OFICINA VIRTUAL

INTRODUCCIN
La capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas electrnicamente ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, ese trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el empleado se encuentre. El nombre que se da a esta extraordinaria capacidad es la de oficina virtual, trmino que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo est vinculado con uno o ms de los sitios fijos de la compaa por medio de algn tipo de comunicacin electrnica. Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la dcada de los setenta acompaando la aparicin de las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo, haciendo factible que las personas trabajaran desde sus hogares. Ello acapar rpidamente la atencin de programadores, pero tambin de arquitectos, ingenieros, abogados, y analista econmicos-financieros entre otros.

QU ES?
Una oficina virtual es un espacio virtual, es decir, que la informacin de tus servicios y/o productos con tus datos de contacto y catlogo estn en la Internet, en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. La mayora de los organismos pblicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicacin en el acceso a informacin y la prestacin de servicios. Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequea y mediana empresa, y emprendedores o autnomos. El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde un otro pas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS Ventajas

y

Menor costo de instalacin: La empresa no tiene que contar con

tanta capacidad de oficinas, ya que algunos empleados estn trabajando en otro lugar. Esto permite reducir los costos de renta y expansin de oficinas.

Menor costo de equipo: En lugar de proporcionar equipo de

oficina a cada empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos.

Red formal de comunicaciones: Debido a la necesidad de mantenerse informados y

receptar instrucciones, se est concediendo mayor atencin a las redes de comunicaciones, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicacin.

Menos interrupciones del trabajo: Cuando las tormentas, la lluvia, las inundaciones u
otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impiden viajar al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades, tanto por parte del individuo como de la empresa.

Contribucin social: La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que de otra forma careceran de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos pequeos. Pero tambin personas de alto valor ubicados geogrficamente lejos de las oficinas de la compaa.

Desventajas
y

Sensacin de aislamiento: Al no tener un contacto asiduo con el resto del personal de la

empresa, pierden la sensacin de ser parte de dicha organizacin. Estas desventajas tienen relacin con aspectos motivacionales y psicolgicos, razn por la cual deber prestarse especial atencin tanto a la etapa de seleccin de los aspirantes a trabajar como teletrabajadores (trabajadores de oficinas virtuales), como en las actividades de apoyo, retroalimentacin, motivacin y comunicacin.

La aparicin de muchas empresas con una misma direccin. El cual trae como consecuencia un poco de confusin para los que no trabajan con esta informacin. Existe poca regulacin gubernamental, lo que causa que existan proveedores irresponsables y que empresas fraudulentas hagan disposicin de ellas.

ACTIVIDADES QUE SE AJUSTAN A LAS EXIGENCIAS DE LA OFICINA VIRTUAL

Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable, siendo los puntos a tomar en consideracin los siguientes: y

Proporcionar recursos de cmputos. La empresa debe proporcionarles equipos

adecuados para el mejor desarrollo o desempeo de sus funciones.

Proporcionar acceso a las fuentes de informacin. Si el empleado requiere de

informacin para las labores de investigacin, la corporacin debe proporcionarle las fuentes que el empleado requiera para complementar sus actividades.

Proporcionar suministros diferentes de los de cmputo. Implica suministrar

regularmente todos los dems elementos de papelera propios de las actividades de oficina.

Tomar medidas para remitir las llamadas telefnicas. Gestionar eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia resulta esencial. Utilizar llamadas de conferencia. De tal modo se permite a ms de dos personas
participar simultneamente de una conversacin telefnica.

Programar reuniones peridicas. La compaa debe programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. El propsito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese resultado. Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas del da, idealmente en una habitacin alejada de las distracciones. Los amigos y parientes deben entender que el empleado est trabajando aunque est en su casa.

CLASES DE LA OFICINA VIRTUAL y y

y y

Individual: Autnomos, profesiones liberales, particulares, etc. Grupos: PYMES, asociaciones profesionales, organizaciones, clubes, etc. Personalizada: Portales, operadoras de telecomunicacin, asociaciones, grandes empresas,
PYMES, etc.

Educacin: Instituciones de educacin, de las escuelas a las universidades

LA SOCIEDAD DE INFORMACIN DE LA OFICINA VIRTUAL

Para poder ampliar un poco ms esta definicin un poco tcnica, debemos abordar otros aspectos y conceptos, que son el verdadero sentido de la oficina virtual, y que asocindolos a lo anteriormente descrito, conforman la realidad de todo lo que es ella.

La Sociedad de la Informacin.- La sociedad de la oficina virtual; sociedad de la informacin es

en la que vivimos hoy en da, y que se distingue por una serie de rasgos caractersticos, como son:

La materia prima es la Informacin: En esta nueva sociedad, la informacin sustituye a los

antiguos factores de produccin y creacin de riqueza. El trabajo manual cede su puesto al trabajo intelectual. El poder se basa cada vez ms en la capacidad para almacenar, gestionar, distribuir y crear informacin. y La automatizacin: La mayor parte de las tareas laborales estn automatizadas y se definen no desde el punto de vista de fabricacin, sino en trminos de captura de informacin, solucin de problemas, produccin de ideas creativas y capacidad de responder flexiblemente a situaciones nuevas o de actuar flexiblemente cuando se interactua con otros. El trabajo puramente mecnico lo hacen mquinas. y

La globalizacin: Esta globalidad es fcil de constatar, ya

que cosas que slo se podan comprar en el mercado local se pueden ahora adquirir instantneamente en cualquier lugar del mundo. Igualmente, hoy se puede ser espectador universal, mediante las comunicaciones; es as como los medios de telecomunicacin han dado al ser humano el don de la ubicuidad.

y La interactividad: Con el nacimiento y extensin de las redes de telecomunicacin, de las llamadas autopistas de la informacin, las telecomunicaciones imponen ya una interconexin de tipo multidireccional, lo cual ofrece la posibilidad de que aparezcan y existan tantas fuentes y motores de informacin que conformen una gran variedad de posibilidades que pueden llegar a ser infinitas.

La complejidad: La sociedad de la informacin es una sociedad

muy compleja. Dicha complejidad surge, en gran parte, a que los cambios se dan en forma simultnea, como ocurre en todo periodo revolucionario o de innovacin. Por doquier encontramos nuevas formas de organizacin, fruto de la incidencia de las tecnologas de la informacin sobre todo tipo de organismos y estructuras.

El dominio de los medios de comunicacin: Teniendo en cuenta todo lo

anteriormente descrito como caractersticas de la sociedad de la informacin, y evidenciado, adems, la necesidad e importancia de la informacin, es prcticamente visible que a esta nueva sociedad la dominan los medios de comunicacin y sus adelantadas e innovadoras tecnologas.

Teletrabajo.- El primer paso para explicar el teletrabajo es definirlo y esto es ms difcil de lo que
parece. La mayora de la gente entiende que la palabra implica trabajo a distancia pero eso no es, evidentemente, todo. El teletrabajo es una forma flexible de organizacin del trabajo que consiste en el desempeo de la actividad profesional sin la presencia fsica del trabajador en la empresa durante una parte importante o la totalidad de su horario laboral. Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse en tiempo completo o parcial. La actividad profesional en el teletrabajo implica el uso frecuente de mtodos de procesamiento electrnico de informacin, y el uso permanente de algn medio de telecomunicacin para el contacto entre el teletrabajador (trabajador virtual) y la empresa.

Las Modalidades del Teletrabajo.- Las modalidades de teletrabajo son prcticamente

definidas por el lugar en donde se trabaja, as estas modalidades son: Domicilio. Es la modalidad ms genuina. Sin embargo, dentro de ella caben muchas modalidades tendentes, por una parte, a evitar los principales inconvenientes del trabajo en casa, como puede ser el aislamiento. Teniendo en cuenta estos condicionantes, pueden darse las siguientes situaciones: y Trabajo en el domicilio todo el tiempo. Es decir, toda la jornada y todos los das de la semana. Este tipo de situaciones son ms frecuentes, lgicamente, en las personas que trabajan por cuenta propia y venden sus servicios a las empresas (free lances). Parte del trabajo en el domicilio y parte en la empresa. Cuando los trabajadores pertenecen a la nmina de una empresa, esta suele buscar combinaciones, de manera que se conjuguen las ventajas que para ella y sus trabajadores pueda tener el trabajo a distancia con la necesidad de mantener la cohesin de los frutos del trabajo y el espritu de pertenencia de sus trabajadores a la institucin.

Telecentros. Fundamentalmente son centros compartidos por varias empresas, fundamentalmente medianas. Se trata de prestar un servicio a personas que viven en las proximidades, de modo que no tengan que efectuar un largo viaje para ir a trabajar. Estos telecentros han de tener el equipamiento suficiente para realizar las funciones que en ellos se pretende.
Los telecentros pueden ser propiedad de empresas o asociaciones de empresas que comparten costos. Puede ser tambin propiedad de empresas de telecomunicaciones y/o empresas de informtica, que los crean con la intencin de incentivar el consumo tanto de equipos como de lneas.

Los

Las Telecabaas (Telecottages).

Son centros de teleservicios asociados, generalmente, a instalaciones en haciendas, pueblos pequeos, en sntesis zonas rurales. Con este sistema se busca retener a la poblacin autctona y atraer incluso a poblacin ms preparada, que suele servir en los grandes centros urbanos.

Mviles o nmadas. Quiz la mxima expresin de la oficina virtual y el teletrabajo la constituya el trabajador mvil o nmada. Es decir, el que trabaja donde esta, donde surge la necesidad de trabajar. Son trabajadores que realizan su labor desde su casa, telecentros, oficinas satlites, telecabaas, desde el lugar donde se encuentra su cliente, en su lugar de descanso e incluso en el camino a cualquier lugar.

COMPAIA VIRTUAL
La compaa virtual est compuesta de una red temporal de socios de negocios independientes, clientes, proveedores e incluso antiguos competidores. Estos estn conectados por tecnologa informtica que les permite compartir recursos administrativos, experiencia en investigacin y desarrollo, mercados y costos. La compaa que en el pasado pareca una impresionante estructura de clases, ha empezado a dividirse en piezas ms pequeas: las unidades independientes de negocios. Adems, las teoras organizacionales actuales indican que slo un ncleo de actividades debe permanecer dentro de un centro corporativo reducido. El resto debe descentralizarse o realizarse a travs de alianzas, lo que afianza aun ms la filosofa de la oficina y compaa virtual.

Caractersticas de la Compaa Virtual y Excelencia.

Debido a que cada socio aporta su habilidad, puede ser posible crear una organizacin que sea lo mejor en todo.

Tecnologa. Las redes de informacin permiten que las compaas y empresarios, sin
importar su ubicacin geogrfica, se unan y trabajen como uno slo.

Sentido de la oportunidad. Las empresas se colaboran para aprovechar una oportunidad

especfica ofrecida por el mercado y, casi, siempre, se disgregaran nuevamente cuando la necesidad se acabe.

Confianza. Estas relaciones obligan a las compaas a depender mucho ms unas de otras y
exigen un nivel de confianza mucho ms alto.

Ausencia de Fronteras. La mayor cooperacin entre competidores, proveedores y clientes

hace difcil determinar dnde termina una empresa y comienza otra.

TECNOLOGIAS RELACIONADAS CON EL DESARROLLO Y APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL

A continuacin se describen algunas de las tecnologas que tienen relacin directa con la oficina virtual

Redes.- Una red es una manera de interconectar

computadores de tal forma que estn conscientes unas de otras y puedan unir y compartir sus recursos . Cabe anotar que esta comunicacin es lograda gracias a los Protocolos, que son un conjunto de normas o procedimientos necesarios para iniciar y mantener una comunicacin. Los principales protocolos son, TCP/IP, SNA, NetBEUI, IPX/SPX.

Ventajas
y

Acceso simultaneo. Una realidad de las empresas con computadores es que la mayora de sus empleados de oficina utilizan los mismos programas. Con una red, las empresas pueden ahorrar bastante dinero al comprar versiones especiales para red de los programas ms comnmente utilizados, en lugar de reproducciones por separado de la informacin en diferentes discos duros. Dispositivos Perifricos Compartidos. Compartir dispositivos, especialmente como
las impresoras lser o el escner, con una red es relativamente fcil. Esto al igual que el acceso simultneo trae consigo beneficios muy importantes en el ahorro de costos.

Respaldo ms fcil. En las empresas, la informacin puede ser extremadamente valiosa,

de tal forma que es imperativo asegurarse de que los empleados respalden su informacin. Una forma de dar solucin a este problema es manteniendo toda la informacin de valor en un dispositivo de almacenamiento compartido al cual los empleados tienen acceso mediante la red.

Transferencia de datos. Es decir, la posibilidad de establecer comunicacin entre computadores e intercambiar informacin.

Tipos de Redes. La distancia entre los computadores que integran una red no es obstculo para
obtener un buen funcionamiento de esta. Dependiendo de dicha distancia, las redes de computadores presentan la siguiente clasificacin.

LAN.- Una LAN (Red de Area Local) es una red de

computadores de cualquier variedad que estn ubicadas relativamente cerca una de otras y conectadas por un cable contiguo (o por enlace inalmbrico). Una LAN puede estar por slo dos o tres computadores interconectados para compartir recursos, o puede incluir varios cientos de ellos. Una LAN permite a todos los computadores conectados a ella compartir el hardware, software e informacin. Los recursos ms compartidos a menudo son los dispositivos de disco de almacenamiento e impresoras. Un disco de almacenamiento compartido en una LAN es llamado Servidor de Archivos o Servidor de la Red.

WAN. Una WAN (Red de Area Extendida) es comnmente dos o ms LAN interconectadas, generalmente a travs de una amplia zona geogrfica, por ejemplo un banco con sucursales en diferentes zonas del pas. Cada sucursal necesita recursos, informacin y programas a nivel local, pero tambin necesita compartir informacin con las otras sucursales o con la oficina central, para poder llevar con eficacia sus operaciones a nivel nacional. Tipos de Conexin. Existen tres tipos de conexin a una red Punto a Punto. Es una conexin de dos dispositivos entre ellos y nadie ms. Por ejemplo, una conexin de dos computadores mediante fibra ptica o un cable paralelo.

Multipunto.

Utiliza un slo cable para conectar ms de dos dispositivos. Por ejemplo, un cable coaxial, que tiene varios dispositivos conectados al mismo.

Inalmbrica. Como su nombre lo indica es una red que casi no

utiliza cables. Bsicamente, las redes inalmbricas se basan en el uso de dos tecnologas: Ondas de radio y Luz infrarroja.

Internet.- Internet es una red de redes, lo que significa que muchas redes operadas por una multitud de organizaciones estn interconectadas para conformarla. Permite comunicarse, compartir recursos y datos con personas ubicadas en la calle de enfrente o al otro lado del planeta. Su mayor ventaja radica en que es una herramienta que permite tener acceso a enormes cantidades de informacin en todo el mundo.
Internet es el banco de datos ms grande en la actualidad; en ella podra encontrarse gran cantidad de informacin acerca de cualquier tema, lo que la hace de gran utilidad para maestros, estudiantes, cientficos, msicos, nios y en general para cualquier persona. En la actualidad la velocidad de crecimiento de Internet es bastante grande debido a la cantidad de usuarios individuales e instituciones que se conectan da a da. A diferencia de otras redes, Internet no posee un administrador central que tenga un control sobre su totalidad; en lugar, existe un grupo de usuarios identificados como la sociedad Internet, que cumple con las siguientes funciones: y y Promover el intercambio de informacin utilizando Internet. Identificar estndares tecnolgicos para utilizacin de Internet en lo referente al hardware y al software.

Servicios y Herramientas de Internet. Existen en Internet elementos que vale la pena tener claros, para una mejor comprensin de lo que es en si la superautopista de la informacin. y y y y y y y y Correo Electrnico (e-mail). Usenet. FTP (File Transfer Protocol; Protocolo de Transferencia de archivos). IRC (Internet Relay Chat; Conversacin Transmitida por Internet). Ghoper. Vernica. Esta herramienta permite localizar ttulos y direcciones de Ghoper, de una que facilita aun ms la bsqueda. WAIS (Wide Area Information Server; Servidor de Informacin de rea amplia). Word Wide Web (WWW). Telnet.

Intranet.- Es aqu donde radica la diferencia entre estos dos tipos de redes, que en Internet el acceso a la informacin es pblico, y en Intranet se restringe a determinados usuarios.
Intranet es una nueva alternativa para las empresas que necesiten compartir informacin que se genera al interior de su organizacin. En otras palabras, es hacer uso y distribuir la informacin dentro de la empresa pero a la manera Internet. El uso e implementacin de la Intranet trae consigo ventajas tales como: y y y y Intranet es una manera rpida y eficaz para realizar transacciones internas. til en la comunicacin con trabajadores, proveedores y clientes. Facilita a los empleados las consultas de informacin. Auxiliar eficiente en la planeacin de citas y reuniones.

Telecomunicaciones.En este campo de las telecomunicaciones existe diversidad de sistemas, como las microondas, la fibra ptica, el satlite, y ltimamente hasta la misma red energtica. Pero sin lugar a dudas las lneas telefnicas y sus sistemas de comunicacin (que en muchos casos son de alguno de los tipos mencionados anteriormente), son los abanderados en los sistemas que tienen que ver con la oficina virtual.

Fibra ptica. La fibra ptica son filamentos de vidrio de alta pureza extremadamente compactos: El grosor de una fibra es similar a la de un cabello humano. La fibra ptica no conduce seales elctricas por lo tanto son ideales para incorporarse en cables sin ningn componente conductivo y pueden usarse en condiciones peligrosas de alta tensin.

Multimedia.- Es una coleccin de tecnologas basadas en la utilizacin de la computadora que da al usuario la capacidad de acceder y procesar informacin en por los menos tres de las siguientes formas; texto, grficas, imagen fija, imagen con movimiento y audio.

Bases de Datos.- Son todos los registros de informacin operacional

necesarios para manejar los negocios de una compaa. Esta coleccin de tems no redundantes (informacin comn a varios archivos) e interrelacionados, son procesables por medio de programas hechos para este tipo de aplicacin. De este modo se comparten archivos comunes y se reducen en buena parte los problemas de manipulacin de informacin, lo cual es relevante para el buen desempeo del sistema de oficina virtual. Existe software especializado para operar con las bases de datos, se llaman manejadores de bases de datos, y entre los principales podemos contar: y y y y y Oracle Acces Foxpro Paradox Dbase

Ventajas.
y y y y Mantener una sola fuente de informacin para el procesamiento y retiro preciso y completo de datos. Reducir el tiempo de procesamiento en el computador. Centralizar archivos para todas las aplicaciones. Eliminar duplicidad de tiempo y esfuerzo

Desventajas.
y y y El costo relativamente alto de personal especializado entrenado y la compra de dispositivos de almacenamiento de acceso directo. Ineficiencias en la administracin de archivos de cada usuario. Problemas con mantener datos dispuestos para acceso de usuarios no autorizados.

ALGUNAS APLICACIONES DE LA OFICINA VIRTUAL

La era de la informacin en la cual vivimos ha llevado a la comercializacin electrnica y virtual de productos, algo que se ha denominado E-Business o Negocios Virtuales. Dentro de esta rea de servicios virtuales encontramos toda clase de aplicaciones de la oficina virtual, a continuacin se describirn brevemente algunas de las ms importantes y mayor desarrollo.

Mercadeo Virtual.- Llevar la imagen de la empresa, sin catlogos desactualizados y sin muestras fsicas de productos, es posible para el empleado de hoy. Basta con acudir a la tecnologa de Internet y/o multimedia, y entrar en la era del mercadeo virtual: un servicio ms en la oficina virtual que asegura el buen desarrollo de la organizacin, para dar versatilidad y agilidad al servicio.
Los tipos de mercadeo virtual disponibles incluyen kioscos (para uso pblico), sistemas de asistencia para ventas profesional, catlogos de servicios o productos, directorios, presentacin corporativa y sistemas de induccin y capacitacin. Los programas para el mercadeo virtual estn diseados para cualquier usuario, sin conocimiento previo del tema, pueda mediante guas lograr cualquier informacin de la empresa en forma detallada. Tambin las presentaciones pueden hacerse en videobeam para grupos en recinto cerrado, y ser trasladados a cualquier parte.

Banca Virtual.- La banca virtual brinda mayor comodidad al

cliente y reduccin de costos a las empresas, lo cual redunda en ms beneficios para el usuario. Un Ciberbanco es una agencia bancaria establecida en el ciberespacio, por lo cual puede ser accesado desde cualquier localizacin geogrfica, adems, provee servicios operacionales a travs de una red de comunicaciones conectada a Internet generalmente, permitiendo a sus clientes llevar todas sus usuales operaciones bancarias en la red, o va redes privadas. El mercado para el Ciberbanco es posible, gracias a que la venta de computadores para el hogar aumentan da con da, incluso ya se venden en los sitios donde se encuentran los artculos tradicionales para el hogar, tambin existe un buen acceso a lneas telefnicas, y debido a los inconvenientes de trfico, parqueadero, tiempo, entre otras, desde un empresario hasta un ama de casa preferira ir lo menos posible a una oficina bancaria.

Las transacciones virtuales son cada vez ms seguras, ya que los productores de tecnologa para este servicio, incrementan cada vez ms los mecanismos de seguridad, llegando al punto que en la actualidad se verifican casi por tres sistemas la legitimidad de la transaccin, que, adems, es verificada por un tercero o compaa que ofrece el sistema de identificacin y autenticacin de la transaccin.

Universidad Virtual.- Es un programa que integra toda una infraestructura tcnica, que garantiza la
simultaneidad, interactividad y virtualidad, para llevar educacin a un alumno en un rea geogrfica diferente a la del maestro o la institucin universitaria. En el mundo contemporneo, los estudiantes y docentes ya no necesitan estar en un mismo lugar y al mismo tiempo; precisamente la Universidad Virtual busca transmitir educacin desde lugares centrales hacia las localidades ms remotas. Dentro de esta organizacin, el alumno ser adems del tradicional, la persona que no ha tenido acceso a la educacin superior gracias a la tecnologa ya que siendo un modelo sencillo de masificar, la tendencia ser que los costos educativos bajen. En este mecanismo de universidad virtual, la educacin se vuelve personalizada y el alumno es el protagonista y quien impone el ritmo de aprendizaje. Pero no es slo el estudiante el que tiene que ver en el cambio, como la estructura involucra nuevas tecnologas y un esquema de interactividad el profesor tambin tiene que prepararse para asumir el reto. Se ha considerado que los medios y las nuevas tecnologas desplazan los docentes y es todo lo contrario, es una oportunidad para su transformacin y fortalecimiento.

Universidad Estatal Guayaquil. Facultad de Ciencias Matemticas y Fsicas Carrera de Ingeniera en Sistemas Computacional

Materia: Sistema de Informacin Gerencial Ing. Harry Luna

Profesor:

Tema: Integrantes:

Oficina Virtual

Caldern Alvarado Karina Cevallos Roberto Ching Aguirre Vilma Colcha Luis. Curso: S 8 J Grupo: # 3

Anexos