Manual Subdir Proy Fin Ext Ago-05

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR
ORGANIZACIN
AGOSTO/2005
NDICE
PG.
INTRODUCCIN OBJETIVO DEL MANUAL MARCO LEGAL ORGANIGRAMA DEL REA FUNCIONES DE LOS PUESTOS POLTICAS DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS 1. ELABORACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS PARA LA DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN 2. PROCESO DE SELECCIN Y FORMALIZACIN DE LA CONTRATACIN DE PROVEEDORES CON FINANCIAMIENTO DE BANCO MUNDIAL 3. AUTORIZACIN DE ENTREGABLES Y SEGUIMIENTO FSICO-FINANCIERO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN Y/O SERVICIOS DE TECNOLOGA DE INFORMACIN, CON FINANCIAMIENTO EXTERIOR O RECURSOS FISCALES 4. INTEGRACION DE LIBROS BLANCOS DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN FINANCIADOS CON RECURSOS DE BANCO MUNDIAL 5. CONTRATACIN DE CONSULTORES POR HONORARIOS CON RECURSOS DE BANCO MUNDIAL 6. AUTORIZACIN DE ENTREGABLES Y SEGUIMIENTO FSICO-FINANCIERO DE LOS CONSULTORES CONTRATADOS POR HONORARIOS CON RECURSOS DE BANCO MUNDIAL 7. INFORMES DE PROGRESO Y/O FINANCIERO A ORGANIZMOS EXTERNOS (BIRFSECRETARIA DE LA FUNCIN PBLICA, SFP) GLOSARIO DE TRMINOS DIAGRAMAS DE FLUJO 1 2 3 4 5 7 10 11 13 14 15 16 17
GERENCIA DE ORGANIZACIN
AGOSTO/2005
INTRODUCCIN A fin de documentar las actividades que lleva a cabo el personal que labora en la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior (SPFE), dependiente de la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin (DGATI) y en lo concerniente a los procesos de las actividades generales desarrolladas por esta Subdireccin, se presenta este Manual que describe los procesos y los elementos esenciales que integran las diferentes actividades que se desarrollan en la Subdireccin. Todo esto como parte del esfuerzo para cubrir las necesidades y metas establecidas documentando sus procesos y polticas de ejecucin de las correspondientes actividades empresariales que desempea. De ah la importancia de establecer polticas y criterios que delimiten las bases de sistematizacin, organizacin de las funciones y actividades del personal de dicha Subdireccin. Elaboracin: El presente Manual fue elaborado por la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior en colaboracin con la Unidad Administrativa a su cargo. Aprobacin: El presente Manual fue aprobado por Director General Adjunto de Tecnologa de la Informacin, as como por el Comit de Tecnologa de la Informacin en su sesin No. 28, celebrada el 21 de Julio de 2005. Actualizacin del Manual: Cuando se modifiquen la legislacin aplicable, los procedimientos operativos o los sistemas operativos, o bien se presente cualquier otra circunstancia dentro del alcance de las funciones que describe este documento y la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior considere que el presente Manual requiera actualizarse, entendindose por actualizacin cualquier adicin, modificacin, sustitucin o cualquier otro cambio que modifique la estructura o contenido de la versin aprobada en vigencia, la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior deber entonces presentar de manera razonada las modificaciones propuestas para su aprobacin. Una vez que se cuente con la aprobacin del Director General Adjunto de Tecnologa de la Informacin se debern de implementar las modificaciones aprobadas y se turnar a la Gerencia de Organizacin, dependiente de la Subdireccin de Recursos Humanos el original del documento en el que se plasmen las modificaciones, adiciones, sustituciones o cualquier otro cambio para que sea comunicado al personal de BANSEFI que est involucrado en dichas actividades. Distribucin: La Gerencia de Organizacin es el rea encargada de la formalizacin y difusin de este Manual para que el personal siga adecuadamente las Polticas, Normas y Procedimientos contenidas en el mismo y actualizaciones correspondientes. Alcance del manual: El presente documento ser de observancia para todo el personal adscrito a la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento de Exterior, as como para el personal de la Institucin que desarrolle funciones relacionadas con las actividades descritas dentro de los procedimientos incluidos en este documento.
ELABOR
SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR
REVIS
GERENCIA DE PLANEACIN DE PROYECTOS SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR DIRECCIN DE GENERAL ADJUNTA DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
AUTORIZ
COMIT DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005
OBJETIVO DEL MANUAL Definir y establecer el marco legal, polticas y procedimientos aplicables a las actividades que se llevan a cabo en la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior. Esto incluye el control de trmites de pagos y la adecuada integracin, verificacin y consulta de los entregables provenientes de proveedores durante la ejecucin de proyectos, para: Asegurar el control interno requerido para emitir pago a proveedores. Centralizar la gestin de los documentos de proveedores. Asegurar el avance de los trmites ingresados. Ayudar a la integracin oportuna de la documentacin en los Libros Blancos. Por lo que es de aplicacin obligatoria en el ejercicio de los contratos de la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin, solventados mediante financiamiento externo as como los financiados con recursos fiscales, asignados a la administracin de la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior.
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
MARCO LEGAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ley Orgnica del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C. Reglamento Orgnico del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y su Reglamento Ley del Impuesto al Valor Agregado Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal respectivo Normas de Adquisiciones con Prstamos del BIRF y Crditos de la AIF publicado por el Banco Mundial en enero de 1995 (edicin revisada en enero y agosto de 1996, septiembre de 1997 y enero de 1999). Normas de Seleccin y Contratacin de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial, publicado por el Banco Mundial en enero de 1997 (edicin revisada en Septiembre de 1997, Enero de 1999, Mayo de 2002). Documentos Estndar emitidos por Banco Mundial para los distintos procesos de licitacin y seleccin de consultores. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico (LAASSP).
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
ORGANIGRAMA DEL REA
Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin
Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior
Gerencia de Planeacin de Proyectos
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
FUNCIONES DE LOS PUESTOS SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR FUNCIN GENERAL: Dirigir, Controlar y Supervisar las actividades necesarias para la presentacin, autorizacin y adquisicin y/o contratacin de los proyectos de inversin tecnolgica que se requieran de acuerdo con los procedimientos establecidos, a fin de contribuir como rea tcnica para ofrecer los bienes y/o servicios tecnolgicos requeridos por los usuarios para la operacin del Banco.
FUNCIONES ESPECFICAS.
1. Participar con las Direcciones de Informacin Financiera y Estratgica, Ingeniera de Sistemas y Servicios de Tecnologa en la elaboracin de los proyectos de inversin tecnolgica, a fin de conocer las soluciones disponibles en el mercado y elegir la alternativa ms viable para implementar en el Banco. Elaborar, supervisar y controlar el presupuesto de inversin tecnolgica del Banco y el sector para la planeacin y ejercicio del mismo a travs de adquisiciones de tecnologa. Elaborar en conjunto con las dems Direcciones de Tecnologa de la Informacin, la documentacin necesaria para la presentacin, revisin, negociacin, aprobacin y control de proyectos de tecnologa patrocinados por organismos internacionales. Servir como enlace de la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin con los diferentes organismos internacionales, as como con el agente financiero y las dems reas involucradas en los proyectos patrocinados para coordinar el flujo de informacin. Supervisar la elaboracin de la documentacin soporte que se requiera por parte de los diferentes organismos patrocinadores del Banco para la justificacin, autorizacin y adquisicin y/o contratacin de los proyectos de inversin tecnolgica del Banco y el Sector. Supervisar la elaboracin de especificaciones y requerimientos tcnicos que se utilizarn en los procedimientos de adquisicin y/o contratacin del Banco, en materia de tecnologa de la informacin. Supervisar la planeacin de procedimientos de adquisicin, diseo de especificaciones tcnicas y seleccin de los bienes de tecnologa para el BANSEFI y el sector para garantizar que los bienes adquiridos sean los requeridos por el banco y/o sector de acuerdo a la normatividad vigente. Conocer la legislacin y normatividad vigente para su aplicacin en los procesos de adquisiciones y/o contrataciones del banco, a fin de llevar a cabo los procedimientos en apego a las leyes que regulen del banco. Supervisar la integracin de los Libros Blancos de cada Proyecto de Inversin financiado con recursos de Banco Mundial y ejecutado por la DGATI, as como el resguardo de los mismos.
2. 3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. Realizar cualquier otra funcin inherente al cargo, asignada por el Director General Adjunto de Tecnologa de la Informacin para dar cumplimiento a las necesidades especficas de la Direccin General Adjunta. 11. Supervisar al personal contratado por honorarios para apoyo de actividades del rea o en su caso a proveedores de servicios.
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
GERENCIA DE PLANEACIN DE PROYECTOS FUNCIN GENERAL: Administrar, controlar y dar seguimiento a la informacin que se genere en los diferentes procesos de adquisicin y/o contratacin de bienes y/o servicios tecnolgicos para la oportuna emisin de informes de evaluacin y seguimiento de los diferentes proyectos. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Elaborar y concentrar los documentos de soporte que se requieran por parte de los diferentes organismos patrocinadores del Banco as como por la normatividad del Banco para la justificacin, autorizacin y adquisicin y/o contratacin de los proyectos de inversin tecnolgica del Banco y el Sector. 2. Apoyar a las diferentes reas de la Direccin General Adjunta de Tecnologa de Informacin en la integracin de los Libros Blancos de todos los proyectos de inversin y las adquisiciones y/o contrataciones de Tecnologa asociadas a dichos proyectos que se realicen para el BANSEFI y/o el Sector de Ahorro y Crdito Popular. 3. Controlar y dar seguimiento a los trmites administrativos que se requieran con las diferentes reas involucradas para la ejecucin de los proyectos patrocinados por los organismos internacionales. Apoyar en la elaboracin de los informes de evaluacin, monitoreo y seguimiento de los diferentes proyectos tecnolgicos patrocinados por los organismos internacionales. Apoyar a las unidades administrativas de la Institucin dando asesoras tcnicas para la elaboracin de contratos y recepcin y entrega de bienes y/o servicios tecnolgicos, a fin de dar cumplimiento a la normatividad establecida. Concentrar los requerimientos de equipo de cmputo, comunicaciones y software de las diferentes reas del Banco, para su inclusin en los planes anuales de adquisicin de tecnologa del Banco. Realizar cualquier otra funcin inherente al cargo, asignada por la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior para dar cumplimiento a las necesidades especficas del rea. Supervisar al personal contratado por honorarios para apoyo de actividades del rea o en su caso a proveedores de servicios.
4. 5.
6.
7. 8.
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
POLTICAS 1. La Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior deber elaborar, conservar y actualizar el Manual de Polticas y Procedimientos de la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior, mismo que contiene los lineamientos a ejecutar en cada una de las actividades que integran el Programa. 2. El proceso de planeacin, programacin, y el presupuesto asignado a los Proyectos de Inversin de Tecnologa de Informacin, financiados con recursos del Banco Mundial, deber alinearse a lo dispuesto por el propio contrato de prstamo, as como a los procedimientos previstos en las Normas del Banco Mundial. 3. El seguimiento fsico-financiero de cada proyecto deber ser administrado y controlado con sujecin al propio contrato, derivado de lo que al respecto estipulen las clusulas de entregables y con apego al calendario programado para pagos contra aceptacin de dichos entregables. 4. Todos los Proyectos de Inversin de Tecnologa de la Informacin, quedan sujetos a la autorizacin del Comit de Tecnologa de la Informacin del BANSEFI. 5. Los procedimientos de contratacin iniciarn una vez que se cuente con la requisicin debidamente autorizada por el titular de la Direccin General Adjunta de Tecnologa de Informacin, y se obtengan las firmas tanto del titular de la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior como de la Subdireccin de Presupuesto. As mismo se deber contar con la solicitud de contratacin por parte del ejecutor del servicio. 6. El procedimiento de trmite de pago para los entregables devengados, producto de las contrataciones en ejecucin, slo procedern si cuentan con las debidas autorizaciones de los ejecutores responsables de la administracin de los contratos respectivos as como del Titular de la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin as como la firma por conocimiento del Titular de la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior. 7. Las autorizaciones presentadas a la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior por parte de los ejecutores responsables de cada proyecto, debern ser acompaadas necesariamente por la validacin tcnica en cuanto a tiempo, forma y calidad del entregable. 8. El procedimiento de trmite de viticos derivado de la ejecucin de Proyectos de Inversin de Tecnologa de Informacin, financiados con recursos Banco Mundial, slo procedern para pago si cuentan con las autorizaciones de los ejecutores responsables de la administracin de los proyectos respectivos y firma por conocimiento Titular de la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior. 9. La Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior, deber mantener actualizada la informacin administrativa, operativa y financiera de los Proyectos de Inversin de Tecnologa de la Informacin, as como de los consultores contratados con recursos de Banco Mundial, a fin de atender las solicitudes de informacin de dicha Institucin y para lo cual deber mantener estrecha comunicacin con los ejecutores responsables de los proyectos. 10. Para la seleccin y contratacin de consultores para los proyectos del Fortalecimiento al Ahorro y Crdito Popular, la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior debe seguir los procedimientos establecidos por el BIRF en el Manual de Normas de Seleccin y Contratacin de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial.
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
11. Los pagos a los consultores estarn sujetos a la presentacin de los reportes de actividades quincenales, y slo procedern para pago si cuentan con las firmas de autorizacin de los ejecutores responsables de la administracin de los proyectos respectivos y la firma por conocimiento del Titular de la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior. 12. Los ejecutores debern generar una Afectacin Presupuestal (AP) con el monto total del contrato, claves y partidas presupuestales, porcentajes de financiamiento segn la categora de desembolso que corresponda, IVA desglosado, retenciones de IVA e ISR para el caso de honorarios a personas fsicas, fechas de pago y soportes necesarios (facturas, avance de informacin del proyecto, oficio de liberacin de pago, etc.) para solicitar el pago. Las firmas de solicitud debern ser las mismas que para la requisicin de compra, pero la autorizacin la deber hacer el administrador del proyecto o el Director General de acuerdo al Art. 19 de la Ley de Adquisiciones. En caso de que el contrato estipule varias fechas de pago, se deber hacer un complemento a la AP original por cada pago que sea necesario, haciendo referencia a la AP original, verificando el presupuesto y anexando los soportes necesarios. En el caso de viticos para personas fsicas y que el contrato as lo estipule, se deber hacer una AP por persona y viaje y se debern aplicar las tarifas y polticas conforme al manual de gastos de viaje para el personal de BANSEFI. Una vez realizado dicho trmite, se deber enviar a la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior para su conocimiento. 13. La Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior programar las reuniones de trabajo que considere necesarias y en la periodicidad que considere conveniente con los consultores adscritos a su rea, los ejecutores responsables de los Proyectos de Inversin de Tecnologa de la Informacin, con los ejecutivos de cuenta de los proveedores y con las instancias que juzgue pertinentes para la deteccin oportuna de desviaciones al proyecto, identificacin de las causas, propuestas de soluciones preventivas y correctivas de ser necesario, dando fluidez a la ejecucin del proyecto y asegurando las metas y objetivos planeados. 14. La integracin de los Libros Blancos de los Proyectos de Inversin de Tecnologa de Informacin, financiados con recursos del Banco Mundial, debern cumplir con las polticas y lineamientos que al efecto emitan las reas normativas federales y las reas internas de control de la Institucin. 15. La documentacin que conforma los Libros Blancos, deber integrarse en carpetas conforme se desarrolle el proyecto, a fin de que una vez concluido el trmite del documento, se resguarde de acuerdo con los ndices Temticos para la Integracin de los Libros Blancos. 16. Los ndices Temticos se ajustan a las caractersticas especficas de cada Proyecto de Inversin, por lo que no se basan en un esquema estandarizado. 17. El Ejecutor Responsable de los Proyectos de Inversin de Tecnologa de la Informacin correspondientes a la Plataforma Tecnolgica, es el encargado de administrar algn proyecto relacionado con el fortalecimiento al ahorro y crdito popular de conformidad con lo siguiente:
PROYECTO Plataforma Tecnolgica Data Center Operacin y Soporte Aseguramiento de Calidad Red de Comunicaciones ERP Data Warehouse Contrataciones de consultores
ELABOR
EJECUTOR Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin Subdireccin de Infraestructura Tecnolgica Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin Subdireccin de Infraestructura Tecnolgica Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin Subdireccin de Administracin de Datos Ejecutor del proyecto, de conformidad al proyecto asignado
REVIS AUTORIZ
18. Las Afectaciones Presupuestales que sean elaboradas para el pago de Viticos derivados de los Proyectos de Inversin con Financiamiento Exterior o Recursos Propios, debern contar con la firma por conocimiento y registro de la SPFE antes de ser turnados a la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin para su autorizacin. 19. Las contrataciones de honorarios que rebasen $250,000.00 pesos, sern sometidas a dictaminacin del Comit de Adquisiciones de lo contrario se elaborar Oficio de Registro ante Banco Mundial. 20. Ser solicitada la No Objecin del Banco Mundial a travs de la Subdireccin de Financiamiento Internacional para aquellas contrataciones de honorarios que rebasen $50,000.00 usd, de lo contrario se elaborar Oficio de Registro ante Banco Mundial. 21. La Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior apoyar en la requisicin de formatos que solicite la Subdireccin de Financiamiento Internacional para la integracin de informes.
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS 1. ELABORACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS PARA EL REA DE TECNOLOGA DE INFORMACIN CON RECURSOS DE BANCO MUNDIAL Y RECURSOS PROPIOS.
RESPONSABLE NO. ACT. ACTIVIDAD
Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior
Director General Adjunta de Tecnologa de Informacin
5 Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior 6
INICIA PROCEDIMIENTO Recibe del ejecutor responsable la justificacin de los Proyectos o servicios que sern considerados en el anteproyecto de presupuesto del ao subsecuente, detallando sus caractersticas y su duracin estimada. Analiza la razonabilidad de los proyectos y/o servicios, determinando los montos estimados y el tiempo de ejecucin. Determina si los proyectos cumplen con lo establecido en el contrato de prstamo firmado entre el Banco Mundial y BANSEFI. Cumple con lo establecido en el contrato? Si: Turna a la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin para su aprobacin. No: Regresa al ejecutor para su correccin. Recibe el anteproyecto de presupuesto evala la procedencia y viabilidad de los Proyectos y autoriza su consolidacin con el anteproyecto de la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin y lo turna a la Subdireccin de Presupuesto. Recibe de la Subdireccin de presupuesto el presupuesto aprobado por la SHCP y remite al Comit de Tecnologa de Informacin para su conocimiento. Recibe de la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin presupuesto autorizado para su seguimiento. TERMINA PROCEDIMIENTO
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
10
2.
PROCESO DE SELECCIN Y FORMALIZACIN DE LA CONTRATACIN DE PROVEEDORES CON FINANCIAMIENTO EXTERIOR PROVENIENTES DEL BANCO MUNDIAL.
2 3
4 5 6
7 8
INICIA PROCEDIMIENTO Recibe del ejecutor responsable de algn proyecto de inversin, los requerimientos tcnicos (Trminos de Referencia y/o Especificaciones Tcnicas) de los proyectos con recursos financiados con el Banco Mundial, determina el importe global del proyecto. Analiza el propsito del Proyecto y determina el procedimiento de seleccin1 que se apegue a las normas de organismo financiero. Si requiere no objecin, integra los Documentos del Proceso de Seleccin y turna a la Subdireccin de Financiamiento Internacional para la obtencin de la no objecin de la entidad financiera. Contina con el procedimiento. No requiere no objecin, turna a la Subdireccin de Recursos Materiales para su autorizacin ante el Comit. Contina en la actividad no. 6. Recibe de la Subdireccin de Financiamiento Internacional la No Objecin u observaciones por parte del organismo internacional (Banco Mundial). Turna a la Subdireccin de Recursos Materiales la no objecin para su conocimiento y en su caso se someta a consideracin del Comit de Adquisiciones. En cuando lo notifique la Subdireccin de Recursos Materiales coordina la recepcin y respuesta de las aclaraciones de los participantes de los distintos procesos de seleccin. Turna para su respuesta las preguntas tcnicas al ejecutor responsable del proceso. Supervisa conjuntamente con el Ejecutor Responsable la evaluacin tcnica y financiera. Si requiere no objecin, enva documentos a la Subdireccin de Financiamiento Internacional. Si no turna a la Subdireccin de Recursos Materiales para la emisin del dictamen, fallo y elaboracin del contrato previa aprobacin del rea jurdica. Continua en la actividad No. 11 Recibe no objecin, de la Subdireccin de Financiamiento Internacional, emitida por el Banco Mundial. Si se otorga no objecin, procede a notificar el resultado a la Subdireccin de Recursos Materiales para la emisin del dictamen y el fallo del proceso de seleccin.
9 10
El procedimiento en su conjunto puede variar dependiendo del documento estndar de Banco Mundial a utilizar.
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
11
MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR RESPONSABLE NO. ACT. ACTIVIDAD
11 12 13
Recibe de la Subdireccin de Recursos Materiales el dictamen y el fallo del proceso y emite el contrato previa revisin jurdica. Recibe el Contrato formalizado para su administracin. Integra la documentacin del proceso de seleccin, de acuerdo al ndice correspondiente del Libro Blanco o expediente. TERMINA PROCEDIMIENTO
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
12
3.
AUTORIZACIN DE ENTREGABLES Y SEGUIMIENTO FSICO-FINANCIERO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN Y/O SERVICIOS DE TECNOLOGA DE INFORMACIN, CON FINANCIAMIENTO EXTERIOR O RECURSOS FISCALES.
INICIA PROCEDIMIENTO Recibe del Ejecutor Responsable informe de aprobacin acerca de los entregables acordados y autorizados en su componente tcnico y copia de la factura por parte de la Gerencia de Adquisiciones. Verifica los archivos, la documentacin de entregables y la factura y coteja su congruencia en el tiempo, forma y calidad contra el programa original, acuerdos formalizados entre las partes y/o condiciones generales y especficas contenidas en el Contrato respectivo. Si durante dicha verificacin se encuentran anomalas, en tiempo y/o forma se notificar al proveedor para la correccin de los sealamientos correspondientes. En caso de encontrar razonable el entregable, se registra el acuerdo con el ndice del expediente correspondiente y se remite a la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin, para su autorizacin y afectacin presupuestal. En caso de detectarse incumplimiento o atraso en relacin con los entregables y/o niveles de servicio acordados en su servicio, se solicitar la elaboracin de nota de crdito por el importe que corresponda. Verifica que los importes asentados en las facturas presentadas para su pago correspondan con los precios asentados en el contrato y/o en los mecanismos contemplados en el contrato. Elabora documentacin para solicitar el pago de la factura que ampara los entregables revisados y los turna a la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin para firma de autorizacin. TERMINA PROCEDIMIENTO
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
13
4.
INTEGRACIN DE LIBROS DE BLANCOS DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN FINANCIADOS CON RECURSOS DE BANCO MUNDIAL
RESPONSABLE No. Act. ACTIVIDAD
Gerente de Planeacin de Proyectos
2 3 Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior Gerente de Planeacin de Proyectos 4
5 6 7
Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior Gerente de Planeacin de Proyectos
8 9
INICIA PROCEDIMIENTO Concentra la informacin relacionada con los proyectos que administra la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin para integrar los soportes documentales que sustentan la necesidad del mismo hasta la celebracin del contrato. Elabora el ndice documental basndose en la Normatividad que al respecto observa el Banco Mundial. Entrega el ndice documental al Subdirector de Proyectos de Financiamiento Internacional para su visto bueno. Recibe ndice documental y lo revisa. Si existen observaciones lo regresa a la Gerencia de Planeacin de Proyectos para su correccin; si no, aprueba el ndice documental. En su caso, realiza las adecuaciones pertinentes al ndice documental con forme las observaciones recibidas del Subdirector. Revisa la integracin del expediente denominado Libro Blanco y verifica que est correcta y completa de acuerdo con el ndice documental aprobado. Turna al Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior, para su aprobacin. Revisa el expediente concluido. Si existen observaciones lo regresa para su correccin, si no, lo aprueba y lo turna al Gerente de Planeacin de Proyectos. Archiva los libros blancos. TERMINA PROCEDIMIENTO
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
14
5.
CONTRATACIN DE CONSULTORES POR HONORARIOS CON RECURSOS DE BANCO MUNDIAL

RESPONSABLE No. Act. ACTIVIDAD
1 2 3
INICIA PROCEDIMIENTO Recibe del rea Solicitante la documentacin para solicitar la contratacin del servicio de consultores. Analiza documentos y elabora oficio de respuesta a la solicitud de contratacin. Si la contratacin rebasa $250,000 pesos, elabora formato CAAS para solicitar dictaminacin favorable por parte del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Contina en la actividad No.6 En caso que el monto sea menor, elabora Oficio de Registro para Banco Mundial mediante la Subdireccin de Financiamiento Internacional., continua en la actividad 7 Una vez que se tenga el dictamen del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y la contratacin rebasa $50,000 dlares americanos solicita No Objecin al Banco Mundial a travs de la Subdireccin de Financiamiento Internacional. Contina en la actividad no. 5 En caso de que la contratacin no rebase $50,000 dlares americanos, elabora Oficio de Registro ante Banco Mundial y lo turna al Subdirector de Financiamiento Internacional. Recibe de la Subdireccin de Financiamiento Internacional Oficio emitido por el Banco Mundial. Contina en la actividad No. 7. Si recibe dictamen favorable del Comit de Adquisiciones. Contina en la actividad No.7. Si no, devuelve al rea Solicitante para que realice las modificaciones correspondientes. Contina en la actividad No. 1. Se procede a realizar la contratacin. TERMINA PROCEDIMIENTO
5 6
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
15
6.
AUTORIZACIN DE ENTREGABLES Y SEGUIMIENTO FSICO-FINANCIERO DE LOS CONSULTORES CONTRATADOS POR HONORARIOS CON RECURSOS DE BANCO MUNDIAL.
1 2 3 4
Direccin de Tecnologa
Servicios
de
5 6 7
Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin
INICIA PROCEDIMIENTO Recibe del Ejecutor Responsable los Trminos de Referencia y Dictamen de Adjudicacin con la definicin de las funciones a desarrollar y los entregables. Realiza procedimiento de contratacin segn se estipule en el contrato. Recibe del Ejecutor Responsable los Informes de Actividades autorizados que le reportan los consultores quincenalmente junto con su recibo de honorarios. Revisa la documentacin recibida: Si las actividades reportadas cumplen con los requisitos contractuales, as como los recibos de honorarios presentan la rbrica del Ejecutor Responsable, firma por conocimiento y visto bueno normativo los documentos y los turna a la Direccin de Servicios de Tecnologa (DST). Si no, los devuelve al ejecutor responsable con comentarios para su correccin Recibe del Titular de la Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior los documentos revisados, procede a firmarlos de autorizacin y se los devuelve. Recibe los documentos firmados y los turna a la Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin para recabar firma de autorizacin. Recibe documentacin, firma de autorizacin y turna al rea correspondiente para tramitar el pago TERMINA PROCEDIMIENTO
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
16
7.
INFORMES DE PROGRESO FISICO Y/O FINANCIERO A ORGANISMOS EXTERNOS (BIRFSecretaria de la Funcin Pblica, SFP).
1 2 3
4 5
6 7
INICIA PROCEDIMIENTO Recibe solicitud de informacin por parte de la Subdireccin de Financiamiento Internacional (SFI). Determina el tipo de informacin que debe preparar dependiendo del Organismo al que se le vayan a presentar los informes. Si es para Secretara de la Funcin Pblica, se integra informacin del trimestre correspondiente. Si es para BIRF, se integra informacin del mes correspondiente y contina en la actividad 6. Coteja informacin trimestral vs Estados Financieros proporcionados por la Subdireccin de Financiamiento Internacional. Si existen diferencias, las aclara con la Subdireccin de Financiamiento Internacional. Firma de Vo.Bo., recaba firma de autorizacin del Director General Adjunto de Tecnologa de la Informacin y entrega informe a la Subdireccin de Financiamiento Internacional. Elabora Informes de Seguimiento Financiero (FMRs) y de adquisiciones en su fase I y II y los turna a la Subdireccin de Financiamiento Internacional. En su caso recibe de la Subdireccin de Financiamiento Internacional observaciones al informe de seguimiento financiero (FMRs), las atiende y turna nuevamente a la Subdireccin de Financiamiento Internacional. Recibe notificacin de aceptacin de la Subdireccin de Financiamiento Internacional. TERMINA PROCEDIMIENTO
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
17
GLOSARIO DE TRMINOS
Trmino Entregable Especificacin Definicin Producto, ya sea bien o servicio, acordado mediante contrato con el proveedor.
Documento que establece requisitos; en este caso, se refiere a las especificaciones para los entregables relacionados con el Contrato de un proveedor. Sistema de Administracin de Recursos Empresariales (SARE).- Automatizacin ERP (Enterprice Resources Planing) de todos los procesos de apoyo administrativo del Banco (Backofice). Data Center (Centro de Infraestructura tecnolgica que soportar las aplicaciones para el Banco y el Sector de Ahorro y Crdito Popular. Datos) Herramienta que se encargar de la integracin del Centro de Informacin del Data Warehouse (Almacn de Datos) Proyecto del Sector de Ahorro y Crdito Popular. Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso, en este caso, el Liberacin de Pago pago. Documento que utiliza el proveedor para ingresar un trmite de revisin de Listado de Entregables entregables para consecucin de un pago. Proveedor Registro Trmite Verificacin Organizacin o persona que proporciona un producto, ya sea bien o servicio. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Peticin de pago del proveedor respecto de un conjunto de entregables correspondientes a un mismo contrato. Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva cumplido los requisitos especificados. de que se han
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
DIAGRAMAS DE FLUJO
Procedimiento: Elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto de los Proyectos para el rea de Tecnologa de Informacin, con Recursos de Banco Mundial y Recursos Propios
Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin
Inicio
Recibe del Ejecutor la justificacin de los proyectos
Analiza y determina montos y Sitiempos estimados
No
Cumple con requisitos?
Si
Recibe anteproyecto, evala viabilidad, autoriza y turna a la Subdireccin de Presupuestos
Recibe del Comit de T.I. el presupuesto autorizado para seguimiento
Recibe presupuesto autorizado y turna al Comit de T.I. para conocimiento
Fin
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
Procedimiento :Proceso de Seleccin y Formalizacin de la Contratacin de Proveedores con Financiamiento Exterior Provenientes del Banco Mundial
Inicio
Recibe del Ejecutor, los requerimientos del proyecto. Analiza y determina el proceso de seleccin
Enva doctos a la SFI
Si
Requiere No Objecin?
No Recibe de la SFI, la no objecin emitida por Banco Mundial Turna a la SRM para su autorizacin ante el comt.
Coordina la cesin de aclaraciones de la convocatoria
Supervisa con el ejecutor las propuestas tcnicas y financieras
Enva a la SFI documentos
Si
Requiere No Objecin?
No Recibe de la SFI, la no objecin emitida por Banco Mundial Turna a la SRM, para la emisin del dictamen, fallo y contrato Recibe de la SRM, el contrato formalizado para su administracin
Fin
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
Procedimiento : Integracin de Libros Blancos de los Proyectos de Inversin

Financiados con Recursos de Banco Mundial
Gerencia de Planeacin de Proyectos Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior
Inicio
Concentra la informacin del contrato que le corresponde
Recibe ndice para revisin
Elabora ndice documental y lo turna a SPFE
Si
Hay observaciones?
No Revisa documentacin del expediente (Libro Blanco) Aprueba ndice documental y queda en espera de la siguiente informacin
Recibe expediente para su aprobacin
Si
Existen Observaciones?
No
Aprueba Libro Blanco
Fin
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
Procedimiento: Informes de Progreso Fsico y/o Financiero a Organismos Externos ( BIRF-SFP )

Inicio
Recibe solicitud de informacin por parte de la SFI
Integra informacin del trimestre correspondiente
Determina el tipo de informacin que debe preparar
Integra informacin para BIRF del mes correspondiente
Coteja informacin vs E. Financieros proporcionados por SFI Aclara diferencias, da Vo.Bo y turna a DGATI para recabar firma de autorizacin y envo a AFI
Si
Es para SFP?
No
Elabora FMRS financieros y de adquisiciones
Si
Existen diferencias?
No
Da Vo.Bo. y turna a DGATI para recabar firma de autorizacin y envo a SFI.
Turna a la SFI
Regresaron FMRs para correccin? No
Si
Informa aceptacin de los FMRs
Fin
ELABOR
REVIS
AUTORIZ

Manual Subdir Proy Fin Ext Ago-05

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Subdir Proy Fin Ext Ago-05

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

ORGANIGRAMA DEL REA

Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin

Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior

Gerencia de Planeacin de Proyectos

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior

Director General Adjunta de Tecnologa de Informacin

5 Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior 6

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

Gerente de Planeacin de Proyectos

2 3 Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior Gerente de Planeacin de Proyectos 4

Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior Gerente de Planeacin de Proyectos

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

CONTRATACIN DE CONSULTORES POR HONORARIOS CON RECURSOS DE BANCO MUNDIAL

Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior

Subdireccin de Proyectos de Financiamiento Exterior Direccin General Adjunta de Tecnologa de la Informacin

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

Subdirector de Proyectos de Financiamiento Exterior

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

Recibe del Ejecutor la justificacin de los proyectos

Analiza y determina montos y Sitiempos estimados

Cumple con requisitos?

Recibe anteproyecto, evala viabilidad, autoriza y turna a la Subdireccin de Presupuestos

Recibe del Comit de T.I. el presupuesto autorizado para seguimiento

Recibe presupuesto autorizado y turna al Comit de T.I. para conocimiento

FECHA DE ELABORACIN JUNIO / 2005 VIGENCIA AGOSTO/2005

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE PROYECTOS DE FINANCIAMIENTO EXTERIOR

Enva doctos a la SFI