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Apuntes de Asignatura
Marco Becerra Silva Profesor
Presentacin
La asignatura de Evaluacin y Formulacin de Proyectos contempla el uso de la metodologa de la Planificacin de Proyectos Orientada a Objetivos, PPO; como una necesidad prctica, en que los alumnos, constituidos en pequeos grupos tipo agencias-, desarrollen una consultora de diagnstico y propuesta social, sobre la base de los antecedentes concretos que reporta una organizacin. El punto de partida de todo proyecto -incluido el proyecto- es la identificacin de un problema que los alumnos investigan de manera conceptual y emprica, para luego formular una propuesta de intervencin que ayude a la organizacin a mejorar las situaciones detectadas en el diagnstico. Esta experiencia una de las ms innovativas que introduce el currculo de la Carrera, porque ofrece la posibilidad que los alumnos tengan una aproximacin al campo laboral, sobre la base de asumir el rol de consultores en el que se espera apliquen conocimientos tericos integrados a una realidad especfica. Una de las exigencias para el docente es la de constituirse en un facilitador que estimule el trabajo cooperativo de cada una de las agencias, orientar la resolucin de conflictos intergrupales, aportar elementos tcnicos que permitan la organizacin y evaluacin de la informacin a la que tienen acceso los alumnos en el trabajo de terreno, motivar a los alumnos para que el trabajo que desarrollan sea, ms que un requisito acadmico, una oportunidad de aprendizaje. La asignatura apunta en la direccin de experimentar una metodologa concreta de gestin de proyectos, para las etapas de diseo, de ejecucin y de evaluacin, que permita identificar y concordar alternativas de resolucin de problemas concretos que enfrentan los alumnos durante el desarrollo de la consultora. Algunos problemas vistos desde el ejercicio docente indican que los principales problemas que encuentran los alumnos y que en muchos casos se reflejan en la evaluacin del proyecto- pueden superarse durante el proceso. Los contenidos e los instrumentos corresponden a una adaptacin pedaggica de la seleccin bibliogrfica incluida al final de estos apuntes. Tambin se incluyen actividades que los alumnos debern realizar durante cada sesin de clases del semestre. Adicionalmente contiene algunos ejemplos de ejercicios que alumnos de semestre anteriores han desarrollado en la asignatura.
Tabla de contenidos
Unidad 1 El proyecto, la evaluacin y su entorno
Qu es un proyecto social? Qu es la gestin de un proyecto? Qu es la formulacin de un proyecto? Qu es la ejecucin de un proyecto? Qu es la evaluacin de un proyecto? Caractersticas de la gestin de proyectos orientada a resultados: Actividad de aprendizaje N 1 : Aplicacin de conceptos 5 6 6 7 7 8 9
Unidad 2
Unidad 3
27 Actividad de aprendizaje N 5 : Elaboracin del Marco Terico La explicacin emprica del rbol de problemas Las fuentes primarias Las fuentes secundarias Tcnicas de investigacin Metodologa para la explicacin emprica del rbol de problemas El concepto de indicador Matriz explicativa del rbol de problemas Ejemplos de indicadores para explicar un problema social Ejemplos de indicadores para explicar la causas de un problema social Ejemplos de indicadores para explicar los efectos de un problema social Actividad de aprendizaje N 6 : Justificacin del proyecto comunicacional Metodologa de anlisis situacional del problema social El anlisis interno El anlisis externo Conceptualizacin: Fortalezas, Debilidades, Amenazas, Oportunidades Actividad de aprendizaje N 7 : Anlisis situacional de las comunicaciones 28 28 28 29 30 30 30 31 32 32 33 34 34 34 34 35
Unidad 4
50 50
Unidad 5
Unidad
Situacin actual
Situacin futura
Proyecto
El proyecto social responde a: Los proyectos estn orientados resolver un problema delimitado que afecta a la organizacin, que decide concentrar sus recursos para resolverlo. Para la asignatura de Evaluacin y Formulacin de Proyectos; la identificacin del problema debe obedecer a criterios tcnicos - profesionales y su delimitacin debe estar en el mbito de la gestin del comunicador y del publicista y no de otras especialidades.
Un proceso permanente, porque la gestin comprende la responsabilidad durante todo el desarrollo del proyecto; desde el minuto que se identifica el problema cuando se elabora el diagnstico, en la planificacin de la solucin, durante la ejecucin de las acciones y en los momentos que se evalan los resultados. Un proceso integral, porque debe verificarse la relacin continua en las etapas de planificacin, ejecucin y evaluacin de las acciones implementada para transformar la situacin diagnosticada. La obtencin de resultados, pues el propsito fundamental del proyecto es resolver o transformar una realidad actual para alcanzar una situacin deseada en forma eficiente, eficaz y de calidad.
2)
3)
Por las caractersticas descritas, todo proyecto es un proceso dinmico que requiere de los trabajadores sociales una mirada operativa y estratgica, capaz de visualizar todas las implicancias de la intervencin social dentro y fuera de la organizacin.
Qu es la formulacin de un proyecto?
La formulacin de un proyecto es un momento central de la gestin, porque se formalizan los aspectos esenciales de la planificacin. La formulacin de un proyecto comprende las siguientes tareas:
1) 2) 3) 4) 5) 6)
Identificar y delimitar el problema social Analizar en profundidad las causas que originan el problema social. Analizar en profundidad los efectos que provoca el problema social. Identificar los grados en qu afecta el problema a los distintos pblicos de la organizacin. Establecer una imagen deseada que se espera lograr con el proyecto. Determinar cules son las causas del problema que se abordarn en el proyecto, teniendo en cuenta que slo corresponder por fines pedaggicos- abocarse a aquellas que estn en directa relacin con los mbitos de accin del trabajador social. Identificar con precisin las estrategias destinadas a transformar esos aspectos el problema. Establecer los objetivos especficos, las acciones, los productos (resultados) y los recursos necesarios para transformar el problema central. 6
7)
8)
Qu es la ejecucin de un proyecto?
La ejecucin del proyecto comprende el hacer; es poner en prctica los compromisos formulados, es la implementacin de las actividades para lograr los resultados esperados de acuerdo con los criterios, los tiempos, los responsables y los recursos previstos.
1) 2)
Comprende enfrentar las condiciones internas y externas que inciden en el proyecto. El equipo responsable de la ejecucin debe coordinar y desarrollar estrategias para enfrentar situaciones que afecten el logro de los resultados propuestos. La ejecucin es dinmica y flexible, por cuanto pueden existir ajustes que permitan enfrentar las situaciones y condiciones internas y externas del proyecto; an cuando hay que minimizar tal riesgo en el momento de la formulacin del proyecto.
3)
Qu es la evaluacin de un proyecto?
Corresponde a la indagacin y la valoracin que tienen los procesos, los resultados y los impactos del proyecto. El propsito es generar informacin, conocimiento y aprendizajes para alimentar la toma de decisiones.
1)
La evaluacin es una actividad permanente y no slo final como ocurre habitualmente; e implica definir estndares que ayuden a establecer los niveles de logro que el proyecto y sus componentes proponen. La evaluacin parte desde la definicin del problema que da origen al proyecto y lo acompaa durante toda su vida e incluso una vez finalizado. La evaluacin necesita de herramientas tcnicas que permitan recolectar la informacin, procesarla, analizarla e interpretarla, ya sea de modo cualitativo, como cuantitativo o la combinacin de ambas que es ideal para un proyecto comunicacional.
2)
3)
FORMULACIN
EVALUACIN
EJECUC IN
1)
Comprende articular integralmente la formulacin, la ejecucin y la evaluacin del proyecto. La gestin se inicia desde el momento de la identificacin del problema y su delimitacin con el mbito de especializacin profesional de quien/es asume/n la responsabilidad. La gestin integral pone atencin a los resultados de la intervencin social. La evaluacin es un proceso permanente durante todo el proyecto e inclusive una vez que ha finalizado. Requiere que el equipo de gestin se coordine y vincule con los destinatarios y otros organismos que sea necesario.
2)
3) 4)
5)
2)
3)
Segn su especialidad, seale cincos mbitos de accin o temticas en las cuales Ud. puede intervenir con un proyecto social?.
4)
Unidad
Monografas.com (2003). Curso de Consultora. [En lnea]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos/consultoria/consultoria [fecha de acceso: 22/07/2003].
Profesor: Marco Becerra Silva
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Impacto
Ex Ante
Diagnstico Comunicacional
Anlis is Terico
Anlis is Emprico
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Caractersticas de la consultora2
1. La consultora es un servicio independiente
Se caracteriza por la imparcialidad del consultor, que es un rasgo fundamental de su papel. Esta independencia significa al mismo tiempo una relacin muy compleja con las organizaciones clientes y con las personas que trabajan en ellas. El consultor no tiene autoridad directa para tomar decisiones y ejecutarlas. Pero esto no debe considerarse una debilidad si el consultor sabe actuar como promotor de cambio y dedicarse a su funcin, sin por ello dejar de ser independiente. Por consiguiente, debe asegurar la mxima participacin del cliente en todo lo que hace de modo que el xito final se logre en virtud del esfuerzo de ambos.
3. La consultora es un servicio que proporciona conocimientos y capacidades profesionales para resolver problemas prcticos
Una persona llega a ser consultor de empresas en el pleno sentido del trmino despus de haber acumulado una masa considerable de conocimientos sobre los diversos problemas y situaciones que afectan a las empresas y adquirido la capacidad necesaria para identificarlos, hallar la informacin pertinente, analizar y sintetizar, elegir entre posibles soluciones, comunicarse con personas, etc. Cierto es que los dirigentes de las empresas tambin tienen que poseer estas capacidades. Lo que distingue a los consultores es que pasan por muchas organizaciones y que la experiencia adquirida en las tareas pasadas, pueden tener aplicacin en las organizaciones en las que se realizan nuevas tareas. Adems, los consultores profesionales se mantienen al tanto de los progresos en los mtodos y tcnicas, sealan estos progresos a sus clientes y contribuyen a su aplicacin.
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resolver los problemas de sta y la cooperacin entre cliente y consultor son por tan importantes para el resultado final, como para la calidad del consejo del consultor.
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obstante, debe esforzarse por mantener una visin muy clara de las razones por las cuales se emplean sus servicios, incluso si en el curso de su tarea las razones iniciales cambian o se descubren otras completamente nuevas.
Quines son los integrantes de la agencia que trabajarn durante todo el semestre en la formulacin del proyecto?. Elaborar un Contrato de Trabajo que contemple los siguientes puntos: Identificacin completa de los integrantes de la agencia: Nombre, cdula de identidad, direccin, telfono. Coordinacin de la agencia: Nombrar un coordinador/a, listar las funciones y atribuciones que desarrollar. Das y horarios de funcionamiento. Responsabilidades de los integrantes de la agencia. Mecanismos de resolucin de los conflictos dentro del equipo de trabajo. Medidas por incumplimiento de tareas.
2)
3)
Antecedentes generales de la organizacin para la cual se formular el proyecto: Nombre, nombre de fantasa, direccin, telfono, fax, pgina web, pblicos internos, pblicos externos.
4)
Nombre y apellidos de quin es el contacto de la organizacin que se vincular con la agencia. Elaborar la pauta de entrevista: Formulen todas las posibles preguntas para abordar la entrevista con el cliente, donde se incluyan las fortalezas y las debilidades comunicacionales de la organizacin.
5)
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Unidad
Grupo mbito de Prioridad Nivel de Sumatoria objetivo incidencia para la incidencia (Quines, organizacin Cuntos)
Prioridad
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Enunciar los todos los problemas comunicacionales. Sealar en forma breve cada uno de los problemas comunicacionales que asoman en la entrevista con el cliente.
2)
Analizar cada uno de los problemas segn los siguientes criterios: Grupo objetivo. Poblacin a la que afecta el problema. mbito de incidencia. Capacidad de la organizacin para incidir en el problema. Algunas de las variables que pueden ayudar son: los recursos econmicos disponibles para resolver el problema, las atribuciones del equipo o las personas que sirven de nexo con la organizacin, la existencia de proyectos o iniciativas relacionadas que complementariamente pueden ayudar a resolver el problema, la polticas institucionales u otras variables. Prioridad para la organizacin. Comprende el valor o la importancia que el equipo directivo le otorga al problema. Nivel de incidencia. Corresponde al peso que tiene el problema en la generacin de los otros problemas detectados.
1)
Asignarle un valor a cada problema segn la escala. Cada valor debe ser consensuado entre el equipo de la agencia y la organizacin. Escala: Alto = 3 Medio = 2 Bajo = 1 Nulo = 0
2)
Sumar cada celda y establecer las prioridades segn el valor de la sumatoria. El valor ms alto es la primera prioridad y as sucesivamente. La agencia tomar como base del proyecto, el problema que presente la primera prioridad, cuestin que ser consensuada con el cliente. La matriz debe ser aplicada tal cual como se expone. Alterar los datos, slo significar futuros problemas metodolgicos para el trabajo de los alumnos. Entregar al profesor un informe que contenga lo siguiente:
3)
4)
5)
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Cartula:
Logo de AIEP, Ttulo del informe, Nombre del grupo, Profesor y Fecha. Integrantes, Asignatura,
Antecedentes de la organizacin. Objetivos organizacionales. Productos o servicios. Tipo y nmero de pblicos internos y externos de la organizacin. Imagen que proyecta la organizacin Motivaciones del grupo para elegir la organizacin. Expectativas de la organizacin respecto al proyecto social. Matriz de priorizacin y seleccin de problemas. Definicin argumentada del problema prioritario. Catlogo de informacin disponible en la organizacin para documentar el problema.
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Como alumnos tienen la posibilidad de identificar distintos problemas sociales de la Carrera; enncienlos y analcenlos segn los distintos criterios. Apliquen las puntuaciones para cada criterio. Determinen el problema donde Uds. como alumnos tienen la posibilidad real y concreta de intervenir. Fundamenten el problema. Exponer la matriz al curso.
2) 3)
4) 5)
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Determinar el problema central. Definir las causas de este problema: Los orgenes que provocan el problema Identificar los efectos del problema: Las consecuencias que genera el problema. Presentar el anlisis como un rbol, con los efectos del problema en la parte superior (copa); el problema central al centro (tronco) y sus causas en la parte inferior (races).
Representacin del rbol de Problemas y Objetivos Efecto 1 Efecto 2 Fines Beneficios (Impactos) Objetivo General Objetivos Especficos
PROBLEMA
Solucin
Causa A
Medios
Causa A1
Causa A2
Actividades
Productos
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Abocarse con realismo y precisin a la situacin que se analiza. Es esencial que se definan los lmites de la situacin por los cuales ha sido solicitada la consultora en comunicacin. Expresar, en pocas palabras, el problema como un estado negativo. El supuesto es que todo aquello que no es un estado negativo, no afecta en nada y/o a nadie y, por tanto, no es un problema. El o los problemas comunicacionales no son supuestos por el equipo consultor, sino son una evidencia verificable que expresa la organizacin y que el equipo consultor chequea mediante el diagnstico que reporta la Matriz de Priorizacin y Seleccin de Problemas. Escribir un solo problema por planteamiento. Evitar mezclar problemas en una misma formulacin, porque lleva a la imprecisin y a la confusin al momento de definir las causas y los efectos. Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros). Se trata de actuar en el momento presente (por ello ha sido solicitada la consultora). Se debe realizar un anlisis de la realidad hoy -del presente- y no proyectarse a problemas del futuro; porque estos deben enfrentarse cuando realmente existan. Considerar que un problema no es ausencia de una solucin, sino un estado negativo. La solucin aparecer ms tarde cuando la consultora avance en el diseo del proyecto.
2)
3)
4)
5)
Revisen los ejemplos de problemas enunciados y subrayen los conceptos claves. Elaborar el rbol de problemas de la organizacin, identificando en detalle las causas y los efectos. Fotocopiar la figura del rbol en una transparencia para presentarla en la prxima clase. Elaborar un listado con todos los conceptos claves que aparecen representados en el rbol de problemas.
3) 4)
20
Ejemplos de problemas A continuacin se lista un conjunto de problemas utilizados como base de anteriores campaas comunicacionales de la asignatura de Evaluacin y Formulacin de Proyectos. Dbil posicionamiento de las Escuelas de Rock de la comuna de San Bernardo en el grupo objetivo secundario. Dbil imagen corporativa de la Fundacin Diabetes Juvenil frente a las empresas privadas y a las personas particulares. Generalizacin del mensaje comunicacional de la empresa Geotcnicos Rapel a su segmentada cartera de clientes de la Regin de Valparaso. Formal tono comunicacional del Centro Comunitario Rotonda Atenas de la comuna de Las Condes para captar la atencin y participacin del grupo objetivo prioritario. El grupo objetivo de la Encuadernadora Strauss desconoce el conjunto de lneas de servicios que sta entrega. Presencia de barreras comunicacionales entre los funcionarios de la empresa Arte y Tecnologa dificultan el trabajo en equipo. Bajo nivel de oportunidades de participacin laboral de los empleados de la empresa Arte y Tecnologa.
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Conceptos claves del rbol de problemas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Grupo objetivo Lneas de servicio Informacin Canales de comunicacin Publicidad Herramientas de promocin 7. Gasto v/s inversin 8. Interaccin comunicacional 9. Clientes 10. Participacin en el mercado 11. Rentabilidad
Adaptacin pedaggica del rbol de Problemas elaborado por los alumnos: Andrea Cataln, Fernando Cornejo, Grethel Latorre y Julin Valenzuela. Carrera de Publicidad, VII Semestre 2003.
Profesor: Marco Becerra Silva
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Identificar los conceptos claves o descriptores del rbol de problemas que ayuden a la revisin bibliogrfica. Ej. Posicionamiento, percepcin del consumidor, comunicacin ascendente, grupo objetivo, etc. Visitar la biblioteca de AIEP, revisar la bibliografa acumulada durante los semestres anteriores, visitar otras bibliotecas pblicas. Revisar los catlogos, seleccionar y solicitar textos especializados donde aparezcan las teoras y conceptos que expliquen cientficamente los elementos del rbol de problemas. Revisar inicialmente el ndice de cada texto. Tambin revisar el ndice temtico que algunos textos presentan en las pginas finales. Ello con el fin de buscar los contenidos homologables con los descriptores. Fotocopiar y/o fichar los contenidos. Muy importante en esta etapa es escribir los antecedentes que sern fundamentales para elaborar las citas textuales: Nombre completo del autor. Ao de edicin. Ttulo completo del texto, diario o revista. Nmero de edicin. Nombre de editorial. 23
2)
3)
4)
5)
Cmo elaborar las citas bibliogrficas Las citas bibliogrficas ayudan a la comprensin tcnica y terica del asunto que se analiza. Consiste en reproducir lo escrito por un autor o varios autores, transcribiendo literalmente sus palabras.
1)
La cita puede ir precedida y seguida de algn argumento que entreguen los alumnos, sobre el tema que estn abordando. De nada sirven las citas sueltas, porque pueden aparecer descontextualizadas. Es til que los alumnos utilicen la parfrasis, donde expliquen, comenten e interpreten en forma ampliada y con sus palabras la cita o pensamiento del autor. En Microsoft Word existe la funcin insertar, nota al pie; lo cual asigna una numeracin automtica a la cita. A continuacin se registran los datos del autor, segn el tipo de cita. Ver ejemplo del punto siguiente. La cita debe registrarse entre comillas, tal como aparece en el ejemplo:
El desarrollo organizacional parte del supuesto de que es posible que las metas de los individuos se integren con los objetivos de la organizacin en un plano en que el significado del trabajo sea estimulante y gratificante y conlleve posibilidades de desarrollo personal5.
2)
3)
4)
5)
En caso que la cita sea extensa y desee extractarse una parte de ella, es necesario el uso de puntos suspensivos, en los siguientes casos: Tres puntos suspensivos al inicio, si no es necesario citar las palabras del comienzo del prrafo. Ejemplo: ...___________. Tres puntos suspensivos al final, si no es necesario citar las palabras finales del prrafo. Ejemplo: _________.... Tres puntos suspensivos al inicio y al final, si no es necesario citar las palabras iniciales y finales del prrafo. Ejemplo: ... __________ ....
6)
En caso de seleccionar otro prrafo del mismo autor, citado con anterioridad; ver el siguiente ejemplo:
Chiavenato, Idalberto (1999). Administracin de Recursos Humanos. Traduccin de Germn Alberto Villamizar. Bogot, Colombia. Editorial McGraw-Hill. p. 592.
Profesor: Marco Becerra Silva
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Tomando el caso de la teora de sistemas, la organizacin Portal House no ha desarrollado, su capacidad de percepcin y cambio para adaptarse a la variacin de los estmulos externos6.
7)
Habiendo avanzado el marco terico, se han citado otros autores y surge la necesidad de citar nuevamente a Idalberto Chiavenato, atender al siguiente ejemplo:
El desarrollo organizacional, ...consiste en tratar de enfrentar el cambio en toda la organizacin o en un parte sustancial de ella7. De esto se desprende que la organizacin Portal House, no slo debiera atender la situacin particular que enfrenta el grupo de trabajadores que hoy aparecen desmotivados por el nuevo giro que adquiri la empresa, sino atender de un modo persuasivo al conjunto de ellos, porque, Las personas no viven aisladas ni son autosuficientes, pues se relacionan continuamente con otras personas o con sus ambiente mediante la comunicacin8. Y lo ms probable que ocurra, es que los trabajadores que han asumido el cambio de la organizacin, puedan verse influenciados por los que estn en desacuerdo.
Algunos tipos de citas bibliogrficas Libro con un autor Chiavenato, Idalberto (1999). Administracin de Recursos Humanos. Traduccin de Germn Alberto Villamizar. Bogot, Colombia. Editorial McGRAW-HILL S.A.. p. 47. Libro con dos o ms autores Wells, William y otros. (1996). Publicidad; Principios y Prcticas. Traduccin de Concepcin Verania De Parres Crdenas. Mxico: Prentice-Hall Hispanoamrica, S.A.. p. 213. Artculo de peridico Novoa Fernndez, Sandra. (2003, 27 de julio). La doble apuesta por el rating. El Mercurio, Economa y Negocios, Cuerpo B. p. 3. Artculo de enciclopedia Black, M. (1967). Induction. En The encyclopedia of philosophy (Vol. 4, pp. 169-181). New York: Macmillan. Sitio en la Web Universidad Iberoamericana (2003). Formatos para la elaboracin de bibliografas. [En lnea]. Disponible en: http://www.bib.uia.mx/biblioteca_digital/guias_tutoriales.html [fecha de acceso: 29/07/2003].
6 7
Ibid. p.591. Davis, K. y Newstrom. John W. (1997). Comportamiento Humano en el Trabajo. Traduccin de Rosa Ma. Rosas Snchez. Mxico. Editorial McGraw-Hill. p.375. 8 Chiavenato, Idalberto (1999). Op. Cit. p. 87.
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La redaccin del marco terico El marco terico se redacta con estilo tcnico y cientfico; ello significa atender a los siguientes criterios:
1)
Objetividad. Las ideas y razonamientos deben surgir de los hechos, sin interpretaciones personales no confirmables. Orden. Las ideas deben estar estructuradas de acuerdo a un plan de trabajo establecido por el estudiante o el grupo, producto de la meditacin previa y seleccin del material bibliogrfico. Se sugiere elaborar un esquema deductivo, que parta de ideas generales para llegar a aquellas ms particulares. Seleccin. Las ideas y razonamientos de un trabajo de investigacin tcnica deben estar en relacin al problema central y de los elementos del rbol, derivado de las conversaciones iniciales sostenidas con el cliente. Concisin. Expresar una idea o pensamiento con las menos palabras posibles y que stas expongan clara y exactamente lo que se debe decir. Pureza del lenguaje. Para redactar el marco terico o cualquier escrito es necesario tener presente las reglas gramaticales en cuanto a la construccin adecuada de las oraciones (sintaxis), la propiedad de las palabras (semntica) y la escritura de las mismas y puntuacin de las oraciones (ortografa). Sencillez. Combinar en la presentacin, la precisin cientfica de los conceptos e ideas con la capacidad de comprensin de los clientes, otros compaeros y profesores. Sin vocabulario rebuscado.
2)
3)
4)
5)
6)
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La elaboracin del marco terico supone la revisin de, a lo menos, cinco textos especializados, y la revisin de bibliografa en la web y/o en peridicos. Las citas bibliogrficas debern ajustarse a los formatos presentados en los ejemplos tipos de citas bibliogrficas. La extensin del marco terico es de diez pginas como mnimo y de quince pginas como mximo. El formato de presentacin del informe al profesor, deber ajustarse a las instrucciones ya sealadas anteriormente.
2)
3)
4)
La explicacin emprica del rbol de problemas Una vez diseado el rbol de problemas para explicar las relaciones de causa y efecto del problema comunicacional y luego de redactado el marco terico, es preciso investigar la situacin de la organizacin con datos reales (empricos) que se disponen. La recoleccin y anlisis de la informacin avalar la construccin de indicadores, que demostrarn la existencia real y efectiva de cada una de las anotaciones puestas en el rbol de problemas. Para realizar la investigacin emprica, la agencia deber obtener informacin de fuentes primarias y secundarias. La metodologa a utilizar comprender el uso de herramientas ya estudiadas en asignaturas relacionadas, que los alumnos manejan por el currculum de su formacin acadmica.
1)
Las fuentes primarias Corresponder a la directa informacin obtenida de la aplicacin de tcnicas e instrumentos de investigacin como encuestas, entrevistas, grupos focales, observacin u otras, sumando a continuacin el anlisis e interpretacin de datos.
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2)
Las fuentes secundarias Comprende el uso de informacin ya disponible en distintos medios e instituciones relacionadas; tales como INE, portales web, guas, directorios, etc. Esta informacin debe ser extractada, analizada e interpretada en funcin del objetivo del estudio de mercado.
La observacin: Mirar a la organizacin; desde dentro y desde fuera, utilizando al mximo los sentidos.
2)
La entrevista: Conversacin entre el investigador y un miembro de la organizacin, para obtener informacin de la organizacin y la opinin del entrevistado acerca de los temas.
3)
4)
Grupo motivacional o entrevista grupal: Exponer a un grupo una pauta de entrevista semi estructurada. Las preguntas constituyen temas planteados al grupo y no a alguna persona en particular.
5)
El grupo de discusin: Es similar a la entrevista grupal, con la diferencia que propone temas para la discusin del grupo, en lugar de plantear preguntas sobre las que se necesitan respuestas.
Mayores antecedentes sobre tcnicas de investigacin sugiero revisar textos, tales como: a) Diagnstico Organizacional, Daro Rodrguez, Ediciones Universidad Catlica de Chile. b) Tcnicas de Investigacin Social, Ezequiel Ander-Egg, Editorial Lumen. c) Introduccin a la investigacin de mercados, Marcela Benassini, Editorial Prentice Hall. d) Cualquier otro texto de investigacin social o investigacin de mercados disponible en la Biblioteca de Inacap.
Profesor: Marco Becerra Silva
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6)
El seminario de diagnstico: Consiste en la realizacin de un seminario de 2 3 das de duracin con un nmero elevado de participantes, escogidos por sectores de la organizacin. Su caracterstica es el rol protagnico que desempean los participantes.
El concepto de indicador
Un indicador se puede entender como una expresin que sintetiza informacin cuantitativa y/o cualitativa sobre algn fenmeno relevante. El indicador indica o seala. Permite caracterizar los fenmenos (acciones, actividades, logros, efectos) que necesitamos describir en un proceso de monitoreo y evaluacin10. Los indicadores revelan el comportamiento de una variable y, Sirven para observar, medir y verificar los cambios cuatitativos (mayores o menores) y cualitativos (positivos/negativos, mbito, dimensin o aspecto) que presenta, en determinado momento, cierta variable11. Los indicadores suponen el establecimiento de una lnea base, que corresponde a los valores iniciales de los indicadores que dan origen al proyecto comunicacional y que se construyen durante la formulacin del rbol de problemas. La lnea base permite tener una mirada objetiva de la situacin de la organizacin, antes de que el proyecto comience a ejecutarse y constituye un parmetro para evaluar la contribucin del proyecto a la solucin del problema comunicacional; es decir, hay un antes y un despus de la ejecucin del proyecto.
10
Mokate, Karen (2000). El monitoreo y la evaluacin: herramientas indispensables de la gerencia social. En Diseo y gerencia de polticas y programas sociales del Banco Interamericano para el Desarrollo-Instituto para el Desarrollo Social (INDES). Bolivia. p. 24 11 SIEMPRO, Sistema de Informacin, Monitoreo y Evaluacin de Programas Sociales (1999). Gestin Integral de Programas Sociales Orientada a Resultados. Buenos Aires, Argentina. Fondo de Cultura Econmica. p. 24
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Indicador
Nmero de micro y medianas empresas de la ciudad de Rancagua con potencial necesidad de mantencin o renovacin de instalaciones elctricas
Lnea Base
500 micro empresas. y
Fuente de Informacin
medianas Base de datos Cmara de Comercio de Rancagua. Al 10/05/2003. 550 = Total micro y medianas empresas de la ciudad de la Cartera de clientes, Dpto. de Rancagua. Ventas, Empresa SCJ S.A. al 30/07/2003. 50 = Total de micro y medianas empresas que forman parte de la actual cartera de clientes con asistencia en instalaciones elctricas. 500 = 550 50
Nmero de micro y medianas empresas de la ciudad de Rancagua con potencial necesidad de mantencin o renovacin de instalaciones sanitarias.
medianas Base de datos Cmara de Comercio de Rancagua. Al 10/05/2003. 550 = Total micro y medianas empresas de la ciudad de la Cartera de clientes, Dpto. de Rancagua. Ventas, Empresa SCJ S.A. al 30/07/2003. 30 = Total de micro y medianas empresas forman parte de la actual cartera de clientes con asistencia en instalaciones sanitarias. 520 = 550 30
30
Indicador
Nmero y frecuencia de uso 1) de las herramientas publicitarias utilizadas por la empresa SCJ S.A.
2)
Lnea Base
Fuente de Informacin
300 Calendarios anuales Departamento de Relaciones Pblicas de la Empresa SCJ distribuidos. S.A. al 30/7/2003. Un catlogo descriptivo Departamento de Relaciones con los tipos de servicios Pblicas de la Empresa SCJ que la empresa ofrece. S.A. al 30/7/2003. Un sitio web con Sitio www.scj.cl revisado al actualizacin bimensual. 30/07/2003.
3)
Indicador
Nmero de visitas al sitio web 1) de la empresa SCJ S.A.
Lnea Base
100 visitas mensuales.
Fuente de Informacin
Conteo de visitas al sitio web: www.scj.cl
50 visitas mensuales Entrevista con Relacionadora promedio al local Pblica de la Empresa SCJ S.A. consultan por los servicios que la Empresa ofrece. 28 horas. Correos electrnicos de consultas de clientes entre el perodo del 2 de enero al 30 de junio de 2003.
N de horas que la empresa 3) demora en atender los requerimientos de informacin va correo electrnico.
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Detallar los elementos metodolgicos utilizados en la investigacin de la organizacin. Descripcin de tcnicas utilizadas. Instrumentos utilizados. Nombrarlos y adjuntarlos como anexo. Descripcin del grupo objetivo. Muestra: Tipo y Nmero. Fecha de aplicacin de instrumentos. Elaborar la matriz de indicadores del problema social. Problema Indicador Lnea Base Fuente de Informacin
2)
3)
Elaborar la matriz de indicadores de las causas del problema social. Causas Indicador Lnea Base Fuente de Informacin
4)
Elaborar la matriz de indicadores de los efectos del problema social. Efectos Indicador Lnea Base Fuente de Informacin
5)
Construir dos argumentos (trozos de discurso) de 10 lneas cada uno, que avalen una intervencin social a travs de un proyecto. Construir dos argumentos (trozos de discurso) de 10 lneas cada uno, de efectos indeseables para la organizacin si no se realiza una intervencin social. 32
6)
El anlisis interno
Es descubrir, valorar y priorizar cules son las fortalezas, debilidades, carencias y limitaciones que existen en la organizacin para enfrentar la situacin comunicacional. Tambin se evala lo positivo y lo negativo, con espritu crtico.
El anlisis externo:
Busca detectar las oportunidades y las amenazas que enfrenta la organizacin para abordar la situacin comunicacional. Se debe hacer un anlisis de mercado incluyendo, a lo menos: caractersticas del cliente, necesidades del usuario, clientes potenciales, etc. El estudio del ambiente externo debe considerar todos los factores que restrinjan o potencien las decisiones de la organizacin entre los que se pueden mencionar factores polticos, legales, sociales, culturales, etc.
Conceptualizacin
1.
Fortalezas: Valor, capacidad o conocimiento en grado superior al promedio que tiene la organizacin y que su mejor utilizacin ha de producir mejores resultados. Debilidades: Valor, capacidad o conocimiento que estn debajo el promedio, y cuya permanencia significa un obstculo para lograr los objetivos. La debilidad es un factor que dificulta la rentabilidad. Son, en definitiva, los factores que provocan vulnerabilidad a la organizacin, ya que su existencia minimiza su capacidad real o potencial de sacar ventajas de las comunicaciones. Amenazas: Son las situaciones que ocurren en el medio ambiente, y que constituyen un peligro inmediato o potencial para las comunicaciones de la organizacin. Oportunidades: Comprende los fenmenos que se vislumbran en el medio, y que pueden significar un beneficio para las comunicaciones de la organizacin si se enfrentan en forma adecuada. 33
2.
3.
4.
Identificar y escribir en el cuadro adjunto las fortalezas y las debilidades que tiene la organizacin para enfrentar el problema social.
Anlisis interno
Factor Funcional: Ejemplo: Considera aspectos financieros, productivos, recursos humanos, otros. Gestin: Considera cmo se lleva a cabo la gestin de la organizacin. Procesos: Incluye el anlisis de la comunicacin interna, toma de decisiones, fijacin de objetivos, etc. Otro factor: Fortalezas Debilidades
34
2.
Identificar y escribir en el cuadro adjunto las oportunidades y las amenazas que tiene la organizacin para enfrentar el problema social.
Anlisis externo
Factor Mercado: Incluye el tamao del mercado, tasa de crecimiento, productos o servicios, etc. Competitivo: Considera las caractersticas de la competencia, barreras que enfrenta la organizacin, etc. Social: Anlisis del impacto ecolgico, tica en el trabajo, proteccin al consumidor, etc. Tecnolgico: Considera desarrollo de productos ofertados, requerimientos de investigacin, etc. Econmico y de Gobierno: Anlisis de la inflacin, mano de obra, tasa de cambio, nivel de salarios, etc. Otro factor: Oportunidades Amenazas
35
Unidad
El anlisis de objetivos
Los objetivos constituyen la columna vertebral del proceso de planificacin y del diseo de proyectos; dado que se define la situacin futura que se desea alcanzar. Es un procedimiento metodolgico que permite:
1) 2) 3) 4)
Imaginar o describir la situacin futura a la cual se aspira llegar. Formular los objetivos como resultados alcanzados. Definir prioridades y clasificar los objetivos por orden de importancia. Identificar los medios que permiten o contribuyen el logro de los objetivos, es decir alternativas de intervencin.
CLADES (2000). Curso a distancia sobre formulacin de proyectos de informacin. Serie manuales N 8, CEPAL-ECLAC. Santiago de Chile. p. 44-45
Profesor: Marco Becerra Silva
36
Precisin: Los objetivos deben ser precisos, claros, referirse a espacios y fenmenos (propsitos) especficos. Alineamiento: Asegurar que los objetivos converjan a un mismo punto, es decir a la solucin del problema comunicacional diagnosticado. Coherencia: El objetivo debe estar relacionado con otros objetivos parciales del proyecto. Calidad tctica: Los objetivos deben disponerse en orden y relacionarse entre s a lo largo del tiempo de modo de maximizar las sinergias, externalidades y ser ms eficaces y eficientes en el logro de los objetivos generales.
100 verbos que indican accin para iniciar la formulacin de objetivos Abastecer Administrar Adquirir Analizar Aplicar Apoyar Asesorar Asignar Atender Buscar Capacitar Cautelar Certificar Chequear Clasificar Codificar Colaborar Comparar Complementar Coleccionar Comprar Comunicar Concretar Construir Controlar Coordinar Corregir Costear Cotizar Crear Cumplir Debatir Decidir Desarrollar Desglosar Destacar Detectar Diagramar Dictar Dirigir Disear Emplear Discutir Distribuir Documentar Ejecutar Elaborar Entregar Especificar Establecer Estimar Estudiar Evaluar Exponer Facilitar Formalizar Formar Generar Gestionar Identificar Implantar Practicar Implementar Incorporar Informar Instalar Instruir Integrar Interpretar Investigar Manejar Mantener Mejorar Negociar Operar Optimizar Organizar Orientar Participar Planificar Preparar Presentar Informar Priorizar Probar Programar Promover Proponer Proveer Recepcionar Recibir Recopilar Registrar Resumir Revisar Solucionar Supervisar Utilizar Validar Velar
37
Se presta a interpretacin el objetivo? (Basta que dos personas no entiendan lo mismo para que el objetivo se preste a distintas interpretaciones). Est formulado el objetivo en funcin de una conducta o comportamiento (verbo) a lograr?. Expresa un contenido a lograr en los sujetos (las personas) u objetos (un producto o servicio) que propone?. Cul es el nivel mnimo de desempeo, de actuacin o logro aceptable?.
2.
3.
4.
Ejemplos de objetivos generales14 Difundir la integralidad de los servicios que ofrece Mundo Eventos. Mejorar en un 10% el posicionamiento de las Escuelas de Rock en el Grupo objetivo secundario. Promover un mensaje efectivo que detalle la variedad de servicios que oferta Geotcnicos Rapel.
14
38
Por qu se lleva a cabo el proyecto? Qu se desea lograr con el proyecto? Cmo se alcanzarn los objetivos o resultados del proyecto, es decir cules sern las actividades? Qu factores externos son imprescindibles para el xito del proyecto (supuestos)? Cmo se pueden medir los resultados del proyecto (indicadores)? Dnde se puede conseguir los datos necesarios para medir los resultados del proyecto (fuentes de verificacin).
La matriz de planificacin es una planilla sntesis de cuatro por cuatro cuyo formato contiene toda la informacin importante sobre el proyecto, relacionando sta de manera lgica y ordenada.
39
2. OBJETIVO
INMEDIATO Es el compromiso principal que se lograr al terminar el proyecto y que contribuye el logro del objetivo general. (A)
3. PRODUCTOS
Son los resultados que deberan obtenerse para el logro del objetivo especfico. Deben expresarse en trabajos terminados. (B)
11. Son las descripciones breves de cada uno de los resultados o productos que deben obtenerse durante la ejecucin del proyecto. Deben expresar cantidad, calidad y oportunidad.
4. ACTIVID ADES
Son las acciones y dispositivos relevantes a implementar por la agencia para obtener los resultados. (C)
15. Definicin de los insumos y costos para cada actividad o dispositivo del proyecto. Se establece una vez de elaborado el presupuesto. Cunto cuesta y qu equipos y materiales son necesarios para cada actividad o dispositivo?.
( A ) Si se logra el objet ivo especfico, se aporta a un objetivo mayor o general. ( B ) Si se obtienen estos resultados se aporta al objetivo especfico. ( C ) Si se hacen estas actividades se obtienen esos resultados .
mbito de responsabilidad directa del equipo responsable del proyecto Elementos referenciales bajo observacin del equipo del proyecto
40
Objetivo Especfico (Inmediato) Describe o verbaliza la realidad o efectos que el proyecto espera obtener como resultado de su accin, en un grupo objetivo, situados en un espacio y tiempo determinado. Es la situacin deseada y satisfactoria que nos gustara que existiera al final de un proyecto. Es el centro de gravedad del proyecto.
Productos o Logros Son los resultados concretos, tangibles y observables que el proyecto produce para alcanzar el objetivo inmediato. En otras palabras, son los cambios que el proyecto garantiza producir y que se compromete a obtener a travs de las actividades planificadas. Actividades Son las acciones o tareas que es necesario realizar para alcanzar los productos. Se deben incluir todas las acciones necesarias para transformar los recursos utilizados en logros esperados en un perodo especfico de tiempo. A cada propsito y producto corresponde una accin o un conjunto de acciones determinadas y claramente relacionadas. Slo se deben incluir aquellas que realiza el equipo del proyecto y no todas las que son de responsabilidad de otros equipos o actores. El grado de detalle de las acciones no debe ser exagerado, sino que basta con dar cuenta de las acciones ms importantes que explican la concepcin del proyecto. El mtodo PPO tiene otro instrumento donde se pueden detallar las actividades (Plan de Operaciones). Se trata en esta fase ms de formulaciones ilustrativas que actividades con un alto grado de detalle. Recursos Son las materias primas; el capital o los recursos humanos y tcnicos necesarios para llevar a cabo las acciones. Cada accin tiene sus costos e implica la utilizacin de ciertos recursos que deben estar disponibles o accesibles para poder llevarla a cabo.
41
Supuestos Es uno de los principales aportes innovativos del mtodo PPO al proceso de planificacin de proyectos, dado que implica definir un factor externo al control de proyecto, pero esencial para el xito del proyecto. La importancia de definir supuestos en la matriz radica en la posibilidad de influir directa o indirectamente en stos, a fin de que no se transformen en factores que determinen el fracaso del proyecto.
Indicadores Son productos, acciones, eventos, etc. que definen el desempeo estndar a alcanzar para lograr los resultados planificados en el proyecto. Como su nombre lo seala indican qu medir u observar para comprobar los logros o dar por cumplido el resultado esperado por el proyecto. Constituyen una evidencia observable. Se definen en funcin de los productos que el objetivo se compromete a lograr, y en funcin del objetivo de desarrollo o general y los objetivos inmediatos o especficos que se pretende alcanzar. Una vez identificado y precisado los componentes de un indicador que a continuacin se presentan, se procede a una operacin de "combinacin" de los elementos para darles una expresin verbal unitaria.
Elementos de un indicador Grupo objetivo (Quines?) El grupo de personas en el cual se espera obtener los cambios o resultados esperados. Por ejemplo, lo alumnos de comunicacin empresarial, los funcionarios de una empresa, el pblico objetivo de un producto o servicio o de una campaa. Cuantificacin (Cuntos?) Se debe precisar en cuntos individuos se espera constatar los cambios esperados o en qu proporcin se espera obtener. Por ejemplo, una habilidad especfica en un grupo de alumnos o funcionarios de una empresa que han sido capacitados, un porcentaje (%) del grupo objetivo de un producto o de una campaa. Cualidad / Calidad (Qu?) Identifica y precisa los contenidos cualitativos de los que espera lograr. Por ejemplo, habilidad para la identificacin de problemas, capacidad de formular un proyecto, aprendizaje de contenidos, posicionamiento, etc. Tiempo (Cundo?) Precisar el tiempo necesario para que los beneficiarios logren lo esperado. Por ejemplo, despus de un ao de capacitacin, despus de tres meses, etc. 42
Lugar (Dnde?) Espacio geogrfico, social o educativo en el cual se espera que los destinatarios logren los resultados esperados. Por ejemplo, en la empresa XX, en el INACAP, en Chile en la Regin X. Tipologa y ejemplos de indicadores
1)
Indicadores de proceso: Estn relacionados con la ejecucin de las actividades y el desempeo de stas. Tiempo empleado en la ejecucin de la actividad Tiempo: ------------------------------------------------------------- X 100 Tiempo previsto para la ejecucin de la actividad. Explicacin: Si el tiempo empleado en la actividad era de 12 das y el tiempo previsto en el cronograma era de 8 das; tenemos que hubo tiempo adicional (demora) de un 150%. 12 das ejecutados -----------------------8 das planificados
Tiempo
X 100 = 150%
N de efectivo de asistentes a la capacitacin Cumplimiento de metas: ------------------------------------------------------X 100 N de asistentes previstos para la capacitacin
Ejercicio: Simulen con el indicador de cumplimiento de meta el nivel de logro de la actividad. N de asistentes a la capacitacin previstos en la planificacin: 148 y el nmero de asistentes a la capacitacin fue de 114. Cul es el nivel de cumplimiento?. Desarrollar la operacin matemtica.
2)
Indicadores de producto: Dan cuenta de las caractersticas de las actividades, su calidad y resultados. Grado de satisfaccin de los asistentes a la capacitacin -------------------------------------------------------------------------------- X 100 Grado de satisfaccin esperado entre los asistentes a la capacitacin
Calidad:
Comprensin:
Profesor: Marco Becerra Silva
3)
Indicadores de cobertura: Es la relacin cuantitativa entre lo obtenido y lo esperado de cada una de las actividades o productos. N de personas que visitaron el sitio web Meta de cobertura: ------------------------------------------------------------X 100 N de personas de visitas esperadas en el sitio web N total de jvenes que asisten al evento ------------------------------------------------- X 100 N total de jvenes esperados en el evento
Grado de focalizacin:
4)
Indicadores de resultado: Exhiben el grado de alcance de los objetivos especficos del proyecto y la contribucin de stos a modificar el problema comunicacional que dio origen al proyecto. Resultados obtenidos Alcance de los resultados:-------------------------- X 100 Resultados previstos
Fuentes de Verificacin Este componente de la matriz muestra donde se obtiene la informacin que prueba haber alcanzado los objetivos, y donde se encuentran los datos necesarios para verificar el cumplimiento de cada indicador de la matriz. El grupo debe analizar si alguna fuente externa posee la informacin necesaria para verificar el indicador, evaluando tambin si sta es confiable, actual y accesible. Si no es posible encontrar fuentes de verificacin apropiadas fuera del proyecto, la informacin necesaria para verificar los indicadores, debe ser recolectada, procesada y almacenada por el propio proyecto. Este hecho determina que las actividades y costos para su obtencin deban ser incorporadas en el proyecto.
44
INDICADORES 9. 12.
MEDIOS DE VERIFICACIN 8.
SUPUES TOS
2. OBJETIVO
INMEDIATO
10.
13.
7.
(A)
3. PRODUCTOS
11.
14.
6.
(B)
4. ACTIVID ADES
15.
16.
5.
(C)
( A ) Si se logra e l objet ivo especfico, se aporta a un objetivo mayor o genera l. ( B ) Si se obtienen estos resultados se aporta al objetivo especfico. ( C ) Si se hacen estas actividades se obtienen esos resultados .
45
Impacto
Cambios en beneficiarios, individuos, grupos, etc.
Indicadores
Efecto
Cambios en co mportamientos, Puesta en prctica, etc.
Indicadores
En tales condiciones
Productos
Cambios en conocimientos, Habilidades, potencialidades, etc.
Indicadores
En tales condiciones
Accin
Proceso
Con Recursos
En tales condiciones
46
En condiciones A + recursos B y con acciones C entonces hay productos D Si existe D + E entonces hay efectos F Si existe F + G entonces hay impacto H
El Plan de Operaciones
Este instrumento permite la concrecin final de todas las actividades a travs de su calendarizacin y la identificacin de responsables. El diagrama permite visualizar los componentes del Plan de Operaciones del Proyecto en una aplicacin concreta, lo que facilita la comprensin de las fases que deben ser realizadas para su elaboracin. El procedimiento para completar el instrumento de control y evaluacin de las actividades del proyecto debe aplicarse a todos los objetivos especficos o resultados del mismo.
Transcribir desde la Matriz de Planificacin al Plan de Operaciones el objetivo del proyecto y el respectivo objetivo especfico a operacionalizar. Enumerar y precisar cada una de las actividades que permitan alcanzar el objetivo especfico, en base al contenido de la Matriz. En esta fase tambin es posible incorporar nuevas actividades requeridas para asegurar el logro del objetivo. Establecer el plazo especfico para desarrollar las actividades del objetivo, precisando la unidad de tiempo (das, semanas, meses, aos) en base a la duracin estimada del proyecto. Identificar el responsable institucional o individual de cada una de las actividades.
2)
3)
4)
47
48
El Presupuesto
Todo proyecto necesita para su ejecucin una serie de recursos (humanos, materiales, infraestructura, bienes, etc.) para obtener los resultados de los objetivos y productos de las actividades. La funcin principal del presupuesto es la de asignar recursos para que este se implemente.
Cuantificar las necesidades de recursos humanos para realizar las actividades, valor que debe expresarse en horas o meses/hombre para ejecutar la actividad. Identificar los recursos materiales, operativos y de equipamiento (insumos) requeridos para el desarrollo de las actividades, cuantificado los costos de cada uno de stos. La elaboracin del presupuesto supone la realizacin de cotizaciones para establecer en detalle las necesidades que demandar la ejecucin del proyecto.
2)
3)
49
Caractersticas de la evaluacin
Cul es la finalidad de la evaluacin? Qu es la evaluacin? Cundo se realiza la evaluacin? Cules son los aspectos prioritarios que se evalan? Qu se evala de la ejecucin? Se considera la evaluacin en la planificacin? Cul es el rol de las evaluaciones externas? Cul es el proceso metodolgico de la evaluacin? Conocimiento y aprendizaje para la toma de decisiones y para el mejoramiento de la gestin social y de sus resultados. Es un proceso permanente de la gestin del proyecto social Es un proceso que acompaa al proyecto en toda su vida. Se evalan la planificacin, la ejecucin y la finalizacin del proyecto. (Evaluacin integral). Se centra en los resultados e impactos, pero para ello, se requiere de la evaluacin de procesos. Implica el anlisis del desarrollo de los procesos, el cumplimiento de las actividades y el logro de los resultados durante el desarrollo del proyecto. Los parmetros y los indicadores de evaluacin y monitoreo (seguimiento) se construyen durante el proceso de formulacin del proyecto. El proyecto puede tener durante, al finalizar o despus de finalizado un equipo externo que lo evale. Se articulan mtodos y tcnicas cuantitativas y cualitativas dependiendo de los aspectos que se evaluarn.
15
Para el desarrollo de esta Unidad se ha tenido a la vista principalmente- los contenidos del texto: SIEMPROUNESCO (1999). Gestin Integral de Programas Sociales Orientada a Resultados. Buenos Aires, Argentina. Editorial Fondo de Cultura Econmica.
Profesor: Marco Becerra Silva
50
2)
3)
51
PROCESOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
PRODUCTOS
COSTOS
EFECTIVIDAD
COSTO / EFECTIVIDAD
52
Tipo de evaluacin
Evaluacin ex - ante
Funciones
Evaluar la viabilidad y sustentabilidad del proyecto en trminos financieros, polticos e institucionales, para priorizar y seleccionar las alternativas de componentes y actividades que maximicen el impacto de la inversin comunicacional. Es la herramienta de evaluacin que permite tomar la decisin de la implementacin o node las actividades y componentes del proyecto. Indagar y analizar el grado en que las actividades realizadas y los resultados obtenidos responden a lo planificado, con el fin de detectar oportunamente eventuales deficiencias, obstculos y/o necesidades de ajuste en la planificacin y ejecucin del proyecto. Evaluar en profundidad aspectos o problemas del proyecto relacionados con la planificacin, ejecucin y logro de resultados, con la perspectiva organizacional.
Cundo utilizarla?
Se disea y se realiza durante la planificacin.
Se disea durante la planificacin del proyecto y se desarrolla permanentemente durante toda su ejecucin.
Durante la ejecucin del proyecto, cuando existe la necesidad de profundizar el conocimiento de su desempeo. Evaluacin desde la Evaluar los aspectos o problemas del proyecto Durante la ejecucin del perspectiva del relacionados con la planificacin, ejecucin y proyecto , cuando existe la grupo objetivo logro de los resultados, desde la perspectiva necesidad de profundizar el del grupo objetivo, incorporando su conocimiento de su participacin como aspecto central. implementacin, y sus efectos, segn los propios destinatarios. Evaluacin de Evaluar el grado de cumplimiento final de los Se disea en la planificacin efectividad objetivos especficos del proyecto, en del proyecto y se realiza trminos de efectividad, eficacia y eficiencia. inmediatamente despus de finalizada la ejecucin del mismo. Evaluacin de Identificar y explicar la modificacin del valor Se disea durante la Impacto inicial de los indicadores del problema que dio planificacin del proyecto y origen al proyecto (lnea base). se ejecuta un tiempo despus de finalizada la ejecucin del proyecto.
Evaluacin diagnstica
53
El plan de evaluacin
El plan de evaluacin es el proceso de determinar tipos de decisiones que deben adoptarse; de seleccionar, recolectar y analizar informacin necesaria para adoptar esas decisiones y de entregar esta informacin para quienes tengan que tomar esas decisiones. Los antecedentes que a continuacin se exponen constituyen una pauta de referencia, pudiendo existir otras vas y mtodos, que el equipo del proyecto, los actores, las fuentes de financiamiento adopten para evaluar.
SI
NO
2. Definir los indicadores y criterios de evaluacin. Jerarquiza r, co mb inar y ponderar los criterios si corresponde.
3. Definir la informac in necesaria o con la cual se debe contar de acuerdo a los indicadores y criterios definidos.
SI
NO
4. Determinar la estrategia de reco leccin de informac in.
54
1. Identificacin y delimitacin del problema comunicacional. Es claro el problema que da origen al proyecto? Est claramente identificado el grupo objetivo del proyecto? El problema es prioritario para la organizacin? Particip el cliente en la priorizacin del problema? El equipo de la agencia tiene la capacidad de intervenir el problema? 2. Anlisis del problema comunicacional Se han identificado los indicadores del problema que da origen al proyecto? Existen datos iniciales de los indicadores del problema antes de ejecutarse el proyecto? Se han identificado las causas y consecuencias explicativas del problema? 3. Anlisis de la visin del proyecto Se han identificado los impactos del proyecto? Son suficientes y pertinentes los recursos previstos para lograr los impactos del proyecto? El equipo de gestin del proyecto tiene capacidad para lograr los impactos previstos?
55
Preguntas
4. Anlisis de los componentes del proyecto Los componentes (actividades, productos y objetivos) del proyecto permiten transformar las causas o factores crticos del problema? Los componentes previstos tienen viabilidad organizacional? Las actividades son suficientes y necesarias para lograr los productos? Se establecieron las responsabilidades del proyecto? Se identificaron con precisin los productos del proyecto? Los productos son medibles? Se identificaron con precisin objetivos especficos? Se identific con precisin un objetivo general? Las actividades estn desagregadas en tareas especficas? Existe precisin en el costo de las actividades del proyecto? Se han elaborado los indicadores de proceso, productos, resultados e impactos del proyecto? Los indicadores son necesarios y suficientes para medir cada variable? Los indicadores son pertinentes, sensibles y relevantes? Est claramente definida la fuente de informacin de los indicadores? Se ha establecido el instrumento y/o mtodo de recoleccin de informacin? Se ha identificado la periodicidad de recoleccin de la informacin?
SI
NO
Observaciones
Recomendaciones
56
Actividades y tareas ejecutadas / Actividades y tareas planificadas. Costo unitario per cpita utilizado / Costo unitario per cpita previsto. Tiempo empleado en las actividades / Tiempo programado en las actividades. N de personas participantes de la actividad / N de personas previstas en la actividad. Calidad de la actividad Al trmino de cada Encuesta de percepcin actividad del grupo objetivo Demanda potencial del grupo objetivo. Trimestral Registros de actividades N de personas que cumplen con los criterios del grupo objetivo / N de personas que deben cumplir con los criterios del grupo objetivo. Resultados esperados obtenidos / Resultados esperados planificados. Resultados no esperados: Resultados obtenidos positivos y negativos no planificados
Profesor: Marco Becerra Silva
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2) 3)
4)
5) 6)
7) 8)
Aspectos a evaluar El modelo de gestin de la organizacin (cliente) es adecuado para el equipo de gestin del proyecto? Cul es el nivel de involucramiento de la organizacin (cliente) en el proyecto? Cules son los problemas y obstculos que se presentan entre lo ejecutado y lo planificado? Se estn ejecutando las actividades y obteniendo los resultados con eficacia y eficiencia? Los criterios y mecanismos para llegar al grupo objetivo son adecuados? Cules son las causas de posibles desvos en el cumplimiento de las actividades y de los productos del proyecto? Cules son las conclusiones que se obtienen de esta investigacin? Cules son las recomendaciones para mejorar la ejecucin del proyecto?
Fuente de informacin Instrumentos / Tcnicas Equipo de gestin y Reunin de trabajo de equipo directivo de la los equipos organizacin
58
2) 3) 4) 5)
6) 7)
Aspectos a evaluar Fuente de informacin Instrumentos / Tcnicas Los objetivos del proyecto corresponden a Muestra del grupo Entrevistas las expectativas y necesidades del grupo objetivo objetivo? Cul es el valor que el grupo objetivo le asigna al proyecto? Cmo evala el grupo objetivo la calidad de las actividades del proyecto? Cmo evala el grupo objetivo la cantidad de las actividades del proyecto? Cmo evala el grupo objetivo la aceptabilidad de las actividades del proyecto? Existen mecanismos organizacionales para considerar la percepcin del grupo objetivo? Qu recomienda el grupo objetivo para mejorar la ejecucin del proyecto?
59
3) 4)
Aspectos a evaluar Fuente de informacin Instrumentos / Tcnicas Se cumplieron los objetivos especficos del Muestra del grupo Encuestas proyecto? objetivo El cumplimiento de los objetivos especficos se realiz segn el cronograma y presupuesto establecido en la formulacin del proyecto? Qu conclusiones se obtienen del proyecto? Qu recomendaciones se sugieren para un futuro proyecto comunicacional?.
Algunas categoras de anlisis para la evaluacin de efectividad: Meta total prevista del resultado. Tiempo previsto del resultado. Recursos previstos para el resultado. Meta alcanzada del resultado. Tiempo real en el que efectivamente se logr el resultado. Recursos ejecutados para alcanzar el resultado.
60
Aspectos a evaluar Se produjeron modificaciones de los indicadores del problema comunicacional? En qu medida se produjeron esos cambios? La modificacin fue generada por las actividades y los objetivos especficos logrados en el proyecto? Cules han sido los efectos indirectos del proyecto? Cules son las conclusiones y las recomendaciones?
3)
4) 5)
61
62
2 2 2 2 5 5 10 20 7 15
2 Relacin visual
3 Gesticulacin
4 Tono de voz
5 Lenguaje
6 Ayuda visual
7 Precisin de la exposicin Los contenidos expuestos fueron claros y comprensibles. Las preguntas fueron respondidas con precisin y se entendieron. En la exposicin qued claro que el diagnstico o la propuesta es relevante para la organizacin. El expositor tubo un buen desempeo en la presentacin.
10 Desempeo global
Promedio
70
63
2 2 2
5 5 3
4 4 2 10
4 6
ASPECTOS FORMALES 1. Uso de reglas ortogrficas 2. Lenguaje tcnico profesional 3. Cumplimiento de requisitos solicitados: tamao de papel, letra, logo numeracin de pginas, citas bibliogrficas. PUNTAJE TOTAL (Corresponde al 50 % de la evaluacin del diagnstico)
4 6 4
70
64
Puntaje ideal 1 1
Puntaje obtenido
1 1
1 2
2 2 2 2
4 3 2 4
2 2 1
2 2 65
c) Presentacin formal del presupuesto 8. GESTIN DEL PROYECTO a) Descripcin de mecanismos de participacin de la organizacin o del grupo objetivo b) Diseo de la estructura del equipo consultor c) Presentacin del currculum del equipo consultor d) Identificacin de nmero, tipo y fechas de informes 9. EVALUACIN DEL PROYECTO a) Descripcin del tipo de evaluacin(es) del proyecto b) Fundamentacin de la pertinencia de la evaluacin c) Calidad de los instrumentos de evaluacin 10. ACTIVIDAD COMUNICACIONAL-PUBLICITARIA a) Pertinencia de la actividad propuesta b) Calidad de las piezas o soportes comunicacionales publicitarios 11. ANEXOS a) Bibliografa utilizada b) Cotizaciones del presupuesto
2 2 2 1
2 2 3
2 5
1 2
ASPECTOS FORMALES
Puntaje ideal 2 2 2
Puntaje obtenid o
1. Uso de reglas ortogrficas 2. Lenguaje tcnico profesional 3. Cumplimiento de requisitos solicitados: tamao de papel, letra, logo numeracin de pginas, citas bibliogrficas. PUNTAJE TOTAL (Corresponde al 50 % de la evaluacin del examen)
70
66
Ander-Egg, Ezequiel Tcnicas de Investigacin Social Editorial Lumen. Buenos Aires, Argentina, 1995. Benassini, Marcela Introduccin a la investigacin de mercados Editorial Prentice Hall. Mxico, 2001. CLADES, Centro Latinoamericano de Documentacin Econmica y Social Curso a distancia sobre formulacin de proyectos de informacin. Serie manuales N 8, CEPAL-ECLAC. Santiago de Chile, mayo 2000. Disponible en portal www.cepal.org/publicaciones/manuales Chiavenato, Idalberto Administracin de Recursos Humanos Editorial McGraw-Hill. Bogot, Colombia,1999 Davis, K. y Newstrom. John W. Comportamiento Humano en el Trabajo. Editorial McGraw-Hill. Mxico, 1997 INACAP, Instituto Nacional de Capacitacin Trabajos de Asignatura de Evaluacin y Formulacin de Proyectos Carrera de Publicidad, Semestre Otoo 2003. Santiago de Chile. ILPES, Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin Econmica y Social Bases conceptuales para el ciclo de cursos sobre gerencia de proyectos y programas. Serie Manuales N 24. Santiago de Chile, abril 2003. Disponible en portal http://www.cepal.org/publicaciones/manuales Lambert, Tom Manual de Consultora: Cmo iniciarse en el mundo de la consultora Editorial Gestin 2000. Espaa, marzo 2001. Martinic, Sergio Curso - Taller de Diseo y Evaluacin de Proyectos Sociales Sur Profesionales. Santiago de Chile, 1995.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
67
10)
Mokate, Karen El monitoreo y la evaluacin: herramientas indispensables de la gerencia social. En Diseo y gerencia de polticas y programas sociales del Banco Interamericano para el Desarrollo-Instituto para el Desarrollo Social (INDES). Bolivia, 2000. Nogueira, Liliana Curso de Consultora. Disponible en portal www.monografias.com Rodrguez, Daro. Diagnstico Organizacional Ediciones Universidad Catlica de Chile. Santiago de Chile, 1998. Sann Angel, Hctor Control de gestin y evaluacin de resultados. Serie Manuales N 3 Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin Econmica y Social, ILPES. Santiago de Chile, agosto 1999. Disponible en portal www.cepal.org/publicaciones/manuales SIEMPRO-UNESCO Sistema de Informacin, Monitoreo y Evaluacin de Programas Sociales: Gestin Integral de Programas Sociales Orientada a Resultados. Fondo de Cultura Econmica. Buenos Aires, Argentina, 1999. Vallespn, Patricio Manual de Planificacin de Proyectos Orientada a Objetivos Fundacin Friedrich Naumann. Santiago de Chile 1993.
11)
12)
13)
14)
15)
68