Gestin de Procesos

La globalizacin es un fenmeno que implico un cambio mundial hacia lo que es la visin del futuro, lo que permiti en el campo empresarial crear un nuevo sistema de produccin basado en la innovacin y la bsqueda constante de nuevas tecnologas y conocimiento. Pero es muy importante tener en cuenta el modelo jerrquico que se maneja aun en nuestros tiempos, el cual se basa en lo que en sus inicios es una organizacin en la cual la empresa esta dividida en departamentos, los cuales a su vez mantienen una estructura jerrquica de acuerdo a cada especializacin. Partiendo del hecho de la persona con mas capacidades o conocimientos es el lder quien transmite las ordenes a quienes le preceden y as sucesivamente, velando siempre por que estas ordenes o procesos se cumplan. Ah aspectos muy importantes que se pueden ignorar y que resultan ser muy eficaces, cabe resaltar que no en todos los pases o continentes estos aspectos son los mismo, tienen algunas diferencias pero conllevan a lo mismo aunque de diferente modo. Estos aspectos son 8: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Orientacin hacia los resultados. Orientacin hacia los clientes. Liderazgo y constancia en los objetivos. Gestin por procesos y hechos. Desarrollo e implicacin de las personas. Aprendizaje, innovacin y mejoras continuas. Desarrollo de alianzas. Responsabilidad social.

Basndonos en lo anterior encontramos que cada uno de estos aspectos en muy sencillo de comprender o implementar. A continuacin se expondrn algunos de estos aspectos con el fin de dar un enfoque ms especfico y didctico: 1. Liderazgo y constancia en los objetivos.

Este es muy fcil ya que implican a quienes en el modelo jerrquico y organizacional deben ejercer liderazgo sobre las personas que estn a su cargo y a su vez tener muy en cuenta la gestin que se haga de este. 2. Orientacin hacia los resultados.

En este aspecto ah que tener en cuenta que en un nivel jerrquico establecido en una empresa y funcional, las personas que se encuentran mas abajo cumplen tareas asignadas por quienes estn a sumando y as mismo cumplir requerimientos o necesidades en pro o busca de un objetivo colectivo. Ah que resaltar que en la bsqueda de esta satisfaccin o resultado cada departamento debe tener un lineamiento vertical e independiente de otros departamentos a fin de evitar que entre estos sean contradictorios o no coherentes desde una visin global de la empresa. 3. Orientacin hacia los clientes.

Este es sin duda el pilar base de toda empresa, puesto que es necesario tener clientes para subsistir o que empresa se mantiene vigente y en el mercado sin clientes?.

Pero, en donde se encuentra el cliente en le modelo organizacional?... Esta es una muy buena pregunta y la respuesta es: en el modelo jerrquico del que hablamos existe aunque no lo parezca una relacin transversal entre quienes lo conforman y que a su vez lo hara parecer un poco contradictorio, encontrados que prcticamente el cliente se sita al inicio y final de esta cadena transversal. 4. 5. Desarrollo e implicacin de las personas. Aprendizaje, innovacin y mejoras continuas.

Toda empresa que quiera mantener una vida til debe ceirse a lo que es mejorar cada da sus modelos tecnolgicos, organizacionales y de conocimientos. Esto se logra por medio de la obtencin de nuevos conocimientos por parte de las personas que a su vez son implementados en la empresa y final mente nos traen nuevos modelos de produccin ajustados a la actualidad. Este modelo de organizacin vertical no parecer el mas adecuado puesto que hace que las actividades se orienten de manera verticalmente y suelen reducir la capacidad de toma de decisiones de las personas de los niveles mas bajos y tampoco parecer promover una mejora al cliente ya que separa drsticamente en departamentos la secuencia de actividades que van aadiendo valor al producto o servicio a nuestro cliente. Todas las empresas se basan en procesos los cuales tienen siempre un fin especfico y lgico que es satisfacer demandas y necesidades. Estos procesos se basan en una secuencia de actividades que tienen que tiene a su vez un proveedor y un cliente inmediato cuya finalidad no es ms que el cliente final. En este orden de ideas tambin se tiene un esquema de ayuda el cual tiene por objeto dar soporte o ayuda a estos procesos con el fin de mantener un orden en lo que es el proceso de produccin. A estos procesos se les suele llamar de gestin o soporte o de gestin y estrategia. La gestin pro procesos tiene como mediada principal la interaccin de todos los miembros de una empresa, ya que esta correlacin permite un toma de decisiones a fin de mantener un ideal en el proceso y as mismo mantener el orden en lo que conlleva la calidad del producto y la satisfaccin del cliente. Aunque el modelo vertical mantiene un estndar de funcionalidad e implementacin, ah que resaltar lo que hasta el momento se ha dicho: y es que por medio de este modelo se obstruye la libertad de aporte por quienes mantienen a su cargo los diferentes procesos y a su vez esto conlleva en autismo repetitivo en las metas y objetivos planteados. La gestin por procesos no es en si un fin, es ms bien un medio o modelo de gestin que debe ayudarnos a lograr conseguir la misin y la visin de nuestra empresa. Esta propuesta se basa en lo que podran ser 4 pasos principales que son: 1. Definir el mapa de procesos.

Este paso es ideado por la direccin general y el equipo administrativo. Debemos como primer medida conocer este mapa de procesos, detectar cuales son los mas importante y como ultima medida ir con el tiempo detectando aquellas pequeas cosas que hacen parte de ellos ya que es casi imposible y no muy viable centrarse a detalle de una vez en todo lo que conlleva cada proceso. 2. Seleccionar el proceso piloto.

En este paso elegimos el proceso sobre el cual vamos a aplicar la gestin por procesos. Aqu planteamos un poco mas a fondo sobre que vamos a trabajar, teniendo como como sugerencia centrarnos en un proceso

operativo enfocndonos en que siempre debe haber un lder quien guie en todo momento el que cada quien mantenga este esquema organizado y procurando evitar el liderazgo mltiple dentro del mismo. 3. Desarrollar el sistema piloto.

Ac es un punto critico, pues es donde se disea todo lo que conlleva desarrollar cada proceso, lo cual incluye: mtodos, gestin de personal, tecnologas, organizacin administrativa, etc pero cuidando de no caer en el exceso de detalles o papeleos ya que esto solo incurrir en una demora en lo que seria el desarrollo del proceso y su finalidad. 4. Aplicar gestin de procesos.

Ac debemos ya cumplir con unos lineamientos o normas establecidas como por ejemplo: poner en funcionamiento todo el sistema que permita la mejora de la eficacia y la eficiencia, establecimiento y seguimiento de objetivos, relaciones cliente proveedor, anlisis de no-conformidades, desarrollo de ideas de mejora, etc Teniendo ya el piloto podemos aplicar de manera rpida y eficiente cada uno de los procesos teniendo muy en cuenta todo lo aprendido. Para que todo este se cumpla a conformidad debemos cuidar de no caer en los siguientes errores: 1. Falta de compromiso por parte de la direccin.

Si el lder no da ejemplo de tica, moral, profesionalismo y entrega a lo que se hace muy difcilmente los trabajadores tendrn un modelo para poder desempear sus funciones en base a lo que observan por quien los dirige. 2. No dedicar el tiempo y los recursos necesarios.

Tener siempre presente el compromiso adquirido y de esta forma saber lo que se tiene y lo que se quiere. Es muy importante evaluar con anterioridad si los medios que se poseen son los necesarios para alcanzar la meta. 3. Tener un sistema de gestin paralelo y sin utilidad para cada da.

No crear para cada da un quehacer, es importante gestionar muy bien todo el modelos de procesos para que supla las necesidades del da a da, retroalimentarlo constantemente y en base a la constante relacin con estos observar los fallos para as mismo corregirlos sin modificar drsticamente el modelo implementado. 4. Retrasar la puesta en marcha por querer precisas o perfeccionar el proceso o en su defecto quererlo implantar de manera muy rpida y brusca.

Planear tiempos, recursos, personal y capacitacin para que de este modo el modelo de gestin de procesos mantenga su estructura y viabilidad y no verse de lleno como una obligacin extenuante ante quienes lo conforman. 5. No sensibilizar o informar a quienes estn implicados en el proceso.

Tener muy en cuenta que el modelo se basa grandemente en quienes con su conocimiento e innovacin ayudaran a que funcione. Por ende abemos de tener pautas para su implementacin, sensibilizacin y capacitacin a fin de lograr un muy buen entendimiento por quienes lo conforman.

Conclusin La gestin por procesos tiene como fin principal dar un nuevo enfoque en lo que debe ser la organizacin de una empresa en pro de alcanzar las metas y objetivos de manera eficiente y eficaz. Esto no se logra de manera individualista y menos de forma no participativa. Lo que se busca es una estructura participativa basada en requerimientos pero as mismo con ideas propias e innovadoras. Las implantacin de este modelo debe incluir valores, tica y moral ya que en si lo que mas se busca es un compromiso por quienes hacen parte de cada proceso y una satisfaccin personal por mejorar cada da como persona y empresa.