TEMA

LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y PROCESO ADMINISTRATIVO

INTRODUCCIN A medida que el tamao y la complejidad de las organizaciones crecen, se hace necesario un enfoque profesional de la administracin. Los cambios rpidos, el desarrollo tecnolgico, las exigencias de la sociedad, entre otros desafos, requieren la incorporacin de ciertos conocimientos, tcnicas y herramientas, que permitan utilizar ms eficientemente los escasos recursos con los que cuenta una organizacin, para el desarrollo de las actividades que le son propias, con el fin de lograr los resultados u objetivos que justifican su existencia. Las modernas y complejas estructuras organizacionales que caracterizan el mundo contemporneo, no son esencialmente distintas a las primeras agrupaciones humanas, ya que implican el mismo concepto de coordinacin de los esfuerzos de los individuos que la conforman, para la satisfaccin o logro de objetivos predeterminados, los cuales son inalcanzables individualmente. Conforme la sociedad ha dependido, cada vez ms, del esfuerzo grupal, y muchos grupos organizados han crecido, la labor de los administradores ha adquirido mayor importancia. La administracin, como toda prctica, es un arte. Es hacer las cosas a la luz de la realidad de una situacin; y como en cualquier otro campo, a menos que quienes la practican aprendan por ensayo y error, no existe otro lugar al que se pueda acudir para una gua significativa, que el conocimiento acumulado que yace bajo su prctica. Es ese conocimiento organizado sobre la administracin el que se conoce como una ciencia. Hay muchos acercamientos, enfoques y escuelas de administracin. A travs de sta unidad y las siguientes conoceremos brevemente algunos conceptos que consideramos como bsicos, y tambin mencionaremos algunas tcnicas y herramientas que sern de utilidad para el trabajo diario en el Poder Judicial.

DESARROLLO

Planificacin La planificacin es una funcin bsica para las otras funciones administrativas, que implica realizar un esfuerzo reflexivo mental antes de los hechos o del esfuerzo fsico. En toda planificacin est presente una cierta dosis de especulacin, porque implica la previsin del futuro y generalmente existen variables y hechos que no se conocen o se presentan de manera confusa o incompleta. Estas variables deben evaluarse razonablemente desarrollando el mejor plan, el que debe ir modificndose y adecundose a la realidad en forma regular. Tambin es vlido destacar que planificacin y control son inseparables. Cualquier intento de controlar, sin contar con un plan, no tiene sentido, porque la gente no puede saber si va en la direccin deseada (el resultado de la funcin de control) si no sabe primero hacia dnde quiere ir (parte de la tarea de la planificacin). Para evitar riesgos y prdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeacin, los riesgos de prdidas se aumentan y lo ms seguro es que la empresa fracase. Esto no significa que la planeacin es la frmula para que una empresa nunca fracase, simplemente significa que una empresa que planea sus actividades tiene ms probabilidades de triunfar. Se planifica para que todas las personas de la empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas.

Organizacin La organizacin es la parte de la administracin que supone es establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignacin de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignacin que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea. Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone, con la finalidad de complementar un objetivo dado con la mxima eficiencia, considerando como sus elementos esenciales: 1.- Meta o finalidad

2.- Programa o mtodo para alcanzar las metas 3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo ms preciado los Recursos Humanos) 4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la tica social) 5.- Administradores (lideres) Organizar no es ms que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se agrupen para dar respuesta a los objetivos, as como coordinar en forma horizontal y vertical la estructura de la organizacin asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo. Una estructura organizacional debe disearse para determinar quin realizar cuales tareas y quien ser responsable de qu resultados; para eliminar los obstculos al desempeo que resultan de la confusin e incertidumbre respecto de la asignacin de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.

Suministrar el personal y administrar los recursos humanos

El suministrar significa de proveer al personal de lo que necesite en su labor a diario, un diagnstico de la organizacin permite disear la estructura adecuada identificando los factores crticos de xito. Esta tarea se complementa con relevamientos especiales que permiten conocer aspectos tales como el potencial de la organizacin en trminos de conocimientos y habilidades de la gente, la estructura de roles, la brecha de formacin que pudiera resultar de la confrontacin de las habilidades versus los roles y finalmente la necesidad de incorporacin de personal que pudiera surgir. La verdadera importancia de los recursos humanos de toda la empresa se encuentra en su habilidad para responder favorablemente y con voluntad a los objetivos del desempeo y las oportunidades, y en estos esfuerzos obtener satisfaccin, tanto por cumplir con el trabajo como por encontrarse en el ambiente del mismo. Esto requiere que gente adecuada con la combinacin correcta de conocimientos y habilidades, se encuentre en el lugar y en el momento adecuado para desempear el trabajo necesario. Una empresa esta compuesta de seres humanos que se unen para beneficio mutuo, y la empresa se forma o se destruye por la calidad o el comportamiento de su gente. Slo es a travs de los recursos humanos que los dems recursos se pueden utilizar con efectividad.

Dirigir y motivar

La mayora de los directivos saben muy bien como les gustara que se comportaran sus colaboradores, pero se esfuerzan poco en explicrselo, porque dan por sentado que estos tienen la obligacin de saberlo. De igual modo, muchos directivos jams dicen a sus empleados lo que verdaderamente esperan de ellos.

Muchos directivos suponen que el personal de las organizaciones se divide en dos grandes grupos: los triunfadores y los perdedores. Sin embargo, estos mismos responsables suelen desconocer que cada individuo, considerado individualmente, es un triunfador en potencia, si bien muchos van por la vida disfrazados de perdedores.

Por el contrario, para entrenar y capacitar eficazmente a colaboradores con un elevado potencial de crecimiento profesional, que acaban de incorporarse a la organizacin, tras el Proceso de Seleccin, es muy importante observarles atentamente durante los primeros das. La mayora de los directivos, por el contrario, tienden a elogiar y felicitar a sus colaboradores, solo cuando consiguen hacer las cosas perfectamente.

En definitiva, se trata de decirle al interesado lo que ha hecho mal con toda precisin y detalle, expresndole nuestra opinin sobre su conducta inadecuada; recordndole su vala profesional y personal. Si conocemos a la persona y verdaderamente queremos ayudarla a mejorar en su trabajo, la relacin cara a cara, e incluso el contacto fsico, tienen un poderoso efecto, especialmente si le transmitimos confianza, apoyo y nimo. Controlar El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales. Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
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Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores

Enfrentar el cambio: Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

Cmo se vincula los presupuestos a cada funcin del proceso administrativo? Se vincula los presupuestos con las funciones y los procesos administrativos, constituyendo coincidente y continua al administrarse una empresa. Retroalimentacin para mejor el desempeo y el rendimiento organizacional ya que es un sistema principal de planificacin y control integral de utilidades para alcanzar metas y objetivos propuestos en determinado tiempo. Con estos procesos administrativos logramos tener varias ventajas al momento de elaborar el presupuesto, ya que con esto se alcanzara a un xito total a la empresa. Si el presupuesto es una especie de termmetro para medir la ejecucin de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sera parcial al no incorporar en la cual es viable determinar hasta qu punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrn de medida. Al culminar el perodo de presupuestaran se prepara un informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no slo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones de la administracin y el proceso administrativo dentro de cada organizacin empresarial y reconocer los xitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos y esto es indispensable en cada una de sus etapas.

Conclusin El Experto en Administracin de Empresas es un profesional con una visin multidisciplinaria del proceso administrativo, especializado en el campo de la Planificacin, la Organizacin, la Direccin y el Control, capaz de coordinar los esfuerzos humanos y materiales para el logro de los objetivos institucionales o empresariales.
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Administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos La administracin se da en todo tipo de organizaciones no es un trabajo que se realiza solo en empresas o en agencias de gobierno, la administracin es necesaria en iglesias, las prisiones, las tabernas y las expediciones de montaa. La tarea de la administracin consiste en interpretar los objetivos de la empresa y traducirlos en accin empresarial mediante planeacin, organizacin direccin y control de las actividades realizadas en las diversas reas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos. Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, tcnicas monetarias, de tiempo y espacio en una empresa til y efectiva y hace que las personas con su trabajo y recursos fsicos produzcan, con el fin de lograr los objetivos del sistema.

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No existen empresas semejantes debido a que estas tienen tamao y estructura organizacional distintos. La eficiencia es una parte vital de la administracin pues se refiere a la relacin entre recursos y produccin. Pero la administracin tambin tiene que conseguir que se culminen las actividades, es decir, buscar la eficiencia.