GESTIN DE PROYECTOS La gestin de Proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, histricamente relacionada con proyectos de ingeniera de construccin

de obras civiles (como los proyectos de ingeniera hidrulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la logstica o la creacin de equipos de trabajo, con sus categoras profesionales definidas, o la cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano, donde aparece el control de costes y tiempos y la aplicacin de soluciones normalizadas, como por ejemplo en la construccin de una calzada), y en campaas militares, donde tambin entran en juego muchos elementos de gestin (identificacin de objetivos, gestin de recursos humanos, logstica, identificacin de riesgos, financiacin, etc.). Pero es a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de estas tcnicas desde el punto de vista profesional han transformado la administracin por Proyectos en una disciplina de investigacin. Se puede definir PROYECTO como un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin especfico, con una duracin predeterminada. Completar con xito el Proyecto significa cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones tcnicas, de costo y de plazo de terminacin. A un conjunto de Proyectos orientados a un objetivo superior se denomina PROGRAMA, y un conjunto de Programas constituye un PLAN, como corresponde generalmente a los grandes Planes Nacionales. Todo proyecto tiene tres facetas o aspectos diferentes que es necesario armonizar para la consecucin del resultado deseado: Dimensin tcnica: es necesario aplicar los conocimientos especficos de cada rea de trabajo, cumpliendo con una forma de trabajar y unos requisitos (el "know how") que cada profesin impone. Es de sentido comn que es necesario disponer de los conocimientos adecuados para resolver el problema en cuestin o realizar la obra encomendada. Pero la importancia de esta faceta tcnica no debe eclipsar el resto de aspectos que intervienen en la consecucin de un proyecto, y que otorgan a esta actividad de una trascendencia y complejidad mayores Dimensin humana: un proyecto es un complejo entramado de relaciones personales, donde se dan cita un gran nmero de intereses a veces contrapuestos. A las inevitables diferencias que surgen por ejemplo entre el jefe de proyecto y cliente o proveedores, hay que resear las disputas internas a la organizacin que surgen a la hora de repartir los recursos de que se dispone, pues son varios los proyectos que se pueden estar llevando a cabo paralelamente en dicha organizacin. Variable gestin: con este trmino, adoptado por Octave Gelinier, se hace referencia a algo que a veces se menosprecia porque no es tan espectacular o visible como otros elementos pero que es el catalizador que permite que el resto de los elementos se comporten adecuadamente2. De gestionar bien o mal depende en gran medida el xito o no de la operacin. DESCRIPCIN Y OBJETIVOS La Gestin de Proyectos tiene como finalidad principal la planificacin, el seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que intervienen en el desarrollo de un Sistema de Informacin. Como consecuencia de este control es

posible conocer en todo momento qu problemas se producen y resolverlos o paliarlos de manera inmediata. Las actividades de la Interfaz de Gestin de Proyectos se presentan en el siguiente esquema, en el que se aprecian las reas que cubre. Se distinguen tres grupos de actividades: Actividades de Inicio del Proyecto (GPI). Al principio del proyecto, al concluir el proceso Estudio de Viabilidad del Sistema, se realizarn las actividades de Estimacin de Esfuerzo y Planificacin del proyecto. Actividades de Seguimiento y Control (GPS). Comprenden desde la asignacin de las tareas hasta su aceptacin interna por parte del equipo de proyecto, incluyendo la gestin de incidencias y cambios en los requisitos que puedan presentarse y afectar a la planificacin del proyecto. El Seguimiento y Control del proyecto se realizan durante los procesos de Anlisis, Diseo, Construccin, Implantacin y Aceptacin, y Mantenimiento del Sistema de Informacin, para vigilar el correcto desarrollo de las actividades y tareas establecidas en la planificacin. Actividades de Finalizacin del Proyecto. Por ltimo, al concluir el proyecto se realizan las tareas propias de Cierre del Proyecto y Registro de la Documentacin de Gestin.

ACTIVIDADES DE INICIO DEL PROYECTO Las actividades al inicio de un proyecto tienen un doble objetivo: estimar el esfuerzo a realizar para desarrollar el sistema y planificar las actividades de dicho desarrollo. Para ello, tomando como punto de partida la Solucin Propuesta en el Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS 6), se identifican los elementos a desarrollar, se calcula el esfuerzo a realizar, y se planifican las actividades del proyecto comprendiendo los aspectos de recursos, programacin de tareas y establecimiento de un calendario de entregas y recepciones entre el cliente y los proveedores. ACTIVIDAD GPI 1: ESTIMACIN DE ESFUERZO El objetivo de esta actividad es conocer el tamao aproximado del sistema a desarrollar, y establecer el coste, la duracin y los recursos necesarios para conseguir desarrollarlo. Es muy difcil calcular con absoluta precisin el esfuerzo requerido para desarrollar cualquier proyecto informtico, debido a la gran cantidad de factores que intervienen en su realizacin, algunos de ellos inciertos o desconocidos. Sin embargo, las tcnicas existentes para realizar los clculos proporcionan un valor aproximado suficiente para el alcance del desarrollo del proyecto. Ser siempre til la experiencia anterior que hubiese, extrada de la realizacin de proyectos similares en la organizacin, as como la existencia de una base de datos con informacin relativa a mtricas, en el sentido del trmino en ingeniera del software.

Esta actividad se compone de las tareas que aparecen en la siguiente tabla. Tarea GPI 1.1 Identificacin de Elementos a Desarrollar Productos - Definicin General del Proyecto: Estructurado Catlogo de funciones Catlogo de entidades Orientacin a Objeto Catlogo de clases -Definicin General del Proyecto: Esfuerzo estimado Tcnicas y Prcticas - Catalogacin Participantes - Jefe de Proyecto

GPI 1.2 Clculo del Esfuerzo

- Estimacin

- Jefe de Proyecto - Equipo del Proyecto

Tarea GPI 1.1: Identificacin de Elementos a Desarrollar Esta tarea tiene como finalidad determinar el nmero y caractersticas de los elementos a desarrollar a partir del Modelo de descomposicin en subsistemas de la alternativa seleccionada (EVS 6.2), para el posterior clculo del esfuerzo necesario para ello. En el caso de los desarrollos estructurados habrn de tenerse en cuenta las funciones, entidades, datos de entrada y datos de salida. En el caso de desarrollos orientados a objeto se tendrn en cuenta las clases, propiedades y mtodos asociados. Productos De entrada Modelo de descomposicin en subsistemas (EVS 6.2) Estructurado Modelo abstracto de datos (EVS 6.2) Modelo de procesos (EVS 6.2) Orientacin a Objeto Modelo de negocio (EVS 6.2) Modelo de dominio (EVS 6.2) De salida Definicin General del proyecto Estructurado Catlogo de funciones Catlogo de entidades Orientacin a Objeto Catlogo de clases Prcticas Catalogacin Participantes Jefe de Proyecto

Tarea GPI 1.2: Clculo del Esfuerzo Una vez identificados los elementos a desarrollar se utilizar la tcnica de estimacin apropiada para calcular el esfuerzo necesario para su desarrollo. Deben tenerse en cuenta tambin trabajos que no estn encaminados directamente al desarrollo de elementos del proyecto, pero que van a influir en el esfuerzo necesario para su realizacin. Se obtendr el esfuerzo estimado en horas distribuidas por procesos. Vamos a tratar aqu tres elementos fundamentales de la gestin de proyectos, como son: Elementos de Planificacin y Control: - Etapas de un proyecto - La oferta - Los objetivos - Ciclo de vida - Identificacin y descripcin de actividades - Los recursos - Plazos y costes - Tcnicas de programacin de actividades - La toma de decisiones La gestin de los Recursos Humanos - El equipo de trabajo - Perfiles y estructura - Conflictos El Jefe de Proyecto. Planificacin y control PLANIFICACIN La planificacin de un proyecto debe afrontarse de manera adecuada para que al final del mismo se pueda hablar de xito. No se trata de una etapa independiente abordable en un momento concreto del ciclo del proyecto. Es decir, no se puede hablar de un antes y un despus al proceso de planificacin puesto que segn avance el proyecto ser necesario modificar tareas, reasignar recursos, etc. Se debe tener claro que si bien s podemos hablar de una "etapa de planificacin", llamada as porque aglutina la mayor parte de los esfuerzos para planificar todas las variables que se darn cita, cada vez que se intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas necesarias se est planificando. Encontramos dos grandes fases en las que la planificacin cobra el mximo protagonismo. La primera es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organizacin. Hay que hacer los correspondientes estudios tcnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad... as como una estimacin de los recursos necesarios y los costes generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente (que puede ser la propia organizacin en el caso de proyectos internos) para decidir sobre la realizacin o no del proyecto.

La segunda fase importante de planificacin tiene lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto. Ahora es el momento de realizar una planificacin detallada punto por punto. Uno de los errores ms importantes y graves en gestin de proyectos es querer arrancar con excesiva premura la obra, sin haber prestado la atencin debida a una serie de tareas previas de preparacin, organizacin y planificacin que son imprescindibles para garantizar la calidad de la gestin y el xito posterior. Planificar es armonizar dos tipos de elementos muy diferentes entre s:

Al hilo de lo sealado al principio, la planificacin de los proyectos debe estar afectada de un notable grado de agilidad y dinamismo: no es razonable planificar un proyecto y pensar que esa planificacin es ya definitiva e inmutable. En casi todos los casos, la realidad no coincide exactamente con lo previsto, por lo que es necesario ir haciendo ajustes peridicos. La planificacin es una herramienta para la gestin y la toma de decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolucin que posteriormente el tiempo se encargar de demostrar que estaba equivocada. Aunque existen tcnicas de planificacin muy avanzadas y elaboradas, la adecuada planificacin se basa, ante todo, en una actitud de anticipacin que no es sino una evidente manifestacin del sentido comn. Los procesos bsicos de planificacin se pueden resumir en el siguiente cuadro:

Tecnologa de Informacin (TI)

Tarea

Arquitectura de TI Definiciones: Es la arquitectura fundamental de un sistema. Comprendida por sus componentes, las relaciones entre ellos y el medio ambiente y los principios que gobiernan su diseo y evolucin. La descripcin formal de un sistema de informacin, organizada de manera que permite el razonamiento acerca de sus propiedades estructurales. Sistema que gua la seleccin, modificacin y uso de los recursos de tecnologa de informacin de forma que cumple con las necesidades del negocio.

Conceptos Cambiantes.

Tarea

Qu es un proyecto? Es un esfuerzo temporal comprendido para crear un producto o servicio nico y utiliza recursos

ESFUERZO Concepto
PERSONAS DINERO MATERIALES EQUIPO

Producto o Servicio

Tiempo

Inicio

Fin

Planteamiento
Recursos Desarrollo

Meta

Fin
Actualizacin de procesos o Generar uno nuevo.

The Integrated Solution Concept Aplicaciones Funcionalidad Sistemas y Redes Vehculo para entregar la funcionalidad Administracin de Sistemas Administracin del Vehculo

Habilidades, Conocimiento y Experiencia

Brainware

Roles de un Proyecto

(Despus del Brainware)

Organizacin Ejecutora
PATROCINADOR EJCUTIVO

Grupos de Inters

Organizaciones Involucradas Receptores del bien o servicio

Lder de Proyecto
Lder Tcnico Especialistas /Analistas Soporte Administrativo Encargado de logstica

Proveedores Sociedad

Patrocinador Ejecutivo.- Dueo del proyecto (Director General o ms) Lder de Proyecto.- Administrador de los Recursos.

Etapas de la Administracin de proyectos

Revisiones Peridicas Aprobacin de Cambios

Definicin de Proyecto

Definicin del Plan de Trabajo

Certificacin de termino

Administracin de Proyectos.