. Ubique la celda activa donde desee ver el resultado. 2. Busque el botn autosuma en la ficha INICIO, grupo MODIFICAR. 3. El programa crea la frmula automticamente y el usuario debe confirmar si es correcta, presionando la tecla ENTER, como nos muestra la imagen:

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Si los valores indicados por el programa no son los que el usuario requiere sumar, este deber seleccionarlos con el botn del mouse. Las celdas expresadas por los dos puntos ( : ), indican el rango en el que se encuentran los nmeros. Ejemplo: =SUMA(A3:B3) lo que significa que sume los valores que estn desde la celda A3 HASTA B3. Otra forma de realizar esta operacin, es utilizando el operador suma. Para ellos realice los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ubique la celda activa donde desee ver el resultado. D clic dentro de la barra de formulas. Digita el signo igual (=) para comenzar a escribir la frmula. Seleccione con el mouse el primer valor a sumar. Digite el operador de suma (+). Seleccione con el mouse el prximo valor a sumar y as sucesivamente. En caso de existir otras cantidades, contine enlazndolas con el signo (+). 7. Por ltimo presione ENTER para confirmar y aparecer en la celda el resultado. 8.

OPERACIN RESTA, MULTIPLICACIN Y DIVISIN.

Para realizar estas operaciones debe realizar los mismos pasos anteriormente descritos, con la DIFERENCIA de que operador matemtico sea reemplazado, segn el tipo de operacin a realizar. Como indica la siguiente tabla:

TIPO DE OPERACIN OPERADOR MATEMTICO RESTA MULTIPLICACIN DIVISIN * /

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EJERCICIOS DE OPERACIONES BSICAS

1. Calcular de la siguiente tabla:

2.

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SUMAS
1. Durante el encuentro de ftbol realizado l da domingo 07 de noviembre de 2001, entre las selecciones de Ecuador vs Argentina, se desea saber cul es la cantidad total de hinchas asistentes al mismo.

2. El tren realiza un viaje de Quito a Riobamba, se desea saber con cuantos pasajeros llega a su destino final, si: de Quito sale con 39 pasajeros, en Machachi recoge 45 pasajeros, en Lasso recoge 12 pasajeros, en Latacunga recoge 32 pasajeros, en Ambato recoge 29 pasajeros y en Mocha recoge 7 pasajeros. A 1 2 3 4 5 6 7 8 24 B C D E

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RESTAS
1. Cul es la diferencia entre la capacidad del estadio Modelo de Guayaquil, y la de olmpico Atahualpa de Quito?

2. Completa la tabla que sigue hallando el crecimiento natural mediante la siguiente frecuencia.

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MULTIPLICACIONES
1. Cunto dinero se recaud en el partido segn los boletos vendidos?

2. Completa la columna PRECIO TOTAL, multiplicando la cantidad vendida por el PRECIO UNITARIO de cada artculo.

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DIVISIONES
1. En la FECYT, hay 960 estudiantes. Cuntos equipos de 15 estudiantes podemos formar?

2. Hallar las densidades de poblacin de la capital federal Argentina y de las siguientes provincias.

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VARIOS
1. Crea una tabla con las frmulas necesarias para que calcule lo totales de cada mes y el total del trimestre, utilizando formato de texto, bordes y relleno.

2. Completa los siguientes datos: a. Completar los cdigos de artculo como serie, ingresando AR1 y luego arrastre desde el controlador de relleno. b. Calcular el SUBTOTAL multiplicando la cantidad vendida por el precio unitario. c. Calcular el IVA multiplicando el subtotal por 12% d. Calcular el TOTAL sumando el subtotal + el IVA

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CALCULAR PORCENTAJES
Cuando necesitamos calcular en tanto porciento de una cantidad, se emplea la operacin de multiplicacin y adicionalmente el smbolo de porcentaje (%). Para esto hacemos lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Ubique la celda activa donde desee ver el resultado. Comience la frmula con el signo (=). Seleccione con el mouse la cantidad a la que se va a calcular el tanto por ciento. Escriba el smbolo de la multiplicacin (=). Digite le valor del porcentaje acompaado del smbolo (%), por ejemplo: 10%, 12%, presione ENTER y obtendr el valor correspondiente.

FUNCIONES
Una funcin es una frmula ya escrita que viene predefinida en Microsoft Su objetivo es simplificar las operaciones, especialmente aquellas que llevan a cabo clculos complejos. Para activar la ventana insertar Funcin, que contiene una lista de todas las funciones, organizadas por categoras, existen algunas alternativas. 1. 2. 3. 4. Presionamos el botn INSERTAR FUNCIN, ubicado junto a la barra de frmulas. Utilizar la combinacin de teclas SHIFT + F3 A Travs de la ficha FRMULAS , grupo BIBLIOTECA DE FUNCIONES; o, Ir al men INICIO, grupo de opciones MODIFICAR; damos clic en el botn AUTOSUMA, del que se desplegar un men, en el cual podemos seleccionar ms funciones.

Utilizando cualquiera de estas alternativas, excepto por la FICHA FRMULAS, el usuario obtendr en pantalla una ventana, cuya barra de ttulo es INSERTAR FUNCIN. En esta ventana se podr ver una lista completa de funciones organizadas por categoras, como por ejemplo categora Matemticas y Trigonometra, financieras, lgicas, estadsticas, entre otras.

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En la categora usadas recientemente se ubican las funciones que al aplicarlas por primera vez, quedan registradas para sus usos posteriores.

A continuacin veremos algunas de estas funciones.

FUNCIN PROMEDIO
Pertenece a la categora ESTADSTICAS, Promedia para el nmero de valores que estn ingresados en las celdas. De encontrar una celda vaca, esta no es tomada en cuenta. Observe la diferencia de resultados. En la columna B, solo se promediaron 4 valores, mientras que en la columna C, se promediaron 5 valores, por lo tanto los resultados son distintos.

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Al usar la funcin Promedio, del cuadro de dialogo INSERTAR FUNCIN, aparecer una nueva ventana donde se solicita los argumentos para efectuar esta operacin.

Las celdas donde estn estos valores a promediar pueden ser seleccionadas en forma individual o como rango. OBSERVE LAS DOS IMGENES Y COMPARE.

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1. Para escoger los valores, presione el botn que se encuentra el final de la casilla CONTRAER CUADRO DE DILOGO.

2. La ventana se minimiza y con ayuda del mouse puede seleccionar la celda o el rango de celdas que desee promediar. 3. Vuelva a presionar el mismo botn o la tecla ENTER, para que la ventana se restaure. 4. Presione el botn Aceptar y obtendr el resultado. Existe una forma sencilla, es escribir la funcin en la barra de frmulas y especificar el rango de celdas donde se encuentran los valores a promediar. Como nos muestra la siguiente imagen.

SINTAXIS: =PROMEDIO(nmero 1; nmero 2;)

FUNCIN MIN (MNIMO) Y MAX (MXIMO)

Pertenecen a la categora estadstica, En el primer caso se obtiene el valor mnimo y en el segundo el valor mximo de un grupo de datos.

SINTAXIS: =MAX(nmero 1; nmero 2;) =MIN(nmero 1; nmero 2;)

Los pasos a seguir son similares a los descritos anteriormente. Si el usuario desea escribir la funcin en la barra de frmulas, esta debe ser precedida por el signo igual. =MAX(B2:B5) =MIN(E2:E5)

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Como resultado podemos ver en la siguiente imagen que el valor mximo es 20 VEINTE y el valor mnimo es 15 QUINCE.

FUNCIN CONTAR
Pertenece a la categora estadstica y cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros inclusive fechas y horas, excepto nmeros cuyo formato de celdas, sea tipo TEXTO.

SINTAXIS: =CONTAR(valor 1; valor2;)

El resultado de esta funcin es cinco, porque todas las celdas comprendidas en el rango A3:A6, incluyen nmeros.

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FUNCIN REDONDEAR
Pertenece a la categora Matemticas y Trigonomtricas. Redondea una cantidad a un nmero de decimales especificado.

SINTAXIS: =REDONDEAR (nmero; nmero de decimales)

Es este ejemplo, las cantidades de la Columna A, tienen varios decimales. En la Columna C se aplic la funcin redondear, segn las instrucciones indicadas en la Columna B. Observe tambin la barra de frmulas donde se visualiza la funcin aplicada la Celda C5. NOTA: Cabe anotar que existe una diferencia entre la funcin REDONDEAR y el formato de la celda nmero.

En la COLUMNA C, solo hay cantidades redondeadas a 0, 1, 2, y 3 decimales, pero no tienen un formato de celdas. En la COLUMNA E, adicionalmente a estas mismas cantidades, se les aplico un formato de celdas de 7 decimales. Por tratarse de cantidades ya redondeadas, los siguientes nmeros son ceros.

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FUNCIN SUMA
Pertenece a la categora Matemticas y Trigonomtricas y SUMA los valores numricos de un grupo de celdas.

SINTAXIS: =SUMA(nmero 1; nmero2;)

En este ejemplo se est sumando los valores comprendidos en el rango de celdas A2 hasta A5 y el resultado de esta operacin es 414.

FUNCIN PRODUCTO
Perteneciente a la categora Matemticas y Trigonomtricas y MULTIPLICA todos los valores numricos que se especifiquen.

SINTAXIS: =PRODUCTO(nmero 1; nmero2;)

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