Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

1. 2. 3. 4. 5.

Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT Verificar el Alcance Controlar el Alcance
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Gua del PMBOK

reas de Conocimiento 1. Integracin 2. Alcance 3. Tiempo 4. Costo 5. Calidad 6. Recursos Humanos 7. Comunicaciones 8. Riesgos 9. Adquisiciones
Actualmente en su cuarta edicin, es el nico estndar ANSI para la gestin de proyectos.

rea / Proceso

Iniciacin
Desarrollar Acta de Constitucin del Proyecto

Planificacin
Desarrollar Plan Direccin Proyecto

Ejecucin
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Seguimiento y Control
Monitorear y Controlar el trabajo del Proyecto Realizar Control Integrado de cambios Verificar Alcance Controlar Alcance

Cierre
Cerrar el Proyecto o Fase

Integracin

Alcance

Recopilar requisitos Definir Alcance Crear EDT Definir Actividades Secuenciar Actividades Estimar Recursos Estimar Duracin Desarrollar Cronograma Estimar Costos Determinar Presupuesto Planificar Calidad

Tiempo Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones

Identificar Interesados

Controlar Cronograma

Controlar Costos

Riesgos

Realizar Aseguramiento Realizar Control de Calidad Calidad Adq. Equipo Proyecto Desarrollar Plan Recursos Des. Equipo Proyecto Humanos Gestionar Equipo Proyecto Distribuir Informacin Planificar Gestionar Expectativas Informar Desempeo Comunicaciones Interesados Planificar Gestin Riesgos Identificar Riesgos Realizar Anlisis Monitorear y controlar Cualitativo riesgos Realizar Anlisis Cuantitativo Planificar Respuesta Planificar Adquisiciones Efectuar Adquisiciones Administrar Adquisiciones Cerrar 4 Adquisiciones

Adquisiciones

La Gestin del Alcance del Proyecto

Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito.

El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.
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La Gestin del Alcance del Proyecto

Por qu es importante definir bien el alcance del Proyecto?

Procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto

1. Recopilar Requisitos
Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

2. Definir el Alcance
Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.

3. Crear la EDT
Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

Procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto

4. Verificar el Alcance Es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado. 5. Controlar el Alcance
Es el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la lnea base del alcance.
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Alcance
El trmino alcance puede referirse a: Alcance del producto: Las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Alcance del proyecto: El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones especificadas.
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Lnea base del alcance del proyecto

La constituyen: El Enunciado del Alcance del Proyecto (detallado y aprobado) La EDT El diccionario de la EDT Esta lnea base del alcance se monitorea se verifica y se controla durante todo el ciclo de vida del proyecto.
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Plan para la Gestin del Alcance del Proyecto

Proporciona una gua acerca de cmo se definir, documentar, verificar, gestionar y controlar el alcance del proyecto.

Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan para la gestin del alcance del proyecto puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.

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Recopilar requisitos
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Recopilar Requisitos

Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

El xito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto.

Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben listarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto.

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Recopilar Requisitos

Significa definir y gestionar las expectativas del cliente.

Los requisitos constituyen la base de la EDT.

La planificacin del costo, del cronograma y de la calidad se efecta en funcin de ellos.

El desarrollo de los requisitos comienza con un anlisis de la informacin contenida en el acta de constitucin del proyecto y en el registro de interesados.

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Recopilar Requisitos

Muchas organizaciones establecen una distincin entre requisitos del proyecto y requisitos del producto.

Los requisitos del proyecto pueden incluir los requisitos de la empresa, de direccin de proyectos, de entrega, etc. Los requisitos del producto pueden incluir la informacin sobre requisitos tcnicos, requisitos de seguridad, de desempeo, etc.

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Recopilar Requisitos

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Recopilar Requisitos

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Recopilar Requisitos: Herramientas y Tcnicas

Entrevistas Grupos de Opinin

Talleres Facilitados

Tcnicas Grupales de Creatividad Tormenta de ideas Tcnicas de grupo nominal La tcnica Delphi Mapa conceptual/mental Diagrama de afinidad
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Recopilar Requisitos: Herramientas y Tcnicas

Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones Unanimidad Mayora Pluralidad Dictadura

Cuestionarios y Encuestas

Observaciones

Prototipos
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Recopilar Requisitos: Salidas

Documentacin de Requisitos Plan de Gestin de Requisitos Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
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Definir el alcance

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Definir el alcance
1. Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.
2. La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto es fundamental para su xito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.

4. Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se define y se describe de manera ms especfica conforme se va recopilando mayor informacin acerca del proyecto.

3. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estn completos; segn sea necesario, se irn agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones.

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Definir el alcance: Herramientas y Tcnicas

Juicio de Expertos

Anlisis del Producto

Identificacin de Alternativas

Talleres Facilitados

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Enunciado del Alcance del Proyecto

Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. Proporciona un entendimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados en el proyecto. Puede contener exclusiones explcitas del alcance, que pueden ayudar a gestionar las expectativas de los interesados.
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Enunciado del Alcance del Proyecto

Esto permite al equipo del proyecto realizar una planificacin ms detallada, sirve como gua del equipo de trabajo durante la ejecucin y proporciona la lnea base para evaluar si las solicitudes de cambio o de trabajo adicional se encuentran dentro o fuera de los lmites del proyecto.

El grado y nivel de detalle con que la declaracin del alcance del proyecto define el trabajo que se realizar y el que se excluir, pueden determinar el grado de control que el equipo del proyecto podr ejercer sobre el alcance global del proyecto.
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Enunciado del Alcance del Proyecto

Incluye, ya sea directamente o por referencia a otros documentos, lo siguiente:

Una descripcin del alcance del producto Los criterios de aceptacin del producto Los entregables del proyecto Las exclusiones del proyecto Las restricciones del proyecto Los supuestos del proyecto

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Crear la EDT
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Crear la EDT
Proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin jerrquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto aprobado y vigente.
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Crear la EDT
El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los componentes de la EDT, denominados paquetes de trabajo.

Un paquete de trabajo puede ser programado, monitoreado, controlado, y su costo puede ser estimado. En el contexto de la EDT, trabajo se refiere a los productos o entregables del proyecto, que son el resultado del esfuerzo realizado, y no el esfuerzo en s mismo.
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Crear la EDT: Herramientas y Tcnicas

Descomposicin

La descomposicin es la subdivisin de los entregables del proyecto en componentes ms pequeos y ms manejables, hasta que el trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. El nivel de paquetes de trabajo es el nivel ms bajo en la EDT, y es aqul en el que el costo y la duracin de las actividades del trabajo pueden estimarse y gestionarse de manera ms confiable. El nivel de detalle para los paquetes de trabajo vara en funcin del tamao y la complejidad del proyecto.
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Cmo construir la EDT

Usando las fases del ciclo de vida del proyecto como primer nivel de descomposicin, con los entregables del producto y del proyecto insertados en el segundo nivel.

Usando los entregables principales como primer nivel de descomposicin.

Usando sub proyectos que pueden ser ejecutados por organizaciones externas al equipo del proyecto, como trabajo contratado. En el marco de un trabajo mediante contrato, el vendedor desarrollar la estructura de desglose del trabajo contratado correspondiente.
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EDT organizada por fases

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EDT basada en entregables principales

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Cmo construir la EDT

La EDT puede estructurarse como un esquema, un organigrama, un diagrama de espina de pescado o cualquier otro mtodo.

La verificacin de la exactitud de la descomposicin requiere determinar que los componentes de nivel inferior de la EDT sean los necesarios y suficientes para completar los entregables de alto nivel correspondientes. Cada entregable diferente puede tener diferentes niveles de descomposicin. Para llegar al nivel del paquete de trabajo, en el caso de algunos entregables slo se necesitar descomponer el trabajo al siguiente nivel, mientras que en otros casos ser necesario aadir niveles suplementarios de descomposicin.
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Cmo construir la EDT

Conforme se descompone el trabajo en niveles de mayor detalle, la capacidad de planificar, gestionar y controlar el trabajo es mayor. Sin embargo, una descomposicin excesiva puede ocasionar un esfuerzo improductivo de gestin, un uso ineficaz de recursos y una disminucin de la eficiencia de realizacin del trabajo. En el caso de entregables o subproyectos cuya realizacin se site en un futuro lejano, es probable que no pueda realizarse la descomposicin. Normalmente, el equipo de direccin del proyecto espera hasta que el entregable o subproyecto sea lo suficientemente claro para poder desarrollar los detalles de la EDT. Esta tcnica se denomina a veces planificacin gradual.
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Cmo construir la EDT

La EDT representa todo el trabajo necesario para realizar el producto o el proyecto, e incluye el trabajo de gestin del proyecto.

El total del trabajo en los niveles inferiores de la EDT debe corresponder al cmulo de los niveles superiores, de modo que no se omita nada y que no se efecte ningn trabajo innecesario. Esto se denomina a veces la regla del 100 %.
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Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT es un documento generado por el proceso Crear la EDT, cuya funcin es respaldar la EDT. El diccionario de la EDT proporciona una descripcin ms detallada de los componentes de la EDT, incluyendo los paquetes de trabajo y las cuentas de control. La informacin del diccionario de la EDT incluye, entre otros:
el identificador del cdigo de cuentas la descripcin del trabajo la organizacin responsable lista de hitos del cronograma las actividades asociadas del cronograma los recursos necesarios los estimados de costo los requisitos de calidad los criterios de aceptacin las referencias tcnicas la informacin del contrato
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Verificar el alcance

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Verificar el alcance
Es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado.
Difiere del control de calidad en que mientras el primero corresponde principalmente a la aceptacin de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los entregables.

Incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptacin formal.

Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificacin del alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo.
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Verificar el alcance: Herramientas y tcnicas

Inspeccin

La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y verificar para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptacin del producto. Las inspecciones se denominan tambin, segn el caso, revisiones, revisiones del producto, auditoras y revisiones generales.

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Verificar el alcance: Salidas

Entregables aceptados Solicitudes de cambio Actualizaciones a los documentos del proyecto

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Controlar el alcance
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Controlar el alcance
1. Es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance.

5. Los cambios son inevitables, por lo que se impone algn tipo de proceso de control de cambios.

2. Asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

4. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupcin del alcance del proyecto.

3. El control del alcance del proyecto tambin se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los otros procesos de control.
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Controlar el alcance: Herramientas y tcnicas

Anlisis de Variacin

Las mediciones del desempeo del proyecto se utilizan para evaluar la magnitud de la variacin respecto de la lnea base original del alcance.

Los aspectos importantes del control del alcance del proyecto incluyen la determinacin de la causa y del grado de variacin con relacin a la lnea base del alcance y la decisin acerca de la necesidad de aplicar acciones preventivas o correctivas.
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Controlar el Alcance: Salidas

Mediciones del Desempeo del Trabajo Actualizaciones de los Activos de la Organizacin Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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Controlar el alcance

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