Logistic A

PROYECTO LOGSTICA WI FI
INFORME SITUACIN NACIONAL DE LA GESTIN LOGSTICA EN OBRAS DE CONSTRUCCIN
MARZO DEL 2006
Corporacin de Desarrollo Tecnolgico Proyecto Optimizacin de la Logstica Interna en Obras de Construccin mediante Tecnologa WiFi "
NDICE TEMTICO
Pg. Introduccin Situacin Actual en el Sector Construccin Nacional Gestin Logstica en Empresas Constructoras Visitadas Anlisis Comparativo Propuesta de Mejoramiento Ventajas del Proyecto Logstica WiFi en Obras de Construccin Conclusiones Bibliografa 02 03 05 12 14 23 25 26
Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin
INTRODUCCIN
El presente informe contiene un resumen de la situacin nacional de la gestin logstica en el sector construccin. Se mostrar un anlisis de los prototipos de diagramas de flujo para las obras visitadas desde la planificacin logstica hasta la distribucin de materiales en terreno. Ms adelante, se expone un anlisis comparativo de la situacin actual en la construccin respecto de la situacin mundial, en cuando a herramientas, metodologas y tecnologas existentes. Luego, a partir de los anlisis realizados en el Levantamiento de Procesos y la investigacin respecto a la situacin a nivel mundial, se elabor una propuesta de mejoramiento en el actual flujo logstico, donde las principales medidas estn relacionadas con el proyecto Logstica WiFi. Finalmente, se resumen las ventajas y desventajas del sistema propuesto.
SITUACIN ACTUAL EN EL SECTOR CONSTRUCCIN NACIONAL
Las empresas constructoras han operado comnmente de manera artesanal y la gestin logstica se desarrolla implcitamente, ya que si bien se reconoce su importancia no se han tomado iniciativas oficialmente. En el caso particular del sector construccin nacional, la logstica interna de las obras muestra un escaso desarrollo, y como seala un estudio desarrollado por la revista Logistec, especialista en el tema, en la industria de la construccin se desarrolla una logstica propia, que no est identificada formalmente y se realiza de manera implcita1. Una de las instancias donde se discuti este fue en el encuentro empresarial Logstica, factor de 2 competitividad realizado a finales de los noventa, donde se enunciaron los principales problemas de logstica que afectan la productividad de una obra de construccin: Mala planificacin del uso de los recursos Falta de conocimientos tcnicos Escasa preocupacin por los resultados Mala calidad de los sistemas de control Actualmente, si bien han mejorado algunas de estas variables, el problema persiste y los recursos no estn siendo utilizados ptimamente. Entre las soluciones propuestas en aquella ocasin se encuentran: Control de origen de las prdidas y del consumo Programacin de la utilizacin de los recursos Capacitacin y motivacin de los trabajadores Incentivos por buenos resultados De acuerdo al anlisis realizado durante este encuentro, el esquema logstico de una empresa constructora se asemeja al concepto militar y es el siguiente:
Figura 1 Esquema Logstico en una empresa constructora Establecimiento de vas reacceso para personal Movimiento de personal Suministro y mantencin de medios de transporte de personal Avituallamiento (Comida, vestuario alojamiento) Apertrecheamiento (Materiales y Equipos)
Fuente: Logstica, factor de competitividad. Universidad Adolfo Ibez, 1996. Via del Mar, Chile.
Logstica
Aprovisionamiento
Planificacin Diseo Desarrollo Adquisicin Almacenamiento Transporte Distribucin Mantenimiento Evacuacin Baja
1
2
Encuentro Empresarial Logstica, factor de competitividad. Universidad Adolfo Ibez, 1996. Via del Mar, Chile. 3
Revista Logistec. http://www.logistec.cl/noticia.php?noticia_id=1345&categoria_id=25
En este esquema se definen tres grandes procesos, la planificacin, el abastecimiento y la distribucin en la obra. Una excepcin dentro de este anlisis es el rea abastecimiento, donde se han desarrollado herramientas que permiten mejorar una parte del proceso. Esto se puede notar en los casos que se exponen a continuacin: IConstruye La empresa Iconstruye provee a las empresas constructoras de una plataforma electrnica de gestin de abastecimiento en lnea, desde la identificacin de necesidades de compra hasta el pago 3 a proveedores . Optimizar la logstica interna de una obra implica mejorar cada uno de los procesos que componen la cadena. As, IConstruye entrega tecnologa de alto nivel y mejores prcticas en el proceso de Abastecimiento, haciendo ms eficiente el proceso de Adquisiciones, controlando el ciclo de 4 abastecimiento y el pago a proveedores . Si bien en esta rea ya se han generado soluciones, la logstica no se ha abordado completamente en el sector, por un lado se reconoce que la planificacin es la base para mejorar la logstica, pero existe distanciamiento entre esta planificacin terica y la realidad de obra, por otra parte no se han tomado medidas concretas para agilizar la salida de materiales desde bodega ni para administrar correctamente la administracin. Construmart Un caso interesante de comentar es el de Construmart, empresa nacional lder en comercializacin en productos de la construccin en el mercado de especialistas5. Con una innovadora propuesta, que consiste en facilitar la entrega de materiales a obra, Construmart ha logrado atraer a gran cantidad de empresas constructoras. Una de las herramientas que ha permitido a Construmart mantener un buen funcionamiento es el software mySAP. As, apoyndose en el uso de tecnologas y metodologas de gestin, han generado distintas modalidades de despacho, segn el plazo que cada obra solicite, cuentan con vendedores en terreno, compras por internet y precios especiales, 6 entre otros .
3 4
6
Revista Logistec. http://www.logistec.cl http://www.iconstruye.com 5 http://www.construmart.cl/

http://www.revistabit.cl/pdf/55-55.pdf
LA GESTIN LOGSTICA EN OBRAS DE CONSTRUCCIN VISITADAS

A continuacin, se exponen los resultados obtenidos en el levantamiento de procesos desarrollado por el equipo Logstica WiFi, para cada uno de los procesos involucrados. Mapa de Procesos Con el fin de organizar las actividades identificadas en el proceso logstico de las obras de construccin visitadas, se identificaron subprocesos logsticos, los cuales se grafican en el siguiente Mapa Conceptual:
Las actividades logsticas desarrolladas en los subprocesos de planificacin, recepcin, administracin de bodega, salida y distribucin de materiales, son bastante similares en las distintas obras visitadas, por lo cual fue posible crear un prototipo de cada uno de ellos. Sin embargo, el proceso de Abastecimiento presentaba diferencias cuando las compras se realizaban centralizada o descentralizadamente, por lo que se crearon diagramas para cada tipo de administracin. PROCESO DE PLANIFICACIN Sin duda el proceso de planificacin es clave en la gestin logstica desde el inicio de un proyecto de construccin. Es esencial estudiar con anticipacin las actividades que componen el proyecto y los recursos que se requieren para la ejecucin. De acuerdo a lo observado en terreno, independiente del tipo de obra o la forma de administracin de la misma, las actividades que componen este proceso logstico son las siguientes:
Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin 5
Figura 4. Proceso de Planificacin

Inicio Revisar Antecedentes del Proyecto Sistema Planificar la Obra
Recubicar materiales
Excel Crear Programa de Despacho
Excel Crear Cuadro de Entrega
Abastecimiento
Fuente: Elaboracin propia CDT, 2006.
Fin
Como se observa en la figura, una actividad clave al inicio del proyecto es la revisin de los antecedentes, esto ya que el estudio de planos, especificaciones tcnicas, aclaraciones, entre otros, permite prever con mayor exactitud las actividades que componen la obra, los recursos que se requieren y las fechas aproximadas en que estos se deben encontrar disponibles en obra. Luego, se desarrolla la programacin de la obra, donde se obtiene una carta gantt detallada de las actividades, la cual se ajusta en las reuniones semanales de planificacin. Si bien, esta actividad se desarrollaba en todas las obras visitadas, el nivel de profundidad era variable y la informacin no siempre era utilizada en la prctica. Una vez que se ha programado la obra y se definen las fechas aproximadas de ejecucin para cada actividad, se inicia la cubicacin de los materiales incidentes (hormign, enfierradura, etc.). Cabe mencionar, que las cubicaciones realizadas en la etapa de estudio de la propuesta solo son utilizadas a modo de referencia. Al conocer la cantidad de material requerido y la fecha aproximada de ejecucin es posible elaborar un programa de compras y despacho. En la mayora de las obras esta actividad no se desarrollaba formalmente, ya que las compras obedecan a la experiencia y en otros casos se realizaban segn el avance del proyecto. Por otra parte, en varias empresas se elaboraba un documento de entrega de materiales para bodega, el cual era utilizado para controlar la salida de materiales por casa o departamento segn fuese el caso. En general, las actividades involucradas en el proceso de planificacin eran responsabilidad del Administrador de la Obra y en otros casos de Oficina Tcnica.
PROCESO DE ABASTECIMIENTO A continuacin del proceso de Planificacin se inicia el Abastecimiento de recursos, el cual comprende principalmente la adquisicin de materiales y la gestin de despacho a la obra. Al definir el prototipo de flujo de actividades para las distintas empresas, se observ que este dependa del tipo de administracin de la obra, es decir, si era centralizada o descentralizada, por lo cual se elaboraron dos diagramas de flujo. En la siguiente figura, se muestran las principales actividades que comprende este proceso, tanto para empresas centralizadas como descentralizadas:
Figura 5. Proceso de Abastecimiento
Inicio Sistema Compra Planificada Ingresar Solicitud al sistema Sistema Aprobar Solicitud Iconstruye Cotizar materiales
si
Realizar Solicitud Solicitud Ok Elegir proveedor
Sistema Realizar Orden de Compra Gestionar despacho de materiales
no
Fin
Proceso Recepcin
Por la gran cantidad de variables que inciden en la ejecucin de una obra, existen algunos materiales de menor incidencia en los costos que deben ser solicitados desde terreno. En estos casos, se debe solicitar la compra mediante un formulario tipo, generalmente firmado por un supervisor y/o jefe de terreno. Esta solicitud es sometida a aprobacin del administrador de obra para luego ser ingresada al sistema de bodega, donde nuevamente debe ser aprobada en el sistema. Ms adelante, el flujo de actividades depende del tipo de administracin de la obra. Para las empresas centralizadas, la solicitud deber ser aprobada nuevamente, ahora en oficina central, para posteriormente iniciar la etapa de cotizacin y negociacin con proveedores por un departamento de adquisiciones ubicado en oficina central que recibe las solicitudes de todas las obras de la empresa. La persona que selecciona el proveedor es variable pero generalmente se trata de un cargo gerencial. Una vez elegido se enva la Orden de Compra y bodega debe coordinar el despacho. Por otra parte, en las empresas descentralizadas se realizan estas mismas actividades dentro de la obra de manera independiente. Las cotizaciones son responsabilidad de un jefe de bodega y/o adquisiciones quien entrega cuadros comparativos al administrador de obra para la eleccin de un proveedor. En este caso todo el proceso se desarrolla en obra, lo cual agiliza el proceso de compras. Sin embargo, la ventaja de una empresa centralizada es la compra por mayor volumen de material. Adems de los casos mencionados, algunas de las obras visitadas presentaban casos intermedios, donde se buscaba integrar las ventajas de ambos sistemas. Finalmente, una actividad no menos importante es la gestin de despacho que se realiza dentro de bodega, donde se debe coordinar la llegada de material a la obra dentro del plazo indicado. Conjuntamente, el personal de bodega es responsable de acopiar el material en las condiciones que establece la normativa, proveedor y la empresa.
PROCESO DE RECEPCIN El proceso de Recepcin comienza cuando el proveedor despacha el material a la obra. Este proceso es similar en la mayora de las obras y su objetivo principal es controlar el material despachado y ubicarlo en condiciones adecuadas. Generalmente, la recepcin es realizada por el Jefe de Bodega y/o su ayudante. En el diagrama de flujo que se muestra a continuacin, se puede observar que la primera actividad cuando llega un proveedor consiste en revisar que la gua efectivamente pertenezca a la obra y que contenga la informacin correcta, cotejndola con la orden de compra respectiva. Si existen problemas el despacho deber ser devuelto (Ver figura 6).
Figura 6. Proceso de Recepcin
Inicio
Recibir Gua de Despacho
Gua Ok
Trasladar y descargar
Devolver material
Revisar el material (fsicamente)
Inicio
Material ok
no
Rechazo todo el material
si
Devolver material
si
Recepcionar material ok
no
Proceso Abastecimiento
Administracin de Bodega
Ya verificados los documentos se realiza la revisin fsica del material, donde se chequean la descripcin, cantidades y calidad de este. En caso de no cumplir los requisitos, el material es devuelto al proveedor quien deber reponerlo, en caso contrario se compra a un nuevo proveedor. Una vez recepcionado el material, se deber ingresar al sistema (Proceso de Administracin), quedando disponible para su uso (Proceso de Salida y Distribucin)
PROCESO DE SALIDA DE MATERIALES Cuando el material se encuentra disponible en bodega, los responsables de organizar la entrega son los supervisores. De esta forma, cuando un trabajador necesita determinado recurso deber solicitar un Vale por material al supervisor correspondiente, quien deber decidir si la solicitud es vlida. A continuacin se esquematizan las principales actividades de este proceso:
Figura 7. Proceso de Salida de Materiales
Inicio
Detectar Necesidad de Materiales
Supervisor
Quin detecta
Trabajador
Solicitar material a Supervisor
si
Entregar Vale a trabajador
no
Requiere distribucin
si
Distribucin
Vale ok
no
Qu falla
Rotura de Stock
Abastecimiento
si
Verificar Cuadro de Entrega
Vale Corregir Vale
Entregar el material
Trasladar material (FT)
Fin
Fuente: Elaboracin propia CDT, 2006
Si bien el Vale de material era diferente en cada obra, la informacin bsica era la misma, es decir, en todas era necesario que supervisor firmara, indicara quien retira, fuera claro al describir el material e indicara un destino para el recurso. Luego, el trabajador debe presentar el Vale en Bodega, donde se revisaba que el vale cumpla con los requisitos mencionados. Si esto no sucede el vale se anula y debe ser creado nuevamente. En algunas empresas cuando se trata de material pesado el Vale sigue un flujo distinto (Proceso de Distribucin).
Respecto a la entrega se debe mencionar que en algunas empresas se controlan las cantidades de material mediante cuadros de despacho elaborados por el rea administrativa. El traslado de materiales menores es realizado por el trabajador solicitante. PROCESO DE DISTRIBUCIN DE MATERIALES Cuando un material es pesado generalmente se destina una cuadrilla para realizar la distribucin. La diferencia entre las obras analizadas radica en el nivel de organizacin de esta cuadrilla, ya que en algunos casos, se trataba de una cuadrilla fija con un capataz de patio mientras que en otro se trataba de jornales que solo cumplan esta labor en casos eventuales.
Figura 8. Proceso de Distribucin de Materiales
Inicio
si
Se requiere mquina
Coordinar uso de mquinaria
no
Preparar cuadrilla de transporte
Entregar vale a C. Patio/Jornal
Presentar Vale en Bodega
Revisar Vale
Verificar Cuadro de Entrega
Trasladar el material
Recepcionar material (FT)
Fin
Al igual que en el proceso anterior, el vale es revisado por el personal de bodega, quienes lo anularan si no se cumple con los requisitos. El traslado poda ser por cuadrilla o maquinaria, de acuerdo a las caractersticas del material y el funcionamiento de obra.
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Al llegar al frente de trabajo, el solicitante debe recepcionar los materiales. En general, se trata de una revisin visual sin ningn tipo de registro. PROCESO DE ADMINISTRACIN DE MATERIALES Finalmente, existe un proceso que abarca todas las actividades relacionadas con la administracin de recursos, ya sea por entrega o recepcin de material, que se compone bsicamente de las siguientes actividades:
Figura 9. Proceso de Administracin de Materiales
Inicio
Entra o Sale material Salida
Entrada
Acumular vales
Sistema Ingresar Vales al sistema
Ordenar material
Sistema Verificar Stock c/r al Stock Mnimo Ingresar Gua al sistema
Abastecimiento
Salida
Como se puede apreciar en el diagrama, este proceso consiste bsicamente en organizar la informacin diaria acerca del flujo de materiales al interior de la obra. Los sistemas utilizados eran variables, tema abordado con mayor detalle en informe complementario de anlisis de software.
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LA GESTIN LOGSTICA EN CONSTRUCCIN Y SU EVOLUCIN EN COMPARACIN CON OTRAS INDUSTRIAS
Como consecuencia de la globalizacin y el aumento de las exigencias de parte de los clientes, la logstica se ha transformado en un rea fundamental para todo tipo de empresas a nivel mundial. A continuacin se presenta un anlisis comparativo de la gestin logstica actual en obras de construccin frente a empresas de otras industrias a nivel mundial. Para comenzar se debe destacar que conceptualmente existen variadas herramientas y metodologas para mejorar la cadena de suministro, sin embargo en general las empresas constructoras recin comienzan a integrar la logstica a sus funciones y su avance es ms lento que en otros sectores. Proceso de Planificacin En cualquier industria el proceso de Planificacin es clave en la obtencin de resultados y es por ello que existen variadas herramientas de mejora que son aplicables a distintos tipos de empresas. En la industria de la construccin por la gran cantidad de variables que intervienen es esencial planificar y programar las obras con detalle, para lo cual se utilizan metodologas y softwares de apoyo que permiten aumentar el nivel de eficiencia. Sin embargo, un problema comn para las empresas del sector es la planificacin a nivel operativo, ya que esta incide considerablemente en el avance de obra. Actualmente, las actividades de planificacin en una obra se asocian directamente a profesionales y tcnicos de la construccin, quienes deben coordinar el trabajo de gran cantidad de personas en terreno. Esta visin y la falta de capacitacin limitan el aporte de quienes supervisan a los trabajadores y generan problemas durante la obra, es decir, es fundamental transmitir la planificacin de manera transversal y entregar nuevas herramientas al personal clave. Proceso de Abastecimiento Dentro de las tendencias de gran parte de las empresas a nivel mundial est el comercio electrnico (B2B), que facilita la relacin entre proveedor y empresa. Las empresas constructoras no han quedado fuera de esto y el uso de Internet se ha expandido a la compra de recursos ya se hace por este medio, particularmente mediante el sistema Iconstruye. Por otra parte, en varias empresas ha adquirido fuerza la logstica integral externa, que propone la colaboracin y el trabajo conjunto entre los distintos participantes de la cadena de suministro. Esto para el caso de una empresa constructora se refiere a trabajar de la mano del proveedor, ya que parte importante del proceso de Abastecimiento depende de este. Este aspecto es interesante de abordar, ya que de acuerdo a lo sealado durante el levantamiento de informacin por profesionales de obras, este proceso es crtico y la principal complejidad es la relacin proveedor- obra. Por lo tanto, es fundamental trabajar integradamente con los proveedores clave para optimizar el flujo de los insumos a la obra.
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Proceso de Recepcin, Salida y Distribucin de Materiales Para este proceso dos de las metodologas que han generado grandes beneficios a las empresas que las han aplicado, son la logstica integral interna y las operaciones fluidas. La primera sugiere la integracin de las operaciones y la segunda entrega un medio para lograrlo, sealando que es necesario que el abastecimiento, la ejecucin y la entrega de materiales se aborden conjuntamente. En este mbito, las empresas constructoras an no logran lo que en otras industrias, pero ya existen algunos nexos entre el trabajo de terreno y el abastecimiento de materiales gracias a software de apoyo a la gestin. Por otra parte, los procesos desarrollados directamente en obra presentan marcadas desventajas frente a otras industrias de nivel nacional y mundial, ya que an se utilizan pedidos con formularios en papel. A nivel mundial, el uso de dispositivos mviles (PDA) se ha masificado debido a que permiten agilizar muchas actividades, entre estas la toma de pedidos. En este sentido, en la industria del retail las aplicaciones son mucho ms variadas e incluso pueden emplearse como asistentes de compras dentro del supermercado. Una empresa que ha desarrollado una herramienta para mejorar la gestin en obras es Comlog, que cubre la obra con una red de radiotransmisin de datos que se comunican en tiempo real desde obra a un servidor centra. La Recepcin de materiales se realiza en dispositivos manuales y luego se enva a su lugar de acopio. Este sistema permite controlar el flujo de material, el inventario y el consumo, aumentando la eficiencia de la gestin de materiales en bodega. Por lo tanto, iniciativas como etiquetaje electrnico de productos, sistemas de radiotransmisin y el uso de dispositivos manuales son un avance necesario dentro de la industria, cuyos beneficios se han hecho notar en empresas nacionales de distintos sectores, entre los que destacan el retail, pecuario y vitivincola. Proceso de Administracin de Bodega Al igual que en gran parte de las industrias, en la construccin este proceso se desarrolla con el apoyo de software para la administracin de bodegas, en su mayora del tipo ERP, los cuales agilizan el manejo de inventarios y permiten obtener informacin acerca del consumo real. Sin embargo, en obras de construccin esto an requiere la digitacin de datos en el sistema lo que no se da en otras industrias ms avanzadas como la del retail, donde se utilizan los sistemas de radiofrecuencia que facilitan el traspaso de datos. Ese es el caso de las prestigiosas empresas WalMart y Metrogroup, que destacan por la implementacin de innovadoras herramientas tecnolgicas donde todos los productos son identificados con cdigos de barra.
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PROPUESTA PARA MEJORAR LA LOGSTICA EN OBRAS DE CONSTRUCCIN
Finalizadas las visitas a obra, desarrollada la encuesta y la investigacin acerca de la gestin logstica tanto a nivel nacional como mundial, se elabor una propuesta de mejora en el flujo actual de actividades logsticas. Este diagrama mejorado contiene una serie de medidas que permiten optimizar el proceso logstico al interior de la obra, entre las que destacan el uso de PDA en terreno y la entrega de materiales en kits. A continuacin se exponen los diagramas mejorados para cada uno de los procesos definidos:
I. DIAGRAMA PROCESO DE PLANIFICACIN

De acuerdo a la informacin recopilada, la gran deficiencia de este proceso es la falta de planificacin en terreno, lo cual puede afectar considerablemente el avance de obra. Para mejorar este aspecto, se sugiere incorporar a los supervisores en las actividades relacionadas, desarrollando reuniones continuas de planificacin. En este mismo tema, el uso de PDA sera un gran aporte al entregar al supervisor informacin actualizada respecto de la programacin de compras, del consumo planificado y estado de compra de un insumo. Adems, se plantea planificar la entrega de insumos en kits para mantener un mejor control en el consumo y tomar medidas de rectificacin durante la ejecucin. Tanto los kits como los insumos independientes se podrn visualizar en las PDA, lo que fomentara la entrega de sugerencias de parte de supervisores.
Figura 2 Diagrama de Flujo Proceso de Planificacin
Entrada Actividad
Adjudicacin de la Propuesta
Observaciones/Resultado
Responsable
Inicio del Proyecto
Presupuesto Proyecto Gantt Inicial
Revisar Antecedentes del Proyecto
E. Tcnicas
Iniciado el proyecto, el Administrador de Obra (A.O.) revisa y estudia todos los antecedentes del proyecto. Informacin que permite identificar plazos, presupuesto disponible por partida, materialidades, entre otros. Esto influir directamente en las posteriores decisiones que tome el administrador de la obra.
Adm. Obra
Planos
Antecedentes del proyecto
Identificar partidas del proyecto
Listado de Partidas A partir de los Antecedentes del proyecto, se identifican las diferentes partidas que lo componen.
Adm. Obra
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Entrada
Sistema Gantt Inicial Listado de Partidas Planificar la obra Gantt Obra Esta Programacin permite reconocer las fechas aproximadas de ejecucin de cada actividad y adems permite identificar las actividades crticas. Durante la ejecucin del proyecto, se realizan reuniones de planificacin en las cuales interactan el Administrador de obra, Jefe de Terreno, Jefe de Bodega y los supervisores. Los materiales se definen como crticos cuando su presencia compromete plazos, calidad o costos del proyecto (actividad y/o exclusividad). La compra de estos materiales deben ser realizada con anticipacin suficiente. Cubicacin Obra Se recomienda cubicar por Kit de materiales para controlar salida y consumo de materiales. Se da prioridad a los materiales crticos. Variable
Adm. Obra Jefe Terreno O. Tcnica
Actividad
Responsable
Adm. Obra
E. Tcnicas
Identificar Materiales Crticos
Gantt Obra
E. Tcnicas
Cubicar materiales
Variable
Planos Listado de Partidas
Cubicacin
Comparar con Presupuesto
Cubicacin definitiva En esta etapa se debe cotejar que las cubicaciones esten acordes al presupuesto disponible por partida. En esta etapa las cubicaciones pueden sufrir modificaciones. Nota: en algunos casos (obras de extensin) es recomendable comparar con proyectos similares.
Variable
Presupuesto
Excel Gantt Obra Cubicacin Obra Listado de Partidas Crear Kit de Materiales Kit de Materiales Este documento debe contener los kit de materiales que componen el proyecto. De esta forma, se entregan las cantidades exactas de material requerido. Los Kit deben ser diseados de acuerdo a la secuencia constructiva correspondiente. Sistema Kit de Materiales WI FI Se deber ingresar cada uno de los Kit al sistema. Luego, el supervisor solicitar material de bodega por Kit, lo cual permitir identificar fcilmente los centros de costo. Variable
Variable
Subir Kit de materiales
15
Entrada Actividad
PDA Listado de Kit disponible Cuando la informacin se encuentre en la PDA podr ser vista por cuaquier supervisor. Esto hace posible su colaboracin en posibles ajustes a este documento.
Responsable
Excel Kit de Materiales Carta Gantt (Obra) Crear Programa de Despacho Programa de Despacho Este cuadro define el stock de material que existir en obra. Es variable ya que en algunos casos se realiza la compra de manera parcial y en otros por el total, dependiendo de la lejana de la obra o escasez de un recurso, entre otros. Variable
Abastecimiento
Fuente: Elaboracin CDT
II. DIAGRAMA PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Una de las innovaciones en el uso de PDA es la posibilidad de generar solicitudes de compra desde el frente de trabajo. El modelo propuesto consiste en mantener en la PDA informacin actualizada acerca del inventario de insumos de tal forma que los supervisores puedan detectar a tiempo las compras requeridas y enviar la solicitud en un formulario tipo digital. Adems, con este sistema se eliminaran las digitaciones en bodega y disminuira el flujo de aprobaciones actual.
Entrada
Figura 3 Diagrama de Flujo Proceso de Abastecimiento

Actividad
Inicio
Responsable
Pedido Planificado
si
Los materiales cuya compra no ha sido planificada suelen ser de menor incidencia en los costos del proyecto.
no
PDA Detectar ausencia de recursos En la PDA el supervisor puede revisar constantemente el stock de bodega . Si un material requerido no est disponible deber registrar su solicitud con anticipacin en la PDA. Supervisor
16
Entrada
PDA
Actividad
Responsable
Realizar Solicitud de compra
En este formulario de solicitud se detalla el tipo de material, la cantidad, la partida asociada, la razn y quien solicita.
Supervisor
Sistema Kit de Materiales Programa de Despacho Sistema WI _Fi Ingresar Solicitud
El Encargado es responsable de generar una Variable Solicitud de los materiales cubicados segn Jefe Bodega programa de despacho. Jefe O.Tcnica
Jefe Adquisic.
Revisar Solicitud de compra
El Jefe Bodega podr ver automticamente en el sistema todas las solicitudes que se han generado en terreno.
Jefe Bodega
Sistema
WI _Fi El Jefe Bodega ser responsable de exportar la informacin emitida en la PDA al Sistema utilizado para las adquisiciones. Jefe Bodega
Exportar informacin
Sistema Revisar Solicitud de compra El Administrador de Obra podr ver en el Sistema de Adquisiciones todas las solicitudes que se han generado en terreno. Adm. Obra
Pedido Ok
si
Una Solicitud se hace efectiva solo cuando el Administrador de Obra entregue su aprobacin.
Adm. Obra
no
Sistema Rechazar Solicitud Adm. Obra
Fin Sistema Aprobar Solicitud de compra
Los Solicitudes deben ser aprobadas por el Adm. Obra.
Adm. Obra
Continuacin Proceso Actual
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III. DIAGRAMA PROCESO DE RECEPCIN

Para esta etapa, el sistema en la PDA permitir que los supervisores puedan observar los materiales que han sido recepcionados.
Figura 4 Diagrama de Flujo Proceso de Recepcin
Entrada Actividad
Inicio
Responsable
Proveedor llega a la Obra
Gua de Despacho
Recibir Gua de Despacho
Jefe Bodega Ayudante
Orden de compra
Comparar Gua de Despacho con O.C.
Se verifica que la Gua corresponda a la Orden de Compra emitida en la Obra y que las cantidades y detalle sean los correctos.
Gua Ok
no
Jefe Bodega Ayudante Gua de Despacho

Firmada
si
Devolver material
Inicio Dar ubicacin al material
Esta situacin es poco usual, pero si sucede se especifican las razones por las cuales se devuelve el material en la Guia.
El material deber ser ubicado en un sitio definido por el Ayudante, Jefe de bodega o el Supervisor correspondiente.
Trasladar y descargar
Usualmente, el material es descargado por el proveedor en la ubicacin indicada, ya sea en bodega o terreno.
Proveedor
Revisar el material (fsicamente)
Mientras se realiza la descarga, Bodega ser responsable de revisar que el material cumpla los requisitos (descripcin, cantidad y calidad).
si
Material ok
no
18
Entrada
Actividad
Responsable
Rechazo todo el material
no
En algunos casos parte del material presenta deficiencias. Por lo general se opta por recepcionar el que cumple y esperar que llegue el restante. 1
si
Devolver material
Gua de Despacho
Firmada
En la Gua se especifican la razn por las cuales se devuelve el material
Abastecimiento
Se genera un nuevo pedido con carcter de urgente, por lo cual todo el nuevo proceso se acelera. Gua de Despacho
Firmada
Recepcionar material ok
En la gua se especifica el material que realmente ha sido recepcionado para su posterior facturacin. IConstruye Ingresar Gua al sistema El Jefe de Bodega ingresa Gua al sistema, por lo cual se actualiza automticamente el stock. Esta informacin puede ser vista por los supervisores en las PDAs. Actualizacin de Informacin Jefe Bodega Ayudante
PDA
Ordenar material
En bodega se ordena todo el material que el espacio permita , el resto se apila alrededor de esta.
Salida de materiales
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IV. DIAGRAMA PROCESO DE SALIDA DE MATERIALES

En esta etapa se propone realizar la entrega de insumos mediante kits para controlar el consumo y realizar los ajustes correspondientes durante la ejecucin del proyecto. Adems ese kit podr ser visualizado en las PDA, desde donde se generarn los vales de consumo. Con este sistema no ser necesario que el supervisor se ausente del frente de trabajo, ya que la informacin llegar directamente al jefe de bodega, eliminndose las digitaciones en bodega.
Entrada
Figura 5 Diagrama de Flujo Proceso de Salida de Materiales

Actividad
Inicio
Responsable
Detectar necesidad de material(es)
Esta necesidad est relacionada con el avance de las faenas y la ausencia de material en el Frente de Trabajo.
Supervisor Trabajador
Supervisor
Quin detecta
Trabajador Trabajador
Solicitar material a Supervisor
El material solicitado debe ser coherente con la faena del trabajador solicitante.
Revisar solicitud en terreno
El supervisores es reponsable de verificar que efectivamente se necesita el material solicitado.
Supervisor
Pedido ok
no
Supervisor
si
No entregar material
Supervisor
PDA Ingresar Pedido
Fin
El Supervisor deber ingresar el pedido en la PDA, donde seleccionar cdigo del trabajador, de la actividad, materiales y destino de estos. Al ingresar el pedido, se deber sealar si se requiere transporte.
Supervisor
Sistema
Wi Fi El Jefe de Bodega debe revisar que el pedido est correcto, en cuanto a datos ingresados y stock de bodega. Jefe Bodega
Revisar Pedido
20
Entrada
Actividad
1
Salida/Observaciones
Responsable
Cuadro de Despacho
Pedido ok
no
En el caso de Terminaciones se verifica el pedido con el Cuadro de Despacho.
Jefe Bodega
si
Comunicarse con Supervisor
El jefe de bodega se deber comunicar por radio con el supervisor que emiti el pedido, para corregirlo.
Jefe Bodega
PDA Corregir Pedido Supervisor
Sistema
Wi Fi El Jefe de bodega registra la cantidad de material que sale de bodega y el stock se actualiza automaticamente. Jefe Bodega
Recepcionar Pedido
Sistema
Wi Fi
Exportar Informacin
Requiere distribucin
si
Esta informacin la entrega el supervisor al momento de generar la solicitud de salida de material.
Jefe Bodega
no
Proceso Distribucin Listado de Kit El listado contiene las solicitudes que hayan ingresado hasta la tarde del da anterior a la entrega. Se entrega al Ayudante o paolero. Ayudante Paolero Jefe Bodega
Entregar Lista de Pedidos

(sin distribucin)
Listado de Kit
Preparar material
Kit de Materiales Listado de kit

Firmado
Recibir el material
Trabajador
Trasladar el material (FT) Fin
Trabajador
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V. DIAGRAMA PROCESO DE DISTRIBUCIN DE MATERIALES

Este proceso se inicia al crear el vale de consumo (Salida) y slo se diferencia al anterior en el mtodo de entrega, por lo tanto se mantiene la sugerencia de realizar la entrega en kits, para aquellos insumos donde esto sea posible.
Entrada
Figura 6 Diagrama de Flujo Proceso de Distribucin de Materiales

Actividad
Inicio
Responsable
Entregar Lista de Pedidos

(distribucin)
Listado de Kit* El jefe de Bodega imprime la lista de materiales a distribuir durante la jornada, una copia para el Ayudante/Paolero y una para el transportista. *Excepciones:Hormign,moldaje y enfierradura, entre otros.
Jefe Bodega
Coordinar Transporte
Jefe Bodega
si
Se requiere mquina
no
Comunmente, el material pesado se moviliza con mquinas (gras, minicargadores, etc). El transporte interno de material con maquinaria debe ser organizado por el encargado de transporte (Capataz de Patio).
Jefe Bodega
Coordinar uso de mquina
Jefe Bodega
Coordinar cuadrilla de transporte
Esta cuadrilla est conformada por jornales que retiran el material pesado. La cantidad de jornales depende del material a trasladar.
Supervisor
Listado de Kit
Preparar material
Ayudante Paolero
Kit de Materiales
Trasladar material
El traslado es realizado por jornales con carretilla o por la maquinaria disponible.
Jornales Maquinista
Descargar material
Jornales Trabajador
Recepcionar material (FT) Fin
Listado de kit
Firmada
Trabajador
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VENTAJAS DEL PROYECTO LOGSTICA WI FI EN PROYECTOS DE CONSTRUCCIN

Las ventajas que se podran llegar a obtener con la propuesta Logstica Wi Fi, por cada proceso analizado, son las que se describen a continuacin: PROCESO DE PLANIFICACIN Listado de materiales disponibles en lnea Durante la etapa de planificacin, se puede ingresar al Sistema Wi Fi el listado de materiales que componen cada faena. Esto permite que los supervisores tengan informacin en lnea y puedan aportar ideas para mejorar dicho documento. Retroalimentacin para la planificacin Con la utilizacin de PDA con sistema Wi Fi durante la ejecucin, ser posible recopilar datos que entregan valiosa informacin sobre el consumo de materiales, las prdidas y los errores de cubicacin, entre otros. Esta informacin puede ser utilizada durante la etapa de estudio de propuestas y planificacin de nuevos proyectos. PROCESO DE ABASTECIMIENTO Agiliza proceso de Solicitud de Compra La utilizacin de PDA en esta etapa agiliza la generacin de Solicitudes de Compra desde Terreno. Slo basta que el Supervisor detecte una necesidad y la digite en la PDA para que el Administrador de Obra sepa que recursos se requieren en terreno. Facilita deteccin de necesidades Con este sistema ser ms simple que el supervisor detecte problemas de stock, ya que conoce la informacin de manera virtual en su PDA. Disminucin de actividades de soporte o que no agregan valor No ser necesario que el supervisor se ausente del frente de trabajo ni que Jefe de Bodega ocupe parte de su tiempo ingresando solicitudes de compra al sistema. PROCESO DE RECEPCIN Informacin en lnea sobre la llegada de nuevos materiales El Sistema Wi Fi permite que los supervisores conozcan desde terreno el stock de los distintos materiales de bodega. En esta etapa solo se requiere ingresar las guas al sistema para actualizar el stock, es decir, ya no ser necesario que los supervisores visiten bodega para detectar ausencias de material.
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PROCESO DE SALIDA DE MATERIALES Generacin rpida de solicitudes de salida de material Mediante el Sistema WiFi, el supervisor podr generar las solicitudes de salida de material de bodega cada vez que se detecte una necesidad. Estas solicitudes se deben ingresar en la PDA de preferencia hasta la tarde del da anterior a usar el material. Elimina esperas de material Debido a que las solicitudes de salida (Vales) ingresan con anticipacin, bodega prepara los materiales antes de que el trabajador llegue a retirarlos y se evitan esperas por material. Se obtiene informacin relevante sobre el consumo La solicitud (Vale) no se har efectiva mientras no se completen los campos obligatorios, lo cual no sucede actualmente con el sistema de Vales. Esto har posible obtenerr informacin acerca del consumo, la cual se clasificar de tal forma que sea posible identificar porcentaje de prdidas, ajustes a cubicaciones e ndices de desempeo. PROCESO DE DISTRIBUCIN DE MATERIALES Control de materiales acopiados fuera de bodega El ingreso de pedidos a la PDA facilita el control de consumo de aquellos materiales que se encuentran fuera de bodega. Ahora se organiza la distribucin desde bodega, como cualquier otro material. PROCESO DE ADMINISTRACIN DE BODEGA Automatizacin del Proceso Administracin de Bodega casi en 100% Con el Sistema Wi Fi ya no ser necesario digitar vales, puesto que estos se encontrarn en el sistema de bodega desde que se genera la solicitud de salida desde terreno. Esto permite destinar los recursos liberados a nuevas actividades que permitan mejorar la administracin de bodega.
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CONCLUSIONES
Como se pudo observar a lo largo del informe, el sector construccin en general muestra un avance ms lento que otras industrias en el tema logstico. A nivel nacional esta diferencia es marcada, ya que mientras empresas del sector vitivincola, pecuario y retail implementan modernas herramientas tecnolgicas, las empresas constructoras recin han comenzado a prestar mayor atencin al tema. La principal deficiencia se presenta en las actividades relacionadas directamente con la ejecucin, donde no existe ninguna herramienta de apoyo a la gestin y la entrega de materiales se sigue solicitando con formularios en papel, lo que provoca demoras, dobles digitaciones y aprobaciones innecesarias. Esto genera importantes detenciones diarias por parte de los trabajadores desde que solicitan el vale de consumo hasta que el recurso se encuentra en obra. En Bodega se ha comenzado a masificar el uso de software para administrar inventarios o ingresar solicitudes de compra al sistema, sin embargo, esto an no se da en todas las empresas. Una de las deficiencias que se presenta es la digitacin de los vales por personal de bodega, lo cual ocupa parte importante de tiempo del personal, existiendo en algunas empresas una persona asignada especficamente para la funcin de digitacin. El suministro o abastecimiento de materiales es el que muestra un mayor avance en el tema, pues en varias empresas ya se utiliza el comercio de tipo electrnico (B2B), en el cual se conecta a empresa y proveedores, para cotizar y comprar los recursos por Internet. En las empresas que no se ha implementado este sistema, de todas formas existen software que permiten el flujo de informacin desde bodega hasta oficina central. Por lo tanto, el proyecto Logstica WiFi es un aporte para el sector construccin, ya que permite a los supervisores observar el inventario desde el frente de trabajo y realizar vales de consumo y solicitudes de compra en formularios digitales en su PDA. Luego, este sistema apoya una parte de la gestin logstica que no haba sido abordada, el trabajo en terreno. Adems, se propone entregar materiales en kits para controlar el consumo y detectar errores de clculo en el transcurso del proyecto. El sistema PDA por su parte, al permitir visualizar los distintos kits o listado de recursos que se planifica comprar, abre una puerta a la participacin de los supervisores en la planificacin, lo cual se mencion como uno de los principales problemas actuales en terreno.
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BIBLIOGRAFA
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PROYECTO LOGSTICA WI FI

INFORME SITUACIN NACIONAL DE LA GESTIN LOGSTICA EN OBRAS DE CONSTRUCCIN

MARZO DEL 2006

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

SITUACIN ACTUAL EN EL SECTOR CONSTRUCCIN NACIONAL

Revista Logistec. http://www.logistec.cl/noticia.php?noticia_id=1345&categoria_id=25

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Revista Logistec. http://www.logistec.cl http://www.iconstruye.com 5 http://www.construmart.cl/

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

LA GESTIN LOGSTICA EN OBRAS DE CONSTRUCCIN VISITADAS

Figura 4. Proceso de Planificacin

Excel Crear Programa de Despacho

Excel Crear Cuadro de Entrega

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Sistema Realizar Orden de Compra Gestionar despacho de materiales

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Recibir Gua de Despacho

Revisar el material (fsicamente)

Rechazo todo el material

Detectar Necesidad de Materiales

Solicitar material a Supervisor

Entregar Vale a trabajador

Vale Corregir Vale

Trasladar material (FT)

Coordinar uso de mquinaria

Entregar vale a C. Patio/Jornal

Presentar Vale en Bodega

Verificar Cuadro de Entrega

Recepcionar material (FT)

Fuente: Elaboracin propia CDT, 2006

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Entra o Sale material Salida

Sistema Ingresar Vales al sistema

Sistema Verificar Stock c/r al Stock Mnimo Ingresar Gua al sistema

Fuente: Elaboracin propia CDT, 2006

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

LA GESTIN LOGSTICA EN CONSTRUCCIN Y SU EVOLUCIN EN COMPARACIN CON OTRAS INDUSTRIAS

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

PROPUESTA PARA MEJORAR LA LOGSTICA EN OBRAS DE CONSTRUCCIN

I. DIAGRAMA PROCESO DE PLANIFICACIN

Inicio del Proyecto

Presupuesto Proyecto Gantt Inicial

Revisar Antecedentes del Proyecto

Antecedentes del proyecto

Identificar partidas del proyecto

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Identificar Materiales Crticos

Planos Listado de Partidas

Comparar con Presupuesto

Subir Kit de materiales

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Fuente: Elaboracin CDT

II. DIAGRAMA PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Figura 3 Diagrama de Flujo Proceso de Abastecimiento

Estado Actual de la Gestin Logstica en Obras de Construccin

Realizar Solicitud de compra

Sistema Kit de Materiales Programa de Despacho Sistema WI _Fi Ingresar Solicitud

Revisar Solicitud de compra

Fin Sistema Aprobar Solicitud de compra

Los Solicitudes deben ser aprobadas por el Adm. Obra.

Continuacin Proceso Actual

Fuente: Elaboracin CDT