CONCEPTOS GENERALES DE ANLISIS DE COSTO Y PRESUPUESTO DE UNA EDIFICACIN.

ADMINISTRACIN INTEGRAL DE RECURSOS. La administracin de proyectos pretende transformar una decisin de inversin en una realidad fsica, apoyndose en los principios y tcnicas de planificacin, organizacin, coordinacin y control. Sus funciones bsicas son: Especificacin de los objetivos del proyecto (alcance, presupuesto, programa, requerimientos de produccin, participantes, etc.). Maximizacin de los recursos a travs de la obtencin de mano de obra, materiales y equipos de acuerdo a planes y programas predefinidos. Coordinacin y control de la planificacin, presupuesto, contrato y construccin a travs de todas las etapas del proyecto. Desarrollo de una comunicacin efectiva entre los participantes y elaboracin de mecanismos de resolucin de conflictos.

La administracin de proyectos es la responsable de dirigir y coordinar la mano de obra y recursos materiales durante el desarrollo de un proyecto, usando tcnicas de administracin. Su fundamento es tener conocimiento del rea de inters, las disciplinas de soporte y de administracin general, adems de los mecanismos de interaccin entre los participantes. Con una administracin ms eficiente de los proyectos, se podr optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y financieros siempre escasos con que se cuenta en un proyecto. El objetivo de optimizar los recursos resulta mas fcil cuando el conjunto de los participantes de un proyecto, como proyectistas, diseadores, proveedores de equipos y servicios y contratistas, disponen de un manual en que se definen conceptos, se ordenan disciplinas y se presentan las herramientas que permiten una cuidadosa organizacin y una metdica administracin de los recursos. La magnitud de recursos envueltos en las obras que se construyen o montan, el valor del tiempo y el costo del dinero, exigen que los servicios de ingeniera, de compra, de construccin o de administracin de estas obras y los controles requeridos sean diseados y organizados para que en cada caso se consiga tomar la decisin ms adecuada que permita en un ambiente de incertidumbre alcanzar el mejor compromiso entre beneficio y riesgo.

TIPOS DE CONTRATOS. En la industria de la construccin existen diversos tipos de contratos, los cuales tienen ventajas y desventajas propias. Una persona o institucin que desea iniciar un proyecto debe, necesariamente, conocer cules son sus caractersticas principales, sus debilidades y fortalezas. Los contratos segn su tipo entregan mayor o menor seguridad a las personas o clientes (tambin llamados "mandantes"), o a las empresas. Siempre ha sido difcil alcanzar el punto de equilibrio entre el riesgo asumido por las distintas partes de un contrato. Un contrato es un conjunto de antecedentes que se elaboran a peticin del cliente de modo de definir previamente tanto cualitativa como cuantitativamente la obra que se desee construir. El contrato permite definir un reglamento para las relaciones entre el mandante y el constructor, en el contrato se definen las responsabilidades de las partes durante el proyecto. Permite garantizar los plazos de trmino y la calidad final de la construccin de acuerdo a las condiciones solicitadas por el mandante. Un contrato se define como un documento elaborado en conformidad a la legislacin nacional que se suscribe entre el propietario o mandante y el constructor o contratista, por el cual las partes se comprometen en responsabilidad, derechos y obligaciones para la ejecucin de una obra de construccin. Los contratos se pueden clasificar en: Contrato por Obra Vendida: Este contrato establece un precio fijo, invariable para el mandante, cuya forma de pago depender de las condiciones generales acordadas. Sobre este particular podemos indicar que existen una serie de formas de pago, como las siguientes: Anticipo contra orden de trabajo y saldo al final: El profesional a cargo de la ejecucin de la obra le asegura anticipadamente al mandante la concrecin de ella, de modo de recibir un porcentaje del costo total como anticipo al momento de iniciar las obras y el saldo contra entrega de la construccin terminada. Este tipo de contrato exige de parte del constructor y del mandante la mxima seriedad y confianza de modo de evitar complicaciones en los pagos. Estados de pago sucesivos contra avance de la obra: El concepto encerrado en esta forma de pago radica fundamentalmente en avances peridicos en los pagos a medida que se van concretando ciertas partidas de la obra, de modo de llevar un control de avance de obra, de pagos y de calidad en forma coordinada. Igualmente se considera un anticipo del costo total al iniciar las obras. Estado de pago sin retencin: El profesional a cargo recibe un estado de pago segn sea el avance de las partidas realizadas, donde el mandante har los descuentos necesarios de modo de ir amortizando el anticipo de manera racional.

Estado de pago con retencin: La nica variacin respecto al anterior es que en esta modalidad el mandante retendr un porcentaje del valor de las partidas que no han sido ejecutadas o que a su juicio no sean entregadas satisfactoriamente de acuerdo con la inspeccin, y que solo las pagar cuando sean ejecutadas o entregadas satisfactoriamente asegurndose as la calidad de las obras. A pesar de ser muy preciso en su definicin, los contratos por obra vendida presentan una serie de casos particulares que hacen necesario determinar una serie de variaciones de l, de modo de dar al profesional un apoyo para negociar las condiciones generales de construccin. Entre estas variaciones podemos mencionar las siguientes: Contrato por serie de precios unitarios:

Este contrato permite que un proyecto se venda manteniendo fijos los precios unitarios de cada una de las partidas, de modo que si existen partidas que no tienen totalmente definidas sus cantidades de obra stas puedan ser cobradas de acuerdo con la cantidad de obra efectivamente ejecutada, haciendo que el contratista no asuma ningn tipo de riesgo. Los precios unitarios de cada partida debern incluir los costos directos de ella, adems de los gastos generales y las utilidades, lo que hace que su valor final sea invariable. Contrato por suma alzada:

Este contrato define que el valor establecido para un proyecto no puede ser modificado independiente de las variaciones en las cantidades de obra que fueron consideradas durante las cubicaciones, de modo que el riesgo lo asume el contratista. En este contrato el precio se considera fijo, global y total, y se entender que no cambia en la medida que no se experimente una variacin significativa de las condiciones iniciales de la obra, lo que podra permitir rescribir o extender el contrato. Contrato concurso oferta o llave en mano:

Es una variante que en cuanto a contrato es similar a las anteriores, con la diferencia que en esta modalidad no existen bases ni especificaciones tcnicas, por lo que cada empresa proponente ofrece su proyecto de modo de satisfacer las necesidades del mandante. As es que el contratista deber adquirir todos los suministros, hacer la construccin, costear los gastos y obtener una obra de acuerdo a los requerimientos de calidad ofrecidos al mandante. Contrato por Administracin delegada. En este tipo de contrato es el mandante el que contrata los servicios de un profesional o de una empresa constructora para ejecutar un proyecto y conviene con el constructor el pago de honorarios por servicios prestados. El mandante le entrega al profesional una cantidad de dinero que le permite iniciar las obras y ste debe administrar este recurso de manera que sepa cuando est por agotrsele de modo de pedir al mandante una nueva entrega de dinero para continuar con las obras. Ac es donde el mandante recibe de parte del profesional un informe detallado del avance de las obras y de los gastos incurridos durante el periodo de construccin, donde se debe certificar con boletas, facturas, etc. cada uno de los gastos, adems se debe considerar el porcentaje de honorarios del profesional.

Con este sistema de contrato el mandante sabe exactamente cuanto le est costando la obra y se asegura de pagar el costo exacto de ella, adems el profesional a cargo recibe una remuneracin u honorario sin ningn tipo de riesgo. Los honorarios pueden ser convenidos como un porcentaje de la obra (entre un 2% y un 20%), honorario fijo aparte del costo de la obra o una mezcla de ellos con un piso mnimo acordado. Contrato Por Administracin Directa. En este tipo de contrato el mandante se encarga de la gestin econmica de la obra, de los contratos de los obreros, de la adquisicin de materiales y, en fin, de todos los aspectos administrativos del proyecto. Slo contrata a un profesional para que se encargue de los aspectos tcnicos de la obra, acordando con l sus honorarios. Un contrato deber contener ciertos documentos necesarios para hacerlo efectivo, entre los cuales se puede definir: LAS BASES ADMINISTRATIVAS. Este documento tiene la finalidad de definir un reglamento acerca de la forma de relacin entre las partes, mandante y contratista, durante la ejecucin de la obra. Se dividen en bases administrativas generales y bases administrativas especiales. Bases administrativas generales. En las bases administrativas generales se incluyen los siguientes puntos: Definiciones e interpretaciones. Documentos del contrato. Idioma. Legislacin aplicable. Responsabilidad sobre planos y documentos. Aclaraciones, instrucciones de terreno, etc. Obligaciones generales. Responsabilidades del contratista. Programacin de su trabajo. Reuniones. Informes. Inspeccin. Daos a terceros. Exploracin de suelos. Mantencin del sitio en condiciones del orden. Reglamento de seguridad. Relaciones con otros contratistas. Limpieza al fin de los trabajos.

 Trabajadores. Contratacin. Restricciones de campamentos. Responsabilidad ante los trabajadores. Salarios mnimos y tarifados. Materiales y calidad de los trabajos. Calidad de los materiales. Ensayos y pruebas. Inspeccin de los trabajos. Orden de rehacer trabajos defectuosos. Demoliciones. Suspensiones. Garantas y seguros. Impuestos y derechos. Plazos y retrasos. Plazos para completar los trabajos. Jornada de trabajo. Trabajo en horas extraordinarias. Trabajo nocturno. Domingos y festivos. Multas por retraso. Certificado de trabajos terminados. Perodos de Mantencin y defectos. Definicin del perodo de Mantencin. Ejecucin de las reparaciones. Costos de las Reparaciones. Alteraciones, adiciones y omisiones. Cambios. Autorizacin de los cambios. Valoracin de los cambios. Reclamos. Instalacin de faenas y trabajos provisorios. Uso y utilizacin. Retiro. Internacin y aduana. Determinacin de cantidades de obra. Definicin de cantidades. Mtodos de medicin.

 Subcontratos y subcontratistas. Definicin de materias a subcontratar. Requisitos de seleccin de subcontratistas. Responsabilidades. Pagos al contratista. Certificacin. Tramitacin. Reajustabilidad. Terminacin anticipada del contrato. Por responsabilidad del contratista. Por responsabilidad del propietario. Confidencialidad de la informacin. Arbitraje. Bases administrativas especiales. Por otra parte, en las bases administrativas especiales se consigna condiciones tales como: Nombre del proyecto y ubicacin de las obras. Identificacin del propietario. Identificacin del arquitecto ingeniero responsable del diseo. Identificacin del administrador de proyectos. Descripcin del proyecto y de sus lmites. Alcance de los servicios. Tipos, caractersticas, oportunidad y montos de garantas exigidas. Seguros exigibles al contratista.

LAS ESPECIFICACIONES TCNICAS. En este documento se definen las caractersticas tanto tcnicas como de calidad de la obra a ejecutar. Se clasifican como: Especificaciones de mtodo. Describen cmo deben hacerse las cosas. Se las ilustra como recetas de cocina para indicar con ello que la exigencia es seguir paso a paso las instrucciones. Se recurre a este tipo de especificaciones cuando no ha sido posible cumplir con los requerimientos que hacen aplicable una especificacin de resultado. Son recomendables cuando, luego de ensayos y pruebas previas, se ha encontrado que al seguir un mtodo determinado se producirn los resultados esperados (por ejemplo, especificaciones de compactacin expresadas por un nmero de pasadas de un rodillo de peso determinado sobre un material definido con una capa de espesor establecida).

Especificaciones de resultado. Establecen las caractersticas exigibles al producto final. Deja al contratista en libertad para hacer su trabajo en la forma que ms le acomode, pero le exige resultados compatibles con los requerimientos del diseo. Para no parcializar responsabilidades, la totalidad de los insumos deber ser proporcionada por el contratista. Para que sean aplicables, debe existir debe definirse una metodologa que indique como se medir el resultado obtenido. Si existe la posibilidad de obtener parcialmente los resultados exigidos, y ello puede ser aceptable al proyecto bajo condiciones limitadas, deber establecerse el procedimiento de aceptacin. Normalmente se fija una franja de valores fuera de la cual se produce el rechazo. Dentro de la franja, pero bajo lo especificado, se establece multas criterios de reparacin refuerzo. Especificaciones de referencia. Corresponden a la normalizacin oficial del pas INN (Instituto Nacional de Normalizacin). Suele recurrirse a normalizacin extranjera en aquellos campos en que no existe el equivalente en normas INN. Especificaciones del propietario. Se refieren a equipos materiales que deben necesariamente ser utilizados. No se deja abierta la posibilidad de alternativas u opciones diferentes (por ejemplo, el propietario desea mantener estandarizacin con equipos materiales que ya tiene en otras instalaciones, desea emplear materiales equipos de su propia manufactura). Con respecto a la redaccin de especificaciones es vlido hacer las siguientes recomendaciones: Es importante destinarles el tiempo necesario. El recurrir a tijera y engrudo (collage) sin una adecuada revisin posterior, puede producir especificaciones que junto con tener contradicciones, omitan temas y elementos importantes. Los encargados de prepararlas deben contar con experiencia personal que les permita describir con seguridad las operaciones materiales. En los campos en que esto no ocurra se debe recurrir a especialistas que aporten el respectivo conocimiento terico y de terreno. Nada es peor que una redaccin vaga que nada establezca y en consecuencia a nada compromete. La especificacin se prueba al ser aplicada en obra. El contratista encontrar las indefiniciones y contradicciones que puedan haberse deslizado a pesar de todas las revisiones. Es por ello conveniente recibir de la obra los comentarios y observaciones que permitan corregirlas para su uso personal en el futuro. Debe evitarse duplicar informacin entre el contenido de las notas de los planos, y las especificaciones. Es recomendable que el ingeniero encargado de las especificaciones revise las notas contenidas en los planos del proyecto.

 Si la redaccin de las especificaciones ha sido hecha por varias personas, se recomienda una etapa de revisin y coordinacin final antes de ser emitidas. LOS PLANOS. Los planos fijan las caractersticas geomtricas de los distintos trabajos contratados. Contienen el trazado y los detalles de la Obra. LA BOLETA BANCARIA DE GARANTA. Generalidades. Normalmente son los bancos los que para obtener la seguridad de reembolsos de los prstamos que otorgan a sus clientes, exigen garantas para el cumplimiento de las obligaciones. Sin embargo, en la hiptesis de la boleta bancaria, son los bancos los que como sujetos profesionales y dentro de las operaciones de su giro refuerzan y garantizan ante terceros las obligaciones asumidas por sus clientes. En materia de construccin, el empleo de boletas es utilizada como garanta personal que asegura la ejecucin de un resultado. En sntesis, a travs de estas garantas el banco garante asume ante el beneficiario una obligacin independiente consistente en la obtencin de un resultado sin que puedan oponerse las excepciones del contrato subyacente. Definicin. Podemos definir la boleta bancaria de garanta como un documento emitido por un banco (banco emisor) a solicitud y por cuenta de un cliente (tomador), en virtud del cual el banco se obliga a pagar a la persona a cuyo favor se extiende (beneficiario) una cierta cantidad de dinero, contra la sola presentacin del documento a cobro. Se trata entonces, de un depsito de dinero que el tomador realiza a favor de un tercero, el beneficiario con la finalidad de garantizar el cumplimiento de obligaciones del primero a favor del segundo. El certificado que emite el Banco interviniente se llama boleta de garanta. Partes que intervienen en la operacin: El tomador: es aquel cliente del banco que necesita garantizar el cumplimiento de una obligacin principal y obtiene para ello la emisin de la boleta de garanta, sea mediante un depsito en dinero en efectivo o documentado con un prstamo a travs de un pagar a la vista, que es una verdadera contragaranta del banco emisor.

El beneficiario: es el acreedor de la obligacin principal que el cauciona. Es la persona a cuyo favor se emite la Boleta de Garanta, es en otros trminos, el titular del derecho que acredita o da cuenta del documento. El banco: es el emisor del documento, el que recibe el depsito y otorga el certificado o boleta como consecuencia de haber celebrado con el tomador un contrato que lo obliga a dicha emisin. Sea que se constituya a travs de la recepcin de un depsito efectivo o por un crdito que le concede al banco y cualquiera que sea la obligacin que caucione, el banco no interviene en las relaciones entre tomador y beneficiario. COSTOS DIRECTOS. Los Costos Directos estn compuestos por la suma total de: Materiales. Equipos y Maquinarias. Mano de Obra.

Es decir los Materiales, Equipos y Maquinaria y Mano de Obra que intervienen directamente en una actividad. Los precios de los materiales considerados en los anlisis de costos directos para la obtencin del Precio Unitario, deben estar calculados tomando en cuenta el precio de lista, menos su descuento correspondiente, ms el cargo por concepto de fletes en su caso, esto es, el precio del material puesto en la obra, sin considerar el impuesto al valor agregado IVA, este impuesto deber aplicarse al final del Anlisis del Precio Unitario, es decir una vez que estn incluidos los Costos Directos, Costos Indirectos ms IVA, se habla de el Precio Unitario de una actividad determinada. Elaboracin del costo directo: La secuencia para la elaboracin del costo directo es como sigue: Planos y Especificaciones: Es el punto de partida para la elaboracin del costo directo, para llegar al Precio Unitario y finalmente al Presupuesto, se deben estudiar perfectamente todos los planos de cortes, isomtricos, equipos, estructurales, instalaciones y de fachadas, as como las especificaciones que en ellos se proponen. Entre ms detallados estn los planos, se tiene una mayor oportunidad de obtener el costo directo ms preciso y, por ende, un presupuesto acertado. Determinacin de los conceptos de obra: Del estudio anterior se deduce el tipo de obra de que se trata para hacer una apreciacin de las partidas y conceptos que en ella puedan intervenir. Tambin el estudio anterior sirve para determinar el alcance de cada uno de los conceptos de obra, es decir, de acuerdo al procedimiento constructivo, es posible delimitar el alcance del concepto de obra, esto es, que incluye y que no se incluye. Por otra parte, el establecimiento de estos conceptos permiten realizar las correcciones necesarias, tanto a las especificaciones como a los mismos alcances de stas para adaptarse correctamente a la obra en cuestin, entre ms clara sea la especificacin y ms

definidos sus alcances, se tendr una mejor herramienta para efectuar los anlisis correspondientes. Lista de materiales: Del estudio de los planos se obtiene la lista de materiales fijos, es decir, aquellos materiales que sern instalados y quedaran permanentes en la obra; del estudio de las especificaciones se obtiene la clase de material requerido; tambin este estudio permite determinar el volumen de materiales de consumo necesario para realizar la instalacin de los materiales permanentes. Cuantificacin de conceptos: Para la realizacin de esta actividad es necesario seguir un mtodo que permita cuantificar los conceptos en una forma ordenada y precisa, as como verificar en forma directa las cantidades de obra obtenidas. Maquinaria y Equipo: El anlisis de los planos y especificaciones tambin permiten determinar el procedimiento constructivo a seguir y, por lo tanto, se puede determinar la maquinaria y equipo necesario para el desarrollo de la obra en cuestin, esto obliga a determinar los costos horarios de la maquinaria y equipo que intervendrn en la obra y que formaran parte del costo directo. COSTOS INDIRECTOS. Los Costos Indirectos estn compuestos por los Gastos Generales, Utilidades e Imprevistos. Gastos Generales. Los Gastos Generales son todos los gastos que no estn incluidos en el Anlisis de Precios Unitarios, y se pueden dividir en Gastos Generales Indirectos y Gastos Generales Directos. Los Gastos Generales Indirectos se refieren a Gastos de Oficina Central, Boletas de Garanta, Gastos Notariales, etc. En cambio los Gastos Generales Directos corresponde a toda la Mano de Obra Indirecta (Profesional a Cargo, Jefe de Obra, Capataz, etc.), Ensayos de Laboratorio, Arriendo de Equipos, Vehculo de la Obra, etc. Ms adelante detallaremos los Gastos Generales. Utilidades. Las Utilidades se refieren a la ganancia que espera obtener la Empresa por la realizacin de una Obra determinada, se considera como el excedente por sobre los Costos Directos y Costos Indirectos, depende de la rentabilidad del mercado en que se encuentre la actividad de la Construccin en un momento determinado, y adems se trata de la Utilidad antes de Impuesto. Actualmente el margen de Utilidad es aproximadamente entre un 6% y un 10%, el valor que utilizaremos para nuestro clculo va a ser de un 7% de Utilidad. Imprevistos. Toda confeccin de un Presupuesto parte de la base de estimar en cantidad y calidad los diferentes insumos que quedarn incorporados en la Obra, o que debern estar presentes durante su materializacin. Para ello normalmente se trabaja en tres niveles de diferenciacin:

Elementos definidos explcitamente. A travs de planos, especificaciones, listados, rdenes de compra, etc. Elementos definidos implcitamente. Cubre tems que normalmente deben estar presentes en un Proyecto, por ello se les especifica y cuantifica sin necesidad de recurrir a mejores antecedentes que la experiencia. Elementos sin definicin. Incluye Imprevistos que lgicamente no son conocidos al momento de configurar el Presupuesto, pero que tambin lgicamente sabemos se harn presentes en cierta medida durante la ejecucin del Proyecto.

Los Imprevistos sern la cantidad de dinero que debemos de reservar dentro del Presupuesto para cubrir los Costos, que de acuerdo a la experiencia, sabemos aparecern, pero que resulta difcil o imposible identificar al momento de preparar el Presupuesto. Los montos a incluir por este concepto, debern reflejar los riesgos y las condiciones de incertidumbre que han estado presentes en la estimacin del costo de las diferentes partidas. Se pueden nombrar tres categoras en las cuales se podran presentar estos Imprevistos: Defectos o vacos Contractuales: Proyectos incompletos al momento de hacer el estudio del Presupuesto. Apoyo topogrfico preliminar, no confirmado, que contiene omisiones o diferencias. Insuficiente exploracin del subsuelo. Factores meteorolgicos adversos cuya ocurrencia no es previsible. Acceso al lugar de la Obra atrasado. Retrasos en la disponibilidad del diseo (si es proporcionado por el Propietario). Disponibilidad irregular de financiamiento. Otros. Errores en la Administracin u Operacin: Los rendimientos considerados en la estimacin son inadecuados. Los precios considerados varan. Las cubicaciones no se confirman (contrato a suma alzada). Disponibilidad insuficiente de recursos propios. Otros. Factores Ambientales, incluyendo factores econmicos tales como: Inflacin no cubierta por los trminos de reajustabilidad. Evolucin de precios de insumos diferente a lo estimado. Suministros no disponibles al momento de ser necesarios. Tasas de inters diferentes a las esperadas.