RENDICION DE CUENTAS Y GESTION DOCUMENTAL: NECESIDAD DE UN MARCO JURIDICO

Por: Carlos Alberto Zapata

Seminario Internacional Transparencia y Rendicin de Cuentas Guatemala, Diciembre 8-9 de 2010

PAPEL DE LOS ARCHIVOS

ACCESO A LA INFORMACION RENDICION DE CUENTAS

TRANSPARENCIA

CONTROL SOCIAL

ARCHIVOS

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TRANSPARENCIA
ES UN ATRIBUTO DE LA DEMOCRACIA MODERNA

DEMOCRACIA

DEMOCRACIA REPRESENTATIVA

DEMOCRACIA PARTICIPATIVA

La sociedad civil es contra parte del Poder Poltico Estatal

La sociedad delega en sus gobernantes la toma de decisiones

La sociedad se integra al proceso de toma de decisiones

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TRANSPARENCIA
De acuerdo con Nuria Curill, La transparencia constituye el recurso de poder por excelencia del control social expresado en opinin pblica crtica y eventualmente, en movilizaciones sociales, y que se traduce en una mejora de los procesos de participacin ciudadana ciudadana

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TRANSPARENCIA

2. Explicar

1. Informar

3. Justificar

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ACCESO A LA INFORMACION
Conjunto de elementos que una entidad provee para desarrollar las relaciones con los ciudadanos, proveedores, clientes, las empresas y el gobierno. En un sentido mas elemental es lo que los ciudadanos ven.

Front Office

Back Office

Conjunto de procesos, trmites y operaciones que se llevan a cabo para satisfacer las necesidades de los ciudadanos. incluye adems los aspectos de gestin de la informacin. Es lo que no se puede ver del gobierno.

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ACCESO A LA INFORMACION

La INFORMACION por s sola no produce TRANSPARENCIA (Cunill) An los regmenes totalitarios gestionan informacin y mantienen archivos

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GESTION DE INFORMACION

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ACCESO A LA INFORMACION El gobierno debe ofrecer informacin relevante, oportuna, ntegra, comprensible y veraz a la ciudadana para que as cumpla con el requisito de TRANSPARENCIA. En el exceso de informacin tambin hay OPACIDAD.
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RENDICION DE CUENTAS La Rendicin de Cuentas es un concepto joven en nuestro marco jurdico y ms joven si se analiza desde el mbito de la sociedad civil, destinataria primaria del mismo.

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RENDICION DE CUENTAS

GOBIERNO

DESCONFIANZA

CIUDADANIA

GOBIERNO

CONFIANZA

CIUDADANIA

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EL CIUDADANO FRENTE A LA INFORMACION Los ciudadanos, en general, no suelen tener destrezas o habilidades para gestionar informacin

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RENDICION DE CUENTAS
Segn la Asociacin Internacional de Administracin de Ciudades y Condados ICMA, la Rendicin de Cuentas significa reportar en un ambiente transparente: Qu se hace? Cmo se hace? Por qu se hace? Con que se hace? Quin lo hace? Dnde se hace? Qu result? Que fall?
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RENDICION DE CUENTAS

= CONFIANZA

Transparencia
Transparencia

Transparencia

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ARCHIVOS Y RENDICION DE CUENTAS

Los documentos pblicos, por su misma naturaleza le pertenecen a la sociedad y a los ciudadanos. La informacin pblica es un bien pblico, y por lo tanto no se puede denegar su acceso sino en los casos de excepcin que consagra la Constitucin y la Ley. La rendicin de cuentas es una obligacin del estado y el control social es un deber de la ciudadana.

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RENDICION DE CUENTAS
Segn la Asociacin Internacional de Administracin de Ciudades y Condados ICMA, la Rendicin de Cuentas significa reportar en un ambiente transparente: Qu se hace? Cmo se hace? Porqu se hace? Con que se hace? Quin lo hace? Donde se hace? Que result? Que fall?
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RENDICION DE CUENTAS
Los procesos de rendicin de cuentas se deben divulgar de forma apropiada y ampla. Es necesario abandonar la cultura de secretismo que subordina lo pblico a intereses particulares. El ciudadano se debe informar adecuadamente, para ejercer el control social eficazmente. Los archivos deben ofrecer servicios de informacin para el ciudadano. Se debe privilegiar la transparencia activa sobre la transparencia pasiva.
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LOS ARCHIVOS Y LA ETICA DE LA ADMINISTRACION Detrs de archivos desorganizados o inexistentes se oculta la CORRUPCION

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INFORMACION, RENDICION DE CUENTAS Y TRANSPARENCIA

Informacin Secundaria

Informacin Primaria

Sistemas de Informacin

TRANSPARENCIA
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LOS ARCHIVOS Y LA CIUDADANIA Los archivos no son considerados un bien pblico, por el contrario el imaginario colectivo los asocia generalmente a los estamentos que ejercen o detentan el poder en cualquiera de sus formas

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MARCO JURIDICO
POLITICA DE GESTION DE INFORMACION PUBLICA

Ley de Acceso a la Informacin

Ley de Archivos

Marco de Gobierno Electrnico

ESTRUCTURA DE GOBIERNO DE LA INFORMACION Organismo rector de acceso a la informacin Organismo rector de la Poltica Archivstica Organismo rector del Gobierno Electrnico

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MARCO JURIDICO
LEY DE ARCHIVOS Sistema Nacional de Archivos Archivo General de la Nacin Organizacin de Archivos Pblicos

ACCIONES INMEDIATAS
Elaboracin de Creacin de Cuadros de los Archivos Disposicin de Pblicos de la Documentos Administracin Creacin de la Planta de Archivistas Pblicos Formulacin Programa de Gestin de Documentos

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MARCO JURIDICO
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Reglamento nico de Archivos Elaboracin de Normas Tcnicas Comits Tcnicos del Sistema

POGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Publicacin de Cuadros de Disposicin de Documentos Diseo sitios web de los Archivos Pblicos Publicacin de las listas de descarte o baja de documentos Programa de Documentos Electrnicos

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ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA
UNA TRANSPARENCIA EFICAZ NECESITA ARCHIVOS LOS ARCHIVOS DEBEN ESTAR ORGANIZADOS

LOS ARCHIVOS DEBEN SER ACCESIBLES

DEBEN TENER PERSONAL CALIFICADO

SOBRE TODO DEBEN SER PROTEGIDOS

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CONCLUSIONES
Los archivos son instrumentos eficaces en la lucha contra la corrupcin, la promocin de la transparencia y la rendicin de cuentas. Los archivos pblicos deben ser reconocidos como un bien publico que le pertenece a la sociedad y no al Estado exclusivamente. Los archivos deben ser creados como unidades administrativas adscritas al mas alto nivel de las entidades pblicas. Los archivos son consustanciales a la gestin pblica y por lo tanto deben estar disponibles para su consulta.

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ARCHIVOS E INSTITUCIONALIDAD Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria. Sin ellos, en la prctica, no existira organizacin estatal
Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)

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OTRAS CONFERENCIAS DEL AUTOR

Zapata Crdenas, Carlos. Los archivos frente a las polticas pblicas sobre acceso ciudadano a la informacin. Popayn, SENA. 2007. [Conferencia dictada el 13 de julio de 2007]. Zapata Crdenas, Carlos. Acceso a la informacin y gestin documental en el marco del gobierno electrnico. Mxico: IFAI, 2010. [Conferencia dictada en el Seminario Nacional de Transparencia, organizado por el IFAI del 24 al 27 de agosto de 2010]. Zapata Crdenas, Carlos. Gestin documental y normalizacin archivstica frente al acceso ciudadano a la informacin. Mxico: TEPJ, 2010. [Conferencia dictada en el Seminario Internacional de la Transparencia a los Archivos organizado por el TEPJ del al 3 de diciembre de 2010].

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Guatemala, Diciembre 8-9 de 2010

Gracias por su Atencin!

Carlos Alberto Zapata czapata@unisalle.edu.co

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