PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACION

Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible

determinar los resultados que se pretenden alcanzar, así como las
condiciones futuras y los elementos necesarios para que este
funcione eficientemente.

La planeación establece las bases para determinar los elementos de

riesgo y minimizarlo; además propicia el desarrollo de la empresa al
establecer métodos de utilización racional de los recursos, reduce
los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro,
establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando
las corazonadas o empirismos.

Principios de la planeación

Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las

condiciones objetivas.

Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales,

razonamientos precisos y exactos, no en opiniones subjetivas,
especulaciones o cálculos arbitrarios.
Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que
permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan
proporcionar otros cursos de acción a seguir.

Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general de la

empresa u organización y al logro de los propósitos y objetivos
generales.
ORGANIZACIÓN

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de

eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y
coordinación racional de todos los recursos.

Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de

organización, es necesario determinar que medidas utilizar, para
alcanzar los objetivos, se buscan los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de
esfuerzos, para evitar lentitud e ineficiencia en las operaciones
realizadas y reducir o eliminar la duplicidad de esfuerzos, al
delimitar funciones y responsabilidades

Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una

organización racional.

Del objetivo

Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en

la organización deben estar relacionadas con los objetivos y
propósitos de la empresa.

Especialización

Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse,

hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El
trabajo se llevará a cabo mas fácilmente si se subdivide en
actividades claramente relacionadas y delimitadas.
Jerarquía

Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de

autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr
los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en
línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el
nivel mas bajo.

Paridad de autoridad y responsabilidad

Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe

corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de
un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder
realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un
empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable
por los resultados.

Unidad de mando

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y

decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los
subordinados no deberán reportar mas de un superior porque si el
empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le
ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

Difusión

Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que
cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por
escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que
tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad.

Amplitud o tramo de control

Debe haber un limite en cuanto al numero de subordinados que

deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar
sus funciones con eficiencia

La Coordinación

Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una

organización. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado
en todas las funciones

Continuidad

La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse

constantemente.
DIRECCIÓN

Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura de

planeacion y la organización, a través de ella se logran las formas
de conducta más deseables en los miembros de la estructura
organizacional, la dirección eficiente es determinante en la moral de
los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación

de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de
control, A través de ella se establece la comunicación necesaria
para que la organización funcione.

Principios

Unidad de mando

Cada subalterno tiene un solo superior, evitando duplicidad de

órdenes.

Delegación

Delegar aun nivel que pueda ejecutarlas, es transferir autoridad y

exigir responsabilidad.

Amplitud de control

Se refiere al número ideal de subordinados.

De coordinación
Principio de relaciones funcionales, con un objetivo común.

Principios de Fayol relativos a la Direccion Administrativa

A) principio de la autoridad responsabilidad

Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas.

Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los

gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan
también autoridad personal (Liderazgo).

B) principio de la disciplina

Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y

convenios que gobiernan la empresa.

Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de

acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el
rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas
con justicia.

C) principio de la unidad de mando

Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación

particular solamente de una persona.

D) principio de unidad de direccion

Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas

por un solo gerente que use un solo plan.
E) principio de la centralizacion-descentralizacion

Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad

final pero también necesitan dar a su subalterna autoridad
suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio.

El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización

en cada caso.

F) principio de la equidad

Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus

subalternos

G) principio de la iniciativa

Debe darse a los subalternos libertades para concebir y llevar a

cabo sus planes, aún cuando a veces se comentan errores.
CONTROL

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el

contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a
un plan estratégico.

Elementos de concepto de control

Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de

los objetivos que se establecen en la planeación.

Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los

resultados.

Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control,

es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.

Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y

corregir los errores.

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de

cuatro elementos que se suceden:

1. Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control,

que establece los estándares o criterios de evaluación o
comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de
base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen
cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de
existencias, cantidad de materiales primas, números de horas,
entre otros.

Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida,

control de calidad de producción, especificaciones del producto,
entre otros.

Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un

determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto
determinado, entre otros.

Estándares de costos: Como costos de producción, costos de

administración, costos de ventas, entre otros.

2. Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que

tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la

tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que
fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o
variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño
esperado.

4. Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que

busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.
La acción correctiva es siempre una medida de corrección y
adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar
esperado.
Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de
la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son:
el control preliminar, concurrente y de retroalimentación.

Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar

incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la
probabilidad de que los resultados actuales concuerden
favorablemente con los resultados planificados

Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores

que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a
las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados
sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el
trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza
adecuadamente

Control de retroalimentación: La característica definitiva de los

métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos
destacan los resultados históricos como base para corregir las
acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una
empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados
históricos y determinar cuales son los cambios que deberían
hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades
operativas.