nidad 18.

Macros (I)
En esta unidad estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y cmo crear macros automticamente. Esta unidad tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso.

18.1. Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.

18.2. Crear una macro automticamente

La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el submen Macros y dentro de este submenu seleccionar la opcin Grabar macro... Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias reativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Mtodo abreviado:mediante la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en la barra de

estado

donde tenemos la opcin de detener la grabacin.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el

botn Detener en

de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic .

18.3. Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se encuentra en el men Macros de la pestaa Vista, y nos aparece el cuadro de dilogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se cerrar el cuadro y se ejecutar la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin. Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de programacin de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro. Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible deshacer la accin desde la herramienta deshacer comn, por lo que es interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes.

8.4. Crear una macro manualmente

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programacin en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programacin en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes saltarte este punto del tema. Si quieres leer sobre los conceptos bsicos de programacin, visita nuestro bsico .

Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinacin de teclas Alt+F11. Para ver el entorno de desarrollo de programacin del editor Visual Basic visita nuestro bsico .

Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de trabajo que es donde se almacena el cdigo de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un mdulo accedemos al men Insertar Mdulo. A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin (en el caso que devuelva alg valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningn valor). Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al

men Insertar Procedimiento...

Nos aparece un cuadro de dilogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/funcin sin insertar espacios en su nombre. Tambin escogemos de qu Tipo es, si es unProcedimiento, Funcin o es una Propiedad. Adems podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si lo ponemos como Pblico podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro mdulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese mdulo. Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro.

Si quieres practicar estos puntos puedes realizar el Ejercicio de crear una macro manualmente.

18.5. Guardar archivos con Macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir la pestaa Archivo y seleccionar la opcin Guardar como.

Se

abrir

el

cuadro

de

dilogo Guardar

como.

En

el

desplegable Guardar

como

tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

. Dale un nombre y el archivo se almacenar.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado t pulsa el botn Habilitar contenido. Y si no, cierra la advertencia de seguridad con el botn de la derecha.