SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL EN LA FUNCIN LOGISTICA LOGISTICA

UNIVE D NAC ONAL JO E BASADRE FACULTADRDE CIENCIAS IJURIDICAS LOGISTICAS I D A SISTEMASRYGEMPRESARIA GROHMANN DE

INFORMACIN GERENCIAL EN LA FUNCIN LOGISTICA

PARADIGMAS: MEDIR?, PARA QU?, SI TODO MARCHA BIEN!

LOGISTICA

YANET TICONA CHURA

2008-31845

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INTRODUCCION

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A medida que las computadoras fueron convirtindose en herramientas comunes de los negocios a fines de la dcada de 1950 y principios de la de 1960, las compaas pudieron recopilar, almacenar y manipular grandes cantidades de datos para facilitar la labor de los encargados de tomar las decisiones. De esta capacitad naci el sistema de Informacin, procedimiento permanente y organizado cuya finalidad es generar, analizar, difundir, almacenar y recuperar la informacin que se utilizara en la toma de decisiones. Por otra parte, el proceso de perfeccionamiento empresarial, la contina preparacin de los cuadros en tcnicas de direccin y el entorno cada vez ms dinmico determina que la eficiencia de las decisiones administrativas depende de la precisin de los sistemas de informacin diseados en la empresa. Ya que para la toma de decisiones no solo importa la informacin interna, sino que la que viene del entorno comienza a tener vital importancia. En la mayora de las empresas la barrera no radica en desconocer la importancia de la implementacin de los sistemas de informacin, sino en desconocer como hacerlo, e incluso cuando se hace, no aprovechar las ventajas que evidentemente dara organizar los procesos.

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1. QU ES UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL?

Qu es exactamente un sistema de informacin gerencial? En el contexto del presente manual, un sistema de informacin gerencial es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en informacin utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieren. Un SIG no es simplemente un programa informtico e involucra mucho ms que slo calcular nmeros. La informacin gerencial implica esencialmente la comunicacin entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo que desempea su institucin. El plan de cuentas, todos los formularios utilizados por una institucin desde los recibos hasta las solicitudes de prstamos, incluyendo los requerimientos de vacaciones por parte del personal las reuniones, los reportes, las polticas y procedimientos, la asignacin de personal, el perl de un puesto, el proceso de planicacin y tambin los programas informticos todos estos y otros ms inuyen sobre el ujo de informacin en una institucin y por lo tanto, juntos conforman el sistema de informacin gerencial. Hay que notar la diferencia que existe entre datos e informacin dentro de la denicin de un SIG. Los datos son hechos no procesados que no revelan nada en forma aislada. Por ejemplo, una simple transaccin de pago no indica si ste se efecto a tiempo y tampoco da a conocer en qu situacin se encuentra el prstamo. La informacin est conformada por datos procesados o transformados que ayudan a alguien a tomar una decisin o a comprender algo mejor (gura 1.1). Por ejemplo, la comparacin entre los pagos actuales con las cuotas programadas revela la situacin de un prstamo y su antigedad informacin que puede ser usada para tomar una decisin con respecto al seguimiento del prstamo o a la constitucin de provisiones. Una institucin puede estar saturada de datos y sin embargo puede poseer poca informacin. LOGISTICA

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a) Objetivos generales de un sistema de informacin

Suministrar a los distintos niveles de la direccin la informacin necesaria para la planificacin, el control y la toma de decisiones. Colaborar en la consecucin de los objetivos de la empresa, apoyando la realizacin y coordinacin de las tareas operativas. Extraer ventajas competitivas de su entorno. LOGISTICA

a) Principales caractersticas de los sistemas de informacin

Fiable. Que proporcione informacin de calidad, sin errores. Selectivo. Que suministre slo la informacin necesaria para el objetivo que se le haya asignado, obviando la informacin no necesaria. Relevante. Que la informacin suministrada sea de una importancia tal que interese al destinatario. Oportuno. Que el sistema proporcione la informacin en el momento en que se necesita. Casi siempre es ms til una informacin a tiempo, aunque posea ciertas deficiencias (sea incompleta), que una informacin a destiempo por mucha calidad que tenga. Flexible. El diseo del sistema debe permitir su fcil modificacin para adaptarlo a las necesidades cambiantes de la organizacin y a las variaciones del entorno.

a) Categora de los sistemas de informacin

En la medida en que ms funciones de las organizaciones se han automatizado, los sistemas de informacin se han tornado aceleradamente ms especializados, dando origen a distintos sistemas de informacin. Estos sistemas individuales podran llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del sistema general de informacin propio de una organizacin. Los sistemas componen una pirmide, sirviendo de apoyo esencialmente ms no es exclusivo, a uno de los niveles jerrquicos conformados por el personal de la empresa. En esencia, se tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de informacin especializados.

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1. Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones diarias). Estos sistemas permiten a la organizacin mejorar y mantener un seguimiento o registro de sus operaciones o transacciones rutinarias, cuyos datos son almacenadas en una base de datos. Es por esta razn que tambin se les llama sistemas de procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son integrados a la base de datos, en la cual se registran las transacciones de la organizacin. La base de datos as conformada puede servir de apoyo a los otros tipos de sistemas de informacin. Un sistema comn de procesamiento de transacciones en todas las empresas es el relacionado con el rea de contabilidad. Entre las actividades que automatiza se encuentra el procesamiento de rdenes de venta, control de cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y nmina. 2. Sistema de informacin gerencial o administrativa: (Produce reportes estructurados). Es un tipo de sistema de informacin que arroja reportes estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestin del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de informacin gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de administracin de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. El personal de nivel medio requiere en general de informacin resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido. Existen tres categoras comunes de reportes en toda organizacin.

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Los reportes peridicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo, los reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepcin, que indican acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta de cierto artculo se encuentre muy por encima de los pronsticos. Los reportes a solicitud, que son realizados por peticin expresa, por ejemplo, cantidad de empleados, de sexo femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que no se requiere con periodicidad, sino en una situacin ocasional, como la evaluacin para la contratacin de un seguro mdico para los empleados. 3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al anlisis de situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta flexible de anlisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisin se considera no estructurada cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible identificar anticipadamente todos los factores a considerar en la decisin. Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la informacin necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere informacin, el gerente requiera ms informacin, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales. Como se percibe, en estos casos, no es posible disear previamente ni el formato, ni el contenido de los reportes del sistema. Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la informacin. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo. Ventajas de los Sistemas de Informacin Control ms efectivo de las actividades de la organizacin. Integracin de las diferentes reas que conforman la organizacin. Integracin de nuevas tecnologas y herramientas de vanguardia. Ayuda a incrementar la efectividad en la operacin de las empresas. Proporciona ventajas competitivas y valor agregado. Disponibilidad de mayor y mejor informacin para los usuarios en tiempo real. Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema LOGISTICA

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en puntos distantes. Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluacin y control.

Desventajas de los Sistemas de Informacin El tiempo que pueda tomar su implementacin La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas tcnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organizacin.

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1. SISTEMAS DE INFORMACIN DE LOGSTICA El xito de la logstica est en sustituir los inventarios por informacin con el objetivo de lograr la satisfaccin del cliente. La inversin logstica debe invertir en tecnologa de la informacin. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administracin de la informacin mejora el funcionamiento logstico. Se cree que al mejorar el contenido y velocidad de la comunicacin se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organizacin ante demandas. Actualmente los sistemas de informacin de logstica se dividen en dos tipos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed. Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar todos los procesos integrados a travs de la cadena de suministro. Los sistemas ERP fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permita a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeacin y el control de la produccin mediante la integracin de informacin procedente de los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercializacin entre otros. El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras soluciones de tipo especfico que mejoraban parte de la gestin operativa de una empresa, los software buscaron la integracin de todas las

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facetas del negocio como ingeniera, planificacin, manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin de disminuir los costos de produccin, aumentar la competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra visibilidad global y control sobre el negocio. Y es que muchas veces la realidad de la empresa es que cada unidad de negocio opera como una isla de informacin. A ello ha contribuido el hecho de que una compaa normalmente va adquiriendo un software distinto para sus diferentes reas de negocios, los cuales no estn asociados a una estrategia global. Esto lleva a que la gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga informacin cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la informacin est distribuida. Y las fuentes de error en el clculo de los indicadores de gestin de la empresa son muy altas. En este sentido, el rol de los ERP es integrar la informacin de una empresa en uno solo sistema. Los sistemas ERP permiten, al tener informacin veraz y accesible en la organizacin, mejorar la atencin al cliente, bajar los costos, aumentar los volmenes de ventas, reducir tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitorear el desempeo a travs de indicadores, mejorar la comunicacin entre reas de produccin y reducir la duplicidad de la informacin, entre otros.

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Modelos de los sistemas ERP Segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas: Herramienta: es una aplicacin a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programacin de alto nivel para aadir cdigo (programacin) de manera muy eficiente y rpida con vistas a cumplir con los requisitos buscados. Aplicacin Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definicin de parmetros. En teora ste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicacin de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programacin adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades.

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Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica pero tambin es la ms rgida, al no permitir variaciones sobre el diseo original. Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantacin, facilidad de actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y costumbres operativas. Caractersticas de los sistemas ERP Cualquier sistema debe poseer una mnima cantidad de caractersticas para ser calificado como una verdadera solucin para el tema ERP: LOGISTICA

Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las Modular

organizaciones. y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los dems mdulos. Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas Ms all de la compaa: no debe estar amarrado slo a los limites de la compaa, sino que tendr permitir conectare a otras entidades del negocio de la organizacin. Los mejores procesos de negocios: debe contener una coleccin de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente. Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningn motivo debe tener el control ms all del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrs del sistema.

Caractersticas Tcnicas Las aplicaciones ERP estn construidas con lenguajes de programacin como C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares. En cuanto a la arquitectura utilizada la ms recomendada es la de ClienteServidor en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en universales y tienen detrs una empresa de software de garanta, como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM. Costo y tiempo de implementacin de los ERP

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El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El promedio de costo para una implantacin de ERP es de $ 15.000.000. El tiempo de implementacin del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el trmino del perodo de implementacin. Pasan alrededor de 2.5 aos desde la iniciacin del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversin (ROI). Aplicaciones Best of Breed El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de seleccin de un software. La mayora de personas que emplean este trmino estn de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solucin de software para un trabajo en particular. Este trabajo puede ser manejar un centro de distribucin, administrar un programa de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento en la empresa. Es cualquier solucin que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la organizacin. En un mundo globalizado como el actual la solucin tiene que ser parte de un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la integracin juega un rol en la determinacin de un best of breed. Asimismo una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabn de la cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor producto disponible para cada funcin del negocio. Las compaas que estn buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir ms efectivamente en nuevos mercados, ven la solucin best of breed como el mejor camino; por la velocidad de la implementacin y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados rpidamente. LOGISTICA

Podramos hacer la pregunta best of breed significa utilizar los mejores paquetes funcionales junto con la integracin tanto como sea posible? Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideracin un factor muy importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero tambin se incurren en costos de adquisicin, implementacin y administrativos. Por lo tanto una solucin best of breed es aquella que produce un mejor retorno. Otro factor a considerar es el riesgo. La implementacin de un software best of breed puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalizacin excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete.

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No es fcil decidir cual best of breed escoger ya que lo que trabaja para una compaa puede que no funcione para otra. Best of breed significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solucin para la situacin, significa tener el mejor retorno sobre la inversin y significa vivir con un nivel de riesgo. Algunas de las aplicaciones ms comunes desarrolladas como best of breed se presentan a continuacin: Warehouse Management System Administracin de Almacenes Funciones Definicin del LAY OUT Actualizacin de Posiciones Relacin Tipo de Artculo Ubicacin Relacin Familia de Artculo Ubicacin (WMS) Sistema de

Funciones Relacin Artculo - Ubicacin Das de bsqueda F.I.F.O Reporte del LAY OUT

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Stock Management System (SMS) Sistema de Stock Funciones Carga de Movimientos en Preparacin Procesar Recepcin Informes de Funciones Ficha de Stock Saldo de Stock por depsito Saldo de Stock a una fecha Histrico de posiciones Control de Carga Seguimiento de Lotes Estadstica de ocupacin de depsito Totales de movimientos por artculo Comprobantes de preparacin pendientes

Procesar Ordenes de Carga Confirmacin de Informes de Recepcin Confirmacin de Ordenes de Carga Confirmacin de Guas en Bultos Reimpresin de planillas Anulacin de comprobantes pendientes Carga de movimientos de Stock

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Transferencias posiciones

entre

Comprobantes en de preparacin Reportes de Stock Control de Accesos Ficha de Stock

proceso

Transferencias a Picking Confirmacin transferencias a Picking Conteo Cclico de

Milk Run Managemen System (MMS) Sistema de recolecin consolidada LOGISTICA Funciones Generacin Recolecciones Fijas de Funciones de Estado de Flota Gestin y Emisin de Carta de Porte Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros Control de Documentacin Mdulo de Performance

Armado de Orden de Retiro Armado de Viaje Asignacin de Flota Cierre de Viaje Anulacin de Viaje Listados de Transporte Servicio

Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte Funciones Generacin de Servicio Armado de Viajes Asignacin de Flota Carga de Remitos Cliente Cierre de Viaje Anulacin de Viaje Anulacin de Remitos Listados de Servicios de Funciones Estado de Flota Gestin y Emisin de Carta de Porte Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros Control de Documentacin Mdulo de Performance Control de Accesos Estado de Flota

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Transporte Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin Funciones Carga de Pedidos Carga de Remitos Clientes Carga de Despacho Ordenes de Funciones Comprobantes de distribucin pendientes

Listado de Viajes pendientes de Cierre Estado de Flota Operaciones Redespacho con LOGISTICA

Armado de Viajes Asignacin de Flota Emisin de Hoja de Ruta Emisin de Carta de Porte Emisin de Guas Anulacin de Viajes Cierre del Viaje Carga de Pedidos Carga de Remitos Clientes

Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros Control de Documentacin Mdulo de Performance Control de Accesos Comprobantes de distribucin pendientes

Listado de Viajes pendientes de Cierre

Container Management System (CMS) Sistema de Administracin de Contenedores Funciones Retiro de Contenedores Transporte de Contenedores Devolucin de Contenedores Asignacin de Flota Emisin de Carta de Porte de Retiro Funciones Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros Control de Documentacin Mdulo de Performance Control de Accesos

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Emisin de Carta de Porte de Transporte Emisin de Carta de Porte de Devoluciones Armado de Orden de Retiro Cierre de Viaje Anulacin de Viaje Anulacin de Cierre de Viaje Gestin y Emisin de Carta de Porte Retiro de Contenedores Transporte de Contenedores Devolucin de Contenedores

Movimientos de Locator de Contenedores Reserva Automtica Ubicaciones Confirmacin de Arribos Programacin Ubicaciones de Arribos de de

Programacin de Descargas Confirmacin Movimientos Transferencias posiciones de entre LOGISTICA

Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros Control de Documentacin

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Financial Management System (FMS) Sistema de Administracin Financiera Funciones Facturacin de Servicios Cuentas a Pagar Cuentas a Cobrar Caja y Bancos Contabilidad General Facturacin de Servicios Funciones Ejemplos de software Best of Breed Algunos ejemplos de las soluciones best of breed son las siguientes: Servisat (control de flotas satelitales) La empresa Satrack ha desarrollado el software SERVISAT el cual permite tener control sobre las flotas de vehculos de la empresa. El funcionamiento del sistema es como sigue: Se le instala un dispositivo a cada uno los vehculos. Desde Internet se puede ubicar el vehculo en tiempo real. Se programa el dispositivo para que se enve la posicin peridicamente o cuando ocurra algn evento de importancia Si el evento es de suma importancia, tal como abandono del rea de trabajo, botn de emergencia, etc. (Prioridad Alta) se contacta inmediatamente al propietario o encargado para tomar las medidas necesarias Si el evento es nicamente informativo, tal como un reporte peridico de posicin, este ser almacenado en la base de datos para ser consultado posteriormente por el usuario a travs de la Internet. Los servicios que presta la empresa por medio de este sistema son los siguientes: MENU PRINCIPAL Archivos Maestros Facturacin Cuentas Deudores Corrientes LOGISTICA

Gestin de Proveedores Administracin Bancos de Caja y

Control de Ventas Contabilidad General Depuraciones Cierres Diarios

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Localizacin: Ubicacin instantnea (en tiempo real) en trminos de calle y carrera, y en puntos especficos de vas interdepartamentales. Informacin de velocidad y estado del motor (encendido o apagado). Control de apagado: Desde la central se puede apagar o permitir que se encienda el motor del vehculo. Bloqueo de puerta trasera: Adicionalmente, desde la central se puede bloquear y desbloquear la puerta trasera del vehculo. Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema como este son: Mximo control en la operatividad de su flota Aumenta la efectividad operativa con sus clientes Garantiza el aumento en la seguridad de sus vehculos y mercancas Ayuda en la reduccin de los costos de operacin Permite minimizar los riesgos

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Software manejo de bodegas La empresa Logisoft (logistics software corporation) tiene como producto principal el paquete WAREHOUSE EXPLORER. Este producto est diseado para trabajar en un ambiente de poco uso de papelera, utilizando la ltima tecnologa en identificacin de cdigo de barras incluyendo radio frecuencia. Explorer warehouse puede operar en muchos ambientes de negocio acomodando las necesidades de los distribuidores y empresas de manufactura. Se puede implementar Warehouse Explorer como un sistema bsico y luego agregar los mdulos adicionales de acuerdo al cambio en los requerimientos. La conexin en tiempo real utilizando la tecnologa de

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cdigo de barras permite lograr ahorros en tiempo y dinero tomando la informacin que se necesita saber en el momento justo. La flexibilidad del diseo permite realizar interfaces con bases de datos ya existentes y otras utilidades como soluciones de cdigo de barras y reportadores. Comparacin entre ERP y Best of Breed Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseados para la administracin de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las caractersticas de cada uno con respecto a algunos factores de importancia. Si lo que se busca es una solucin ptima en cada rea en la empresa, la mejor de opcin es un best of breed pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad , satisfaciendo a ms usuarios. Pero en cuestin de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir datos, pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo. Los sistemas integrados proporcionan mltiples aplicaciones y una base de comn datos y una interfase consistente para el usuario donde todos los mdulos tengan una mirada y percepcin familiar. Los sistemas Best of Breed, diseados para aventajar en una o algunas aplicaciones especficamente, tambin puede proponer desafos, como aumentar la capacitacin y el soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el almacenamiento redundante de los datos. As qu no existe todava una respuesta final de cual sistema debe ser mejor, pero si se muestran a continuacin algunos factores determinantes que considerar a la hora de decidir cual implementar. Costo Los ERP pueden tener costos de la autorizacin menores y no requieren interfaces costosas, por lo que normalmente son menos costosos. Sin embargo, Best of Breed, los rasgos especializados pueden crear una ventaja competitiva que tambin puede servir para bajar costos o aumentar la productividad. Influencia Si una empresa es cliente instalado de una compaa que vende ERP, su poder de decisin en la relacin puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar nuevos mdulos, se tendr menos impacto en la negociacin de trminos y precio. Y por otra parte, si decide no agregar los mdulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero es inoperante si lo comparamos con la sustitucin de uno o dos aplicaciones independientes como lo son los Best of Breed. Recursos humanos

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En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed, el personal debe entrenarse para usar y dar soporte a los sistemas mltiples con plataformas de hardware potencialmente diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programacin. La escasez de personal capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares son una gran ventaja en el acercamiento integrado. Soporte La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed. Si un sistema se cae, ms personas hay que sealar cuando hay mltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un problema en un ERP, es ms fcil de tratar con un solo vendedor o compaa, que muchas compaas diferentes. Datos Compartidos Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compaas especializadas en sistemas Best of Breed. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada mdulo, hay una buena oportunidad de los sistemas de juntarse a travs de las adquisiciones, pero pueden que no sean fciles de unir. Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola compaa, es ms fcil y rpido acceder los datos compartidos de una misma base de datos. Funcionalidad Mientras el atractivo ms fuerte de los sistemas Best of Breed es su rica funcionalidad, los sistemas integrados ERP estn comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos llamados "sistemas de boutique" . Todava en aquellas reas dentro de una organizacin que sean muy dinmicas y competitivas y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un Best of Breed. Esto pues en los sistemas ms especializados ERP toma ms mucho tiempo para las compaas redisear una coleccin entera de aplicaciones. 1. INTERCAMBIO ELECTRNICO DE DATOS El Intercambio Electrnico de Datos (EDI) es el intercambio, de dispositivo electrnico (comunmente Computador) a dispositivo electrnico, de documentos comerciales en formato estructurado y estndarizado que tiene por objetivo la automatizacin de los procesos. EDI puede ser usado para transferir rdenes de compra, rdenes de pago, avisos de embarque, etc. directamente desde su sistema SAP/R3 hacia el sistema de su proveedor desarrollado en Power Builder sin mayor problema de interoperatividad.

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Con PSeN - EasyLink EDI Ud. obtiene la mejor solucin en Intercambio Electrnico de Documentos existente en el mercado global. Una solucin total - en red, sistemas y soporte - que le ayuda a concentrarse en obtener los beneficios de EDI. Con PSeN - EasyLink EDI Ud. podr intercambiar documentos comerciales no slo con sus proveedores/clientes locales, sino tambin con cualquier otro del extranjero, sin importar con que VAN trabaje esta. Los estndares utilizados en nuestra red son internacionales como ANSI X.12, UN-EDIFACT, entre otros. Ud. tiene contrapartes en el extranjero, Estados Unidos por ejemplo, convierta fcilmente documentos EDI.ANSI X12 a EDI.EDIFACT o a ARCHIVOS PLANOS y viceversa; como ve Ud. puede automatizar todas sus operaciones sin preocuparse por los estndares utilizados, deje que una empresa especializada asuma la responsabilidad. Acaso necesita generar ARCHIVOS PLANOS especiales, es decir aceptados por su aplicacin, no es problema, rpidamente nosotros le construimos el mapa correspondiente.

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Ventajas:

Reduccin de Costos. Reduccin de Errores. Rapidez, Confiabilidad y Seguridad. Automatizacin de procesos. Mejoramiento en tiempos de entrega y calidad de servicios. Manejo eficiente de inventarios y optimizacin de produccin. Fortalecimiento de la relacin entre clientes y proveedores.

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1. INTERNET EN LA FUNCIN LOGSTICA Internet ha modificado las relaciones entre fabricantes y comerciantes. La red no es slo un nuevo instrumento de marketing, tambin puede ser una malla donde se entrecrucen cadenas de colaboracin con organizaciones, gracias a los hubs. La transparencia, inmediatez y eficiencia de las redes telemticas que tratan la informacin estn alterando el comercio. En el fondo, las start-ups actan en el mercado como siempre: desintermedian y reintermedian con nuevos formatos comerciales buscando un mejor servicio para compradores y vendedores. Aplican las tericas ventajas de las nuevas tecnologas: accesibilidad, movilidad, rapidez, reduccin de costes, personalizacin, etc. Si esto es as, por qu muchas de estas empresas no llegan a los resultados que esperan sus inversores? Puede ser que no compremos por desconfianza en el medio de pago o porque el PC es complejo como dispositivo de acceso? Ambas cosas estn cambiando rpidamente. Y si lo que ocurre es que los que ya hemos comprado no repetimos porque la satisfaccin obtenida en la compra, o en la entrega asociada, es insuficiente? Ahora, las incomodidades o ineficiencias estn asumidas, y la confianza establecida. El cambio de hbitos en la compra es lento, y el coste e incertidumbres logsticos influyen, y bastante. An as hay que mejorar las capacidades de los sistemas de gestin logstica y la integracin interempresarial. Los mdulos correspondientes de los sistemas ERP no estn preparados para ello. Son buenos sistemas integrando las funciones y recursos de una empresa sobre el ncleo contable, pero no se concibieron para las capacidades requeridas por los profesionales logsticos, ni se disearon para la colaboracin entre empresas. No debemos confundir el tener acceso a un sistema por Internet con que ste se base en el modelo que la ha hecho universal. Internet no uniformiza los ordenadores de sus nodos sino que integra los existentes y promueve la aparicin de servidores especializados (como los buscadores). En nuestro entorno la economa digital es ms una economa de red. Para brindar las eficiencias en coste y la calidad de servicio demandadas debemos emplear Internet, pero sobre todo ver que creci integrando los ordenadores y lneas existentes mediante protocolos para compartir e interoperar (http, ftp, smtp, etc.). Hay que aplicar el espritu de la Red, que integra diversidad y especializacin, bases de la innovacin y del ahorro. En logstica, tenemos que ampliar nuestra tradicional visin de cadena de materiales. Para prestar un servicio a "coste razonable", hay que partir de una malla o red donde se entrecruzan cadenas de colaboracin de

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organizaciones grandes y pequeas, integradoras y especializadas, con recursos compartidos siempre que sea posible. Al igual que hace Internet, la logstica debe adaptar sus infraestructuras y capacidades a los flujos de mercancas de la nueva demanda, con su menudeo, capilaridad y velocidad. Pero esto implica cambiar la concepcin del servicio al cliente, que ya no es slo entregar, sino que abarca la manera de hacerlo y la informacin asociada, lo que comporta actualizar los mtodos de gestin. Adems de renovar instalaciones y de adoptar nuevas tecnologas en picking y packing, hay que generar sinergias en los flujos y almacenamiento de materiales mediante la integracin de su informacin. Para ello, la aplicacin del gestor logstico debe ver rdenes y existencias desde un punto cualquiera a otro de la red, segn el rol que juegue en las cadenas en que intervenga (visin de cono, o de doble cono en dibolo). El sistema ha de ayudar en la toma de decisiones, automatizando las sencillas, controlando la ejecucin y planificando la utilizacin de las capacidades disponibles en el siguiente ciclo. Esto no se puede conseguir slo incorporando nuevos mtodos al EDI tradicional (XML, WAP, mensajes, sincronizaciones, etc.), ni ofreciendo nuevos servicios de intermediacin con portales que faciliten los intercambios de informacin entre sistemas. El middleware y los servicios relacionados son necesarios, pero no suficientes. El nuevo modelo de logstica en red se resuelve con hubs de informacin, posibles en Internet, que, conectados con los sistemas existentes de proveedores, fabricantes, agentes logsticos y comerciantes, sean nodos que satisfagan mejor la demanda generada, ya sea tradicional o de mercados electrnicos, al tener visibilidad "end to end". Estos sistemas contarn con reglas de negocio que asignen las existencias disponibles o potenciales en la red (por fabricacin, trnsito, ensamblado o alternativas) a las rdenes de servicio con fecha inmediata o futura. Deben hacer un seguimiento en tiempo real de su ejecucin para satisfacer las expectativas de los compradores, gestionando las inevitables incidencias y aportando informaciones que reduzcan la incertidumbre. Han de gestionar las operaciones que involucran a ms de un nodo de la red: reaprovisionamientos, traspasos, devoluciones, trazabilidad de productos, etc. Tienen que interpretar con los sistemas de planeamiento logstico existentes, permitiendo que trabajen con datos reales, y no slo con hiptesis. Han de permitir la incorporacin gil de nuevas capacidades operativas a la malla logstica (suministro, transporte, almacenamiento, manipulacin, distribucin y sistemas de informacin) permitiendo la gestin de picos, y la utilizacin de medios alternativos como medida contra las ineficiencias. En resumen, los actuales sistemas de informacin logstica han de completarse con estas nuevas plataformas virtuales para que todos se

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conviertan en nodos de una red, como hace el hub de las redes de rea local. Siguiendo con la analoga, en ellas se puede hacer el cross-docking, almacenamiento y picking de los datos requeridos por la planificacin, la ejecucin interempresarial y el anlisis de satisfaccin de la demanda servida. Con la ayuda de estos nodos se pueden encontrar sinergias en la red y suministrar valor aadido al permitir compartir capacidades operativas y de gestin mediante el procesamiento de los flujos de datos asociados a los de materiales. Las empresas logsticas, partcipes clave en la red, pueden y deben ponerse al da rpidamente con el empleo de estos hubs que permiten integrar sus aplicaciones de almacn entre s, y con los sistemas de clientes y consignatarios en los procesos de ECR Las que consideren que, adems, pueden diferenciarse gestionando un sistema avanzado de este tipo para fidelizar a sus subcontratistas y clientes, pronto se darn cuenta de que no pueden ser jugadores y rbitros a la vez y se concentrarn en la prestacin de servicios eficientes, personalizados e innovadores.

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CONCLUSIONES Todas las empresas de logstica necesitan de sistemas de informacin para el almacenamiento de los datos de mensajera realizados. De esta forma se mantienen almacenados todos los datos referentes a los envos realizados, y as, obtener de forma rpida y fcil estadsticas que faciliten los trabajos y la gestin, preparando la empresa para nuevos trabajos. Ampliando estos sistemas con informacin geogrfica, se potencia enormemente los resultados de los anlisis, incorporando una gran versatilidad y funcionalidad para realizar una gestin mucho ms eficiente de la informacin que poseen. Si bien la utilizacin de esta tecnologa facilitan enormemente los trabajos, existe la problemtica de la utilizacin de personal experto para la gestin de la informacin geogrfica, tal y como se realiza con los administradores de los sistemas de informacin, es decir, el administrador de base de datos. Este personal cualificado debe tener no solo conocimiento de sistemas de informacin, sino que debe tener de igual forma conocimientos en cartografa, ya que toda esta cartografa, al provenir de diferentes fuentes, puede estar en sistemas de referencia distintos, lo que obliga a un tratamiento previo. As mismo, el sistema debe ser alimentado de informacin geogrfica, normalmente en funcin de los requerimientos de los trabajos que se quieren abordar, es decir, el enfoque de los trabajos es para la localizacin de los diferentes envos que deben llevarse a cabo, pero la empresa de logstica puede prever, segn los datos estadsticos de los que dispone mediante histricos, de las zonas de mayor carga de trabajo y sobre la que va a tener una mayor necesidad de informacin geogrfica, de esta forma no ser necesario un aporte excesivo de cartografa desde un principio, sino que el sistema se puede ir alimentando paulatinamente, con lo que no supondr un problema econmico en la implantacin en un principio de estos sistemas. La utilizacin de estos sistemas y por tanto de la alimentacin de informacin para su correcto funcionamiento, supone un gran reto para las empresas que deben aportar cartografa a este tipo de sistemas. Las grandes empresas dedicadas a la comercializacin de cartografa deben abordar y ser capaces de proporcionar cartografa,

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tal y como en estos momentos ocurre con la cartografa navegable, que est constantemente actualizada y sea geogrficamente correcta para la utilizacin en estos tipos de sistemas.

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