P-PROD-03

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PROVEEDORES

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Revisin 4

Fecha 13/10/2006 10/06/2007 29/09/2008 16/03/2009 10/09/2009 30/07/2011

Motivo del Cambio Revisin procedimiento en su totalidad: registros Codificacin del procedimiento, de los registros, actualizacin del procedimiento e incorporacin de la gestin del documento. Se increment un registro en el punto Inciso A-PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA, operativa 3 del seguimiento y verificacin R-AMP-05 (Control de Stock mensual de abastecimientos de materia prima). Pagina 1 al 24:Modificacion del procedimiento y registros, con el objetivo de mejorar el sistema de evaluacin de proveedores y establecimientos de criterios de evaluacin y su gestin.(Ref. Rev. 6). Modificacin de encabezados por nuevos logotipos. Modificacin y actualizacin de registros.

Nota: Registrar solo las modificaciones de las ltimas cinco revisiones haciendo referencia al nmero de pgina.

Cargo:

Elaboracin Gestor Produccin SGC

Cargo:

Revisin Gerente Produccin

Cargo:

Aprobacin Gerente General

Firma: Ing. Reyna M. Inturias Rodriguez Fecha:

Firma: Ing. Pamela Paz Agreda. Fecha:

Firma: Ing. Hugo Paz Salinas Fecha:

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1. OBJETIVO Describir el sistema que permita asegurar que los productos comprados cumplan con todos los requisitos y especificaciones tcnicas aplicables para su almacenamiento y/o utilizacin correspondiente, adems de realizar un control a los proveedores. 2. ALCANCE Aplica a los productos comprados (materias primas e insumos crticos, equipos y herramientas) y almacenados que tengan una incidencia directa en la calidad del producto. Considerando las caractersticas de las materias primas e insumos, se delimitan dos sectores dentro del proceso de compras. a) El primero relacionado con compras (adquisicin de materia prima) cuya gestin est desarrollada por la jefatura de produccin en conjunto con almacn de materia prima. b) El segundo relacionado con los insumos que intervienen en el proceso productivo gestionadas por el encargado de almacenes y encargado de compras. 3. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2000 Capitulo 7.4 4. TERMINOS Y DEFINICIONES Calidad Conjunto de propiedades y caractersticas de un producto o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer unas necesidades expresadas o implcitas. Especificacin. Documento que establece los requisitos con los que un producto debe estar conforme. Inspeccin. Accin de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias caractersticas de un producto y de compararlas con los requisitos especificados, con el fin de establecer su conformidad. Instrumento de medida. Equipo empleado prar indicar la magnitud que se quiere controlar.

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No Conformidad. Falta de cumplimiento de los requisitos especificados. Reclamo. Queja oral o escrita relativa a problemas de Calidad, realizada por un cliente en base a una No Conformidad detectada y que imputa a la responsabilidad del Proveedor. Registro. Documento que proporciona evidencia objetiva de actividades realizadas o de resultados obtenidas. 0 5. RESPONSABILIDADES a) Requerimiento de material (insumos). El encargado de rea es responsable de emitir requerimientos de materiales, mediante en encargado de compras, a los Proveedores Aceptados previa coordinacin con los jefes de planta. El requerimiento de material debe contener dependiendo su aplicacin lo siguiente. - Descripcin del Producto. - Cantidades y precios. - Especificaciones tcnicas. - Destino (solicitante). El requerimiento de material es aprobado por el encargado de rea tomando en cuenta las especificaciones detalladas y los requerimientos de cada sector para su autorizacin por gerencia general. b) Inspeccin y verificacin de los productos Adquiridos. El responsable de ejecutar la inspeccin y verificacin es el encargado de sector (solicitante de materia) para constar que cumplen las caractersticas y especificaciones de la compra y proceder con el su ingreso correspondiente. En caso de que se detecte algn Producto No Conforme, el jefe de sector complementara el informe de producto no conforme y se tramitara segn las etapas que le corresponde (ver procedimiento de producto no conforme). c) Evaluacin a proveedores. El encargado de compras es responsable de elaborar un registro de proveedores de materias e insumos, evaluados de acuerdo con alguna de las siguientes combinaciones: - Evaluacin del Sistema de Calidad del Proveedor. - Evaluacin de Primeras Muestras. - Existencia de Datos Histricos.

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- Certificacin del Proveedor por un Organismo reconocido. Con el resultado de la evaluacin se emitir una Evaluacin de desempeo y calificacin donde queda reflejada la calificacin asignada. d) Criterios de Evaluacin. Los criterios para elaborar la evaluacin de los proveedores son: - Especificaciones: Se refiere al cumplimiento de las especificaciones de la orden de compra del producto. - Financiamiento y condiciones de pago: Se refiere a las facilidades que otorga el proveedor y a las condiciones de pago (a crdito y a plazos). - Precio: Resulta de la comparacin del precio que nos ofrecen con las cotizaciones que tenemos. - Tiempo de entrega: Se refiere si el proveedor est en la capacidad de suministrar el producto o servicio en el un plazo de entrega ptimo. - Asistencia Post Venta: Se refiere a la capacidad del proveedor de otorgar servicios adicionales posteriores a la adquisicin del producto. - Disponibilidad (Cantidad): Se refiere a la capacidad del proveedor de poder suministrar la materia prima o insumo requerido.
Asistencia Post Venta (sobre 10) Financiamiento y Condicion de Pago (sobre 10) Especificaciones (sobre 10)

Tiempo Entrega (sobre 10)

Capacidad (sobre 10)

Precio (sobre 10)

Proveedor Clasificado por Materia Prima e Insumo.

50%

10%

15%

10%

10%

5%

100%

El proveedor que sobrepase el puntaje de 76 % califica como Aceptado, en caso de tener ms de uno, califica el que tenga mayor puntaje. Si califica de 51 % a 75 % califica como Aceptado provisionalmente y menos de 51 % califica como No Aceptado. Los resultados obtenidos por la evaluacin sern comunicados a los proveedores. Cada criterio tiene su un rango de calificacin que vara de 0 a 10, como sigue:

VALOR 0 1 a 3 4 a 6 7 a 10
-

EVALUACION No Cumple. Cumple en casos excepcionales. (sujeto a cantidad adquirida). Cumple cuando de le solicita. Cumple en su cabalidad.

Producto, Fecha, Precio Unitario, Cantidad, Total. Proveedor, Direccin, Telfono, Contacto (si corresponde). Resultado de la evaluacin.

TOTAL

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e) Supervisin a los Proveedores. El encargado de compras, encargado de rea y/o sector evaluaran los resultados obtenidos por los proveedores y se efectuaran disposiciones detalladas en el Registro de proveedores de materias e insumos y se notificara al coordinador del SGC. f) Periodo de evaluacin a proveedores La evaluacin a los proveedores se realizara en forma trimestral o a requerimiento de sus servicios.

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6. DESCRIPCION DEL INTRUCTIVO

N OPERACIN

1 2

INICIO
ELABORACION DE COTIZACION EN FUNCION AL RESUMEN EJECUCION DE COMPRAS DIARIAS S/REQ

RESPOSABLE Gestor Compras

DESCRIPCION

REGISTRO

OBS

Gestor Compras Cotizacin de MP e Segn insumos. requer. Gestor Compras Compras segn R-COMP-04 especificaciones de producto y cantidad. Gestor Compras Evaluacin
segn RC-ABS-01 especificaciones de producto y cantidad.

REALIZAR EVALUACION AL PROVEEDOR (DIARIO) REALIZAR INFORME MENSUAL

Gestor Compras

Resumen informacin recolectada.

segn RC-ABS-01 diaria

NO

PROVEEDOR CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES ?

SI

ELABORACION DE COMUNICADO DE OBS A PROVEEDOR .

ACEPTADO

SI: aceptar Gestor Compras proveedor. RC-AMP-01 Gerente Prod. NO:Emision de comunicados de OBS.

NO

NO CUMPLE CON ESPECIFICACION

SI

Gestor Compras

BUSCAR OTRO PROVEEDOR

CONTINUAR CON EL PROVEVEDOR

ELABORACION DE INFORME DE EVALUACION A PROVEEDORES TRIMESTRAL

SI: continuar con el proveedor. RC-AMP-01 NO:Buscar alternativa de otros prov. Consolidacin de la informacin de informes mensuales para toma de decisiones segn norma. Informacin evaluacin proveedor. de

Gestor Compras

RC-ABS-08 RC-ABS-04 RC-ABS-01 RC-ABS-08 RC-AMP-01

COMUNICACION DE EVALUACION TRIMESTRAL A PROVEEDORES

ELABORACION DE REGISTRO DE PROVEEDORES DE MP E INSUMOS CRITICOS

Gestor Compras

la RC-AMP-01 al

Gestor Compras

Resumen de proveedores aceptados para la adq. de MP e insumos crticos.

RC-ABS-01

REVISION DE LISTA DE MP E INSUMOS CRITICOS

Gestor Compras

DOCUMENTACION Y ARCHIVADO DE INFORME

Seleccin de lista de RC-ABS-01 prov. Aceptados para la adq. de productos y servicio. Respaldo evaluacin proveedores. de RC-ABS-08 a RC-ABS-04 RC-ABS-01 RC-ABS-08 RC-AMP-01

Gestor Compras

FIN

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7. ANEXOS
R - ABS - 02

SALIDA DE MATERIAL

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CARGO A: ...FECHA: Dia PROCESO:

Mes

Ao

PLT:. TC:..

CANTIDAD

UNITARIO

DESCRIPCION

PRECIO UNIT TOTAL

OBSERVACIONES: . PEDIDO POR:..CARGO..

. RECIBI CONFORME

.. AUTORIZADO JEFE DE SECTOR

.. ENTREGUE CONFORME

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RC - ABS - 01

EVALUACION DE DESEMPEO Y CALIFICACION MENSUAL

Revision: 7 Pagina

ENC. DE COMPRAS: FECHA:

FINANCIAMIENTO Y CONDICION DE PAGO TIEMPO DE ENTREGA ESPECIFICACIONES ASISTENCIA POST VENTA

PROVEEDOR CLASIFICADO POR MATERIA PRIMA O INSUMO

TOTAL (PROM) X PROV

100%

TOTAL X PROD

CAPACIDAD

PRECIO

CALIFICACION

FECHA

PROVEEDOR

PRODUCTO

S/10

50%

S/10

10%

S/10

15%

S/10

10%

S/10

10%

S/10

5%

100%

ACEPTADO

.. ....

FIRMA

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R - ABS - 04

REGISTRO DE PROVEEDORES DE MATERIAS E INSUMOS

Revision: 2 Pagina

ENC. DE COMPRAS: FECHA:

EMPRESA

PRODUCTO

CALIFICACION

FECHA ACEPTADO

FECHA BAJA

.. ....

FIRMA

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Revisin: 9 Pagina 10 de 13
R - ABS - 08

INFORME DEL PROVEEDOR

Revision: 2 Pagina

1. DATOS DE IDENTIFICACION
Empresa: Direccion: Telefono: Fax: Casilla: E - mail: Interlocutor (Nombre y Cargo):

2. DATOS GENERALES (productos)

3. DATOS - EVALUACION (Evaluacion del Proveedor realizda en base a:)

Auditoria Sisema de Calidad Primeras Muetras (Adjuntar resultados) Existencia de Datos Historicos (Adjuntar Datos). Certificacion de Proveedor (Adjuntar Certificados) Criterios de Evaluacion de la organizacion

4. RESULTADOS DE EVALUACION
Aceptado Aceptado Provisional No Aceptado

5. COMUNICACIN DE BAJA (motivos)

Fecha de Baja: (firma)

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RC - ABS - 03

CHECK LIST DE EVALUACION A PROVEEDORES DIARIO

Revision: 7 Pagina

ENC. DE COMPRAS: FECHA:

ESPECIFICACIONES PRECIO UNITARIO TOTAL (PROM X PROV)

CALIFICACION

PROVEEDEOR PLANIFICADO

PROVEEDOR EJECUTADO

CANTIDAD

DESCRIPCION

CRITERIO DE CALIFICACION (ACEPTADO 0 RECHAZADO)

S/10

50%

S/10

UNIDAD

S/10

15%

S/10

10%

S/10

10%

S/10

5%

100%

100%

ACEPTADO

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Revisin: 9 Pagina 12 de 13
RC - AMP - 01

C OMUNIC AC IN AL PROVEEDOR

Revisin: 5 Pagina

LUGAR Y FEC HA: C ochabamba, 07 de Agosto de 2011 DATOS DEL PROVEEDOR Empresa: Direccin: Telfono: Fax: C asilla: E - mail: Interlocutor (Nombre y C argo):

C on el objeto de asegurar que los productos o servicios adquiridos cumplan con todos los requisitos y especificaciones tcnicas aplicables a nuestra organizacin procedemos a comunicar el desempeo de su empresa y fortalecer los beneficios mutuamente adquiridos. CRITERIOS DE CALIFICACIN ESPEC IFIC AC IONES FINANC IAMIENTO Y C ONDIC IN DE PAGO PREC IO TIEMPO DE ENTREGA C APAC IDAD ASISTENC IA POST VENTA

DESCRIPCIN Se refiere al cumplimiento de las especificaciones de la orden de compra del producto. Se refiere a las facilidades que otorga el proveedor y a las condiciones de pago (a C rdito y plazos). Resulta de la comparacin del precio que nos ofrecen con las cotizaciones que tenemos. Se refiere si el proveedor esta en la capacidad de suministrar el producto o servicio en el un plazo de entrega optimo. Se refiere a la capacidad del proveedor en solucionar aspectos originados por una no conformidad. Se refiere a la capacidad del proveedor de poder suministrar la materia prima o insumo requerido.

PUNTAJE

TOTAL
RANGOS
76% a 100% 51% a 75 % 0% a 50% SITUACIN COMO PROVEEDOR AC EPTADO AC EPTADO PROVISIONALMENTE NO AC EPTADO

0%
CALIFICACIN

GERENTE GENERAL

PROVEEDOR

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