Contabilidad en las Organizaciones

La Organizacin 1.1 Concepto de Empresa

Se entiende como empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, administracin, custodia de bienes o para la prestacin de servicios. Dentro de la organizacin empresarial existen tres tipos de factores necesarios para realizar sus operaciones: Las personas que se encuentra representado por los propietarios, los gerentes, los administradores y todos los empleados que laboran en los procesos administrativos y operativos de la empresa. El capital que est constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, en mercancas, en maquinaria, en muebles o en cualquier otro aporte de bienes. El trabajo que es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo primordial de la empresa que puede ser la produccin de bienes, la comercializacin de mercancas o la prestacin de algn servicio. Clasificacin de las Empresas Existen diversos criterios para clasificar las empresas, aqu mencionamos solo algunos: Por la actividad que realizan, por su tamao, por el origen de su capital, por la conformacin de su capital, por el nmero de propietarios y por la funcin social. Por la Actividad Extractivas: Son las empresas cuyo objetivo primordial es la explotacin de recursos que se encuentran en el subsuelo, como ejemplo estn las empresas de petrleos, aurferas, de piedras preciosas y de otros minerales. Comerciales: Son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo as una utilidad. Un ejemplo de este tipo de empresa es un supermercado. Industriales: Son las dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados como las fbricas de telas, de muebles, de calzado, etc. Servicios: Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea de salud, educacin, transporte, recreacin, servicios pblicos, seguros y otros varios. Agropecuaria: Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos de origen agrcola y pecuario. Dentro de los ms comunes encontramos las granjas agrcolas, las granjas porcinas, avcolas, apcolas, invernaderos, haciendas de produccin agrcola etc.

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Por su Tamao Grande: Es la de mayor organizacin, posee personal especializado en cada una de las reas de trabajo, se observa una gran divisin del trabajo y las actividades mercantiles se realizan en un porcentaje elevado. Mediana: En este tipo de empresa se observa una mayor divisin y delimitacin de funciones administrativas y operacionales. La inversin y los rendimientos obtenidos son mayores que los de la pequea empresa. Pequeas empresas: Son aquellas que manejan muy poco capital y poca mano de obra, se caracteriza porque no existe una delimitacin clara y definida de funciones entre el administrador y/o el propietario del capital de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida divisin y especializacin del trabajo. Se dividen a su vez en: Pequea: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos. Micro: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantas muy personales. Por el Origen del Capital Oficiales o Pblicas: Su capital proviene del Estado. Privadas: Son aquellas en que el capital proviene de personas particulares. Economa Mixta: El capital proviene una parte del Estado y la otra de personas particulares. Por la Conformacin de su Capital Multinacionales: En su gran mayora el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes pases del mundo (globalizacin). Grupos Econmicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueos. Nacionales: El radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. Locales: Son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma localidad. Por el Nmero de Propietarios De un solo propietario: Tambin denominadas empresas unitarias o de propietario nico. Aunque una persona es la duea, la actividad de la empresa se puede extender a ms personas quienes pueden ser familiares o empleados particulares.

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Sociedades: Son aquellas constituidas por dos o ms personas llamados socios que se agrupan por medio de un contrato de sociedad y son responsables del negocio. Por la Funcin Social Con nimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propsito de explotar y ganar utilidades. Sin nimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo ms importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad. Economa Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo ms importante es el bienestar de los asociados y su familia. Concepto de Persona y su Clasificacin Para definir este concepto acudimos al artculo 38 del Cdigo Civil Panameo el cual expresa que las personas son naturales y jurdicas. Personas naturales Todos los individuos de la especie humana cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe y condicin. Personas Jurdicas Una entidad moral o persona ficticia, de carcter poltico, pblico, religioso, industrial o comercial, representada por persona o personas naturales, capaz de ejercer derechos de contraer obligaciones.

1.2 Principios Administrativos

Naturaleza de la Organizacin Una empresa se podr organizar, cuando defina claramente la actividad econmica que desea explotar y para esto deber seleccionar un segmento de mercado que le permita establecerse en el entorno. La naturaleza de la organizacin puede ser entonces en: El sector primario Se realizan actividades de extraccin de recursos, la agricultura, la ganadera y la pesca en su estado natural.

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El sector secundario El engranaje de cadenas productivas, obliga a las empresas a transformar la materia prima obtenida en el sector primario, por lo que le da a este sector secundario el carcter productivo, encajan aqu las empresas industriales. El sector de comercio y servicios Encontramos aqu las empresas que proporcionan y venden la produccin del sector industrial y adems ofrecen la prestacin de diferentes servicios. Estructura de la Organizacin Son muchas las actividades que se realizan en las organizaciones, lo cual obliga a ser realmente eficaz en las tareas administrativas. Se pueden mencionar actividades tales como comprar materia prima, llevar cuentas, planeacin del trabajo, manejo del recurso humano y su salud ocupacional, produccin y venta de los productos, la prestacin de servicios y atencin al cliente; tambin se debe estar pendiente del mantenimiento de equipos, la seguridad hacia el interior y exterior de la empresa y el manejo efectivo de los recursos monetarios que tendr a su disposicin. Todas estas actividades deben clasificarse de forma ptima para que formen parte de la estructura empresarial, las cuales se pueden agrupar generalmente en cuatro grandes reas funcionales: Produccin Administracin y Finanzas Recursos Humanos Mercadeo y Ventas Qu es la Administracin? Es el proceso mediante el cual una empresa desarrolla y ejecuta organizadamente sus actividades y operaciones, aplicando los principios que le permitan en conjunto tomar las mejores decisiones para ejercer el control de sus bienes, compromisos y obligaciones que lo llevarn a un cumplimiento satisfactorio de sus objetivos. Concepto del Proceso Administrativo En el Proceso Administrativo se aplica el manejo de un conjunto de actividades en forma sincronizada en sus diferentes niveles para alcanzar la visin, misin y objetivos trazados por los empresarios, y este proceso se compone de: Planeacin Ordenamiento Direccin Control

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La Planeacin Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la empresa predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable. Los elementos de una buena planeacin para tener en cuenta son: Un Buen Diagnstico: Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las cosas, sin falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades planificadas. Objetivos Bien Definidos: Adems de ser bien definidos y tambin ha de ser alcanzables en el tiempo estipulado en la fase de planeacin. Por su duracin, en el logro de resultados pueden ser a largo (mas de dos aos), mediano (dentro de los dos aos) y corto plazo (hasta por seis meses). Una de las herramientas valiosas de la administracin es la determinacin de: QU es lo que se va a hacer? DNDE lo va a hacer? QUIN lo va a hacer? CMO lo va a hacer? CUNDO se va a hacer? y En CUNTO tiempo se va a hacer? Seleccin de Estrategias: La direccin escoger la forma y manera de lograr los objetivos propuestos en el plan, previo anlisis de cada situacin en particular, por lo tanto elegir la ms acertada decisin para la empresa, considerando una flexibilidad que le permita ajustarse de acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan presentarse. Criterios de Evaluacin: La calidad como finalidad esencial del proceso administrativo, conlleva a la medicin permanente en su desarrollo y los tiempos precisos que se esperan lograr en cada paso de lo estipulado en el plan. Ordenamiento El ordenamiento de todas y cada una de las reas de la empresa es una de las funciones principales que le atae a la administracin en forma permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se esperan. Para organizar se necesita saber utilizar los siguientes elementos: El Espacio: Distribuir un rea fsica de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso. El Tiempo: Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la oportunidad requerida por la administracin. El Trabajo: El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la
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administracin la eficiencia y efectividad necesaria para cumplir con los objetivos propuestos. El Recurso Humano: La organizacin de las personas en las empresas ayuda a que desde su ingreso a la empresa, cada colaborador conozca a que dependencia esta asignado y de quien debe recibir directamente las instrucciones y a quien rinde cuentas de las tareas asignadas. Los Recursos Financieros: La asignacin de recursos financieros, previamente planeados por centro de gastos y costos, permitir el uso racional de ellos y por lo tanto la obtencin de los resultados esperados en la operacin, as mismo la colocacin de esos recursos en el sitio correcto y con los rendimientos favorables, darn cumplimiento a sus compromisos y obligaciones contradas por la empresa. La Direccin Quin debe dirigir una empresa? Debera ser aquella persona que puede asumir de forma comprometida el rol de Lder y que mediante una buena coordinacin y gua, les delega a otras personas responsabilidades y funciones para desarrollarlas y cumplirlas, apoyndose en el refuerzo permanente y positivo de la voluntad del trabajador, para as alcanzar los objetivos como un equipo organizado. Para tener el reconocimiento como un lder dirigente, por lo menos se debe tener las siguientes cualidades personales a saber: La Comunicacin: Comunicarse a cada momento con el equipo de trabajo, de forma interactiva, esto quiere decir que el mensaje puede ir en cualquier direccin. La Motivacin: Est en la mente de un gran dirigente, mantener un buen clima organizacional dentro de la empresa, tratando en todo momento de alcanzar un alto grado de colaboracin. La Autoridad: Es necesario estar preparado para impartir rdenes y que las dems personas las cumplan, para lograr esto se debe contar con las competencias adecuadas, con buenas cualidades personales, en donde se demuestren virtudes y calidades humanas. Y sin duda alguna se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada caso, son las mejores alternativas presentadas, para encontrar soluciones a los problemas segn su prioridad. El Control Es quizs uno de los elementos mas importantes del proceso administrativo, ya que nos permite estar pendiente e informado de todos los pasos que se dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de la estructura interna y externa de la empresa, hasta el

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punto de ser tomado como modelo japons, llamado control de calidad total y que posteriormente fue implementado en el resto del mundo. El Control es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con los resultados obtenidos, permite y as encontrar las posibles soluciones a los ajustes de las metas preestablecidas en el plan. Fundamentos del Entorno Econmico El objeto econmico y la actividad de toda empresa no solo se desarrollan hacia el interior de la misma, sino que existen factores externos que de alguna manera afectan el normal desarrollo de los procesos administrativos en los negocios, por esto vale mencionar por ejemplo: Los proveedores nacionales e internacionales, en qu condiciones se encuentran para el abastecimiento de la materia prima. No puede dejar de observar el comportamiento en el mercado de las otras empresas que se dedican a la misma actividad (competencia). Las nuevas tecnologas que recin salen como novedad en el mercado y que afectan la produccin, la comunicacin y otros sistemas afines en las reas de la empresa. Los mercados nacionales e internacionales tambin afectan de alguna manera el quehacer diario de todo negocio. La importacin y exportacin de los productos. La atencin oportuna y la calidad prestada a los clientes. El sector financiero. Los servicios pblicos. El transporte. Las vas de comunicacin. Las legislaciones. reas Funcionales Se busca definir las reas funcionales en la empresa de tal manera que las actividades que realiza cada uno de los colaboradores estn en armona completa con las metas propuestas en el plan de la Organizacin. Una clasificacin de reas puede ser la siguiente: Gerencia: Es el ncleo de la responsabilidad total de la empresa y en donde se toman las decisiones definitivas en pro de la administracin de la empresa. Mercadeo - Ventas y Atencin al Cliente: rea encargada de generar la mayor fuente de ingresos al negocio. Produccin - Compras y Almacenamiento: rea estratgica para lograr costos razonables, los cuales le permiten a la empresa una mayor productividad para ser competitivos en los mercados nacionales e internacionales. Gestin de Recursos Humanos: Es el elemento ms importante de toda empresa a cualquier nivel, uno de sus objetivos es contar con personal con alta preparacin,
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debido a que as se alcanza la eficiencia y efectividad en los procesos internos y externos. Logsticas: rea que permite el desarrollo tecnolgico y la oportunidad en la obtencin y entrega de elementos (materiales) y la comunicacin fuente de desarrollo de toda empresa. Sistemas: Tiene como tarea regular la organizacin, adems establece el orden entre las otras reas para que exista el encadenamiento funcional de la empresa. Cmo la Organizacin alcanzar las metas? La necesidad de conseguir los objetivos de rentabilidad para lo que han sido concebidas las empresas obliga a tener de manera clara la razn de existir de una empresa, esto es lo que se llama la Misin. De seguro usted ha visto misiones como: Ser los mejores en Valorar y creer en el cliente Ser la mejor.. Ser la ms rentable Dar el mejor servicio.. Se puede preguntar entonces, qu empresa se crea para no ser la mejor, la menos rentable, o con la meta de no valorar al cliente? La Misin en trminos generales es la formulacin de los propsitos de la Organizacin, y por ser tan importante es la gua para crear los compromisos e inducir los comportamientos que harn ms alcanzable las metas. Qu es y hacia dnde va la Organizacin? Se puede responder a estas interrogantes con la Visin de la Organizacin, que consiste en dominar por completo el tema de dnde est parada la organizacin, saber bien de qu se trata lo que hace, tener claro el negocio actual y futuro, pues de esta manera podr descubrir lo que se quiere hacer posible. Todo el entorno de la Organizacin interviene en la Visin: Accionistas: Saber que estrategia aplicar. Colaboradores: Averiguar qu es lo que quieren para s y para la organizacin. Los clientes y Proveedores externos: Ver cul es el valor agregado que da la organizacin a la comunidad.

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1.3 La Organizacin y su Relacin con la Contabilidad

Sin importar de qu tipo o tamao sea una organizacin, la Contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar el control de la empresa, debido a que proporciona un resumen de la situacin econmica y financiera, con el objetivo principal de brindar informacin til en la toma de decisiones econmicas. La informacin puede establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, de los derechos, de las obligaciones, del capital, los recursos de la empresa, adems ayuda a llevar un control de todos los ingresos y los egresos, facilitar la planeacin y prever situaciones futuras, determinar las utilidades o prdidas al finalizar el ciclo contable y servir de fuente de informacin ante terceros. El Estado panameo le exige a las empresas que utilicen libros para registrar la contabilidad, basados en principios de contabilidad de general aceptacin y de acuerdo a lo plasmado en las leyes y dems normas sobre la materia. El Tipo de Empresa y la Contabilidad De acuerdo al tipo de empresa, la contabilidad puede ser privada u oficial: Contabilidad privada Es la que se lleva en las empresas cuyos propietarios son personas particulares. Contabilidad oficial Proporciona los mecanismos para registrar todas las actividades econmicas de las empresas estatales. Y considerando la actividad de las empresas, la contabilidad puede ser: Contabilidad de costos Se utiliza en las empresas industriales y registra todas las operaciones econmicas que conducen a determinar el costo de los productos semielaborados o terminados. Contabilidad comercial Se utiliza en las empresas comerciales, se encarga de registrar y controlar todas las actividades que giran alrededor de la compra-venta de mercancas. Contabilidad de servicios Su aplicacin permite registrar las actividades econmicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestacin de servicios. Contabilidad bancaria Se aplica en entidades financieras; se utiliza para registrar las operaciones de los bancos o corporaciones de ahorro o crdito.

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Objetivos de la Contabilidad El breve material presentado en esta recopilacin le ha dado una idea de las actividades que son necesarias para el registro adecuado de las transacciones econmicas en una organizacin, ahora sealaremos tres objetivos importantes que debe cumplir la ciencia de la Contabilidad: Proteccin Control Informacin Proteccin Aquella organizacin que lleve de forma adecuada su contabilidad, la que exige la Ley, podr sentirse protegido ante diversas instancias. Por ejemplo, frente al Estado podrn recibir el tratamiento adecuado si el negocio fracasa, ya que podrn demostrar que no hubo existencia de actos fraudulentos para originar las prdidas. Tambin existe proteccin cuando el Estado puede conocer el resultado de las operaciones y as se le facilita el pago de las obligaciones fiscales. La Contabilidad tambin protege a los Administradores en el momento en que la empresa le exige rendir cuentas, ya que ellos pueden con absoluta exactitud mostrar el manejo de los bienes que se le confi y librarse de cualquier sospecha. Gracias a que los libros, llevados ordenadamente, proporcionan informacin verdica, la empresa puede protegerse ante terceros, en especial a los que tienen obligaciones pendientes con ella. Una proteccin importante es la que sienten los que aportaron el Capital, ya que con los registros contables podrn apreciar sin duda alguna la rentabilidad del patrimonio que han destinado al negocio. Control El control que brinda la Contabilidad ayuda a que exista la proteccin que se mencion en el punto anterior, adems se aplica el control tanto a los bienes y derechos, como a la ejecucin de las tareas en la organizacin. La Contabilidad cuenta con todas las herramientas para aplicar los controles necesarios a los bienes confiados a una diversidad de personas con diferentes funciones, esto es importante aplicarlo en las organizaciones de gran tamao. Controlar la ejecucin implica cotejar que los procedimientos y normas establecidas por la empresa estn en concordancia con los sistemas de compras, ventas, pagos, etc. La administracin se apoya mucho en el control de ejecucin.

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Informacin Muchas veces hemos mencionado que la Contabilidad nos proporciona informacin relacionada con una organizacin, pero la importancia de los datos que nos brinda la podemos clasificar en funcin del tiempo en que se protagonizan los hechos contables o considerando el grado de esa informacin. Tiempo de la Informacin Un informe contable puede presentar registros del pasado, presente o estimar los del futuro. La Contabilidad que muestra datos del pasado deber ilustrar las operaciones realizadas y los resultados econmicos obtenidos, con lo cual se podr determinar si las actuaciones administrativas fueron efectivas para lograr las metas propuestas. En casos en que se deseen tomar medidas inmediatas, se recurre a la informacin del presente. Y con la ayuda de la estadstica contable de los perodos anteriores, ms la informacin del presente se puede presentar un detalle contable del futuro, es decir, administrativamente se est planificando o presupuestando. Grado de la Informacin La direccin de una empresa debe considerar siempre el anlisis de la informacin contable para tomar las mejores decisiones, y es posible que la fuente de donde estudia alguna situacin sea del tipo Sinttica, Analtica, Detallada o Comparativa. Sinttica: Es una determinacin aproximada de la perspectiva general de la empresa, la informacin se brinda sin entrar en detalles, su objetivo es que facilite una rpida interpretacin. Analtica: Se tienen distintos grupos de informacin, la cual permite tener apreciaciones parciales y como estas han afectado en el resultado de las operaciones. Detallada: La preparacin de esta informacin exige claridad y explicaciones en los registros de cada operacin, de esta manera es muy til para los controles, las verificaciones y pruebas de parte de los agentes fiscalizadores. Comparativa: Si la medicin es parte de la labor administrativa, se tiene que contar con la adecuada informacin contable que ayude a comparar a travs del tiempo las tendencias, los crecimientos y otros factores de gran importancia para la direccin de una empresa.

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